LECTURE NOTES

Project and Change Management

Session 2
Project Knowledge Areas: Integration,
Scope and Schedule

MGMT8046042 - Project and Change Management

 LEARNING OUTCOMES
 LO1: Analyse project management process
 LO2: Formulate project management plan

ISI MATERI
Project Integration Management
Project Integration Management memainkan peranan penting dalam keberhasilan setiap
proyek. Kegiatan ini meliputi koordinasi antara semua area bidang ilmu melalui Project
Life Cycle. Terdapat tujuh proses utama dalam kegiatan ini, yaitu :
1) Membuat Project Charter
2) Membuat Pendahuluan Project Scope Statement
3) Membuat Perencanaan Manajemen Proyek
4) Mengelola Eksekusi Proyek
5) Monitoring dan Kontrol Proyek
6) Perform Integrated Change Control
7) Mengakhiri Proyek

Berdasarkan point diatas, dapat disimpulkan dan dan ditunjukkan dalam bentuk tabel 1
dibawah ini yang menjelaskan proses dan output :

Tabel 1. Simpulan Project Integration Management

Tahapan Proses Output
Inisiasi Membuat Project Charter Project Charter
Perencanaan Membuat Perencanaan Project Management Plan

MGMT8046042 - Project and Change Management

 Manajemen Proyek
Eksekusi Mengelola Eksekusi Proyek Deliverables, work
performance, change requests,
pm plan upd, project doc upd
Monitoring dan Monitoring dan Kontrol change requests, pm plan upd,
Kontrol Proyek project doc upd
Perform Integrated Change change requests, pm plan upd,
Control project doc upd
Closing Mengakhiri Proyek Produk/jasa final, update asset
organisasi

Proses Perencanaan untuk menyeleksi Project IT terdiri dari empat tahapan,

yaitu:(1).Perencanaan Strategis IT, (2). Analisis area bisnis, (3). Perencanaan Proyek, dan
(4). Alokasi Resources. Metode yang digunakan untuk menyeleksi Project IT adalah :
1) Fokus kepada kebutuhan organisasi
2) Mengkategorisasikan Project IT
3) Analisis NPV
4) Menggunakan Model Weight Scoring
5) Mengimplementasikan Balanced ScoreCard
Tools yang digunakan untuk menyeleksi proyek berdasarkan banyak kriteria adalah
Model Weight Scoring. Kriteria yang memungkinkan untuk Proyek IT, antara lain adalah
(1). Mendukung objektif bisnis,
(2).Memiliki kekuatan sponsor internal,
(3). Memiliki kekuatan customer support,
(4). Menggunakan level teknologi yang realistis,
(5). Dapat diimplementasikan dalam 1 tahun atau kurang dari 1 tahun,
(6). Memberikan nilai positif NPV, dan (7). Memiliki resiko yang rendah dari sisi
time,cost,scope.

MGMT8046042 - Project and Change Management

 Project Charter adalah dokumen yang berisi informasi proyek dan memberikan panduan
mengenai tujuan dan manajemen proyek. Project Charter setidaknya memiliki informasi
seperti dibawah ini :
1) Judul Proyek dan tanggal autorisasi
2) Nama dan Kontak Manajer Proyek
3) Informasi Jadwal Proyek
4) Informasi Biaya Proyek
5) Deskripsi Objektif Proyek
6) Simpulan Teknik Perencanaan Proyek
7) Matriks Peran dan Tanggungjawab
8) Sign off
9) Komentar

Project Management Plan adalah dokumen yang digunakan untuk

mengkoordinasikan semua perencanaan proyek dan membantu eksekusi serta
pengendalian proyek.
Integrated Change Control meliputi kegiatan identifikasi, evaluasi, dan pengelolaan
perubahan dalam siklus pengembangan proyek. Pengendalian perubahan dalam
Proyek IT meliputi 4 bagian, yaitu :
(1).Sudut pandang Formal,
(2). Masalah,
(3). Sudut pandang tidak formal, dan
(4). Solusi.

Dokumentasi perubahan menjelaskan secara formal dan legal kapan dilakukan

perubahan. Apa yang menjadi komponen perubahan, siapa yang memiliki otorisasi
untuk melakukan perubahan, dan bagaiaman melakukannya.

Project Scope Management

Project Scope Management menjelaskan mengenai pengelolaan ruang lingkup proyek.
Pengelolaan ruang lingkup proyek dijelaskan pada tabel 2 dibawah ini :

MGMT8046042 - Project and Change Management

 Tabel 2. Manajemen Ruang Lingkup Proyek
Tahapan Proses Output
Perencanaan Mengumpulkan Requirement Dokumen requirement,
perencanaan manajemen
requirement, matriks
traceability requirement
Mendefinisikan ruang lingkup Project scope statement,
Update Dokumen Proyek
Membuat Work Breakdwon WBS, kamus WBS,
Structure (WBS) baseline ruang lingkup,
Update Dokumen Proyek
Monitoring dan Verifikasi ruang lingkup Deliverable yang diterima,
Kontrol change requests, Update
Dokumen Proyek
Pengendalian ruang lingkup Work Performance
Measurement,
Update aset proses
organisasi, change requests,
Update project
management plan, , Update
Dokumen Proyek

Work Breakdwon Structure (WBS) adalah pengelompokan aktifitas proyek secara

hirarki dan didefinisikan dengan detil dari yang terbesar sampai yang terkecil. WBS
merepresentasikan proyek yang menjelaskan goal, objektif dan aktifitas proyek.
Representasi ini memperlihatkan keterkaitan aktifitas hingga menyelesaikan proyek
untuk mencapai goal dan objektifnya. Petunjuk yang harus diperhatikan dalam menyusun
WBS adalah :
1) Membuat catatan kecil tujuan proyek dalam form yang sederhana

MGMT8046042 - Project and Change Management

2) Membuat daftar milestone penting untuk mencapai tujuan proyek
3) Menentukan aktifitas pada setiap milestone
4) Mendefinisikan aktifitas secara jelas, hindari aktifitas yang tumpang tindih dan
membingungkan

Gantt Chart adalah alat bantu yang digunakan untuk membantu menyusun ruang
lingkup proyek. Penggunaan Gantt Chart harus memperhatikan daftar aktifitas dengan
perkiraan waktu dan resources. Kemudian, representasikan setiap aktifitas dengan
sebuah Bar. Selanjutnya, tunjukkan waktu mulai (start) proyek dan waktu akhir (end)
proyek.

Critical Path Method (CPM) adalah teknik yang digunakan untuk membantu
penyusunan ruang lingkup proyek dengan mempertimbangkan dan memperhatikan
aktifitas kritis. Teknik ini dapat membantu manajer proyek dalam menyusun ruang
lingkup yang terkait dengan biaya dan waktu. Contoh penerapan CPM adalah seperti
pada gambar 1 dibawah ini :

Gambar 1. Contoh CPM

Berdasarkan gambar 1 diatas, dapat dijelaskan sebagai berikut :
1) Terdapat 6 aktifitas untuk jalur proyek A sampai F
2) Proyek ini memiliki 2 jalur kritis, yaitu aktifitas B dan C, atau A,D,dan F
3) Aktifitas E merupakan aktifitas sub kritis
4) Gunakan teknik Diagram Arrow dan Diagram Precedence untuk menyusun
Network Diagram

MGMT8046042 - Project and Change Management

5) Gunakan aktifitas yang dihasilkan dari proses WBS
6) Analisis timing dan sequencing logic
7) Memperbolehkan untuk melakukan revisi simulasi dan jadwal, serta
mengevaluasi dampak dari perubahan
8) Gunakan tools pengendalian selama eksekusi proyek

Tahapan untuk menyusun Network adalah sebagai berikut :

1) Menyusun daftar aktifitas
2) Membuat aktifitas logical network
3) Melakukan assessment durasi untuk setiap aktifitas
4) Membuat jadwal dan menentukan waktu awal dan akhir
5) Menentukan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dan jalur
terpanjang dalam proyek. Untuk hal ini, jalur terpanjang adalah jalur kritis
proyek
6) Melakukan assessment sumber daya yang diperlukan

Beberapa kendala yang sering terjadi dalam proyek, dan membutuhkan saran
perbaikan adalah :
1) Gap masukan user
2) Perubahan requirement
3) Requirement yang tidak komplit

Permasalahan yang paling sering terjadi dan sangat mempengaruhi keberhasilan

proyek IT adalah pengelolaan requirement. Pengelolaan requirement yang baik,
antara lain adalah sebagai berikut :
1) Gunakan teknik mengumpulkan requirement yang disesuaikan dengan
karakteristik proyek dan organisasi customer/client
2) Gunakan dokumentasi requirement dengan standar yang jelas dan dapat
mengakomodir dokumen perubahan requirement
3) Buatlah database dokumentasi requirement untuk memudahkan
pengelolaan dan perubahannya

MGMT8046042 - Project and Change Management

 4) Lakukan dan evaluasi requirement secara berkala
5) Alokasikan sumber daya manusia khusus untuk menangani proses change
requests.

Project Integration Management dan Project Scope Management memainkan peranan penting
untuk mencapai keberhasilan proyek. Kesalahan saat mendefinisikan ruang lingkup dapat
mengakibatkan tingkat kegagalan menjadi semakin besar. Teknik yang dapat digunakan oleh
Manajer Proyek dalam mengelola ruang lingkup proyek adalah Gantt Chart dan Critical Path
Method (CPM). Penggunaan teknik ini disesuaikan dengan kebutuhan proyek, karakteristik
proyek, dan organisasi proyek. Sementara, tahapan yang paling kritis dalam pengelolaan proyek
adalah requirement proyek. Pendefinisian requirement yang tidak utuh, tidak komplit, dan
sebagainya sangat mempengaruhi keberhasilan proyek. Oleh karena itu, pengelolaan requirement
yang baik sangat diperlukan demi mencapai kesuksesan proyek yang dikerjakan.

Project Schedule Management

Project Time Management adalah proses yang diperlukan untuk memastikan proyek
berjalan sesuai waktu yang ditentukan. Pengelolaan waktu dalam proyek menjadi
sangat penting, karena pada intinya, waktu tidak dapat dihentikan, dan berjalan terus
meskipun dalam kondisi apapun. Manajemen Waktu Proyek atau Project Time
Management, dijelaskan pada tabel 1 dibawah ini :

Tabel 1. Manajemen Waktu Proyek

Tahapan Proses Output
Perencanaan Mendefinisikan Aktifitas List Aktifitas, Atribut
aktifitas, List
Milestone,Requested
Changes

MGMT8046042 - Project and Change Management

 Aktifitas Berurutan Project Schedule Network
Diagram, Requested
Changes, Update to the
activity list dan attributes
Estimasi Aktifitas Resources Requirement Aktifitasi
resources, Resources
breakdown structure,
Requested Changes,
Update to activity resource
calendars
Aktifitas Estimasi Durasi Estimasi Durasi Aktifitas,
update to activity atributes
Monitoring dan Jadwal Kontrol Performance
Kontrol measurements, Requested
Changes, Recommended
Corrective actions,
Schedule baseline,
organizational process
assets, list aktifitas dan
atribut, perencanaan
manajemen proyek

Jenis Ketergantungan ada tiga, yaitu : (1).Ketergantungan Mandatory, (2).

Ketergantungan Disretionary, dan (3). Ketergantungan Eksternal.
Network Diagram adalah teknik yang digunakan untuk menunjukkan sekuensial
aktifitas. Network Diagram secara sistematis dapat menunjukkan keterhubungan antara
aktifitas proyek. Format yang biasanya digunakan untuk menyusun Network Diagram
adalah arrow diagramming method (ADM) dan precedence diagramming methods
(PDM). Arrow diagramming method (ADM) biasa disebut dengan Diagram AOA.
Nodes atau lingkaran menunjukkan waktu mulai dan waktu akhir aktifitas. ADM hanya

MGMT8046042 - Project and Change Management

dapat menunjukkan ketergantungan dari finish ke start. Sementara, Precedence
diagramming methods (PDM) lebih populer dari ADM, dan digunakan oleh software
manajemen proyek. Semua aktifitas direpresentasikan dengan kotak dan tanda panah
menunjukkan keterkaitan antara aktifitas.

Aktifitas estimasi resources dan durasi saling terkait dan berhubungan. Durasi estimasi
dilakukan dengan memperhatikan lama waktu proyek dan upaya yang dibutuhkan
melakukannya. Dalam melakukan estimasi, terdapat tiga kondisi yang menjadi acuan dan
dibutuhkan untuk simulasi PERT dan Monte Carlo, yaitu :

1) Kondisi optimis
2) Kondisi most likely
3) Kondisi pesimis

Schedule development menggunakan hasil dari semua proses project time management
yang sebelumnya untuk menentukan awal dari akhir proyek. Sering ada beberapa iterasi
dari semua proses project time management sebelum suatu jawal proyek diselesaikan.
Tujuan akhir dari schedule development adalah membuat suatu jadwal proyek yang
reslistis yang menyediakan suatu dasar untuk memantau berjalannya proyek untuk
dimensi waktu dari proyek. Hasil utama dari proses ini adalah jadwal proyek, model data
jadwal, suatu baseline jadwal, perubahan yang diinginkan, dan perubahan untuk
kebutuhan resource, atribut aktivitas, kalendar proyek, dan prencanaan manajemen
proyek. Beberapa tools dan teknik yang membantu dalam proses schedule development
yaitu gantt chart, critical path analysis, critical chain scheduling dan PERT (Progran
Evaluation Review Techniques). Gantt chart merupakan tools yang menyediakan suatu
format standar untuk menampilkan informasi jadwal dari proyek dengan daftar aktifitas
proyek dan sesuai dengan tanggal mulai dan berakhirnya dalam suatu format kalender.
Proses terakhir dari project time management adalah schedule control. Seperti scope
control, maka scedule control adalah suatu bagian dari proses pengendalian perubahan.
Tujuan dari proses ini adalah untuk mengetahui status dari jadwal proyek, faktor yang

MGMT8046042 - Project and Change Management

 dipengaruhi karena perubahan jadwal, menentukan jadwal yang berubah dan mengatur
perubahan itu terjadi
PERT adalah teknik analisis jaringan yang digunakan untuk memperkirakan durasi
proyek ketika ada tingkat ketidakpastian yang tinggi tentang perkiraan durasi aktivitas
individu

Project Time Management adalah proses yang diperlukan untuk memastikan proyek berjalan
sesuai waktu yang ditentukan. Pengelolaan waktu dalam proyek menjadi sangat penting, karena
pada intinya, waktu tidak dapat dihentikan, dan berjalan terus meskipun dalam kondisi apapun.
Diagram jaringan (network diagram) adalah teknik yang lebih disukai untuk menampilkan urutan
aktivitas. Dua metode digunakan untuk membuat diagram ini adalah metode diagram panah dan
metode diagram preseden. Tujuan akhir dari schedule development adalah membuat suatu jadwal
proyek yang reslistis yang menyediakan suatu dasar untuk memantau berjalannya proyek untuk
dimensi waktu dari proyek. Hasil utama dari proses ini adalah jadwal proyek, model data jadwal,
suatu baseline jadwal, perubahan yang diinginkan, dan perubahan untuk kebutuhan resource,
atribut aktivitas, kalendar proyek, dan prencanaan manajemen proyek.

DAFTAR PUSTAKA

Kathy Schwalbe. (2019). Information Technology Project Management. 9th edition. Course Technology
Boston. ISBN: 978-1-337-10135-6

Palmer, I., Dunford, R., & Buchanan, D. A. (2017). Managing organizational change: A multiple
perspectives approach. New York: McGraw-Hill Education.

Project Management Institute. (2021). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK
Guide) and The Standard for Project Management Seventh Edition. Project Management Institute.

Project Management Institute. (2017). A Guide to the Project Management Body of Knowledge
(PMBOK Guide) and The Standard for Project Management Sixth Edition. Project Management
Institute.

Project Management Institute. (2017). Agile Practice Guide. United States: Project Management
Institute.

Project Management Institute. (2013). Managing Change in Organizations: A Practice Guide. United
States: Project Management Institute.

Harrington, H. J. (2018). Innovative Change Management (ICM): Preparing Your Organization for the
New Innovative Culture. United Kingdom: Taylor & Francis.

MGMT8046042 - Project and Change Management

Jeston, J. (2018). Business Process Management: Practical Guidelines to Successful
Implementations. United Kingdom: Taylor & Francis.

MGMT8046042 - Project and Change Management