PROYEK
PROJECT TIME MANAGEMEN
1
M zainal Abidin
zainalhk@gmail.com
2
Project Time Management
“PMI” is abbreviation for Project Management Institute as well as trade and service mark registered
in the United States and other nations; “PMBOK”, is trademarks of the Project Management
Institute.
3
Project Time Management
Session Objectives
4
Project Time Management
5
Define Activities
Sequence Activities
Estimate Activity Resources
Control Schedule
Estimate Activity Durations
PROJECT SCOPE MANAGEMENT PROCESSDevelop
GROUPS Schedule
PMBOK p. 40
6
6. 1. DEFINE ACTIVITIES OUTPUTS
.1. Activity List (Daftar Kegiatan)
Adalah daftar aktivitas menyeluruh termasuk semua schedule aktivitas
yang direncanakan dan dilaksanakan pada proyek.
Daftar aktivitas meliputi kegiatan dari hasil identifikasi dan scope yang diuraikan pada setiap
schedule aktivitas yang kurang detail untuk memastikan bahwa anggota tim memahami
pekerjaan yang harus dilakukan.
Schedule aktivitas adalah komponen terpisah dari schedule proyek tetapi bukan komponen WBS
8
(PMBOK © Guide p. 129)
6. 1. DEFINE ACTIVITIES OUTPUTS
Termasuk meng-identifikasi aktivitas, kode aktivitas, deskripsi aktivitas, aktivitas yang mendahului,
aktivitas yang mengikutinya, hubungan secara logik, jeda waktu didepan dan dibelakang,
persyaratan sumberdaya, penetapan tanggal, batasan, asumsi asumsi, penanggung jawab, lokasi
proyek, jenis schedule aktivitas dan lain lain.
9
6. 1. ACTIVITY DEFINITION OUTPUTS
.3. Milestone List
Daftar schedule milestone yang mengidentifikasikan semua milestone
dan apakah milestone wajib (diperlukan oleh kontrak) atau pilihan
( berdasarkan informasi proyek lama).
Contract Award
Specification Review
Design Review
Value Engineering
Site Preparation
Quality Planning
10
(PMBOK © Guide p. 130)
Project Time Management
6.1 Define Activities
Rolling Wave Planning
Contoh:
Dalam suatu penyusunan perencanaan strategis, dimana informasi
yang ada sangat terbatas, “work package” yang akan dikerjakan
dalam waktu yg masih jauh bisa di dekomposisi ke level milestone,
sedang kejadian-kejadian dalam waktu yang dekat dapat
didekomposisi ke level “activities”
11
Project Time Management
6.2 Sequence Activities
Sequence Activities:
Identifying and documenting relationships among the project activities
TOOLS &
INPUT TECHNIQUES OUTPUT
1. Precedence 1. Project Schedule
1. Activity List
Diagramming Method Network Diagrams
(PDM)
2. Activity Attributes
2. Project document
2. Dependency updates
3. Milestone List
Determination
4. Project Scope Statement
3. Applying Leads And
Lags
5. Organizational process
assets
4. Schedule Network
Templates
12
1. Precedence diagramming method
(PDM)
ES EF Activity Name
ES EF
Activity Name Duration
Activity Name
Duration LS LF
Duration
ES EF ES EF
LS LF
LS LF
Activity Name Activity Name
Duration Duration
LS LF LS LF
Meskipun kurang lazim dibanding dengan PDM akan tetapi teorinya masih digunakan
dalam mengajarkan schedule network di beberapa aplikasi areas.
ADM hanya menggunakan jenis ketergantungan finish to start dan dapat dipakai untuk
“Dummy” atau yang disebut aktivitas dummy, yang biasanya digambarkan dengan garis
strip.
Pada kegiatan dummy tidak menggambarkan schedule aktivitas, maka tidak ada isinya
dan nilainya durasi Zero.
Finish
F
D
E
15
(PMBOK © Guide p. 133)
4. Dependency determination
Ada tiga jenis ketergantungan yang digunakan untuk menggambarkan
urutan kegiatan :
Mandatory dependencies
Ketergantungan Wajib yang tidak bisa dipisahkan dari wujud pekerjaan
yang telah dilakukan.
Ketergantungan wajib adalah juga dinamakan Hard Logic.
Discretionary dependencies
Ketergantungan tidak wajib, biasanya ditentukan oleh tim proyek.
Mempunyai kepedulian ( dan secara penuh di-dokumentasikan), Pada
umumnya digambarkan berdasar pada pengetahuan : Best practise, dan yang
tidak umum, dan biasanya dinamakan Prefered logic, Preferential logic, atau
shoft logic.
External dependencies
Ketergantungan eksternal yang melibatkan suatu hubungan antar
aktivitas proyek dan yang bukan aktivitas proyek.
16
(PMBOK © Guide p. 133)
5. Applying leads and lags
Tim manajemen proyek menetapkan ketergantungan (6.2.2.4) mungkin
memerlukan lead atau lag dalam mengakuratkan hubungan secara
logic.
17
(PMBOK © Guide p. 134)
Activity Relationships Types
Finish To Start Activity A Activity B
Activity A
Activity A
Start To Start
Start To Start SS + 5
With Lag
Activity B
Activity B
Activity A Activity A
Finish To Finish Finish To Finish
FF + 3
Activity B With Lag
Activity B
Activity A
Start To Finish Activity A
Start To Finish
SF - 2
Activity B With Lead = - Lag
A B
C D E
Begin H F G End
I J
K L
19
Project Time Management
6.2 Sequence Activities
Network
A B
C D E
I J
K L
A 1 B
C 4 D 5 E
H
Begin 3 F 6 G End Arrow Diagram Method (ADM)
12 activities and 2 dummies
I J
7
K L
2
Pito Sumarno 20
Project Time Management
6.2 Sequence Activities
LS LF LS LF
Notes :
A B LS : Latest Start
LF : Latest Finish
ES : Earliest Start
Duration (D) Duration (D) EF : Earliest Finish
ES EF ES EF
21
Project Time Management
6.2 Sequence Activities
Precedence Calculation:
Forward calculation
5 7 8 8
B C
3 days 1 day
1 2 9 13
A 3 5 6 6 F
2 days 5 days
3 6 7 8
1 2 D E 9 13
4 days 2 days
3 6 7 8
Backward calculation
22
Project Time Management
6.2 Sequence Activities
EARLY LATE
TOTAL
ACTIVIT DURATION
FLOAT
Y NO. (DAY) START FINISH START FINISH
(TF)
(ES) (EF) (LS) (LF)
A 2 1 2 1 2 0
B 3 3 5 5 7 2
C 1 6 6 8 8 2
D 4 3 6 3 6 0
E 2 7 8 7 8 0
F 5 9 13 9 13 0
TOOLS &
INPUT TECHNIQUES OUTPUT
1. Activity Resource
1. Activity List 1. Expert Judgement
Requirements
2. Activity Attributes 2. Alternatives Analysis
2. Resource Breakdown
3. Resource calendars 3. Published Estimating
Structure
Data
4. Enterprise
Environmental Factors 4. Bottom-up Estimating 3. Project document
updates
5. Organizational Process 5. Project Management
Assets Software
24
Project Time Management
6.4 Estimate Activity Duration
TOOLS &
INPUT TECHNIQUES OUTPUT
1. Activity Duration
1. Activity List Estimates
1. Expert Judgement
2. Activity attributes 2. Analogous Estimating 2. Project document
3. Activity Resource 3. Parametric Estimating updates
Requirement 4. Three-point Estimates
5. Reserve Analysis
4. Resource Calendar
5. Project scope statement
6. Enterprise
environmental factors
7. Organizational process
assets
25
Project Time Management
6.4 Estimate Activity Duration
Parametric Estimating
Estimasi durasi dihitung dengan cara meng–kali-kan volume pekerjaan yang
harus diselesaikan dengan tingkat produktivitas
Three-Point Estimates
Asuatu durasi estimasi dapat dibentuk dari tiga estimasi durasi (Optimistic,
Pessimistic, Most Likely) dengan menggunakan metode statistik, seperti :PERT
(Program Evaluation & Review Techniques).
26
Project Time Management
6.4 Estimate Activity Duration
Optimistic
Berdasarkan suatu kondisi terbaik dari yang ada di estimasi “Most-Likely”
Pessimistic
Iberdasarkan suatu kondisi terjelek dari yang ada di estimasi “Most-
Likely”
Higher
Most Likely
(Used in original CPM calculation)
TE
Beta Distribution
Optimistic Pessimisti
c
Lower
30
Project Time Management
6.5 Develop Schedule
Schedule Compression:
1. Fast-tracking
Pemampatan waktu penyelesaian proyek dengan cara mem-paralel-kan aktivitas-
aktivitas, yang biasanya dikerjakan dengan cara serial.
2. Crashing
Membuat “action” untuk menurunkan jumlah total durasi proyek, setelah menganalisa
sejumlah alternatif untuk menentukan bagaimana dapat diperoleh pemampatan
total durasi penyelesaian proyek semaksimal mungkin dengan peningkatan biaya
sekecil-kecilnya
• Meningkatkan productivity
• Menambah jumlah manpower
• Bekerja lembur
• Mengurangi “scope of work”jika bisa.
• Men-sub kontrakan” pekerjaan-pekerjaan.
31
.3. Schedule compression
Compression (With Crashing)
Crash
Cr
as Tools : Duration Compression
h
Crashing :
Doing anything to reduce the schedule
Increase cost completion of the project .
Check Purchase
Design Detail
Material
Purchase
Design Detail
Material
Check
Compression
2. Fast Tracking
Activities that schedule sequence are scheduled to be done with some overlap.
Hints : a. Leads, b. Logic relationship.
33
Formulas
ES = Early Start = EF pred terbesar + 1
EF = Early Finish = ES + OD – 1
LF = Late Finish = ES suc – 1
LS = Late Start = LF – OD + 1
TF = Total Float = ES suc – EF pred – 1 = Zero = Critical
= LS – ES; LF – EF
FF = Free Float = LF – OD – ES ; FF is defined as the amount of time an activity can
be delayed without delayingthe early start of any immediately following activities.
Float = Float or slack is a measure of scheduling flexibility.
OD = Original Duration
Pred = Predecessor (yang mendahului)
Suc = Successor (yang mengikuti)
In order to find :
1. Early Dates: By forward Pass Calculation
2. Late Dates : By Backward Pass Calculation
3. Total Float : By substract early dates from late dates
4. Total float is belong to entire string of activities Not to an individual activity 34
Project Time Management
6.5 Develop Schedule
Bar-Chart Schedule:
35
Project Time Management
6.5 Develop Schedule
Milestones Schedule:
EVENT JAN FEB MAR APR MAY JUN JUL AUG SEP
Contract Signed
Program Planned
Subcontract Signed
Design Reviewed
Unit Delivered
36
Project Time Management
6.5 Develop Schedule
LEVEL-1
MILESTONE SCHEDULE
EXECUTIVE MANAGEMENT
LEVEL-2
SR. PROJECT MANAGEMENT
LEVEL-3
PLANNING ENGINEER
WORKING DETAIL
TWO WEEK LOOKAHEAD SCHEDULE
WEEK 1 WEEK 2 DESCRIPTION WEEK 3 WEEK 4
Activity-2
Activity-3
Activity-4
Activity-5
Activity-6
Pito Sumarno 37
Project Time Management
6.5 Develop Schedule
A Define Specification 2
B Prepare Doc. for Loan 3
C Advertisement 5
D Call Dealer 2
E Process of Loan 4
F Visit Non-dealer 3
G Visit Dealer 6
H Buying 1
Pito Sumarno 38
Project Time Management
6.5 Develop Schedule
Network Calendar:
SCHEDULE
Act. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22
ACTIVITY NAME DUR
No
Mo We Th Su Mo We Th Su Mo We Th Su Mo
Tue Fri Sat Tue Fri Sat Tue Fri Sat
n d u n n d u n n d u n n
A Define Specification 2
C Advertisement 5
D Call Dealer 2
E Process of Loan 4
F Visit Non-dealer 3
G Visit Dealer 6
H Buying 1
Pito Sumarno 39
CONTOH PERT CHART
Network Diagram Program Evaluation and Riview Technique
40
CONTOH ARROW DIAGRAM
D 23 G
5
2 23 3
0 A 8 B 13 E 23 32 I 36
1 2 3 4 7 8
0 8 8 5 13 10 23 32 4 36
F 23 H
6
23 9
C 7
11
Red color : Identified CPM (Critical Path Method)
41
CONTOH BAR CHART
Workers
a 4 c c
c
activity
b 2
Sebelum b b
Resource
c Leveling
Days 1 2 3 4 5
Days 1 2 3 4 5 8
a 6
a b
Workers
activity
b Setelah 4
Resource
Leveling c
c 2
Jack R. Meredith, Samuel J. Mantel,JR,
Project Management, p. 401
Days 1 2 3 4 5 Days 1 2 3 4 5
43
Project Time Management
6.6 Control Schedule
Control Schedule:
Proses-proses monitoring dari status progres proyek dan mengatur perubahan-
perubahan yang ada terhadap baseline schedule. Hal-hal yang harus diperhatikan
adalah
Menentukan status saat ini dari schedule proyek
Mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi terciptanya perubahan
Menentukan /memastikan schedule proyek yang sudah berubah
Me-manage perubahan , kalau memang sudah terjadi
TOOLS &
INPUT TECHNIQUES OUTPUT
1. Project Management
1. Performance Reviews 1. Work Performance
Plan
2. Variance Analysis Measurements
2. Project Schedule
3. Project Management 2. Organizational Process
Software Assets Updates
3. Work Performance
4. Resources leveling 3. Change Requests
Information
5. What if scenario 4. Project Management
analysis Plan Updates
4. Organizational Process
6. Ajusting leads & lags 5. Project document
assets
7. Schedule Compression updates
8. Scheduling Tool 44
Schedule Control Flow
Progress Monitoring
Schedule
Assessment
Variance Analysis
Replanning
45
Schedule Assessment
Impact
Completion
Date
Review Critical
& Next Critical Variance
Update Analysis
Progress Activities
Prepare
Report
Schedu
le
Variance
report
46
Progress Monitoring
Agregate
Progress
No Yes Schedule
Approved Assessment
47
How to Improve Progress
Tingkatkan Productivity
Tingkatkan/tambah Manpower
Kerja Overtime
Kurangi Scope of Work bila memungkinkan
Subcontracting sebagian dari pekerjaan
Fast-Tracking
48
Earned Value Analysis
JutaIDR% Projected Budget Completed
400 20
200 10
0 0 3 6 12 25 35 52 75 85 95 98 99 100 %
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Data Date
Month
49
Project Time Management
Summary
50
TERIMA KASIH
51