September 2014

Sesi 6

Tata Kelola Engineering Proyek

 TUJUAN
PENGADAAN/PROCUREMENT
(secara umum/sederhana)

1. Tersedianya barang dan jasa sesuai

dengan kebutuhan proyek,
2. Report evaluasi & pengendalian vendor
(bahan) serta subkontraktor yang akurat
3. VAL, SAL serta MAL yang update

• VAL – Vendor Approved List

• SAL – Subcontractor Approved List
• MAL – Material Approved List
 KEGIATAN PROCUREMENT
Pembahasan procurement didasarkan konsep PMBOK 2000 karena
penggambaran proses-prosesnya lebih rinci/detail.

1. Rencana Pengadaan (Procurement Plan)

2. Rencana Solisitasi (Solicitation Plan)
3. Solisitasi (Solicitation)
4. Source Selection (Pemilihan
Vendor/Subkon)
5. Administrasi Kontrak (Contract
Administration)
6. Penutupan Kontran (Contract Closeout)

Sumber : PMBOK 2000

 KEGIATAN PROCUREMENT
Pembahasan procurement didasarkan konsep PMBOK 2000 karena
penggambaran proses-prosesnya lebih rinci/detail.

CONDUCT PROCUREMENT
(MELAKUKAN PROSES PENGADAAN)

Sumber : PMBOK 2000

 Project Procurement Management
(Manajemen Pengadaan Proyek)
Procurement planning, menetapkan apa (=statement
pengadaan) dan kapan (=schedule) melakukan pengada
an/pembelian
Solicitation planning, mendokumentasikan kebutuhan
produk (volume, jenis, spesifikasi) dan mengidentifikasi
sumber-sumber yang potensial
Solicitation, memperoleh penawaran, bids, atau proposals
sesuai keperluan dan persyaratan
Source selection, pemilihan rekanan dari beberapa
sumber yang potensial (komparasi, pemilihan, penetapan)
Contract Administration, mengelola kontrak/relasi formal
dgn rekanan
Contract close out, penyelesaian dan penutupan kontrak
Sumber : PMBOK 2000
 ADMINISTER
PROCUREMENT
(PENGELOLAAN)

CONTROL
PROCUREMENT
(PENGEDALIAN)
 PERUBAHAN KONSEP
PROSES PROCUREMENT PMBOK
PMBOK 2000 PMBOK 2013
Plan Procurement
1 Procurement Planning
Management
2 Solicitation Planning

3 Solicitation Conduct Procurement

(Melakukan proses pengadaan)

4 Source Selection

5 Contract Administration Control Procurement

6 Contract Close Out Close Procurement

KEGIATAN PROCUREMENT
(PMBOK 5th edition 2013)

1. Perencanaan Pengelolaan Pengadaan

(Plan Procurement Management)
2. Melaksanakan/melakukan Pengadaan
(Conduct Procurement)
3. Pengendalian Pengadaan (Control
Procurement)
4. Penutupan Pengadaan (Close
Procurement)
 PROJECT MANAGEMENT PROCESSES 47 ITEM
KNOWLEDGE AREA and PROCCESS GROUP

BASED ON PMBOK EDITION 2013

 PROJECT MANAGEMENT PROCESSES 42 ITEM
KNOWLEDGE AREA and PROCCESS GROUP
INTEG HUMAN COMMUNI PROCURE
SCOPE TIME COST QUALITY RISK
RATION RESOURCES CATION MENT

Develop Collect Define Estimate Develope Identify Plan Risk Plan

Project Requireme Activities Costs Plan Quality Human Stakehold Manage Procure
Charter nts Resource ers ment ments
Sequence Plan
Determine
Define Activity Perform Plan Identify
Budget Conduct
Develop Scope Quality Communi Risks
Acquire Procure
Project Estimate Assurance
Control Project cations ments
Mangt Plan Activity Perform
Create Work Cost Team
Breakdown Durations Qualitative
Perform Distribute
Structure Risk Administer
Direct and Quality Develope Information
(WBS) Estimate Analysis Procure
Mangt Control Project
Activity ments
Project Resources Team Manage
Execution Perform
Verify Stakehold
Quantita Close
Scope Manage ers Expecta
Develop tive Risk Procure
Monitor and Project tions
Schedule Analysis ments
Control Team
Project Control Report
Control Plan Risk
Work Scope Perform
Schedule Respones
ance
Perform
Integrated Monitor and
Change Control
Control INITIATING
Risk

Close PLANNING
Project or
Phase EXECUTING

CONTROLLING

CLOSING

BASED ON PMBOK EDITION 2008

 PROJECT MANAGEMENT PROCESSES
PROCCESS and PERSONNEL RESPONSIBILITY
INTEG HUMAN COMMU PROCURE
SCOPE TIME COST QUALITY RISK
RATION RESOURCES NICATION MENT

Develop Collect Define Estimate Develope Identify Plan Risk Plan

Project Requireme Activities Costs Plan Quality Human Stakehold Manage Procure
Charter nts Resource ers ment ments
Sequence Determine Plan
Define Activity Budget Perform Plan Identify
Conduct
Develop Scope Quality Communi Risks
Acquire Procure
Project Estimate Assurance
Control Project cations ments
Mangt Plan Activity Perform
Create Work Cost Team
Breakdown Durations Qualitative
Perform Distribute Risk
Structure Administer
Direct and Quality Develope Information Analysis
(WBS) Estimate Procure
Mangt Control Project
Activity ments
Project Resources Team Manage Perform
Execution Verify Stakehold Quantita
Manage ers Expecta Close
Scope Develop tive Risk
Project tions Procure
Monitor and Schedule Analysis
Team ments
Control
Project Control Report Plan Risk
Control
Work Scope Perform Respones
Schedule
ance
Perform
Integrated Monitor and
Change Control
Control QUANTITY SURVEYOR Risk

Close PLANNING IMPLEMENTATION

Project or
Phase SCHEDULING PPM/SUPERVISOR

COST CONTROL

PROCUREMENT/LOGISTIK

BASED ON PMBOK EDITION 2008

 4 ITEM
PROJECT MANAGEMENT PROCESSES
INITIATION EXCECUTION
Develop
PROJECT PROCUREMENT
Project Mangt
Plan
MANAGEMENT PROCESSES
12.2
Conduct
Collect Procurements
Requirements 12.1
Plan Proses untuk 12.3
mendapatkan
Procurements respon vendor/
Administer
Define Scope supplier, proses
Proses dokumentasi pemilihan Procurements
keputusan (tender), dan 12.4
(statement) proses kontrak Proses
pengadaan proyek, pengelolaan
Create Work Close
menentukan pengadaan,
Breakdown Procurements
mekanisme dan pemantauan
Structure (WBS)
identifikasi kinerja kontrak,
vendor/supplier yang dan pembuatan Proses penutupan
potensial perubahan/ semua kontrak
koreksi yang pengadaan
diperlukan. proyek

BASED ON PMBOK EDITION 2008

 12.1
PROJECT PROCUREMENT MANAGEMENT PROCESSES
PLAN PROCUREMENT
Proses dokumentasi keputusan (statement) pengadaan proyek,
menentukan mekanisme dan identifikasi vendor/supplier yang
potensial
INPUT/SUMBER T&T/CARA OUTPUT/HASIL
1. Lingkup proyek 1. Rencana Pengadaan
2. Spesifikasi 1. Make-or-buy 2. Statement pengadaan
3. Komitmen perusahaan analysis proyek
4. Daftar risiko 2. Pertimbangan/ 3. Make-or-buy decisions
5. Risiko terkait kontrak pendapat para ahli 4. Dokumen2 pengadaan
6. Persyaratan2 sumber 3. Tipe/jenis kontrak 5. Kriteria pemilihan sumber
daya aktivitas/pek daya
7. Time Schedule proyek 6. Format dan mekanisme
8. Estimasi biaya (RAP) pengajuan perubahan
9. Cost Control
10. Faktor lingkungan persh
11. Sistem pengelolaan
asset persh

BASED ON PMBOK EDITION 2008

DOKUMEN2 PROCUREMENT

DOKUMEN KONTRAK
• Spesifikasi Teknik
• Drawing

STANDAR-STANDAR
• Standar Nasional Indonesia, PBI dsb
• Standar2 Internasional (JIS, AASTHO, BIS dsb)

STANDAR MUTU
• Kebijakan Mutu, Manual, ITP
• Prosedur-prosedur (SOP), WI
 PENYUSUNAN RINGKASAN SPESIFIKASI

Kontrak
Kontrak/Perjanjian
SPK
Spesifikasi Umum
Spesifikasi Teknik
Gambar
Ringkasan
Adendum/Perubahan Spesifikasi
dll
Ringkasan Spesifikasi akan menjadi :
dokumen panduan pengadaan,
dokumen lelang bagi vendor/sub,
dokumen panduan pelaksanaan,
dokumen pengendalian material/
alat.
 PENYUSUNAN RINGKASAN SPESIFIKASI

ITEM
NO. URAIAN SPESIFIKASI KETERANGAN
BoQ
Pondasi Tiang Concrete Pile, K400
1 4.5(1) Supply by PCI
Pancang Panjang 12m, dia. 40 cm
Beton K350
2 4.5(2) Pile Cap Beton
Dimensi : 2.0x2.0x1.0 m

3 4.5(3) Pier Beton

4 5.1 Girder Precast

5 6.2 Handrailing

ACWC
6 7.3 Hotmix
t = 6 cm

7
 PENYUSUNAN RINGKASAN SPESIFIKASI

RANGKUMAN SPESIFIKASI
No. URAIAN PEKERJAAN SPESIFIKASI

1 Kusen Aluminium Jenis : aluminium extrussion powder costing warna khusus

Tebal : minimum 1.3 mm
Produk : Index atau Alcan atau yang setara
Ukuran : 1.5" x 3" ( 4cm x 8 cm)
Defleksi : maksimum 2mm untuk 1/1500 bentang antara 2 tumpuan
Beban angin : 120kg/cm2

2 Keramik Jenis : Ubin Keramik

Permukaan : Unglazed untuk Toilet
Glazed untuk ruang kerja
Tebal : 6 mm
Warna : Ivory
Ukuran : 200mm x 200mm untuk lantai
400mm x 400mm untuk lantai ruang kerja
Produk : Roman dan Masterina
 MAKE-OR-BUY ANALYSIS
Make-Or-Buy Analysis adalah analisis yang dilakukan untuk memutuskan
apakah sumber daya atau jasa yang dibutuhkan untuk pelaksanaan
aktivitas/pekerjaan akan diadakan secara internal atau diperoleh dari luar
organisasi perusahaan. Proses analisis, asumsi, perhitungan, kajian
ekonomis, kajian kemampuan/kompetensi, pertimbangan dan kesimpulan
yang diambil harus terdokumentasikan dengan baik.

Contoh :
Pengadaan beton untuk pekerjaan struktur kolom, balok dan lantai,
apakah akan diadakan secara internal (mix on site) atau menggunkan
jasa ready mix dari supplier beton ► cek dengan WBSnya
Pertimbangan pengadaan ini jelas harus sudah mempertimbangkan
berbagai aspek baik secara teknis atau pun ekonomis.
Hasil analisis ini selanjutnya akan dituangkan dalam dokumen
Statement (ihtisar) Pengadaan, sebagai dokumen resmi yang harus
dipatuhi oleh pengelola pelaksanaan proyek.
 PLAN PROCUREMENT
STATEMENT PENGADAAN
STATEMENT PENGADAAN
PERMINTAAN PEMASUKAN START
RAP JENIS PROSES SUBKONT/SUPPLIER NEGOSIASI KOMPARASI KONTRAK KETERANGAN
NO URAIAN SAT PENAWARAN HARGA PEKERJAAN
PENGADAAN
VOL HS JUMLAH PROYEK DIVISI I II III DD MM YY DD MM YY DD MM YY DD MM YY DD MM YY DD MM YY

1 Atap m2 500 250,000 125,000,000 Supplier V PT A PT B PT C 2 4 12 4 4 12 6 4 12 9 4 12 13 4 12 15 5 12 Waktu produksi sebulan

2 Vinil m2 300 425,000 127,500,000 Supplier V PT A PT B PT C 6 3 12 8 3 12 10 3 12 12 3 12 15 3 12 17 5 12 Waktu produksi 2 bulan
3 Pek Tanah Ls 1 1,200,000,000 1,200,000,000 subkon V PT A PT B PT C 14 2 12 17 2 12 20 2 12 22 2 12 28 2 12 2 3 12

Mengetahui Dibuat Oleh,

Merupakan ihtisar (rangkuman) rencana pengadaan
(termasuk kesepakatan/persetujuan proses
pengadaannya) Kepala Proyek Procurement
 12.2
PROJECT PROCUREMENT MANAGEMENT PROCESSES

CONDUCT PROCUREMENT
Proses untuk mendapatkan informasi dan respon vendor/suplier,
pemilihan vendor/supplier, dan pembuatan kontrak pengadaan.

INPUT/SUMBER T&T/CARA OUTPUT/HASIL

1. Rencana Pengadaan 1. Lelang/tender 1. Vendor/supplier terpilih

2. Dokumen2 Pengadaan pengadaan 2. Dokumen Kontrak
3. Kriteria pemilihan sumber 2. Teknik evaluasi Pengadaan
daya penawaran 3. Kalender/jadwal
4. Vendor/supplier approved 3. Estimasi pengadaan
list independen 4. Permintaan perubahan
5. Penawaran vendor/supplier 4. Saran/pendapat 5. Rencana pengadaan
6. Dokumen proyek para ahli (update)
7. Make-or-buy decisions 5. Iklan 6. Dokumen proyek
8. Komitmen perusahaan 6. Internet (update)
9. Sistem pengelolaan asset 7. Negosiasi harga
perusahaan penawaran

► Pelaksanaan proses pengadaan sumber daya proyek

BASED ON PMBOK EDITION 2008
 1. Rencana Solisitasi (Solicitation
Planning)
2. Solisitasi (Solicitation)
3. Source Selection (Pemilihan
Vendor/Subkon)
BASED ON PMBOK EDITION 2000

1. Menyusun dokumen pengadaan mitra kerja

2. Melakukan klarifikasi dan negosiasi dengan
vendor/sub kontraktor
3. Membuat dan mengajukan analisa komparasi
4. Melakukan seleksi dan evaluasi vendor dan
subkontraktor
5. Melakukan proses legal/kontrak
BASED ON PMBOK EDITION 2008
 12.3
PROJECT PROCUREMENT MANAGEMENT PROCESSES
ADMINISTER PROCUREMENT
Proses pengelolaan hubungan pengadaan, pemantauan kinerja
kontrak, dan membuat perubahan dan koreksi yang
diperlukan.
INPUT/SUMBER T&T/CARA OUTPUT/HASIL

1. Dokumen pengadaan 1.Sistem 1. Dokumentasi

2. Rencana Pengadaan pengelolaan pengadaan
proyek perubahan 2. Sistem pengelolaan
3. Dokumen Kontrak kontrak asset perusahaan
4. Laporan Kinerja 2.Kajian kinerja 3. Permohonan
5. Persetujuan Permintaan pengadaan perubahan
perubahan 3.Inspeksi & Audit 4. Rencana Pengelolaan
6. Informasi Kinerja 4.Laporan Kinerja Proyek (update)
pekerjaan 5.Payment systems
6.Administrasi
Klaim
7.Data2 sistem
manajemen

BASED ON PMBOK EDITION 2008

 12.4
PROJECT PROCUREMENT MANAGEMENT PROCESSES
CLOSE PROCUREMENT
Proses penutupan kontrak-kontrak pengadaan (procurement)
proyek.
INPUT/SUMBER T&T/CARA OUTPUT/HASIL

1. Rencapa Pengelolaan 1. Audit (asesmen) 1. Penutupan Kontrak

Proyek (Buku Rencana pengadaan pengadaan
2. Negosiasi
Proyek) 2. Sistem pengelolaan
penyelesaian
2. Dokumentasi 3. Data system
asset perusahaan
pengadaan manajemen (update)

Termasuk
penyelesaian status
sisa material

BASED ON PMBOK EDITION 2008

PROSES PENGADAAN SUMBER DAYA ADHI ►
• Siapa saja peran/fungsi yang
terlibat ?
• Hal-hal apa saja yang harus
menjadi perhatian ?

24
 PEM

PLANNING
QUANTITY PROCUREMENT QUALITY/
IMPLEMENTA COST CONTROL
SURVEYOR LOGISTIK LABORATORIUM
TION

SCHEDULER ADM TEKNIK

DRAFTMAN

Tata Kelola Engineering Proyek

 KONTRAK
KONSTRUKSI Volume
RAB & RAP

BILL of QUANTITY

Dokumen Kontrak LINGKUP Kebijakan

Spesifikasi Strategi
PEKERJAAN
Standar2 Metoda Kerja
K3L

PROCUREMENT
WBS
PLAN
 PROCUREMENT PLAN
• Master/General • Spesifikasi Teknik
Time Schedule • Standar2 produk
• Network Planning • Standar mutu
• Procurement • Sistem K3L
Schedule

WAKTU MUTU

BIAYA
• RAP
• Efisiensi
• Sistem Pembayaran
 KEGIATAN PROCUREMENT
1. Menyusun dokumen pengadaan (jenis, volume, spek)
2. Membuat schedule pengadaan barang dan jasa
3. Menginventarisasi rekanan (potensi) vendor/supplier
4. Membuat undangan pelelangan dan memproses dokumen
penawaran vendor/supplier
5. Melakukan klarifikasi dan negosiasi dengan vendor dan sub
kontraktor
6. Membuat dan mengajukan analisa komparasi
7. Melakukan seleksi dan evaluasi vendor dan sub kontraktor
8. Melakukan proses legal/kontrak
9. Melakukan proses pengadaan (membuat purchasing
order (pesanan/PO), monitoring proses dan delivery)
10. Membuat dan mengajukan DPB serta bobot prestasi
subkontraktor
11. Mereview SAL, VAL dan MAL
 INTEGRASI ENGINEERING
PM PEM PI QS SCD CC P&L
Project Charter Project Charter Project Charter
Review Kontrak Review Kontrak
Tabel Ketelusuran
Ringkasan Spesifikasi
RAB & RAP RAB & RAP RAB & RAP
Surveying Surveying Surveying Surveying
Scope of Works Scope of Works Scope of Works
MC 0% MC 0%
Metode Kerja Metode Kerja
WBS WBS WBS WBS
PRA-PELAKSANAAN

Master Time Schedule Master Time Schedule Master Time Schedule

Resources Schedule Resources Schedule
Program Pengadaan Program Pengadaan
Form2 Kelogistikan
Master Cost Control
Program Cost Control Program Cost Control
Engineering Plan Engineering Plan
Shop Drawing
Detail Drawing
Bar Bending Schedule Bar Bending Schedule
Inspection & Test Plan Inspection & Test Plan
Form2 Monitoring
Form2 Pengendalian

Manajemen Risiko Manajemen Risiko Manajemen Risiko

Pre-Const Meeting Pre-Const Meeting Pre-Const Meeting Pre-Const Meeting Pre-Const Meeting
Kick of Meeting Kick of Meeting

Tata Kelola Engineering

 NO AKTIVITAS PM PEM PI QS SC CC P/L
1 Project Charter A R - R - - -
2 Review Kontrak C A - R - - -
3 Surveying (sumber daya, lokasi) C R R R - - R
4 Metode Kerja & Drawing C A R C C - C
5 Scope of Works A R C R - - C
6 WBS A R R R - - -
7 MC 0% C A - R - - -
8 Schedule (Master, Resources) C A C C R - C
9 Cost Control C A C R C R -
10 Rencana Pengadaan C A C R C C R
11 Engineering Plan C A C R R - -
12 Inspection & Test Plan C A C R - - -
13 Manajemen Risiko C A C R - - C
14 Pre-Construction Meeting A R R R R - R
15Kelola
Tata Kick off Meeting
Engineering A R R R R R R
 HUBUNGAN PROCUREMENT
DENGAN BAGIAN/FUNGSI LAIN (PROYEK)
• Pengendalian volume • Pengendalian/
untuk BQ Kontrak Verifikasi biaya
• Penyiapan spesifikasi • Proposal biaya untuk
• Approve Material over /minder
pekerjaan

QUANTITY COST
SURVEYOR CONTROL

PLANNING
IMPLEMENTA SCHEDULER
TION

• Pengendalian waktu,
• Rencana penggunaan schedule
material, alat, tenaga pelaksanaan
• Metoda Kerja pekerjaan
SCHEDULE PENGADAAN

MASTER/GENERAL TIME SCHEDULE

NETWORK PLANNING

PROCUREMENT SCHEDULE
• Skedul Penggunaan Barang/Alat
• Skedul Pengadaan Barang/Alat
 PEMBUATAN TIME SCHEDULE PENGADAAN
Pembuatan Time Schedule Pengadaan harus didasarkan
kepada Master/General Time Schedule proyek.
Yang harus diperhatikan dari Mater/General Time Schedule
adalah bahwa time schedule tersebut adalah time schedule
pelaksanaan, sehingga time schedule pengadaan harus
memperhitungkan mundur waktu yang dibutuhkan untuk :
• Proses administrasi pengadaan (tender)
• Proses produksi barang/alat
• Proses inspeksi saat produksi
• Proses delivery (angkutan/pengiriman) dll
 Master Time Schedule
Time Schedule Pengadaan Barang/Alat

Monitoring
Updating/Tracking
Re-scheduling jika
terjadi variasi
perubahan waktu
Pengendalian &
Evaluasi
Komparasi Rencana dan
Realisasi

Laporan dan
Rekomendasi Pengadaan
Barang/Alat
 DATA2 YANG DIBUTUHKAN

Statement dari fungsi

Pengadaan Rincian Material Volume Quantity
Surveyor
Rincian Subkon Spesifikasi (Kontrak)
Rincian Alat

Schedule Permintaan Penawaran

Schedule Pemasukan Penawaran
Schedule Klarifikasi & Negosiasi
Schedule Pembuatan Kontrak
Schedule Produksi Bahan
Schedule Pengiriman (Delivery)
Schedule Kedatangan Bahan/Alat
Schedule Pelaksanaan Pekerjaan
 PROSES PENGADAAN SUMBERDAYA PROYEK

FABRIKASI
INSTALASI

STOCK/ DURASI4
GUDANG
RENCANA
PELAKSANAAN
DURASI3
DELIVERY SESUAI MASTER TIME
SCHEDULE/KURVA S

ADM
PENGADAAN
DURASI2
DURASI1

WAKTU YANG DIBUTUHKAN UNTUK PROSES MASUK KE TIME

PENGADAAN SUMBER DAYA DAN SCHEDULE
FABRIKASI/INSTALASI
36
 Time Schedule
Pengadaan Barang/Alat
 PERTIMBANGAN BIAYA
DALAM PROSES PROCUREMENT

RAB dan RAP PROYEK

• RAB sesuai Kontrak Awal dan Perubahannya
• RAP sesuai RAP Awal dan Perubahannya

PRINSIP2 EFISIENSI
• Sistem seleksi vendor/subkontraktor
• Value/Material Engineering (jika diperlukan)
• Sistem prioritas pengadaan material/alat

KONTRAK & SISTEM PEMBAYARAN

• Kontrak diupayakan align dg kontrak owner
• Sistem/skema pembayaran (cara dan cashflow)
 SISTEM dan SKEMA PEMBAYARAN

Kontrak
Kontrak/Perjanjian
SPK
Spesifikasi Umum
Spesifikasi Teknik
Gambar
Sistem/Skema
Adendum/Perubahan Pembayaran
dll
Sistem/skema Pembayaran akan
menjadi klausul dalam dokumen
lelang bagi vendor/sub, atau
menjadi dasar pemilihan vendor/
subkontraktor.
 SISTEM dan SKEMA PEMBAYARAN

SKEMA PEMBAYARAN

PEKERJAAN/ UANG MUKA PROGRESS 1 PROGRESS 2 RETENSI

NO SUBKON/SUPPLIER
MATERIAL/ALAT
Reguler SKBDN Reguler SKBDN Reguler SKBDN Reguler SKBDN

1 PT ALFA BETA Aluminium 45 hari 45 hari 45 hari 45 hari

2 PT UTARA SELATAN Pekerjaan Tanah 30 hari 90 hari 90 hari 90 hari
3 PT TIMUR LAUT Pekerjaan Hotmix 30 hari 60 hari 60 hari 60 hari
 SISTEM dan SKEMA PEMBAYARAN
Sistem Pembayaran :
• Berdasarkan progres bulanan
• Berdasarkan progres pencapaian tertentu
• Berdasarkan prinsip built – operation – transfer
• Berdasarkan sistem turn key
• dll
Skema Pembayaran :
• periode waktu pembayaran tertentu
• back-to-back
• UM, cash, SKBDN/LC dll

Dasar pertimbangan :
• strategi/statement pengadaan
• cash flow dll
 JAMINAN BANK

FASILITAS Nilai
Jangka Waktu penjaminan
NON-CASH LOAN Biaya profisi
BANK

Penetapan jenis, nilai dan biaya SKBDN/KMK/SCF

profisi Jaminan Bank atau Asuransi
ditetapkan berdasar rate yang Nilai kredit
ditetapkan oleh bank atau Jangka Waktu kredit
perusahaan asuransi ybs. Biaya profisi
 CONTOH
SISTEM/MEKANISME MASTER SCHEDULE PROYEK
KELOGISTIKAN
GENERAL MATERIAL SCHEDULE

SCHEDULE BAHAN BULANAN

CEK VOLUME,
ARSIP PROC/ SPESIFIKASI dan WAKTU
LOG CABANG
BON PERMINTAAN
(LOG DIV/PRY)
VENDOR
APPROVED CEK VOLUME,
LIST SPESIFIKASI dan WAKTU

BON PESANAN
SELECTION (LOG DIV/PRY)
VENDOR
PROSES
PENGADAAN

INSPEKSI & TES

EVALUASI VENDOR

RENCANA PENERIMAAN
KERJA MATERIAL
MINGGUAN

ADMINISTRASI
GUDANG
PERMINTAAN
MATERIAL DARI
LAPANGAN

LAPORAN
PENGGUNAAN LAPORAN SISA
MATERIAL MATERIAL

EVALUASI PRESTASI vs
PENGGUNAAN EVALUASI
MATERIAL PENGGUNAAN
MATERIAL
 CONTOH
SISTEM/MEKANISME PENERIMAAN PENERIMA BAHAN

PERGUDANGAN PEM/PI/QS
MATERIAL

RENCANA
KERJA PETUGAS
MINGGUAN GUDANG
PENYIMPANAN
BARANG

LOKASI PENYIMPANAN &

IDENTIFIKASI BARANG

KARTU GUDANG
PPM/ LOGISTIK/
SUPERVISOR GUDANG
PERMINTAAN ADMINISTRASI
MATERIAL DARI LOGISTIK/GUDANG
LAPANGAN

PETUGAS
GUDANG
BON
PERMINTAAN PENGELUARAN
BARANG DARI BARANG
GUDANG

LOGISTIK/GUDANG
STOCK
OPNAME

LOGISTIK
LAPORAN LOGISTIK
PENGGUNAAN LAPORAN SISA
MATERIAL MATERIAL/BAHAN

PEM/QS & PPM

EVALUASI PRESTASI vs PEM/QS & PPM

EVALUASI
PENGGUNAAN PENGGUNAAN
MATERIAL MATERIAL
 September 2014

Sesi 7

Tata Kelola Engineering Proyek

 PEM

PLANNING
QUANTITY PROCUREMENT QUALITY/
IMPLEMENTA COST CONTROL
SURVEYOR LOGISTIK LABORATORIUM
TION

SCHEDULER ADM TEKNIK

DRAFTMAN

Tata Kelola Engineering

 INTEGRASI ENGINEERING
PM PEM PI QS SCD CC P&L
Project Charter Project Charter Project Charter
Review Kontrak Review Kontrak
Tabel Ketelusuran
Ringkasan Spesifikasi
RAB & RAP RAB & RAP RAB & RAP
Surveying Surveying Surveying Surveying
Scope of Works Scope of Works Scope of Works
MC 0% MC 0%
Metode Kerja Metode Kerja
WBS WBS WBS WBS
PRA-PELAKSANAAN

Master Time Schedule Master Time Schedule Master Time Schedule

Resources Schedule Resources Schedule
Program Pengadaan Program Pengadaan
Form2 Kelogistikan
Master Cost Control
Program Cost Control Program Cost Control
Engineering Plan Engineering Plan
Shop Drawing
Detail Drawing
Bar Bending Schedule Bar Bending Schedule
Inspection & Test Plan Inspection & Test Plan
Form2 Monitoring
Form2 Pengendalian

Manajemen Risiko Manajemen Risiko Manajemen Risiko

Pre-Const Meeting Pre-Const Meeting Pre-Const Meeting Pre-Const Meeting Pre-Const Meeting
Kick of Meeting Kick of Meeting

Tata Kelola Engineering

 NO AKTIVITAS PM PEM PI QS SC CC P/L
1 Project Charter A R - R - - -
2 Review Kontrak C A - R - - -
3 Surveying (sumber daya, lokasi) C R R R - - R
4 Metode Kerja & Drawing C A R C C - C
5 Scope of Works A R C R - - C
6 WBS A R R R - - -
7 MC 0% C A - R - - -
8 Schedule (Master, Resources) C A C C R - C
9 Cost Control C A C R C R -
10 Rencana Pengadaan C A C R C C R
11 Engineering Plan C A C R R - -
12 Inspection & Test Plan C A C R - - -
13 Manajemen Risiko C A C R - - C
14 Pre-Construction Meeting A R R R R - R
15Kelola
Tata Kick off Meeting
Engineering A R R R R R R
 42 ITEM
MAPPING PROJECT MANAGEMENT PROCESSES
INTEG HUMAN COMMU PROCURE
SCOPE TIME COST QUALITY RISK
RATION RESOURCES NICATION MENT

Develop Collect Define Estimate Develope Identify Plan Risk Plan

Project Require Activities Costs Plan Quality Human Stakehold Manage Procure
Charter ments Resource ers ment ments
Sequence Plan
Activity Determine Perform Plan Identify
Develop Define Conduct
Budget Quality Communi Risks
Project Scope Acquire Procure
Estimate Assurance Project cations ments
Mangt Plan
Create Work
Activity Control Team Perform
Durations Perform Distribute Qualitative Administer
Breakdown Cost
Direct and Structure Quality Develope Information Risk Procureme
Mangt (WBS) Estimate Control Project Analysis nts
Project Activity Team Manage
Execution Resources Stakehold Perform Close
Verify ers Expecta Quantita
Manage Procure
Scope tions tive Risk
Monitor and Develop Project ments
Control Schedule Team Analysis
Report
Project Perform
Control Plan Risk
Work Control
Scope ance Respones
Schedule
Perform
Integrated
Monitor and
Change Control
Control Risk

Close
Project or
Phase

BASED ON PMBOK EDITION 2008

 PROJECT MANAGEMENT PROCESSES
KNOWLEDGE AREA and PROCCESS GROUP
INTEG HUMAN COMMU PROCURE
SCOPE TIME COST QUALITY RISK
RATION RESOURCES NICATION MENT

Develop Collect Define Estimate Develope Identify Plan Risk Plan

Project Require Activities Costs Plan Quality Human Stakehold Manage Procure
Charter ments Resource ers ment ments
Sequence Determine Plan
Define Activity Budget Perform Plan Identify
Conduct
Develop Scope Quality Communi Risks
Acquire Procure
Project Estimate Assurance
Control Project cations ments
Mangt Plan Activity Perform
Create Work Cost Team
Breakdown Durations Qualitative
Perform Distribute Risk
Structure Administer
Direct and Quality Develope Information Analysis
(WBS) Estimate Procureme
Mangt Control Project
Activity nts
Project Resources Team Manage Perform
Execution Verify Stakehold Quantita
ers Expecta Close
Scope Develop Manage tive Risk
tions Procure
Monitor and Schedule Project Analysis
ments
Control Team
Project Control Control Report Plan Risk
Work Scope Schedule Perform Respones
ance
Perform
Integrated Monitor and
Change Control
Control INITIATING Risk

Close PLANNING
Project or
Phase EXECUTING

CONTROLLING

CLOSING

BASED ON PMBOK EDITION 2008

 PROJECT MANAGEMENT PROCESSES
PROCCESS and PERSONNEL RESPONSIBILITY
INTEG HUMAN COMMU PROCURE
SCOPE TIME COST QUALITY RISK
RATION RESOURCES NICATION MENT

Develop Collect Define Estimate Develope Identify Plan Risk Plan

Project Require Activities Costs Plan Quality Human Stakehold Manage Procure
Charter ments Resource ers ment ments
Sequence Determine Plan
Define Activity Budget Perform Plan Identify
Conduct
Develop Scope Quality Communi Risks
Acquire Procure
Project Estimate Assurance
Control Project cations ments
Mangt Plan Activity Perform
Create Work Cost Team
Breakdown Durations Qualitative
Perform Distribute Risk
Structure Administer
Direct and Quality Develope Information Analysis
(WBS) Estimate Procureme
Mangt Control Project
Activity nts
Project Resources Team Manage Perform
Execution Verify Stakehold Quantita
Manage ers Expecta Close
Scope Develop tive Risk
Project tions Procure
Monitor and Schedule Analysis
Team ments
Control
Project Control Report Plan Risk
Control
Work Scope Perform Respones
Schedule
ance
Perform
Integrated Monitor and
Change Control
Control QUANTITY SURVEYOR Risk

PLANNING IMPLEMENTATION
Close
Project or SCHEDULING PPM/SUPERVISOR
Phase
COST CONTROL

PROCUREMENT/LOGISTIK

BASED ON PMBOK EDITION 2008

 PROJECT MANAGEMENT PROCESSES 42 ITEM

INITIATION CLOSURE EXCECUTION

Develop Close Project Close Direct and Manage Perform
Identify
Project or Phase Procurements Mangt Project Stakeholders Quality
Stakeholders
Charter Execution Expectations Assurance

PLANNING Acquire Distribute Conduct

Project Team Information Procurements
Develop Estimate Determine
Project Mangt Costs Budget
Plan
Develope Manage
Estimate Estimate Project Team Project Team
Collect Define
Activity Activity
Requirements Activities
Resources Durations

MONITORING AND CONTROLLING

Define Scope Sequence Monitor and Perform
Plan Quality Activity Control Verify Scope Quality
Project Work Control

Create Work
Breakdown Plan Develop Report Monitor and Administer
Structure (WBS) Procurements Schedule Performance Control Risk Procurements

Develope Perform
Plan Risk Plan
Human Integrated
Management Communications
Resource Plan Change Control

Perform Perform
Plan Risk Control
Identify Risks Qualitative Quantitative Control Cost Control Scope
Respones Schedule
Risk Analysis Risk Analysis

BASED ON PMBOK EDITION 2008

Integrasi Manajemen Proyek meliputi proses dan kegiatan yang
diperlukan untuk mengidentifikasi, mendefinisikan, menggabung-
kan, menyatukan, dan mengkoordinasikan berbagai proses dan
kegiatan dalam manajemen proyek.
Integrasi Manajemen Proyek dapat digunakan dalam proses
membuat pilihan tentang alokasi sumber daya, dengan membuat
beberapa alternatif guna mendapatkan hasil yang optimal.
 PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT
1. Mengelola dokumen yang secara formal menjadi acuan proyek
dan mendokumentasikan persyaratan2 awal yang memenuhi
keinginan dan harapan stakeholder ▶ Project Charter
2. Membuat perencanaan proyek dan mendokumentasikan
kegiatan/tindakan yang diperlukan untuk mendefinisikan,
mempersiapkan, mengintegrasikan, dan mengkoordinasi kan
semua (scop, time, cost, quality, dll) ▶ Project Management Plan
3. Mengarahkan dan mengelola pelaksanaan proyek sesuai rencana.
4. Monitor dan Pengendalian Proyek melakukan evaluasi, terhadap
sasaran proyek.
5. Lakukan Control-Perubahan Terpadu merupakan proses meninjau
semua perubahan yang diperlukan dan mendapat persetujuan
semua pihak terkait serta melakukan update dokumen.
6. Penutupan Proyek atau menyelesaikan semua kegiatan di semua
sesuai rencana/adendum dan melakukan penyerahan secara
formal ▶ Closing Project
 DEVELOP PROJECT MANAGEMENT PLAN PROCESSES
INITIATION
5.1 Collect
Requirements Stakeholders
Project -
-
Need
Interest
5.2 Charter - Concern and
Define Scope - Expectation

• Statement Pengadaan
• Strategi/Kebijakan Pelaksanaan
• Construction Method Develop Project
Management Plan

5.3 Create Work

Breakdown
Structure (WBS)

PLANNING PROCCESSES

Plan Risk Determine Develop Plan Develope Plan

Plan Quality
Respones Budget Schedule Procurements Project Team Communications

RESULT (OUTPUT) OF PLANNING PROCCESSES

BASED ON PMBOK EDITION 2008
 PROJECT PLAN
BOOK
(BUKU RENCANA PROYEK)

P 000 PM 004
Buku Rencana Proyek

Petunjuk Pelaksanaan Pemasaran dan Produksi (yang selanjutnya disebut Juklak) adalah pedoman pengelolaan kegiatan
Pemasaran dan Produksi di Adhi Karya. Juklak ini merupakan penyempurnaan dari Juklak yang lama. Perbedaan yang
paling mendasar antara yang lama dan yang baru terletak pada penyusunan kegiatan pengelolaan proyek dan pengelolaan
tender. Kegiatan pengelolaan proyek dan tender pada juklak yang baru ini, disusun berdasarkan pendekatan ilmu
pengetahuan Manajemen Proyek, mengacu pada Pedoman Penerapan Pengetahuan Manajemen Proyek (Project
Management Body Of Knowledge/PMBOK) versi 2000 yang dikeluarkan oleh institusi internasional yang bergerak di bidang
Manajemen Proyek (Project Management Institute/PMI) dan sistim Quality Assurance sesuai standar ISO 9000 versi 2000 .

57
BASED ON PMBOK EDITION 2008
 SCOPE OF WORKS & VOLUME PEKERJAAN

Item2 Pekerjaan sesuai

dengan BoQ
Scope of Works
Pekerjaan sesuai dengan
Metode Kerja atau struktur
pendukung lainnya
 MONITORING & CONTROLLING PROCCESS

(Pengendalian Lingkup Proyek)

Perubahan lingkup/scope dapat terjadi karena
beberapa hal antara lain :
• Design
• Gambar
• Spesifikasi
• Metode Konstruksi
• Penyesuaian terhadap kondisi/situasi lingkungan

BASED ON PMBOK EDITION 2008

Why Does Change Happen ?
• UNCLEAR SCOPE (Lingkup tidak jelas)
• SITE CONDITIONS (Kondisi lapangan/lingkungan)
• USER’S REQUEST (Permintaan pemilik proyek)
• MONETARY CHANGES (Perubahan moneter keuangan)
• UNCOMPLETE PLANNING (Perencanaan belum lengkap)

Who Proposes ?
• ENGINEERING CONSULTANT (Konsultan engineering)
• CONTRACTOR (VE, Site Conditions)
• PROJECT MANAGER
• QUALITY CONTROL
• OWNER/CLIENT (Pemilik proyel/user)

Who is Authorized to Decide ?

• PROJECT MANAGER
• PROJECT OWNER/ CLIENT
60
When can Change be Instructed ?
• ANYTIME DURING THE CONSTRUCTION PERIOD
• CONTRACTOR MUST EXECUTE CHANGE
• CONTRACTOR CAN REFUSE IF :
* INSUFFICIENT REMAINING RESOURCES
* CHANGE WILL AFFECT PRODUCT PERFORMANCE (EPC)

How to Negotiate ?
• DATA PENDUKUNG HARUS LENGKAP
• GUNAKAN HARGA SATUAN YG ADA DI KONTRAK
• BUAT ANALISA HARGA SATUAN BARU UTK ITEM ‘POKOK/UTAMA’
• GUNAKAN FORM2 YG DISEPAKATI

How to Pay ?
• SETELAH PERUBAHAN PEKERJAAN SELESAI ?
• SETELAH PEKERJAAN UTAMA SELESAI ?

How to Control ?
• DI MONITOR SEBAGAI LINGKUP YANG TERPISAH
• BOBOT DIHITUNG TERPISAH DARI KONTRAK UTAMA
• LAPORAN BULANAN 61
PENYIMPANGAN2 DEVIASI
 BASICS of a
CONTROL SYSTEM

LANGKAH-LANGKAH :
1. Tetapkan/putuskan apa yang harus
dikendalikan
2. Tentukan batas deviasi/toleransi (standar
DEVIASI acuan)
3. Tetapkan Cara Pengukuran Kinerja
4. Tetapkan Mekanisme umpan balik
5. Tetapkan Rencana tindakan/kegiatan
untuk peningkatan/ pengembangan
 SDM

SAFETY
PLAN
MUTU
4.3

SUMBER
DAYA

KOMUNIKASI &
KOORDINASI
BASED ON PMBOK EDITION 2008
 MONITORING & CONTROLLING PROCESS GROUP
TIME siapkan
FORM2
M&C
COST
SCOPE

SUMBER ⊳ MUTU
DAYA

RISK
KOMUNIKASI &
⊳ KOORDINASI

Bagan di atas menunjukkan HARUS dilakukannya INTEGRATED (OVERALL)

CHANGE CONTROL pada setiap proses manajemen !
 Pengendalian atas :
• Scope (Ruang Lingkup proyek) (QS)
• Schedule pelaksanaan (Scheduler)
• Biaya (cost) (Cost Control)
• Kualitas (sistem & produk) (PEM &
PPM, Supervisor)
• Pengadaan sumber daya (resources)
(PEM, PPM, Logistik, Supervisor)
• Laporan (progres dan proposal tagihan)
(PEM, PPM, QS)

BASED ON PMBOK EDITION 2008

 Aspek Perencanaan Aspek Pengendalian
Monthly Weekly Daily Monthly
Schedule Schedule Schedule Daily Report Weekly Report
Report

Engineering Drawing Shop Drawing Shop Drawing Drawing Engineering

Plan Schedule Schedule Report Report Report
Master Progress
Schedule Report
Solicitation Solicitation
Schedule Report

Material Procurement Order Procurement Material

Order Report
Schedule Schedule Schedule Report Report

Delivery Delivery
Schedule Report

Monthly
• D/W/M Report Certificate • CashFlow
• BA Prestasi • Neraca & L/R
Pekerjaan
• BA Prestasi
• Dok Pendukung
Project
• Lab Report • Kwitansi Report
Progress • Faktur Pajak
Cash In
Report
 at last …
ALERT SIAGA

WARNING SYSTEM
Penyimpangan atas
Perencanaan dan
Pengendalian

K1 PROGRES REALISASI > CASH IN + 5% PROGRES ►PROGRES & CF

K2 LABA LEBIH KECIL DARI RAP ►BIAYA

K3 PROGRES REALISASI < RENCANA EXTERN ►WAKTU/PROGRES

K4 HASIL AUDIT INTERNAL THD IMPLEMENTASI ►SISTEM

MUTU DAN K3L DI BAWAH RENCANA

Hold Point Evaluation (HPE) dilakukan maksimal

pada progres 5 %, 50 % dan 90 %