Anda di halaman 1dari 50

Buku Panduan

Project Management Institute-USA

Pito Sumarno

5. PROJECT SCOPE MANAGEMENT


Meliputi proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek meliputi
semua pekerjaan yang diperlukan, dan hanya pekerjaan yang diperlukan,
menyelesaikannya secara sukses.
Hal ini terutama yang terkait dengan penjelasan dan pengendalian dari
apa yang termasuk atau apa yang tidak termasuk didalam proyek.
Proses ini terkait dengan masing masing proses lain pada knowledge areas.

Setiap proses bisa melibatkan usaha dari satu atau lebih orang atau group
individu (tergantung kebutuhan proyek). Setiap terjadi proses minimal sekali
pada setiap proyek dan terjadi dalam sekali atau lebih pada fase proyek jika
proyek dibagi menjadi beberapa fase.
Terminologi Scope pada proyek dapat mengacu pada :
Product Scope :
Project Scope :

Fitur dan fungsi yang memiliki karakteristik suatu produk, jasa, atau hasil.

Pekerjaan yang memerlukan penyelesaian untuk menghasilkan suatu


produk, jasa atau hasil dengan fitur danPito
fungsi
khusus.
Sumarno

2
PMBOK p. 103

PMBOK PMI ed 2004


Section 3:
Chapter 5 :

Project Scope Management

5.1 Scope Planning

PMBOK p. 107-108

5.2 Scope Definition

PMBOK p. 109-112

5.3 Create WBS

PMBOK p. 112-118

5.4 Scope Verification

PMBOK p. 118-119
PMBOK p. 119-122

5.5 Scope Control

Pito Sumarno

PMBOK p. 103

PROJECT SCOPE
MANAGEMENT
5.1 Scope Planning

5.2 Scope Definition

1 Inputs
.1. Enterprise environmental factors
.2. Organizational process assests
3. Project Charter
4. Preliminary Project scope statement
.5. Project Management Plan.
2 Tools and Technniques
.1. Expert Judgment
.2. Templates, Forms, standards
3 Outputs
.1. Project scope management plan

1 Inputs
.1. Organizationals process assests
.2. Project charter
.3. Preliminary project scope statement
.4. Project scope management plan
.5. Approved change requests
2 Tools and Technniques
.1. Product Analisys
.2. Alternative identification
.3. Expert judgment
.4. Stakeholder analysis
.3 Outputs
.1. Project scope statement
.2. Requested changes
.3. Project scope management plan
(updates)

5.4 Scope Verification


1 Inputs
.1. Project scope statement
.2 WBS dictionary
.3. Project scope management plan
.4. Deliverables
2 Tools and Technniques
.1. Inpection
3 Outputs
.1. Accepted deliverables
.2. Requested changes
.3. Recommended corrective acctions

Overview
5.3 Create WBS
1 Inputs
.1. Organizational process assets
.2. Project scope statement
.3. Project scope management plan
.4. Approved change requests
2 Tools and Technniques
.1. Work breakdown structure
templetes
.2. Decomposition
3 Outputs
.1. Project scope statement
(updates)
.2. Work breakdown structure
.3. WBS dictionary
.4. Scope baseline
.5. Project scope management plan
(updates)
.6. Requested changes

5.5 Scope Control


1 Inputs
.1. Project scope statement
.2. WBS
.3. WBS dictionary
.4. Project scope management plan
.5. Performance reports
.6. Approved change requests
.7. Work performance information
2 Tools and Technniques
.1. Change control system
.2. Variance analysis
.3. Replanning
.4. Configuration management system

3 Outputs
.1. Project scope statement (update)
.2. WBS (updates)
.3. WBS dictionary (updates)
.4. Scope baseline (updates)
.5. Requested changes
.6. Recommended corrective action
.7. organizational process assets
(updates)
.8. Project management plan (updates)

Pito Sumarno

PMBOK p. 103

Develop Project
Charter 4.1

Project Charter

(3.2.1.1)
Dvelop Preliminary
Project Scope
Statement 4.2
(3.2.1.2)

Preliminary Project Scope


Statement

Performance
Reporting

Create WBS
5.3
(3.2.2.4)

4.7
(3.2.5.1)

Approved Changes Requests


Requested Changes

Work Performance Information

Performance Reports

Requested Changes

Project Scope Statement (updates)


WBS
WBS Dictionary
Project Scope Management Plan (updates)
Scope Baseline

Deliverables

Scope
Verification
5.4
(3.2.4.3)

Recommended Corrective Actions


Requested Changes

Accepted Deliverables

10.3
(3.2.4.9)

Close Project

Approved Changes Requests


Approved Corrective Actions

Project Scope Statement


Project Scope Management Plan (updates)

Organizational
Process Assets

4.4 (3.2.3.1)

Develop Project
Management Plan
4.3
(3.2.2.1)

Project Management Plan

Project Scope Management Plan

Scope
Definition
5.2
(3.2.2.3)

Enterprise
Environmental
Factors

Direct & Manage


Project Execution

Scope
Planning
5.1
(3.2.2.2)

Organizational Process Assets


(updates)

Scope Control
5.5
(3.2.4.4)
Pito Sumarno

Requested Changes
Recommended Corrective Actions
Project Management Plan (updates)
Project Scope Statement (updates)
WBS (updates)
WBS Dictionary (updates)
Integrated
Scope Baseline (updates)

Project Scope Management Process Flow Diagram

Change
Control

4.6

(3.2.4.2)

PMBOK p. 106

5. 1. SCOPE PLANNING
Penjelasan dan pengelolaan Scope proyek yang akan mempengaruhi
kesuksesan proyek secara keseluruhan.
Setiap proyek memerlukan kehati hatian dalam menyeimbangkan
penggunaan peralatan, sumber data, metodologi, prosedur dan proses, dan
lain faktor untuk memastikan bahwa usaha yang telah dilakukan dalam
kegiatan scoping adalah setaraf dengan ukuran proyek, kompleksitas, dan
kepentingannya.

Project scope management plan :

adalah suatu alat perencanaan yang


menjelaskan bagaimana tim menggambarkan scope proyek,
mengembangkan project scope statement secara rinci dan bagaimana
mengendalikan scope proyek.
Yang diawali dari analisis informasi yang terdapat pada project charter
(4.1), preliminary project scope statement (4.2), Project management plan
yang telah mendapatkan persetujuan/versi terbaru(4.3), Historical
information yang terdapat pada Organizational process assets (4.1.1.4) dan
yang terkait dengan Enterprise environmental factors (4.1.1.3)
Pito Sumarno

PMBOK p. 107

5. 1. SCOPE PLANNING
.1. Enterprise environmental factors

yang akan berdampak pada bagaimana scope dikelola al:


Organizational or company culture and culture

Governmental or industry standards (e.g. regulatory agency


regulations, product standards, quality standards, and
workmanship standards)

INPUTS
.1.
.2.
3.
4.
.5.

Inputs :
Enterprise
environmental factors
Organizational process
assests
Project Charter
Preliminary Project
scope statement
Project Management
Plan.

Infrastructure (e.g., existing facilities and capital equipment)

Existing human resources (e.g., skiils, disciplines, and knowledge, such as design,
development, legal, contracting, and purchasing)
Personnel administration (e.g., hiring and firing guidelines, employee performance
reviews, and training records)
Company work authorization system
Marketplace conditions
Stakeholder risk tolerances
Commercial databases (e.g., standardized cost estimating data,
industry risk study information, and risk databases)
Project management information systems (e.g., an automated tool suite, such as a
scheduling sofware tool, a configuration management system, an information
collection and distribution system,Pito
or Sumarno
webinterface
to other online automated 7

PMBOK p. 83
system)

5. 1. SCOPE PLANNING

INPUTS

.2. Organizational process assests (1-4)

.1.

Organizations process and procedures for conducting work:

.2.

3.
Organizational standard processes, such as standards,
4.
policies(e.g., safety and health policy, and project
management policy), standard product and project life
cycles, and quality policy and procedurs (e.g., process audits, .5.
improvement targets, checklists, and standardized process
definitions for use in the organization).

Inputs :
Enterprise
environmental factors
Organizational process
assests
Project Charter
Preliminary Project
scope statement
Project Management
Plan.

Standardized guidelines, work instructions, proposal evaluation criteria, and


performance measurement criteria.
Templates (e.g., risk templates, work breakdown structure tamplates, and project
schedule network diagram templates).

Guideline and criteria for tailoring the organizations set of standard processes to
satisfy the specific needs of the project.
Organization communication requirements (e.g., specific communication
technology available, allowed communication media, record retention, and
security requirements).
Pito Sumarno

PMBOK p. 84

5. 1. SCOPE PLANNING
.2. Organizational process assests (2-4)
Project closure guidelines or requirements (e.g., final
project audits, project evaluations, product validations,
and acceptance criteria)
Financial controls procedures (e.g., time reporting,
required expenditure and disbursement reviews,
accounting codes, and standard contract provitions)

INPUTS
.1.
.2.
3.
4.
.5.

Inputs :
Enterprise
environmental factors
Organizational process
assests
Project Charter
Preliminary Project
scope statement
Project Management
Plan.

Issue and defect management procedures defining issue and defect controls,
issue and defect identification and resolution, and action item tracking.
Change control procedures, including the steps by which official company
standards, policies, plans, and procedurs or any project documents will be
modified, and how any changes will be approved and validated.

Risk control procedurs, including risk categories, probability definition and impact,
and probability and impact matrix.
Procedures for approving and issuing work authorizations.
Pito Sumarno

5. 1. SCOPE PLANNING
.2. Organizational process assests (3-4)

INPUTS
.1.
.2.

Organizational corporate knowledge base for storing and

3.
4.
.5.

retrieving information:

Inputs :
Enterprise
environmental factors
Organizational process
assests
Project Charter
Preliminary Project
scope statement
Project Management
Plan.

Process measurement database use to collect and make available


measurement data on processes and products.
Project files (e.g., scope, cost, schedule, and quality baselines, performance
measurement baseline, project calendars, project schedule network diagrams,
risk registers, planned response actions, and define risk impact)
Historical information and lesson learned knowledge base (e.g., project
records, ad document, all projet closure information and documentation,
information about both the results of previous project selection decisions and
previous project performance information, andinformation from the risk
management effort).
Pito Sumarno

10

PMBOK p. 85

5. 1. SCOPE PLANNING
.2. Organizational process assests (4-4)

INPUTS
.1.
.2.

Issue and defect management database containing


issue and defect status, control information, issue and
defect resolution, and action item results
Configuration management knowledge base containing
the versions and baselines of all official company
standards, policies, procedures, and any project
documents

3.
4.
.5.

Inputs :
Enterprise
environmental factors
Organizational process
assests
Project Charter
Preliminary Project
scope statement
Project Management
Plan.

Financial database containing information such as


labor hours, incurred costs, budgets, and any project cost
overruns

Pito Sumarno

11

5. 1. SCOPE PLANNING
.3. Project Charter ( 4.1)

INPUTS
(1-2)

Suatu dokumen formal yang memberikan hak kepada proyek.


Memberikan kewenangan dan tanggung jawab kepada

Manajer Proyek.
Dikeluaran sebelum proyek mulai perencanaan

.1.
.2.
3.
4.
.5.

Inputs :
Enterprise
environmental factors
Organizational process
assests
Project Charter
Preliminary Project
scope statement
Project Management
Plan.

Sebagai hasil dari sbb:


A market demand (e.g., a car company authorizing a project to build more fuelefficient cars in response to gasoline shortages)
A business need (e.g., a training company authorizing a project to create a new
course to increase its revenues)
A customer request (e.g., an electric utility authorizing a project to build a new
substation to serve a new industrial park)
A technological advance (e.g., an electronic firm authorizing a new project to
develop a faster, cheaper, and smaller laptop after advances in computer
memory and electronic technology)
A legal requirement (e.g., a paint manufacturer authorzing a project to
establish guidelines for handling toxic materials)
A social need (e.g., non governmental organization in a developing country
authorizing a project to provide potable water systems, latrines, sanitation
education to communities suffering from high rates of colera)

Pito Sumarno

PROJECT
CHARTER

12

PMBOK p. 81

5. 1. SCOPE PLANNING
.3. Project Charter ( 4.1)

INPUTS
(2-2)

.1.
.2.
3.
4.

Memperhatikan beberapa informasi sebagai berikut :

.5.

Inputs :
Enterprise
environmental factors
Organizational process
assests
Project Charter
Preliminary Project
scope statement
Project Management
Plan.

Requirement that satisfy customer, sponsor, and other stakeholder needs,


wants and expectations.
Business needs, high-level project description, or product requirements that
the project is undertaken to address.
Projet purpose or justification.
Assigned project manager and autority level.
Summary milestone schedule.
Stakeholder influences.
Functional organizations and their participation
Organizational, environmental and external assumptions and constraint.
Business case justifying the project, including return on investment. (RoI).
Summary budget
Pito Sumarno

13

PMBOK p. 82

5. 1. SCOPE PLANNING
.3. Project Charter ( 4.1)

(2-2)

.1.
.2.

Business need :

Need to be communicated to project team :


(example) :

INPUTS

To gain and increase the profit


First step to get into a new market
Increasing customer satisfaction
To full fill a specific people needs.

3.
4.
.5.

Inputs :
Enterprise
environmental factors
Organizational process
assests
Project Charter
Preliminary Project
scope statement
Project Management
Plan.

Sample of Project Manager Authority

To use the approved budget


To use organizational resources
To find project resources
To negotiate with appointed vendor

Pito Sumarno

14

5. 1. SCOPE PLANNING

INPUTS

.4. Preliminary Project Scope Statement (4.2):

.1.

Project Scope Statement adalah definisi dari proyek

.2.

yaitu apa yang diperlukan dalam menyelesaikan proyek.

Project scope statement meliputi :

3.
4.

Project & Product Objectives

.5.

Product or service requirements and characteristics

Inputs :
Enterprise
environmental factors
Organizational process
assests
Project Charter
Preliminary Project
scope statement
Project Management
Plan.

Product acceptance criteria


Project boundaries

Project requirements and deliverables


Project constraints
Project assumptions
Initial project organization
Initial defined risks
Schedule milestones
Initial WBS
Order of magnitude cost estimate
Project configuration management
requirements
Pito Sumarno

Approval Requirements

15

PMBOK p. 86

5. 1. SCOPE PLANNING

INPUTS

.5. Project Management Plan (4.3):

.1.

Prosesnya meliputi tindakan yang diperlukan untuk


menjelaskan, mengintegrasi dan mengkoordinasikan
semua sub sub perencanaan kedalam project management
plan. Project management plan berisi sangat tergantung
pada pengetrapannya dan kompleksitasnya proyek.
Hasil proses project management plan selalu diupdate dan
direvisi melalui Integrated Change Control Process.

.2.
3.
4.
.5.

Inputs :
Enterprise
environmental factors
Organizational process
assests
Project Charter
Preliminary Project
scope statement
Project Management
Plan.

Project Management Plan menjelaskan bagaimana proyek


dilaksanakan, dimonitor dan dikendalikan dan ditutup.
Project Management plan mendokumentasikan kumpulan
output planning processes dari Planning Process Group dan
meliputi :

The project management processes selected by the project team.


The level of implementation of each selected process.
The descriptions of the tools and techniques to be used for
accomplishing those processes.
Pito Sumarno

16

PMBOK p. 86

5. 1. SCOPE PLANNING
.5. Project Management Plan (4.3):

INPUTS
.1.
.2.

How the selected processes will be used to manage the specific


project, including the dependencies and interactions among those
processes, and the essential inputs and outputs.
How work will be executed to acomplish the project objectives.

3.
4.
.5.

Inputs :
Enterprise
environmental factors
Organizational process
assests
Project Charter
Preliminary Project
scope statement
Project Management
Plan.

How changes will be monitored and controlled.


How configuration management will be performed.
How integrity of the performance measurement baselines will be
maintened and used.
The need and techniques for communication among
stakehgolders.
The selected project life cycle and, for multi-phase projects, the
associated project phases.
Key management reviews for content, extent, and timing to
facilitate addressing open issues and pending decisions.
Pito Sumarno

17

PMBOK p. 88

5. 1. SCOPE PLANNING
.5. Project Management Plan (4.3):
Project Management Plan bisa diringkas atau dibuat rinci, dan bisa

dikombinasikan pada satu atau lebih sub sub perencanaan dan


komponen lain. Sub sub perencanaan meliputi , tetapi tidak terbatas
pada:
Project scope management plan

INPUTS
.1.
.2.
3.
4.
.5.

Schedule management plan


Cost management plan

Inputs :
Enterprise
environmental factors
Organizational process
assests
Project Charter
Preliminary Project
scope statement
Project Management
Plan.

Quality management plan


Process improvement plan
Staffing management plan
Communication management plan
Risk management plan
Procurement management plan
Milestone list
Resources calendar
Schedule baseline
Cost Baseline
Quality baseline
Risk register

Pito Sumarno

18

PMBOK p. 89

5. 1. SCOPE PLANNING

TOOLS & TECHNIQUES


Tools & Techniques
.1. Expert Judgment
.2. Templates, Forms,
standards

.1. Expert Judgment

Expert Judgment
adalah Pertimbangan dari tenaga ahli sebagai (masukan) yang sering
digunakan untuk menilai pada suatu proses seperti halnya keahlian. Mungkin
berasal dari kelompok lain atau secara individu dengan pendidikan atau
pengetahuan khusus dan tersedia dari banyak sumber daya.
Pertimbangan terkait dengan bagaimana kesetaraan proyek yang telah mengelola
scope tersebut digunakan untuk pengembangan project scope management

plan.

. .2. Templates, Forms, standards :

Tamplate meliputi WBS Tamplate, Scope Management plan Tamplate, dan

Project scope change control forms

Pito Sumarno

19

PMBOK p. 108

5. 1. SCOPE PLANNING

OUTPUTS

Project Scope Management Plan


Memberikan petunjuk bagaimana project scope dijelaskan,

Outputs
.1. Project scope
management plan

didokumentasikan, diverifikasi, dikelola dan dikendalikan

oleh team manajemen proyek.


Komponen dari project scope management plan meliputi :
Suatu proses dalam menyiapkan detail project scope
statement berdasarkan preliminary project scope statement.
Suatu proses berpeluang menciptakan WBS dari detail
project scope statement, dan menetapkan bagaimana WBS
akan di pelihara dan di setujui.
Suatu proses penetapan bagaimana verifikasi secara formal
dan persetujuan terhadap completed project deliverable akan
diperoleh
Suatu proses pengendalian bagaimana request or changes
dari detail project scope statement akan diproses. Proses ini
secara langsung berhubungan dengan integrated changes

control process.

Pito Sumarno

Scope
Definition

20

5. 2. SCOPE DEFINITION
Persiapan yang sangat kritis dalam merinci project scope statement
terhadap kesuksesan proyek dan membangun sepanjang hasil proyek,
asumsi, dan batasan batasannya di dokumentasikan dari initiasi proyek
didalam preliminary project scope statement.
Sepanjang perencanaan, project scope digambarkan dan diuraikan
dengan ketegasan yang lebih besar sebab informasi tentang project
lebih dikenal. Kebutuhan, keinginan, dan ekspektasi stakeholder
dianalisis dan diubah menjadi persyaratan.
Asumsi dan batasan batasan dibutuhkan dan dianalisis untuk
melengkapinya.

Pito Sumarno

21

PMBOK p. 109

5. 2. SCOPE DEFINITION
.1. Organizationals process assests

INPUTS

4.1.1.4 p 84

.2. Project charter 4.1 p.81

Jika project charter tidak digunakan didalam organisasi,


kemudian membandingkan dengan kebutuhan informasi
yang diperoleh atau dikembangkan, dan digunakan untuk
mengembangkan project scope statement.

.3. Preliminary project scope statement 4.2 p.86

.1.
.2.
.3.

.4.
.5.

Inputs :
Organizationals process
assests
Project charter
Preliminary project scope
statement
Project scope management
plan
Approved change requests

Jika preliminary project scope statement tidak digunakan


didalam organisasi, kemudian membandingkan dengan
informasi, termasuk product scope description, yang akan
digunakan untuk mengembangkan project scope statement
secara rinci.

.4. Project Scope Management Plan 5.1.3.1

p.108

.5. Approved change requests

4.4.1.4 p. 92
Didokumentasikan, diberikan hak atas perubahan untuk memperluas
contract project scope.
Approved change requests dapat juga merubah kebijakan, project
management plan, procedures, quality, costs, budgets atau merevisi
schedule. Perubahan sering diidentifikasi dan disetujui pada
pekerjaan yang sedang berjalan.
Pito Sumarno

22

PMBOK p. 109

5. 2. SCOPE DEFINITION
.1. Product Analysis

TOOLS & TECHNIQUES

p 110

Setiap aplikasi area mempunyai satu atau lebih metoda yang


disetujui untuk menterjemahkan tujuan proyek kedalam
tangible deliverables dan persyaratannya.
Product analysis seperti product breakdown, system analysis,
system engineering, value engineering, value analysis dan

.1.
.2.
.3.
.4.

Tools & Techniques


Product Analisys
Alternative identification
Expert judgment
Stakeholder analysis

functional analysis.

value engineering, value analysis dan functional analysis :


VE : Suatu usaha yang terorganisir yang diarahkan untuk
menganalisa fungsi dari suatu bagian atau sistem dengan
maksud mencapai fungsi ynag diperlukan dengan biaya
seminimal mungkin untuk memilikinya, konsisten dengan
ketentuan untuk penampilan, keandalan, kwalitas dan
pemeliharaan.
Sinonim dengan nilai, analisa nilai dan manajemen nilai.
Nilai (worth) : Nilai adalah biaya terendah yang diperlukan untuk
menyediakan fungsi yang diperlukan

Pito Sumarno

23

PMBOK p. 110

5. 2. SCOPE DEFINITION
.2. Alternatives Identification

TOOLS & TECHNIQUES

p. 110

Mengidentifikasi beberapa alternatif adalah cara yang


digunakan untuk membangkitkan perbedaan pendekatan
dalam melaksanakan pekerjaan pada proyek.

.1.
.2.
.3.
.4.

Tools & Techniques


Product Analisys
Alternative identification
Expert judgment
Stakeholder analysis

Berbagai cara dan teknik dalam manajemen umum


digunakan disini, biasanya digunakan brainstorming dan

lateral thingking

.3. Expert Judgment

p.110

Setiap aplikasi area memiliki seorang ahli dimana


dapat digunakan untuk mengembangkan porsi dari
project scope statement yang rinci.

Pito Sumarno

24

PMBOK p. 110

5. 2. SCOPE DEFINITION
.4. Stakeholder Analysis

TOOLS & TECHNIQUES

p.110

Mengidentifikasikan pengaruh dan peminat dari berbagai


stakeholder dan dokumen yang mereka butuhkan,
inginkan, dan interprestasikan.

.1.
.2.
.3.
.4.

Tools & Techniques


Product Analisys
Alternative identification
Expert judgment
Stakeholder analysis

Analysis kemudian memilih, membuat prioritas,


menghitung kebutuhan, keinginan, dan interprestasi untuk
menciptakan persyaratan persyaratan.
Interprestasi yang tidak dapat di hitung seperti customer
satisfaction adalah subyektif dan memerlukan suatu risiko
yang tinggi dalam penyelesaian secara sukses.
Minat para stakeholder baik itu positif maupun negatif
akan mempengaruhi pelaksanaan dan penyelesaian proyek
dan mereka mungkin juga menggunakan pengaruh pada
proyek dan deliverablenya.

Pito Sumarno

25

PMBOK p. 110

5. 2. SCOPE DEFINITION

OUTPUTS

.1. Project scope statement p.110


Menjelaskan secara detail project deliverables dan persyaratan
pekerjaan yang dibutuhkan untuk menciptakan deliverables
tersebut. Detail project scope statement termasuk :
Project objectives

Outputs
.1. Project scope
statement
.2. Requested changes
.3. Project scope
management plan
(updates)

Product scope description


Project requirements
Project boundaries
Project deliverables
Product acceptance criteria
Project constraints
Project assumptions
Initial project organization
Initial defined risks
Schedule milestones

Fund limitation
Cost estimate
Project configuration management requirements
Project specifications
Approval Requirements

Pito Sumarno

26

PMBOK p. 110

5. 2. SCOPE DEFINITION

OUTPUTS

.1. Project scope statement


CONSTRAINT
Please discuss !!!!

ASSUMPTIONS

Outputs
.1. Project scope
statement
.2. Requested changes
.3. Project scope
management plan
(updates)

Please discuss !!!!

Rp
yaitu faktor yang akan membatasi
tim manajemen proyek dalam
menentukan pilihan; sebagai
contoh adalah penentuan
maksimum jangka waktu kegiatan
yang diinginkan.

adalah faktor yang digunakan


untuk maksud perencanaan yang
dianggap sementara sebagai yang
benar, riil, atau pasti.
Pito Sumarno

27

PMBOK p. 111

5. 2. SCOPE DEFINITION
.2. Requested changes p.112

OUTPUTS

Requested changes pada project management plan dan


sub sub rencana dikembangkan sepanjang Scope
Definition process.
Requested changes diproses untuk meriview dan
memberikan disposisi melalui proses Integrated Change
Control.

Outputs
.1. Project scope
statement
.2. Requested changes
.3. Project scope
management plan
(updates)

.3. Project scope management plan (updates)


Project scope management plan suatu komponen dari
project management plan, mungkin perlu diupdate
termasuk approved change requests yang dihasilkan
dari proses projects Scope Definition.

Create
WBS

Pito Sumarno

28

PMBOK p. 112

5. 3. CREATE WBS
WBS adalah suatu hirarki dari susunan komponen Proyek/total lingkup
proyek yang dipecah dengan mengelompokkan menjadi lebih kecil
yang menggambarkan suatu deliverable proyek yang dilaksanakan oleh
tim proyek.
WBS menyajikan pekerjaan yang ditetapkan pada project scope
statement yang telah disetujui.
Beberapa komponen WBS membantu stakeholder didalam mengamati
deliverable proyek ( 4.4.3.1)
Pekerjaan yang tidak termasuk di dalam WBS adalah di luar lingkup
proyek.
Biasanya ditunjukkan dalam bentuk Chart/ bagan.
Jenis pada tingkatan terendah dari WBS adalah dikenal sebagai paket
pekerjaan (work package)

Pito Sumarno

29

PMBOK p. 112

5. 3. CREATE WBS
.1. Organizationals Process Assests 4.1.1.4

INPUTS
.1.
.2.
.3.

.2. Project Scope Statement 5.2.3.1

.4.

Inputs :
Organizational process
assets
Project scope statement
Project scope management
plan
Approved change requests

.3. Project Scope Management Plan 5.2.1.4


.4. Approved Change Requests 4.4.1.4

Pito Sumarno

30

PMBOK p. 113

5. 3. CREATE WBS

TOOLS & TECHNIQUES

.1. Work breakdown structure templetes

Tools & Techniques


.1. Work breakdown structure
templetes
.2. Decomposition

Meskipun setiap proyek adalah unik, suatu WBS dari proyek


yang lalu bisa dan sering digunakan sebagai tamplate untuk
proyek baru, karena beberapa proyek yang lalu akan

menyerupai proyek yang lain sampai taraf tertentu.

Contoh hal-hal yang diperlukan untuk menyusun work


breakdown structure pada proyek konstruksi adalah :

Dokumen tender ( Gambar , Spesifikasi , persyaratan ,Surat


perjanjian , addenda )
Informasi Informasi yang diperoleh dari survey lokasi proyek

Rencana metode pelaksanaan


Pengalaman & pengetahuan cost engineer , untuk proyek
sejenis
Pito Sumarno

31

PMBOK p. 113

5. 3. CREATE WBS

TOOLS & TECHNIQUES

.1. Work breakdown structure templetes

Tools & Techniques


.1. Work breakdown structure
templetes
.2. Decomposition

TOTAL PROGRAM

MANAGERIAL
LEVEL
PROJECT

TASK

TECHNICAL
LEVEL
WORK
PACKAGE

PROJECT

TASK

PROJECT

TASK

SUB TASK

SUB TASK

WORK
PACKAGE

WORK
PACKAGE

LEVEL OF
EFFORT

LEVEL OF
EFFORT
Pito Sumarno

LEVEL 1

PROJECT

LEVEL 2

LEVEL 3

SUB TASK

LEVEL 4

LEVEL 5

LEVEL OF
EFFORT

LEVEL 6
32

5. 3. CREATE WBS

TOOLS & TECHNIQUES

.2. Decomposition
Adalah merinci proyek deliverables ke dalam komponen lebih
kecil, yang dapat dikendalikan sampai ke pekerjaan dan
deliverables ditetapkan ke tingkatan paket pekerjaan.
Paket pekerjaan adalah tingkatan yang paling rendah dalam
WBS, dan yang pokok di mana biaya dan jadwal pekerjaan
dapat diperkirakan secara realistis.

Tools & Techniques


.1. Work breakdown structure
templetes
.2. Decomposition

Step decomposisi :

1. Mengidentifikasi deliverables pokok dari


proyek
2. Susun dan mengorganisir WBS
3. Merinci WBS mulai tingkatan paling atas
ke dalam komponen tingkat yang lebih
rendah, dengan mengambil langkah jika ada
keterbatasan biaya dan waktu dapat
dikembangkan sesuai tingkatan.
4. Mengembangkan dan membuat kode
WBS
identifikasi ke komponen WBS
Level 2
5. Memverifikasi ketepatan dari pembagian
elemen

Rooling wave planning:


Yang akan dikerjakan lebih dahulu
dibreakdown lebih detail
p. 114

WBS
Level
3

WBS
Level
3

WBS
Level 1

WBS
Level 2
WBS
Level
3

Pito Sumarno

WBS
Level
3

WBS
Level
3

WBS
Level 2
WBS
Level
3

WBS
Level
3

WBS
Level
3

WBS
Level
3

33

PMBOK p. 115

5. 3. CREATE WBS

OUTPUTS

.1. Project Scope Statement (updates)

Jika hasil change request dari proses create WBS


disetujui, maka project scope statement di update
meliputi adanya persetujuan perubahan.

.2. Work breakdown structure (WBS)


GEDUNG KANTOR
01.

MEKANIKAL &
ELEKTRIKAL
01.02

BANGUNAN
01.01

SUBSTRUKTUR
01.01.01

STRUKTUR
ATAS
01.01.02

LEVEL 1

FINISHING
01.01.03

ELEKTRIKAL
ARUS KUAT
01.02.01

ELEKTRIKAL
ARUS LEMAH
01.02.02

UMUM & PENDUKUNG


01.03

MEKANIKAL
UMUM
01.02.03

SITE
01.03.01

SAFETY
01.03.02

KOLOM
LT.1-40
01.01.02.01

DINDING
LT.1-40
01.01.03.01

EL.STD
LT.1-40
01.02.01.01

TLP.LT.1-40
01.02.02.01

PLUMBING
LT.1-40
01.02.03.01

SITE
CLEARING
01.03.01.01

ACC.ROAD
01.03.02.01

PONDASI
01.01.01.02

BLK & PLAT


LT.1-40
01.01.02.02

PLAFOND
LT.1-40
01.01.03.02

EL.N0NSTD
LT.1-40
01.02.01.02

T.SUARA
LT.1-40
01.02.02.02

HVAC
LT.1-40
01.02.03.02

SITE
FACILITIES
01.03.01.02

GEDUNG
01.03.02.02

URUGAN
KEMBALI
01.01.01.03

TANGGA
LT.1-40
01.01.02.03

LANTAI
LT.1-40
01.01.03.03

EL.KUSUS
LT.1-40
01.02.01.03

MATVCCTV
LT.1-40
01.02.02.03

LIFT/ESC
LT.1-40
01.02.03.03

EQUIP.
01.03.01.03

GALIAN &
DEWATERING

01.01.01.01

DIAFR.WLL
01.01.01.02.
01

FW.BLK&PL
LT.1-40
01.01.01.02.
01

PL.ACUS
LT.1-40
01.01.03.02.
01

COND
LT.1-40
01.02.01.01.

STRT
01.01.01.02.
02

BS.BLK&PL
LT.1-40
01.01.01.02.
02

BALANC.
01.01.01.02.
03

PR.BLK&PL
LT.1-40
01.01.01.02.
03

01

COND
LT.1-40
01.02.02.01.
01

AIR BERSIH
LT.1-40
01.02.03.01.
01

TC
01.03.01.03.
01

PL.GYP
LT.1-40
01.01.03.02.
02

KABEL
LT.1-40
01.02.01.01.
02

KABEL
LT.1-40
01.02.02.01.
02

AIR KOTOR
LT.1-40
01.02.03.01.
02

LIFT ORG
01.03.01.03.
02

PL.MET
LT.1-40
01.01.03.02.
03

ARMATUR
LT.1-40
01.02.01.01.
03

PABX&UNIT
LT.1-40
01.02.02.01.
03

HYDRAN
LT.1-40
01.02.03.01.
03

SCHAFF
01.03.01.03.
03

Pito Sumarno

LEVEL 2

Outputs
.1. Project scope
statement (updates)
.2. Work breakdown
structure
.3. WBS dictionary
.4. Scope baseline
.5. Project scope
management plan
(updates)
.6. Requested changes

LEVEL 3

LEVEL 4

LEVEL 5

WBS
SAMPLE

34

PMBOK p. 117

OBS, WBS, BOQ, BOM, RBS


Jangan terkecoh dengan jenis breakdown yang
lain yang digunakan sebagai informasi proyek
seperti :

Manufacturing
Engineering

General
Manager

Procurement

Organizational
Breakdown Structure
(OBS) :

Work Breakdown
Structure (WBS) :

Resources Breakdown
Structure (RBS) :
Project
Activity
Short by
Row Mat

Bill of
Quantity
(BOQ)

Noahs Ark
Project

Project
Activity
Ship
Structure

Navigation
equipment

Short by
Site

Short by
Fab/Sub

Bill of
Material
(BOM)

Crew
Training

Project
Activity

Multifunctional Team
Control Account Plans
(CAPs)

Pito Sumarno

35

Earned Value PM p.83

Risk Breakdown Structure (RBS)


Project
External

Technical

Organizational

Project
management

Requirements

Subcontractor
& Suppliers

Project
Dependencies

Estimating

Technology

Regulatory

Resources

Planning

Complexity
& Interface

Market

Founding

Controlling

Performance
& Reliability

Customer

Prioritization

Communication

Quality

Weather
Pito Sumarno

36

PMBOK p. 244

5. 3. CREATE WBS
.3. WBS dictionary :

Dokumen yang dihasilkan pada waktu proses menciptakan WBS


disebut WBS dictionary termasuk :

Code of account identifier, a statement of work, responsible


organization, list of schedule mailestones. Informasi lain adalah
contract information, quality requirements, dan technical
references untuk memberikan memfasilitasi kinerja pekerjaan.
Informasi lain untuk maksud pengendalian account dengan
menggunakan cost code.

OUTPUTS
Outputs
.1. Project scope
statement (updates)
.2. Work breakdown
structure
.3. WBS dictionary
.4. Scope baseline
.5. Project scope
management plan
(updates)
.6. Requested changes

.4. Scope baseline

Approved detail project scope statement dan yang terkait dengan WBS dan WBS
dictionary adalah scope baseline untuk proyek.

.5. Project scope management plan (updates)

Jika hasil Change request disetujui dari proses Create WBS, kemudian Project scope
management plan perlu di update meliputi persetujuan perubahan.

.6. Requested changes


Permintaan perubahan terhadap project scope statement dan komponennya
mungkin dapat ditimbulkan dari proses Create WBS dan diproses untuk mereview dan
Scope
persetujuan melalui proses Integrated change control.
Verification
Pito Sumarno

PMBOK p. 117

37

5. 4. SCOPE VERIFICATION
Adalah proses dari memperoleh persetujuan secara
formal terhadap lingkup proyek dari stakeholders. Hal ini
memerlukan me review deliverables untuk memastikan
bahwa semua telah diselesaikan dengan tepat dan
dengan memuaskan.
Utamanya adalah perhatian terhadap persetujuan
deliverables

Pito Sumarno

PMBOK p. 117

38

5. 4. SCOPE VERIFICATION
.1. Project scope statement
.3. WBS dictionary

INPUTS
.1.
.2
.3.
.4.

Inputs :
Project scope statement
WBS dictionary
Project scope management
plan
Deliverables

.3. Project scope management plan


.4. Deliverables
proyek deliverables adalah sesuatu yang unique, variable product,
result or capability dalam melaksanakan jasa atau layanan .
Yaitu pekerjaan yang telah selesai (jadi) secara penuh atau secara
parsial (tergantung persyaratan)

Pito Sumarno

PMBOK p. 117

39

5. 4. SCOPE VERIFICATION

Tools & Techniques


Tools & Techniques
.1. Inspection

.1. Inspection

Termasuk kegiatan seperti mengukur, menguji, dan menghitung untuk


menentukan apakah pekerjaan dan deliverable sesuai dengan
persyaratan dan kriteria diterimanya hasil produk.

Inspection dengan berbagai cara juga dapat disebut review, product


review, audits, dan walkthroughs.

Contoh Review Design : Perencanaan yang kadaluarsa


: Pembiayaan yang terbatas
: Keterbatasan sumberdaya

Pito Sumarno

PMBOK p. 119

40

5. 4. SCOPE VERIFICATION

Tools & Techniques


Tools & Techniques
.1. Inspection

.1. Inspection
Audit berbasis risiko :

Pendekatan baru didalam audit (Thomas E Bayer-1999), kata Audit


cukup membuat orang merasa tertekan.
Perbedaan antara Audit tradisional dengan Audit berbasis risiko adalah :
Type / Jenis risiko yang sedang dinilai, Bagaimana penilaian risiko
digunakan didalam melaksanakan audit.
Menurut pengertian umum pendekatan audit tradisional terfokus hanya pada
risiko kita sebagai Auditor didalam merencanakan audit : Kontrol risiko,
Risiko deteksi, Risiko yang melekat (faktor yang mempengaruhi kondisi
keuangan organisasi, dan yang menyulitkan proses dan kontrol).
- Auditor menemui yang diaudit untuk memeriksa laporan keuangan, mereka
duduk berhadapan seperti orang main catur, masing masing melihat medan
permainannya.
Audit berbasis risiko lebih maju dan terfokus tidak hanya risiko audit
tetapi juga risiko bisnis pelanggan.
- Auditor duduk bersebelahan dengan yang diaudit, sekarang yang
diaudit merasa memiliki partner, menyatu karena keduanya memandang
bisnis dengan perspektif yang sama.
Pito Sumarno

41

5. 4. SCOPE VERIFICATION
.1. Accepted deliverables

OUTPUTS

Dokumen deliverables yang sudah lengkap dan telah


disetujui.
Yang belum disetujui juga didokumentasikan dengan
alasan mengapa tidak dapat disetujui.
Scope Verification yaitu termasuk dokumen
penunjang yang diterima dari Customer atau sponsor
dan persetujuan project deliverables daristakeholders.

Outputs
.1. Accepted
deliverables
.2. Requested changes
.3. Recommended
corrective acctions

.2. Requested changes

Permintaan perubahan mungkin ditimbulkan dari proses Scope


Verification dan diproses untuk meriview dan menentukan posisi
kembali melalui proses Integrated Change Control

.3. Recommended corrective acctions 4.5.3.1. p.96

Rekomendasi yang didokumentasikan, yang diperlukan untuk


membawa harapan kinerja proyek mendatang sesui dengan

project management plan.

Pito Sumarno

PMBOK p. 119

Scope
Control

42

5. 5. SCOPE CONTROL
Project Scope Control adalah terkait dengan pengaruh faktor yang
menciptakan perubahan project scope dan pengendalikan dampak dari
perubahan tersebut.

Scope control memastikan bahwa semua permintaan perubahan dan


rekomendasi tindak lanjut diproses melalui proses Integrated Change
Control.
Juga digunakan untuk mengelola perubahan yang aktual ketika
perubahan terjadi dan di integrasikan dengan proses pengendalian yang
lain.
Adanya perubahan yang tidak terkendali sering mengacu sebagai

project scope creep.

Perubahan adalah tidak bisa diacuhkan, dengan demikian


mengamanatkan beberapa bentuk dari proses pengendalian perubahan.

Pito Sumarno

PMBOK p. 119

43

5. 5. SCOPE CONTROL
.1. Project scope statement
Sepanjang terkait dengan WBS dan WBS Dictionary
5.3, menggambarkan projects scope baseline dan

product scope.

.2. WBS 5.3.3.2 p.117


.3. WBS dictionary 5.3.3.3 p. 117

INPUTS
Inputs :
.1. Project scope statement
.2. WBS
.3. WBS dictionary
.4. Project scope management
plan
.5. Performance reports
.6. Approved change requests
.7. Work performance
information

.4. Project scope management plan 5.1.3.1 p. 108


.5. Performance reports

Memberikan informasi kinerja proyek seperti deliverable intern


yang telah diselesaikan

.6. Approved change requests


Suatu Approved change request (4.4.1.4 p.92 ) dampak dari
project scope adalah suatu modifikasi terhadap project scope
baseline , seperti yang dijelaskan pada approved project scope
statement, WBS dan WBS dictionary.
Pito Sumarno

PMBOK p. 120

44

5. 5. SCOPE CONTROL

INPUTS
Inputs :
.1. Project scope statement
.2. WBS
.3. WBS dictionary
.4. Project scope management
plan
.5. Performance reports
.6. Approved change requests
.7. Work performance
information

.7. Work performance information 4.4.3.7 p.94


Informasi status kegiatan proyek yang sedang dilaksanakan.
Informasi tersebut termasuk :
Schedule progress showing status information
Deliverable that have been completed and those not completed

Schedule activities that have started and those that have been
finished
Extent to which quality standards are being made
Cost authorized and incurred
Estimates to complete the schedule activities that have started
Percent physically complete of the in-progress schedule activities
Documented lessons learned posted to the lessons learned
knowledge base
Resource utilization detail

Pito Sumarno

PMBOK p. 94

45

5. 5. SCOPE CONTROL

TOOLS & TECHNIQUES

.1. Change control system


Didokumentasikan pada project scope management
plan, yang menggambarkan prosedur dimana product
scope dan project scope bisa dirubah.

Tools & Techniques


.1. Change control system
.2. Variance analysis
.3. Replanning
.4. Configuration
management system

System, termasuk dokumentasi, system tracking,


kebutuhan tingkat persetujuan untuk memberikan
kewenangan pada perubahan.

Changes control system ber integrasi dengan project


management information system.

.2. Variance analysis


Project performance measurement digunakan untuk
menilai besarnya perbedaan (variasi)

Aspek penting dari project scope control termasuk


menetapkan penyebab adanya perbedaan terhadap
scope baseline dan memutuskan kemungkinan
diperlukan corrective actions.
Pito Sumarno

PMBOK p. 121

46

5. 5. SCOPE CONTROL

TOOLS & TECHNIQUES

.3. Replanning
Persetujuan permintaan perubahan yang berdampak
pada project scope dapat dilakukan modifikasi WBS
dan WBS dictionary, project scope statement, dan

Tools & Techniques


.1. Change control system
.2. Variance analysis
.3. Replanning
.4. Configuration
management system

project scope management plan.

Persetujuan permintaan perubahan ini akan


mengakibatkan pembaharuan terhadap komponen

project management plan

.4. Configuration management system


Formal configuration management system 4.3.2.2.
menyajikan prosedur terhadap status deliverables
dan menjamin bahwa permintaan perubahan project
scope dan product scope secara menyeluruh

disesuaikan dan didokumentasikan sebelum diproses


melalui integrated change controls.
Pito Sumarno

PMBOK p. 121

47

5. 5. SCOPE CONTROL
.1. Project scope statement (updates)

OUTPUTS

Jika permintaan perubahan yang telah disetujui berdampak pada


project scope, maka project scope statement direvisi dan
dikeluarkan kembali untuk merefleksikan perubahan yang telah
disetujui. Project scope statement yang telah di update menjadi
project scope baseline baru untuk perubahan yang akan datang.

.2. WBS (updates)


Jika permintaan perubahan yang telah disetujui berdampak pada
project scope, maka WBS direvisi dan dikeluarkan kembali
untuk merefleksikan perubahan yang telah disetujui.

.3. WBS dictionary (updates)

Outputs
.1. Project scope statement
(update)
.2. WBS (updates)
.3. WBS dictionary
(updates)
.4. Scope baseline (updates)
.5. Requested changes
.6. Recommended corrective
action
.7. organizational process
assets (updates)
.8. Project management
plan (updates)

Jika permintaan perubahan yang telah disetujui berdampak pada


project scope, maka WBS dicitionary direvisi dan dikeluarkan
kembali untuk merefleksikan perubahan yang telah disetujui.

.4. Scope baseline (updates) 5.3.3.4. p. 117


.5. Requested changes
Hasil dari pengendalian scope bisa menimbulkan permintaan
perubahan baru, yang mana diproses untuk mereview dan
diposisikan kembali menurut proses Integrated Change Control.
Pito Sumarno

PMBOK p. 121

48

5. 5. SCOPE CONTROL

OUTPUTS

.6. Recommended corrective action


Rekomendasi tindak lanjut perbaikan adalah suatu tahap
memberikan rekomendasi untuk mendapatkan perkiraan kinerja
proyek yang akan datang sesuai dengan project management plan
dan project scope statement.

.7. organizational process assets (updates)


Disebabkan adanya perbedaan/deviasi, alasan keterlambatan
diperlukan pilihan tindakan perbaikan. Dan jenis lain suatu
pembelajaran dari pengendalian perubahan scope proyek
didokumentasikan dan di update kedalam historical database dari

Outputs
.1. Project scope statement
(update)
.2. WBS (updates)
.3. WBS dictionary
(updates)
.4. Scope baseline (updates)
.5. Requested changes
.6. Recommended corrective
action
.7. organizational process
assets (updates)
.8. Project management
plan (updates)

organizational process assets.

.8. Project management plan (updates)

Jika permintaan perubahan yang telah disetujui berdampak pada


project scope, maka sesuai dengan komponen yang
didokumentasikan dan cost baseline dari project management
plan, direvisi dan keluarkan kembali untuk merefleksikan
perubahan yang telah disetujui.
Pito Sumarno

PMBOK p. 122

49

Project Scope Management


Thank you

Pito Sumarno

50