ADMINISTRASI PROYEK

Oleh :
Dody Harris P.
Pastia Malino
Ratna Nastiti N.
Reza Irfan Hidayat
 APA ITU ADMINISTRASI PROYEK?
Segala kegiatan
catat-mencatat,
surat-menyurat,
pembukuan ringan,
ketik-mengetik,
agenda, dan
sebagainya yang
bersifat teknis
ketatausahaan
dalam segala urusan
proyek

2
TUJUAN ADMINISTRASI PROYEK

Menyelenggarakan seluruh Aspek Non Teknis

Menyelenggarakan seluruh Aspek Preventif

Menunjang keberhasilan proyek

3
TUGAS & TANGGUNGJAWAB
Pengguna & Penyedia Administrator Kontrak Estimator
Jasa menguasai aspek-aspek teknis menguasai aspek-aspek teknis
pelaksanaan terutama administrasinya. pelaksanaan
menguasai seluruh aspek yang
terdapat dalam dokumen kontrak

Akuntansi keuangan Petugas administrasi

Memahami segala seluk-beluk
keuangan dalam suatu proyek
memiliki kemampuan administrasi
yang memadai dalam bidang tata
persuratan yang berhubungan
dengan proyek, dan mempunyai
pengetahuan mengenai

4
STRUKTUR ADMINISTRASI PROYEK

Administrator
Kontrak

Petugas
Estimator Akuntan
Administrasi

5
BENTUK ADMINISTRASI

KAUANGAN LAPANGAN

PERSONIL KONTRAK

ADMINISTRASI

6
 ADMINISTRASI PERSONIL
KONTRAKTOR KONSULTAN
ARSITEK DIREKSI
UTAMA PENGAWAS/MK

PERWAKILAN SUB
SUPPLIER PM
CQC KONTRAKTOR

RESIDENT
PCM QC INSPECTOR
PROJECT

7
ADMINISTRASI KEUANGAN

8
 CARA PEMBAYARAN
Proyeksi keperluan dana Meletakkan dasar sistem akuntansi
proyek
• Pembayaran material dan
peralatan, sesuai dengan • Kebutuhan sepanjang siklus biaya
ikatan (PO) yang telah • Mengidentifikasi dan
ditandatangani membedakan kegiatan satu
• Pembayaran periodik dengan yang lain
kepada kontraktor dan • Pelaporan dan pengendalian
konsultan kegiatan kantor pusat dan
• Pembayaran langsung lapangan
untuk tenaga • Kegiatan pengadaan sesuai
kerja/supervisor proyek klasifikasi peralatan dan material
• Kontijensi • Pengaturan arsip dan
korespondensi
• Untuk catatan aset pada akhir
proyek
9
Laporan penutupan keuangan
membuat “catatan asset”
• Pengelompokkan biaya
pada daftar milik tetap
memakai standar
perusahaan induk
• Pengelompokkan biaya
pada proyek tetap
dititikberatkan untuk
pengawasan dan
pengendalian proyek
• Pada akhir proyek,
pengelompokkan biaya pada
proyek dijabarkan dalam
pengelompokkan daftar milik
yang standar
CASH FLOW (ARUS KAS) PROYEK KONSTRUKSI

Cashflow proyek adalah merupakan daftar yang mencakup prakiraan (Forecast) dari
penerimaan dan pengeluaran proyek secara tunai (cash) yang akan terjadi dalam kurun
waktu tertentu, agar dapat mengetahui kelebihan ataupun kekurangan dana dari waktu
ke waktu , termasuk mengatasi finansial bila defisit.

 Ketidakmampuan perusahaan konstruksi untuk memenuhi kewajiban-kewajiban

pada waktunya, dapat menimbulkan hambatan dalam pelaksanaan proyek
 Hambatan tersebut akan menimbulkan kerugian berupa naiknya beban biaya
langsung dan tidak langsung
 Untuk mengatasi hal tersebut diatas dalam pengelolaan keuangan dipergunakan
sarana pengendalian likuiditas berupa Cash Flow (arus kas)

10
TUJUAN CASHFLOW PROYEK

▪ Untuk mengetahui jumlah pinjaman yang diperlukan untuk penyelesaian proyek

▪ Untuk mengetahui jadwal pinjaman yang diperlukan (jumlah dan waktu)
▪ Untuk mengetahui jadwal pengembalian pinjaman (jumlah dan waktu)
▪ Untuk mengetahui jumlah bunga pinjaman yang harus ditanggung oleh proyek
(berpengaruh pada Cost Estimate)
▪ Untuk dapat menekan sekecil mungkin jumlah bunga yang harus ditanggung.

11
UNSUR-UNSUR CASH FLOW

Data yang diperlukan untuk penyusunan Cash Flow proyek adalah :

a. Kontrak
b. Jadwal penerimaan (Progress Schedule)
c. Jadwal pengeluaran
- Jadwal kebutuhan tenaga (Manpower Schedule)
- Jadwal pengadaan bahan (Material Schedule)
- Jadwal Penggunaan Peralatan (Equipment Schedule)
d. Kas Awal
e. Jadwal pinjaman
f. Jadwal pengembalian pinjaman dan pembayaran bunganya
g. Prakiraan pembayaran kepada subkontrak

12
PRINSIP PEMBUATAN CASH FLOW

▪ Cashflow hanya memperhitungkan : Penerimaan yang diperhitungkan bukan

pendapatan yang mungkin tidak langsung berupa pembayaran (bisa berupa piutang)
▪ Pengeluaran yang diperhitungkan bukan biaya yang mungkin tak langsung berupa
pembayaran (bisa berupa hutang)
▪ Cashflow dibuat dengan berorientasi pada balance yang positip atau kondisi liquiditas
yang surplus , bukan defisit
▪ Effektif dan Efisien , maksudnya agar sasaran liquiditas tercapai dan menjadi surplus ,
tidak mengganggu / menyakitkan mitra bisnis dan hubungan bisnispun tetap
memberi manfaat bersama

13
FORMAT CASHFLOW

Jadual Tahun ................

No. Uraian
1 2 3 4 5 6 7 8 9 11 12
1 Penerimaan

2 Pengeluaran

3 Selisih

4 Kas Awal

5 Saldo sblm finansial

Finansial

a. Pinjaman

6 b. Pengembalian

c. Bunga

Total

7 Kas Akhir

8 Posisi Pinjaman

14
CONTOH KASUS
Suatu kontraktor PT. XYZ memperoleh kontrak proyek pembangunan jalan senilai Rp. 10
,- milyar (termasuk PPN 10 %) , didalam kontrak diatur cara pembayaran sbb :

Menurut Time Scheduled yang telah dibuat , proyek akan dapat diselesaikan dalam
waktu 10 bulan , dengan progress sbb :

15
CONTOH KASUS
▪ Bagian keuangan proyek memerlukan waktu satu bulan untuk proses pencairan termin
sejak prestasi termin tercapai (termin I yang yang sdh dapat dicapai bulan ke 3, baru
dapat diterima pada bulan ke 4)
▪ Masa pemeliharaan ditetapkan satu bulan atau bulan ke 11 , sehingga retensi sebesar 5
% dapat dicairkan pada bulan ke 12

Untuk pelaksanaan proyek telah disusun rencana pengeluaran sebagai berikut :

▪ Biaya tidak langsung atau biaya tetap akan dibayar Rp. 100 ,- juta tiap bulan (dari awal
sampai dengan bulan ke 11)
▪ Biaya langsung akan dikeluarkan sesuai jadwal sbb :

16
CONTOH KASUS

Jika kas awal sebesar Rp. 100.000.000 ,- dan bunga pinjaman 2 % per-bulan.

17
CONTOH KASUS

Jadual Tahun ................

No Uraian
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1 Penerimaan
- - - 1.363,5 - 2727 - 2727 - - 1818 454,5
100 100 100 100 100 100 100 100 100 100
2 Pengeluaran 100 550 600 600 1050 900 900 900 550 400 50 -
400

3 Selisih -500 -650 -700 663,5 -1150 1727 -1000 1727 -650 -500 1668 454,5

4 Kas Awal 100 100 440 210 333,5 153,5 1330,5 290,5 977,5 307,5 287,5 425,5

5 Saldo sblm finansial -400 -550 -260 873,5 (816,5) 1880,5 330,5 2017,5 327,5 (192,5) 1955,5 880

Finansial

a. Pinjaman 500 1000 500 - 1000 - - - - 500 - -

6 b. Pengembalian - - - -500 - -500 - -1000 - - -1500 -

c. Bunga - -10 -30 -40 -30 -50 -40 -40 -20 -20 -
-30
Total 500 990 470 -540 970 -550 -40 -1040 -20 480 -1530 -

7 Kas Akhir 100 440 210 333,5 153,5 1330,5 290,5 977,5 307,5 287,5 425,5 880

8 Posisi Pinjaman 500 1500 2000 1500 2500 2000 2000 1000 1000 1500 - -

18
CONTOH KASUS
LABA PERUSAHAAN

Kas Akhir Proyek = Rp. 880.000.000 ,-

Kas Awal Proyek = Rp. 100.000.000 ,-
Laba Perusahaan = Rp. 780.000.000 ,-

19
 ADMINISTRASI LAPANGAN
• Mobilisasi dan Pelaksanaan
• Laporan Proyek
• Penagihan Termyn dan Pembayaran
• Perubahan-perubahan Pekerjaan (CCO, Addendum, dll)
• Penutupan/Pengakhiran Kontrak
• Rapat dengan penyedia jasa
• Menyusun Catatan Kontrak
• Penagihan Termyn dan Pembayaran
• Prosedur Pengukuran Progress dan Pembayaran

20
ADMINISTRASI KONTRAK

ARSIP DAN
DOKUMEN PERSURATAN
POKOK

21
 Dokumen Pokok
• Tanda jaminan
• Jaminan lelang
• Jaminan kinerja
• Jaminan peralatan
• Jaminan pembayaran
• Jaminan subkontraktor
• Sertifikat asuransi
• Asuransi builder all risk
• Asuransi transit
• Asuransi comprehensive general liability, umumnya dalam kontrak
disebutkan

22
 Arsip dan Persuratan
• Memantau dan menjaga dipenuhinya pasal-pasal kontrak oleh kedua belah pihak
penanda tangan kontrak
• Mengetahui apa yang telah dikerjakan di masa lalu
• Audit pelaksanaan kontrak sewaktu akhir proyek
• Melakukan progress payment, change order, dan back charge
• Melakukan korespondensi

Koresponde
Masa nsi,
. Masa
perencanaan Dokumen
dan
eksekusi
keuangan otorisasi,
kontrak dan laporan
pembentukan
berkala

23
 PENGELOLAAN DATA FILE

TENAGA INSTALASI ASPEK

MATERIAL PRODUKSI
KERJA LAPANGAN KONTRAK

24
 TENAGA KERJA
▪Pegawai baru
▪Formulir kehadiran pekerja/ waktu kerja
▪Catatan dari batas akhir kontrak kerja pekerja
▪Surat-surat peringatan kepada pekerja
▪Surat-surat pemutusan hubungan kerja
▪Daftar alokasi tenaga kerja
▪Laporan kecelakaan
▪Surat-surat permohonan cuti pegawai
25
 INSTALASI LAPANGAN
▪Surat permohonan untuk instalasi
▪Surat permohonan untuk transport
▪Lembar waktu peralatan konstruksi utama milik sendiri
▪Lembar waktu peralatan konstruksi yang disewa
▪Catatan pemindahan peralatan
▪Kerusakan dan cacat dari peralatan

26
 MATERIAL
▪Pengendalian material
▪Kemajuan material
▪Penaksiran material di lapangan
▪Pemindahan material
▪Pengembalian material ke supplier

27
 ASPEK KONTRAK
▪Ketetapan dari instruksi lapangan
▪Catatan kerja extra sub kontraktor
▪Lembar kerja harian

28
 PRODUKSI
▪Laporan produksi mingguan
▪Catatan harian lapangan
▪Senggang waktu produksi kritis/ berbahaya

29
 EVALUASI ADMINISTRASI PROYEK
Mudah Dimengerti

Efektif dan Fleksible

Berhubungan dengan Organisasi Proyek

ASPEK

Mempertimbangkan Penyimpangan Yang Akan Terjadi

Ekonomis

Dapat Membedakan Sifat Tindakan Korektif

Partisipasi Pimpinan Eselon Organisasi

30
PERMASALAHAN PADA ADMINISTRASI PROYEK

Penyedia jasa masih menggunakan “Perintah Lisan”

Kebiasaan kurang baik

Menunda Masalah

Mempersulit pelaksanaan kontrak

Mau menghemat, malah tambah rugi

31
YANG HARUS DIPERHATIKAN

Tuntututan Tuntutan
Permintaan
Pimpinan Instansi Teknis
Pemilik
Perusahaan Terkait

Tuntutan
Tuntutan Tuntutan
Masyarakat dan
Pemeriksa Administrasi
Asosiasi Terkait

32
terima
kasih
33
 1.
TRANSITION HEADLINE
Let’s start with the first set of slides
 “
Quotations are commonly printed as a
means of inspiration and to invoke
philosophical thoughts from the
reader.

35
THIS IS A SLIDE TITLE

▪ Here you have a list of items

▪ And some text
▪ But remember not to overload your slides with
content
Your audience will listen to you or read the content, but
won’t do both.

36
BIG
CONCEPT
Bring the attention of your
audience over a key concept
using icons or illustrations

37
YOU CAN ALSO SPLIT YOUR CONTENT
White
Is the color of milk and fresh
snow, the color produced by
the combination of all the colors
of the visible spectrum.
Black
Is the color of coal, ebony, and
of outer space. It is the darkest
color, the result of the absence
of or complete absorption of
light.
38
IN TWO OR THREE COLUMNS

Yellow Blue Red

Is the color of gold, Is the colour of the Is the color of blood,
butter and ripe clear sky and the deep and because of this it
lemons. In the sea. It is located has historically been
spectrum of visible between violet and associated with
light, yellow is found green on the optical sacrifice, danger and
between green and spectrum. courage.
orange.

39
A PICTURE IS WORTH A
THOUSAND WORDS

A complex idea can be

conveyed with just a single
still image, namely making
it possible to absorb large
amounts of data quickly.

40
Want big impact?
Use big image.

41
USE CHARTS TO EXPLAIN YOUR IDEAS

White Gray Black

42
AND TABLES TO COMPARE DATA

A B C

Yellow 10 20 7

Blue 30 15 10

Orange 5 24 16

43
 MAPS

our office

44
89,526,124
Whoa! That’s a big number, aren’t you proud?

45
 89,526,124$
That’s a lot of money

185,244 users
And a lot of users

100%
Total success!

46
OUR PROCESS IS EASY

first second last

47
 ANDROID PROJECT

Place your screenshot here

Show and explain your web, app
or software projects using these
gadget templates.

49
 iPHONE PROJECT
Show and explain your web, app
Place your screenshot
here
or software projects using these
gadget templates.

50
 TABLET PROJECT
Show and explain your web, app
or software projects using these
Place your screenshot here

gadget templates.

51
 DESKTOP PROJECT

Place your screenshot here

Show and explain your
web, app or software
projects using these
gadget templates.

52
THANKS!
ANY QUESTIONS?
You can find me at:
▪ @username
▪ user@mail.me

53
CREDITS

Special thanks to all the people who made and released

these awesome resources for free:
▪ Presentation template by SlidesCarnival
▪ Photographs by Unsplash

54
PRESENTATION DESIGN

This presentation uses the following typographies and colors:

▪ Titles: Encode Sans Bold
▪ Body copy: Encode Sans Extra Light
You can download the fonts on this page:
http://www.impallari.com/testing/encode/

Bright red #f55c21 · Dark red #ba3b21 · Light gray #d4d3d9 · Dark gray #4f4f5c

You don’t need to keep this slide in your presentation. It’s only here to serve you as a design guide if
you need to create new slides or download the fonts to edit the presentation in PowerPoint®

55
 SlidesCarnival icons are editable shapes.

This means that you can:

● Resize them without losing quality.
● Change fill color and opacity.
● Change line color, width and style.

Isn’t that nice? :)

Examples:

56
😉
Now you can use any emoji as an icon!
And of course it resizes without losing quality and you can change the color.

How? Follow Google instructions

https://twitter.com/googledocs/status/730087240156643328

✋👆👉👍👤👦👧👨👩👪💃🏃💑❤😂
😉😋😒😭👶😸🐟🍒🍔💣📌📖🔨🎃🎈
🎨🏈🏰🌏🔌🔑 and many more...

57