OPTIMASI PELAKSANAAN PENGENDALIAN MANAJEMEN

PROYEK

Latar Belakang

Saat ini PT.PLN (Persero) Unit Induk Transmisi Jawa Bagian Timur dan
Bali - Unit Pelaksana Transmisi Bali tak lagi hanya berfokus pada
pengelolaan sistem transmisi, tetapi juga melakukan penyelesaian
pekerjaan Investasi (pengembangan peralatan) dengan melakukan
proses manajemen proyek. Hal ini tertuang dalam Misi PLN UIT JBTB
yaitu Melakukan pengembangan dan pengelolaan aset transmisi,
pengendalian investasi dan logistik transmisi, melaksanakan
pemeliharaan aset transmisi, secara efektif, efisien, andal dan
ramah lingkungan. Sesuai sasaran kinerja pada prespektif keuangan
dan pasar dalam kontrak manejemen UPT Bali tahun 2019 Poin 5
tentang Pencapaian Investasi dengan total nilai 8 Point, UPT Bali
menilai ini sebagai tantangan yang harus bisa tercapai. Kinerja
Pencapaian Investasi memiliki keselarasan untuk mendukung Visi-Misi
PLN, RUPTL, serta RJP Korporat.

Dalam pelaksanaan penyelesaian pekerjaan (proyek) seringkali

pekerjaan dilapangan tidak sesuai dengan apa yang telah
direncanakan sehingga terjadi kerja tambah/kerja kurang Volume
pekerjaan maupun tidak tepatnya waktu penyelesaian pekerjaan, hal
ini mengakibatkan realisasi disburse SKI tidak sesuai dan akan
mempengaruhi Kinerja Progres Fisik Pekerjaan.

Narasumber menemukan beberapa hal terkait keterlambatan dan

ketidak sesuaian pekerjaan dilapangan. Diantaranya adalah :
1. Kurang mampunya Pengawas Lapangan dalam menjalankan
fungsi manajemen proyek
2. Kurang maksimalnya Pengawas Lapangan karena tidak
dibekali Approval Drawing
3. Kurang memahami basic communication antara Dalkon dan
Pengawas Lapangan.
Dari kendala-kendala yang ditemukan dilapangan, narasumber
memiliki inisiatif untuk melakukan perbaikan dan penyempurnaan
proses pengendalian manajemen proyek. Narasumber berharap
dengan penyempurnaan proses pengendalian manajemen proyek,
penyelesaian pekerjaan dilapangan menjadi tepat waktu dan
berkualitas. Sehingga penyerapan anggaran dapat dilakukan sesuai
disburse nya.

BUKU KC UPT BALI 2019 2

Landasan Teori

Proses bisnis level 1 UIT JBTB - UPT Bali

Gambar 1 Proses Bisnis Level 1 UIT-JBTB UPT Bali

Dalam rangka mewujudkan Visi-Misi PLN dan untuk memenuhi setiap

kebutuhan stakeholder, PLN UIT JBTB- UPT Bali memiliki tiga level
proses bisnis, yaitu proses bisnis level 1, level 2, dan level 3. Proses
bisnis level 1 menggambarkan secara umum keseluruhan proses yang

BUKU KC UPT BALI 2019 3

berjalan di UIT JBTB- UPT Bali. Terdapat 5 proses utama yang
dijalankan yaitu proses bisnis perencanaan, proses bisnis manajemen
proyek, proses bisnis pengelolaan sistem transmisi, proses bisnis
penunjang pengelolaan sistem transmisi, serta proses bisnis review
dan improvement. Kelima proses utama tersebut saling bersinergi
membentuk loop tertutup untuk menghasilkan output yang semakin
baik.
Proses bisnis level 2 berisi penjelasan yang lebih detail dari masing-
masing proses bisnis yang ada. Proses bisnis level 2 manajemen
proyek dibangun oleh 5 proses utama yaitu perencanaan manajemen
proyek, pelaksanaan manajemen proyek, pengendalian manajemen
proyek, penyelesaian manajemen proyek, dan pengelolaan RKAU.
• Pengendalian Proyek
Pengendalian proyek dilakukan agar proyek tetap berjalan
dalam batas waktu, biaya dan performan yang ditetapkan
dalam rencana Ada beberapa perbedaan antara perencanaan
dan pengendalian, yaitu :Perencanaan berkonsentrasi pada
penetapan arah dan tujuan, pengalokasian sumberdaya,
pengantisipasian masalah, pemberian motivasi kepada
partisipan untuk mencapai tujuan. Sedangkan pengendalian
berkonsentrasi pada pengendalian pekerjaan ke arah tujuan,
penggunaan sumberdaya secara efektif, perbaikan/ koreksi,
pemberian imbalan pencapaian tujuan.

BUKU KC UPT BALI 2019 4

 Ada setidaknya tiga langkah dalam proses pengendalian
proyek, antara lain:
1. Menentukan standard performansi misalnya spesifikasi
teknis, biaya yang dianggarkan, jadwal atau kebutuhan
sumberdaya
2. Membandingkan performan aktual dengan performan
standard
3. Melakukan tindakan koreksi terhadap penyebab
terjadinya perbedaan performansi aktual terhadap
performansi standard
• Monitoring Informasi
Untuk kepentingan pengendalian, diperlukan informasi yang
tepat waktu dan akurat mengenai pekerjaan yang sedang
berjalan. Agatr dapat menyediakan informasi yang tepat waktu
dan akurat, perusahaan memerlukan sistem informasi yang
baik. Berikut beberapa sistem informasi terkait proyek:
a) Sistem Akuntansi Biaya Proyek (Project Cost
Accounting System/ PCAS).
PCAS adalah suatu struktur dan metodologi, bisa
manual atau komputerisasi, yang memungkinkan
dilakukannya perencanaan, dan pengendalian biaya
proyek

BUKU KC UPT BALI 2019 5

 b) Sistem Informasi Manajemen Proyek
Sistem ini merupakan sistem yang bisa manual atau
terkomperisasi, yang dimaksudkan untuk penyediaan
kebutuhan informasi yang tepat waktu, akurat, sesuai
kebutuhan bagi pembuatan keputusan manajemen.
Secara umum sistem informasi manajemen proyek
bertujuan :
• Menyediakan informasi yang diperlukan untuk
perencanaan, pengendalian dan ringkasan-ringkasan
dokumen.
• Memisahkan data dari sitem informasi kom puter yang
lain ke database proyek
• Mengintegrasikan pekerjaan, biaya tenaga kerja dan
informasi jadwal untuuk menghasilkan perencanaan,
pengendalian dan laporan ringkas ke manajer proyek
dan stakeholder.
• Membantu pelasanaan proyek secara keseluruhan
dalam hal : pembuatan jadwal dan jaringan kerja,
melakukan alokasi sumberdaya dengan teknik leveling,
pembuatan anggaran yang meliputi penganggaran
biaya variabel, biaya tetap dan overhead, melakukan
pengendalian biaya serta analisis performansi,

BUKU KC UPT BALI 2019 6

 menyajikan laporan dan grafik yang dapat dengan
mudah dibaca.

Ditinjau dari tempat asalnya, ada dua jenis pengendalian

proyek yaitu:
1. Pengendalian internal. Pengendalian yang mengacu
pada tindakan pengendalian yang didasarkan pada
standard yang berasal dari sistem kontraktor sendiri.
2. Pengendalian eksternal. Pengendalian yang didasarkan
pada prosedur tambahan yang ditetapkan pihak klien
atau user.

• Proses Pengendalian Proyek

Ada setidaknya dua al penting yang perlu dilakukan sebagai
bagian dari proses pengendalian proyek, yakni
a) Otorisasi pekerjaan
Maksudnya adalah pemberian wewenang ke tingkat
manajemen yang lebih rendah hingga ke tim pekerja
untuk melakukan pekerjaan yang menjadi
tanggungjawabnya seperti yang telah ditetapkan dalam
rencana, jadwal dan anggaran. Untuk proyek-proyek
besar otorisasi akan melalui tahap-tahap pengeluaran
kontrak (contract release) dimana contract administrator

BUKU KC UPT BALI 2019 7

 dari perusahaan menyiapkan dokumen yang
menguraikan secara detail kebutuhan yang diminta
dalam kontrak, dan memberikan perintah kepada tim
manajemen proyek untuk mulai bekerja, project release
dengan mengeluarkan dokumen yang berisi pemberian
wewenang untuk mempergunakan dana proyek, dan
work order release yakni perintah kerja yang dilengkapi
dengan kartu perintah kerja yang menjelaskan
kebutuhan-kebutuhan yang harus dipenuhi,
sumberdaya yang boleh dipakai dan periode waktu yang
diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.. Setiap
perintah kerja dibuatkan rekening biaya. Dokumen
otorisasi yang lain seperti perintah pembelian,
permintaan untuk pengujian, dan pemesanan alat juga
perlu dibuat sebelum dilaksanakan.
b) Pengumpulan Data
Dalam rangka pengumpulan data, perkembangan
setiap pekerjaan dan biaya untuk setiap paket pekerjaan
secara periodik dilaporkan dan dimasukkan ke dalam
PCAS. Dari PCAS diperoleh rangkuman informasi
mengenai biaya untuk departemen tertentu untuk
periode waktu tertentu dan untuk sekumpulan paket

BUKU KC UPT BALI 2019 8

 pekerjaan tertentu. Informasi ini penting untuk
pengendalian biaya.

• Pengendalian Waktu

BUKU KC UPT BALI 2019 9

 Gambar 2 Fungsi dan jenis pengendalian

Untuk Pengendalian waktu dapat digunakan “Time Schedule”,

dengan adanya :

✓ Kurva S –> Dengan cara UPDATING dan ANALYSIS

VARIAN
✓ Bar Chart
✓ UPDATING = Menggambarkan/memperbarui TIME
SCHEDULE umumnya mingguan.

BUKU KC UPT BALI 2019 10

 ✓ ANALYSIS VARIAN = Membandingkan varian yang lama
dan varian yang baru

Gambar 3 Time schedule pekerjaan

BUKU KC UPT BALI 2019 11

• Analisis Kinerja/ Performansi Proyek
Ada bermacam-macam alat dan ukuran yang dapat digunakan
untuk mengukur performansi proyek, antara lain:
1. Analisis Biaya dan Jadwal
1. BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled), yaitu
ukuran yang menyatakan besarnya biaya yang
dianggarkan untuk pekerjaan yang dijadwalkan dan
ditetapkan dalam anggaran
2. ACWP (Actual Cost of Work Performed), yaitu ukuran
yang menyatakan pengeluaran aktual dari pekerjaan
yang sudah dikerjakan sampai waktu tertentu.
3. BCWP (Budgeted Cost of Work Performed), yaitu
ukuran yang menyatakan jumlah biaya yang
dikeluarkan untuk pekerjaan yang sudah dikerjakan.
Ukuran ini disebut juga Earned Value

• Contoh menghitung BCWP:

Perusahaan PT KISS menerima tender dari PLN untuk
pekerjaan melepas meteran lama di rumah-rumah dan
mengganti dengan meteran sistem pula. Nilai kontrak dengan
harga tetap sebesar Rp100 juta untuk pemasangan 100
meteran baru. Beban biaya untuk pemasangan meteran baru
adalah 100 juta/ 100 = 1 juta per unit. PT KISS memperkirakan

BUKU KC UPT BALI 2019 12

 bahwa untuk memasang 5 unit unit meteran baru diperlukan
waktu 1 hari. Dengan demikian untuk menghitung nilai BCWS
pada hari ke-5 adalah 5 x 5 x Rp1.000.000 = Rp25.000.000.
Dengan demikian biaya yang dianggarkan sampai hari ke-5
adalah Rp25 juta. Atas dasar ini maka dapat ditentukan umur
proyek yakni, (50 juta/ 12.5 juta) x 5 hari = 20 hari. Pada
pelaksanaannya, ACWP dimisalkan dalam 5 hari terpasang 20
unit meteran baru dengan biaya 20 x Rp1 juta = Rp20 juta.
BCWP dihitung dengan cara = 20 unit x Rp 1 juta = 20 juta

• Cost Variance (CV).

Merupakan selisih antara biaya yang dianggarkan untuk
pekerjaan yang sudah dikerjakan (BCWP) dengan biaya aktual
untuk pekerjaan yang sudah dikerjakan (ACWP) Atau
CV = BCWP – ACWP
Besaran ini menunjukkan seberapa besar biaya aktual melebihi
biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang sudah
dikerjakan. Bila CV bernilai negatif maka dari segi biaya
performance pekerjaan tersebut kurang bagus

BUKU KC UPT BALI 2019 13

 • Schedule Variance (SV).
Merupakan selisih biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan
yang sudah dilaksanakan (BCWP) dengan biaya yang
dianggarkan untuk pekerjaan yang dijadwalkan (BCWS)
Atau SV = BCWP – BCWS
Besaran ini menunjukkan apakah dalam pelaksanaan
pekerjaan telah terjadi keterlambatan atau justru melampaui
jadwal. Bila SV bernilai positif berarti pelaksanaan pekerjaan
lebih cepat dari yang direncanakan. Bila SV bernilai negatif
berarti terjadi keterlambatan.

• Time Variance (TV).

Merupakan selisih antara waktu saat pelaporan atau status date
(SD) dan waktu ketika BCWS = BCWP atau budgeted cost at
status date (BCSD)

• Cost Performance Index (CPI).

Merupakan perbandingan antara biaya yang dianggarkan
dengan biaya aktual
CPI = BCWP/ ACWP

BUKU KC UPT BALI 2019 14

 • Schedule Performan Index (SPI).
Merupakan perbandingan biaya pekerjaan yang telah
dilaksanakan dengan biaya pekerjaan yang dijadwalkan pada
periode tertentu.
SPI = BCWP/ BCWS
Bilai nilai CPI dan SPI lebih besar dari 1 maka dapat
disimpulkan bahwa pekerjaan lebih cepat dari yang
direncanakan dengan biaya yang lebih kecil dri yang
dianggarkan,

2. Analisis Teknis
Analisis teknis terkait dengan spesifikasi teknis. Analisis ini
untuk melihat apakah hasil proyek memenuhi persyaratan
teknis yang dimintau ataukah tidak. Analisis ini biasanya berupa
pembandingan ukuran, kecepatan, kapasitas, kekuatan produk
dsb.

BUKU KC UPT BALI 2019 15

Proses bisnis level 2 Pelaksanaan Manajemen proyek

Gambar 4 Proses Bisnis Level 2 Pelaksanaan Manajemen Proyek

UIT-JBTB UPT Bali

BUKU KC UPT BALI 2019 16

Proses bisnis level 2 Pengendalian manajemen proyek

Gambar 5 Proses Bisnis Level 2 Pengendalian Manajemen Proyek

UIT-JBTB UPT Bali

BUKU KC UPT BALI 2019 17

Pembahasan

Upaya peningkatan yang dapat dijalankan untuk mengoptimalkan

pengawasan diantaranya adalah Pembekalan Pengawas Lapangan
tentang skup pekerjaannya. Tak hanya direktur pekerjaan dan direktur
lapangan, pegawai yang bertugas di Gardu Induk sebagai pengawas
juga perlu mengetahui secara detail lingkup pekerjaan yang dilakukan
oleh pihak penyedia. Itu karena Pengawas Lapangan bertugas
mengawasi secara langsung setiap proses pekerjaan dilapangan.
Pengawas Lapangan menjadi kontrol terakhir yang bisa dilakukan saat
proses pekerjaan untuk mencegah ketidaksesuaian hasil pekerjaan.
Narasumber menemukan para Pengawas Lapangan tidak mengetahui
lingkup pekerjaan di wilayahnya, hal inilah yang menimbulkan masalah
sering terjadinya perbedaan eksekusi dilapangan dengan item
pekerjaan pada dokumen kontrak baik dari sisi material, lingkup kerja,
dan durasi pelaksanaan. Perbedaan tersebut memaksa dilakukannya
adendum kerja tambah maupun kerja kurang yang mengakibatkan
mundurnya proses penyelesaian proyek. Narasumber berpendapat hal
tersebut terjadi karena Pengawas Lapangan yang tidak tidak dilibatkan
sejak awal proses pelaksanaan Manajemen Proyek, ini terlihat pada
proses bisnis UIT JBTB nomor 2.2.2 Pelaksanaan Pengadaan
Penunjukan Langsung dan proses bisnis UIT JBTB nomor 2.2.5
approval dokumen dengan penyedia barang dan jasa bahwa kedua
proses tersebut belum secara detail menunjukkan keterlibatan

BUKU KC UPT BALI 2019 18

Pengawas Lapangan. Sehingga Pengawas Lapangan tidak
sepenuhnya memahami tugas dan tanggung jawabnya sebagai
pengontrol pekerjaan yang dilakukan oleh pihak penyedia.

Gambar 6 Probis level 3 Pelaksanaan Pengadaan Penunjukan

Langsung

BUKU KC UPT BALI 2019 19

 Gambar 7 Probis level 3 Approval Dokumen dengan Penyedia Jasa

Berdasarkan kajian tersebut narasumber merumuskan skema agar

Pengawas Lapangan turut serta dalam proses aanwijzing dan kick off
meeting. Sehingga pada saat pelaksanaan pekerjaan Pengawas
Lapangan memiliki bekal approval drawing dan lingkup pekerjaan pada
dokumen kontrak.

Gambar 8 Keterlibatan Pengawas Lapangan dalam Pelaksanaan

Manajemen Proyek

BUKU KC UPT BALI 2019 20

Penyempurnaan Basic Communication antara Dalkon dan
Pengawas Lapangan

Pengendalian manajemen proyek diperlukan untuk memastikan

pekerjaan berjalan sesuai rencana dan selesai tepat waktu. Setiap
pihak yang terlibat dalam pengendalian manajemen proyek saling
bekerja sama untuk menyusun laporan progress pekerjaan. Dalam
prosesnya narasumber berpendapat bahwa komunikasi antara
Pengendali Konstruksi (Dalkon), Direksi Pekerjaan (Dirpek), Direksi
Lapangan (Dirlap), dan Pengawas Lapangan belum berjalan efektif.
Informasi progress pekerjaan yang diberikan oleh Pengawas
Lapangan, Dirlap, Dirpek, dan Dalkon seringkali berbeda. Narasumber
melihat perlunya ada penyempurnaan basic communication antara
Dalkon dan Pengawas Lapangan untuk meningkatkan koordinasi dan
kualitas pelaporan progress pekerjaan.

BUKU KC UPT BALI 2019 21

 Gambar 9 alur koordinasi proses Pengendalian Manajemen
Proyek

Kendala
Kendala yang muncul dalam penerapan Optimasi pelaksanaan
pengendalian manajemen proyek yaitu keahlian/kemampuan
Pengawas Lapangan kurang mendukung untuk dapat menyandingkan
realisasi pekerjaan dengan Approval Drawing. Sehingga narasumber
mengusulkan agar setiap Pengawas Lapangan agar minimal diberi
pembekalan tentang lingkup pekerjaan yang diawasinya melalui
knowledge sharing internal maupun diklat.

BUKU KC UPT BALI 2019 22

Masalah-masalah Dalam Pengendalian Proyek
Beberapa masalah yang sering dijumpai dalam pengendalian
proyek antara lain sebagai berikut:
1. Hanya menekankan pada satu faktor dan mengabaikan faktor
lain. Misalnya pengendalian hanya menekankan pada waktor
biaya sementara faktor performansi diabaikan.
2. Prosedur pengendalian tidak diterima oleh staff karena kurang
memahami arti penting pengendalian.
3. Terjadinya pelaporan informasi yang kurang akurat
4. Para manajer terlibat dalam beberapa proyek yang
menyebabkan terabaikannya salah satu proyek.
5. Kesalahan mekanisme dan pelaporan akuntansi
6. Manajer tidak tegas terhadap isu-isu kontroversial dan
menganggap masalah akan selesai dengan sendirinya sejalan
dengan berlalunya waktu.

Kelebihan
Optimasi pelaksanaan pengendalian manajemen proyek berdampak
pada mutu pekerjaan yang sesuai dengan perencanaan, dan pekerjaan
dapat selesai tepat waktu. Sehingga proses penyelesaian manajemen
proyek dapat dilakukan sesuai jadwal disburse nya.

BUKU KC UPT BALI 2019 23

Harapan
Dengan diterapkannya Optimasi pelaksanaan pengendalian
manajemen proyek narasumber berharap proses bisnis manajemen
proyek secara keseluruhan menjadi lebih efektif dan berdampak pada
peningkatan keandalan sistem penyaluran tenaga listrik di wilayah Bali.
Sehingga pencapaian kinerja di PLN UIT JBTB- UPT Bali menjadi
semakin baik dan selalu dapat memenuhi permintaan stakeholder.

Saran
Diharapkan setiap pekerjaan yang akan dilaksanakan diawasi oleh
tenaga yang kompeten di bidangnya (sesuai lingkupnya contoh: listrik,
sipil, kontruksi)

BUKU KC UPT BALI 2019 24