BAB IV

PENGENDALIAN PROYEK

4.1 Gambaran Umum

Dalam pelaksanaan suatu proyek,dibutuhkan suatu pengendalian, agar proyek
yang sedang di kerjakan dapat berjalan dengan baik, sesuai dengan perencanaan
yang telah dibuat pada tahap persiapan.dalam pengendalian suatu proyek harus
memenuhi persyaratan mutu, yang merupakan sasaran pengelolaan proyek
disamping jadwal dan biaya.
Karakteristik proyek dapat dipandang dalam tiga dimensi yaitu unik,
melibatkan sejumlah sumber daya, dan membutuhkan organisasi. Jadi
pengendalian sangat diperlukan pada tahap pelaksanaan. Pengendalian (control)
diperlukan untuk menjaga kesesuaian antara perencanaan dan pelaksanaan. Tiap
pekerjaan yang dilaksanakan harus diinspeksi dan dicek oleh pengawas lapangan,
apakah sudah sesuai dengan spesifikasi atau belum. Pengendalian proyek adalah
pengontrolan pelaksanaan proyek untuk mencapai keberhasilan proyek.
Pengendalian dilakukan seiring pelaksanaan proyek dengan tujuan proyek
tetap berjalan dalam batas waktu, biaya dan performansi yang ditetapkan dalam
rencana. Pengendalian adalah melihat ke belakang, menentukan apa yang
sebenarnya terjadi, dan membandingkan dengan hasil yang direncanakan
sebelumnya.
Pengendalian adalah usaha sistematis untuk menentukan standar yang sesuai
dengan sasaran perencanaan, merancang sistem informasi, membandingkan
pelaksanaan dengan standar, menganalisis adanya penyimpangan antara
pelaksanaan dan standar, kemudian mengambil tindakan koreksi yang diperlukan
sumber daya dapat digunakan secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai
sasaran.
Mutu adalah sifat dan karakteristik produk atau jasa yang membuatnya
memenuhi kebutuhan pelanggan atau pemakai (customers). Definisi lain untuk
mutu yang sering diasosiasikan dengan proyek adalah fitness for use. Istilah ini

60
 61

disamping memiliki arti seperti yang diuraikan diatas, juga memperhatikan

masalah tersedianya produk, keandalan, dan masalah pemeliharaan.
4.1.1 Fungsi Pengendalian Proyek
Pengendalian memiliki dua fungsi yang sangat penting :
a. Fungsi Pemantauan
Dengan pemantauan yang baik terhadap semua kegiatan proyek akan
memaksa unsur-unsur pelaksana untuk bekerja secara cakap dan jujur.
b. Fungsi Manajerial
Pada proyek-proyek yang komplek dan mudah terjadi perubahan (dinamis)
pemakaian pengendalian dan sistem informasi yang baik akan memudahkan
manajer untuk segera mengetahui bagian-bagian pekerjaan yang mengalami
kejanggalan atau memiliki performa yang kurang baik. Dengan demikian
dapat segera dilakukan usaha untuk mengatasi atau meminimalkan
kejanggalan tersebut.
4.1.2 Faktor Penghambat Proses Pengendalian
Ada beberapa faktor yang menyebabkan pengendalian menjadi tidak
efektif yaitu :
a. Definisi Proyek
Definisi proyek yang dimaksud adalah keadaan proyek itu sendiri atau
gambaran yang dibuat oleh perencana. Pada proyek yang komplesksitasnya
tinggi mengakibatkan kesulitan dalam koordinasi dan komunikasi.
b. Faktor Tenaga Kerja
Pengawas yang kurang ahli dibidangnya atau kurang berpengalaman dapat
menyebabkan pengendalian proyek menjadi tidak efektif dan kurang akurat.
c. Faktor Sistem Pengendalian
Penerapan sistem informasi dan pengawasan yang terlalu formal dengan
mengabaikan hubungan kemanusiaan akan timbul kekakuan dan keterpaksaan.
4.1.3 Faktor Pendukung Proses Pengendalian
Ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan agar pengendalian dan sistem
informasi berlangsung dengan baik yaitu :
 62

a. Ketepatan Waktu
Keterlambatan pemantauan hanya akan menghasilkan informasi yang sudah
tidak sesuai lagi dengan kondisi.
b. Akses Antar Tingkat
Derajat kemudahan untuk akses dalam jalur pelaporan performa angat
berpengaruh untuk menjaga efektifitas sistem pengendalian.
c. Perbandingan Data Terhadap Informasi
Data yang diperoleh dari pengamatan harus mampu memberikan informasi
secara proporsional. Jangan sampai terjadi jumlah data yang didapat
berjumlah ribuan bahkan ratusan ribu namun hanya memberkan satu dua
informasi.
d. Data Informasi yang Dapat Dipercaya
Masalah ini menyagkut kejujuran dan kedisiplinan semua pihak yang terlibat
dalam proyek. Semua perjanjian dan kesepakatan yang telah dibuat seperti
waktu pengiriman peralatan dan bahan, waktu pembayaran harus benar-benar
ditepati.
e. Obyektifitas Data
Data yang diperoleh harus sesuai dengan apa yang terjadi di lapangan.
Pemakaian asumsi, kira-kira atau pendapat pribadi tidak boleh dimasukkan
sebagai data hasil pengamatan.
4.1.4 Langkah-Langkah dalam Pengendalian
Secara umum ada tiga langkah pokok dalam proses pengendalian, yaitu :
a. Menentukan standar performansi sesuatu yang akan dikendalikan. Standar ini
bisa berupa spesifikasi teknis, biaya yang dianggarkan, jadwal dan kebutuhan
sumberdaya.
b. Membandingkan antara performansi aktual dan performansi standar hasil
pekerjaan dan pengeluaran yang sudah terjadi dibandingkan dengan jadwal,
biaya dan spesifikasi performansi yang direncanakan.
c. Melakukan tindakan koreksi, bila performansi aktual secara signifikan
menyimpang dari yang direncanakan tindakan koreksi perlu dilakukan.
 63

Tindakan koreksi bisa berupa perubahan pekerjaan, standar dan rencana

diubah atau penambahan sumberdaya.

4.1.5 Aspek yang Berkaitan dengan Pengendalian Proyek

Proses pengendalian proyek konstruksi terkait banyak faktor yang saling
mempengaruhi. Faktor-faktor yang tersebut seperti dalam gambar 4.1 di bawah
ini:

Gambar 4.1 Aspek Dalam Pengendalian Proyek Konstruksi

4.2 Pengelolaan Mutu (Quality Control)

Setelah dipahami arti mutu proyek, langkah berikutnya adalah mengelolah
aspek mutu tersebut dengan benar dan tepat sehingga tercapai apa yang disebut
dengan fitness for use, yaitu pengelolaan yang bertujuan mencapai persyaratan
mutu proyek pada pekerjaan pertama tanpa adanya pengulangan, dengan cara-cara
efektif dan ekonomis. Pengelolaan mutu proyek merupakan unsur dari
pengelolaan proyek secara keseluruhan antara lain sebagai berikut :
a. Meletakan dasar filosofi dan mutu proyek.
b. Memberikan keputusan strategis mengenai hubungan antara mutu dan jadwal.
c. Membuat program penjamin dan pengendalian mutu proyek (QA / QC).
d. Implementasi program QA / QC.
 64

4.2.1 Rencana Inspeksi, Test dan QC

Pada umumnya rencana inspeksi, test, dan QC meliputi hal-hal sebagai
berikut :
a. Titik inspeksi dan test
Setiap titik inspeksi hendaknya ditentukan sepanjang siklus pembuatan sampai
dengan instalasi.
b. Mandatory hold point
Pada ujung tahap tertentu dari proses pabrikasi atau instalasi harus diverifikasi
oleh pihak ketiga sebagai syarat untuk memenuhi ketentuan hukum dengan
cara memberi sertifikat.
c. Standar yang akan diperlukan
Semua standar dan krieria yang berkaitan dengan inspeksi dan test serta
prosedur yang menyertai hendaknya dicantumkan didalam program yang
bersangkutan.
4.2.2 Pengendalian Mutu Konstruksi
Beberapa hal yang perlu diperhatikan pada kegiatan konstruksi dalam
hubungan nya dengan masalah mutu adalah sebagai berikut :
a. Material konstruksi
b. Peralatan (equipment)
c. Pelatihan dan spesifikasi tenaga
4.2.3 Masa Jaminan Mutu
Umumnya pasal-pasal kontrak EPK mengatur pula masalah jaminan mutu
material dan pekerjaan (workmanship) sampai batas waktu tertentu (lazimnya 1
tahun). Pada kurun waktu tersebut, kontraktor memberikan pelayanan secara
cuma-cuma untuk perbaikan kerusakan atau pengganti bagian-bagian yang rusak.

4.3 Pengendalian Waktu (Time Control)

 65

Pengendalian waktu di lapangan bertujuan untuk menjaga agar waktu

pelaksanaan sesuai dengan rencana waktu yang telah dipersiapkan sebelum
proyek dimulai. Hal ini dimaksudkan agar rencana waktu yang telah ada dapat
digunakan sebagai tolok ukur terhadap pelaksanaan untuk mengetahui kemajuan
pekerjaan. Pengendalian waktu pelaksanaan proyek dapat dilakukan dengan
menggunakan alat bantu jadwal pelaksanaan seperti Bar Chat Schedule, kurva S
sebagai indikator terlambat tidaknya proyek dan formulir – formulir pengendalian
jadwal yang lebih rinci, masing – masing untuk bahan, alat maupun
subkontraktor.

4.4 Kurva Pengendalian (Kurva S)

Kurva Pengendalian Kurva-S dapat dibuat dengan cepat dan mudah dalam
penggunaannya untuk berbagai tujuan, termasuk pembandingan visual antara
target dan kemajuan aktual. Kurva S dipakai juga untuk pengujian ekonomi dan
mengatur pembebanan sumber daya serta alokasinya, menguji perpaduan kegiatan
terhadap rencana kerja, pembandingan kinerja aktual target rencana atau anggaran
biaya untuk keperluan evaluasi dan analisis penyimpangan. Kurva kemajuan
secara grafis dapat memberikan bermacam ukuran kemajuan pada sumbu tegak
dikaitkan dengan satuan waktu pada sumbu mendatar. Kriteria kemajuan dapat
berupa persentase bobot prestasi pelaksanaan atau produksi, nilai uang yang
dibelanjakan, jumlah kuantitas atau volume pekerjaan, penggunaan berbagai
sumber daya dan masih banyak lagi ukuran lainnya. Kurva-S rangkap ini
membentuk semacam pembungkus. Jika pelaksanaan yang sebenarnya berada
dalam daerah pembungkus, maka sasaran proyek besar kemungkinannya akan
tercapai. Jika pelaksanaan sebenarnya berada dalam lingkungan pembungkus itu
maka sasaran proyek besar kemungkinan akan dapat tercapai. Bila pelaksanaan
sebenarnya berada di bawah rencana memulai lambat maka proyek umumnya
tidak akan dapat diselesaikan tepat pada waktunya jika tidak diadakan revisi.
Untuk mencegah sampai adanya kurva pelaksanaan berada di bawah rencana
mulai paling lambat maka pada setiap unit waktu tertentu disajikan
kecenderungan arah kemiringan kurva (trend). Pada kurun waktu tertentu, bila
 66

trend kurva naik berarti kinerja pelaksanaan proyek baik. Kondisi yang demikian
mengakibatkan hasil yang dicapai lebih besar dari yang direncanakan. Tetapi ada
kalanya trend kurva mendatar atau bahkan turun. Gejala ini jika terus berlanjut
mengakibatkan kurva berada di bawah mulai paling lambat. Ini berarti prestasi
kerja yang dicapai lebih rendah dari yang direncanakan.
Dengan mengetahui trend kurva pengendalian pihak pengawas dapat
memberikan saran atau peringatan kepada pihak pelaksana proyek. Penggunaan
grafik “S” dijumpai dalam hal-hal berikut :
a. Pada analisis kemajuan proyek secara keseluruhan.
b. Penggunaan sama dengan butir di atas, tetapi untuk satuan unit pekerjaan atau
elemen- elemennya.
c. Pada kegiatan engineering dan pembelian untuk menganalisis prosentase (%)
penyelesaian pekerjaan, misalnya jam-orang untuk menyiapkan rancangan,
produksi gambar, menyusun pengajuan pembelian terhadap waktu.
d. Pada kegiatan kontruksi, yaitu untuk menganalisa pemakaian tenaga kerja atau
jam- orang dan untuk menganalisa prosentase (%) penyelesaian serta
pekerjaan lain yang diukur dalam unit versus waktu. Grafik “S” sangat
berfaedah untuk dipakai sebagai bulanan dan laporan kepada pimpinan proyek
maupun pimpinan perusahaan karena grafik ini dapat dengan jelas
menunjukkan kemajuan proyek maupun pimpinan perusahaan karena grafik
ini dapat dengan jelas menunjukkan kemajuan proyek.
Tabel 4.1 Kurva Pengendalian
 67

4.6 Laporan Kemajuan Pekerjaan

Seiring dengan adanya kemajuan (progress) pada masing-masing pekerjaan,
untuk mengetahui kemungkinan adanya penyimpangan terhadap rencana perlu
dilakukan pengukuran pada pekerjaan yang telah dilaksanakan. Hasil pengukuran
pekerjaan dituangkan dalam suatu laporan. Laporan kemajuan proyek
menjelaskan kemajuan proyek sampai dengan saat pelaporan, termasuk
didalamnya :
a. Tabulasi persentase penyelesaian pekerjaan utama.
b. Kemajuan pekerjaan dibandingkan dengan jadwal induk.
c. Kesulitan yang dihadapi dan rencana pemecahannya.
d. Membahas masalah penting yang mungkin berdampak besar terhadap
pencapaian sasaran proyek. Sistem informasi (laporan) sebaiknya memberikan
keterangan yang singkat, jelas dan dapat dimengerti. Tabulasi kemajuan
pekerjaan menjelaskan hasil-hasil kegiatan perencanaan, pangadaan dan
pelaksanaan yang telah dicapai sampai saat pelaporan, kumulatif dan pada
bulan yang bersangkutan.
 68

Pengendalian waktu dapat dilaksanakan dengan melaporkan kegiatan kegiatan

proyek yang terbagi dalam beberapa tahap laporan, antara lain ; laporan harian,
laporan mingguan, dan laporan bulanan.
4.5.1 Laporan Harian (Daily Report)
Laporan harian adalah laporan yang dibuat oleh pelaksana lapangan yang
berisi tentang uraian kegiatan yang dilakukan dalam satuan hari.
Berikut ini informasi penting yang harus ditulis dalam laporan harian proyek :
a. Rincian pekerjaan yang sedang dikerjakan termasuk lokasi pekerjaan.
b. Penjelasan cuaca pada hari tersebut.
c. Jumlah dan jenis alat-alat yang digunakan (alat berat, alat pendukung, dan alat
bantu).
d. Bahan material konstruksi yang digunakan.
e. Tanda tangan dari pelaksana dan konsultan pengawas.

4.5.2 Laporan Mingguan (Weekly Report)

Laporan mingguan adalah laporan yang berisi tentang pelaporan progres
atau bobot pekerjaan (realisasi pekerjaan) secara mingguan. Berikut ini isi dari
laporan mingguan (weekly report):
a. Volume RAB dan bobot masing-masing item pekerjaan.
b. Volume kumulatif progress yang sudah diselesaikan pada minggu
sebelumnya, minggu ini dan totalnya (dalam persen).
c. Bobot dalam persen di masing-masing item pekerjaan (minggu lalu, minggu
ini dan total).
d. Kendala apa saja yang dialami dalam pelaksanaan pekerjaan.
4.5.3 Laporan Bulanan (Monthly Report)
Laporan bulanan adalah laporan proyek yang berisi tentang pelaporan
progress atau bobot pekerjaan (realisasi pekerjaan) secara bulanan. Jenis laporan
proyek yang paling lengkap adalah laporan bulanan karena terdiri dari beberapa
 69

informasi penting yang dirangkum dalam satu buku. Berikut ini isi dari laporan
bulanan pada proyek :
a. Volume yang telah diselesaikan.
b. Laporan proggress akhir bulan.
c. Daftar staf di proyek tersebut.
d. Daftar alat dan jumlah yang digunakan.
e. Foto dokumentasi pekerjaan.
f. Kendala selama pelaksanaan pekerjaan.

4.7 Perkiraan Kurun Waktu (Durasi)

Setelah terbentuk jaringan kerja, masing-masing komponen kegiatan diberikan
perkiraan kurun waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan yang
bersangkutan, juga perkiraan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan
kegiatan tersebut.
Durasi suatu aktivitas adalah panjangnya waktu pekerjaan mulai dari start
sampai finish. Ada 2 pendekatan dalam menentukan durasi aktivitas, yaitu :
a. Pendekatan Teknik, meliputi memeriksa persediaan sumber daya (a), mancatat
produktivitas sumber daya (b), memeriksa kuantitas pekerjaan (c), kemudian
menentukan durasi [(c/a)*b].
b. Pendekatan praktek, meliputi pengalamandan keputusan.