DAFTAR ISI

BAB I PROSES BISNIS PMO ................................................................... 4

1.1 Pengelolaan Proyek di PT PLN (Persero) .......................................................... 4

1.2 Tahapan Pengelolaan Proyek ............................................................................. 7
1.3 Knowledge Area Dalam Pengelolaan Proyek (Berbasis PMBOK) ................... 13

BAB II IDENTIFIKASI STAKEHOLDERS PROYEK

KETENAGALISTRIKAN .......................................................................... 15

2.1 Definisi Stakeholders .............................................................................................. 15

2.2 Kelompok Stakeholders .......................................................................................... 15
2.3 Pengelolaan Stakeholders ...................................................................................... 17
2.4 Identifikasi Stakeholders ......................................................................................... 17

BAB III PERENCANAAN KOMUNIKASI PROYEK ................................ 24

3.1 Pendahuluan ........................................................................................................... 24

3.2 Identifikasi Kepentingan Stakeholders .................................................................... 25
3.3 Elemen Perencanaan Komunikasi .......................................................................... 25
3.4 Persiapan Rapat ..................................................................................................... 30
3.5 Kendala Komunikasi ............................................................................................... 33

BAB IV DISTRIBUSI INFORMASI .......................................................... 34

4.1 Kegiatan Distribusi Informasi .................................................................................. 34

4.2 Media Distribusi Informasi ....................................................................................... 34
4.3 Tahapan Distribusi Informasi .................................................................................. 35
4.4 Dimensi dan Metoda Komunikasi ........................................................................... 36

BAB V PENGELOLAAN KOMUNIKASI PROYEK ................................. 37

5.1 Tujuan Pengelolaan Komunikasi ............................................................................ 37

5.2 Tahapan Dalam Pengelolaan Komunikasi .............................................................. 37
5.3 Tata Cara Memimpin Rapat .................................................................................... 39

BAB VI PELAPORAN KINERJA PROYEK............................................. 42

6.1 Tujuan Pelaporan Proyek........................................................................................ 42

6.2 Tahapan Pelaporan Proyek .................................................................................... 42
6.3 KURVA - S .............................................................................................................. 43
6.4 Reporting System .................................................................................................... 46

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 1

 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Gambaran Kegiatan Pembangunan Sistem Ketenagalistrikan Yang

Dilaksanakan Oleh PLN Selama 10 Tahun Kedepan ......................................................... 4
Gambar 1.2 Sistem Ketenagalistrikan PLN ........................................................................ 6
Gambar 1.3 Tiga Tingkatan Proyek Ketenagalistrikan ....................................................... 8
Gambar 1.4 Tahapan dalam Proses Bisnis Investasi Pembangunan Ketenagalistrikan ... 8
Gambar 1.4 Output Tahapan Inisiasi .................................................................................. 9
Gambar 1.4 Siklus 5 Tahapan Pengelolaan proyek ......................................................... 13
Gambar 2.1 Tiga Area Stakeholder ................................................................................. 17
Gambar 2.2 Stakeholders yang terkait dengan Perusahaan ............................................ 19
Gambar 2.3 Stakeholder Proyek ....................................................................................... 20
Gambar 2.4 Pengelolaan Stakeholder .............................................................................. 23
Gambar 3.1 Ilustrasi Komunikasi ...................................................................................... 24
Gambar 3.2 Ilustrasi Komunikasi ...................................................................................... 25
Gambar 3.3 Tahapan Kegiatan Perencana Komunikasi .................................................. 26
Gambar 3.4 Jalur Komunikasi ........................................................................................... 28
Gambar 4.1 Tahapan Kegiatan Distribusi Informasi ......................................................... 35
Gambar 5.1 Tahapan Pengelolaan Komunikasi Proyek ................................................... 37
Gambar 6.1 Tahapan Pelaporan Proyek .......................................................................... 42
Gambar 6.2 Kurva S ...................................................................................................... 44
Gambar 6.3 Contoh Kurva S .......................................................................................... 46

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 2

 DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Matrix Antara 5 Tahapan Pengelolaan Proyek Dan Knowledge Area ............ 14
Tabel 3.1 Kendala dalam Komunikasi Pada Umumnya ................................................... 33
Tabel 6.1 Contoh Proyek Pembangunan Rumah ............................................................. 45
Tabel 6.2 Contoh Proyek Pembangunan Rumah denganb kurva - S .............................. 45

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 3

 BAB I PROSES BISNIS PMO

1.1 Pengelolaan Proyek di PT PLN (Persero)

1.1.1. Pengantar Investasi Sistem Ketenagalistrikan di PT PLN
(Persero)

PT. Perusahaan Listrik Negara (PT. PLN) Persero merupakan Badan

Usaha Milik Negara (BUMN) yang menyediakan layanan listrik untuk kebutuhan
masyarakat Indonesia. Sebagai satu-satunya perusahaan penyedia layanan
listrik Negara, PT PLN diharapkan dapat terus meningkatkan rasio elektrifikasi
hingga dapat memenuhi kebutuhan pelanggan baru maupun lama diseluruh
Indonesia. Dengan pertumbuhan demand yang tinggi, PLN dituntut untuk
meningkatkan kapasitas produksinya agar dapat memenuhi kebutuhan
masyarakat pengguna listrik mulai dari Rumah Tangga, Sosial, Bisnis, Industri
sampai Kantor Pemerintahan.
Untuk dapat memenuhi kebutuhan listrik bagi seluruh Pelanggan, PLN
ditugaskan menyediakan untuk pasokan listrik dengan kapasitas diatas
kebutuhan serta kehandalan sistemnya. Penyediaan pasokan tenaga listrik
setiap tahunnya dilaksanakan oleh PLN melalui PLN Unit Induk Pembangunan di
seluruh Indonesia. Pembangunan sistem ketenagalistrikan yang dilaksanakan
oleh PLN mengacu pada RUPTL (Rencana Umum Penyediaan Tenaga Listrik)
yang diterbitkan setiap tahun oleh PLN dan mendapat persetujuan dari
Pemerintah melalui Kementerian Energi dan Sumber daya Mineral (Kemen
ESDM).
Secara umum gambaran kegiatan pembangunan sistem ketenagalistrikan
yang dilaksanakan oleh PLN selama 10 tahun kedepan dapat dilihat pada profil
di bawah ini :

Gambar 1.1 Gambaran Kegiatan Pembangunan Sistem Ketenagalistrikan Yang

Dilaksanakan Oleh PLN Selama 10 Tahun Kedepan

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 4

 Dari tabel di atas, dapat dilihat jumlah proyek di RUPTL yang akan
dilaksanakan selama 10 tahun sejumlah 3.432 dengan proyek kebutuhan
investasi PLN setiap tahunnya mencapai Rp 60 Trilyun. Kegiatan investasi
pembangunan sistem ketenagalistrikan yang dilaksanakan oleh PLN melalui
tahapan panjang yang meliputi 5 fase yaitu:
1. Fase Inisiasi (Initiation)
2. Fase Perencanaan (Planning)

3. Fase Pra-Pelaksanaan (Pre-Execution)

4. Fase Pelaksanaan (Execution)
5. Fase Penyelesaian (Closing)
Kelima fase tersebut berlaku pada kegiatan pembangunan instalasi Pembangkit,
transmisi dan Gardu Induk. Pada 5 fase tersebut terdapat 111 proses yang
dijalankan untuk mendukung pembangunan sistem ketenagalistrikan mulai dari
penyiapan RUPTL sampai proses serah terima proyek kepada unit operasi.
Dalam setiap fase dibutuhkan komunikasi yang baik antara PLN dengan seluruh
stakeholdernya agar dapat tercipta pelaksanaan pembangunan sesuai dengan
rencana proyek yang meliputi Scope, Waktu, Biaya dan Mutu (kwalitas proyek).
Komunikasi yang dibangun harus memenuhi semua kebutuhan dan
harapan dari para stakeholders mulai dari Pemerintah, Pemasok, Konsultan,
Kontraktor, Pemerintah Daerah, Masyarakat disekitar lingkungan proyek, Media
dan para Pekerja. Keberhasilan komunikasi akan berdampak pada suksesnya
proyek sehingga PLN dapat memenuhi pasokan tenaga listrik bagi seluruh
masyarakat dalam waktu yang tepat dan kwalitas yang baik.
Aspek pendukung keberhasilan dalam komunikasi proyek meliputi pelaku
komunikasi, media yang digunakan, waktu yang telah ditetapkan, alur informasi
yang sesuai dengan Basic Communication yang disepakati dan isi informasi yang
dibutuhkan oleh stakeholder.
Kemampuan anggota tim proyek baik secara individu maupun secara
kolektif dalam melaksanakan komunikasi proyek perlu dibangun dan
dipersiapkan agar seluruh prasyarat komunikasi dapat terpenuhi. Dalam buku
ini akan diuraikan bagaimana tim proyek mengidentifikasi stakeholder
terkait, bagaimaan merencanakan komunikasi proyek, bagaimana
mendistribusikan informasi, bagaimana mengelola komunikasi dan
bagaimana mempersiapkan laporan yang mendukung proses komunikasi.

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 5

1.1.2. Latar Belakang

Sebagai ilustrasi kegiatan sistem ketenagalistrikan yang dikelola PLN,

berikut ini dapat dilihat siklus mulai diproduksinya tenaga listrik oleh beberapa
pembangkit tenaga listrik dilanjutkan dengan proses transmisi (pengiriman)
tenaga listrik ke konsumen melalui sisten transmisi, gardu induk samai kepada
pelanggan akhir.

Gambar 1.2 Sistem Ketenagalistrikan PLN

Aset pembangkit, transmisi dan gardu induk yang dioperasikan PLN, dibangun
oleh Direktoraat Konstruksi & EBT dibantu 14 PLN Unit Induk Pembangunan
(UIP) dengan 59 Unit Pelaksana Konstruksi (UPK) yang tersebari di seluruh
Indonesia.
Dalam upaya medukung pelaksanaan pembangunan sisem ketenagalistrikan,
PLN telah membangun sistem komputerisasi PMO Konstruksi (Program
Management Office) yang berfungsi sebagai tools untuk kegiatan monitoring dan
controlling bagi proyek-proyek yang sedang disiapkan maupun proyek yang
sedang berlangsung.

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 6

 Pembangunan sistem PMO didasarkan oleh beberapa kebutuhan /
tantangan yaitu
1. Tantangan untuk mendapatkan gambaran yang terkonsolidasi terhadap
seluruh proyek-proyek ketenagalistrikan, sehingga Manajemen dapat
mengambil keputusan secara cepat dan tepat
2. Tantangan untuk meningkatkan kinerja proyek demi tercapainya sasaran
kerja investasi proyek
3. Tantangan dalam penyelenggaraan adsministrasi investasi proyek
sehingga memudahkan komunikasi dengan stakeholders
4. Tantangan dalam mengelola utilisasi sumber daya proyek, terutama
anggaran, secara optimal
5. Konsistensi Proses pelaporan proyek agar sesuai dengan bentuk
pelaporan yang diharapkan Stakeholders

1.2 Tahapan Pengelolaan Proyek

Proyek pada ketenagalistrikan terbagi dalam 3 tingkatan :
Portfolio Managementmerupakan kegiatan yang dilaksanakan untuk
mengidentifikasi kandidat proyek, memilih serta memprioritasi proyek yang akan
dijalankan dengan mempertimbangkan aspek jadwal dan kesiapan pendanaan
(investasi).
1. Program Management Office (PMO) merupakan Suatu metodologi
sekaligus organisasi yang bertanggung jawab untuk mengelola multi
proyek
2. Project Management adalah Penerapan pengetahuan, keterampilan, alat
bantu dan teknik-teknik yang mendukung kegiatan proyek untuk
memenuhi kebutuhannya sehingga proyek tersebut bisa berjalan secara
efektif dan efisien.

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 7

Ketiga tingkatan proyek tersebut diilustrasikan pada gambar berikut :

Gambar 1.3 Tiga Tingkatan Proyek Ketenagalistrikan

Menurut PM BOK (Project Management Body of Knowledge) Proyek adalah

upaya temporer yang dilakukan untuk menciptakan / membangun sebuah
produk, service atau hasil yang unik (produk yang khas). Sedangkan
menurut RUPTL, proyek adalah aktivitas pembangunan satu atau lebih
asset ketenagalistrikan dalam RUPTL yang dilakukan dalam jangka waktu
tertentu berdasarkan kelayakan teknis dankepastian pendanaan serta
diimplementasikan dalam satu atau lebih kontrak pekerjaan.

1.2.1 Tahapan Pengelolaan Proyek Berbasis Pedoman Proses

Bisnis Investasi Pembangunan Ketenagalistrikan di PLN

Tahapan dalam proses bisnis investasi pembangunan ketenagalistrikan terdiri

dari 5 tahapan yaitu :

Inisiasi Perencanaan Pra-Pelaksanaan Pelaksanaan Penyelesaian

Gambar 1.4 Tahapan dalam Proses Bisnis Investasi Pembangunan

Ketenagalistrikan

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 8

 a. Fase Inisiasi.
Fase Inisiasi merupakan fase atau tahap pertama dari Proses Bisnis
Proyek. Pada fase ni terdapat proses analisi keperluan Aset melalui
sebuah Forum Perencanaan yang dihadiri oleh berbagai Divisi terkait di
PLN. Hasil forum tersebut nantinya akan dituangkan dalam bentuk
Rencana Usaha Penyediaan Tenaga Listrik (RUPTL).
Kegiatan dalam Fase Inisiasi :
- Menyusun dan memasukan daftar Proyek dalam RUPTL
- Mengkoordinasikan Penyusunan KKP (Kajian Kelayakan Proyek)
Output Fase Inisiasi :
- Dokumen RUPTL
- Dokumen KKP

Output dari tahapan inisiasi adalah buku RUPTL yang disahkan oleh Pemerintah.

Gambar 1.4 Output Tahapan Inisiasi

b. Fase Perencanaan.

Fase Perencanaan ini sangat penting karena hanya dengan perencanaan

yang matang dan cermat maka proyek dapat dijalankan dengan baik dan
terkontrol. Fase Perencanaan akan menilai apakah suatu proyek layak
secara teknis dan layak secara komersil.
Pada Fase inilah suatu proyek ditetapkan apakah dilanjutkan atau
dihentikan (Go or Not Go).
Kegiatan dalam Fase Perencanaan :
- Melakukan survey pendahuluan

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 9

 - Menetapkan ruang lingkup proyek, khususnya terkait energi primer
yang digunakan
- Menyusun Spesifikasi Teknis/ Desain Awal/ Basic Design dan Harga
Perkiraan Enjiner (HPE)
- Menyusun Kajian Risiko
- Menyusun Financial Projection/ Proyeksi Pendanaan
- Menyusun Dokumen Feasibility Study (Studi Kelayakan Proyek)
Output Fase Perencanaan :
- Project Charter
- Dokumen Kajian Risiko
- Dokumen Feasibility Study
- Basic Design
- Dokumen Financial Projection
- Dll

c. Fase Pra-Pelaksanaan.

Setelah suatu calon Aset dinyatakan Layak secara Teknis dan Komersil
yang tuangkan dalam Dokumen Feasibility Study, maka langkah
selanjutnya adalah
- (1) Menentukan Pendanaan,
- (2) Melakukan Pengadaan Kontraktor/Pengembang IPP/Pemasok
Energi Primer, dan
- (3) Melakukan Persiapan Lingkungan dan Pengadaan Tanah.
Fase ini sangat penting karena akan menentukan proses selanjutnya
berdasarkan jenis pendanaan yang digunakan. Setiap jenis pendanaan
memiliki mekanisme yang berbeda-beda.
Kegiatan dalam Fase Pra-Pelaksanaan :
- Menentukan dan Mempersiapkan Pendanaan APLN/ APBN/ Loan
- Membuat Tender Document dan melaksanakan pengadaan
- Mempersiapkan proses perizinan dan pengadaan Tanah
- Dll
Output Fase Pra-Pelaksanaan :
- Surat Kuasa Investasi (APLN)
- DIPA APBN

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 10

 - DIPA SLA (Loan)
- Tender Document
- Dokumen Kontrak
- Dokumen Studi Lingkungan
- AMDAL
- Izin Prinsip
- Bukti Pembebasan Lahan
- Dll

d. Fase Pelaksanaan.

Tahap Pelaksanaan Proyek (Project Execution) adalah suatu proses

untuk melaksanakan perencanaan proyek yang tertuang dalam RUPTL,
dan untuk mencapai objective (sasaran) proyek. Adapun tujuan
Pelaksanaan Proyek adalah:
1. Merealisasikan perencanaan proyek yang tertuang dalam Project
Management Plan.
2. Mengkoordinasikan dan mengoptimalkan kinerja Project Team serta
pemanfaatan sumber daya non-personil.
3. Melaksanakan aktivitas proyek sesuai metodologi dan standar proses
yang sudah didefinisikan.
4. Merealisasikan perubahan perencanaan proyek yang sudah disetujui.
5. Mendokumentasikan aktivitas dan kemajuan proyek serta
mengkomunikasikan secara internal dan eksternal.
Kegiatan dalam Fase Pelaksanaan :
- Aktivitas Konstruksi
- Pembayaran Konstruksi sesuai Progres Pekerjaan
- Melanjutkan proses pengadaan Lahan (untuk proyek Transmisi jika
belum selesai)
Output Fase Pelaksanaan :
- Laporan Rutin Progress Konstruksi
- Invoice Pembayaran, dll

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 11

 Fase ini merupakan rangkaian aktivitas/proses yang berkaitan dengan
konstruksi proyek, mulai dari pembangunan fisik proyek hingga proses
pembayaran para vendor yang terlibat.
Pada kasus-kasus tertentu untuk proyek transmisi, masih dilakukan proses
pengadaan lahan dalam fase ini. Hal tersebut mempertimbangkan cakupan
geografis pembangunan transmisi.

e. Fase Penyelesaian.

Fase ini menggambarkan bagaimana proses serah terima proyek

dilakukan, serta bagaimana penyelesaian tanggung jawab lainnya kepada
Stakeholders termasuk di dalamnya laporan pertanggungjawaban.
Tahapan Penyelesaian Proyek/ Project Closing merupakan suatu
rangkaian aktivitas untuk mengakhiri proyek atau fase proyek yang
meliputi serah terima deliverables, post project review, penutupan
kontrak, pengarsipan dokumen proyek dan pembubaran tim. Tujuan
Project Closing adalah :
1. Secara formal mengakhiri proyek dengan pihak-pihak yang terlibat di
dalam suatu proyek.
2. Memperoleh Acceptance of Deliverables dari Customer.
3. Mengarsipkan dokumen proyek sebagai Historical Information dan
dokumentasi Lesson Learned.
4. Mengakhiri penugasan anggota tim proyek.
Kegiatan dalam Fase Penyelesaian :
- Finalisasi Kontraktual yang ditandai dengan membuat BA SLO, COD,
TOC, dan FAC.
- Finalisasi Kepentingan Stakeholder berupa membuat Laporan
Kegiatan Selesai (APBN)
Output Fase Penyelesaian :
- Sertifikat Laik Operasi (SLO)
- Commercial Operational Date (COD)
- Taking Over Certificate (TOC)
- Final Acceptance Certificate (FAC)
- Serah Terima Proyek (STP)
- Laporan Kegiatan Selesai (LKS)

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 12

1.3 Knowledge Area Dalam Pengelolaan Proyek (Berbasis
PMBOK)
Metoda pengelolaan proyek (Project Management Methodology) yang
dikenal di dunia diantaranya adalah PMI (Project Management Institute), Prince,
Din.
PMI menyatakan bahwa pengelolaan proyek terdiri dari 5 tahapan yaitu :
1. Tahap Inisiasi (Initiation)
2. Tahap Perencanaan (Planning)
3. Tahap Pelaksanaan (Execution)
4. Tahap Monitoring & Controlling (Pengawasan dan Pengendalian)
5. Tahap Penyelesaian (Closing)
Siklus 5 tahapan tersebut digambarkan sebagai berikut :

Monitoring and
Controlling processes
Planning

Initiating Closing
Processes

Executing

Gambar 1.4 Siklus 5 Tahapan Pengelolaan proyek

Selain 5 tahapan pengelolaan proyek, dikenal juga aspek lain yaitu

Knowledge Area.
Knowledge Area merupakan bidang pengetahuan yang terdapat didalam
manajemen proyek dan merupakan kompetensi utama yang harus
dikembangkan oleh project manager.
PMBOK (Project Management Body of Knowledge) menyatakan bahwa
dalam project management (pengelolaan proyek) terdapat 10 Knowledge Area
yaitu :
4 Area Utama :
1. Scope (Ruang Lingkup)
2. Time (Waktu)
3. Cost (Biaya) dan

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 13

 4. Quality (Kwalitas
Area Pendukung
1. Human Resources (SDM)
2. Communication (Komunikasi)
3. Risk (Risiko)
4. Procurement (Pengadaan)
5. Stakeholder (Pemangku kepentingan)

Dan 1 area lain yang mengintegrasikan area utama dan area pendukung.
Komunikasi proyek merupakan salah satu dari 10 Knowledge Area yang menjadi
faktor penting dalam keberhasilan pengelolaan proyek.
Governance atau tata kelola dari komunikasi proyek akan dijelaskan pada bab
berikutnya.
Berikut ini matrix antara 5 tahap pengelolaan proyek dan Knowledge Area.

Tabel 1.1 Matrix Antara 5 Tahapan Pengelolaan Proyek Dan Knowledge Area

Komunikasi proyek berada pada tahapan Perencanaan, Pelaksanaan, monitoring

& Controlling serta tahap Penyelesaian.

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 14

 BAB II IDENTIFIKASI STAKEHOLDERS PROYEK
KETENAGALISTRIKAN

2.1 Definisi Stakeholders

Stakeholders dalam proyek adalah :
Kelompok-kelompok tertentu dalam masyarakat yang penting atau
berkepentingan dengan Perusahaan khususnya kegiatan proyek yang dapat
memberikan pengaruh atas keberhasilan pelaksanaan proyek
Merupakan sasaran dari kegiatan humas untuk meningkatkan keberhasilan
pelaksanaan kegiatan proyek
PeranStakeholders dapat menekan atau mendukung kebijakan perusahaan
Tidak ada cara menilai seberapa baik sebuah organisasi berhasil mengatasi
krisis. Pada akhirnya, penilaian tersebut hanyalah persepsi dan opini saja yang
didasarkan pada seberapa efektif perusahaan/organisasi berkomunikasi dengan
para stakeholder-nya pertama kali hingga masalah yang menimpa
perusahaan/organisasi benar-benar terpecahkan.
Kemenangan Bisnis Selalu Bersembunyi Dalam Kekuatan Stakeholder.
Perusahaan Yang Cerdas Mencari Kemenangan Bisnis Melalui Kekuatan
Stakeholder, Akan Menjadi Nomor Satu Terbaik Di Dalam Bisnisnya.
Djajendra
Kualitas pengelolaan stakeholder merupakan kunci keberhasilan perusahaan
dalam mencapai kinerja optimal. Kecerdasan perusahaan untuk melibatkan,
mengelola, memanfaatkan, dan berkomunikasi dengan setiap stakeholder secara
efektif, akan membuat semua tujuan dan rencana perusahaan mencapai
keberhasilan sesuai harapan.

2.2 Kelompok Stakeholders

Stakeholder terdiri dari 3 kelompok yaitu :
2.2.1 Stakeholder Kunci

Stakeholder kunci merupakan stakeholder yang memiliki kewenangan secara

legal dalam hal pengambilan keputusan. Stakeholder kunci yang dimaksud
adalah unsur eksekutif sesuai levelnya, legislatif, dan instansi. Misalnya,
stakeholder kunci untuk suatu keputusan untuk suatu proyek level daerah
kabupaten.

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 15

 - Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah atau Kabupaten
- DPR Pusat, DPRD
- Kementerian atau Dinas yang membawahi langsung proyek yang
bersangkutan.

2.2.2 Stakeholder Utama (Primer)

Stakeholder utama merupakan stakeholder yang memiliki kaitan

kepentingan secara langsung dengan suatu kebijakan, program, dan proyek.
Mereka harus ditempatkan sebagai penentu utama dalam proses pengambilan
keputusan.
- Masyarakat dan tokoh masyarakat : Masyarakat yang terkait dengan proyek,
yakni masyarakat yang di identifkasi akan memperoleh manfaat dan yang
akan terkena dampak (kehilangan tanah dan kemungkinan kehilangan mata
pencaharian) dari proyek ini. Tokoh masyarakat : Anggota masyarakat yang
oleh masyarakat ditokohkan di wilayah itu sekaligus dianggap dapat mewakili
aspirasi masyarakat
- Pihak Manajer publik: lembaga/badan publik yang bertanggung jawab dalam
pengambilan dan implementasi suatu keputusan. Contoh : Badan Pertanahan
Nasional (BPN), Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA),
Badan Pengelolaan lingkungan Hidup Daerah (BPLHD), dst

2.2.3 Stakeholder Pendukung (Sekunder)

Stakeholder pendukung (sekunder) adalah stakeholder yang tidak memiliki

kaitan kepentingan secara langsung terhadap suatu kebijakan, program, dan
proyek, tetapi memiliki kepedulian (concern) dan keprihatinan sehingga mereka
turut bersuara dan berpengaruh terhadap sikap masyarakat dan keputusan legal
pemerintah.
- Lembaga(Aparat) pemerintah dalam suatu wilayah tetapi tidak memiliki
tanggung jawab langsung.
- Lembaga pemerintah yang terkait dengan issu tetapi tidak memiliki
kewenangan secara langsung dalam pengambilan keputusan.
- Lembaga swadaya Masyarakat (LSM) setempat : LSM yang bergerak di
bidang yang bersesuai dengan rencana, manfaat, dampak yang muncul yang
memiliki concern (termasuk organisasi massa yang terkait).

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 16

- Perguruan Tinggi: Kelompok akademisi ini memiliki pengaruh penting dalam
pengambilan keputusan pemerintah.
- Pengusaha (Badan usaha) yang terkait.
2.3 Pengelolaan Stakeholders
Pengelolaan stakeholder merupakan sebuah rangkaian aktivitas yang
dilakukan oleh perusahaan / tim proyek dalam rangka memperoleh pengakuan
dan mempertahankan komunikasi diantara stakeholder yang mempengaruhi
kegiatan operasional perusahaan.
Kegiatan pengelolaan stakeholderdapat dilakukan secara sistematis
melalui tahapan sebagai berikut:
i. identifikasi isu dan stakeholder;
ii. strategi pengelolaan stakeholder;
iii. pengelolaan stakeholder berkelanjutan

2.4 Identifikasi Stakeholders

Identifikasi stakeholder adalah kegiatan mengidentifikasikan semua orang
atau organisasi yang terlibat pada proyek, dan mendokumentasikan informasi
yang relevan mengenai minat mereka, keterlibatan, dan dampak terhadap
kesuksesan proyek.
PMBOK (Project Management Body of Knowledge) memetakan kegiatan
identifikasi stakeholder kedalam 3 area yaitu Input, Tools / Technique dan Output
yang diilustrasikan pada gambar berikut :

Gambar 2.1 Tiga Area Stakeholder

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 17

Area Input terdiri dari 4 aspek yaitu :
1. Project Charter : merupakan piagam proyek yang bisa berupa surat
penugasan dari pemberi kerja kepada pelaksana proyek.
2. Procurement Document : berisi persyaratan umum dan persyaratan teknik
pelaksanaan proyek oleh kontraktor. Dokumen kontrak juga dilengkapi
dengan Basic Communication
3. Enterprise Environmental Factor : merupakan faktor-faktor lingkungan
yang dapat mempengaruhi proses pelaksanaan proyek
4. Organizational Professional Assets : merupakan sejumlah data, informasi
dan dokumen yang telah dimiliki oleh Perusahaan sebagai bahan untuk
menganalisa perencanaan komunikasi.

Tools / Technique terdiri dari 2 aspek yaitu :

1. Stakeholders Analysis : analisa atas kebutuhan dan harapan dari masing-
masing stakeholder.
2. Expert Judgement : pertimbangan yang diperoleh dari para ahli yang
telah berpengalaman dalam kegiatan komunikasi proyek.

Output terdiri dari 2 aspek yaitu :

1. Stakeholder register: merupakah daftar stakeholder dan identifikasi
kebutuhan serta harapannya ada proyek.
2. Stakeholder management strategy: merupakan strategi yang akan
diterapkan oleh tim proyek dalam mengelola kebutuhan komunikasi bagi
stakeholder.

Kegiatan identifikasi stakeholders merupakan proses sistematis dalam

mencari dan menganalisa kebutuhan para stakeholder yang terkait dalam
proyek.
Langkah untuk mengidentifikasi adalah :

Step 1:
Identifikas seluruh stakeholders proyek yang potensial dan terkait langsung
maupun tidak langsung dengan keegiatan proyek.

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 18

Step 2:
Identifikasi potensi dampak atau dukungan dari masing-masing stakeholder yang
akan mempengaruhi perjalanan proyek serta mengklasifikasikan untuk kemudian
disusun strategi pendekatannya.

Step 3:
Lakukan assessment terhadap stakeholder kunci yang acapkali memberikan
reaksi atau respon dalam berbagai situasi.

Berikut ini adalah para stakeholder yang terkait dengan Perusahaan :

Gambar 2.2 Stakeholders yang terkait dengan Perusahaan

Stakeholder internal adalah publik yang berada di dalam lingkup

perusahaan/organisasi:
- Perusahaan Induk/Prinsipal (bila ada)
- Anak Perusahaan/Perusahaan Cabang/Sister Company
- Para Investor
- Para Pemegang Saham
- Dewan Direksi/Komisaris
- Para Karyawan Perusahaan yang sudah ada
- Serikat Pekerja/SPSI (terutama perwakilan yang ada dalam
perusahaan/organisasi)
- Keluarga dari para karyawan/anggota organisasi
- Calon Karyawan perusahaan/anggota organisasi

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 19

Stakeholder eksternal adalah publik yang berada di luar lingkup perusahaan :
- Pelanggan / Konsumen / Pengguna produk & jasa
perusahaan/organisasi
- Media Massa (pers cetak, radio, televisi, internet)
- Mitra Usaha / Pemasok jasa dan berbagai macam barang (supplier)
- Para Distributor
- Pemerintah
- Masyarakat sekitar perusahaan/organisasi (Komunitas)
- Masyarakat Keuangan/Perbankan
- Retailer
- Kelompok Penekan (Pressure Groups)
- Para Pembentuk Opini (Opinion Leaders)
- Calon Pelanggan/Konsumen Potensial
- Pesaing/Kompetitor/Asosiasi perusahaan-perusahaan sejenis
- Organisasi Perburuhan (di luar Serikat Pekerja yang berada di dalam
perusahaan/organisasi)
- Masyarakat Umum

Secara spesifik, stakeholder proyek adalah :

Gambar 2.3 Stakeholder Proyek

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 20

Beberapa contoh stakeholder proyek adalah sebagai berikut:
- Sponsor. Merupakan pihak pemilik. Dalam konteks sebagai kontraktor,
sponsor adalah manajemen perusahaan.
- Customer dan user. Merupakan pihak yang akan memanfaatkan hasil
dari pelaksanaan proyek. Contoh jika proyek adalah berupa
pembangunan apartemen, maka customer adalah pihak pembeli
apartemen.
- Seller. Merupakan pihak yang mendukung pelaksanaan proyek. Dalam
konteks Owner, maka seller adalah para main contractor dan main
distributor yang diadakan langsung. Sedangkan bagi kontraktor dan
subkontraktor, seller adalah pemasok barang, material, alat, dan tenaga
kerja yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek.
- Business Partners. Merupakan pihak-pihak yang memiliki kepentingan
bisnis dengan adanya proyek tersebut setelah proyek beroperasi. Contoh,
jika proyek adalah terminal bandara, maka pihak airlines, pemasok bahan
bakar pesawat, pemasok makanan, penyedia layanan komunikasi, dapat
dikatakan sebagai business partner.
- Organizational groups. Kelompok organisasi yang terkait dengan
proyek.
- Functional manager. Pihak yang terkait dengan pelaksanaan proyek
dimana fungsinya adalah sebagai supporting. Contoh adalah manajer
keuangan, manajer SDM, manajer pemasaran, dll.
- Institusi keuangan. Merupakan pihak yang berkaitan dengan proses
pendanaan proyek, seperti bank atau lembaga keuangan yang lain.
- Pemerintah pusat dan setempat. Merupakan pemerintah yang terkait
dengan pelaksanaan proyek, seperti Departemen pemerintah terkait yaitu
PU, Perhubungan, Lembaga Auditor, dll. Sedangkan pemerintah
setempat cukup berjenjang mulai dari Kelurahan, Kecamatan, Kabupaten,
hingga Propinsi.
- Expert. Merupakah pihak yang dianggap ahli yang berperan terhadap
pelaksanaan proyek. Contoh adalah ahli struktur, ahli kontrak, ahli
pemasaran, dll.
- Consultans. Merupakan pihak yang berperan dalam membantu pemilik
proyek dalam merencanakan, mengawasi dan mengendalikan proyek.

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 21

 - Staf proyek. Merupakan individu-individu yang menjadi karyawan atas
organisasi proyek. Seperti staf pemilik proyek, staf kontraktor, staf
konsultan, dll.
- Lingkungan sekitar proyek. Merupakan masyarakat yang berada di
lingkungan sekitar proyek yang dapat berupa individu, kelompok, ataupun
perusahaan.

Tim Proyek harus mengelola dampak atas berbagai stakeholder yang

berhubungan dengan persyaratan proyek untuk memastikan hasil yang
memuaskan atau berhasil. Adakalanya project manager harus menyeimbangkan
kebutuhan dan harapan stakeholder, yang merupakan salah satu hal kritis bagi
kesuksesan proyek. Tugas penting project manager ini kadang menjadi sangat
sulit karena stakeholder sering memiliki objective yang berbeda, bahkan konflik
antar stakeholder. Project manager bertanggung jawab dalam menyeimbangkan
perbedaan dan konflik tersebut.

Kegagalan dalam mengelola stakeholder dapat menyebabkan dampak

yang jelek terhadap kinerja proyek seperti:
- Keterlambatan akibat lamanya keputusan diambil atau tidak disetujuinya
langkah percepatan yang diperlukan.
- Peningkatan biaya akibat hambatan stakeholder terhadap approval langkah
untuk mengatasi risiko proyek.
- Hal-hal yang tidak diharapkan akibat tingginya konflik yang tidak teratasi.
- Dampak negatif lainnya seperti penghentian proyek akibat konflik yang sudah
terlalu tinggi.
- Penjelasan di atas menunjukkan bahwa pengelolaan stakeholder adalah
salah satu kunci sukses pelaksanaan proyek sedemikian harus dikelola
dengan baik dengan koordinatornya adalah project manager.

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 22

Untuk membantu pengelolaan stakeholder sebaiknya disiapkan tabel seperti
ilustrasi berikut :

Gambar 2.4 Pengelolaan Stakeholder

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 23

 BAB III PERENCANAAN KOMUNIKASI PROYEK

3.1 Pendahuluan

Perencanaan merupakan kegiatan penting dalam pelaksanaan komunikasi

antara pelaksana, pemilik dan stakeholders agar komunikasi dapat berlangsung
secara efektif dan dapat menghindari mundurnya jadwal proyek serta
meningkatnya biaya yang dikeluarkan dalam proyek.
Komunikasi yang tidak tepat waktu dan salah sasaran akan berdampak
pada hasil proyek yang tidak sesuai dengan rencana semula.
Komunikasi harus berlangsung dengan baik antara pemilik dengan
stakeholder, komunikasi yang tidak berlangsung dengan baik akan
mengakibatkan banyak kendala di lapangan.
Sebagai illustrasi diberikan 2 contoh dimana komunikasi tidak berlangsung
secara baik :

Gambar 3.1 Ilustrasi Komunikasi

Dalam illustrasi ini, pelaksanaan di lapangan dapat berakibat fatal jika aspek
perencanaan dan komunikasi tidak berlangsung dengan baik.
Berikut ini disampaikan illustrasi lain tentang pentingnya komunikasi antar
stakeholder.

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 24

 Gambar 3.2 Ilustrasi Komunikasi

Gambar di atas menunjukkan kesalahan fatal akibat kurang baiknya aspek

perencanaan dan komunikasi

Kegiatan perencanaan meliputi

3.2 Identifikasi Kepentingan Stakeholders

1. Seluruh stakeholder harus disiapkan metode komunikasi yang tepat

2. Komunikasi baik metode dan isi yang tepat menjadi salah satu faktor
keberhasilan proyek
3. Komunikasi untuk memenuhi kepentingan stakeholder harus direncanakan
dengan baik

3.3 Elemen Perencanaan Komunikasi

Dalam kegiatan perencanaan komunikasi, terdapat empat (4) elemen utama
Perencanaan, yaitu :
1. Tujuan (Objective). Target atau hasil dari komunikasi yang akan dicapai.
2. Aksi (Action). Serangkaian kegiatan yang yang dilakukan untuk
mencapai tujuan.

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 25

 3. Sumber Daya (Resources). Hal-hal yang dibutuhkan dalam
melaksanakan aksi.
4. Pelaksanaan (Implementation). Tata cara dan arah pelaksanaan
kegiatan.
Elemen-elemen yang terdapat dalam komunikasi adalah:
1. Komunikator : Orang yang menyampaikan pesan
2. Komunikan : Audience, pihak yang menerima pesan
3. Pesan : Ide atau informasi yang disampaikan
4. Media : Sarana komunikasi
5. Umpan Balik : Respon atas pesan yang diterimanya

Di dalam PMBOK, bisa dilihat tahapan kegiatan perencanaan komunikasi

sebagai berikut:

Gambar 3.3 Tahapan Kegiatan Perencana Komunikasi

Area Input terdiri dari 4 aspek yaitu :

1. Stakeholder register : merupakah daftar stakeholder dan identifikasi
kebutuhan serta harapannya ada proyek.
2. Stakeholder management strategy : merupakan strategi yang akan
diterapkan oleh tim proyek dalam mengelola kebutuhan komunikasi bagi
stakeholder.
3. Enterprise Environmental Factor : merupakan faktor-faktor lingkungan
yang dapat mempengaruhi proses pelaksanaan proyek
4. Organizational Professional Assets : merupakan sejumlah data, informasi
dan dokumen yang telah dimiliki oleh Perusahaan sebagai bahan untuk
menganalisa perencanaan komunikasi.

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 26

Tools / Technique terdiri dari 2 aspek yaitu :
1. Communication requirement analysis: Analisa kebutuhan komunikasi dari
seluruh stakeholders. Analisa dapat menggunakan tabel yang dapat
memudahkan pengendalian.
2. Communication technology: Teknologi yang digunakan untuk mendukung
komunikasi antara lain email, fax, surat dlsb.
3. Communication models: Model komunikasi yang akan diterapkan kepada
masing-masing stakeholders. Setiap stakeholder mempunyai kekhususan
dalam berkomunikasi.
4. Communication methods: Metoda yang digunakan dalam berkomunikasi
seperti periode komunikasi dan media yang digunakan. Periode komunikasi
bisa setiap hari, setiap minggu atau setiap bulan dan komunikasi
berdasarkan kebutuhan mendesak.

Output terdiri dari 2 aspek yaitu :

1. Communication Management Plan : Berupa dokumen rencana
pengelolaan komunikasi..
2. Project Document Update: Laporan terbaru sesuai dengan hasil
kesepakatan atau usulan baru atas dokumen terkait proyek.

3.3.1 Persyaratan analisa komunikasi :

Persyaratan Umum:
- Struktur Organisasi
- Organisasi proyek dan keterkaitan tanggung jawab stakeholder
- Diciplines, departements, dan spesialis yang terlibat didalam proyek
- Logistics dari berapa orang yang akan terlibat di proyek dan lokasi mana?
- Kebutuhan informasi internal, (e.g., communicating across organizations)
- Kebutuhan informasi eksternal (e.g., communicating with the media or
contractors)
- Informasi Stakeholder
- Rumus Jalur komunikasi :n(n-1)/2

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 27

3.3.2 Teknologi Komunikasi

* Bisa berdampak pada proyek termasuk : Tingkat kepentingan dari kebutuhan

informasi. * Ketersediaan Technology * Harapan staf proyek * Lamanya
proyek. * Lingkungan proyek

Jalur Komunikasi
Digunakan untuk mencari jumlah jalur komunikasi dengan stakeholders.
Formula : (N X (N 1)) / 2
N = number of people

Gambar 3.4 Jalur Komunikasi

Example :
- Anda sebagai Manajer Proyek memiliki 3 stakeholder dan satu
stakeholder telah ditambahkan. Berapa jalur komunikasi sebagai
tambahannya?
- Jawab : Sebelumnya 6, menjadi 10, berarti perlu tambahan 4 jalur
komunikasi.

3.3.3 Metoda Komunikasi

1. Interactive communication (komunikasi interaktif)

- Pertukaran informasi secara multi jalur (Multidirectional exchange of
information)
- Cara yang paling efisien untuk menjamin pemahaman komunikasi seluruh
partisipan pada topik tertentu.
Contoh : meetings, conferences

2. Push communication
- Mengirimkan ke stakeholder tertentu yang membutuhkan informasi
spesifik

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 28

 - Menjamin bahwa informasi dapat terdistribusi dengan baik meski belum
sepenuhnya dijamin mencapai ke partisipan dan juga memahami isi
informasi.
Contoh : Surat, memos, emails
3. Pull communication
- Diterapkan untuk audiens yang lebih besar dengan volume informasi
yang lebih beragam, metoda ini membutuhkan stakeholder dapat
mengakses isi komunikasi berdasarkan kebutuhannya.
Contoh : Intranet, library (repository)

Dalam perencanaan komunikasi termasuk juga aspek berikut :

Communications items. : Informasi yang akan di distribusikan ke
stakeholder.
Purpose. : Alasan untuk mendistribusikan Informasi
Frequency. : Seberapa sering informasi akan di
distribusikan.
Start/End dates. : Jangka waktu untuk mendistribusikan
informasi.
Format/medium. : Tata letak informasi dan metode
penyampaian informasi
Responsibility. : Anggota tim dituntut/ dibebani dengan
pendistribusian informasi.
Target recipients. : Orang atau kelompok yang akan
menerima informasi.
Resources. : Alokasi sumberdaya untuk kegiatan
komunikasi , meliputi Jadwal dan
anggaran.
Escalation process. : Peningkatan jangka waktu didalam meng
identifikasi dan pengelolaan mata rantai
untuk peningkatan isu.
Updating and refining method
Glossary : Istilah umum
Charts : Bagan Alur informasi
Batasan komunikasi
Pengelolaan komunikasi bisa juga meliputi acuan dan format.

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 29

3.4 Persiapan Rapat

Keberhasilan suatu rapat sangat dipengaruhi oleh persiapannya. Persiapan

yang baik akan membuat rapat menjadi efektif dan produktif serta anggota rapat
juga tidak jenuh.
Persiapan yang matang menyebabkan rapat berlangsung secara cepat,
beberapa persiapan yang harus dilakukan adalah
- Tujuan rapat: Harus mempunyai tujuan yang jelas. Ini akan memberikan
arahan bagi peserta.
- Agenda: Harus jelas supaya setiap peserta mempunyai kesiapan
pengetahuan dan mental
- Persiapkan kemungkinan pemikiran yang akan terjadi.
Jika rapat akan membahas suatu solusi dari masalah tertentu, pemimpin
rapat harus mempunyai gambaran-gambaran dari kemungkinan solusi yang
ada. Salah satu hal yang membuat rapat membosankan adalah adanya
diskusi yang tidak ada ujung pangkal karena pemimpin rapat tidak
mempersiapkan kemungkinan-kemungkinan dengan baik. Semakin baik
persiapan rapat, maka raoat akan makin efektif
- Tentukan hal-hal apa yang akan disampaikan kepada peserta rapat
sebelum dimulai.
Mungkin ada hal-hal yang perlu dipelajari dahulu peserta rapat sebelum
datang ke rapat. Mungkin peserta rapat harus mempelajari suatu spesifikasi
produk baru sebelum datang ke rapat mengenai produk baru yang akan
dipresentasikan
- Tentukan siapa pesertanya dan waktu yang tepat.
Perhatikan waktu yang tepat supaya sebagian peserta dapat hadir. Sedapat
mungkin hindari reschedule rapat karena akan menurunkan citra rapat. Ada
baiknya melihat dari jadwal perencanaan waktu dari masing-masing peserta
rapat.

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 30

3.4.1 Persiapan Perkengkapan Rapat

Perlaengkapan yang harus dipersiapkan pada saat rapat adalah

1. LCD Proyector
2. Notebook
3. White board
4. Handout
5. Flip chart
6. ATK
7. Absensi
8. Konsumsi

3.4.2 Teknik Memimpin Rapat :

Dalam kegiatan rapat formal, terdapat beberapa kiat atau teknik agar rapat
dapat berlangsung dengan optimal dan seluruh peserta rapat terpenuhi harapan /
targetnya.
1. Tidak memonopoli,
2. seorang pemimpin rapat harus dapat memberikan waktu yang berimbang
kepada peserta lain dalam menyampaikan gagasannya. Pemimpin rapat
yang memonopoli diskusi maka berdampak pada tidak tergalinya
permasalahan yang ada di lapangan dan diraaskan oleh stakeholder.
3. Tidak memberi komentar dan mimik yang tidak simpati
4. Pimpinan rapat hendaknya selalu dapat memancarkan antusiasme dan
mengapresiasi setiap pernyataan yang disampaikan oleh peserta lain.
Berikan jawaban atau penjelasan yang tidak berpotensi menjadi debat
kosong.
5. Tidak mengumpat
6. Hindari kata-kata yang bernada mempersalahkan pihak lain.
7. Terkendali
8. Dapat selalu mengendalikan waktu, isi rapat dan arah dari rapat sesuai
tujuan semula.
9. Tidak melawan
10. Tidak menyampaikan argumentasi yang berlebihan sehingga dapat
mengesankan ketidaksetujuan yang terkesan melawan main-stream.
11. Berbicara seperti seorang PR

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 31

12. Pimpinan rapat hendaknya selalu menyampaikan penjelasan dengan
gamblang dan tetap mempertahankan reputasi perusahaan tempat ybs
bekerja.
13. Memberikan ice breaking
14. Mampu memberikan penyegaran baik berupa informasi yang akurat atau
dengan sedikit cerita yang dapat mengundang tawa.
15. Memberikan kesempatan peserta untuk bertanya
16. Hal terpenting dalam memimpin rapat adalah memberikan kesempatan yang
sama kepada seluruh peserta untuk menyampaikan pernyataan atau
pertanyaan.

Untuk mendukung keberhasilan dalam memimpin rapat, maka beberapa

aspek terkait sikap peserta perlu diperhatikan, berikut ini type peserta rapat yang
perlu diantisipasi dan dikelola dengan baik:
Agresif
Inisiatif
Supportif
Pasif
Oratif
Akomodatif
Netral

3.4.3 Teknik Negosiasi

Dalam rapat khusus yang tujuannya adalah melakukan negosiasi dengan

stakeholder, maka beberapa teknik berikut ini dapat digunakan yaitu :
Beberapa kiat dalam bernegosiasi adalah :

1. Ketahui apa yang ingin dicapai

2. Menargetkan sesuatu yang lebih tinggi dari hanya sekedar win-win
solutions
3. Hindari terjadi pengalihan tujuan utama
4. Hndari kekuasaan / kewenangan yang tidak seimbang yang membuat
posisi dirugikan
5. Jangan terlalu mudah mempercayai orang, usahakan terdapat bukti yang
di tandatangani kedua belah pihak
6. Berhati-hatilah pada setiap agreement yang kecil

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 32

 7. Lakukan diskusi dengan banyak pertanyaan

Target utama dalam negosiasi adalah tercapainya tujuan dari Perusahaan

yang berdampak pada keuntungan yang diperoleh, ketepatan waktu
pelaksanaan proyek, minimnya biaya.

3.5 Kendala Komunikasi

Dalam kegiatan komunikasi, selalu ada beberapa kendala yang dapat
mengakibatkan tujuan dari komunikasi tidak tercapai dan bahkan dapat
mengganggu jalannya proyek.
Kendala dalam komunikasi umumnya terjadi pada aspek :
Tabel 3.1 Kendala dalam Komunikasi Pada Umumnya

Untuk mengantisipasi kendala yang muncul, maka sebaiknya tim proyek

mempersiapkan upaya pencegahan atau Mitigasi yang dapat mengurangi
dampak dari kendala tersebut.

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 33

 BAB IV DISTRIBUSI INFORMASI

4.1 Kegiatan Distribusi Informasi

Distribusi informasi merupakan kegiatan yang dilakukan oleh Organisasi /
Tim Proyek untuk menyampaikan laporan atau dokumen informasi yang
dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek secara tepat waktu.
Beberapa jenis laporan dan dokumen yang perlu didistribusikan meliputi :
1. Laporan Harian (Daily Report)
2. Laporan Mingguan (Weekly Report)
3. Laporan Bulanan (Monthly Report)
4. Laporan Triwulanan (Quarterly Report)
5. Laporan Tahunan (Annual Report)
6. Laporan Akhir (Closing Report)
Salah satu acuan distribusi informasi terdapat dalam Basic Communication
yang telah disepakati antara pemberi kerja, konsultan, kontraktor dan pihak lain
yang terkait.

4.2 Media Distribusi Informasi

Distribusi informasi dapat disampaikan melalui beberapa media diantaranya :
1. Surat
2. Laporan Rutin seperti Laporan Manajemen, Laporan Keuangan, Laporan
Tahunan, Laporan Statistik
3. Laporan yang disampaikan dalam rapat
4. Video Conference
5. Electronic Library (perpustakaan elektronik)
6. Email
Pendistribusian ditentukan oleh kesepakatan awal yang terdapat dalam
kontrak maupun basic communication.
Kecepatan waktu penyampaian informasi dapat membantu pengambilan
keputusan yang tepat dan cepat.

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 34

4.3 Tahapan Distribusi Informasi
Tahapan dalam kegiatan distribusi informasi sebagai berikut :

Gambar 4.1 Tahapan Kegiatan Distribusi Informasi

Area Input terdiri dari 3 aspek yaitu :

- Project Management Plan : dokumen perencanaan proyek yang berisi
10 knowledge area. Unsur terpenting dalam dokumen ini adalah Project
Master Schedule.
- Performance Report : merupakan dokumen laporan kinerja pelaksanaan
proyek.
- Organizational Professional Assets: merupakan sejumlah data,
informasi dan dokumen yang telah dimiliki oleh Perusahaan sebagai
bahan untuk menganalisa perencanaan komunikasi.
Tools / Technique
- Communication methods : Metoda yang digunakan dalam
berkomunikasi seperti periode komunikasi dan media yang digunakan.
Periode komunikasi bisa setiap hari, setiap minggu atau setiap bulan dan
komunikasi berdasarkan kebutuhan mendesak.
- Information Distribution Tools: Media yang digunakan untuk
mendistribusikan informasi.
Output
- Organizational Professional Assets Upfates : merupakan penambahan
/ pengurangan (update) terhadap sejumlah data, informasi dan dokumen
yang telah dimiliki oleh Perusahaan.

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 35

4.4 Dimensi dan Metoda Komunikasi
4.4.1 Communication Dimensions:

- Written & oral, listening & speaking

- Internal (within the project) & External (customer, media & public)
- Formal (reports, briefings) & Informal (memos, ad hoc conversation)
- Vertical (up & down the organization) & Horizontal (with peers)

4.4.2 Information Distribution Methods:

- Project Meetings, Hardcopy Doc., Manual Filing System, Shared-access DB

- Electronic communication & conferencing tools e.g.: e-mail, fax, phone, etc
- Electronic tools for project management e.g.: PM software, portals etc

4.4.3 Information Distribution Techniques

Effective information distribution includes these techniques:

- Sender-receiver models
feedback loops and barriers to communication
- Choice of media
situation specifics of when to communicate through certain media
- Writing style
active vs. passive voice, sentence structure, and word choice
- Meeting management techniques
preparing an agenda and dealing with conflicts
- Presentation techniques
body language and design of visual aids
- Facilitation techniques
building consensus and overcoming obstacles

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 36

 BAB V PENGELOLAAN KOMUNIKASI PROYEK

5.1 Tujuan Pengelolaan Komunikasi

Tujuan Pengelolaan Komunikasi Proyek adalah sebagai berikut:

1. Memberikan informasi dan kebutuhan yang memadai secara tepat dan waktu
yang cepat
2. Mendapatkan keuntungan kepada perusahaan baik secara tangible maupun
intangible
3. Mendapat dukungan dalam kegiatan perusahaan khususnya pelaksanaan
proyek
4. Mengurangi kendala yang dihadapi di lapangan
5. Mendapat kemudahan dalam pembiayaan
6. Menghindari kerugian Perusahaan
7. Menghindari penolakan masyarakat

5.2 Tahapan Dalam Pengelolaan Komunikasi

Bersadarkan PMBOK, tahapan dalam pengelolaan komunikasi proyek dapat

dilihat pada gambar berikut ini :

Gambar 5.1 Tahapan Pengelolaan Komunikasi Proyek

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 37

 Input pada pengelolaan komunikasi adalah :
- Menggunakan daftar stakeholder yang telah diidentifikasi pada phase
sebelumnya.
- Menyusun strategy pengelolaan stakeholder
- Mengacu pada project management plan (rencana kerja proyek) yang
dapat direpresentasikan melalui PMS (Project Master Schedule)
- Menyiapkan daftar kendala proyek (issue log)
- Menyiapkan daftar perubahan (change log)
- Menggunakan OPA (Organizational Professional Asset)
Catatan :
- OPA meliputi informasi terkait proyek seperti data PMO

Tools / Technique Pengelolaan Komunikasi

1. Metoda Komunikasi : penerapan metoda dalam melaksanakan komunikasi
dengan stakeholder yang meliputi :
- Periode komunikasi (rapat dan laporan)
- Alur komunikasi berbasis Bascom (Basic Communication)
- Jenis laporan
- Media komunikasi

2. Interpersonal Skills : kompetensi individu dalam tim proyek dalam

mengelola komunikasi dan networking yang meliputi :
- Kemampuan mendengarkan
- Kemampuan mencari dan memahami informasi
- Kemampuan menganalisa data dan informasi
- Kemampuan membangun dan memeliharan hubungan kerja baik formal
maupun informal
- Kemampuan menyelesaikan masalah
- Kemampuan membujuk
3. Management skills : kompetensi tim proyek dalam mengelola komunikasi
dan networking yang meliputi :
- Keterampilan konseptual (conceptional skill)
- Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)
- Keterampilan teknis (technical skill)
- Kemampuan mengelola risiko (Risk Management skill)

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 38

 - Kemampuan mengelola perubahan (change management skill)

Untuk dapat meningkatkan interpersonal dan Manajerial Skill, dapat

mengikuti teknik berikut :
1. Smile
2. Apresiatif (mendengar dan memberi pujian)
3. Perhatian kepada orang lain
4. Latihan mendengar secara aktif
5. Menciptakan kebersamaan dalam tim
6. Penanganan konflik
7. Komunikasi dengan jelas (vocal, verbal dan virtual)
8. Menghibur orang lain
9. Empati (melihat dan merasakan dari sisi mereka)
10. Hindari berkeluh kesah.

Output Pengelolaan Komunikasi

- Update / pengayaan terhadap OPA (Organizational Professional
Assets)
- Terbitnya change request (permintaan perubahan seperti amandemen
/ addendum)
- Update terhadap project management plan (10 knowledge area dan
Project Master Schedule)
- Update terhadap dokumentasi proyek

5.3 Tata Cara Memimpin Rapat

Beberapa hal yang perlu dilakukan dalam pemimpin rapat.

1. Membuka rapat

- Memberikan salam

- Menjelaskan maksud dan tujuan rapat, Hal ini bertujuan agar anggota
tahu dari awal apa yang ingin dicapai dari rapat tersebut dan mengapa
rapat itu diadakan.

- Pembacaaan agenda kegiatan yang akan dilaksanakan.

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 39

2. Memastikan setiap agenda dapat dilaksanakan dengan baik

Harus dipastikan bahwa semua agenda yang akan disajikan dalam rapat
dapat dilaksanakan dengan baik dan terstruktur. Selain itu pastikan juga setiap
anggota tahu bahwa setiap agenda atau kegiatan yang dilakukan memiliki
batasan waktu.

3. Memastikan anggota memperoleh kesempatan yang sama dalam

berpendapat

Salah satu tujuan umum rapat adalah untuk mengambil sebuah keputusan
atau penyelesaian sebuah masalah. Untuk itu kita sebagai pemimpin rapat harus
memastikan bahwa setiap anggota rapat memperoleh hak yang sama untuk
berpendapat.

4. Memastkan tidak ada salah seorang anggota yang mendominasi diskusi

Hal yang paling umum terjadi dalam rapat adalah munculnya satu atau
beberapa pihak yang mendominasi diskusi. Hal ini sering kali membuat pemimpin
rapat kerepotan, terlebih jika orang yang mendominasi diskusi adalah orang
yang dianggap memiliki kompetensi atau wewenang tertentu. Ini jelas harus
dikendalikan. Sebagai pemimpin kita harus tahu kapan kita menghentikan
seseorang dalam berbicara kalau dirasa ia ingin mendominasi. Dalam hal ini
keberanian dan ketegasan sangat diperlukan.

Supaya Anda tidak berat dalam memimpin diskusi, pastikan Anda sudah
menjelaskan waktu yang diberikan kepada tiap orang dalam berpendapat dan
berapa kali mereka memiliki kesempatan berpendapat. Jadi seandainya ada
yang berbicara bertele-tele atau ingin mendominasi Anda bisa memotong karena
alasan waktu dan mengalihkan ke anggota lain dengan alasan batasan
berpendapatnya sudah habis. Ini jelas lebih baik. Selain orang dipaksa untuk
disiplin waktu mereka juga dipaksa untuk berpendapat secara efisien karena jika
tidak mereka malah bisa kehilangan kesempatan berpendapat.

5. Memaparkan keputusan yang telah diambil

Jika sudah final maka pemimpin rapat harus membuat keputusan dan
memaparkan hasil keputusan yang diambil dalam rapat. Setiap keputusan yang
diambil, pastikan adalah keputusan yang paling baik dan bijak untuk semua
anggota. Supaya tidak menimbulkan ketidakpuasan peserta yang kurang setuju

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 40

dengan keputusan yang diambil pastikan kita sudah memaparkan alasan kenapa
keputusan itu diambil. Ini akan lebih baik dari pada tidak dijelaskan alasannya.

6. Menutup rapat

Setelah hasil keputusan diambil, selanjutnya adalah menutup rapat. Dalam

penutupan ada beberapa saran yang bisa Anda lakukan. Melakukan evaluasi
segera dari hasil rapat. Anda bisa mengatakan bahwa rapat berjalan dengan
baik, diskusi berjalan dengan efektif, setiap agenda bisa diselesaikan dengan
tepat waktu, sehingga akhirnya menghasilkan sebuah keputusan. Setelah itu
Anda bisa menyampaikan keputusan yang telah diambil. Kemudian dilanjutkan
dengan ajakan untuk menindaklanjuti keputusan. Ambil keputusan untuk
menentukan waktu dan tempat rapat berikutnya Setelah itu tutup.

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 41

 BAB VI PELAPORAN KINERJA PROYEK

6.1 Tujuan Pelaporan Proyek

Beberapa tujuan dalam penyiapan laporan proyek adalah :
1. Memberikan informasi dan kebutuhan yang memadai secara tepat dan waktu
yang cepat
2. Memberikan informasi terkait pelaksanaan proyek yang meliputi progress,
biaya, kwalitas, issue atau kendala yang terjadi serta early warning system
(system pendeteksian)
3. Memberikan informasi atas adanya perubahan dalam perjalanan proyek yang
berpotensi menjadi pekerjaan tambah kurang
4. Memberikan informasi kepada penyedia dana (lender)
5. Memberikan informasi kendala yang terjadi di lapangan yang dapat
mengganggu perjalanan proyek

6.2 Tahapan Pelaporan Proyek

Berdasarkan PMBOK, tahapan pelaporan proyek sebagai berikut :

Gambar 6.1 Tahapan Pelaporan Proyek

Input meliputi :
1. Mengacu pada Project Management Plan (rencana kerja proyek) yang dapat
direpresentasikan melalui PMS (Project Master Schedule)
2. Menggunakan kinerja dan pengukuran proyek berbasis PMO
3. Menygacu pada disbursement plan dan disbursemenet actual berbasis PMO

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 42

4. Menggunakan OPA (Organizational Professional Asset)
Catatan :
- OPA meliputi informasi terkait proyek seperti data PMO

Tools & Technique terdiri dari :

1. Variance Analysis : Analisa terhadap pergeseran (varian) jadwal maupun
biaya proyek. Variance diperoleh melalui kurva S yang ditetapkan pada
rapat bulanan (monthly meeting) antara PLN, Konsultan Supervisi Konstruksi
dan Kontraktor.
2. Forecasting Methods : Membuat perkiraan pergeseran waktu dan biaya
proyek yang direpresentasikan pada kurva-S.
3. Forecasting method : Membuat perkiraan pergeseran waktu dan biaya
proyek yang direpresentasikan pada kurva-S
4. Reporting System : Penerapan system pelaporan sesuai yang tertuang
dalam Kontrak.

Output meliputi :
1. Update / pengayaan terhadap OPA (Organizational Professional Assets)
2. Terbitnya change request (permintaan perubahan seperti amandemen /
addendum)
3. Update terhadap project management plan (10 knowledge area dan Project
Master Schedule)
4. Update terhadap dokumentasi proyek

6.3 KURVA - S

Kurva-S atau S-Curve adalah suatu grafik hubungan antara waktu

pelaksanaan proyek dengan nilai akumulasi progres pelaksanaan proyek mulai
dari awal hingga proyek selesai. Kurva-S sudah jamak bagi pelaku proyek.
Umumnya proyek menggunakan S-Curve dalam perencanaan dan monitoring
schedule pelaksanaan proyek, baik pemerintah maupun swasta.
Kurva-S ini secara gampang akan terdiri atas dua grafik yaitu grafik yang
merupakan rencana dan grafik yang merupakan realisasi pelaksanaan.
Perbedaan garis grafik pada suatu waktu yang diberikan merupakan deviasi yang
dapat berupa Ahead ( realisasi pelaksanaan lebih cepat dari rencana) dan Delay
(realisasi pelaksanaan lebih lambat dari rencana).

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 43

Contoh Kurva S sebagai berikut :

Gambar 6.2 Kurva S

Kurva-s pada dasarnya adalah perbandingan antara rencana dan realisasi

pengeluaran biaya atau lebih pada kebutuhan cash flow. Namun dapat
bermanfaat dalam menyatakan apakah proyek terlambat maupun tidak.
Pada proyek internasional, baik Owner maupun MK menggunakan tiga alat
kendali sekaligus yaitu kurva-s, Bar Chart, dan Critical Path Method.
Ketiganya digunakan dalam mencapai akurasi penilaian dan membuat
program pelaksanaan proyek agar target waktu dapat tercapai.
Selain Kurva S, pelaksana proyek juga mengunakan metoda EVA (Earn
Value Analysis)

6.3.1 Langkah Pembuatan KURVA S

Diasumsikan kegiatan proyek adalah pembangunan rumah tinggal dengan urutan

langkah sebagai berikut :
1. Susun WBS (Work Breakdown Structure / Urutan Kegiatan Pekerjaan)
2. Tentukan Biaya Pada Setiap Kegiatan
3. Hitung Bobot pada Setiap Kegiatan (Bobot di baris Total harus 100%)
4. Hitung Durasi Setiap Pekerjaan
5. Hitung bobot per-minggu dengan dengan rumus kolom Bobot Dibagi Dengan
Durasi Setiap Pekerjaan
6. Susun jadwal pelaksanaan proyek (minggu ke berapa setiap kegiatan
dimulai)
7. Tambahkan Tabel Untuk Menghitung Alokasi Biaya Per Minggu

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 44

8. Hitung Jumlah Bobot Tiap Minggu, Masukkan hasil bagi antara Bobot dibagi
Durasi ke kolom yang tersedia (jika Durasi 2, maka hasil bagi akan
menempati 2 kolom). Kolom dimulainya penulisan ditentukan oleh kolom
Jadwal Proyek (sesuai No urut 6)
9. Hitung Akumulasi Bobot Tiap Minggu (Minggu terakhir harus 100%)
Data tersebut seperti berikut :

Tabel 6.1 Contoh Proyek Pembangunan Rumah

Selanjutnya tabel menjadi :

Tabel 6.2 Contoh Proyek Pembangunan Rumah denganb kurva - S

Selanjutnya buatkan grafik dengan fasilitas pada MS Excell yang sudah

diketahui, sehingga grafik menjadi :

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 45

 Gambar 6.3 Contoh Kurva S

6.4 Reporting System

Laporan Kontraktor harus dapat disampaikan tepat waktu

Laporan yang harus dibuat oleh Kontraktor meliputi :
1. Laporan/ Record Harian
2. Laporan Mingguan
3. Laporan Bulanan
4. Laporan Disbursement 4 (empat) bulanan
5. Laporan Tenaga kerja Asing (RPTKA)
6. Laporan RPL/RKL
7. Laporan Kandungan Lokal
8. Laporan lain yang diperlukan sesuai GOI Regulation

Laporan Harian Dan Mingguan :

- Pengawas Lapangan harus meneliti kebenaran atas laporan yang
disampaikan Kontraktor.
- Record lapangan harus ditandatangani oleh Pengawas di lapangan
- Hasil joint Measurement harus diteliti akurasinya dan ditandatangani
bersama Kontraktor dan Pengawas Lapangan.
- Apabila terdapat ketidaksesuaian dengan yang disyaratkan, Pengawas
harus mencatat di dalam Record Lapangan yang ditandatangani bersama
Kontraktor dan memonitor langkah tindak lanjutnya sampai selesai.

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 46

 - Apabila terdapat perbedaan pendapat di lapangan, Pengawas harus
melaporkan kepada Ketua Tim dan segera mengatur rapat pertemuan
khusus dalam rangka mencari Solusi yang dihadapi di lapangan.
- Apabila terdapat deviasi di Lapangan yang tidak dapat diselesaikan
dalam rapat , melalui Ketua Tim segera menerbitkan surat kepada
Kontrator dan mendokumentasikan dalam NCR (Non Conforming Report).

Laporan Bulanan :
Kontraktor wajib menyampaikan laporan bulanan kepada owner
Content laporan bulanan minimal mencakup :
- Profile proyek/contract yang mencakup no dan tanggal kontrak
ditandatangani,kontraktor /member of consortium resposibility
- Summary report
- Rincian realisasi pekerjaan yang dilakukan dalam bulan laporan
- Chronological event selama bulan laporan
- Milestones dan realisasinya
- Status drawing yang telah disampaikan, disetujui, ditolak (status A,B,C)
- Status of Quality Assurance-QA/QC
- Shipment schedule dan realisasinya
- Status of vendor/supplier komulatif sampai dengan bulan laporan
- Realisasi penggunaan resources : peralatan, material, tenaga kerja
- Kendala yang dihadapi dalam bulan laporan
- Daftar tenaga kerja asing sesuai rptka form
- Rincian realisasi pembayaran ( dibandingkan dengan harga kontrak
- Progress fisik sesuai format yang disepakati dirinci masing masing
bagian pekerjaan
- S curve dibandingkan original schedule, revised/catchup schedule yang
telah disepakati kedua belah pihak.
- Daftar korespondensi

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 47

 Laporan Pengunan Tenaga Asing
Sesuai GOI Regulation Kontraktor wajib menyampaikan RPTKA secara
rutine setiap bulan kepada Pemberi Kerja.
Pemberi Kerja wajib melaporkan Kepada Depnaker, Kantor Imigrasi dan
Kepolisian Setempat
RPTKA antara lain meliputi :
- Job Tenaga Asing
- Record masa berlaku Pasport
- Masa berlaku Ijin Kerja
- Masa berlaku Ijin lapor diri dari Kepolisian Setempat
Job Tenaga asing pada dasarnya tidak diijinkan sebagai Labour/Unskill Labour,
namun harus dipekerjakan sebagai Supervisor, manajer, Job lain yang dapat
dilakukan oleh tenaga kerja Indonesia.
Pengawas harus memonitor status TKA dan apabila Dokumen telah tidak
berlaku, wajib mengingatkan melalui surat dan apabila perlu tidak mengijinkan
bekerja di Lapangan sebelum memperbaharui dokumen yang dimilikinya.

Laporan RKL / RPL

- Kontraktor yang melaksanakan kegiatan di lapangan wajib memenuhi
ketentuan Lingkungan Hidup dalam Dokumen Amdal.
- Kontraktor wajib membuat laporan RPL/RKL kepada Pemberi Kerja.
- Kontraktor wajib menunjuk Tim RPL/RKL yang memiliki pengalaman
Pelaksanaan RPL/RKL .
- Monitoring /pengukuran di lapangan wajib dilakukan setidaknya 1 bulan
sekali.
- Pengukuran di lapangan harus konsisten dan sesuai dengan titik titik
pengukuran yang telah dilakukan pada saat Amdal agar dapat
dibandingkan nilai baku mutunya.
Pengawas Lapangan harus memonitor dan melakukan pendampingan dalam
setiap dilakukan kegiatan monitoring/pengukuran di lapangan yang dilakukan
oleh Kontraktor
- Laporan RPL/RKL yang disampaikan ke Bapedalda harus atas nama
Pemrakarsa (PLN) sehingga laporan RPL/RKL oleh Kontraktor harus
diteliti dan dibahas terlebih dahulu kebenarannya bersama Pengawas di
lapangan, sebelum disampaikan kepada Bapedalda oleh Pemberi Kerja.

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 48

 - Laporan RPL/RKL kepada Pemberi Kerja dilakukan Bulanan, dan
Laporan kepada Bapedalda disampaikan setiap 3 bulanan.
- RPL/RKL wajib dilakukan oleh pelaksana Proyek dalam setiap melakukan
kegiatannya di Lapangan.
- RPL/RKL sepenuhnya harus mengacu pada Dokumen Amdal yang telah
disetujui oleh Gubernur/Instansi Pemda yang terkait.
- Laporan RPL/RKL setiap triwulan wajib dilaporkan kepada Bapedalda
Setempat.

Laporan CSR (Community Development)

- Tim Supervisi wajib mempelajari persyaratan yang harus dilaksanakan
oleh pemrakarsa dalam pelaksanaan proyek di lapangan.
- Pemrakarsa harus melaksanakan RPL/RKL selama periode Konstruksi.
Sesuai kontrak Kontraktor harus melaksanakannya karena setiap Institusi
yang melaksanakan kegiatan di lapangan wajib memenuhi ketentuan
dalam dokumen Amdal. Oleh karen itu segera menset Up Konsultan yang
akan melakasanakan monitoring RKL/RPL sesuai dokumen Amdal.
- Tim Comdev sebaiknya dibentuk oleh Manajemen dalam format Tim
bersama Kontraktor yang melibatkan aparat setempat dan tokoh
masyarakat yang diprakarsai oleh Tim Manajemen Supervisi Konstruksi
JMK untuk mengantisipasi /fasilitasi keinginan lingkungan
- Owner harus Take care terhadap komplain/keinginan lingkungan dalam
partisipasi menjaga lingkungan selama periode Konstruksi. Apabila terjadi
permasalahan lingkungan sehubungan kegiatan Proyek, harus segera
disikapi dan dikomunikasikan dengan Tim Comdev yang didalamnya
termasuk aparat dan Tokoh masyarakat setempat.

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 49

Secara Umum daftar isi Laporan CSR adalah sebagai berikut:
LAPORAN PROGRAM CSR TAHUN 2014
PT PLN (PERSERO) UNIT INDUK PEMBANGUNAN VIII

1 PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
1.2 NAMA PROGRAM
1.3 TUJUAN
1.4 SASARAN
1.5 MANFAAT
1.5.1 MANFAAT BAGI PLN
1.5.2 MANFAAT BAGI MASYARAKAT

2 PERENCANAAN
2.1 NAMA PROGRAM
2.2 RENCANA AKSI AKSI YANG DILAKUKAN KEBUTUHAN SOSIAL,
EKONOMI, LINGKUNGAN, PERMASALAHAN YANG TERJADI
2.2.1 Program CSR PLN Unit Induk Pembangunan VIII
2.2.1.1 Bantuan Pelestarian Alam/Lingkungan
2.2.1.2 Bantuan Pengembangan Prasarana dan Atau Sarana Umum
2.2.1.3 Bantuan Peningkatan Kesehatan
2.2.1.4 Bidang Pendidikan Dan Pelatihan
2.2.1.5 Bantuan Sarana Ibadah

2.3 JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN (TERLAMPIR)

2.4 RENCANA ANGGARAN BIAYA yang disentujui (TERLAMPIR)

Laporan Proyek Selesai (Project Closing Report)

- Laporan Proyek Selesai harus dilakukan segera setelah proyek secara
keseluruhan diselesaikan oleh Kontraktor di lapangan.
- Project Completion Report dibuat oleh Konsultan Pengawas atau PLN
JMK yang melaksanakan supervisi Pekerjaan di lapangan.

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 50

 - Project Completion hanya dapat disusun apabila seluruh dokumen yang
digunakan untuk pelaksanaan pekerjaan di lapangan dari kontraktor dan
dokumen pengawasan lengkap dimiliki oleh para pengawas di lapangan.
- Sejak awal Konstruksi, seluruh dokumen yang digunakan untuk dasar
pengawasan harus dimiliki dan disimpan dengan baik selama masa
konstruksi, agar Project Completion Report/ Laporan Proyek Selesai
dapat dibuat dengan baik dan sempurna.
Hal yang perlu mendapatkan perhatian dalam pnyusunan Poject Completion
Report :
1. Sejak awal Konstruksi, sudah harus tersedia dan didokumentasikan
dengan baik antara lain :
- Dokumen Pemilihan Lokasi,
- KKO & KKF,
- Dokumen tanah ,
- Dokumen Pre FS/FS,
- AMDAL,
- Copy Perijinan,
- Realisasi Pembayaran & Realisasi Fisik di lapangan
- Evedence proses Pengadaan untuk mengetahui schedule
pengadaan dan permsalahannya
- Gambar approval
- Hasil Uji Lapangan dan dokumen hasil uji Kommisioning
- Dokumen Serah Terima Pekerjaan termasuk yang masih pending
2. Dokumen Pengawasan sebaiknya disetup dan telah disiapkan format
laprannya melalui laporan bulanan Kontraktor, sehingga pada saat
penyusunan Draft/Konsep Laporan Proyek Selesai disusun sudah dapat
dirangkum dan digunakan sebagai lampiran dalam Laporan Proyek
Selesai.
3. Narasi laporan akan mudah dibuat apabila Pengawas telah memiliki
dokumen pengawasan lengkap pada saat penyusunan laporan.
4. Apabila dikompile menjelang laporan akan disusun, Pengawas akan
mengalami kesulitan penulisan dalam penyusunan laporan.

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 51

CONTOH PCR :
VOLUME I:
GENERAL
1. Project history
2. Project background
3. Scope of project
4. Contract and contractors
5. Specification of the project
6. Construction schedule
7. Manpower utilization
8. Construction cost
9. Services provided by PLN jasa penunjang
VOLUME II:
FIELD SURVEY (Bathymetry, Topography, Soil Investigation )
DESIGN
Site Layout
Site Condition
Design Concept
Power Plant Equipment
Building and Structures
I & C Control Equipment
PROCUREMENT
Procurement Schedule
MANUFACTURING
Manufacturer of Power Plant Equipment
Sources of Civil Materials
Factory Inspection and Expediting (BVI)
VOLUME III:
CONSTRUCTION
- Scope of Contract
- Contract Schedule
- Contract Execution
- Chronologies Event
- Civil Work
- Main Mechanical Plant

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 52

 - Electrical, Control and Instrumentation Works
- Miscellaneous Services
- Outstanding Items
- Commissioning and Testing
- Spareparts, tools and consumables
ATTACHMENTS
Figure 1-1 : Rencana Umum Pengembangan Tenaga Listrik
(RUPTL)
Figure 1-2 : Alternative Site Selection
Figure 1-3 : Financial Analysis Report for Suralaya of Coal Fired
Steam Power Plant Unit 8
Figure 1-4 : List of Sub Contractors and Sub Vendors
Figure 1-5 : Summary of the Latest Plans & Actual Project
MasterSchedule
Figure 1-6 : List of Expatriate Personnel Employed
Figure 1-7 : Manpower Utilization Graphic
Figure 1-8 : Summary of Payment Status of EPC Contract
Figure 1-9 : Construction Project Cost of PLTU 1 Banten, Suralaya
Unit 8
Figure 1-10 : Summary of Comparison of Estimated Cost Versus
Actual Cost of the Project
Figure 1-11 : Record of Approved Drawing Number
Figure 1-12 : Manmonths Usage & Direct Cost of PT. PLNPusenlis
Figure 1-13 : Manmonths Usage & Direct Cost of PT. PLN (Persero)
Jasa Manajemen Konstruksi
Figure 1-14 : Manmonths Usage & Direct Cost of PT. PLNJasa
Sertifikasi
Figure 1-15 : List of Permit Issued by Local Government
Figure 1-16 :Chronology Event During Construction Period
Figure 1-17 : List of Outstanding Items and Missing Equipment tobe
Settled by Contractor
Figure 1-18 : List of Non Conforming Record (NCR) to be Settled by
Contractor
Figure 1-19 : Test and Commissioning Sequence Schedule

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 53

 Figure 1-20 : Laik Operasi Certificate Issued by PT. PLN Jasa
Sertifikasi
Figure 1-21 : Record of Progress During Construction
Attachment II-1 :List of Main Equipment Level 1
Attachment II-2 : Report of Inspection Test at Manufacture by
Consultant
Attachment II-3 :List of Manufacturers Trainees for Operation &
Maintenance
Attachment II-4 :List of On Site Trainees for Operation
&Maintenance
Attachment II-5 :List of Spareparts, Maintenance Tools, and Test
Equipments
Attachment II-6 :List of Consumables Parts
Attachment III :Photo Documentation
Attachment IV :Field Survey Document
Attachment V :List of As Built Drawings
Attachment VI :AMDAL Document

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 54