TUGAS 01

RINGKASAN ORGANISASI PROYEK

UNTUK JABATAN LEVEL-2 (PROJECT
ENGINEER MANAGER/PEM)
OLEH :
ALDIAN WINATA
F/AK-TS/0002/90

PT. ADHI KARYA (PERSERO), TBK

JAKARTA
2015
 Fresh Graduate Development Program (TUGAS 1)
OJT FGDP 2015
PT. Adhi Karya (Persero) Tbk.

RINGKASAN ORGANISASI PROYEK UNTUK JABATAN LEVEL-2

PROJECT ENGINEERING MANAGER (PEM)

Disusun oleh : Aldian Winata

NPP : F/AK-TS/0002/90

Email Address : aldianwinata@gmail.com

HP : 085736755628

I. Definisi/Pengertian
Proyek merupakan suatu kegiatan usaha yang unik, kompleks, sifatnya tidak rutin,
memiliki keterbatasan terhadap waktu, anggaran dan sumber daya serta memiliki
spesifikasi tersendiri atas produk yang akan dihasilkan. Dengan adanya
keterbatasan-keterbatasan dalam mengerjakan suatu proyek, maka sebuah
organisasi proyek sangat dibutuhkan untuk mengatur sumber daya yang dimiliki
agar dapat melakukan aktivitas-aktivitas yang sinkron sehingga tujuan proyek bisa
tercapai. Organisasi proyek juga dibutuhkan untuk memastikan bahwa pekerjaan
dapat diselesaikan dengan cara yang efisien, tepat waktu dan sesuai dengan
kualitas yang diharapkan.

Struktur organisasi proyek secara umum dapat diartikan dua orang atau lebih yang
melaksanakan suatu ruang lingkup pekerjaan secara bersamasama dengan
kemampuan dan keahlianya masingmasing untuk mencapai suatu tujuan sesuai
yang direncanakan. Dengan adanya organisasi kerja yang baik diharapkan akan
memberikan hasil efisien, tepat waktu serta dengan kualitas tinggi.

Project Engineering Manager (PEM) adalah jabatan di suatu proyek yang berada
di bawah posisi Project Manager (PM) atau bila dilihat dari bagan struktur
organisasi merupakan jabatan level-2 di proyek. PEM memiliki tugas di bidang
engineering.

1
ALDIAN WINATA
F/AK-TS/0002/90
 Fresh Graduate Development Program (TUGAS 1)
OJT FGDP 2015 2
PT. Adhi Karya (Persero) Tbk.

II. Tujuan/Sasaran
Tujuan dari tugas membuat ringkasan organisasi proyek untuk jabatan level-2
(PEM) adalah:
1. Mengetahui dan memahami struktur organisasi proyek khususnya untuk
jabatan level-2 (PEM),
2. Mengetahui dan memahami tugas dan job description untuk PEM,
3. Meningkatkan dan menstandarisasi kompetensi peserta FGDP dan OJT 2015
dalam posisi yang nanti akan dijalani sebagai jabatan level-2 PEM,
4. Proyek dapat berjalan lancar, efektif, dan efisien dengan adanya jabatan level-
2 PEM yang bekerja secara baik pula.

III. Analisa
1. Struktur Organisasi Proyek
Dalam suatu proyek perlu adanya organisasi yang di dalamnya terdapat orang-
orang yang memiliki peran dan tugas masing-masing guna terciptanya tujuan
proyek sesuai dengan perhitungan yang diinginkan.

Bentuk organisasi sendiri diwujudkan berupa bagan yang menunjukkan level,

posisi, dan tugasnya dalam proyek. Selain itu bagan struktur organisasi proyek
juga memperlihatkan hubungan antar posisi dan perannya dalam mendukung
rangkaian struktur di atasnya. Hal tersebut ditunjukkan pada Gambar 1.

Gambar 1. Struktur organisasi proyek jasa konstruksi

ALDIAN WINATA
F/AK-TS/0002/90
 Fresh Graduate Development Program (TUGAS 1)
OJT FGDP 2015 3
PT. Adhi Karya (Persero) Tbk.

Untuk posisi Project Engineering Manager (PEM) pada suatu proyek jasa
konstruksi berada pada level-2 setara dengan Project Finance Manager (PFM)
dan Project Production Manager (PPM) bertanggung jawab langsung pada
Project Manager (PM) yang merupakan posisi level-1 di proyek. Selain itu PEM
masih membawahi 2 level posisi yaitu posisi level-3 dan level-4.

Project
Engineering
Manager

Planning
Implementation

Drafter

Scheduler and
Progress

Cost Control

Quantity
Surveyor

Project
Procurement

logistik dan gudang

Gambar 2. Lingkup Struktur Organisasi Proyek Jasa Konstruksi Jabatan Level-2

Project Engineering Manager

Gambar 2 menunjukkan posisi PEM dan posisi level-3 yang dibawahinya seperti
posisi Planning Implementation, Scheduler and Progress, Cost Control, Quantity
Surveyor, dan Project Procurement. Untuk posisi atau jabatan level-4, untuk

ALDIAN WINATA
F/AK-TS/0002/90
 Fresh Graduate Development Program (TUGAS 1)
OJT FGDP 2015 4
PT. Adhi Karya (Persero) Tbk.

Planning Implementation di bawahnya adalah Drafter, sedangkan untuk Project

Procurement di bawahnya adalah logistik dan gudang.

2. Job Description, Peran, dan Fungsi Struktur Organisasi Proyek Jabatan Level-
2 Project Engineering Manager (PEM)
Secara umum tugas PEM adalah mengoordinasi dan mengarahkan proses
implementasi perencanaan dan pengendalian proyek sesuai buku rencana proyek,
termasuk penyusunan laporan kinerja proyek berikut evaluasi dan tindak lanjut
penyempurnaan pengendalian proyek, agar dapat mendukung pelaksanaan proyek
secara efektif dan efisien yang tentunya bertujuan untuk mendapatkan laba sesuai
dengan yang telah diperhitungkan.

Tugas :
a) Menyusun Buku Perencanaan Proyek antara lain cost plan, metode kerja,
procurement plan kebutuhan bahan dan alat, schedule pelaksanaan, ITP,
b) Melakukan pengendalian proyek sesuai buku rencana proyek,
c) Mengoordinir kegiatan ke-engineering-an proyek antara lain pelaksanaan
gambar kerja, pelaksanaan procurement, memperbarui WBS, schedule,
variation order, sub kontraktor,
d) Mengoordinir kegiatan administrasi proyek dan menyusun laporan kinerja
proyek mingguan/ bulanan, berikut evaluasi dan tindak lanjut
penyempurnaan pengendalian proyek (waktu, biaya, mutu) dan
penyusunan administrasi serah terima proyek.

Kemudian di bawah PEM terdapat 5 posisi level-3, yang pertama adalah Planning
Implementation (PI). PI dibantu oleh jabatan level-4 yaitu Drafter dalam
menjalankan tugas-tugasnya. Tugas PI yang utama adalah mengoordinasi proses
perencanaan serta mengarahkan proses implementasi perencanaan yang berkaitan
dengan penyusunan Implementasi Metode dan segala proses Drawing sesuai
dengan Buku Perencanaan Proyek serta membuat gambar As built Drawing.

Kemudian yang ke-2 adalah posisi Scheduler (SCH). SCH merupakan jabatan
level-3 dibawah PEM sama seperti bagian PI. Tugas SCH adalah melakukan

ALDIAN WINATA
F/AK-TS/0002/90
 Fresh Graduate Development Program (TUGAS 1)
OJT FGDP 2015 5
PT. Adhi Karya (Persero) Tbk.

perencanaan dan pengendalian waktu dalam pelaksanaan proyek, sesuai dengan

metode kerja. Lebih lengkapnya tugas yang dilakukan SCH adalah sebagai
berikut:
a) Menyusun tahapan aktivitas proyek sebagai dasar menyusun jadwal
pelaksanaan proyek,
b) Membuat baseline schedule dengan Microsoft Project,
c) Mampu memberikan rekomendasi usulan perbaikan schedule dengan
pendekatan modifikasi metode, sumber daya dan durasi,
d) Mampu membuat laporan-laporan pengendalian waktu secara komprehensif,
evaluasi dan analisis untuk dasar rencana tindak lanjut.

Selanjutnya posisi level-3 di bawah PEM yang ke-3 adalah Cost Control (CC).
Fungsi CC adalah pengendalian biaya di lingkungan proyek berdasarkan Project
Plan Book (PPB). Tugas yang dilakukan CC lebih lengkapnya adalah sebagai
berikut:
a) Menyusun master cost control sesuai RAB dan RAP yang telah ditetapkan,
b) Verifikasi biaya proyek (lonstad),
c) Melakukan entry biaya proyek,
d) Verifikasi permintaan bahan dengan cek sisa RAP,
e) Membuat laporan over/minder pengendalian biaya proyek
f) Membuat laporan evaluasi dan rekomendasi pengendalian biaya.

Posisi yang ke-4 pada level-3 di bawah PEM adalah Quantity Surveyor (QS).
Fungsi QS adalah melkukan perhitungan volume pekerjaan di proyek. Review dan
analisis perhitungan dilakukan agar proyek tetap berjalan efektif dan efisien.
Tugas yang dilakukan QS diantaranya:
a) Menghitung volume RAB dan RAP dari awal hingga akhir pekerjaan,
b) Menyiapkan measurement serta payment method untuk vendor dan sub
kontraktor,
c) Cek hasil opname dari bagian Project Production Manager (PPM) yaitu
Supervisor,
d) Membuat laporan kemajuan sesuai kondisi,

ALDIAN WINATA
F/AK-TS/0002/90
 Fresh Graduate Development Program (TUGAS 1)
OJT FGDP 2015 6
PT. Adhi Karya (Persero) Tbk.

e) Identifikasi dokumen serta mengelola perubahan termasuk mengajukan

usulan measurement payment method ke owner,
f) Membuat proposal claim ke pihak-3 dan owner.

Posisi yang ke-5 pada level-3 di bawah PEM yaitu Project Procurement . Project
Procurement dibantu oleh jabatan level-4 yaitu Logistik dan Gudang. Project
Procurement mengoordinasi serta mengontrol kegiatan pada masa penawaran dan
terlaksananya kegiatan pembelian material, penentuan jasa angkutan dari vendor
atau subkontraktor terpilih berdasarkan spesifikasi yang ditetapkan serta efektif
dan efisien. Tugas yang dilakukan oleh jabatan ini adalah:
a) Mengatur pemenuhan kebutuhan administratif dan teknis tender/fase
penawaran agar memenuhi persyaratan yang ditentukan,
b) Melaksanakan kegiatan pengadaan material berikut pengiriman maupun
penentuan vendor/subkontraktor yang memenuhi persyaratan dan dalam
kondisi yang paling menguntungkan perusahaan,
c) Melaksanakan kegiatan administrasi dan pengendalian atas pengadaan dan
pengiriman barang,
d) Melaksanakan kegiatan administrasi dan pengendalian atas pengelolaan
barang/alat proyek.
e) Melakukan kegiatan evaluasi atas semua proses pengadaan dan pengendalian
barang/alat.

3. Kompetensi, Unjuk Kerja, dan Manajemen Proyek Organisasi Proyek Jabatan

Level-2 Project Engineering Manager (PEM)
PEM melakukan koordinasi dan kontrol segala kegiatan yang dibantu oleh jabatan
level-3 dan level-4 sehingga tujuan proyek dapat berjalan dengan baik. Tabel 1.
menunjukkan elemen kompetensi dan unjuk kerja apa yang menjadi tugas dari
organisasi proyek jabatan level-2 PEM termasuk peran posisi level-3 dan level-4
dalam membantu PEM.

ALDIAN WINATA
F/AK-TS/0002/90
 Fresh Graduate Development Program (TUGAS 1)
OJT FGDP 2015 7
PT. Adhi Karya (Persero) Tbk.

Tabel 1. Elemen Kompetensi dan Unjuk Kerja untuk struktur organisasi PEM.
No. Elemen Kompetensi
1. Menetapkan lingkup pekerjaan 1. Menetapkan lingkup
proyek berdasarkan pada
dokumen kontrak dan
perubahannya.
2. Mengoordinasi penyusunan
jadwal proyek berdasarkan
metode dan dokumen kontrak.
Unjuk Kerja Keterangan
pekerjaan proyek Dibantu oleh
berdasarkan pada dokumen QS
kontrak dan perubahannya
2. Me-review tabel
ketelusuran berdasarkan
dokumen kontrak. Dibantu oleh
QS
3. Melakukan review
terhadap adanya perubahan
dokumen kontrak.
4. Memvalidasi scope.
5. Mengintegrasikan dampak
dan perubahan berkaitan
dengan time, cost, quality
plan.
1. Mengoordinasi pembuatan Dibantu oleh
metode kerja PI
2. Mengoordinasi
penyusunan sequence
berdasarkan metode kerja.
3. Mengoordinasi Dibantu oleh
penyusunan kebutuhan PI, QS, SCH.
sumber daya.
4. Mengoordinasi penetapan
durasi setiap pekerjaan.
5. Mengoordinasi penetapan
Dibantu oleh
jadwal pelaksanaan proyek
SCH
termasuk jadwal kebutuhan

ALDIAN WINATA
F/AK-TS/0002/90
 Fresh Graduate Development Program (TUGAS 1)
OJT FGDP 2015 8
PT. Adhi Karya (Persero) Tbk.

sumber daya dan sub

kontraktor.
3. Mengoordinasi penyusunan 1. Memerikas analisis
rencana biaya proyek pekerjaan setiap item sesuai
berdasarkan dokumen kontrak. dengan metode, scope, dan
dokumen kontrak.
2. Me-review analisis
pekerjaan berdasarkan
perubahan scope dan Dibantu oleh
dokumen kontrak. QS
3. Mengintegrasikan
perencanaan biaya (RAB dan
RAP) disesuaikan dengan
metode, scope, dan dokumen
kontrak serta sasaran
perusahaan.
4. Mengoordinasi penyusunan 1. Mengidentifikasi
PQP spesifikasi berdasarkan pada
dokumen kontrak dan Dibantu oleh
perubahannya. QS dan
2. Menyusun PQP Procurement
3. Menyusun ITP
4. Pengendalian Kualitas.
5. Manajemen Komunikasi 1. Mengoordinasi
Proyek. penyusunan dokumen
perubahan scope pekerjaan
Dibantu oleh
dan waktu pelaksanaan
QS
proyek (addendum, VO)
2. Mengendalikan dokumen
engineering sebagai

ALDIAN WINATA
F/AK-TS/0002/90
 Fresh Graduate Development Program (TUGAS 1)
OJT FGDP 2015 9
PT. Adhi Karya (Persero) Tbk.

dokumen control.
3. Memeriksa laporan
(harian, mingguan, bulanan)
untuk kebutuhan internal dan
eksternal.
4. Menyusun dokumen
dalam rangka tagihan
progress.
5. Menyusun dokumen
penutupan proyek (BAST I&
II), buku kuning, kontrak
close out, baik kontrak induk
maupun pihak ketiga.

Kemudian dari segi cost control mulai dari membuat master, pengoperasian, serta
evaluasi dan rekomendasi PEM memercayakan secara penuh ke jabatan level-3
yaitu CC proyek, peran PEM di sini adalah memantau dan tetap berkoordinasi
dengan bagian keuangan dan akuntansi.

Manajemen proyek oleh PEM tetap mengacu dengan Project Management Body
of Knowledge atau PMBOK. Untuk alur manajemen proyek dari PMBOK dapat
dilihat pada Gambar 3.

Gambar 3. Proses Manajemen Proyek dengan PMBOK

ALDIAN WINATA
F/AK-TS/0002/90
 Fresh Graduate Development Program (TUGAS 1)
OJT FGDP 2015 10
PT. Adhi Karya (Persero) Tbk.

Diawali dengan initiating process (proses inisiasi) kemudian menuju planning

process (proses perencanaan) dan dilanjutkan dengan executing process (proses
eksekusi) yang kemudian dikontrol dengan controlling process (proses control).
Bila hasil dari proses control terjadi kesalahan akan ditinjau kembali pelaksanaan
perencanaan dan proses eksekusi sampai diperoleh output proyek yang efisien dan
efektif karena segala aspek dibatasi oleh aspek biaya, mutu, waktu, dan sumber
daya. Setelah didapatkan output proyek sesuai yang diperhitungkan maka tahap
terakhir adalah closing process.

IV. Kesimpulan dan Saran

1. Kesimpulan
a. Project Engineering Manager (PEM) merupakan jabatan struktural organisasi
proyek level-2 yang memiliki tugas di bidang engineering di bawah Project
Manager (PM),
b. Tugas PEM adalah mengoordinasi dan mengarahkan proses implementasi
perencanaan dan pengendalian proyek sesuai buku rencana proyek, termasuk
penyusunan laporan kinerja proyek berikut evaluasi dan tindak lanjut
penyempurnaan pengendalian proyek, dengan dibantu oleh staf proyek level-3
yaitu Planning Implementation, Scheduler and Progress, Cost Control,
Quantity Surveyor, dan Project Procurement.
c. Kompetensi yang harus dimiliki seorang PEM adalah menetapkan lingkup
pekerjaan proyek berdasarkan pada dokumen kontrak dan perubahannya,
mengoordinasi penyusunan jadwal proyek berdasarkan metode dan dokumen
kontrak, mengoordinasi penyusunan rencana biaya proyek berdasarkan
dokumen kontrak, mengoordinasi penyusunan PQP, manajemen Komunikasi
Proyek.
d. Proses manajemen proyek yang dilakukan oleh organisasi jabatan level-2
PEM dengan Project Management Body of Knowledge (PMBOK).

ALDIAN WINATA
F/AK-TS/0002/90