Buku Panduan Project Management Institute-USA

5. PROJECT SCOPE MANAGEMENT

Meliputi proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek meliputi semua pekerjaan yang diperlukan, dan hanya pekerjaan yang diperlukan, menyelesaikannya secara sukses. Hal ini terutama yang terkait dengan penjelasan dan pengendalian dari apa yang termasuk atau apa yang tidak termasuk didalam proyek. Proses ini terkait dengan masing masing proses lain pada knowledge areas. Setiap proses bisa melibatkan usaha dari satu atau lebih orang atau group individu (tergantung kebutuhan proyek). Setiap terjadi proses minimal sekali pada setiap proyek dan terjadi dalam sekali atau lebih pada fase proyek jika proyek dibagi menjadi beberapa fase. Terminologi Scope pada proyek dapat mengacu pada : Product Scope : Project Scope :
Fitur dan fungsi yang memiliki karakteristik suatu produk, jasa, atau hasil.

Pekerjaan yang memerlukan penyelesaian untuk menghasilkan suatu produk, jasa atau hasil dengan fitur dan fungsi khusus. 2 PMBOK p. 103

PMBOK PMI ed 2004

Section 3:
Chapter 5 :
Project Scope Management 5.1 Scope Planning 5.2 Scope Definition 5.3 Create WBS 5.4 Scope Verification 5.5 Scope Control

PMBOK p. 107-108 PMBOK p. 109-112 PMBOK p. 112-118 PMBOK p. 118-119 PMBOK p. 119-122

PMBOK p. 103

PROJECT SCOPE MANAGEMENT

5.1 Scope Planning
1 Inputs .1. Enterprise environmental factors .2. Organizational process assests 3. Project Charter 4. Preliminary Project scope statement .5. Project Management Plan. 2 Tools and Technniques .1. Expert Judgment .2. Templates, Forms, standards 3 Outputs .1. Project scope management plan

Overview
5.3 Create WBS
1 Inputs .1. Organizational process assets .2. Project scope statement .3. Project scope management plan .4. Approved change requests 2 Tools and Technniques .1. Work breakdown structure templetes .2. Decomposition 3 Outputs .1. Project scope statement (updates) .2. Work breakdown structure .3. WBS dictionary .4. Scope baseline .5. Project scope management plan (updates) .6. Requested changes

5.2 Scope Definition

1 Inputs .1. Organizationals process assests .2. Project charter .3. Preliminary project scope statement .4. Project scope management plan .5. Approved change requests 2 Tools and Technniques .1. Product Analisys .2. Alternative identification .3. Expert judgment .4. Stakeholder analysis .3 Outputs .1. Project scope statement .2. Requested changes .3. Project scope management plan (updates)

5.4 Scope Verification

1 Inputs .1. Project scope statement .2 WBS dictionary .3. Project scope management plan .4. Deliverables 2 Tools and Technniques .1. Inpection 3 Outputs .1. Accepted deliverables .2. Requested changes .3. Recommended corrective acctions

5.5 Scope Control

1 Inputs .1. Project scope statement .2. WBS .3. WBS dictionary .4. Project scope management plan .5. Performance reports .6. Approved change requests .7. Work performance information 2 Tools and Technniques .1. Change control system .2. Variance analysis .3. Replanning .4. Configuration management system

3 Outputs .1. Project scope statement (update) .2. WBS (updates) .3. WBS dictionary (updates) .4. Scope baseline (updates) .5. Requested changes .6. Recommended corrective action .7. organizational process assets (updates) .8. Project management plan (updates)

PMBOK p. 103

Develop Project Charter 4.1

(3.2.1.1) Dvelop Preliminary Project Scope Statement 4.2 (3.2.1.2)

Project Charter

Scope Planning 5.1 (3.2.2.2)

Project Management Plan

Develop Project Management Plan 4.3 (3.2.2.1)

Approved Changes Requests Approved Corrective Actions

Preliminary Project Scope Statement

Project Scope Management Plan

Enterprise Environmental Factors Organizational Process Assets

Scope Definition 5.2 (3.2.2.3)

Approved Changes Requests Requested Changes

Project Scope Statement Project Scope Management Plan (updates)

Create WBS 5.3 (3.2.2.4)

Requested Changes

Direct & Manage Project Execution

4.4 (3.2.3.1)

Deliverables Work Performance Information

Project Scope Statement (updates) WBS WBS Dictionary Project Scope Management Plan (updates) Scope Baseline

Performance Reporting
10.3 (3.2.4.9)

Performance Reports

Scope Verification 5.4 (3.2.4.3)

Recommended Corrective Actions Requested Changes Requested Changes Recommended Corrective Actions Project Management Plan (updates) Project Scope Statement (updates) WBS (updates) WBS Dictionary (updates) Integrated Scope Baseline (updates)
4.6

Accepted Deliverables

Close Project
4.7 (3.2.5.1)

Organizational Process Assets (updates)

Scope Control 5.5 (3.2.4.4)

Change Control
(3.2.4.2)

Project Scope Management Process Flow Diagram

PMBOK p. 106

5. 1. SCOPE PLANNING
Penjelasan dan pengelolaan Scope proyek yang akan mempengaruhi kesuksesan proyek secara keseluruhan. Setiap proyek memerlukan kehati hatian dalam menyeimbangkan penggunaan peralatan, sumber data, metodologi, prosedur dan proses, dan lain faktor untuk memastikan bahwa usaha yang telah dilakukan dalam kegiatan scoping adalah setaraf dengan ukuran proyek, kompleksitas, dan kepentingannya. adalah suatu alat perencanaan yang menjelaskan bagaimana tim menggambarkan scope proyek, mengembangkan project scope statement secara rinci dan bagaimana mengendalikan scope proyek. Yang diawali dari analisis informasi yang terdapat pada project charter (4.1), preliminary project scope statement (4.2), Project management plan yang telah mendapatkan persetujuan/versi terbaru(4.3), Historical information yang terdapat pada Organizational process assets (4.1.1.4) dan yang terkait dengan Enterprise environmental factors (4.1.1.3)
6

Project scope management plan :

PMBOK p. 107

5. 1. SCOPE PLANNING .1. Enterprise environmental factors

yang akan berdampak pada bagaimana scope dikelola al: Organizational or company culture and culture Governmental or industry standards (e.g. regulatory agency regulations, product standards, quality standards, and workmanship standards) Infrastructure (e.g., existing facilities and capital equipment)

INPUTS
.1. .2. 3. 4. .5. Inputs : Enterprise environmental factors Organizational process assests Project Charter Preliminary Project scope statement Project Management Plan.

Existing human resources (e.g., skiils, disciplines, and knowledge, such as design, development, legal, contracting, and purchasing) Personnel administration (e.g., hiring and firing guidelines, employee performance reviews, and training records) Company work authorization system Marketplace conditions Stakeholder risk tolerances Commercial databases (e.g., standardized cost estimating data, industry risk study information, and risk databases) Project management information systems (e.g., an automated tool suite, such as a scheduling sofware tool, a configuration management system, an information collection and distribution system, or webinterface to other online automated 7 PMBOK p. 83 system)

5. 1. SCOPE PLANNING
.2. Organizational process assests (1-4)
Organizations process and procedures for conducting work:

INPUTS
.1. .2. Inputs : Enterprise environmental factors Organizational process assests Project Charter Preliminary Project scope statement Project Management Plan.

3. Organizational standard processes, such as standards, 4. policies(e.g., safety and health policy, and project management policy), standard product and project life cycles, and quality policy and procedurs (e.g., process audits, .5. improvement targets, checklists, and standardized process definitions for use in the organization).

Standardized guidelines, work instructions, proposal evaluation criteria, and performance measurement criteria. Templates (e.g., risk templates, work breakdown structure tamplates, and project schedule network diagram templates). Guideline and criteria for tailoring the organizations set of standard processes to satisfy the specific needs of the project. Organization communication requirements (e.g., specific communication technology available, allowed communication media, record retention, and security requirements).

PMBOK p. 84

5. 1. SCOPE PLANNING
.2. Organizational process assests (2-4)
Project closure guidelines or requirements (e.g., final project audits, project evaluations, product validations, and acceptance criteria) Financial controls procedures (e.g., time reporting, required expenditure and disbursement reviews, accounting codes, and standard contract provitions)

INPUTS
.1. .2. 3. 4. .5. Inputs : Enterprise environmental factors Organizational process assests Project Charter Preliminary Project scope statement Project Management Plan.

Issue and defect management procedures defining issue and defect controls, issue and defect identification and resolution, and action item tracking. Change control procedures, including the steps by which official company standards, policies, plans, and procedurs or any project documents will be modified, and how any changes will be approved and validated. Risk control procedurs, including risk categories, probability definition and impact, and probability and impact matrix. Procedures for approving and issuing work authorizations.
9

5. 1. SCOPE PLANNING
.2. Organizational process assests (3-4)

INPUTS
.1. .2. 3. 4. .5. Inputs : Enterprise environmental factors Organizational process assests Project Charter Preliminary Project scope statement Project Management Plan.

Organizational corporate knowledge base for storing and retrieving information:

Process measurement database use to collect and make available measurement data on processes and products. Project files (e.g., scope, cost, schedule, and quality baselines, performance measurement baseline, project calendars, project schedule network diagrams, risk registers, planned response actions, and define risk impact) Historical information and lesson learned knowledge base (e.g., project records, ad document, all projet closure information and documentation, information about both the results of previous project selection decisions and previous project performance information, andinformation from the risk management effort).
10

PMBOK p. 85

5. 1. SCOPE PLANNING
.2. Organizational process assests (4-4)
Issue and defect management database containing issue and defect status, control information, issue and defect resolution, and action item results Configuration management knowledge base containing the versions and baselines of all official company standards, policies, procedures, and any project documents Financial database containing information such as labor hours, incurred costs, budgets, and any project cost overruns

INPUTS
.1. .2. 3. 4. .5. Inputs : Enterprise environmental factors Organizational process assests Project Charter Preliminary Project scope statement Project Management Plan.

11

5. 1. SCOPE PLANNING
.3. Project Charter ( 4.1) (1-2)
Suatu dokumen formal yang memberikan hak kepada proyek. Memberikan kewenangan dan tanggung jawab kepada Manajer Proyek. Dikeluaran sebelum proyek mulai perencanaan Sebagai hasil dari sbb:
A market demand (e.g., a car company authorizing a project to build more fuelefficient cars in response to gasoline shortages) A business need (e.g., a training company authorizing a project to create a new course to increase its revenues) A customer request (e.g., an electric utility authorizing a project to build a new substation to serve a new industrial park) A technological advance (e.g., an electronic firm authorizing a new project to develop a faster, cheaper, and smaller laptop after advances in computer memory and electronic technology) A legal requirement (e.g., a paint manufacturer authorzing a project to establish guidelines for handling toxic materials) A social need (e.g., non governmental organization in a developing country authorizing a project to provide potable water systems, latrines, sanitation education to communities suffering from high rates of colera)

INPUTS
.1. .2. 3. 4. .5. Inputs : Enterprise environmental factors Organizational process assests Project Charter Preliminary Project scope statement Project Management Plan.

PROJECT CHARTER

12

PMBOK p. 81

5. 1. SCOPE PLANNING
.3. Project Charter ( 4.1) (2-2)

INPUTS
.1. .2. 3. 4. Inputs : Enterprise environmental factors Organizational process assests Project Charter Preliminary Project scope statement Project Management Plan.

Memperhatikan beberapa informasi sebagai berikut :

.5.

Requirement that satisfy customer, sponsor, and other stakeholder needs, wants and expectations. Business needs, high-level project description, or product requirements that the project is undertaken to address. Projet purpose or justification. Assigned project manager and autority level. Summary milestone schedule. Stakeholder influences. Functional organizations and their participation Organizational, environmental and external assumptions and constraint. Business case justifying the project, including return on investment. (RoI). Summary budget
13

PMBOK p. 82

5. 1. SCOPE PLANNING
.3. Project Charter ( 4.1) Business need :
Need to be communicated to project team : (example) : To gain and increase the profit First step to get into a new market Increasing customer satisfaction To full fill a specific people needs.

INPUTS
(2-2)
.1. .2. 3. 4. .5. Inputs : Enterprise environmental factors Organizational process assests Project Charter Preliminary Project scope statement Project Management Plan.

Sample of Project Manager Authority

To use the approved budget To use organizational resources To find project resources To negotiate with appointed vendor

14

5. 1. SCOPE PLANNING
.4. Preliminary Project Scope Statement (4.2):
Project Scope Statement adalah definisi dari proyek
yaitu apa yang diperlukan dalam menyelesaikan proyek.

INPUTS
.1. .2. 3. 4. .5. Inputs : Enterprise environmental factors Organizational process assests Project Charter Preliminary Project scope statement Project Management Plan.

Project scope statement meliputi :

Project & Product Objectives Product or service requirements and characteristics Product acceptance criteria Project boundaries Project requirements and deliverables Project constraints Project assumptions Initial project organization Initial defined risks Schedule milestones Initial WBS Order of magnitude cost estimate Project configuration management requirements Approval Requirements

15

PMBOK p. 86

5. 1. SCOPE PLANNING
.5. Project Management Plan (4.3):
Prosesnya meliputi tindakan yang diperlukan untuk menjelaskan, mengintegrasi dan mengkoordinasikan semua sub sub perencanaan kedalam project management plan. Project management plan berisi sangat tergantung pada pengetrapannya dan kompleksitasnya proyek. Hasil proses project management plan selalu diupdate dan direvisi melalui Integrated Change Control Process.

INPUTS
.1. .2. 3. 4. .5. Inputs : Enterprise environmental factors Organizational process assests Project Charter Preliminary Project scope statement Project Management Plan.

Project Management Plan menjelaskan bagaimana proyek

dilaksanakan, dimonitor dan dikendalikan dan ditutup.

Project Management plan mendokumentasikan kumpulan output planning processes dari Planning Process Group dan
meliputi : The project management processes selected by the project team. The level of implementation of each selected process. The descriptions of the tools and techniques to be used for accomplishing those processes.
16

PMBOK p. 86

5. 1. SCOPE PLANNING
.5. Project Management Plan (4.3):
How the selected processes will be used to manage the specific project, including the dependencies and interactions among those processes, and the essential inputs and outputs. How work will be executed to acomplish the project objectives. How changes will be monitored and controlled. How configuration management will be performed. How integrity of the performance measurement baselines will be maintened and used. The need and techniques for communication among stakehgolders. The selected project life cycle and, for multi-phase projects, the associated project phases. Key management reviews for content, extent, and timing to facilitate addressing open issues and pending decisions.

INPUTS
.1. .2. 3. 4. .5. Inputs : Enterprise environmental factors Organizational process assests Project Charter Preliminary Project scope statement Project Management Plan.

17

PMBOK p. 88

5. 1. SCOPE PLANNING
.5. Project Management Plan (4.3):
Project Management Plan bisa diringkas atau dibuat rinci, dan bisa
dikombinasikan pada satu atau lebih sub sub perencanaan dan komponen lain. Sub sub perencanaan meliputi , tetapi tidak terbatas pada: Project scope management plan Schedule management plan Cost management plan Quality management plan Process improvement plan Staffing management plan Communication management plan Risk management plan Procurement management plan Milestone list Resources calendar Schedule baseline Cost Baseline Quality baseline Risk register

INPUTS
.1. .2. 3. 4. .5. Inputs : Enterprise environmental factors Organizational process assests Project Charter Preliminary Project scope statement Project Management Plan.

18

PMBOK p. 89

5. 1. SCOPE PLANNING
.1. Expert Judgment

TOOLS & TECHNIQUES

Tools & Techniques .1. Expert Judgment .2. Templates, Forms, standards

Expert Judgment adalah Pertimbangan dari tenaga ahli sebagai (masukan) yang sering digunakan untuk menilai pada suatu proses seperti halnya keahlian. Mungkin berasal dari kelompok lain atau secara individu dengan pendidikan atau pengetahuan khusus dan tersedia dari banyak sumber daya. Pertimbangan terkait dengan bagaimana kesetaraan proyek yang telah mengelola scope tersebut digunakan untuk pengembangan project scope management

plan.

. .2. Templates, Forms, standards :

Tamplate meliputi WBS Tamplate, Scope Management plan Tamplate, dan

Project scope change control forms

19

PMBOK p. 108

5. 1. SCOPE PLANNING
Project Scope Management Plan

OUTPUTS
Outputs .1. Project scope management plan

Memberikan petunjuk bagaimana project scope dijelaskan, didokumentasikan, diverifikasi, dikelola dan dikendalikan oleh team manajemen proyek. Komponen dari project scope management plan meliputi :

Suatu proses dalam menyiapkan detail project scope statement berdasarkan preliminary project scope statement. Suatu proses berpeluang menciptakan WBS dari detail project scope statement, dan menetapkan bagaimana WBS akan di pelihara dan di setujui. Suatu proses penetapan bagaimana verifikasi secara formal dan persetujuan terhadap completed project deliverable akan diperoleh Suatu proses pengendalian bagaimana request or changes dari detail project scope statement akan diproses. Proses ini secara langsung berhubungan dengan integrated changes

control process.

Scope Definition

20

5. 2. SCOPE DEFINITION
Persiapan yang sangat kritis dalam merinci project scope statement terhadap kesuksesan proyek dan membangun sepanjang hasil proyek, asumsi, dan batasan batasannya di dokumentasikan dari initiasi proyek didalam preliminary project scope statement. Sepanjang perencanaan, project scope digambarkan dan diuraikan dengan ketegasan yang lebih besar sebab informasi tentang project lebih dikenal. Kebutuhan, keinginan, dan ekspektasi stakeholder dianalisis dan diubah menjadi persyaratan. Asumsi dan batasan batasan dibutuhkan dan dianalisis untuk melengkapinya.

21

PMBOK p. 109

5. 2. SCOPE DEFINITION
.1. Organizationals process assests 4.1.1.4 p 84 .2. Project charter 4.1 p.81
Jika project charter tidak digunakan didalam organisasi, kemudian membandingkan dengan kebutuhan informasi yang diperoleh atau dikembangkan, dan digunakan untuk mengembangkan project scope statement. .1. .2. .3. .4. .5.

INPUTS
Inputs : Organizationals process assests Project charter Preliminary project scope statement Project scope management plan Approved change requests

.3. Preliminary project scope statement 4.2 p.86

Jika preliminary project scope statement tidak digunakan didalam organisasi, kemudian membandingkan dengan informasi, termasuk product scope description, yang akan digunakan untuk mengembangkan project scope statement secara rinci.

.4. Project Scope Management Plan 5.1.3.1 .5. Approved change requests

p.108

4.4.1.4 p. 92 Didokumentasikan, diberikan hak atas perubahan untuk memperluas contract project scope. Approved change requests dapat juga merubah kebijakan, project management plan, procedures, quality, costs, budgets atau merevisi schedule. Perubahan sering diidentifikasi dan disetujui pada pekerjaan yang sedang berjalan. 22

PMBOK p. 109

5. 2. SCOPE DEFINITION
.1. Product Analysis
p 110

TOOLS & TECHNIQUES

Tools & Techniques .1. Product Analisys .2. Alternative identification .3. Expert judgment .4. Stakeholder analysis

Setiap aplikasi area mempunyai satu atau lebih metoda yang disetujui untuk menterjemahkan tujuan proyek kedalam tangible deliverables dan persyaratannya. Product analysis seperti product breakdown, system analysis, system engineering, value engineering, value analysis dan

functional analysis.

value engineering, value analysis dan functional analysis :

VE : Suatu usaha yang terorganisir yang diarahkan untuk menganalisa fungsi dari suatu bagian atau sistem dengan maksud mencapai fungsi ynag diperlukan dengan biaya seminimal mungkin untuk memilikinya, konsisten dengan ketentuan untuk penampilan, keandalan, kwalitas dan pemeliharaan. Sinonim dengan nilai, analisa nilai dan manajemen nilai. Nilai (worth) : Nilai adalah biaya terendah yang diperlukan untuk menyediakan fungsi yang diperlukan

23

PMBOK p. 110

5. 2. SCOPE DEFINITION
.2. Alternatives Identification p. 110

TOOLS & TECHNIQUES

Tools & Techniques .1. Product Analisys .2. Alternative identification .3. Expert judgment .4. Stakeholder analysis

Mengidentifikasi beberapa alternatif adalah cara yang digunakan untuk membangkitkan perbedaan pendekatan dalam melaksanakan pekerjaan pada proyek. Berbagai cara dan teknik dalam manajemen umum digunakan disini, biasanya digunakan brainstorming dan

lateral thingking

.3. Expert Judgment

p.110

Setiap aplikasi area memiliki seorang ahli dimana dapat digunakan untuk mengembangkan porsi dari project scope statement yang rinci.

24

PMBOK p. 110

5. 2. SCOPE DEFINITION
.4. Stakeholder Analysis
p.110

TOOLS & TECHNIQUES

Tools & Techniques .1. Product Analisys .2. Alternative identification .3. Expert judgment .4. Stakeholder analysis

Mengidentifikasikan pengaruh dan peminat dari berbagai stakeholder dan dokumen yang mereka butuhkan, inginkan, dan interprestasikan. Analysis kemudian memilih, membuat prioritas, menghitung kebutuhan, keinginan, dan interprestasi untuk menciptakan persyaratan persyaratan. Interprestasi yang tidak dapat di hitung seperti customer satisfaction adalah subyektif dan memerlukan suatu risiko yang tinggi dalam penyelesaian secara sukses. Minat para stakeholder baik itu positif maupun negatif akan mempengaruhi pelaksanaan dan penyelesaian proyek dan mereka mungkin juga menggunakan pengaruh pada proyek dan deliverablenya.

25

PMBOK p. 110

5. 2. SCOPE DEFINITION
.1. Project scope statement p.110

OUTPUTS
Outputs .1. Project scope statement .2. Requested changes .3. Project scope management plan (updates)

Menjelaskan secara detail project deliverables dan persyaratan pekerjaan yang dibutuhkan untuk menciptakan deliverables tersebut. Detail project scope statement termasuk :
Project objectives Product scope description Project requirements Project boundaries Project deliverables Product acceptance criteria Project constraints Project assumptions Initial project organization Initial defined risks Schedule milestones Fund limitation Cost estimate Project configuration management requirements Project specifications Approval Requirements

26

PMBOK p. 110

5. 2. SCOPE DEFINITION
.1. Project scope statement

OUTPUTS
Outputs .1. Project scope statement .2. Requested changes .3. Project scope management plan (updates)

CONSTRAINT
Please discuss !!!!

ASSUMPTIONS
Please discuss !!!!

Rp
yaitu faktor yang akan membatasi tim manajemen proyek dalam menentukan pilihan; sebagai contoh adalah penentuan maksimum jangka waktu kegiatan yang diinginkan. adalah faktor yang digunakan untuk maksud perencanaan yang dianggap sementara sebagai yang benar, riil, atau pasti. 27

PMBOK p. 111

5. 2. SCOPE DEFINITION
.2. Requested changes p.112

OUTPUTS
Outputs .1. Project scope statement .2. Requested changes .3. Project scope management plan (updates)

Requested changes pada project management plan dan sub sub rencana dikembangkan sepanjang Scope Definition process. Requested changes diproses untuk meriview dan memberikan disposisi melalui proses Integrated Change Control.

.3. Project scope management plan (updates)

Project scope management plan suatu komponen dari project management plan, mungkin perlu diupdate termasuk approved change requests yang dihasilkan dari proses projects Scope Definition.

Create WBS

28

PMBOK p. 112

5. 3. CREATE WBS
WBS adalah suatu hirarki dari susunan komponen Proyek/total lingkup proyek yang dipecah dengan mengelompokkan menjadi lebih kecil yang menggambarkan suatu deliverable proyek yang dilaksanakan oleh tim proyek. WBS menyajikan pekerjaan yang ditetapkan pada project scope statement yang telah disetujui. Beberapa komponen WBS membantu stakeholder didalam mengamati deliverable proyek ( 4.4.3.1) Pekerjaan yang tidak termasuk di dalam WBS adalah di luar lingkup proyek. Biasanya ditunjukkan dalam bentuk Chart/ bagan. Jenis pada tingkatan terendah dari WBS adalah dikenal sebagai paket pekerjaan (work package)

29

PMBOK p. 112

5. 3. CREATE WBS
.1. Organizationals Process Assests 4.1.1.4 .2. Project Scope Statement 5.2.3.1 .3. Project Scope Management Plan 5.2.1.4 .4. Approved Change Requests 4.4.1.4

INPUTS
Inputs : .1. Organizational process assets .2. Project scope statement .3. Project scope management plan .4. Approved change requests

30

PMBOK p. 113

5. 3. CREATE WBS

TOOLS & TECHNIQUES

Tools & Techniques .1. Work breakdown structure templetes .2. Decomposition

.1. Work breakdown structure templetes

Meskipun setiap proyek adalah unik, suatu WBS dari proyek yang lalu bisa dan sering digunakan sebagai tamplate untuk proyek baru, karena beberapa proyek yang

lalu akan menyerupai proyek yang lain sampai taraf tertentu.

Contoh hal-hal yang diperlukan untuk menyusun work breakdown structure pada proyek konstruksi adalah :

Dokumen tender ( Gambar , Spesifikasi , persyaratan ,Surat perjanjian , addenda) Informasi Informasi yang diperoleh dari survey lokasi proyek Rencana metode pelaksanaan Pengalaman & pengetahuan cost engineer , untuk proyek sejenis
31

PMBOK p. 113

5. 3. CREATE WBS

TOOLS & TECHNIQUES

Tools & Techniques .1. Work breakdown structure templetes .2. Decomposition

.1. Work breakdown structure templetes

MANAGERIAL LEVEL PROJECT TOTAL PROGRAM

LEVEL 1

PROJECT

PROJECT

PROJECT

LEVEL 2

TASK

TASK

TASK

LEVEL 3

TECHNICAL LEVEL WORK PACKAGE

SUB TASK WORK PACKAGE

SUB TASK WORK PACKAGE

SUB TASK

LEVEL 4

LEVEL 5

LEVEL OF EFFORT

LEVEL OF EFFORT

LEVEL OF EFFORT

LEVEL 6 32

5. 3. CREATE WBS
.2. Decomposition

TOOLS & TECHNIQUES

Tools & Techniques .1. Work breakdown structure templetes .2. Decomposition

Adalah merinci proyek deliverables ke dalam komponen lebih kecil, yang dapat dikendalikan sampai ke pekerjaan dan deliverables ditetapkan ke tingkatan paket pekerjaan. Paket pekerjaan adalah tingkatan yang paling rendah dalam WBS, dan yang pokok di mana biaya dan jadwal pekerjaan dapat diperkirakan secara realistis.

Step decomposisi :
1. Mengidentifikasi deliverables pokok dari proyek 2. Susun dan mengorganisir WBS 3. Merinci WBS mulai tingkatan paling atas ke dalam komponen tingkat yang lebih rendah, dengan mengambil langkah jika ada keterbatasan biaya dan waktu dapat dikembangkan sesuai tingkatan. 4. Mengembangkan dan membuat kode WBS identifikasi ke komponen WBS Level 2 5. Memverifikasi ketepatan dari pembagian elemen

WBS Level 1

WBS Level 2
WBS Level 3 WBS Level 3 WBS Level 3 WBS Level 3 WBS Level 3

WBS Level 2
WBS Level 3 WBS Level 3

Rooling wave planning:

Yang akan dikerjakan lebih dahulu dibreakdown lebih detail p. 114

WBS Level 3

WBS Level 3

33

PMBOK p. 115

5. 3. CREATE WBS
.1. Project Scope Statement (updates)
Jika hasil change request dari proses create WBS disetujui, maka project scope statement di update meliputi adanya persetujuan perubahan.

OUTPUTS
Outputs .1. Project scope statement (updates) .2. Work breakdown structure .3. WBS dictionary .4. Scope baseline .5. Project scope management plan (updates) .6. Requested changes

.2. Work breakdown structure (WBS)

34

PMBOK p. 117

OBS, WBS, BOQ, BOM, RBS

Jangan terkecoh dengan jenis breakdown yang lain yang digunakan sebagai informasi proyek seperti :
Organizational Breakdown Structure (OBS) : Work Breakdown Structure (WBS) :
Noahs Ark Project

Resources Breakdown Structure (RBS) :

Project Activity

Short by Row Mat

Short by Site

Short by Fab/Sub

Bill of Quantity (BOQ)

Project Activity

Procurement

Bill of Material (BOM)

Project Activity

Ship Structure

Navigation equipment

Crew Training

Manufacturing

General Manager

Multifunctional Team Control Account Plans (CAPs)

Engineering

35

Earned Value PM p.83

Risk Breakdown Structure (RBS)

Project
Technical External Organizational Project management Estimating

Requirements Technology Complexity & Interface Performance & Reliability Quality

Subcontractor & Suppliers Regulatory Market

Project Dependencies Resources Founding

Planning Controlling

Customer Weather

Prioritization

Communication

36

PMBOK p. 244

5. 3. CREATE WBS
.3. WBS dictionary :
Dokumen yang dihasilkan pada waktu proses menciptakan WBS disebut WBS dictionary termasuk :

OUTPUTS
Outputs .1. Project scope statement (updates) .2. Work breakdown structure .3. WBS dictionary .4. Scope baseline .5. Project scope management plan (updates) .6. Requested changes

Code of account identifier, a statement of work, responsible organization, list of schedule mailestones. Informasi lain adalah contract information, quality requirements, dan technical references untuk memberikan memfasilitasi kinerja pekerjaan. Informasi lain untuk maksud pengendalian account dengan menggunakan cost code.

.4. Scope baseline

Approved detail project scope statement dan yang terkait dengan WBS dan WBS dictionary adalah scope baseline untuk proyek.

.5. Project scope management plan (updates)

Jika hasil Change request disetujui dari proses Create WBS, kemudian Project scope management plan perlu di update meliputi persetujuan perubahan.

.6. Requested changes

Permintaan perubahan terhadap project scope statement dan komponennya mungkin dapat ditimbulkan dari proses Create WBS dan diproses untuk mereview dan Scope persetujuan melalui proses Integrated change control. Verification 37

PMBOK p. 117

5. 4. SCOPE VERIFICATION
Adalah proses dari memperoleh persetujuan secara formal terhadap lingkup proyek dari stakeholders. Hal ini memerlukan me review deliverables untuk memastikan bahwa semua telah diselesaikan dengan tepat dan dengan memuaskan. Utamanya adalah perhatian terhadap persetujuan deliverables

38

PMBOK p. 117

5. 4. SCOPE VERIFICATION
.1. Project scope statement .3. WBS dictionary .3. Project scope management plan .4. Deliverables

INPUTS
Inputs : .1. Project scope statement .2 WBS dictionary .3. Project scope management plan .4. Deliverables

proyek deliverables adalah sesuatu yang unique, variable product, result or capability dalam melaksanakan jasa atau layanan . Yaitu pekerjaan yang telah selesai (jadi) secara penuh atau secara parsial (tergantung persyaratan)

39

PMBOK p. 117

5. 4. SCOPE VERIFICATION .1. Inspection

Tools & Techniques

Tools & Techniques .1. Inspection

Termasuk kegiatan seperti mengukur, menguji, dan menghitung untuk menentukan apakah pekerjaan dan deliverable sesuai dengan persyaratan dan kriteria diterimanya hasil produk.

Inspection dengan berbagai cara juga dapat disebut review, product review, audits, dan walkthroughs.

Contoh Review Design : Perencanaan yang kadaluarsa

: Pembiayaan yang terbatas : Keterbatasan sumberdaya

40

PMBOK p. 119

5. 4. SCOPE VERIFICATION .1. Inspection

Audit berbasis risiko :

Tools & Techniques

Tools & Techniques .1. Inspection

Pendekatan baru didalam audit (Thomas E Bayer-1999), kata Audit cukup membuat orang merasa tertekan. Perbedaan antara Audit tradisional dengan Audit berbasis risiko adalah : Type / Jenis risiko yang sedang dinilai, Bagaimana penilaian risiko digunakan didalam melaksanakan audit. Menurut pengertian umum pendekatan audit tradisional terfokus hanya pada risiko kita sebagai Auditor didalam merencanakan audit : Kontrol risiko, Risiko deteksi, Risiko yang melekat (faktor yang mempengaruhi kondisi keuangan organisasi, dan yang menyulitkan proses dan kontrol). - Auditor menemui yang diaudit untuk memeriksa laporan keuangan, mereka duduk berhadapan seperti orang main catur, masing masing melihat medan permainannya. Audit berbasis risiko lebih maju dan terfokus tidak hanya risiko audit tetapi juga risiko bisnis pelanggan. - Auditor duduk bersebelahan dengan yang diaudit, sekarang yang diaudit merasa memiliki partner, menyatu karena keduanya memandang bisnis dengan perspektif yang sama.
41

5. 4. SCOPE VERIFICATION
.1. Accepted deliverables

OUTPUTS
Outputs .1. Accepted deliverables .2. Requested changes .3. Recommended corrective acctions

Dokumen deliverables yang sudah lengkap dan telah disetujui. Yang belum disetujui juga didokumentasikan dengan alasan mengapa tidak dapat disetujui. Scope Verification yaitu termasuk dokumen penunjang yang diterima dari Customer atau sponsor dan persetujuan project deliverables daristakeholders.

.2. Requested changes

Permintaan perubahan mungkin ditimbulkan dari proses Scope Verification dan diproses untuk meriview dan menentukan posisi kembali melalui proses Integrated Change Control

.3. Recommended corrective acctions 4.5.3.1. p.96

Rekomendasi yang didokumentasikan, yang diperlukan untuk membawa harapan kinerja proyek mendatang sesui dengan

project management plan. PMBOK p. 119

Scope Control

42

5. 5. SCOPE CONTROL
Project Scope Control adalah terkait dengan pengaruh faktor yang menciptakan perubahan project scope dan pengendalikan dampak dari
perubahan tersebut.

Scope control memastikan bahwa semua permintaan perubahan dan rekomendasi tindak lanjut diproses melalui proses Integrated Change Control.
Juga digunakan untuk mengelola perubahan yang aktual ketika perubahan terjadi dan di integrasikan dengan proses pengendalian yang lain. Adanya perubahan yang tidak terkendali sering mengacu sebagai

project scope creep.

Perubahan adalah tidak bisa diacuhkan, dengan demikian mengamanatkan beberapa bentuk dari proses pengendalian perubahan.

43

PMBOK p. 119

5. 5. SCOPE CONTROL
.1. Project scope statement
Sepanjang terkait dengan WBS dan WBS Dictionary 5.3, menggambarkan projects scope baseline dan

INPUTS
Inputs : .1. Project scope statement .2. WBS .3. WBS dictionary .4. Project scope management plan .5. Performance reports .6. Approved change requests .7. Work performance information

product scope.

.2. WBS 5.3.3.2 p.117 .3. WBS dictionary 5.3.3.3 p. 117 .4. Project scope management plan 5.1.3.1 p. 108 .5. Performance reports

Memberikan informasi kinerja proyek seperti deliverable intern yang telah diselesaikan

.6. Approved change requests

Suatu Approved change request (4.4.1.4 p.92 ) dampak dari project scope adalah suatu modifikasi terhadap project scope baseline , seperti yang dijelaskan pada approved project scope statement, WBS dan WBS dictionary.
44

PMBOK p. 120

5. 5. SCOPE CONTROL
.7. Work performance information 4.4.3.7 p.94
Informasi status kegiatan proyek yang sedang dilaksanakan. Informasi tersebut termasuk : Schedule progress showing status information Deliverable that have been completed and those not completed Schedule activities that have started and those that have been finished Extent to which quality standards are being made Cost authorized and incurred Estimates to complete the schedule activities that have started Percent physically complete of the in-progress schedule activities Documented lessons learned posted to the lessons learned knowledge base Resource utilization detail

INPUTS
Inputs : .1. Project scope statement .2. WBS .3. WBS dictionary .4. Project scope management plan .5. Performance reports .6. Approved change requests .7. Work performance information

45

PMBOK p. 94

5. 5. SCOPE CONTROL
.1. Change control system

TOOLS & TECHNIQUES

Tools & Techniques .1. Change control system .2. Variance analysis .3. Replanning .4. Configuration management system

Didokumentasikan pada project scope management plan, yang menggambarkan prosedur dimana product scope dan project scope bisa dirubah. System, termasuk dokumentasi, system tracking, kebutuhan tingkat persetujuan untuk memberikan kewenangan pada perubahan.

Changes control system ber integrasi dengan project management information system.

.2. Variance analysis

Project performance measurement digunakan untuk
menilai besarnya perbedaan (variasi) Aspek penting dari project scope control termasuk menetapkan penyebab adanya perbedaan terhadap scope baseline dan memutuskan kemungkinan diperlukan corrective actions.
46

PMBOK p. 121

5. 5. SCOPE CONTROL
.3. Replanning
Persetujuan permintaan perubahan yang berdampak pada project scope dapat dilakukan modifikasi WBS dan WBS dictionary, project scope statement, dan

TOOLS & TECHNIQUES

Tools & Techniques .1. Change control system .2. Variance analysis .3. Replanning .4. Configuration management system

project scope management plan.

Persetujuan permintaan perubahan ini akan mengakibatkan pembaharuan terhadap komponen

project management plan

.4. Configuration management system

Formal configuration management system 4.3.2.2. menyajikan prosedur terhadap status deliverables dan menjamin bahwa permintaan perubahan project scope dan product scope secara menyeluruh
disesuaikan dan didokumentasikan sebelum diproses melalui integrated change controls.
47

PMBOK p. 121

5. 5. SCOPE CONTROL
.1. Project scope statement (updates)
Jika permintaan perubahan yang telah disetujui berdampak pada project scope, maka project scope statement direvisi dan dikeluarkan kembali untuk merefleksikan perubahan yang telah disetujui. Project scope statement yang telah di update menjadi project scope baseline baru untuk perubahan yang akan datang.

OUTPUTS
Outputs .1. Project scope statement (update) .2. WBS (updates) .3. WBS dictionary (updates) .4. Scope baseline (updates) .5. Requested changes .6. Recommended corrective action .7. organizational process assets (updates) .8. Project management plan (updates)

.2. WBS (updates)

Jika permintaan perubahan yang telah disetujui berdampak pada project scope, maka WBS direvisi dan dikeluarkan kembali untuk merefleksikan perubahan yang telah disetujui.

.3. WBS dictionary (updates)

Jika permintaan perubahan yang telah disetujui berdampak pada project scope, maka WBS dicitionary direvisi dan dikeluarkan kembali untuk merefleksikan perubahan yang telah disetujui.

.4. Scope baseline (updates) 5.3.3.4. p. 117 .5. Requested changes

Hasil dari pengendalian scope bisa menimbulkan permintaan perubahan baru, yang mana diproses untuk mereview dan diposisikan kembali menurut proses Integrated Change Control. 48

PMBOK p. 121

5. 5. SCOPE CONTROL
.6. Recommended corrective action
Rekomendasi tindak lanjut perbaikan adalah suatu tahap memberikan rekomendasi untuk mendapatkan perkiraan kinerja proyek yang akan datang sesuai dengan project management plan dan project scope statement.

OUTPUTS
Outputs .1. Project scope statement (update) .2. WBS (updates) .3. WBS dictionary (updates) .4. Scope baseline (updates) .5. Requested changes .6. Recommended corrective action .7. organizational process assets (updates) .8. Project management plan (updates)

.7. organizational process assets (updates)

Disebabkan adanya perbedaan/deviasi, alasan keterlambatan diperlukan pilihan tindakan perbaikan. Dan jenis lain suatu pembelajaran dari pengendalian perubahan scope proyek didokumentasikan dan di update kedalam historical database dari

organizational process assets.

.8. Project management plan (updates)

Jika permintaan perubahan yang telah disetujui berdampak pada project scope, maka sesuai dengan komponen yang didokumentasikan dan cost baseline dari project management plan, direvisi dan keluarkan kembali untuk merefleksikan perubahan yang telah disetujui. 49

PMBOK p. 122

Project Scope Management Thank you

50