BAB II

PEMAHAMAN TERHADAP
KERANGKA ACUAN KERJA ( KAK )

Pemahaman konsultan tentang kegiatan cukup membantu pencapaian keberhasilan

pelaksanaan pekerjaan. Didalam Kerangka Acuan Kerja (KAK), telah diberikan
gambaran umum tentang proyek, mulai dari rasionalisasi perlunya proyek dilaksanakan,
tujuan dan sasaran, ruang lingkup, kebutuhan tenaga ahli dan pelaporan. Meskipun
demikian, disadari bahwa penjelasan dalam KAK masih bersifat general, sehingga dapat
diinterpretasi oleh konsultan dalam pemahaman yang berbeda.
Terkait dengan hal tersebut, bab ini memberikan gambaran pemahaman konsultan
tentang kegiatan yang akan dikerjakan. Secara sistematis, gambaran pemahaman
konsultan ini dibagi atas : 1). Gambaran tentang dasar pemikiran proyek, 2) ruang
lingkup proyek, 3) sasaran proyek, 4) tenaga ahli, dan 5) Pelaporan.

2.1 LINGKUP PEKERJAAN cv. pintarACOnsultant

Lingkup pekerjaan cv. pintarACOnsultant yang ditawarkan dalam proposal ini adalah
pekerjaan “Perencanaan Teknis Rehab Total Pustu Sidobinangun Kec. Tanalili”.

Lingkup pekerjaan ini mempunyai tujuan utama Perencanaan Teknis adalah

mengelola proses transformasi gambar-gambar dan spesifikasi menjadi bentuk
bangunan fisik sehingga mampu menghasilkan produk dan pelayanan yang
merupakan tujuan fungsional proyek. Upaya transformasi tersebut harus dikerjakan
dalam kerangka waktu dan estimasi biaya yang diperhitungkan dengan mematuhi
standar kualitas tertentu

2.2 SISTEM MANAJEMEN PROYEK

Sistem Manajemen Proyek disusun dan dijabarkan menjadi seperangkat
pengertian-pengertian, alat-alat, dan ditunjukan tata cara yang mudah untuk
dilaksanakan sedemikian rupa sehingga :
1) Mampu menghubungkan dan menjembatani kesenjangan persepsi di antara
para perencana pembangunan dan pelaksananya, sehingga kesemuanya
mempunyai satu kerangka konsep yang sama tentang kriteria keberhasilan
suatu proyek.
2) Dapat memberikan kesamaan bahasa sekaligus memadukan tertib teknis dan
sosial, yang dpat diterapkan pada setiap proyek di setiap jenjang dengan cara-
cara sederhana, jelas, sistematik serta mangkus.
3) Mampu mewujudkan suatu bentuk kerjasama dan koordinasi antar suatu
organisasi pelaksananya sehingga terwujud suatu semangat bersama untuk
 merencanakan proyek secara lebih terperinci, dan cukup cermat dalam
mengantisipasi masalah-masalah akan timbul dalam pelaksanaanya.
Dalam rangka upaya membentuk suatu Sistem Manajemen Proyek yang lengkap
serta kokoh, untuk pelaksanaan pada masing-masing tahapan siklus mekanisme
tersebut memerlukan alat-alat manajemen, yang umumnya terdiri dari :
1) Analisis Masalah
2) Analisis Anggaran Keuangan
3) Rincian Tanggung Jawab
4) Jadwal Pelaksanaan Proyek
5) Sistem Monitoring dan Pelaporan
6) Sistem Evaluasi
7) Konsep Pendekatan Tim
Perencanaan proyek dimulai dari masalah-masalah pokok program pembangunan,
menyusun strategi yang lebih luas, dan kemudian memilih proyek-proyek yang akan
mencapai tujuan-tujuan program yang lebih luas.

PERENCANAAN

Sasaran Proyek
Tercapai

Berita Acara
Penyerahan
Hasil Proyek

EVALUASI PELAKSANAAN

Pengendalian
(Monitoring)

2.2.1 Siklus Mekanisme Manajemen Proyek

Anggaran keuangan disusun secara realistis, bertahap waktu, dengan

berorientasi pada keluaran-keluaran atau kegiatan-kegiatan proyek. Analisis
anggaran keuangan bukan hanya dibuat berdasarkan Daftar Rencana Kegiatan
dan pada saat perencanaan proyek saja. Akan tetapi, dengan ditunjang oleh
suatu sistem akuntansi yang benar dan baik harus dapat disiapkan di setiap saat
selama proyek berjalan. Analisis Anggaran Keuangan berguna berguna untuk
membagikan sumber dana yang terbatas guna hasil keseluruhan yang optimal,
menganalisa perbandingan antara pembiayaan dan manfaat yang diperoleh, dan
menyusun anggaranbelanja yang realistis.
Suatu organisasi dengan melibatkan banyak unsur apabila tanpa dilandasi
dengan kesepakatan yang jelas, cenderung akan mengundang masalah-masalah
koordinasi yang dapat mengakibatkan kekacauan, keterlambatan, bahkan
pembengkakan biaya. Untuk Manajemen Proyek berguna antara lain untuk :
a. Dapat membantu tercapainya kesepakatan mengenai peran dan tanggung
jawab masing-masing individu atau satuan organisasi yang terlibat dalam
pelaksanaan proyek.
b. Untuk menyederhanakan pelaksanaan koordinasi proyek dan sebagai
sarana untuk media komunikasi antar masing-masing penanggung jawab.
c. Memperlihatkan hubungan tugas dan jabatan secara jelas, sehingga
membantu memastikan bahwa semua tugas dan seluruh personil yang
diperlukan untuk pelaksanaannya yang telah tersusun.
Jadwal Pelaksanaan Proyek berguna untuk menentukan waktu dan urutan
kegiatan-kegiatan proyek, dan dibuat berdasarkan Daftar Perincian Kegiatan.
Perangkat manajemen yang berupa jadwal ini menunjukan kapan suatu kegiatan
harus dimulai dan diselesaikan, serta memberikan landasan dalam penyusunan
sistem monitoring dan pelaporan secara terus menerus atau kontinyu.
Dalam rangka pengendalian dan Perencanaan terhadap pelaksanaan
proyek dibutuhkan suatu media atau alat yang mampu merangkum informasi-
informasi yang secara aktif diketahui dan diikuti selama pelaksanaan pekerjaan
berlangsung. Untuk itu diperlukan sitem monitoring dan pelaporan yang biasanya
memakai media folmulir atau laporan yang berisikan .tentang kelangsungan
pekerjaan tersebut. Sehingga folmulir atau laporan tersebut berfungsi sebagai
alat komunikasi yang juga bermanfaat utnuk memastikan bahwa keterangan
tentang kemajuan proyek, masalah-masalah, pluang-peluang yang telah dihimpun
dan dianalisa suntuk dilaporkan kepada pihak-pihak yang berwewenang untuk
pengambilan keputusan dan tindakan.
Sistem evaluasi yang diterapkan ditujukan untuk penyempurnaan
pelaksanaan proyek sehingga lebih bersifat beroreintasi ke depan, yaitu upaya
peningkatan kesempatan demi keberhasilan proyek. Ruang lingkup evaluasi lebih
luas ketimbang monitoring. Monitoring adalah kegiatan mengukur apakah proyek
masih tetap berjalan pada jalurnya, sedang evaluasi menanyakan apakah proyek
berjalan pada jalur yang benar.
Perencanaan
Pelaksanaan

Monitoring

Siklus Manajemen
Evaluasi

Keterangan
Perangkat
Manajeman
1  Analisa Masalah
2
 Daftar Skala Prioritas
3
4  Kerangka Logis
5  Daftar Usulan Proyek
6  Rencana Anggaran
7  Lembaran Kerja
 8  Daftar Isian Proyek
9
 Petunjuk Operasional
10  Surat Keputusan Pembentukan
11 Organisasi Proyek
 Deskripsi Tugas (Bagan
Tanggung Jawab)
12  Rencana Kerja Proyek
13  Jaringan Kerja
14 Network Planning
15  Bagan Balok Gant Chart
 Dokumen Pengadaan Tanah
 Dokumen Kontrak dan SPK SPK= Surat Perintah
Kerja
 Laporan Bulanan
 Laporan Triwulan
16  Laporan Keadaan Kas
 SPJP Surat Pertanggung
 Buku Catatan Masalah Jawaban Pelaksanaan
17 Anggaran Pembangunan
 Surat Perintah Membayar
18 Surat Permintaan
19  SPPP Pembayaran
Monitoring Kegiatan dan Hasil Pembangunan
 Tolak Ukur
 Sasaran Usaha
Laporan Kemajuan Proyek
Laporan Penyelsaian Proyek
Laporan Dampak Proyek

2.3 PEDOMAN TEKNIS PELAKSANAAN PERENCANAAN TEKNIS

Meliputi tugas kegiatan Konsultan Manajemn Konstruksi dalam melaksanakan tugas

Pengendalian Mutu, Pencapaian sasaran Fisik (kuantitas dan kualitas), ser ta tertib
administrasi dalam pelaksanaan konstruksi.

MUT
U
SASARAN
PENGAWASAN
TEKNIS
BIAYA JADWA
L

Kegiatan Perencanaan Teknis pada tahap persiapan terdiri atas :

1) Menyusun program pengendalian perancangan dan pelaksanaan konstruksi,

meliputi program pencapaian sasaran fisik, pengendalian waktu dan biaya
2) Membantu Pengelola Proyek dalam proses pengadaan Konsultan
Perencana, meliputi penyususnan arahan penugasan, evaluasi pedoman
penugasan, dan penyusunan Pedoman Persyaratan Perencanaan (TOR)
3) Membantu Pengelola Proyek dalam proses penyiapan perjanjian pekerjaan
perencanaan.
Kegiatan Perencanaan Teknis pada tahap perancangan terdiri atas :

1) Mengevaluasi program kegiatan perancangan yang diusulkan oleh Konsultan

Perencana, yang meliputi program-program penyediaan dan penggunaan
tenaga serta informasi
2) Mengadakan konsultasi kegiatan perancangan, yang meliputi konsultasi
pekerjaan perancangan dari sudut kesangkilan sumber daya dan biaya,
kesangkilan rancangan dan kemungkinan pelaksanaannya
3) Mengendalikan program, yang meliputi evaluasi program-program terhadap
hasil rancangan, dampak lingkungan, penyimpangan teknis dan manajerial
atas permasalahan yang timbul dan mengusulkan program
4) Melakukan koordinasi antara pihak yang terlibat dalam tahap perancangan,
menyusun laporan kegiatan perancangansecar berkala, meneliti
kelengkapan dokumen perencanaan dan dokumen pelelangan, bersama
dengan konsultan perencana menyususn program pelelangan serta
memberikan penjelasan pekerjaan pada waktu pelelangan
5) Menyusun berita acara mengenai persetujuan kemajuan pekerjaan
perancangan untuk pembayaran angsuran, berita acara serah terima hasil
pekerjaan perencanaan
6) Menyelenggarakan dan memimpin rapat-rapat koordinasi perancangan,
menyusun laporan hasil rapat-rapat koordinasi, membuat laporan kemajuan
pekerjaan Perencanaan Teknis, serta membuat laporan pelaksanaan VE
(value enggineering) tahap perencanan (apabila digunakan).

Kegiatan Perencanaan Teknis pada tahap pelaksanan terdiri atas :

1) Membantu Pengelola Proyek dalam pelaksanaan VE yang dilakukan

Konsultan VE sendirian, atau bersama-sama dengan Kontraktor Utama
pemenang lelang yang mengajukan VECP
2) Mengevaluasi program kegiatan konstruksi fisik yang disusun oleh
kontraktor, yang meliputi program-program pencapaian sasaran konstruksi,
pengerahan dan penggunaan tnaga kerja, penyediaan dan penggunaan
peralatan, material, informasi, dana, serta program keselamatan kerja
3) Mengendalikan program pelaksanaan konstruksi fisik, yang meliputi
program-program pengendalian sumber daya dan biaya, waktu, sasaran fisik
(kuantitas dan kualitas) hasil konstruksi, tertib administrasi, keselamatn
kerja, evaluasi program terhadap penyimpangan teknis dan manajerial yang
mungkin timbul, usulan koreksi program dan tindakan turun tangan,
melakukan koreksi teknis bila terjadi penyimpangan, melakukan koordinasi
antara pihak-pihak yang terlibat di dalam pelaksanaan konstruksi fisik
4) Melakukan tugas-tugas pengewasan peklerjaan, yang meliputi :
a) Mengawasi pekerja serta produksinya, peralatan dan metoda, ketepatan
waktu dan biaya pekerjaan konstruksi, serta meneliti penggunaan
material
b) Mengawasai pelaksanaan konstruksi fisik dari segi kualitas dan kuantitas
produk serta laju pencapaian volume pekerjaan
c) Mengusulkan perubahan-perubahan serta penyesuaian di lapangan jika
tiimbul permasalahan perencanaan yang tidak sesuai
d) Menyelenggarakan rapat-rapat lapangan secar berkala, membuat
laporan-laporan mingguan dan bulanan atas pelaksanaan Perencanaan
Teknis berdasarkan masukan hasil rapat lapangan serta laporan
pelaksanaan harian, mingguan, bulanan, yang dibuat oleh kontraktor
e) Menyusun berita acara persetujuan kemajuan konstruksi guna
pembayaran angsuran, pemeliharaan pekerjaan, serta serah terima
pekerjaan pertama dan kedua
f) Meneliti gambar-gambar pekerjaan yang dilaksanakan di lapangan (as built
drawings)
g) Menyusun daftar kerusakan dan cacat-cacat pekerjaan dalam masa
pemeliharaan serta mengawasi pelaksanaan perbaikan
h) Membantu Pengelola Proyek mengurus sampai Ijin Penggunaan
Bangunan (IPB) dari Pemerintah Tingkat II setempat
i) Menyempurnakan Buku Petunbjuk Penggunaan dan Pemeliharaan
Bangunan, Buku Manual Operasi Peralatan dan Perlengkapan Gedung,
dengan segala perubahan-perubahan yang telah dilakukan selama
konstruksi dan sesuai dengan asbuilt drawings
j) Membantu Pengelola Proyek dalam mempersiapkan dokumen pendaftaran
bangunan gedung sesuai peraturan yang ditentukan