Manajemen Lingkup Proyek

Putri Srinadi, SE, MM.Kom.

Apa yang dimaksud dengan manajemen
lingkup proyek?
Lingkup proyek mengacu pada semua
pekerjaan yang dilakukan dalam menciptakan
produk proyek termasuk proses yang
digunakan untuk menciptakan produk
tersebut.
Sebuah deliverable (penyampaian)
merupakan produk yang dihasilkan sebagai
bagian dari proyek, seperti perangkat keras
atau perangkat lunak.
Manajemen lingkup proyek mencakup proses-
proses yang terlibat dalam menentukan dan
mengendalikan segala hal yang termasuk
dalam proyek.
Proses-proses Manajemen
Lingkup Proyek
Merencanakan Lingkup Manajemen Proyek (Plan Scope
Management): mencakup perencanaan proses-proses yang
terlibat dalam menentukan dan mengendalikan segala hal
yang termasuk dalam proyek.
Mengumpulkan Persyaratan/kebutuhan (Collect
Requirment): Proses mendefinisi-kan dan
mendokumentasikan kebutuhan para stakeholder untuk
memenuhi tujuan proyek. Persyaratan Dokumentasi
Menentukan/mendefinisikan lingkup/cakupan (Define
Scope): proses pengemba-ngan deskripsi yang terperinci
tentang proyek dan produk. Pernyataan lingkup Proyek
Menciptakan WBS (Create WBS): Proses pembagian kerja
menjadi komponen yang lebih kecil, lebih mudah
ditangani. WBS
Memverifikasi lingkup (Validate Scope):
proses meresmikan penerimaan deliverable
proyek yang sudah selesai. menerima
deliverable.
Lingkup Kontrol (Control Scope): Proses
pemantauan status proyek dan lingkup
produk dan mengelola perubahan dalam
baseline lingkup/cakupan. Permintaan
perubahan.
Mengumpulkan Persyaratan

Pengumpulan persyaratan Lingkup adalah

dokumen yang memuat deskripsi tentang
bagaimana tim akan mempersiapkan
pernyataan lingkup proyek, membuat WBS,
memverifikasi penyelesaian project
deliverables (produk yg dihasilkan) dan
permintaan kontrol perubahan lingkup
proyek.
Masukan-masukan utama meliputi
piagam/dokumen proyek dan rencana
manajemen proyek.
 Judul proyek : meningkatkan proyek Teknologi Informasi
Tanggal mulai proyek : 4 Maret 2007 Tanggal selesai proyek : 4 Desember 2007
Manajer Proyek : Kim Nguyen, 691 – 2784, konguyen@course.com
Tujuan Proyek : Meningkatkan mutu perangkat keras dan perangkat lunak
untuk semua perusahaan (Sekitar 2,000)
dalam waktu sembilan bulan berdasarkan standar perusahaan yang baru.
Lihat lembar terlampir yang menggambarkan standars baru.
Upgrade dapat mempengaruhi server , yang terkait dengan jaringan , perangkat keras dan lunak .
Anggaran $1,000,000 untuk perangkat keras
dan perangkat lunak sebesar $500,000 untuk biaya tenaga kerja.

Pendekatan :
• Memperbaiki database inventaris teknologi informasi untuk menentukan kebutuhan
Contoh proyek peningkatan mutu (Upgrade).
• Mengembangkan perkiraan biaya yang detail untuk proyek dan laporan ke CIO
charter • Permasalahan penawaran permohonan untuk mendapatakan perangka keras dan perangkat
lunak.
• Menggunakan staf internal sebanyak mungkin untuk perncanaan, analisi dan instalasi
Jabatan & Tanggungjawab
Nama Jabatan Tanggung jawab
Walter schmidt CEO Sponsor proyek, monitor proyek
Mike Zwack CIO monitor proyek, menyediakan staff
Kim Nguyen Manejer Proyek Merencanakan dan menjalankan proyek
Jeff Johnson Direktu dari operasi teknologi Mentor Kim
informasi
Nancy reynold VP, Sumber daya Manusia Menyediakan staff, mengeluarkan memo
untuk semua perusahaan tentang proyek
Stave McCann Direktur pengadaan Membantu mengadakan perangkat keras
barang(Pembelian) dan perangkat lunak
 Contoh Project Charter
(Piagam Proyek) yang lain
Ditandatangani oleh : (tandatangan semua pemegang saham)

Catatan : (tulis tangan atau ketikan oleh pemegang saham di atas jika
dapat diaplikasikan)
“proyek ini harus diselesaikan paling lambat dalam waktu 10 bulan ”
Mike Zwack, CIO
“Kami mengamsumsikan staff yang memadai akan tersedia dan
berkomitmen dalam membantu proyek ini. Beberapa pekerjaan harus
dilaksanakan sebelumnya untuk menghindari gangguan pekerjaan dan
akan adanya waktu tersisa.”
Mendefinisikan Lingkup

Pernyataan Lingkup awal, piagam proyek,

aset-aset proses organisasi, dan perubahan
permintaan yang telah disetujui
memberikan dasar untuk membuat sebuah
pernyataan lingkup proyek.
Seiring waktu berjalan, ruang lingkup
proyek harus lebih jelas dan lebih spesifik.
Mendefinisikan Lingkup Proyek Lebih
Lanjut
Proyek charter
Peningkatan mutu yang mungkin mempengaruhi server..
Pernyataan Lingkup Awal :
Server : jika penambahan server dibutuhkan untuk mendukung proyek ini,
mereka harus bisa menyediakan sesuai dengan server yang sudah ada.
Jika ini lebih ekonomis untuk meningkatkan server yang ada, deskripsi
detail dari peningkatan harus diserahkan kepada CIO untuk persetujuan.
Lihat spesifikasi server saat ini pada lampiran 6. CEO harus menyetujui
rincian perencanaan yang menjelaskan server dan lokasinya paling
lambat 2 minggu sebelum instalasi.
Pernyataan lingkup proyek versi 1 :
Server: proyek ini akan membutuhkan pengadaan (pembelian) 10 server
baru untuk mendukung web, jaringan, database, aplikasi dan fungsi
mencetak(print). Dua dari semua server akan dibeli dan ditujukan untuk
proyek ini. Rincian penjelasan dari server ini disediakan dalam brosur
pada lampiran 8 bersama dengan menjelaskan rencana di mana
mereka akan diletakkan.
Struktur Rincian / Pembagian Kerja
Menciptakan Struktur Rincian Kerja (Work
Breakdown Structure=WBS)
Sebuah WBS adalah pengelompokan
berorientasi deliverable pada pekerjaan yang
dilaksanakan dalam proyek yang
mendefinisikan ruang lingkup keseluruhan
proyek.
Sebuah WBS adalah dokumen yang
menyediakan dasar untuk perencanaan dan
pengelolaan jadwal proyek, biaya, sumber
daya, dan perubahan.
Dekomposisi membagi deliverable proyek
menjadi bagian-bagian yang lebih kecil.
Sampel Intranet WBS yang
diorganisasikan melalui Produk

Perancangan Home Pages

Perancangan situs web Bagian Pemasaran Bagian Penjualan

Peta situs Tulisan/deskripsi Tulisan/deskripsi Tulisan/deskripsi

Perancangan grafik Gambar Gambar Gambar

Program Link Link Link

Sampel Intranet WBS yang
diorganisasikan melalui Fase

Proyek
Seluruh Proyek intranet

Perancangan Mengembangk
Konsep Membangun Pendukung
situs web an situs web

Evaluasi Mendefinisikan Mendefinisikan Mendefinisikan Perencanaan Penjelasan tim

sistem kebutuhan resiko & pengembang pengembang
fungsi khusus
yang ada pendekatan an proyek web
manajemen
resiko

Mendefinisikan Mendefinisikan Mendefinisikan Mendefinisikan

kebutuhan kebutuhan isi / kebutuhan sistem kebutuhan pemilik
pengguna content server
Intranet WBS dalam Bentuk Tabular
Konsep.
Mengevaluasi sistem saat ini.
Menentukan Persyaratan-persyaratan.
mendefinisikan persyaratan pengguna.
mendefinisikan persyaratan konten.
mendefinisikan persyaratan sistem.
mendefinisikan persyaratan kepemilikan server.
Mendefinisikan fungsi tertentu.
Mendefinisikan risiko dan pendekatan manajemen risiko.
Mengembangkan rencana proyek.
Membriefing Tim Pengembangan Web.
Desain Website.
Pengembangan Website.
Bangun
Menahan, menopang
Intranet WBS & Gantt Chart dalam
Project 2000

1. Konsep
1.1 Evaluasi sistem saat ini
1.2 mendefiniskan kebutuhan
1.2.1 mendefiniskan kebutuhan pelanggan
1.2.2 mendefiniskan kebutuhan isi
1.2.3 mendefiniskan kebutuhan sistem
1.2.3 mendefiniskan kebutuhan server
1.3 mendefiniskan fungsi tertentu
1.4 mendefiniskan resiko dan resiko persetujuan manajemen
1.5 mengembangkan rencana proyek
1.6 menjelaskan tim pengembang Web
2. Perancangan Web
3. Pengembang Web
4. Peluncuran
5. Pendukung
Intranet Gantt Chart yang
diselenggarakan melalui kelompok proses
manajemen proyek

1. Memulai
1. 1 Memilih Manejer Proyek
1. 2 Bentuk Tim Proyek
1. 3 Mengembangkan Proyek Charter
2. Perencanaan
2.1 Mengembangkan pernyataan lingkup
2.2 Membuat WBS
2.3 menemukan rencana lain

3. Dijalankan
3.1 Konsep
3.2 perancangan Web
3.3 pengembangan Web
3.4 Peluncuran
3.5 Pendukung
4. Pengontrolan
5. Penutupan
 Melaksanakan tugas-tugas untuk
WBS JWD consulting
3.0 Pelaksanaan
3.1 Survei
3.2 Input/Masukan user
3.3 Konten situs intranet
3.3.1 Template dan Peralatan
3.3.2 Artikel
3.3.3 Tautan
3.3.4 Bertanya pada Sang Ahli
3.3.5 Fitur permintaan pengguna
3.4 Desain situs intranet
3.5 Pembangunan situs internet
3.6 Testing/Menguji situs
3.7 Promosi situs
3.8 Pembangunan/pengembangan situs
3.9 Penghitungan keuntungan proyek
Pendekatan untuk mengembangkan
pedoman WBSs
Pedoman: Beberapa organisasi, seperti HOD,
memberikan pedoman untuk persiapan WBSs.
Pendekatan Analogi: WBSs meninjau proyek-
proyek yang serupa dan menyesuaikannya
dengan proyek.
Pendekatan top-down: Mulailah dengan
elemen yang paling penting dari proyek dan
membagi/memperincikannya.
Pendekatan bottom-up: Mulailah dengan
tugas-tugas khusus dan mengembangkannya.
Pendekatan Konsep pemetaan: Tulis tugas
dalam format cabang yang non-linear dan
kemudian membuat struktur WBS.
Contoh Pendekatan Pemetaan Pikiran
Hasil WBS dalam bentuk Bagan
Kamus WBS dan Lingkup Baseline/Dasar
WBS
Banyak tugas WBS yang tidak jelas dan harus
dijelaskan secara lebih detail sehingga orang
tahu apa yang harus dilakukan dan dapat
memperkirakan berapa lama waktu dan biaya
yang diperlukan untuk melaksanakannya.
Kamus WBS adalah sebuah dokumen yang
menjelaskan informasi detail mengenai
masing-masing item WBS.
Pernyataan lingkup proyek yang disetujui dan
kamus WBS membentuk baseline/dasar
lingkup, yang digunakan untuk mengukur
kinerja dalam mencapai tujuan lingkup proyek.
Saran untuk membuat WBS dan kamus
WBS
Sebuah unit kerja harus muncul dalam satu
tempat WBS
Isi pekerjaan item WBS adalah jumlah
elemen WBS di bawahnya.
Sebuah item WBS adalah tanggung jawab
seorang individu, meskipun banyak orang
mungkin bekerja di atasnya.
WBS harus konsisten dengan cara dimana
pekerjaan tersebut hendak dilaksanakan;
harus melayani tim terlebih dahulu, dan
tujuan-tujuan lain jika bersifat praktis.
Saran untuk Membuat WBS dan Kamus
WBS (lanjutan)
Anggota tim proyek harus berpartisipasi dalam
mengembangkan WBS untuk memastikan
konsistensi dan pembelian.
Setiap elemen WBS harus disertakan dalam
kamus WBS untuk memastikan pemahaman
yang akurat tentang ruang lingkup pekerjaan
yang termasuk dan tidak termasuk dalam
masalah ini.
WBS harus menjadi alat yang fleksibel untuk
mengakomodasi perubahan yang tak
terelakkan sambil mempertahankan kontrol
yang memadai dari isi pekerjaan dalam
lingkup proyek sesuai dengan instruksi.
Responsibility= Tanggung jawab
Assignment= Tugas
Matrix= Matriks
Memverifikasi Lingkup

Sangat sulit untuk membuat pernyataan

lingkup yang baik dan WBS untuk sebuah
proyek.
Bahkan lebih sulit untuk memverifikasi
lingkup proyek dan meminimalisir
perubahan lingkup.
Banyak proyek TI mengalami scope creep
(perubahan cakupan) dan verifikasi lingkup
yang kurang baik.
Mengontrol Lingkup/Cakupan

kontrol lingkup meliputi pengendalian

perubahan-perubahan terhadap lingkup
proyek.
Tujuan pengendalian lingkup adalah untuk
mempengaruhi faktor-faktor yang menyebabkan
perubahan lingkup.
Memastikan perubahan yang diproses sesuai
dengan prosedur yang dikembangkan sebagai
bagian dari kontrol perubahan yang terintegrasi.
mengelola perubahan jika memang terjadi.
Varians adalah perbedaan antara kinerja
yang direncanakan dan yang ditunjukkan.
Saran untuk Memperbaiki Input
User/Pengguna
Mengembangkan pilihan proyek yang baik dan
memastikan bahwa sponsor berasal dari organisasi
user/pengguna.
Menempatkan pengguna pada tim proyek dalam
peran yang penting.
Mengadakan rapat rutin dengan agenda yang
telah ditetapkan dan memastikan bahwa para
pengguna menanda-tangani deliverable /produk
utama yang dipresentasikan pada saat rapat.
Memberikan sesuatu untuk pengguna dan sponsor
secara teratur.
Tidak membuat janji yang tidak dapat ditepati.
Menyatukan posisi user/pengguna dan
developer/pengembang.
Saran untuk Mengurangi Persyaratan yang
Berubah dan tidak Lengkap

mengembangkan dan mengikuti proses

manajemen persyaratan.
Gunakan teknik seperti prototip,
menggunakan kasus pemodelan, dan JAD
untuk mendapatkan keterlibatan pengguna
yang lebih intensif.
Menempatkan persyaratan secara tertulis dan
menjaga agar tetap berlaku.
Membuat database manajemen persyaratan
untuk mendokumentasikan dan
mengendalikan persyaratan-persyaratan.
Menggunakan Perangkat Lunak untuk
Membantu dalam Manajemen Lingkup
Proyek
Perangkat lunak pengolah kata dapat membantu
pembuatan dokumen yang terkait dengan lingkup
proyek.
Spreadsheet membantu melakukan perhitungan
keuangan dan weighed scoring model, dan
membantu mengembangkan diagram dan grafik.
Perangkat lunak komunikasi, seperti email dan
Web, membantu memperjelas dan
mengkomunikasikan informasi lingkup proyek.
Perangkat lunak manajemen proyek membantu
membuat WBS, dasar bagi tugas-tugas dalam
bagan Gantt.
Software khusus tersedia untuk membantu dalam
manajemen lingkup proyek.