1.6 Referensi
ANSI,”PMBOK Guide”, edisi ke-3,American national standard,2004.
IEEE Computer Society , “IEEE 1058-1998 standard for software project manajement
plans”,IEEE Computer Society,1998
Huges,Bob,dan cotterel,mike”software project manajement’,edisi ke-2,The McGraw-Hill
Companies,1999.
“Project Risk manajement handbook “ edisi ke-1,Office of project manajemen procces
infroment,www.dot.ca.gov/hq/frojmgmt,2003.
1.7 Definisi dan Akronim
2.Organisasi Proyek
2.1 Lingkungan Eksternal
Lingkungan eksternal ini membahas tentang bagaimana hubungan antar tim proyek dengan pihak
luar.Pihak luar yang berhubungan dan mendukung proyek adalah sbg berikut :
Pimpinan
Proyek
No Aktifitas Produk
1 Indentifkasi Kebutuhan Form identifikasi kebutuhan yang telah berisi
jawaban.
2 Analisa Kebutuhan Dokumen SKPL dan DPPL
3 Desain Sistem Dokumen Deskripsi Detail Sistem
4 Pembuatan Aplikasi Aplikasi Sistem informasi obyek
pariwisata di kabupaten sumedang
5 Uji Coba Aplikasi Hasil testing dan performance aplikasi.
Alokasi Jadwal
Sebelum melakukan alokasi jadwal, terlebih dahulu harus disusun daftar aktfiitas yang akan dikerjakan dalam
proyek beserta sumber daya proyek yang dibutuhkan. Susunan aktifitas proyek Sistem infomasi obyek
pariwisata di kabupaten sumedang yang dibuat berupa WBS (selengkapnya dapat dilihat pada subbab 3.2.1).
Sedangkan mengenai sumber daya proye selengkapnya dijelaskan pada subbab. Tahap pertama dalam
melakukan alokasi jadwal yaitu mengatur dependensi (keterkaitan) antar aktifitas yang sudah tersusun.
Keterkaitan tiap aktifitas dicatat dalam kolom predecessor dengan menggunakan ID aktifitas dalam WBS.
3.2.3 Alokasi Sumberdaya
Sumberdaya yang diperlukan dan dilakukan pada proyek terbagi atas 2 kelompok utama, yaitu :
Work : Yakni berupa tenaga kerja yang terdiri atas pimpinan proyek, surveyor, analis, dan programmer. Pada
kategori work terdapat sumberdaya set komputer karena penggunaan komputer pada pelaksanaan aktifitas
dihitung sesuai dengan lama pemakaian komputer oleh tenaga kerja, sehingga dapat meminimalkan biaya sewa
komputer.
Material : Merupakan barang habis yang terdiri dari barang-barang keperluan kantor (kertas, alat tulis dan CD),
biaya utilitas (sewa kantor, listrik dan air) serta biaya akomodasi pelaksanaan rapat atau review hasil aktifitas
3.2.4 Alokasi Dana
Berikut merupakan tabel pemetaan dana pada setiap aktifitas yang terjadi dan telah diasumsikan total biaya berdasarkan lama
pengerjaan proyek dan sumber daya yang telah terhitung didalamnya:
Baseline jadwal : adalah versi baseline jadwal terkini yang disetujui dari jadwal proyek yang
menyediakan dasar sebagai pembanding dan pelaporan dari kinerja proyek. Jadwal proyek menjelaskan
dengan detil rencana tanggal permulaan dan akhir dari setiap aktifitas.
Laporan kinerja : merupakan hal pertama yang kebanyakan digunakan sebagai mekanisme
komunikasi untuk mendaftar pekerjaan apa yang harus dikerjakan dan siapa yang mengerjakan.
Laporan kinerja yang baik seharusnya menunjukkan tanggal yang direncanakan, tanggal sebenarnya dan
durasi yang sebenarnya dari pekerjaan setiap aktifitas
Saat semua masukan telah dibuat, dibutuhkan alat bantu dan teknik yang digunakan untuk meninjau ulang jadwal. Jika sebuah
kondisi terjadi dimana pada kenyataan pelaksanaan proyek berbeda dengan jadwal sebenarnya, alat bantu dan teknik tesebut dapat
digunakan untuk memperbaiki situasi yang terjadi. Pimpina n proyek akan melakukan evaluasi seberapa banyak perkerjaan yang
berhasil diselesaikan dibandingkan dengan performa aktual dan perbedaan jadwal. Jika ditemukan kasus perbedaan jadwal
maka pimpinan proyek wajib mencari penyebabnya. Berikut adalah beberapa teknik dan metode yang digunakan untuk
melakukan pengawasan jadwal pada proyek ini:
Laporan kemajuan proyek : adalah ketika sebuah laporan yang dibuat menjelaskan tentang tanggal mulai
dan selesai yang sebenarnya dari aktifitas. Dan durasi yang belum dikerjakan dari aktifitas yang belum
selesai dikerjakan.
Analisa perbedaan : adalah analisa yang membandingkan antara
data perencanaan dengan kinerja yang sebenarnya untuk menemukan penundaan yang terjadi pada jadwal proyek.
Pengukuran kinerja : adalah perkiraan tingkat kesulitan dari penundaan yang terjadi dengan mengukur
kinerja proyek dibandingkan terhadap rencana proyek. Alat ukur yang umum digunakan adalah diagram
perbandingan jadwal, yaitu merupakan cara untuk menunjukkan perbedaan antara kinerja sebenarnya
dengan yang direncanakan.
3.3.3 Pengawasan Anggaran Dana
Pemantauan dilakukan dengan melihat biaya aktual yang timbul dan membandingkanya dengan baseline cost
(anggaran).Pengawasan terhadap biaya dalam sebuah proyek merupakan satusatunya cara untuk memastikan bahwa
anggaran proyek merupakan bagian dari kesuksesan proyek. Pengawasan biaya meliputi penanganan perubahan. permintaan
melalui proses pengawasan perubahan yang terintegas i. Perubahan permintaan dapat berubah-ubah antara
kemungkinan overrun pada keuangan yang sah dan penggunaan sumber daya yang tidak sesuai.
Ada beberapa masukan, alat bantu dan teknik, serta keluaran untuk melakukan pengawasan terhadap biaya proyek.
Masukan yang digunakan pada proyek ini adalah :
Laporan kinerja : merupakan hal pertama yang kebanyakan digunakan sebagai mekanisme komunikasi untuk
mendaftar pekerjaan apa yang harus dikerjakan dan siapa yang mengerjakan. Laporan kinerja yang baik seharusnya
menunjukkan tanggal yang direncanakan, tanggal sebenarnya dan durasi yang sebenarnya dari pekerjaan setiap aktifitas.
Baseline biaya : merupakan anggaran dana pada sutau tahapan. Tujuan dari baseline baiya ini adalah untuk
menyediakan dsaar pengukuran, pengawasan dan pengendalian dari keseluruhan kinerja proyek.
Rencana Manajemen Proyek : rencana manajemen proyek dan rencana manajemen anggaran dana menjelaskan
tentang kebijakan dan prosedur dari perusahaan yang harus dipatuhi.
Untuk alat bantu dan teknik yang digunakan pada pengawasan biaya proyek ini, yaitu antara lain :
Manajemen perbedaan : hal ini menggambarkan berbagai tingkat dari perbedaan (durasi dan biaya) yang harus dikelola.
Review kinerja proyek : review kinerja proyek membandingka n biaya setiap aktifitas yang mengalami kelebihan
biaya, aktitas yang dijadwalkan, serta milestone yang telah dicapai.
Sedangkan hasil dari proses pengawasan proyek antara lain:
Usulan tindakan perbaikan : merupakan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh pimpinan proyek untuk memastikan
bahwa setiap pekerjaan yang akan datang akan mendukung rencana manajeme n proyek saat ini.
Permintaan perubahan : permintaan perubahan biasanya dihasilka n dari usulan tindakan perbaikan.
Pengukuran kinerja : adalah perkiraan tingkat kesulitan dari penundaan yang terjadi dengan mengukur kinerja
proyek dibandingkan terhadap rencana proyek.
Pembaharuan baseline biaya : pembaharuan terhadap baseline biaya menyetujui perubahan pada baseline biaya saat ini.
Dengan memperbaharui baseline maka dapat digunakan sebagai ukuran yang realistik pada kinerja anggaran dana proyek.
3.3.4 Pengawasan Kualitas
Pengawasan terhadap kualitas merupakan proses perbandingan antara produk yang dihasilkan dengan standar kualitas
yang telah ditetapkan pada perencanaan kualitas sebelumnya.
Teknik yang dilakukan untuk melakukan pengawasan terhadap kualitas,
yaitu :
1. Pengukuran pengendalian kualitas : merupakan hasil dari aktifitas membandingkan produk dari proyek dengan standar
dan proses kualitas yang telah ditetapkan. Hal ini merupakan pemeriksaaan yang sebenarnya untuk memastikan kualitas
dari produk dan jasa yang dibangun.
2. Pertemuan status review : adalah pertemuan yang diadakan secara
3. rutin dengan seluruh anggota tim proyek untuk mendapat perubahan informasi yang terjadi mengenai proyek.
4. Laporan kinerja : merupakan hal pertama yang kebanyakan digunakan sebagai mekanisme komunikasi untuk
mendaftar pekerjaan apa yang harus dikerjakan dan siapa yang mengerjakan. Laporan kinerja yang baik seharusnya
menunjukkan tanggal yang direncanakan, tanggal sebenarnya dan durasi yang sebenarnya dari pekerjaan setiap aktifitas.
3.3.5 Pelaporan
Pelaporan adalah proses pengumpulan keseluruhan data baseline dan mendistribusikan informasi tersebut kepada
sponsor ataupun anggota tim proyek. Kegunaan dari laporan adalah untuk menjelaskan bagaimana sumber daya
digunakan untuk memenuhi sasaran proyek. Pelaporan harus memuat informas i yang berkaitan dengan ruang
lingkup, jadwal, biaya, resiko dan kualitas. Yang menjadi masukan dalam proses pelaporan, yaitu:
Deliverables : adalah segala produk, layanan, atau hasil yang berbeda yang harus dihasilkan untuk
menyelesaikan sebuah proses, tahapan dari proyek. Ketika seluruh produk yang dihasilkan telah disetujui,
maka tahap pelaksanaan proyek dinyatakan selesai dan penutupan proyek dapat dimulai.
Pengukuran pengendalian kualitas : merupakan hasil dari aktifitas membandingkan produk dari proyek
dengan standar dan proses kualitas yang telah ditetapkan. Hal ini merupakan pemeriksaaan yang sebenarnya
untuk memastikan kualitas dari produk dan jasa yang dibangun.
Pengukuran kinerja : adalah perkiraan tingkat kesulitan dari penundaan yang terjadi dengan mengukur kinerja
proyek dibandingkan terhadap rencana proyek.
Informasi kinerja aktifitas : adalah sumber data mengenai informas i status dan kualitas dari seluruh aktifitas
yang telah selesai dikerjakan Hal ini digunakan untuk memastikan apakah seluruh aktifitas yang dibutuhkan telah
benar-benar selesai dikerjakan dan kontrak proyek telah diakhiri.Permintaan perubahan yang telah disetujui.
Selesai proyek Dihitung pada akhir Project Manager
Bagian
Presentasi milsetone Beberapa persen Pimpinan proyek Dari beberapa
yang telah dicapai milestone yang tercapai masukan yang ada
dari satu per empat tersebut diolah
waktu pelaksaan proyek dengan beberapa
Kesuksesan Pada akhir bagian, Project Manager dan alat bantu dan
(penyelesaian persen) berapa persen pekerjaan pekerja yang teknik
yang berakhir secara bertangugng jawab pada berikut,antara lain
normal dibandingka n setiap tahapan 1. Pertemuan status
dengan pekerjaan yang
review : adalah
selesai tertunda atau
sengaja dihentikan. pertemuan yang
diadakan secara
rutin dengan seluruh anggota tim proyek untuk mendapat perubahan informasi yang terjadi mengenai proyek.
2. Sistem pelaporan waktu : adalah catatan yang mendukung informas i tentang waktu yang dihabiskan untuk setiap
aktifitas pada proyek.
3. Sistem pelaporan biaya : adalah catatan yang mendukung informas i
4. tentang biaya yang dihabiskan untuk setiap aktifitas pada proyek.
Dengan menggunakan alat bantu dan teknik tersebut diatas akan sangat membantu dalam proses pembuatan laporan performa
proyek yang efisien. Proses pelaporan berkaitan dengan dokumentasi performa proyek secara keseluruhan. Beberapa
keluaran dari proses pelaporan , yaitu :
1. Laporan kinerja
2. Permintaan perubahan
3. Usulan tindakan perbaikan
Mengumpulkan matriks (ukuran) pada sebuah proyek merupakan salah satu proses manajemen proyek yang paling baik
Matriks Bagaimana mengukur Penanggung Jawab dilakukan tetapi sangat
matriks sulit untuk diterapkan.
Waktu penyelesaian Untuk setiap tahapan Project Manager dan Yang penting untuk
dalam proyek, catat pekerja yang dijadikan matrik pada
waktu atau tanggal mulai bertanggung jawab pada proyek adalah
tahapan sejak awal setiap tahapan informas i tentang
permulaan aktifit estimasi durasi, durasi
as dikerjakan aktual dan informasi
Mulai proyek Dihitung pada akhir Project Manager tentang estimasi biaya
Bagian serta biaya aktual.
Matriks proyek
merupakan alat bantu untuk pengendalian kualitas dan manajemen proyek. Matriks mengukur atribut yang berbeda dari
Yang menjadi matriks pada proyek ini akan digambarkan pada tabel
berikut:
3.4 Rencana Manajemen Proyek
Proses pengelolaan resiko membantu untuk menentukan resiko yang potensial dari sebuah proyek. Manajemen resiko terdiri atas
3 proses utama, yaitu :
1. Identifikasi resiko -> merupakan aktifitas yang digunakan untuk melakukan identifikasi resiko potensial
yang mungkin terjadi serta menjelaska n hubunganya. Setelah proses identifikasi resiko biasanya
diikuti dengan proses analisa resiko secara kualitatif. Output dari proses ini adalah daftar resiko yang
mungkin terjadi dan detail semua resiko yang telah terindetifikasi, termasuk kategori resiko, penyebab resiko,
kemungkinan terjadi, dampak dari resiko, serta penanggung jawab resiko.
2. Analisa hasil resiko -> membutuhkan hasil dari proses identifikasi resiko sebagai input pada proses ini. Proses
ini merubah dari daftar resiko yang ada dengan pemberian prioritas dan penggolongan resiko. Hasil
akhirnya untuk meminimalkan dampak dari resiko yang sudah teridentifik asi, kemudian merubah
kemungkinan terjadi dari daftar resiko, dan kecenderungan dari hasil identifikasi resiko sebagai output
dari proses ini.
3. Evaluasi jadwal terhadap resiko -> dengan mengidentifikasi dan menganalisa resiko akan terlihat pengaruh
resiko tersebut terhadap durasi aktifitas yang sudah direncanakan. Dengan demikian akan dapat dilakukan
evaluasi pengaruh resiko tersebut terhadap rencana aktifitas.
3.5 Rencana Penyelesaian Proyek
Penutupan proyek mengikuti pola yang sama dengan semua proses dalam manajemen proyek lainya, terdiri dari masukan dan keluaran
yang berhubungan dengan penutupan sebuah proyek, begitu juga alat bantu atau teknik yang digunakan untuk membantu proses
tersebut.
Masukan yang ada digunakan untuk memeriksa penyelesaian dan mengesahkan semua hal penting yang telah diputuskan ada
antara lain :
1. Rencana manajemen proyek
2. Informasi kinerja pekerjaan
3. Hasil yang dikirimkan
Untuk memastikan bahwa semua hal penting telah selesai dilakukan dan proyek telah memenuhi sasaran, pimpinan proyek akan
melanjutkan dengan menggunakan alat bantu dan teknik yang sama dengan proses sebelumnya. Ada tiga hal yang menajdi
output pada tahap penyelesaian proyek, yaitu :
Project Deliverable
Dokumen dan produk yang diserahkan sebagai hasil dari proyek meliputi dua kategori berikut :
Project management-related deliverables: project Plan , project charter, scope statement, WBS,
schedule, cost baseline, status reports, final project presentation, final project report, dan dokumentasi
lain yang berkaitan dengan project
Product-related deliverables: Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak, Deskripsi detail desain, source code aplikasi
4.2 Metode, Alat bantu dan Teknik
Merupakan metodologi, alat bantu serta teknik yang digunakan selama proyek berlangsung.
Metode
Metode pengembangan aplikasi pada proyek ini menggunakan Waterfall SDLC. Pendekatan pengembangan aplikasi
dimulai pada level sistemdan prosesnya melalui gambar berikut :
Metode ini digunakan karena tergolong mudah jika diterapkan pada proyek dengan kebutuhan user yang stabil (tidak
berubah-ubah). Pada akhir setiap tahapan dalam metode ini selalu dihasilkan sebuah dokumen yang akan
digunakan sebagai pedoman bagi tahapan selanjutnya.
Alat Bantu Dan Teknik
Untuk tahapan analisa kebutuhan dilakukan dengan menggunakan metode VORD dan software VORDTool sebagai
alat bantu untuk mengelo la requirement dari penggua, sedangkan spesifikasi kebutuhan yang dihasilka n dikumpulkan
dalam bentuk dokumen SKPL.Pada tahapan desain menggunakan UML diagram untuk memodelkanspesifikasi
kebutuhan aplikasi dengan alat bantu Power designer 12. Diagram UML yang akan dibuat meliputi : Use case
diagram, Class diagram, dan Sequence diagram. Dokumen hasil desain yaitu deskripsi detail desain yang
selanjutnya akan diserahkan pada programmer untuk membangun program aplikasi.
Program aplikasi dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan JavaScript dan dengan menggunakan framework
CodeIgniter. Sedangkan untuk database digunakan MySQL. Tahapan terakhir, yaitu uji coba menggunakan unit testing kemudian
dilanjutkan dengan integration testing.
Secara umum hasil dari seluruh tahapan terdiri dari 3 hal, yaitu:
5 Rencana Pendukung
5.1 Verifikasi dan Validasi
Rencana verifikasi dan validasi ini menjelaskan tentang aktifitas yang dilakukan untuk melakukan verifikasi dan validasi dari
proyek pembangunan Sistem Informasi Obyek Pariwisata Di Kabupaten Sumedang. Pelaksanaan proses verifikasi dan validasi dalam
proyek ini tidak dilakukan oleh tim SQA, melainkan menjadi salah satu tanggung jawab dari pimpina n proyek. Proyek
pembangunan Sistem Informasi Obyek Pariwisata Di Kabupaten Sumedangmelakukan beberapa aktifitas verifikasi dan validasi
berikut ini :
Review
Review merupakan proses atau pertemuan (rapat) yang dilakukan selama sebuah hasil produk telah selesai dan siap
ditampilkan kepada seluruh anggota tim proyek untuk persetujuan. Review memiliki aturan yang jelas dan prosedur
yang sudah pasti, yang dapat dilihat pada bagian Jaminan kualitas (sub bab 5.3). Tabel berikut menunjukkan jadwal
pelaksanaan review selama pelaksanaan proyek berlangsung:
5.3Jaminan Kualitas
Bagian ini bertujuan untuk mnyediakan referensi tunggal mengenai kualitas dalam proyek pembangunan Sistem Informasi Obyek
Pariwisata Di Kabuaten Sumedang. Pada bagian ini tidak tercantum detail review, alat bantu dan teknik , serta berbagai kriteria
pengukuran kualitas. Bagian ini menjelaskan hal hal yang penting berkaitan dengan jaminan kualitas.
Sasaran kualitas : bagian ini menjelaskan tentang kebutuhan kualitas kebutuhan dari produk yang akan
dibangun. Produk yang akan dibangun harus memenuhi seluruh kebutuhan yang dijelaskan pada SKPL. Kesesuaian
antara produk dengan SKPL akan diperiksa pada saat uji penerimaan produk (dapat dilihat pada subbab 4.4
Penerimaan produk). Berdasarkan verifikasi klien ditentukan bahwa seluruh uji coba terhadap produk telah dilewati
dengan hasil yang memuaskan, sehingga produk dianggap sebagai produk dengan kualitas yang juga memuaskan
Hal ini berarti bahwa produk sesuai dengan seluruh kebutuhan yang telah disampaikan oleh klien dan diterima oleh klien
Manajemen : menjelaskan tentang struktur organisasi dari tim atau pihak yang akan melakukan penjaminan kualitas
produk dari proyek, bertanggung jawab dan mengkomunikasikan antara anggota tim untuk membantu proses penjaminan
kualitas. (dapat dilihat pada subbab 2.3 peran dan tanggung jawab).
Dokumentasi : Memberikan daftar dokumen yang dirancang untuk memeriksa kesesuaian produk dengan standar kualitas
yang ditentukan. Daftar dokumen yang harus ada dan dibuat selama proyek berlangsung dapat dilihat lebih lengkap
pada subbab 5.2, Penanganan dokumen.
Matrik : Matrik menjelaskan mengenai matrik yang akan diukur pada titik pengendalian tertentu selama pembangunan produk
dan hal tersebut akan digunakan untuk mengendalikan proses pembangunan perangkat lunak.
Rencana Review : menjelaskan detail jadwal, sumber daya yang digunakan, metode dan proses yang akan digunakan
selama proses review. Proses review yang lebih lengkap dituliskan pada subbab 5.4.
Alat Bantu, Teknik dan Metodologi : menjelaskan alat bantu, teknik dan metodologi yang digunakan dalam
proyek. Dapat dilihat pada subbab 4.2
Manajemen Resiko : dokumen ini memberikan informasi bagaimana mengelo la resiko yang berkaitan dengan proyek.
Bagian ini menjelaskan tugas dari pengelolaan resiko yang harus dilakukan, menjelaskan tanggung jawab dan
seluruh sumber daya tambahan yang dibutuhkan untuk pengelolaan resiko yang efektif. Pada subbab 3.4 sudah
dijelaskan mengenai rencana pengelolaan resiko pada proyek ini.
Catatan Kualitas : menjelaskan tentang Proses dari penelusuran hal yang penting berkaitan dengan kualitas
5.4 Review
Review pada proyek terbagi atas tiga review utama, yaitu:
1. Review kebutuhan : fokus pada dokumen SKPL yang merupakan hasil dari tahapan analisa kebutuhan. Proses
ini dilakukan pada akhir tahap analisa.
2. Review arsitektur : fokus pada dokumen detil desain yang merupkan hasil dari tahap desain sistem.
Dilakukan pada akhir tahap desain.
3. Review kode program : fokus pada verifikasi kode-kode program.