Manajemen Proyek

Perangkat Lunak
S1 - Informatika

Irma Handayani, S.Kom., M.Cs.

Perencanaan Proyek Perangkat
Lunak
 01 Rencana Manajemen Proyek
Pengertian:
Dokumen resmi proyek yang diacu dalam
pelaksanaan, pengawasan dan penutupan proyek,
yang menjamin proyek mencapai sasarannya bila
diikuti dengan baik.

Definisi 02 Kegunaan
Kegunaan Rencana Manajemen Proyek:
Rencana 1. Sebagai pedoman pelaksanaan , pengawasan,
dan penutupan proyek

Manajemen 2. Mendokumentasikan asumsi-asumsi yang

dijadikan dasar dalam perencanaan
3. Mendokumentasikan keputusan penting dan

Proyek pertimbangannya
4. Memfasilitasi komunikasi antar stakeholder
 Perencanaan Proyek Perangkat Lunak

01 Tujuan
Tujuan perencanaan proyek?
Menyediakan sebuah kerangka kerja yang memungkinkan
03 Proses Manajemen
manajer membuat estimasi yang dapat Proses manajemen proyek PL:
dipertanggungjawabkan terhada sumber daya, biaya dan
1. Kegiatan Project Planning → Estimation
jadwal pada awal proyek yang dibatasi oleh waktu.
(membawa resiko inheren) & resiko ketidakpastian
2. Berikut hal-hal yang mempengaruhi estimasi:
• Project Complexity (Kompleksitas Proyek)
02 Tahapan Perencanaan •
•
Project Size (Ukuran Proyek)
Structural Uncertainly (Ketidakpastian
Tahapan-tahapan Dalam Perencanaan PL: Struktural)
3. Aktivitas Project Planning:
1. Memperkirakan (estimation)
1. Menentukan Ruang Lingkup PL
2. Ruang Lingkup (scoping)
2. Mengestimasi sumber daya yang dibutuhkan
3. Resiko (risk)
4. Jadwal (schedule)
5. Strategi Pengendalian (control strategy)
 Elemen-elemen dan Langkah-langkah
Perencanaan Proyek
Elemen-elemen Perencanaan Proyek
• Lingkup Proyek, alternatif & feasibility
• Membagi proyek dalam rincian kegiatan
• Jadwal kegiatan
• Rencana komunikasi
• Menentukan standar & prosedur proyek
• Identifikasi & perkiraan resiko
• Membuat budget
• Rencana Proyek Dasar
Langkah-langkah Perencanaan Proyek
• Menentukan sasaran & lingkup proyek
• Menentukan lifecycle
• Membuat struktur organisasi/tim proyek
• Memilih tim proyek
• Menentukan resiko-resiko
• Membuat Work Breakdown Structure
(WBS)
• Identifikasi tugas/aktivitas dan
ketergantungannya
• Estimasi
• Menentukan sumber-sumber daya
• Membuat jadwal kegiatan
 Isi Rencana Proyek

1. Rencana mnj.
cakupan proyek
2. Rencana mnj. jadwal
3. Rencana mnj. biaya
Termasuk (minimal):
4. Rencana mnj. mutu
5. Rencana perbaikan
proses
6. Rencana mnj. SDM ✓ Daftar milestones
7. Rencana mnj. ✓ Kalender sumberdaya
komunikasi ✓ Baseline jadwal
8. Rencana mnj. resiko
✓ Baseline biaya
9. Rencana mnj.
pembelian ✓ Baseline mutu
✓ Register resiko
 Isi Rencana Proyek

03
02
01 Rencana
Proyek

Isi

Tambahan (jika perlu)

Isian • Index
• Lampiran
Bagian Awal • Pendahuluan
• Organisasi proyek
• Halaman sampul • Proses manajerial
• Halaman revisi • Proses teknis
• Kata pengantar • Paket pekerjaan, jadwal,
• Daftar isi dan anggaran
• Daftar gambar
• Daftar tabel
 Isi Rencana
Proyek
1. Project charter
2. Rencana cakupan
3. Rencana biaya
4. Jadwal kegiatan
5. Rencana manaj. mutu
6. Rencana manaj. resiko
7. Rencana keterlibatan stakeholder
8. Rencana komunikasi 11. Proses pengendalian perubahan
9. Baseline biaya & waktu 12. Rencana manajemen perubahan
10.Proses manaj. komunikasi organisasional
13. Proses manajemen penerimaan produk
14. Isyu kenaikan dan manajemennya
15. Rencana pelatihan
16. Rencana implementasi dan transisi
produk proyek
 Alat-alat Perencanan Proyek

W WBS
Untuk menentukan
Matriks Tanggung jawab
Untuk menentukan
M
pekerjaan-pekerjaan yang organisasi proyek, orang-
ada dalam proyek orang kunci dan tanggung
jawabnya

Gantt Charts Jaringan Kerja ( Network)

Untuk menunjukkan jadwal Untuk memperhatikan urutan
induk proyek dan jadwal pekerjaan, kapan dimulai,
pekerjaan secara detail kapan selesai, kapan proyek
G secara keseluruhan selesai
T
Work Breakdown
Structure (WBS)
Teknik untuk:
• Membagi keseluruhan proyek kedalam
komponen-komponen
• Memecah komponen ke level-level
berikutnya sampai dengan tugas
• Sampai dengan setiap tugas merupakan
unit yang dapat
dikelola (misalnya oleh manager teknik)
• Direncanakan
• Dianggarkan
• Dijadwalkan
• Dikendalikan
• Menampilkan gambar/grafik tentang
hirarki proyek
Tujuan:
• Melengkapi komunikasi antar personel proyek
• Menjaga konsistensi dalam pengendalian dan pelaporan
• Cara efektif untuk melengkapi tugas manajemen

Work Breakdown
Structure (WBS)

Manfaat:
• Mengurangi kompleksitas
• Fasilitas penjadwalan dan pengendalian
 ❑ Pecah setiap fungsi ke dalam tiga sub fungsi :
o Menerima masukan & memasukkannya ke bentuk
Panduan yang berkaitan
o Menstransformasikan masukan ke dalam keluaran
Pembuatan yang dibutuhkan
WBS o Menyiapkan keluaran kedalam bentuk akhir yang
diminta
❑ Lakukan dekomposisi secara iterative
❑ Tidak seluruh cabang mempunyai level yang sama
❑ Jika WBS sangat kompleks untuk ditampilkan dalam satu
peta, maka pecahkan setiap level subfungsi dalam peta
yang terpisah
❑ Kaji & perbaiki WBS oleh semua kelompok yang berkaitan
 Contoh WBS Bentuk Hirarki Kebawah/ Tabuler

INTRANET

DISAIN ‘PAGE’ ‘PAGE’

DISAIN SITUS WEB
HOME PAGE PEMASARAN PENJUALAN

SITE MAP TEKS TEKS TEKS

DISAIN GRAFIS CITRA CITRA CITRA

PROGRAM HYPERLINK HYPERLINK HYPERLINK

Contoh WBS Berdasarkan Produk
Contoh WBS Berdasarkan Fase
 1. Konsep
1.1. Evaluasi sistem yang ada
Contoh WBS 1.2. Pendefinisian kebutuhan
Bentuk 1.2.1. Mendefinisikan kebutuhan pengguna
1.2.2. Mendefinisikan kebutuhan muatan (isi)
Struktur 1.2.3. Mendefinisikan kebutuhan sistem
1.2.4. Mendefinisikan kebutuhan kepemilikan server
Tabuler 1.3. Mendefinisikan fungsi spesifik
1.4. Mendefinisikan resiko dan pendekatan manajemen resiko
1.5. Menyusun rencana proyek
1.6. Penjelasan kepada tim pengembangan web
2. Desain situs web
3. Membangun (konstruksi) situs web
4. Penggunaan
5. Dukungan
Perencanaan Ruag Lingkup
Proyek Perangkat Lunak
 Faktor Penentu
Visi dan Misi Organisasi/ Lembaga

Visi, Misi
01 Suatu arah kebijakan organisasi yang didalamnya tercermin harapan dan keinginan akan bertumbuh
kembangnya organisasi.

Fungsi Proyek
Dikaitkan dengan kemampuan organisasi dalam menentukan kriteria teknis, non teknis atau logistik
agar proyek memiliki visibilitas yang tinggi.
02 Fungsi

Kompleksitas Proyek

Komplek
03 Terdapatnya berbagai variasi kegiatan sehingga membutuhkan koordinasi dengan berbagai pihak,
memiliki waktu yang cukup panjang, dan melibatkan banyak kelompok kerja yang akan berpartisipasi.
sitas

Ukuran Proyek
Merujuk pada besar atau kecilnya suatu proyek 04 Ukuran
 01 Ruang Lingkup
Pengertian:
Suatu aktivitas dalam mengelompokkan atau
menjelaskan proyek kedalam berbagai aktivitas
yang lebih spesifik.

02 Pengelompokan
Pengelompokan ini bermaksud untuk:

Definisi 1. Meningkatkan akurasi perkiraan biaya, waktu,

dan sumber daya
2. Menentukan dasar/indikator penilaian kinerja
Ruang dan pengawasan
3. Memfasilitasi tugas dan tanggung jawab yang

Lingkup jelas.
Perencanaan Ruang Lingkup
Definisi ruang lingkup dalam konteks perencanaan bermakna bahwa setiap aktivitas
proyek yang akan dikerjakan perlu direncanakan secara matang dan terurai dengan
jelas, tentang:

01 03
Input Definisi Ruang Output Definisi Ruang
lingkup Lingkup
a. Pernyataan ruang lingkup Output dari proses definisi ruang
b. Kendala lingkup adalah Struktur Rincian
c. Asumsi Kerja (Work Breakdown
d. Output perencanaan lainnya Structure) untuk proyek tersebut.
e. Informasi sejarah

02
Alat & Teknik Definisi
Ruang lingkup
a. Struktur Rincian Kerja (WBS:
Works Break Down Structure)
sering digunakan untuk
gambaran pelaksanaan
proyek baru
b. Dekomposisi: dilakukan
dengan mengidentifikasi
unsur-unsur utama proyek
 • Mengidentifikasi apa yang harus dilakukan
Langkah- • Membagi pekerjaan
Langkah • Mengidentifikasi dimensi kerja
• Mengidentifikasi dalam menentukan tanggungjawab
Perencanaan pelaksana proyek
Ruang • Mengidentifikasi berapa lama waktu yang diperlukan
• Membuat timeline proyek
Lingkup: • Membuat Diagram Jaringan
• Konversi Diagram Jaringan ke Jadwal Proyek
Pengendalian
• Menghitung Jalur Kritis
• Mengidentifikasi biaya untuk menyelesaikan kegiatan
• Memilih Software Manajemen Proyek yang Benar
Verivikasi
1.Input Verifikasi Ruang
Ruang Lingkup: meliputi hasil
kerja dan
Lingkup dokumentasi produk.
2.Alat dan Teknik
Proses penerimaan ruang Verifikasi Ruang
lingkup proyek oleh
stakeholder Lingkup: dilakukan
dengan cara inspeksi
(pemeriksaan)
3.Output Verifikasi
Ruang lingkup berupa
penerimaan resmi
Pengendalian Ruang Lingkup Perubahan
Pengendalian/pengawasan harus benar-benar terintegrasi dengan proses
pengawasan lainnya (pengawasan/pengendalian waktu, biaya, kualitas, dll).
Proses tersebut diilustrasikan sebagai berikut:

01 03
Input Pengendalian Output Pengendalian
Ruang lingkup Ruang Lingkup
Perubahan Perubahan
a. Struktur Rincian Kerja(WBS) a. Ruang lingkup perubahan
b. Laporan kinerja b. Tindakan korektif
c. Perubahan permintaan c. Pelajaran
d. Rencana pengelolaan ruang
lingkup

02
Alat & Teknik Pengendalian
Ruang lingkup Perubahan
a. Sistem pengendalian ruang
lingkup perubahan
b. Teknik pengukuran kinerja
c. Perencanaan tambahan
THANK YOU