Ch 2 :

PROSES MANAJEMEN PROYEK

Fase-Fase Proyek

• Fase-fase proyek adalah pembagian dalam sebuah

proyek agar proyek dapat diselesaikan secara efektif.
Fase-fase dalam proyek biasanya diselesaikan secara
berurutan, terkadang dapat mendahului satu sama lain
dibeberapa situasi.
Fase-Fase Proyek

• Fase struktur membagi proyek dalam beberapa bagian

untuk mempermudah pengaturan, perancangan serta
pengawasan. Banyaknya fase, kebutuhan setiap fase,
serta tingktan pengawasan setiap fase tergantung pada
besarnya proyek, kerumitan proyek, serta dampak
proyek.
 Fase-Fase Proyek
Ada 3 dasar tipe relasi fase ke fase:

• Sequential relationship (Hubungan Berurutan

• Overlapping relationship (Hubungan Saling mendahului

• Iterative relationship (Hubungan Berulang)

Hubungan antar Fase
• Sequential relationship (Hubungan Berurutan), dimana
fase yang berikutnya hanya dikerjakan setelah fase yang
sebelumnya sudah selesai. Fase ini sangat baik dalam
mengurangi ketidakpastian seiring berjalannya proyek,
tetapi tidak mampu untuk mengurangi waktu
pembuatan.
Hubungan antar Fase
• Overlapping relationship (Hubungan Saling
mendahului), dimana fase yang berikutnya dimulai
ketika fase yang sebelumnya hampir selesai.
• Cara ini dapat meningkatkan resiko dan dapat
menyebabkan perulangan pekerjaan, karena terkadang
informasi yang dihasilkan dari fase yang sebelumnya
tidak akurat, sehingga menghasilkan hasil yang salah
jika diolah pada fase berikutnya.
Hubungan antar Fase
• Iterative relationship (Hubungan Berulang), dimana
hanya satu fase yang direncanakan, kemudian dengan
berjalannya fase yang pertama ini, perencanaan fase-
fase berikutnya turut dikerjakan.
• Cara ini biasanya berguna untuk proyek yang besar,
tidak pasti hasilnya, atau proyek yang berada di
lingkungan yang berubah-ubah. Cara ini tidak dapat
menghasilkan rencana jangka panjang.
Struktur Perusahaan
• Banyak orang memahami apa itu bagan perusahaan.
Banyak manajer baru berusaha untuk merubah struktur
perusahaan ketika perubahan itu diperlukan. Terdapat 3
struktur dasar perusahaan, yaitu: Fungsional
(Functional), Proyek (Project) dan Metrik (Matrix).
Struktur Perusahaan
Manajemen Proses
Proses pada proyek secara umum dibagi menjadi dua
kategori:

• Project Management Processes

Terkait dengan aktivitas pengelolaan sejumlah pekerjaan
di dalam proyek.

• Product-Oriented Processes
Terkait dengan aktivitas penciptaan produk tertentu di
dalam proyek.
Manajemen Proses
Proses-proses yang terdapat pada manajemen proyek
dikelompokkan menjadi lima grup proses utama, yaitu:

1. Grup Proses Inisiasi

2. Grup Proses Perencanaan
3. Grup Proses Eksekusi (Pelaksanaan proyek)
4. Grup Proses Pemantauan dan Pengendalian
5. Grup Proses Penutupan
Manajemen Proses
1. Grup Proses Inisiasi
• Tahap inisiasi proyek merupakan tahap awal kegiatan
proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan.
• Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan
akan diidentifikasi.
• Aktivitas terkait dengan persiapan pelaksanaan sebuah
proyek, terutama menyangkut kesediaan stakeholder
untuk menentukan tujuan atau obyektifnya, dan sepakat
untuk memiliki komitmen penuh mendukung proyek
tersebut dalam hal alokasi berbagai sumber daya yang
diperlukan.
Manajemen Proses
2. Grup Proses Perencanaan
• Ketika ruang lingkup proyek telah ditetapkan dan tim
proyek terbentuk, maka aktivitas proyek mulai
memasuki tahap perencanaan.
• Pada tahap ini, dokumen perencanaan akan disusun
secara terperinci sebagai panduan bagi tim proyek
selama kegiatan proyek berlangsung.
• Aktivitas terkait dengan perencanaan pelaksanaan
sebuah proyek, terutama dalam hal memperkirakan
ruang lingkup, durasi, biaya, kualitas, dan parameter
lain yang perlu dikelola dalam proyek.
Manajemen Proses
3. Grup Proses Eksekusi (Pelaksanaan proyek)
• Dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka
aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi
atau pelaksanaan proyek.
• Pada tahap ini, deliverables atau tujuan proyek secara
fisik akan dibangun.
• Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi
project plan akan dieksekusi.
• Aktivitas terkait dengan mengkoordinasikan orang-
orang dan sumber daya yang ada untuk menjalankan
sejumlah pekerjaan di dalam proyek agar menghasilkan
output yang diinginkan atau ditargetkan.
Manajemen Proses
4. Grup Proses Pemantauan dan Pengendalian
• Seluruh kegiatan yang dikerjakan selama proses ini
adalah pemeriksaan, pengawasan dan koreksi ulang
terhadap proyek selama proses pelaksanaan.
• Tujuan dari pengendalian proyek adalah
memberdayakan seluruh waktu, mutu, biaya proyek dan
keselamatan kerja terjaga, serta mempunyai kriteria
tepat sebagai tolak ukur agar secara konsisten mengarah
pada obyektif yang ingin dicapai.
Manajemen Proses
5. Grup Proses Penutupan
• Pada tahap ini, hasil akhir proyek (deliverables project)
beserta dokumentasinya diserahkan kepada pelanggan,
kontak dengan supplier diakhiri, tim proyek dibubarkan dan
memberikan laporan kepada semua stakeholder yang
menyatakan bahwa kegiatan proyek telah selesai
dilaksanakan.
• Langkah akhir yang perlu dilakukan pada tahap ini yaitu
melakukan post implementation review untuk mengetahui
tingkat keberhasilan proyek dan mencatat setiap pelajaran
yang diperoleh selama kegiatan proyek berlangsung sebagai
pelajaran untuk proyek-proyek dimasa yang akan datang.
Manajemen Proses
Knowledge Area
• Membuat Project •Mengumpulkan •Definisi Kegiatan •Estimasi Biaya
Charter Persyaratan •Pengurutan Kegiatan
•Anggaran Biaya
•Definisi Ruang Lingkup •Estimasi Sumber
• Pembangunan Kegiatan •Pengendalian Biaya
•Membuat WBSp
Rencana Proyek •Pengendalian Ruang
•Estimasi Durasi Kegiatan
• Pelaksanaan •Pembuatan Jadwal
Lingkup
•Pengendalian Jadwal
Rencana Proyek
Manajemen
• Pengendalian Manajemen Manajemen
Manajemen
Integrasi Ruang Lingkup Waktu
Proyek Proyek Biaya Proyek
Proyek

•Perencanaan •Perencanaan •Identifikasi •Perencanaan

Kualitas Sumber Daya Stakeholder Manajemen Resiko
•Penjaminan •Pencarian Tim •Perencanaan •Identifikasi Resiko
Kualitas Proyek Komunikasi •Analisa Resiko
•Pengendalian •Penentuan Tim •Distribusi Informasi Kualitatif dan
Kualitas Proyek •Pengendalian kuantitatif
•Pengaturan Tim Ekspektasi •Penanggulangan
Manajemen Manajemen
Stakeholder Manajemen
Manajemen
Proyek Resiko
Kualitas Komunikasi
•Laporan Kinerja Resiko
Proyek SDM Proyek Proyek Proyek

•Perencanaan Pengadaan
•Melakukan Pengadaan
•Mengelola Pengadaan
•Penutupan Pengadaan

Manajemen
Pengadaan
Proyek
Pelaksanaan Proyek
• Tahap eksekusi merupakan tahap pelaksanaan atau realisasi sebuah
proyek sesuai dengan rencana proyek yang tertuang pada project
management plan.

• Pada tahap ini seorang manajer proyek melakukan koordinasi

pekerjaan bersama tim proyek, mengoptimalkan kinerja tim proyek
serta memanfaatkan sumber daya non-personil secara efektif dan
efisien.

Knowledge area yang berkaitan dengan proses ini masing-masing adalah:

• Manajemen Integrasi.
• Manajemen Kualitas.
• Manajemen Sumber Daya Manusia.
• Manajemen Komunikasi.
• Manajemen Pengadaan.
Pelaksanaan Proyek
Proses yang terjadi pada tahap ini antara lain sebagai
berikut:
• Mengarahkan dan mengatur proses eksekusi.
• Menjamin kualitas.
• Memastikan Tim Proyek.
• Membentuk Tim Proyek.
• Mengatur Tim Proyek.
• Membagikan informasi proyek.
• Menampung ekspektasi stakeholder.
• Melakukan Pengadaan.
Pengontrolan Proyek
Pada tahap ini juga sebuah perubahan perencanaan proyek yang telah disetujui
bersama stakeholder, akan dilaksanakan sesuai permintaan yang disepakati.
Sebagai catatan, setiap fase yang ada harus mendapat persetujuan (approval) dari
pihak manajer proyek dan pemilik proyek.

Proses yang terjadi pada tahap ini antara lain sebagai berikut :

• Memantau dan mengatur kerja proyek.

• Melakukan perubahan yang terintegrasi.
• Memeriksa ruang lingkup.
• Mengatur ruang lingkup.
• Mengatur jadwal.
• Mengatur biaya.
• Pengendalian Kualitas.
• Membuat Laporan Kinerja.
• Memantau dan mengendalikan resiko.
• Mengelola Pengadaan.
Mengakhiri Proyek
PENUTUPAN PROYEK
Pada aktivitas terakhir di dalam proyek ini, dua hal perlu diperhatikan, yaitu
masing-masing terkait dengan:

• Manajemen Pengadaan
• Manajemen Komunikasi

Hal-hal yang biasa terjadi pada tahap ini, antara lain:

• Finalisasi seluruh kegiatan (mengakhiri secara formal).

• Menutup Pengadaan.
Ch 3 :
MICROSOFT PROJECT 2007
Microsoft Project
• Microsoft Office Project Standard 2007 adalah
suatu alat project management yang handal dalam
mengerjakan tugas sehari-hari bagi seorang project
manager.
• Microsoft Office Project Standard 2007
memberikan keseimbangan antara penggunaan,
keunggulan, dan fleksibilitas, sehingga tugas dapat
dikerjakan dengan lebih efisien dan efektif.
Microsoft Project
Keuntungan utama menggunakan MS Project adalah sebagai berikut, antara lain:

o Dapat lebih memegang kendali bagian finance melalui fitur budget tracking (anggaran
monitoring), sehingga dapat ditetapkan anggaran ke berbagai project dan program. Cost
resource type telah mengimprovasi estimasi cost dengan memberikan kemampuan
untuk melihat peta finansial yang telah disesuaikan dengan project sistem akutansi.

o Monitor anggaran project di tingkat utama dengan menggunakan budget tracking

(anggaran monitoring) untuk mendefinisikan suatu anggaran di tingkat utama (program
atau project) sehingga sang project manager bisa mengalokasikan dana untuknya dan
memonitor beban ongkos dan kerja yang bersangkutan dengan anggaran tersebut.

o Idenfitikasi ongkos resource diberbagai jenis task. Sekarang berbagai jenis rencana dan
harga aktual bisa ditetapkan ke suatu task dengan Cost resource type, yang juga
mendukung integrasi dengan Project lainnya serta dengan sistem akutansi.

o Penggunaan project template baru. Beberapa template baru dapat digunakan ketika
membuat project untuk aktifitas-aktifitas sebagai berikut : persiapan annual report,
forecast keperluan merekrut staff, implementasi sistem finansial dan akutansi, dan
perencanaan marketing campaign.
Microsoft Project
MENGENALI MS PROJECT

• Microsoft Project 2007 membantu untuk menyusun rencana, mengisi,

dan mengatur semua rincian yang harus diselesaikan untuk mencapai
tujuan. Microsoft Project 2007 menyediakan informasi proyek untuk
keperluan publikasi, pelacakan kemajuan, analisis biaya, menilai
kualitas proyek, dan mengatur beberapa proyek sekaligus.

• Pada Microsoft Project 2007, pengguna juga bisa berinteraksi dengan

data yang dibuat oleh pernagkat lunak buatan Microsoft yang lain, atau
bisa juga membangun pusat informasi proyek dengan menginstal
Microsoft Project Server.

• Setiap anggota tim bisa mengakses informasi yang mereka perlukan

dan seluruh pekerjaan bisa dikoordinasikan melalui e-mail workgroup.
Jika semua itu digunakan secara optimal, maka otomatis telah
menghemat waktu dan biaya.
Microsoft Project
Parts of MS PROJECT
• Tasks
Mereka adalah sebuah divisi dari semua pekerjaan yang harus
diselesaikan dalam rangka untuk menyempurnakan tujuan
proyek.
• Scope
Suatu proyek merupakan kombinasi dari semua tugas individu
dan tujuan mereka.
• Resources
Orang, peralatan, layanan, ataubahan-bahan yang diperlukan
untuk menyelesaikan berbagai tugas. Atau bisa juga merujuk
pada jumlah sumber daya yang akan mempengaruhi lingkup
dan waktu dari setiap proyek.
Microsoft Project
Parts of MS PROJECT
• Tasks
Mereka adalah sebuah divisi dari semua pekerjaan yang harus
diselesaikan dalam rangka untuk menyempurnakan tujuan
proyek.
• Scope
Suatu proyek merupakan kombinasi dari semua tugas individu
dan tujuan mereka.
• Resources
Orang, peralatan, layanan, ataubahan-bahan yang diperlukan
untuk menyelesaikan berbagai tugas. Atau bisa juga merujuk
pada jumlah sumber daya yang akan mempengaruhi lingkup
dan waktu dari setiap proyek.
Microsoft Project
Parts of MS PROJECT
• Toolbars : Menyediakan jalan pintas ke fungsi yang
sering digunakan.
• Entry Bar : berfungsi untuk menampilkan presentase
proses pengerjaan aktivitas dalam Microsoft Project.
• Status Bar : terletak dibagian bawah jendela,
menampilkan pesan dan informasi ketika beberapa
tindakan yang sedang berlangsung seperti memasukkan
data, membuka, atau menyimpan file.
• View Bar : di sebelah kiri adalah scroll-down bar yang
menampilkan kolom icon yang menampilkan status
tampilan.