Konsep Dasar

Manajemen Proyek

DIKLAT MANAJEMEN PROYEK ANGKATAN I DAN II

DILINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI JAWA BARAT
TAHUN 2019
 Pengertian Proyek & Cirinya

Proyek merupakan upaya dalam suatu rangkaian kegiatan dengan

memanfaatkan sumber daya yang ada, untuk mencapai tujuan tertentu
yang harus diselesaikan dalam jangka waktu yang terbatas.
Ciri-ciri proyek:
Mempunyai saat awal dan akhir yang jelas
Mempunyai jangka waktu yang terbatas
Hasilnya bersifat unik
 Dilaksanakan di lokasi yang berbeda dengan menggunakan sumber
daya yang berbeda pula
 Mempunyai tujuan yang akan dicapai dengan spesifikasi tertentu
Kegiatan Proyek vs Kegiatan Operasional
KEGIATAN PROYEK
1. Bersifat dinamis
2. Berlangsung dalam kurun waktu terbatas (siklus
proyek relatif pendek)
3. Dalam kurun waktu tersebut intensitas kegiatan
berubah- ubah naik turun
4. Kegiatan harus diselesaikan dengan anggaran
dan jadwal yang telah ditentukan
5. Terdiri dari bermacam - macam kegiatan yang
memerlukan berbagai disiplin ilmu
6. Pada tahap awal karena banyak faktor yang
belum menentu, sulit memperkirakan berapa
biaya dan waktu yang sesungguhnya diperlukan
untuk penyelesaian proyek
7. Agar penggunaan sumber daya efisien perlu
adanya arus kerja horizontal di samping vertikal
KEGIATAN OPERASIONAL
1. Bersifat rutin
2. Berlangsung terus - menerus dalam
jangka panjang
3. Intensitas kegiatan relatif
sama/mendatar
4. Batasan tidak ketat seperti
proyek, diatur dalam anggaran
tahunan
5. Tidak terlalu banyak macam
kegiatan
6. Karena sudah rutin, maka relatif
mudah menyusun anggaran dan
jadwal kegiatan
7. Agar penggunaan sumber daya
efisien perlu adanya arus kerja
horizontal di samping vertikal
 Jenis Proyek

• Proyek Engineering-Konstruksi
• Proyek Engineering-Manufaktur
• Proyek Penelitian dan Pengembangan
• Proyek Pelayanan Manajemen
• Proyek Kapital
• Proyek Radio-Telekomunikasi
• Proyek Konservasi Biodiversity, dll
 Proyek Konstruksi

Konstruksi merupakan suatu proses di mana rencana

dan spesifikasi perancang dikonversikan menjadi struktur
dan fasilitas fisik.
Jenis-jenis proyek konstruksi:
Konstruksi Pemukiman
Konstruksi Gedung
Konstruksi Rekayasa Berat
Konstruksi Industri
 Jenis Bangunan dalam Proyek Konstruksi (1)

 Bangunan gedung : rumah, kantor, pabrik, dll.

• Ciri-cirinya :
 Proyek konstruksi menghasilkan tempat orang bekerja atau
tinggal
 Pekerjaan dilaksanakan pada lokasi yang relatif kecil dan kondisi
pondasi umumnya sudah diketahui
 Manajemen terutama dibutuhkan untuk progressing pekerjaan
 Jenis Bangunan dalam Proyek Konstruksi (2)

 Bangunan sipil : jalan, jembatan,

bendungan, dan infrastruktur lainnya.
• Ciri-cirinya :
 Proyek konstruksi dilaksanakan untuk
mengendalikan alam agar berguna bagi
kepentingan manusia
 Pekerjaan dilaksanakan pada lokasi yang
luas atau panjang dan kondisi pondasi
sangat berbeda satu sama lain dalam
suatu proyek
 Manajemen dibutuhkan untuk memecahkan
permasalahan
Permasalahan dalam Proyek Konstruksi
 Pengertian Manajemen Proyek

Menurut KUBI
1. Manajemen : penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran
2. Proyek : rencana pekerjaan dengan sasaran khusus dan dengan saat
penyelesaian yang tegas
Manajemen Proyek : Upaya penggunaan sumber daya secara efektif untuk
menyelesaikan pekerjaan dgn sasaran khusus dengan waktu penyelesaian yang telah
ditentukan.

Menurut PMBOK
3. Project : temporary endeavor undertaken to create a unique product, service, or
result (Proyek adalah kegiatan/usaha bersifat sementara yang dilakukan untuk
menghasilkan Produk dan Service yang unik)
4. Project Management : the application of knowledge, skill, tools, and techniques
to project activities to meet project requirements (Aplikasi dari pengetahuan,
keterampilan, alat & teknik dalam kegiatan proyek untuk memenuhi sasaran
proyek)
 Sasaran Manajemen Proyek

C = f (Q, R, S, T)
Biaya (Cost)
Waktu Dimana :
(Time)
Risiko C = Cost (Biaya)
(Risk) Q = Quality (Kualitas)
R = Risk (Risiko)
S = Scope (Ruang Lingkup)
T = Time (Waktu)

Kualitas
Ruang Lingkup (Quality)
(Scope)

Sasaran tidak jelas

10
 Sasaran Manajemen Proyek
1. Scope
Scope berbicara masalah cakupan pekerjaan yang dilakukan. Scope yang menjadi

K
meluas (biasanya terjadi pada proyek yang dilakukan tanpa perencanaan atau
metode yang tepat), akibat permintaan owner yang datang terus menerus juga
dapat mempengaruhi waktu pelaksanaan proyek dan biaya proyek.

S
2. Time

I
Merupakan waktu pelaksanaan proyek. Semakin lama suatu proyek dikerjakan,
maka semakin besar biaya operasional proyek yang dibutuhkan. Project Time

R
management yang baik akan mempengaruhi besar kecilnya profit margin proyek
yang didapat
3. Quality
Kualitas merupakan harapan yang ingin didapatkan owner dari proyek tersebut
dan atau mengacu pada standar tertentu.
4. Cost
Merupakan komponen biaya proyek. Jumlah biaya proyek ini ditentukan oleh 3
komponen sebelumnya (scope, time, dan quality) dan ……………Resiko (Risk).
Tujuan Manajemen Proyek
 Fungsi Manajemen Proyek

Mekanisme Pencapaian Sasaran Manajemen

Proyek dengan penerapan :
POAC
ÞPlanning (Perencanaan)
ÞOrganizing (Pengorganisasian)
Supervisor / Waspang
Berperan di mekanisme ini
ÞActuating (Pelaksanaan)
ÞControlling (Pengawasan)
 Manajemen Proyek = Manajemen SDA

Manajemen Proyek pada prinsipnya melakukan

manajemen Sumber daya secara efektif untuk
merealisasikan pekerjaan.
1. Man (SDM / Tenaga Kerja)
2. Material baik

3. Machine (Mesin / Peralatan) aman cepat

4. Money (Biaya) murah

5. Technology
Manajemen Sasaran Proyek

Cepat Manajemen Waktu

Manajemen
Baik
Manajemen Kualitas
Konstruksi
Murah Manajemen Biaya

Aman Manajemen Resiko

Ciri Proyek
 Project Phase and Project Life-Cycle

• Oleh karena proyek bersifat unik, maka tingkat

ketidakpastian (uncertainty) dalam proyek menjadi tinggi.
• Pada umumnya suatu proyek akan dibagi menjadi
beberapa tahap (phase) agar proses pengendalian proyek
menjadi lebih baik.
• Secara umum tahapan proyek juga dikenal sebagai project
life cyle yang menggambarkan urutan logis dari kegiatan-
kegiatan yang dilakukan untuk mencapai tujuan proyek.
Project Life Cycle

• Kontrak Kerja Clear Start  Finish

Inisiasi • Pembentukan Tim Proyek
Defined Target

• Perencanaan Kebutuhan Resource (Man, Machine, Money, and

Material & Technology – 4M + T)
Perencanaan • Perencanaan Strategi Implementasi
• Konfirmasi Lingkup Kerja 
• Perijinan lintasan & Lahan (Sitac) 

Eksekusi • Pelaksanaan Pemenuhan Kebutuhan 

Material
& • Pelaksanaan Instalasi 
Kontrol • Pelaksanaan Pengujian Sendiri 

• Pelaksanaan Uji Terima 

Penutup • Opname 
• Rekon 
The Project Life Cycle Structure
Tahapan Proyek Konstruksi

Kebutuhan Selesai
Pra-
Studi Penjelasan desain Desain Pengadaan Pelaksanaan Pemeliharaan

Survei
Survei untuk Survei
untuk pra- untuk Peninjauan Survei untuk
studi desain desain lapangan pelaksanaan
 Studi Kelayakan (Feasibility Study)
Tujuan : Meyakinkan pemilik proyek bahwa proyek yang
diusulkan layak untuk dilaksanakan
Kegiatan yang dilaksanakan :
• Menyusun rancangan proyek secara kasar dan mengestimasi
biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tersebut
• Meramalkan manfaat yang akan diperoleh jika proyek
tersebut dilaksanakan, baik manfaat langsung (manfaat
ekonomis) maupun manfaat tidak langsung (fungsi sosial)
• Menyusun analisis kelayakan proyek, baik secara teknis,
ekonomis maupun finansial
• Menganalisis dampak sosial dan lingkungan yang mungkin
terjadi apabila proyek tersebut dilaksanakan
 Tahap Penjelasan (Briefing)

Tujuan : Pemilik proyek menjelaskan fungsi dan biaya proyek,

sehingga konsultan perencana dapat secara tepat menafsirkan
keinginan pemilik dan membuat taksiran biaya
Kegiatan yang dilaksanakan :
• Menyusun rencana kerja dan menunjuk pada perencana dan
tenaga ahli
• Mempertimbangkan kebutuhan pemakai, keadaan lokasi dan
lapangan, merencanakan rancangan, taksiran biaya, dan
persyaratan mutu
• Mempersiapkan ruang lingkup kerja, jadwal waktu, taksiran biaya
dan implikasinya, serta rencana pelaksanaan
• Mempersiapkan sketsa dengan skala 1:1000, 1:1500, atau 1:2000,
yang menggambarkan denah dan batas-batas proyek
 Tahap Perancangan (Design)
Tujuan :
 Untuk melengkapi penjelasan proyek dan menentukan tata letak,
rancangan, metoda konstruksi, dan taksiran biaya agar mendapatkan
persetujuan dari pemilik proyek dan pihak berwenang yang terlibat
 Untuk mempersiapkan informasi pelaksanaan yang diperlukan, termasuk
gambar rencana dan spesifikasi serta untuk melengkapi semua dokumen
tender
Kegiatan yang dilaksanakan :
 Mengembangkan ikhtisar proyek menjadi penyelesaian akhir
 Memeriksa masalah teknis
 Meminta persetujuan akhir ikhtisar dari pemilik proyek
 Mempersiapkan :
– Rancangan skema (pra-rancangan) termasuk taksiran biayanya
– Rancangan terinci
– Gambar kerja, spesifikasi, dan jadwal
– Daftar kuantitas
– Taksiran biaya akhir
– Program pelaksanaan pendahuluan termasuk jadwal waktu
 Tahap Pengadaan (Procurement)

Tujuan : Menentukan kontraktor sebagai pelaksana atau sejumlah

kontraktor sebagai sub-kontraktor yang melaksanakan konstruksi di
lapangan
Hal-hal yang perlu diperhatikan :
• Prakualifikasi, agar kontraktor yang berkompeten saja yang ikut
dalam pelelangan
• Dokumen kontrak, merupakan dokumen legal yang menguraikan
tugas dan tanggung jawab pihak-pihak yang terlibat
Penggunaan formulir kontrak standar disarankan karena :
• Isinya harus diketahui dan dipahami oleh semua pihak
• Isinya telah teruji dalam mengatasi kesukaran pada penafsiran
dan pelaksanaan
• Biasanya sudah diuji menurut Undang-Undang
• Penyusunan formulir kontrak yang baru mahal dan menyita
waktu
 Tahap Pelaksanaan (Construction)

Tujuan : Mewujudkan bangunan yang dibutuhkan oleh pemilik proyek

dan yang sudah dirancang oleh konsultan perencana dalam batasan biaya
dan waktu yang telah disepakati, serta dengan mutu yang telah
disyaratkan
Kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah merencanakan,
mengkoordinasikan, dan mengendalikan semua operasional di lapangan
Perencanaan dan pengendalian proyek secara umum meliputi :
• Perencanaan dan pengendalian jadwal waktu pelaksanaan
• Perencanaan dan pengendalian organisasi lapangan
• Perencanaan dan pengendalian tenaga kerja
• Perencanaan dan pengendalian peralatan dan material
Koordinasi seluruh operasi di lapangan meliputi :
• Seluruh kegiatan pembangunan, baik untuk bangunan sementara
maupun bangunan permanen, serta semua fasilitas dan perlengkapan
yang terpasang
• Mengkoordinasikan para sub kontraktor
 Tahap Pemeliharaan dan Persiapan
Penggunaan (Maintenace and Start Up)
Tujuan : Menjamin agar bangunan yang telah selesai, sesuai dengan
dokumen kontrak dan semua fasilitas bekerja sebagaimana mestinya.
Selain itu, pada tahap ini juga dibuat suatu catatan mengenai
konstruksi berikut petunjuk operasinya dan melatih staf falam
menggunakan fasilitas yang tersedia
Kegiatan yang dilakukan :
• Mempersiapkan catatan pelaksanaan, baik berupa data-data selama
pelaksanaan maupun gambar pelaksanaan (as built drawing)
• Meneliti bangunan secara cermat dan memperbaiki kerusakan-
kerusakan
• Mempersiapkan petunjuk operasi serta pedoman pemeliharaannya
• Melatih staf untuk melaksanakan pemeliharaan
 Acuan Kerja Manajemen Proyek

Dokumen yang harus dimiliki sebagai acuan kerja

pengawasan oleh PPK adalah
1. Surat perjanjian / kontrak beserta lampirannya
2. Spesifikasi teknis yang disepakati baik itu terkait
dengan spesifikasi material instalasi maupun
spesifikasi instalasi
3. Gambar rencana dan BoQ rencana
4. Peraturan dan ketentuan dari instansi terkait
5. Risalah rapat hasil rapat koordinasi selama proyek
berlangsung
 Project Life Cycle – Dokumentasi Terkait

• Berita Acara Sitac

Persiapan • Surat Ijin & Perijianan

Pengiriman • Berita Acara Barang Tiba

Material

Instalasi • Berita Acara 100%

Com- • Berita Acara Com-

Test Test
Uji • Berita Acara Uji Terima
Terima (BAUT)
• Hasil Opname &
Opname
BA Opname
• BA Rekon
Rekon
• BAST-1
Organisasi Manajemen Proyek

Project Project
Sponsor

Project
Manager
Waspang
(Project Supervisor)
Project
Management Team

Project Team

Project
Stakeholders
 Contoh Organisasi Manajemen Proyek

Project Sponsor
Level 1

OVP OVP Project Sponsor

PM Finance HRD Level 2
Project Manager
Project
Leader

Project Team

Project
Stacke Holder – Node B
HUBUNGAN KERJA UNSUR-UNSUR PROYEK
 Alat Bantu Kontrol Sumber Daya pada
Manajemen Proyek
a. Work Breakdown Structure
b. Diagram Batang / Bar Chart / Gantt Chart
c. Network Diagram
d. Analisa Lintasan Kritis (Critical Path Analysis)
e. Alokasi Sumber Daya dengan Critical Path
Method (CPM)
f. Earn Value Analysis (EVA)
 Work Breakdown Structure (WBS)

1.Tugas-tugas apa yang harus diselesaikan?

2.Siapa yang akan mengerjakannya?
3.Berapa lama waktu yang diperlukan setiap tugas?
4.Material apa yang diperlukan?
5.Berapa ongkos dari setiap tugas?
 Diagram Batang /
Work Breakdown Structure (WBS) Bar Chart /
Gantt Chart
 Diagram Batang / Bar Chart / Gant Chart

Pem bangunan Jaringan Kabel

B a g ia n K o n s tr u k si x 10 00 % T h 19 ... .. T h 1 9 . .. .

(R p ) O N D J F M A M J J A K e te r a n g a n
4 0 4 0 2 0
P e n g a d a a n m a te r ia l 5 .0 0 0 5 .6
4 9 3 1
1 1 4 4 4 5
Angka-angka pada tiap
P e k e r ja a n D u c t 1 8.0 0 0 2 0 .0 kolom menunjukkan
2 0 4 0 4 0
persentase bagian pe -
Pen y am b u n ga n 1 0.0 0 0
3 0 3 5 3 5
2 2 .1 kerjaan konstruksi yang
P e n a r ik a n K a b e l
1 0 3 0 3 0 3 0 sudah selesai terhadap
1 2.0 0 0 1 3 .3 3 2 keseluruhan bagian
1 0

I n st a la si R K , D P 5 0 5 0 konstruksi tersebut
2 0.0 0 0 2 2 .2
setiap bulan.
2 5 3 5 4 0
F i n is h in g , F in a l T e s t 2 2.0 0 0 2 4 .5
5 0
U ji te r im a 3 .0 0 0 3 .3
5 0
P eren ca n aa n

J u m la h 9 0.0 0 0 1 0 0 .0 4 .4 4 5 .0 6 0 .0 7 1 .1 7 2 .2 8 5 .8 9 7 .2 P ela k sa n aa n
P e la k sa n a a n 6 .7
 Kurva S

Task Name Baseline Cost Durasi (Minggu) % M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9 M10 M11 M12 M13 M14 M15 M16 M17 M18 M19 M20 M21 M22 M23 M24 M25 M26 M27 M28 M29 M30 M31 M32 M33 M34 M35 M36 M37 M38 M39 M40 M41 M42 M43 M44 M45 M46 M47 M48 M49
Pekerjaan Pembangunan Jaringan Kabel (11 Bulan) Rp90.000.000
Pengadaan Material Rp5.000.000 11 5,56% 0,51% 0,51% 0,51% 0,51% 0,51% 0,51% 0,51% 0,51% 0,51% 0,51% 0,51%
Pekerjaan Duct Rp18.000.000 10 20,00% 2,0% 2,0% 2,0% 2,0% 2,0% 2,0% 2,0% 2,0% 2,0% 2,0%
Penyambungan Rp10.000.000 13 11,11% 0,85% 0,85% 0,85% 0,85% 0,85% 0,85% 0,85% 0,85% 0,85% 0,85% 0,85% 0,85% 0,85%
penarikan Kabel Rp12.000.000 15 13,33% 0,89% 0,89% 0,89% 0,89% 0,89% 0,89% 0,89% 0,89% 0,89% 0,89% 0,89% 0,89% 0,89% 0,89% 0,89%
Instalasi RK, DP Rp20.000.000 9 22,22% 2,47% 2,47% 2,47% 2,47% 2,47% 2,47% 2,47% 2,47% 2,47%
Finishing & Final Test Rp22.000.000 13 24,44% 1,88% 1,88% 1,88% 1,88% 1,88% 1,88% 1,88% 1,88% 1,88% 1,88% 1,88% 1,88% 1,88%
Uji Terima Rp3.000.000 10 3,33% 0,33% 0,33% 0,33% 0,33% 0,33% 0,33% 0,33% 0,33% 0,33% 0,33%
0,51% 0,51% 0,51% 0,51% 0,51% 0,51% 0,51% 2,51% 2,51% 2,51% 2,51% 2,89% 2,89% 2,89% 2,89% 2,89% 2,89% 1,74% 1,74% 1,74% 1,74% 1,74% 1,74% 1,74% 1,74% 1,74% 3,32% 3,32% 3,32% 3,32% 4,35% 4,35% 4,35% 4,35% 4,35% 1,88% 1,88% 1,88% 1,88% 2,21% 2,21% 2,21% 2,21% 0,33% 0,33% 0,33% 0,33% 0,33% 0,33%
1,0% 1,5% 2,0% 2,5% 3,0% 3,5% 6,0% 8,5% 11,1% 13,6% 16,4% 19,3% 22,2% 25,1% 28,0% 30,9% 32,6% 34,4% 36,1% 37,9% 39,6% 41,4% 43,1% 44,8% 46,6% 49,9% 53,2% 56,6% 59,9% 64,2% 68,6% 72,9% 77,3% 81,6% 83,5% 85,4% 87,3% 89,1% 91,4% 93,6% 95,8% 98,0% 98,3% 98,7% 99,0% 99,3% 99,7% 100,0%
Pelaksanaan 3,00% 6,0% 9,0% 12,0% 16,0% 24,0% 32,6% 36,6% 41,6% 44,6% 47,1% 50,3% 52,3%
120,00%
Thank U