ORGANISASI PENGADAAN

BARANG/JASA PEMERINTAH
BERDASARKAN PERPRES 16 TAHUN 2018

DIKLAT MANAJEMEN PROYEK ANGKATAN I DAN II

DILINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI JAWA BARAT
TAHUN 2019
TUJUAN PEMBELAJARAN
TUJUAN UMUM :
Memahami Pengorganisasian Pengadaan Barang dan
Jasa

TUJUAN KHUSUS :
a. Menjelaskan proses PBJ
b. Mengetahui Organisasi PBJ & tugas kewenangan
c. Menjelaskan alur informasi dalam proses PBJ
d. Menjelaskan alur komunikasi dalam proses PBJ
e. Menatausahakan dokumen dalam proses PBJ
 Garis Besar Proses PBJP

Identifikasi Kebutuhan Persiapan Swakelola Pelaksanaan PBJ melalui

(mulai) Swakelola
Penetapan sasaran
Pelaksanaan Swakelola
Penetapan Barang/Jasa Penyelenggara Swakelola Tipe (I, II, III, IV)

Rencana Kegiatan
Cara Pembayaran Swakelola
Jadwal Pelaksanaan
Pengawasan dan
Jadwal RAB Pertanggungjawaban
Persiapan PBJ Melalui Penyedia Pelaksanaan PBJ melalui
Penyedia
PPK

Anggaran Pengadaan
Barang/Jasa
Menetapkan HPS
Pelaksanaan Pemilihan

Perencanaan Pengadaan
terdiri atas: Perencanaan Menetapkan rancangan Kontrak
Pelaksanaan kontrak
PBJ melalui Swakelola
dan/atau Penyedia
Menetapkan spesifikasi Serah Terima Hasil
teknis/KAK Pekerjaan
Menetapkan uang muka, (Selesai)
jaminan uang muka, jaminan
pelaksanaan, jaminan
pemeliharaan,sertifikat garansi
dan/atau
Pokja penyesuaian
Pemilihan: harga
persiapan
pemilihan
Bab IV-VII
PROSES PBJ & Penganggaran Kinerja
Perencanaan RENSTRA/RPJMD
KEMENTER
IAN/
LEMBAGA/ OUTCOME Pemrograman
PERANGKA RKP/RKPD
T DAERAH DIPA/DPA
Penganggaran
OUTPUT
Pengadaan

Pelaksanaan kontrak
SATKER PROCESS PBJ dan pembayaran
Penyerahan Hasil
Pekerjaan
INPUT Pemanfaatan
dan pemeliharaan
ORGANISASI PENGADAAN BARANG / JASA PEMERINTAH
MENURUT PERPRES NO. 16 TAHUN 2018

 Pengadaan melalui Penyedia terdiri atas:

 PA/KPA
 PPK
 Pokja Pemilihan (UKPBJ)/Pejabat Pengadaan (PP)
 Pejabat/Panitia Pemeriksa Hasil Pekerjaan
 Penyedia • Agen
Pengadaan

 Pengadaan melalui Swakelola terdiri atas:

+ • Pengelola
PBJ
• Tim Teknis
 PA/KPA • Tim
 PPK Pendukung
 Penyelenggara Swakelola
 Pejabat/Panitia Pemeriksa Hasil Pekerjaan
ORGANISASI PBJ Pengelola APBN
PENGELOLAAN KEUANGAN
NEGARA
PRESIDEN

PENGADAAN BARANG DAN

PENGGUNA ANGGARAN JASA

KUASA PENGGUNA ANGGARAN

PPSPM/ BENDAHA- Pokja PjPHP/

AKUNTANSI PPK
Verifikasi RA Pemilihan/PP PPHP

Penyedia
ORGANISASI PBJ Pengelola APBD
PENGELOLAAN KEUANGAN
DAERAH
KEPALA DAERAH

PENGADAAN BARANG DAN

PENGGUNA ANGGARAN JASA

KUASA PENGGUNA ANGGARAN

BENDA PPK Pokja

PjPHP/
-HARA PPTK PPK Pemilihan/
SKPD PP
PPHP

Penyedia
VERIFI- PEMBU AKUN-
KASI AT SPM TANSI
 (1)

Tahap
Persiap
an
Pelaku PBJ (2)

Tahap
Pelaksa
naan
 ALUR INFORMASI dalam PBJ melalui PENYEDIA
UKPBJ PA/KPA
Pokja Pemilihan/ PjPHP
Pejabat Pengadaan MENGANGKAT
/PPHP

PPK

Proses Pemilihan
dan Penetapan
Kontrak dan Hasil
Pelaksanaan Pekerjaan

PENYEDIA
 ALUR INFORMASI dalam PBJ melalui SWAKELOLA

UKPBJ PA
PjPHP
Pokja Pemilihan/ /PPHP
Pejabat Pengadaan MENGANGKAT

PPK
Proses Pemilihan
dan Penetapan
Jika memerlukan
Hasil
Penyedia kontrak Pekerjaan

Tim Persiapan Tim Pelaksana Tim Pengawas

 ORGANISASI & AKTIVITAS dalam
SWAKELOLA
JENIS
K/L/PD INSTANSI LAIN/ POKMAS
AKTIVITAS (I) ORMAS (II/III) (IV)

TIM PERSIAPAN
TIM PERSIAPAN
TIM PENGAWAS
K/L/D/I TIM PELAKSANA
TIM PENGAWAS
TIM PENGAWAS

INSTANSI LAIN TIM PELAKSANA

/ORMAS

PENANGGUNG JWB
POKMAS

TIM PERENCANA
POKMAS
TIM PELAKSANA

TIM PENGAWAS
SANKSI bagi PA/KPA/PPK/PP/Pokja Pemilihan/
PjPHP/PPHP dalam PERPRES 16/2018

Pasal 82
1) Sanksi administratif dikenakan kepada PA/ KPA/ PPK/
Pejabat Pengadaan/Pokja Pemilihan/ PjPHP/PPHP yang lalai
melakukan suatu perbuatan yang menjadi kewajibannya.
2) Pemberian sanksi administratif sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) dilaksanakan oleh Pejabat Pembina
Kepegawaian/pejabat yang berwenang sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
3) Sanksi hukuman disiplin ringan, sedang, atau berat
dikenakan kepada PA/ KPA/ PPK/ Pejabat Pengadaan/Pokja
Pemilihan/ PjPHP/ PPHP yang terbukti melanggar pakta
integritas berdasarkan putusan Komisi Pengawas Persaingan
Usaha, Peradilan Umum, atau Peradilan Tata Usaha Negara.
SANKSI bagi PPK berdasarkan KONTRAK

PPK yang melakukan cidera janji terhadap ketentuan yang termuat

dalam Kontrak, dapat dimintakan ganti rugi dengan ketentuan
sebagai berikut:
 Besarnya ganti rugi yang dibayar oleh PPK atas keterlambatan
pembayaran adalah sebesar bunga terhadap nilai tagihan yang
terlambat dibayar, berdasarkan tingkat suku bunga yang berlaku
pada saat itu menurut ketetapan Bank Indonesia; atau
 Dapat diberikan kompensasi sesuai ketentuan dalam Kontrak.
 Tidak menerima, Tertib &
menawarkan/ Tanggung
menjanjikan
Jawab

Menghindari dan Profesional,

mencegah
penyalah -
Mandiri &
gunaan
wewenang
Etika Menjaga
Rahasia
Pengadaan
Menghindari Tidak saling
dan Mencegah mem-
Pemborosan pengaruhi

Menghindari Menerima &

Conflict Of tanggung jawab
Interest

Pasal 7
Pertentangan Kepentingan (1)
Direksi, Dewan Komisaris, atau personel inti pada
suatu badan usaha, merangkap sebagai Direksi,
Dewan Komisaris, atau personel inti pada badan
usaha lain yang mengikuti Tender/Seleksi yang
sama

Konsultan perencana/pengawas bertindak

sebagai pelaksana Pekerjaan Konstruksi yang
direncanakannya/diawasinya, kecuali dalam
pelaksanaan Pengadaan Pekerjaan Terintegrasi;

Konsultan manajemen konstruksi berperan

sebagai Konsultan Perencana;

Lanjutan….>>

Pasal 7
Pertentangan Kepentingan (2)
Pengurus/manajer koperasi merangkap sebagai
PPK/Pokja Pemilihan/PP pada pelaksanaan PBJ
di K/L/Perangkat Daerah

PPK/Pokja Pemilihan/PP baik langsung maupun

tidak langsung mengendalikan atau menjalankan
badan usaha Penyedia;

Beberapa badan usaha yang mengikuti

Tender/Seleksi yang sama, dikendalikan baik
langsung maupun tidak langsung oleh pihak yang
sama, dan/atau kepemilikan sahamnya lebih dari
50% dikuasai oleh pemegang saham yang sama.

Pasal 7
KETENTUAN PERALIHAN BAGI SDM PBJ
DALAM PERPRES 16/2018

Pasal 88
a. Pokja Pemilihan/Pejabat Pengadaan wajib dijabat oleh
Pengelola Pengadaan Barang/Jasa paling lambat 31
Desember 2020;
b. PPK/Pokja Pemilihan/Pejabat Pengadaan yang dijabat oleh
Aparatur Sipil Negara/TNI/Polri wajib memiliki sertifikat
kompetensi di bidang Pengadaan Barang/Jasa paling lambat 31
Desember 2023;
c. PPK/Pokja Pemilihan/Pejabat Pengadaan yang dijabat oleh
personel lain wajib memiliki sertifikat kompetensi di bidang
Pengadaan Barang/Jasa paling lambat 31 Desember 2023;
d. PPK/Pokja Pemilihan/Pejabat Pengadaan wajib memiliki
Sertifikat Keahlian Tingkat Dasar di bidang Pengadaan
Barang/Jasa sepanjang belum memiliki sertifikat kompetensi
di bidang Pengadaan Barang/Jasa sampai dengan 31 Desember
2023.
TIM PENDUKUNG PPK
UU NO 1 TAHUN 2004
Pasal 17
(1) Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran melaksanakan kegiatan sebagaimana
tersebut dalam dokumen pelaksanaan anggaran yang telah disahkan.
(2) Untuk keperluan pelaksanaan kegiatan sebagaimana tersebut dalam dokumen
pelaksanaan anggaran, Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran berwenang
mengadakan ikatan/perjanjian dengan pihak lain dalam batas anggaran yang telah
ditetapkan.

PERPRES 16 TAHUN 2018

Pasal 11 (1) huruf g
• PPK dalam pelaksanaan PBJ menetapkan Tim pendukung.

 Tim pendukung adalah tim yang dibentuk oleh PPK untuk membantu pelaksanaan
Pengadaan Barang/Jasa.
 Tim pendukung antara lain dapat terdiri atas Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan
(PPTK), Direksi Lapangan, konsultan pengawas, tim Pelaksana Swakelola, dan lain-
lain.
TIM PENDUKUNG PPK
Keputusan pembentukan Tim Honor Tim Pendukung
Pendukung sepenuhnya berada PPK dianggarkan dalam DPA /DIPA
pada PPK dengan (Pasal 23 (3))
mempertimbangkan a.l.:
• Kompleksitas pekerjaan
• Jumlah anggaran
• Rentang kendali, dll

TANGGUNG
JAWAB TETAP
ADA DI PPK

Pendukung Administrasi/
Pendukung Teknis Keuangan
TIM PENDUKUNG PPK
Contoh-contoh
Organisasi Pejabat
Pembuat komitmen

Pekerjaan Konstruksi

Pengadaan Barang/Jasa
Konsultansi/Jasa Lainnya
yang bersifat Kompleks

Pengadaan Barang/Jasa
Konsultansi/Jasa Lainnya
Sederhana
INFORMASI & KOMUNIKASI PARA
PIHAK
PA/KPA

PPK

INFORMASI dan KOMUNIKASI TERKAIT KEPADA PA/KPA

1. Usulan atas perubahan :
 Paket
 Anggaran
 KAK
2. Melaporkan pelaksanaan/penyelesaian PBJ
3. Menyerahkan hasil pekerjaan PBJ dengan BA
4. Melaporkan secara triwulan: kemajuan pekerjaan, penyerapan anggaran dan hambatan pelaksanaan
pekerjaan
INFORMASI & KOMUNIKASI PARA
PIHAK
ULP/
Pejabat Pengadaan
PIHAK LAIN
PPK Lain Dalam Satu Instansi
POKJA Pemilihan / PP
PPK I
PPK II
INFORMASI TERKAIT
Koordinasi Pelaksanaan (ex: jadwal, lokasi etc.)
 Menetapkan Rancangan Kontrak, HPS dan
Spesifikasi/KAK
 menetapkan besaran uang muka yang akan dibayarkan
kepada Penyedia
 mengusulkan perubahan jadwal kegiatan
 BA Hasil Penetapan Pemenang Tender/Seleksi
 Dokumen terkait pembuatan kontrak (draft kontrak dan
perubahan yang diperlukan)
INFORMASI & KOMUNIKASI PARA
PIHAK
PPK

Tim Pendukung

INFORMASI TERKAIT
 Rencana pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa yang meliputi:
1) Spesifikasi teknis Barang/Jasa;
2) Harga Perkiraan Sendiri (HPS); dan
3) Rancangan Kontrak
 Pelaksanaan dan pengendalian kontrak
 Pelaporan Pelaksanaan, Kemajuan pekerjaan dan Serah terima pekerjaan
 Penyiapan dokumen permintaan pembayaran dan administrasi lainnya
INFORMASI & KOMUNIKASI PARA
PIHAK
Penyedia PPK

INFORMASI TERKAIT
 SPPBJ
 Kontrak
 SPMK
 Surat menyurat terkait pelaksanaan pekerjaan
 Laporan-laporan
 Hasil Test atau Uji Coba
 Risalah Rapat
 Klaim
 Addendum Kontrak
 Dokumen pembayaran
 Bukti-bukti pendukung pembayaran
INFORMASI & KOMUNIKASI PARA
PIHAK
PPHP
PPK /PPHP

INFORMASI TERKAIT
 Kontrak
 Adendum Kontrak
 Laporan Kemajuan Pekerjaan
 Hasil Pemeriksaan Lokasi bersama
 Hasil-hasil Test dan Laboratorium
 Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan
INFORMASI & KOMUNIKASI PARA
PIHAK
PPK

Tim Perencana Tim Pengawas

Tim Pelaksana
PIHAK LAIN INFORMASI TERKAIT
TIM PERENCANA Penyusunan KAK, Pembuatan gambar rencana kerja/ spesifikasi
teknis;
TIM PELAKSANA Pelaksanaan Pekerjaan, Pembuatan Gambar Pelaksanaan dan
laporan Pelaksanaan
TIM PENGAWAS Pengawasan kegiatan, Pelaporan Pengawasan fisik & administrasi
Pengetahuan yang perlu dimiliki PPK
berkaitan dengan Komunikasi PBJ

Prinsip
Metode komunikasi
evaluasi dan
koordinasi

Tata cara Perancanga

penyusunan n bahan
laporan komunikasi

Metode
Media komunikasi
komunikasi dan
koordinasi
Ketrampilan PPK berkaitan dengan
Komunikasi PBJ
Merancang program komunikasi pengadaan
barang/jasa

Mengorganisir pelaksanaan program komunikasi dan

koordinasi

Melakukan komunikasi dan koordinasi secara efektif

dan efisien

Menyusun laporan kesepakatan

Tabel Dokumen yang diperlukan dalam tiap
tahapan Pengadaan B/J Pemerintah
Dokumen PA/KPA PPK UKPBJ/ Panitia Pemeriksa
Pokja Pemilihan Hasil Pekerjaan

Perencanaan Perlu Perlu Perlu

Pemrograman Perlu Perlu Perlu

Penganggaran Perlu Perlu Perlu Perlu

Pengadaan Perlu Perlu Perlu Perlu

Pelaksanaan Kontrak Perlu Perlu Perlu

Penyerahan Hasil Perlu Perlu Perlu

Pekerjaan

Pemanfaatan dan Perlu

Pemeliharaan Barang
Tabel Dokumen yang diperlukan dalam tiap
tahapan Pengadaan B/J Pemerintah
Dokumen Pengadaan Barang Pekerjaan Pengadaan Jasa Swakelola
Konstruksi Konsultansi/Jasa
Lainnya
Perencanaan • KUA • KUA • KUA • KUA
• PPAS • PPAS • PPAS • PPAS
• Nota Kesepakatan / • Nota Kesepakatan / • Nota Kesepakatan / • Nota Kesepakatan /
MOU MOU MOU MOU

Pemograman • RKAKL / RKA- • RKAKL / RKA- • RKAKL /RKA- • RKAKL / RKA-

SKPD SKPD SKPD SKPD
Penganggaran • DIPA / DPA • DIPA / DPA • DIPA / DPA • DIPA / DPA
Pengadaan • Rencana Umum • Rencana Umum • Rencana Umum • Rencana Umum
Pengadaan Pengadaan Pengadaan Pengadaan
• Pembentukan • Pembentukan • Pembentukan • Pembentukan
Organisasi PBJ Organisasi PBJ Organisasi PBJ Organisasi PBJ
• Laporan Pengadaan • Laporan Pengadaan • Laporan Pengadaan • Laporan Pengadaan
Tabel Dokumen yang diperlukan dalam tiap
tahapan Pengadaan B/J Pemerintah
Dokumen Pengadaan Pekerjaan Konstruksi Pengadaan Jasa Swakelola
Barang Konsultansi/Jasa
Lainnya
Pelaksanaan • Kontrak • Kontrak (Perjanjian, BoQ, • Kontrak (Perjanjian, • Kontrak
Kontrak (Perjanjian, BoQ, Spesifikasi) BoQ, Spesifikasi) (Perjanjian, BoQ,
Spesifikasi) • Instruksi2 Kerja • Instruksi2 Kerja Spesifikasi)
• Instruksi2 Kerja • Risalah Rapat • Risalah Rapat • Instruksi2 Kerja
• Risalah Rapat • Variasi & Amandemen • Variasi & • Risalah Rapat
• Variasi & Kontrak Amandemen Kontrak • Variasi &
Amandemen • Hasil Test Lab Amandemen
Kontrak • Laporan Progres (Harian, Kontrak
Mingguan, Bulanan)
• Dokumen Pembayaran
Keuangan
• Jaminan Uang Muka
• Jaminan Pelaksanaan
• Jaminan Pemeliharaan
 Tabel Dokumen yang diperlukan dalam tiap
tahapan Pengadaan B/J Pemerintah
Dokumen Pengadaan Pekerjaan Pengadaan Jasa Swakelola
Barang Konstruksi Konsultansi / Jasa
Lainnya

Penyerahan • Pembentukan • Pembentukan • Pembentukan Panitia • Pembentukan

Barang/ Panitia Penerima Panitia Penerima Penerima Hasil Panitia Penerima
Pekerjaan Hasil Pengadaan Hasil Pekerjaan Pekerjaan Hasil Pekerjaan
• BA Penerimaan • BA Penerimaan • BA Penerimaan
Barang Pekerjaan Pekerjaan
• Hasil Test & • Copy Sertifikat, IMB, • Laporan
Comisioning Ijin2 terkait Pendahuluan
• Manual • Manual • Laporan Interim
Pemakaian Pemeliharaan • Laporan Bulanan
• Garansi Barang Bangunan (jika ada)
dan Servis • As Built Drawing • Laporan Akhir
 Sekian dan
Terima Kasih