Manajemen

Proyek
Pertemuan 2 : Konteks manajemen
proyek
Outline
• Kerangka kerja manajemen proyek
• Struktur organisasi dalam proyek
• Siklus hidup proyek
• Tahapan proyek
• Peran Manajer Proyek
Frame of Organizations
Structural frame: Focuses on
roles and responsibilities,
coordination and control.
Organizational charts help
define this frame.
Political frame: Assumes
organizations are coalitions
composed of varied
individuals and interest
groups. Conflict and power
are key issues.
Human resources frame:
Focuses on providing harmony
between needs of the
organization and needs of
people.
Symbolic frame: Focuses on
symbols and meanings related
to events. Culture is
important.
PROYEK DAN ORGANISASI

Pengaruh organisasi bagi proyek, ditinjau

dengan 4 kerangka :

• Kerangka struktur,
• Kerangka S.D.M,
• Kerangka politik,
• Kerangka simbolik
• Kerangka struktur, berfokus pada
• Struktur organisasi
• Peran, tanggung jawab dan hubungan
koordinatif

• Kerangka S.D.M, berfokus pada:

• Harmonisasi kebutuhan organisasi dengan
kebutuhan personil proyek
Kerangka politik, organisasional maupun personal
• Persaingan grup / individual dalam hal otoritas atas
sumberdaya, otoritas keputusan, dll
Kerangka simbolik, berfokus pada simbol dan arti
• Arti setiap peristiwa (misal, hadirnya CEO pada peresmian
mulainya proyek)
• Persamaan Budaya, Daerah, Agama
Struktur Dasar Organisasi

• Organisasi Fungsional
• Organisasi Projectized
• Organisasi Matriks
Organisasi Fungsional

• anggota staf di kelompokkan berdasarkan

spesialisasi atau fungsinya
Organisasi Projectized

• Staf disusun berdasarkan adanya sebuah proyek

Organisasi Matriks

• Weak matrix, mengelola beberapa dari karakteristik

organisasi fungsional dan peran PM sebagai koordinator
atau yang membelanjakan untuk proyek
• Balanced matrix, mengenal tentang kebutuhan PM, tetapi
tidak ada wewenang penuh di seluruh proyek dan
pembiayaan proyek
• Strong matrix, memiliki beberapa karakteristik dari
organisasi projectized dan PM punya waktu tak terbatas
dengan banyak wewenang dan staf administrasi proyek
yang full-time
Organisasi Weak Matrix

(Kotak yang terarsir menunjukkan staf yang terlibat dalam proyek)

Organisasi Balanced Matrix

(Kotak yang terarsir menunjukkan staf yang terlibat dalam proyek)

Organisasi Strong Matrix

(Kotak yang terarsir menunjukkan staf yang terlibat dalam proyek)

Struktur Organisasi mempengaruhi proyek

Tipe Matrik
Organisasi Fungsional Projectized
Karakteristik Proyek Weak matrix Balance Matrix Strong Matrix

Kecil atau Sedikit s/d Moderat s/d Besar s/d

Wewenang Manajer Proyek Terbatas
Tidak ada Moderat Besar Hampir total
Persentase personel yang
ditunjuk organisasi untuk Senyatanya
0-25% 15-60% 50-95% 85-100%
berkerja dalam proyek tidak ada
secara full-time

Peran Manajer Proyek Paruh waktu Paruh waktu Full-time Full-time Full-time

Koordinator Koordinator Manajer Manajer Manajer

Nama yang sesuai dengan
Proyek/Project Proyek/Project Proyek/Project Proyek/Manajer Proyek/Manajer
Peran Manajer Proyek
Leader Leader officer Program Program
Staff Administrasi
Paruh waktu Paruh waktu Paruh waktu Full-time Full-time
Manajemen Proyek
Diskusi

• Sebutkan struktur organisasi yang diterapkan pada kasus-kasus

berikut
• Fungsional
• Matriks
• Projectized

PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 2/8/2016 16

Case 1

• We’re looking for someone who can work with our

development manager to deliver our products on time. We
have a good programming team; they just need a little
encouragement to meet their deadlines. You’ll be expected
to keep really good status meeting notes. If you run into
any trouble with the team, just kick it back to the
Development Manager, and she’ll address the problem
• Fungsional
Case 2

• We need someone who can manage the whole

effort, start to finish. You’ll need to work with the
client to establish goals, choose the team,
estimate time and cost, manage and track all of
your decisions, and make sure you keep everybody
in the loop on what’s going on. We expect the
project to last six months
• Projectized
Case 3

• We have a project coming up that’s needed by our

customer service team. The project is a real technical
challenge for us, so we’ve assembled a team of top-notch
programmers to come up with a good solution. We need a
project manager to work with the programming manager
on this one. You would be responsible for the schedule, the
budget, and managing the deliverables. The programming
manager would have the personnel responsibilities
• Matriks
Case 4

• Most of the work you’ll be doing is contract work. You’ll put

together three different teams of software engineers, and
you’ll need to make sure that they build everything our
customer needs. And don’t forget: you’ve got to stay within
budget, and it’s got to be done on time! It’s a big job, and
it’s your neck on the line if things go wrong. Can you handle
that?
• Projectized
Organizational Culture
• Organizational culture is a set of shared assumptions,
values, and behaviors that characterize the functioning
of an organization
• Many experts believe the underlying causes of many
companies’ problems are not the structure or staff, but
the culture

21
Project Management Officer (PMO)

• Dalam struktur organisasi (fungsional, matrik, projectized),

PMO seharusnya berada diantara tingkat projek manajer
dan tingkat chief executive, atau kata lain “manajer dari
manajer proyek”
• Fungsi PMO di organisasi berkisar tentang pemberian
pertimbangan yang berpengaruh, pembatasan untuk
rekomendasi kebijakan dan prosedur yang spesifik pada
proyek tertentu, dan pemformalan wewenang manajer
proyek tertentu
Siklus Hidup Proyek (Project Life Cycle)

• Siklus hidup proyek didefinisikan sebagai tahapan yang hubungan dari awal
sampai akhir proyek
• Perolehan dari setiap tahap di review kelengkapan dan kebenarannya serta
mendapatkan persetujuan sebelum memulai pekerjaan tahap berikutnya

PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 2/8/2016 23

 Ten Characteristics of Organizational
Culture
• Risk tolerance*
• Member identity*
• Reward criteria*
• Group emphasis*
• Conflict tolerance*
• People focus
• Means-ends orientation
• Unit integration*
• Open-systems focus*
• Control

*Project work is most successful in an organizational

culture where these items are strong/high and other
items are balanced.
24
Urutan Tahapan dalam Siklus Hidup Proyek
Teknik dan sarana manajemen proyek

• Teknik dan sarana manajemen proyek membantu manajer proyek dan

timnya dalam berbagai aspek manajemen proyek
• Beberapa contoh yang spesifik seperti
• Project Charter dan template WBS (scope)
• Gantt chart, network diagram, critical path analysis, PERT (time)
• Cost estimates dan earned value management/analisis performance proyek
(cost)
Tahapan Manajemen Proyek

• Proses inisialisasi (Initiating process)

• Proses perencanaan (Planning process)
• Proses eksekusi (Executing process)
• Proses pengawasan dan pengontrolan (Monitoring and controlling
process)
• Proses penutupan (Closing process)
Process Groups

Initiating Planning
Processes Processes

Executing
Controlling
Processes
Processes

Closing
Processes
Interaksi Antar Kelompok Proses
 INTENSITAS KEGIATAN
KELOMPOK PROSES
KELOMPOK PROSES
PELAKSANAAN
INTENSITAS
KEGIATAN
KELOMPOK PROSES
PERENCANAAN
KELOMPOK PROSES
PENUTUPAN
KELOMPOK
KELOMPOK PROSES
PROSES
PENGAWASAN
MEMULAI

AWAL AKHIR
FASE WAKTU FASE
Proses Inisiasi (Project Initiation)

• Memberikan gambaran global suatu proyek

• Tujuan:
• Menunjuk atau menetapkan manajer proyek
• Menentukan tujuan proyek secara rinci
• Mengidentifikasi stakeholder
• Menentukan kriteria keberhasilan proyek
• Menentukan ruang lingkup, jadwal, kebutuhan sumber daya, asumsi,
dan batasan proyek
• Output berupa :
• Penugasan PM
• Identifikasi stakeholder
• Project charter+business case
Proses Perencanaan (Project Planning)

• Deskripsi detail dari definisi proyek yang sudah dibuat pada proses inisiasi
• Tujuan:
• Mendefinisikan ruang lingkup proyek
• Membuat detail jadwal pelaksanaan proyek
• Menentukan dana yang dibutuhkan proyek
• Menentukan prosedur dan mekanisme pengontrolan proyek
• Menentukan peran, kualisfikasi, tanggung jawab serta jumlah personil untuk pelaksanaan proyek
• Mengidentifikasi resiko dan tindakan penanggulangannya
• Membuat perencanaan komunikasi selama pelaksanaan proyek
• Menentukakan dan menyetujui baseline yang akan menjadi acuan proyek

• Output :
• Kontrak tim
• Scope statement
• Work breakdown structure (WBS)
• Gantt chart (jadwal proyek)
• Daftar resiko
Ex : gantt chart
Proses Eksekusi/Pelaksanaan (Project Execution)

• Tindak lanjut dari proses perencanaan yang sudah didokumetasikan

• Tujuan:
• Merealisasikan perencanaan proyek
• Mengkoordinasikan kinerja tim proyek dan juga mengoptimalkan
sumber daya yang ada
• Merealisasikan perubahan perencanaan proyek

• Output : Sasaran Project tercapai

Proses Pengontrolan (Project Controlling)

• Mengontrol setiap langkah pelaksanaan proyek apakah sudah sesuai

dengan yang telah ditentukan
• Tujuan:
• Memastikan pencapaian tujuan proyek sesuai dengan target yang
telah ditentukan
• Mengontrol pelaksanaan proyek agar sesuai dengan estimasi dan
rencana awal
• Output :
• Status
• Progress reports
Proses Penutupan (Project Closure)

• Memberikan laporan hasil yang diperoleh dari aktivitas-aktivitas proyek

yang sudah dilaksanakan
• Tujuan:
• Mengakhiri proyek dengan semua yang terlibat secara formal
• Mengakhiri penugasan anggota tim proyek

• Output:
• Arsip proyek
• Lesson learned
15 Pekerjaan pada Manajemen Proyek

1. Menentukan lingkup proyek

2. Mendifinisikan stakeholder, pengambil keputusan, dan prosedur
pengembangan
3. Membangun daftar detail pekerjaan (Work Breakdown Structures – WBS)
4. Mengestimasi kebutuhan waktu
5. Membangun inisialisasi bagan alir manajemen proyek
6. Mengidentifikasi kebutuhan sumberdaya dan anggaran
7. Mengevaluasi kebutuhan proyek
8. Mengidentifikasi dan mengevaluasi resiko
9. Menyiapkan rencana kontigensi
10. Mengidentifikasi ketergantungan
11. Mengidentifikasi dan menelusuri milestones yang critical
12. Berpartisipasi dalam review tahapan proyek
13. Mengamankan sumberdaya yang dibutuhkan
14. Mengelola proses pengontrolan perubahan
15. Melaporkan status proyek
Peran Project Manager / Manager Proyek
• Job descriptions vary, but most include
responsibilities like planning, scheduling,
coordinating, and working with people to
achieve project goals

• Remember that 97% of successful projects

were led by experienced project managers,
who can often help influence success factors
Ilmu yang diharapakan dimiliki Para
Project Manager
• The Project Management Body of Knowledge
• Application area knowledge, standards, and regulations
• Project environment knowledge
• General management knowledge and skills
• Soft skills or human relations skills
Skill Manajer Proyek yang Diusulkan

• Ketrampilan manajemen umum: planning, organizing, staffing, executing,

controlling the project
• Ketrampilan interpersonal: mengatur atau mengelola hubungan antar
personal, termasuk:
– Komunikasi yang efektif : tukar-menukar informasi
– Berpengaruh di organisasi : berkemampuan untuk “menyelesaikan
segala sesuatu”
– Kepemimpinan : pengembangan visi, strategi dan memotivasi orang-
orang untuk mencapai visi dan strategis tersebut
– Motivator : memberi energi kepada orang-orang agar kinerjanya
mencapai tingkat tertinggi dan mengatasi berbagai penghalang untuk
berubah.
– Manajemen negosiasi dan konflik: bermusyawarah dengan yang lain
untuk menyelesaikan masalah atau untuk mencapai kesepakatan
– Problem solving : sebuah kombinasi dari pendefinisian masalah,
pengidentifikasian dan analisis alternatif serta pengambilan
keputusan
Karakteristik Utama dari Manajer Proyek
yang Efektif dan yang Tidak Efektif
MP yang Efektif MP yang Tidak Efektif
• Kepemimpinan berdasar • Mengambil contoh yang salah
contoh • Tidak yakin dengan dirinya
• Visionary sendiri
• Secara teknis trampil • Kurang keahlian teknis
• Bisa memutuskan pada saat • Jelek dalam berkomunikasi
yang tepat • Tidak mampu memotivasi
• Baik dalam berkomunikasi
• Motivator yang ulung
• Berani menghadapi
manajemen yang lebih tinggi
ketika diperlukan
• Mendukung anggota tim
• Mendorong idea baru
Skill Khusus Untuk Situasi Tertentu
• Large projects: Leadership, relevant prior experience,
planning, people skills, verbal communication, and team-
building skills were most important
• High uncertainty projects: Risk management, expectation
management, leadership, people skills, and planning skills
were most important
• Very novel projects: Leadership, people skills, having vision
and goals, self confidence, expectations management, and
listening skills were most important
Latihan
• Kelompokkan kegiatan-kegiatan berikut ini sesuai dengan masing-
masing tahapan proyek
1. Penutupan proyek 7. Memonitor dan mengontrol
2. Mengidentifikasi resiko pekerjaan proyek
3. Mengidentifikasi stakeholder 8. Mendefinisikan kualitas proyek
4. Kontrol ruang lingkup 9. Mengontrol jadwal
5. Mendistribusikan informasi 10. Pembuatan project charter
6. Memperkirakan durasi aktivitas 11. Pembuatan dokumen project
management plan
12. Mengarahkan dan mengatur
pelaksanaan proyek

Inisiasi Perencanaan Eksekusi Monitoring Penutupan

PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 2/8/2016 43

Latihan
• Kelompokkan kegiatan-kegiatan berikut ini sesuai dengan masing-
masing tahapan proyek
1. Penutupan proyek (c) 7. Memonitor dan mengontrol
2. Mengidentifikasi resiko (i,p) pekerjaan proyek (m)
3. Mengidentifikasi stakeholder (i) 8. Mendefinisikan kualitas proyek (p)
4. Kontrol ruang lingkup (i,p) 9. Mengontrol jadwal (m)
5. Mendistribusikan informasi (e) 10. Pembuatan project charter (i)
6. Memperkirakan durasi aktivitas 11. Pembuatan dokumen project
(p) management plan (p / c)
12. Mengarahkan dan mengatur
pelaksanaan proyek (e)

Inisiasi Perencanaan Eksekusi Monitoring Penutupan

PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 2/8/2016 44

Khusus IT Project (software)
• Dalam IT project dikenal istilah SDLC (The Systems
Development Life Cycle) atau Siklus Hidup
Pengembangan Sistem.
• SDLC merupakan bagian dalam Project Life Cycle
(siklus hidup project)
• SDLC terdir dari dua metode
• Predictive (waterfall, dsb)
• Adaptive (agile, scrum, dsb)
Systems Development Life Cycle
(SDLC)
• TheSystems Development Life Cycle
(SDLC) is a framework for describing the
phases involved in developing and
maintaining information systems
• Systems development projects can follow
• predictive models: the scope of the project can
be clearly articulated and the schedule and cost
can be predicted
• adaptive models: projects are mission driven and
component based, using time-based cycles to
meet target dates
Predictive Life Cycle Models
• The waterfall model has well-defined, linear
stages of systems development and support
• The spiral model shows that software is
developed using an iterative or spiral approach
rather than a linear approach
• The incremental release model provides for
progressive development of operational
software
• The prototyping model is used for developing
prototypes to clarify user requirements
• The RAD model is used to produce systems
quickly without sacrificing quality
Waterfall and Spiral Life Cycle Models

48
Agile Software Development

• Agilesoftware development has

become popular to describe new
approaches that focus on close
collaboration between programming
teams and business experts

49
 Adaptive Life Cycle Models
• Extreme Programming (XP): Developers program in pairs and must write
the tests for their own code. XP teams include developers, managers, and
users
• Scrum: Repetitions of iterative development are referred to as sprints,
which normally last thirty days. Teams often meet every day for a short
meeting, called a scrum, to decide what to accomplish that day. Works
best for object-oriented technology projects and requires strong
leadership to coordinate the work

50
Figure 2-6. Scrum Framework

51
 Recent Trends Affecting IT Project
Management
• Globalization
• Outsourcing:Outsourcing is when an organization
acquires goods and/or sources from an outside
source. Offshoring is sometimes used to describe
outsourcing from another country
• Virtual
teams: A virtual team is a group of
individuals who work across time and space using
communication technologies
• Agile project management
52