MANAJEMEN PROYEK

STRUKTUR ORGANISASI PROYEK

Pertemuan 4

6-7
Oleh:
Nur Hadi Wijaya, STP, MM
 ORGANIZATION BEHAVIOR
(PERILAKU ORGANISASI)

 STRUKTUR ORGANISASI PROYEK

 PERAN, TANGGUNG JAWAB DAN
KEWENANGAN
 PARTISIPASI DAN KERJA TIM (TEAMWORK)
 PENGELOLAAN KONFLIK DAN STRESS DI
PROYEK
 STRUKTUR ORGANISASI PROYEK

• STRUKTUR ORGANISASI FORMAL :

- Hubungan atasan-bawahan normatif
- Rantai komando
- Pembagian divisi, grup, elemen
- Tipe pekerjaan dan tanggung jawab
berbeda untuk setiap divisi
- Garis kewenangan dan komunikasi yang
resmi (tertinggi  terendah)
SRUKTUR ORGANISASI INFORMAL :
- Hubungan berdasarkan keinginan/kebutuhan

DESAIN ORGANISASI BERDASARKAN

DIFERENSIASI DAN INTEGRASI :
Tradisional (kurang antisipatif thdp perubahan,
kurang lentur, sulit dilakukan integrasi) :
1. Diferensiasi Fungsional
2. Diferensiasi Geografis
3. Diferensiasi Produk
4. Diferensiasi Konsumen
5. Diferensiasi Proses
 IV. Struktur Organisasi Proyek

Proses Mengorganisir :
Proses mengorganisir proyek mengikuti pola pengorganisasi suatu
usaha, yaitu melakukan diferensiasi pekerjaan, pemisahan
berdasarkan kriteria tertentu, dan penyerahan kepada individu atau
kelompok yang memiliki kecakapan dan keahlian yang
bersangkutan.

Langkah-langkah diferensiasi :

• Melakukan identifikasi dan klasifikasi pekerjaan

• Mengelompokkan pekerjaan
• Menyiapkan pihak yang akan menanganni pekerjaan
• Mengetahui wewenang dan tanggung jawab, serta melakukan
pekerjaan
Pengelolaan Sumber Daya Manusia
• Rencana Organisasi
• Rekrut Personil
• Membentuk Tim
• Demobilitasi
• Reassignment
 Kebutuhan Sumber Daya Manusia
Perencanaan Sumber Daya Manusia :
Kebutuhan rata-rata tenaga kerja dapat dihitung dari total lingkup
pekerjaan proyek (orang-jam/OJ), (orang-hari/OH) atau (orang-
bulan/OB).

Faktor-faktor yang diperhatikan :

• Produktivitas tenaga kerja

• Tenaga kerja periode puncak
• Jumlah tenaga kerja kantor pusat
• Perkiraan jumlah tenaga kerja din lapangan (konstruksi)
• Meratakan jumlah tenaga kerja guna mencegah gejolak
(fluctuation) yang tajam
 PERSYARATAN BAGI ORGANISASI
PROYEK
Lingkungan proyek memiliki ciri :
- Kompleks
- Perubahan (dinamis)
- Ketidakpastian
- Sulit diprediksi
Organisasi proyek memiliki kondisi :
- Integrasi/keterpaduan subunit menggunakan
hubungan horisontal
- Struktur organisasi sesuai untuk kebutuhan yang
unik bagi proyek dan lingkungannya
 Integrasi antar subunit dalam proyek

• Jenis integrator dalam proyek (untuk menjamin

hubungan horizontal berjalan dg baik) :
- Liaison role (special person – two depts)
- Task forces and teams (temporary group -
problem)
- Project expeditors and coordinators (single -
beberapa proyek)
- Project manajer (pure project organization – one time
project)
- Matrix manajer (permanent – sulit mengkombinasikan
horizontal-vertikal)
- Integrating contactors
 Memilih Bentuk Organisasi
Proyek
• Frekuensi proyek sejenis
• Lama penyelesaian proyek
• Ukuran proyek (SDM, kapital,dll)
• Kompleksitas hubungan
IV. Struktur Organisasi Proyek
1. Umum
TOP
MANAGEMENT

PROJECT
MANAGEMENT

Evaluasi dan WORKS Evaluasi dan

Pengendalian Pengendalian
MANAGEMENT
Perencanaan Perencanaan
Teknis Proyek

WORKS
Feedback OPERATIONS Feedback

CUSTOMERS
2. Fungsional
General manager
*
Staff

Finance Chief Manufacturin Marketing

manager engineer g manager manager
*
Staff

*
Supervisor Supervisor
mechanical electrical
engineering engineering
*

Typical functional organization [showing locations (*) from

which a project manager or coordinator might lead a project]
 3. Hubungan matriks

General manager

Manager of projects Functional manager

Project How well

What
status
(project plan)
Project A
Project office Project A manager When
representative
(project schedules)
(Project planning and control) Who
How much
(financial plan)
Work package
manager
Responsible individuals Status
Work package
manager

How
Organisasi Proyek Matriks
Kompleksitas (K), Ukuran (U), Durasi (D),
Freq. (F)  bentuk organisasi proyek
K U
T T Partial Project/ Pure Project
project center

M M Multifunctional Temporary Multifunctional Permanent

task force matrix matrix matrix

R K Single function
task force / team

D Pendek --------------------------------------- Panjang

F Jarang --------------------------------------- Sering
 ORGANISASI FUNGSIONAL

Struktur Piramid :

• Prinsip komando tunggal di mana setiap personil hanya memiliki satu

atasan.
• Setiap personil mempunyai wewenang dan tanggung jawab yang jelas.
• Arus informasi dan pelaporanbersifat vertikal
• Hubungan kerja horisontal diatur dengan prosedur kerja.
• Mekanisme koordinasi antar unit, bila diperlukan, dilakukan dengan
rapat-rapat atau membentuk panitia perwakilan.

Keuntungan-keuntungan :

• Memudahkan pengawasan dan penyeliaan karena stiap personil hanya

melapor kepada satu atasan
• Adanya potensi untuk meningkatkan keterampilan (spesialis)
• Konsentrasi terpusat pada sasaran bidang yang bersangkutan
• Penggunaan sumber daya yang semakin efisien
• Memudahkan pengendalian, kinerja personil serta biaya, jadwal dan
mutu produk
 Faktor-faktor yang menentukan
Pemilihan Struktur Organisasi Proyek
Faktor Objektif :
• Volume (jam-orang) total kegiatan
• Kompleksitas proyek
• Jenis kegiatan dan kecanggihan teknologi
• Lokasi
• Konstrain biaya dan jadwal
• Tingkat keperluan integrasi
• Tersedianya sumber daya manusia maupun nonmanusia

Faktor Subjektif :
• Kebijakan dan strategi perusahaan
• Penyerapan dan pengalihan teknologi
• Kultur organisasi
 Wawasan manajemen proyek versus fungsional

Fenomena Wawasan Proyek (Manajemen Proyek) Wawasan Fungsional (Manajemen

Klasik)
Lini-staf dikotomi Hierarki lini staf serta wewenang dan Fungsi lini mempunyai tanggung jawab
tanggung jawabnya ada sebagai fungsi tunggal untuk mencapai sasaran
penunjang
Hubungan atasan manajer ke spesialis, kelompok dengan merupakan dasar hubungan pokok
dengan bawahan kelompok dalam struktur organisasi
Struktur Piramida unsur-unsur rantai hubungan vertikal tetap kegiatan utama organisasi dilakukian
ada, ditambah adanya arus kegiatan menurut hierarki vertikal
horizontal
kerjasama untuk Joint venture para peserta, ada tujuan kelompok dalam organisasi dengan
mencapai tujuan yang sama dan ada juga yang berbeda tujuan tunggal

kesatuan komando manajer proyek mengelola, menyilang lini Manajer lini merupakan pimpinan
fungsional untuk mencapai sasaran tunggal dari kelompok yang bertujuan
sama
wewenang dan terdapat kemungkinan tanggung jawab Tanggungjawab sepadan dengan
tanggung jawab lebih besar dan otoritas resmi wewenang. Integritas, tanggung jawab
dan wewenang terpelihara
jangka waktu Kegiatan manajemen proyek berlangsung Terus-menerus dalam jangka panjang
dalam jangka pendek. Tidak cukup waktu sesuai umur instalasi dan produk.
untuk mencapai optimasi operasioanal Optimasi dapat diusahakan maksimal
proyek
 Tugas 4 :

TIK : Mahasiswa mampu menyusun organisasi

proyek sesuai karakter proyek dan kuali-
fikasi personil tim proyek

• Identifikasi dan Analisis karakter/ciri proyek;

Analisis pengalaman, kompleksitas, ukuran
dan frekuensi
• Tetapkan organisasi proyek yang paling
sesuai dan buat struktur organisasinya
• Susun tim dan kualifikasi personil
TERIMA KASIH
 MANAJEMEN PROYEK
TIM PROYEK & PENANGANAN KONFLIK
Pertemuan 5

6-7
Oleh:
Nur Hadi Wijaya, STP, MM
 Memahami Tim/Kelompok
Tim/Kelompok
Dua atau lebih individu, berinteraksi dan saling
tergantung, yang bersama-sama mencapai
tujuan tertentu

Tim/Kelompok Formal Tim/Kelompok

Kelompok kerja yang Informal
dibentuk oleh organisasi Kelompok yang dibentuk
dan memiliki penugasan secara independen untuk
kerja terancang serta tugas memenuhi kebutuhan
yang spesifik sosial anggotanya
Pengembangan Kelompok/Tim
 Pengembangan Kelompok/Tim
• Pembentukan
Anggota bergabung dan memulai proses penentuan tujuan
kelompok, struktur, dan kepemimpinan
• Pergolakan
Konflik di dalam kelompok yang terjadi akibat penolakan individu
terhadap kontrol dan kepemimpinan kelompok itu
• Penormaan
Terbinanya hubungan yang erat sejalan dengan meningkatnya
kohesivitas dan mulai menetapkan norma tentang perilaku yang
dapat diterima.
• Pelaksanaan
Struktur kelompok yang fungsional membuat kelompok sudah
bisa fokus untuk mengerjakan tugas-tugasnya
• Pembubaran
Kelompok bersiap untuk bubar dan tidak lagi memperhatikan
tentang tingginya kinerja
 Struktur & Ukuran Tim
A. Tim Kecil
–Menyelesaikan tugas dengan lebih cepat
–Lebih efektif dalam penggunaan fakta
B. Tim Besar
–Memecahkan masalah dengan lebih baik.
–Mempunyai input yang lebih beragam.
–Lebih efektif dalam pencarian fakta
C. Social Loafing
Kecenderungan individu untuk berusaha
lebih sedikit ketika bekerja secara kolektif
daripada secara individu.
 Tim Kerja Proyek Yang Efektif
Tim kerja
Kelompok yang anggotanya bekerja secara intens
dalam tujuan yang spesifik menggunakan sinergi
positif, akuntabilitas individu, dan kemampuan yang
saling melengkapi
Tim Kerja Yang Efektif :
 Masing -masinganggota mengetahui peranannya
dalam tim.
 Setiap anggota merasa saling diperlukan; serta
 Anggota merasakan bahwa kerjasama sebagai satu
tim akan memberikan hasil lebih besar dari pada
bekerja sendiri secara terpisah.
Karakteristik Tim yang Efektif
n
n ga l Sasaran
u ku erna yang jelas
D st Ke
ek
ya tera
ng m
re pila
al n
rn g a

lev n
te n

an
in ku
u
D

m em
Kep g tepa
yan

Sali ayai
TIM YANG
em i

p erc
EFEKTIF

ng
mp i
nan
t

Ke si n
te ika a
be ram un atuk
ru
nd pila m
Ko dis
in n
g ang
Komunikasi y
yang baik
 Karakteristik yang Mempengaruhi
Efektifitas Tim
Hubungan dengan Tugas
a. Komitmen dengan proyek
b. Berorientasi terhadap hasil
kerja
c. Kreatif dan inovatif
d. Peduli terhadap kualitas
produk
e. Tannggap terhadap
perubahan
f. Mampu memperkirakan
kecenderungan (trend) yang
akan terjadi
Hubungan dengan Tugas
a. Terjalin komunikasi dengan baik
b. Mampu memecahkan konflik
c. Adanya saling percaya
Karakter d. Berkeinginan mencapai sasaran
Tim tim
e. Menjaga dan mengembangkan
semangat tim
f. Saling membantu meningkatkan
kecakapan/kepandaian

Kualitas dan Efektifitas Tim

 Pendorong & Penghambat
Prestasi Tim Proyek
Faktor Penghambat
a. Sasaran dan pengarahan
tentang proyek tidak jelas
b. Tidak cukup sumber daya
c. Terjadi banyak konflik
d. Tidak cukup perhatian dan
kepedulian dan pimpinan
e. Jaminan verja tidak terlihat
dengan jelas
f. Tujuan dan prioritas sering
berubah
Faktor Pendorong
a. Secara profesional pekerjaan
menarik dan merangsang
b. Pengakuan terhadap hasil verja
c. Pimpinan berpengalaman dalam
bidang manajemen dan
engineering
d. Penanganan yang benar dalam
kepemimpinan dan adannya
petunjuk masalah teknis
e. Personil tim yang berkualitas
f. Potensi jenjang profesional

Prestasi Tim Proyek`

Rendah Tinggi
 Stake Holder Proyek
a. Peserta I : Pemilik proyek, Pemakai
produk (end-user), & Penyandang dana
b. Peserta II : Organisasi/Perusahaan,
Pimpinan perusahaan, Pimpro, Anggota
Tim Inti
c. Peserta III : Subkontraktor, pemasok,
rekanan, dan konsultan
d. Mereka yang terkana dampak proyek
Arus Kerja Antar Anggota Tim Proyek
Pemilihan Personil Inti
Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Personil
Kunci dan Bidang yang Bersangkutan
• Manajer Lapangan/Konstruksi : Memimpin dan
mengkoordinasikan serta bertangung jawab atas keberhasilan
pembangunan proyek di lokasi
• Manajer Engineering : Melakukan supervisi atas pekerjaan
desain dari lingkup kerja proyek meliputi mulai dari menyusun
spesifikasi sesuai kontrak hingga perhitungan dan gambar
cetak biru
• Manajer Kontrol Proyek : bertanggung jawab atas
perencanaan, pengendalian dan pelaporan biaya dan jadwal
• Manajer Pengadaan : bertanggung jawab mengenai
pembelian, angkutan, ekspedisi, dan penyimpanan material
dan peralatan untuk proyek di lapangan dan kantor
• Manajer Keuangan dan Administrasi : bertanggung jawab
atas keuangan, akuntansi dan administrasi proyek.
 Proses Kelompok
Dua proses kelompok yang sangat penting 
Pengambilan keputusan tim & Manajemen konflik
A. Pengambilan Keputusan Tim
• Keuntungan • Kerugian
– Memunculkan informasi
– Memakan waktu
yang lebih lengkap
– Menghasilkan alternatif – Dominasi minoritas
yang lebih beragam – Tekanan agar Setuju
– Meningkatkan
– Tanggung jawab yang
penerimaan solusi
ambigu
– Meningkatkan legitimasi
keputusan
Teknik Pembuatan Keputusan Tim
Pengambilan keputusan Proses menghasilkan ide
dengan menggunakan yang mendorong alternatif
jaringan komputer sambil menerima kritik

Electronic Peningkatan
Brainstorming
meeting kreatifitas

Nominal Group
Technique (NGT)

Setiap anggota kelompok diberikan permasalahan. Setiap

anggota bebas menulis ide tentang permasalahan tersebut
dan menyajikan ide kepada kelompok. Tidak ada yang
didiskusikan sampai semua ide dipresentasikan
 B. Manajemen Konflik
• Konflik
Perbedaan mendasar yang dirasakan
menghasilkan gangguan atau perlawanan.
• Pandangan Tradisional  konflik harus
dihindari
• Pandangan Hubungan antar manusia 
sesuatu yang alami dan tidak dapat dihindari
• Pandangan Interaksionis  konflik dapat
menjadi energi positif dan sangat dibutuhkan
untuk kinerja kelompok yang efektif
 B. Manajemen Konflik (2)
• Kategori Konflik :
1. Fungsional: Konstruktif.
2. Disfungsional: destruktif.
• Tipe-tipe Konflik
– Konflik tugas : isi dan tujuan dari pekerjaan
– Konflik hubungan: hubungan interpersonal
– Konflik proses : bagaimana mengerjakan sesuatu
Jika tingkat konfliknya tinggi, teknik yang dapat
digunakan :
• Penghindaran (avoiding)
• Pengakomodasian (accommodating)
• Pemaksaan (forcing)
• Kompromi (compromising)
• Bekerjasama (collaborating)
Konflik dan Kinerja Tim

Exhibit 15.8
 Teori Alur Sasaran

Menyatakan bahwa tugas pemimpin adalah membantu pengikutnya untuk

mencapai sasaran mereka dan menyediakan arahan atau dukungan untuk
memastikan bahwa sasaran mereka cocok dengan sasaran menyeleruh
organisasi.
 Peranan Kepemimpinan Tim
dalam Kepemimpinan Modern
 Proses Pengendalian
Mengukur
Kinerja Aktual

SASARAN
DAN TUJUAN
Membandingkan Kinerja
Organisasional
Aktual dengan standar
Divisional
Departemental
Individual

Melakukan
Tindakan Manajerial
Pengukuran: Bagaimana cara kita
mengukur dan Apa yang kita ukur.
• Kriteria Pengendalian
• Sumber Informasi
– Karyawan
– Pengamatan pribadi • Kepuasan
– Laporan Statistik • Tingkat pergantian

– Laporan lisan • Ketidakhadiran

– Laporan tertulis – Anggaran

• Biaya
• Output
• Penjualan
Mengambil Tindakan Manajerial

• Tindakan yang mungkin dilakukan

–“Tidak melakukan apa-apa”
–Mengoreksi kinerja sesungguhnya
–Merevisi standar
 Jenis-jenis Pengendalian

Masukan Proses Keluaran

Pengendalian Pengendalian Pengendalian

Umpan Depan Sejalan Umpan Balik

Pecahkan masalah
Pengantisipasian Pecahkan masalah
sesudah saat
masalah pada saat terjadi
terjadi
Tugas 5 :
TIK : Mahasiswa mampu mengidentifikasi
faktor-faktor yang mempengaruhi
dinamika organisasi proyek dan
menyusun perubahan organisasi proyek.

• Identifikasi faktor-faktor yang bisa

menyebabkan perubahan pada organisasi
proyek yang disusun sebelumnya.
• Bagaimana perkiraan perubahan organisasi
proyek anda apa tujuan dari perubahan itu.
TERIMA KASIH