IAMPI-2015 pto

IAMPI
Ikatan Ahli Manajemen Proyek Indonesia
(Indonesian Society of Project Management Professionals)

ORGANIZATIONAL INFLUENCES
2 AND PROJECT LIFE CYCLE

GROUP
KNOWLEDGE,
SKILL & ATITUTE

PELATIHAN & SERTIFIKASI

MANAJEMEN PROYEK
(Project Management Workshop & Certification ) 1
 ORGANIZATIONAL INFLUENCES AND PROJECT LIFE CYCLE
 Proyek Proyek dan Manajemen Proyek mengambil tempat kedalam
lingkungan yang lebih luas dari pada proyek itu sendiri.
 Memahami konteks yang lebih luas membantu memastikan bahwa
pekerjaan yang dilakukan sejalan dengan tujuan organisasi dan dikelola
sesuai dengan organisasi yang sudah mapan.
 Bagian ini menjelaskan bagaimana pengaruh organisasi mempengaruhi
metode yang digunakan untuk staff, mengelola dan melaksanakan
proyek. Di bahas pengaruh dari stakholders pada proyek dan tatakelola,
struktur tim proyek dan anggotanya , dan pendekatan yang berbeda untuk
pentahapan dan hubungan dari kegiatan pada project’s life cycle.
 Berikut ini bagian utama yang membahas:
2.1 Organizational Influences on Project Management
2.2 Project Stakeholders and Governance
2.3 Project Team
2.4 Project Life Cycle
 ORGANIZATIONAL INFLUENCES AND PROJECT LIFE CYCLE
2.1 Organizational Influences on Project Management
Suatu budaya organisasi, gaya dan struktur mempengaruhi bagaimana
proyek proyek dilakukan. Tingkat kematangan dari Tingkat organisasi
manajemen proyek dan sistem manajemen proyek bisa juga
mempengaruhi proyek. Ketika sebuah proyek melibatkan entitas
eksternal yang merupakan bagian dari perusahaan patungan atau
perjanjian kemitraan, proyek akan dipengaruhi oleh lebih dari satu
organisasi. Berikut ini akan menjelaskan karakteristik organisasi, faktor
faktor dan aset dalam suatu perusahaan yang mungkin mempengaruhi
proyek.
ORGANIZATIONAL INFLUENCES AND PROJECT LIFE CYCLENT

2.1.1 Organizational Cultures and Styles

Organisasi adalah pengelolaan yang sistimatis dari entitas
(Perseorangan dan/atau Bagian) bertujuan untuk mencapai
tujuan , yang mana mungkin terlibat dalam proyek. Suatu budaya
dan gaya organisasi berdampak pada bagaimana melakukan
proyeknya.
Budaya dan Gaya adalah kelompok phenomena yang dikenal sebagai
budaya normal, yang mana dikembangkan melewati waktu. Norma
termasuk pendekatan kemapanan untuk initiasi dan perencanaan
proyek proyek. Sarana dianggap diterima untuk mendapatkan
pekerjaan yang dilakukan, dan diakui oleh otoritas yang membuat
atau mempengaruhi keputusan.
Budaya organisasi yang dibentuk oleh pengalaman umum anggota
dari organisasi dan hampir organisasi telah mengembangkan budaya
yang uniq dari waktu ke waktu.
ORGANIZATIONAL INFLUENCES AND PROJECT LIFE CYCLE
Pengalaman umum, tetapi tidak terbatas pada:
Share visions, mission, values, beliefs, and expectations;
Regulations, policies, methods, and procedures;
Motivation and reward systems;
Risk tolerance;
View of leadership, hierarchy, and authority relationships;
Code of conduct, work ethict, and work hours; and
Operating environments.
Budaya organisasi adalah suatu faktor lingkungan perusahaan. Budaya
dan gaya adalah pelajaran dan sumbangan dan mungkin memiliki
pengaruh besar pada kemampuan proyek proyek dalam memenuhi
sasaran. Seorang Project Manager harus mengerti perbedaan gaya
organisasi dan budaya yang akan berdampak pada proyek.
Project Manager perlu mengetahui dalam organisasi siapa yang membuat
keputusan atau siapa yang berpengaruh terhadap pekerjaan yang
tujuanya untuk meningkatkan kemungkinan proyek sukses.
ORGANIZATIONAL INFLUENCES AND PROJECT LIFE CYCLE
2.1.2 Organizational Communications
Kesuksesan Manajemen Proyek didalam suatu organisasi adalah
sangat tergantung pada efektifitas gaya komunikasi dari organisasi
khususnya dimata globalisasi dari profesi manajemen proyek .
Kemampuan komunikasi organisasisangat kuat akan mempengaruhi
bagaimana proyek dilaksanakan.
Sebagai konsekuensinya seorang Project Manager pada lokasi yang
jauh harus bisa dan lebih efektif dalam komunikasi ke seluruh
stakeholders dalam struktur organisasi.
Stakeholders dan anggota tim proyek dapat juga menggunakan
fasilitas elektronik komunikasi (termasuk e-mail, texting, SMS, sosial
media, vidio dan web conferencing) untuk komunikasi dengan
Project Manager secara formal maupun tidak formal.
ORGANIZATIONAL INFLUENCES AND PROJECT LIFE CYCLE

2.1.3 Organizational Structures

Adalah Faktor Lingkungan Perusahaan, yang dapat berdampak pada

ketersediaan sumberdaya dan akan mempengaruhi bagaimana
sebuah proyek dilakasanakan. Besarnya truktur organisasi dari
bentuk functional ke Projectized dengan berbagai struktur matrik
diantaranya:
Influence of Organizational Structures on Projects

Organization Matrix
Structure
Functional Projectized
Project
Characteristics Weak Metrix Balanced Matrix Strong Matrix

Project Manager’s Little or None Limited Low to Moderate High to

Authority Moderate to High Almost Total
Resource Availability Little or None Limited Low to Moderate High to
Moderate to High Almost Total

Who controls Functional Functional Mixed Project Project

project budget Manager Manager Manager Manager
Project Manager’s Part-time Part-time Full-time Full-time Full-time
Role
Project Management Part-time Part-time Part-time Full-time Full-time
Administrative Staff

IAMPI-PS
PMBOK p. 22 8
Functional Organization

Chief Project
Coordination
Executive

Functional Functional Functional

Manager Manager Manager

Staff Staff Staff

Staff Staff Staff

Staff Staff Staff

(Grey boxes represent staff engaged in projects activities)

PMBOK p. 22
IAMPI-PS 9
Weak Matrix Organization

Chief
Executive

Functional Functional Functional

Manager Manager Manager

Staff Staff Staff

Project
Coordination
Staff Staff Staff

Staff Staff Staff

(Grey boxes represent staff engaged in projects activities)

PMBOK p. 23
IAMPI-PS 10
Balanced Matrix Organization

Chief
Executive

Functional Functional Functional

Manager Manager Manager

Staff Staff Staff

Project
Staff Staff Staff Coordination

Project Staff Staff

Manager

(Grey boxes represent staff engaged in projects activities)

PMBOK p. 24
IAMPI-PS 11
 Strong Matrix Organization

Chief
Executive

Functional Functional Functional Manager of

Manager Manager Manager Project Managers

Staff Staff Staff Project Manager

Staff Staff Staff Project Manager

Staff Staff Staff Project Manager

Project
Coordination (Grey boxes represent staff engaged in projects activities)
PMBOK p. 24
IAMPI-PS 12
II. Projectized Organization
Project
Coordination
Chief
Executive

Project Project Project

Manager Manager Manager

Staff Staff Staff

Staff Staff Staff

Staff Staff Staff

(Grey boxes represent staff engaged in projects activities.)

PMBOK p. 25
IAMPI-PS 13
 Composite Matrix Organization

Chief
Executive

Functional Functional Manager of

Manager Manager Project Managers
Project B
Coordination Staff Staff Project Manager

Staff Staff Project Manager

Staff Staff Project Manager

Project A
(Grey boxes represent staff engaged in projects activities) Coordination

IAMPI-PS PMBOK p. 26 14
ORGANIZATIONAL INFLUENCES AND PROJECT LIFE CYCLE

2.1.4 Organizational Process Assets

Adalah perencanaan, proses, kebijakan, prosedur dan pengetahuan
dasar khususnya dan digunakan oleh pelaku organisasi. Termasuk
berbagai artefak, praktis atau pengetahuan dari berbagai atau
semua organisasi yang terlibat dalam proyek dapat digunakan untuk
melaksanakan proyek. Proses aset ini termasuk perencanaan secara
formal dan informal, proses proses, prosedur, dan pengetahuan
dasar khususnya untuk dan digunakan oleh pelaku organisasi.
Proses aset juga termasuk pengetahuan dasar organisasi seperti
pembelajaran dan informasi secara historis. Proses aset mungkin
termasuk shedule lengkap, data risiko, earned value data.
ORGANIZATIONAL INFLUENCES AND PROJECT LIFE CYCLE
2.1.4.1 Processes and Procedures
Organisasi proses dan prosedur untuk melakukan pekerjaan
proyek termasuk, tetapi tidak terbatas pada:
1. Initiating 2. Planning
3. Executing, 4. Monitoring and Controlling
5. Closing

PMBOK 2013
IAMPI-2015 pto
ORGANIZATIONAL INFLUENCES AND PROJECT LIFE CYCLE
2.1.4.1 Processes and Procedures

I = initiating
I P = planning
P E = executing
M&C = monitoring & controlling
C C = closing

E
M&C
ORGANIZATIONAL INFLUENCES AND PROJECT LIFE CYCLE

2.1.4.2 Corporate Knowledge Base

Pengetahuan dasar dari organisasi untuk storing, retrieving
informasi termasuk, tidak terbatas pada:
1. Configuration management
2. Financial data bases
3. Historical information
4. Issue and defect management databases
5. Process measurement databases
6. Project Files
 ORGANIZATIONAL INFLUENCES AND PROJECT LIFE CYCLE

2.1.5 Interprise Environmental factors

Tergantung dari kondisi, tidak dibawah kendali dari tim proyek,
mempengaruhi, membatasi langsung terhadap proyek.
Faktor lingkungan internal dan eksternal yang mempengaruhi
suksesnya proyek. dimana sebagaian besar dipertimbangkan
sebagai masukan dalam proses perencanaan. meliputi :

Sangat luas artinya, termasuk tetapi tidak terbatas pada:

ORGANIZATIONAL INFLUENCES AND PROJECT LIFE CYCLE
Interprise Environmental factors
 ORGANIZATIONAL INFLUENCES AND PROJECT LIFE CYCLE
2.2 Project Stakeholders and Governance
Pemangku kepentingan/Stakeholder adalah perseorangan, kelompok
atau organisasi yang dapat mempengaruhi, dipengaruhi oleh atau
menganggap dirinya akan terpengaruh oleh keputusan, kegiatan
atau hasil proyek. Pemangku kepentingan dapat secara aktif terlibat
dalam proyek atau memiliki kepentingan yang mungkin secara positif
atau negatif dipengaruhi oleh kinerja atau penyelesaian proyek.
Pemangku kepentingan yang berbeda mungkin memiliki harapan
bersaing yang mungkin menciptakan konflik dalam proyek.
Pemangku kepentingan juga dapat memberikan pengaruh atas
proyek, hasil serahan, dan tim proyek dalam rangka mencapai satu
set hasil yang memuaskan tujuan bisnis strategis atau kebutuhan
lain.
Tata kelola proyek - keselarasan proyek dengan kebutuhan dan
tujuan para pemangku kepentingan sangat penting untuk
keberhasilan pengelolaan dan keterlibatan pemangku kepentingan
ORGANIZATIONAL INFLUENCES AND PROJECT LIFE CYCLE

2.2.1 Project Stakeholders

Termasuk semua anggota tim proyek serta semua entitas yang
tertarik yang bersifat internal maupun eksternal organisasi.
Berikut ini contoh dari project stakeholders :
 Sponsor
 Customers and Users
 Sellers
 Business Parters
 Organizational groups
 Functional Managers
 Other stakeholders
 HUBUNGAN ANTARA STAKEHOLDERS
DAN PROYEK

Project Stakeholders
Other
Stakeholders Operations
Management
Portfolio
Functional
Manager Sponsor
Managers

Project Team
Other Sellers/ Business
Program Project Project Partners
Manager Management Team
Project
Team Members
Manager
Project
Management Customers/
Office Users

The Project

The Relationship Between Stakeholders and the Project

IAMPI-2015 pto PMBOK p. 31 23
ORGANIZATIONAL INFLUENCES AND PROJECT LIFE CYCLE

2.2.2 Project Governance

Tata kelola proyek adalah fungsi pengawasan yang sejalan dengan
model tata kelola organisasi dan yang mencakup siklus hidup proyek.
Kerangka tata kelola proyek menyediakan Project Manager dan team
dengan struktur, proses, model pengambilan keputusan dan metode
untuk mengelola proyek, sementara penunjang dan pengendalian
proyek agar sukses dalam serah terima proyek.
Untuk tata kelola proyek, PMO bisa juga memegang peran. Tata
kelola proyek melibatkan pemangku kepentingan sebaik dokumen
kebijakan, prosedur, dan standar standar; tanggung jawab;
kewenangan;
ORGANIZATIONAL INFLUENCES AND PROJECT LIFE CYCLE

2.2.2 Project Governance

Contoh elemen dari kerangka tatakelola proyek termasuk:
 ORGANIZATIONAL INFLUENCES AND PROJECT LIFE CYCLE

2.2.3 Project Success

Karena proyek bersifat sementara, keberhasilan proyek harus diukur
dalam hal penyelesaian proyek dalam batasan lingkup,waktu, biaya,
mutu, sumberdaya dan risiko seperti yang telah disepakati antara
project manager dan senior management.

2.3 Project Team

Termasuk project manager dan kelompok yang bertindak bersama dalam
pelaksanaan pekerjaan proyek untuk tercapainya tujuan proyek.
Anggota tim proyek termasuk project manager, staff dari manajemen
proyek atau anggota tim lainya yang melaksanakan pekerjaan akan
tetapi belum tentu terlibat di dalam manajemen proyek.
Project Teams termasuk peran seperti:
 ORGANIZATIONAL INFLUENCES AND PROJECT LIFE CYCLE

Project Teams termasuk peran seperti:

1. Project Management Staff
2. Project Staff
3. Supporting experts
4. User or Customer Representatives
5. Sellers
6. Business Partner members
7. Business partners
ORGANIZATIONAL INFLUENCES AND PROJECT LIFE CYCLE

2.3.1 Composition of Project Teams

1. Dedicated
2. Part Time
 ORGANIZATIONAL INFLUENCES AND PROJECT LIFE CYCLE

2.4 Project Life Cycle

Siklus hidup proyek adalah serangkaian tahapan yang melewati proyek melalui
dari inisiasi hingga penutupan/serah terima.
Tahapan pada umumnya berurutan, dengan nama-nama dan nomor mereka
ditentukan oleh kebutuhan pengelolaan dan pengendalian organisasi yang
terlibat dalam proyek, sifat dari proyek itu sendiri, dan daerah penerapan.
Tahapan bisa di pecah/diurai berdasarkan fungsi atau tujuan, hasil serahan,
milestone khusus sepanjang didalam ruang lingkup pekerjaan atau ketersediaan
pendanaan. Tahapan pada umumnya terikat waktu dengan Start dan akhiran
menjadi titik kendali. Daur hidup proyek dapat didokumentasikan dengan
suatu metodologi. Daur hidup proyek dapat di tentukan atau dibentuk
oleh aspek yang uniq dalam organisasi, industri atau layanan teknologi.
Sementara setiap proyek memiliki start/mulai dan akhir/selesai yang pasti,
hasil pekerjaan/seserahan khusus dan kegiatan kegiatan sangat bervariasi
diantara proyek proyek. Daur hidup proyek menyediakan kerangka dasar untuk
mengelola proyek. Terlepas dari keterlibatan pekerjaan tertentu.
ORGANIZATIONAL INFLUENCES AND PROJECT LIFE CYCLE

2.4.1 Characteristics of the Project Life Cycle

Proyek dibedakan menurut besar dan kompleksitasnya. Semua
proyek proyek bisa di petakan dalam bentuk umum seperti struktur
daur hidup dari Dimulainya Proyek, Pengelolaan dan persiapan,
Metode pelaksanaan pekerjaan dan bagaimana cara menyerahkan
proyek.

Gambar: Typical Cost and Staffing Levels Across a Generic Project Life Cycle Structure
ORGANIZATIONAL INFLUENCES AND PROJECT LIFE CYCLE

2.4.1 Characteristics of the Project Life Cycle

Struktur umum dari daur hidup proyek dapat digambarkan secara

karakteristik sebagai berikut:

Gambar: Impact of Variable Based on Project Time

 Typical Sequence of Phases in a Project Life Cycle

Idea Project Management Team

Inputs

Phases INITIAL INTERMEDIATE FINAL

Project Charter Plan Acceptance

Management
Scope Statement Baseline Approval
Outputs Handover
Progress

Project Product
Deliverable

PMBOK p. 23
IAMPI-2015 pto 32
 Project Life-Cycle

Concept Design Implement Hand over

Concept Project
Conc Des Imp Hand

Design Project
Conc Des Imp Hand

Implementation Project
Conc Des Imp Hand

Commissioning Project
Conc Des Imp Hand
Project Life-Cycles : Showing how each phase can be
sub-devided into its own four sub- phases
Sources : Rory Burke, Project
Management : Planning & Control
IAMPI-2015 pto Techniques, p. 36 33
 Project Life-Cycle

Delivery System :
Design – bid – build (DBB) :
The owner or owner’s agent produces a set of plans and
specifications in sufficient detail that all component contractors will
have a good understanding of what is required. A contract is
awarded to the lowest cost qualified bidder.

Project Design Bid Build

Proposal

34
PMBOK 2000 ext const p. IAMPI-2015
9 pto
 Project Life-Cycle
Design – build (DB) :
The owner or owner’s agent produces a partial design and or a set of functional
specifications and then hires a contractor to complete the design and construct
the resulting project. Much of the design is performed while construction is in
progress. Further variations include build – operate – transfer (BOT), design –
build – operate – maintain (DBOM) and other similar combinations.

Maintenance or operation
are not considered a part
Partial Design or of the management of
Project
Requirements Procurement Design construction project.
Proposal

Build Operate

Design – Build – Project Life Cycle

Design – Build – Operte – Transfer Project Life Cycle

PMBOK 2000 ext const p. 10
35 IAMPI-2015 pto
 Product Life-Cycle

Project Life-Cycle Operation Life-Cycle

Pre-Project Concept Design Implement Hand over M Upgrade Disposal

Maintenance Project
Conc Des Imp Hand

Upgrade Project
Conc Des Imp Hand

Product Life-Cycles : Showing product phases and mini project Disposal Project
phases of the maintenance project, Upgrade project and disposal
project. Conc Des Imp Hand

Sources : Rory Burke, Project Management :

IAMPI-2015 pto
Planning & Control Techniques, p. 3936
 PRODUCT LIFE-CYCLE

Project Life-Cycle Operation Life-Cycle

Project Management

Pre-Project Concept Design Implement Hand over Operation Disposal

Consultants Lumpsum

Design & Build

Turnkey

Project Management Partnership

BOOT ( Build Own Operate Transfer)

Procurement Life-Cycles : (relating the different types of Sources : Rory Burke, Project Management :
procurement contracts to the Product Life-Cycle) Planning & Control Techniques, p. 40

37 IAMPI-2015 pto
 Product Life-Cycle

Project Life-Cycle Operation Life-Cycle

Pre-Project Concept Design Implement Hand over M Upgrade Disposal

Maintenance Project
Conc Des Imp Hand

Upgrade Project
Conc Des Imp Hand

Product Life-Cycles : Showing product phases and mini project Disposal Project
phases of the maintenance project, Upgrade project and disposal
project. Conc Des Imp Hand

Sources : Rory Burke, Project Management :

IAMPI-2015 pto
Planning & Control Techniques, p. 3938
ORGANIZATIONAL INFLUENCES AND PROJECT LIFE CYCLE

2.4.2 Project Phases

Suatu Proyek mungkin dapat di urai/dibagi kedalam berbagai jumlah
tahapan. Suatu pentahapan proyek adalah kumpulan dari kegiatan
proyek yang diselesaikan dengan satu atau lebih serahan/hasil kerja.
Pentahapan proyek digunakan ketika pelaksanaan pekerjaan proyek
uniq.

Gambar: Example of a Single-Phase Project

 ORGANIZATIONAL INFLUENCES AND PROJECT LIFE CYCLE

2.4.2.1 Phase-to-Phase Relationships

Ketika proyek proyek memiliki dari satu tahapan.

Gambar: Example of a Three-Phase Project

Gambar: Example of a Project with Overlapping Phase

 ORGANIZATIONAL INFLUENCES AND PROJECT LIFE CYCLE

2.4.2.2 Predictive Life Cycles

Prediksi Daur hidup (juga dikenal sebagai fully Plan- driven)

Requirement

Feasibility

Planning

Design

Construct

Test

Turnover

Gambar: Example of Predictive Life Cycle

 ORGANIZATIONAL INFLUENCES AND PROJECT LIFE CYCLE

2.4.2.3 Iterative and Incremental Life Cycle

Siklus hidup berulang dan inkremental adalah suatu tahapan proyek
(juga disebut iterasi) sengaja mengulang satu atau lebih kegiatan
proyek sebagai pemahaman tim proyek untuk meningkatkan produk.

2.4.2.4 Adaptive Life Cycle

Daur hidup yang adaptif (juga dikenal sebagai change driven atau
agile methods) dimaksudkan untuk merespon perubahan level tinggi
dan keterlibatan pemangku kepentingan yang sedang berlangsung.
ORGANIZATIONAL INFLUENCES
AND PROJECT LIFE CYCLE

TERIMA KASIH

IAMPI-2015 pto 43