01

Organisasi : Struktur &

Budaya,Menentukan proyek
presented by Group 2

Organisai : Struktur & Budaya,

Menentukan Proyek presented by Group 2 Oktober, 15 2020
 02

Group Members
Group 2

JOSEPH HARIS HIERONIMUS GALIH NIKY DAMAYATI

141170313 141170315 141180006

NIHA AYU SISKA KUNTI

141180036 141180008

Organisai : Struktur & Budaya A school project

presented by Group 2 Oktober, 15 2020
 03

Organisasi : Struktur &

budaya
Part 1
Stuktur Manajemen 04

Proyek
Sistem manajemen proyek memberikan suatu kerangka kerja agar dapat
meluncurkan dan mengimplementasikan berbagai macam aktivitas proyek didalam
sebuah perusahaan induk. Sistem yang baik dengan tepat tentulah dapat
menyeimbangkan kebutuhan organisasi induk sekaligus kebutuhan proyek. Banyak
organisasi bisnis yang menghadapi masalah bagaimana menciptakan sebuah sistem.
Salah satu masalah utamanya adalah proyek yang tidak selaras dengan prinsip-
prinsip desain fundamental yang terkait dengan organisasi traditional. Oleh karena
itu, untuk mengatasi permasalahan-permasalahan tersebut diperlukan tahapan atau
langkah untuk menciptakan struktur manajemen proyek yang baik.
 05
Keuntungan Organisasi Fungsional

Mengoperasikan Proyek Tidak ada perubahan

dalam Organisasi
Fleksibilitas
Keahlian mendalam

fungsional Transisi pasca proyek cukup mudah

Pendekatan untuk mengelola proyek adalah Kerugian Organisasi Fungsional

mengelolanya dalam hierarki fungsional yang sudah
ada didalam organisasi. Sekali manajemen Tidak ada focus
memutuskan untuk mengimplementasikan sebuah Integrase lemah
proyek, maka berbagai segmen proyek yang berbeda- Lambat
beda didelegasikan kepada unit-unit fungsional yang
Kurang rasa memiliki
sesuai, dengan masing-masing unit bertanggung jawab
menyelesaikan segmen proyeknya.
 06
Keuntungan Tim Khusus

Mengatur Proyek dengan Sederhana

Cepat

Tim khusus Kompak/kohersif.

Integrase lintas fungsional
Spectrum structural lainnya adalah dengan
membentuk tim proyek independen yang dimana Tim
Kerugian Tim Khusus
ini beroperasi sebagai unit terpisah dari organisasi
induk. Manajer proyek perlu merekrut personel yang Mahal
diperlukan dari dalam maupun dari luar perusahaan Perselisihan Internal
induk. Tim secara fisik terpisah dari organisasi induk
Kesulitan teknologi yang terbatas
dan diberi perintah untuk menyelesaikan proyek.
Transisi pasca proyek yang sulit
 07

Mengatur Proyek dalam

Susunan Matriks
Manajemen Proyek adalah bentuk organisasi dimana struktur
manajemen proyek horizontal "ditumpukkan" pada hierarki fungsional
yang normal. Biasanya di dalam sistem matriks terdapat dua bentuk
rantai perintah yaitu:
• Di sepanjang jalur fungsional
• Pada jalur proyek
 08
WEAK MATRIKS

format ini sangat mirip dengan pendekatan

Bentuk-bentuk fungsional, kecuali bahwa manajer proyek

yang ditunjuk secara resmi untuk
bertanggung jawab mengoordinasi

Matriks aktivitas-aktivitas proyek.

BALANCED MATRIKS

inilah matrik klasik dimana manajer

proyek bertanggung jawab untuk
menentukan apa saja yang perlu
diselesaikan, sedangkan manajer
fungsional mengurusi bagaimana hal
tersebut akan diselesaikan.

STRONG MATRIKS

matrix ini berusaha menciptakan

“perasaan” tim proyek dalam suatu
lingkungan matriks.
 Kelebihan & kelemahan
09

organisasi matriks
KELEBIHAN KEKURANGAN

KONFLIK
EFISIEN
DISFUNGSIONAL

FOCUS PROYEK PERKELAHIAN

KUAT TERSEMBUNYI

TRANSISI PASCA
PENUH
PROYEK MUDAH
TEKANAN

FLEKSIBEL
LAMBAT
 10

Organisasi jaraingan adalah aliansi dari

beberapa organisasi dengan tujuan menciptakan
produk atau jasa bagi para pelanggan. Struktur

Mengatur Proyek kerja sama ini umumnya terdiri dari beberapa

organisasi satelit yang mengkelilingi satu
dalam Organisasi "perusahan
mengordinasikan
inti".
proses
Perusahaan
jaringan
inti
dan
Jaringan menyediakan satu atau dua kemampuan inti,
seperti pemasaran dan pengembangan produk.

Sebagai contoh Nike, yang menyediakan ahli

pemasaran untuk sepatu olahraga dan pakaian
olahraga.

Memilih Stuktur Manajemen
Proyek yang tepat
Pertimbangan Organisasi
Jika lebih dari 75 persen pekerjaan melibatkan
proyek, organisasi perlu melibatkan organisasi
proyek. Jika organisasi memiliki produk dan
proyek standar, sususnan matriks sepertinya
lebih sesuai. Jika organisasi memiliki sangat
sedikit proyek susunan yang tidak begitu
formal, mungkin diperlukan selain tugas
temporer yang dapat dibentuk jika dibutuhkan
dan organisasi proyek dapat membuat
pekerjaan proyek yang dilakukan dengan cara
outsourching.
11
Pertimbangan Proyek
Ada tujuh faktor yang mempengaruhi pilihan
struktur manajemen proyek menurut Hobbs
dan Menartt yaitu :
• Ukuran Proyek
• Arti penting strategis
• Hal hal baru dan kebutuhan untuk inovasi
• Perlunya Integrasi
• Kompleksitas lingkungan
• Batasan waktu dan anggaran
• Stabilitas persyartan sumber daya
Budaya
12
KARAKTERISTIK
UTAMA BUDAYA

Organisasi
ORGANSISASI

Budaya organisasi adalah pola • Identitas anggota

kepercayaan dan harapan yang
dipegang bersama oleh
suatu anggota organisasi. Budaya
meliputi norma-norma perilaku, nilai-
nilai, dan
kebiasaan untuk bertahan dan maju di
dalam organisasi. Budaya juga
salah satu aspek penting dari organisasi
yang
membuat organisasi satu sama lain
itu berbeda.
• Menekankan pada tim
• Fokus manajemen
• Integrasi unit
• Kontrol
• Toleransi
• Kriteria penghargaan
• Toleransi terhadap konflik
• Cara versus orientasi hasil akhir
• Fokus pada system terbuka
 Dimensi Kunci yang 13

Menentukan Budaya Organisasi

• Identitas anggota
Pekerjaan Organisasi
Individu 2. Menekankan pada tim
Kelompok
Tugas 3.Fokus Manajemen
Orang
4.Integrasi unit
Mandiri Saling tergantung
5.Kontrol
Lemah Kuat
6.Toleransi risiko
Rendah Tinggi
Kinerja 7.Kriteria penghargaan
Lainnya
8.Toleransi konflik
Pendek Tinggi
9.Orientasi cara hasil akhir
Cara Hasil akhir
10.Fokus
Internal Eksternal
 14

Fungsi Budaya Organisasi

1.BUDAYA ORGANISASI 2. BUDAYA ORGANISASI

MEMBERIKAN MEMBANTU
IDENTITAS BAGI PARA MENGESAHKAN
anggotanya. system manajemen
organisasi.
3. BUDAYA 4. BUDAYA
ORGANISASI ORGANISASI
MENJELASKAN MENCIPTAKAN
DAN MEMPERKUAT JENJANG
STANDAR SOCIAL DI DALAM
PERILAKU. SUATU ORGANISASI..
 15
• MEMPELAJARI
KARAKTERISTIK
FISIK SUATU
ORGANISASI.

2.MEMBACA

Mengidentifikasi BERBAGAI
tulisan tentang
organisasi
Karakteristik tersebut.
3.MENGAMATI
BAGAIMANA

Budaya ORANG-ORANG
BERINTERAKSI.

4.MENGINTERPRETAS
IKAN CERITA DAN
RIWAYAT YANG
beredar di
organisasi.
 16

Implikasi Budaya Organisasi

dalam Pengorganisasian
Proyek
Menajer proyek harus mampu beroperasi dalam budaya beberapa
organisasi yang berbeda. Pertama meraka harus berinteraksi
dengan budaya organisasi induk dan sub budayanya dari berbagai
deperteman. Kedua mereka harus berinteraksi dengan organisasi
pelanggan atau klien proyek dan akhirnya mereka harus
berinteraksi dalam berbagai tingkatan dengan sejumlah besar
organisasi lain yang berhubungan dengan proyek. Jadi, manajer
proyek harus mampu membaca budaya tempat mereka sedang
berkerja untuk mengembangkan strategi, rencana, dan respons
yang dapat dipahami dan diterima.
 17

Menentukan Proyek
Part 2
 05

Langkah 1 :
Menentukan Menggunakan
Daftar Cakupan
cakupan proyek Proyek:
Menentukan cakupan proyek adalah langkah untuk 1. Sasaran proyek
mengembangkan sebuah rencana proyek. 2.Deliverabel
Cakupan proyek adalah definisi dari hasil akhir atau misi
3.Milestone
proyek Anda mencakup sebuah produk atau jasa untuk
klien atau pelanggan Anda.Tujuan utamanya adalah
4.Persyaratan Teknis
menentukan dengan sejelas mungkin deliverabel bagi 5.Batasan dan Pengecualian
pemakai akhir dan untuk 6.Tinjuan Ulang dengan Pelanggan
memfokuskan rencana proyek..
Langkah 2: Menetapkan BATASAN 12

kriteria
Prioritas Menentapkan parameter awal, proyek harus

Proyek
memenuhi tanggal penyelesaian, cakupan, dan
spesifikasi proyek atau anggaran.

Pada umunya Kualitas dan sukses sebuah proyek

ditentukan jika proyek memenuhi dan atau PENINGKATAN
melebihi harapan pelanggan dan atau KRITERIA
menajemen puncak dalam hal biaya (anggaran),
Dengan cakupan proyek, kriteria utama yang
waktu (jadwal), dan kinerja (cakupan) proyek. harus dioptimalkan adalah memanfaatkan
peluang entah untuk mengurangi biaya atau
untuk mempersingkat jadwal..
Untuk melakukannya, manajemen proyek biasanya
menentukan dan memahami sifat alami prioritas
proyek. Mereka perlu berdiskusi dengan pelanggan
proyek dan tingkat manajemen diatas mereka untuk STEP 3
menetapkan nilai penting ddari masing-masing
kriteria. Teknis yang bermanfaat untuk tujuan ini Kriteria manakah yang dapat ditoleransi, dalam
adalah melengkapi matriks prioritas untuk proyek arti tidak memenuhi parameter awal.
yang mengidentifikasi kriteria mana yang dibatasi,
yang perlu ditingkatkan, dan yang dapat diterima;
 20

Langkah 3:
Membuat Bagaimana WBS Membantu Manajer
WBS
Sekali cakupan dan deliverabel telah dikenali,
pekerjaan proyek dapat dibagi menjadi elemen-
Proyek
elemen pekerjaan yang lebih kecil. Hasil proses
• Membantu membuat rencana, jadwal, dan anggaran.
hierarkis ini disebut Work Breakdown Structure
(WBS). • Memberi suatu kerangka untuk menelusuri biaya dan
Pengembangan kinerja.
WBS • Menentukan saluran-saluran komunikasi dan membantu
Untuk mengkaji ulang WBS • Pemahaman dan koordinasi banyak bagian dari proyek.
1.Menentukan pekerjaan (apa)
2.Mengidentifikasi waktu untuk menyelesaikan sebuah paket kerja (berapa lama)
3.Mengidentifikasi anggaran time phased untuk menyelesaikan sebuah paket kerja (biaya)
4.Mengidentifikasi sumber daya yg diperlukan untuk menyelesaikan sebuah paket kerja (berapa
banyak)
5.Mengidentifikasi satu orang yg bertanggungjawab untuk unit-unit kerja (siapa)
6.Mengidentifikasi titik-titik monitoring untuk mengukur kemajuan
 21

Langkah 4 :
Bagian integral dari WBS adalah menentukan unit-unit
organisasi yg bertanggungjawab melakukan pekerjaan.

Mengintegrasikan Tujuan OBS: Menyediakan suatu kerangka untuk meringkas

kinerja unit organisasi, mengidentifikasi unit organisasi yang

WBS dan bertanggung jawab untuk paket kerja dan mengikat unit organisasi
kepada akun pengendalian biaya. Seperti WBS, OBS menugaskan

Organisasi
unit organisasi terendah untuk bertanggung jawab atas paket kerja
pada sebuah akun biaya. Kelebihan utama menggunakan WBS dan
OBS adalah mereka dapat diintegrasikan

Langkah 5 :
Pengodean WBS untuk Kode digunakan untuk menggambarkan tingkat dan elemen-
elemen pada WBS, unsur-unsur organisasi, paket kerja, dan
Sistem Informasi informasi anggaran dan biaya. Kode memungkinkan laporan
dikonsolidasi di tingkat manapun di dalam struktur. Skema
yang paling umum
digunakan adalah identasi numerik.

Rollup
Proyek
Akun biaya memasukkan satu atau lebih
paket kerja, masing-masing memiliki
waktu, anggaran, sumberdaya, tanggung
jawab, dan titik kontrol yang dapat
digunakan
untuk melacak kemajuan proyek.
18
Struktur
Uraian Proyek
Daftar periksa bervariasi tergantung
pada proyek dan aktivitas-aktivitas
yang terlihat, tetapi secara umum
meliputi detail dibawah ini :
• Deliverabel yang diperlukan untuk keluar dari
(menyelesaikan) sebuah tahap dan memulai yang baru.
• Titik pemerikasaan kualitas untuk memastikan
deliverabel akurat dan lengkap.
• Penyetujuan dari semua stakeholder yang bertanggung
jawab untuk menunjukan bahwa tahap telah dengang
sukses diselesaikan dan bahwa proyek perlu bergerak ke
tahap berikutnya.
 Matriks penugasan tanggung jawab (responsibility
assignment matrix, RAM), atau lebih dikenal dengan istilah
RACI, adalah matriks yang menggambarkan peran berbagai
pihak dalam penyelesaian suatu pekerjaan dalam suatu
proyek atau proses bisnis, RACI merupakan akronim dari

Matriks empat peran yang paling sering dicantumkan dalam matriks

ini, yaitu :

Tanggung
• Pelaksana (responsible): adalah orang yang melakukan
Jawab pekerjaan.
• Penanggung jawab (accountable atau approver): adalah orang
yang bertanggung jawab terhadap penyelesaian pekerjaan
atau menyetujui hasil suatu pekerjaan.
• Penasihat atau pengarah (consulted): adalah orang yang
dimintai pendapat tentang suatu pekerjaan.
• Terinformasi (informed): adalah orang yang selalu
mendapatkan informasi tentang kemajuan pekerjaan..
 17

Terima Kasih

Organisasi : Stukrur dan Budaya,

Menentukan Proyek presented by Group 2 Oktober, 15 2020