Perencanaan dan

03
Modul ke:

Pengendalian Proyek
Project Organization
Fakultas
TEKNIK Mawardi Amin

Program Studi
Teknik Sipil
Ikhtisar
1. Pengantar
2. Karakteristik Proyek - Pilihan Bentuk Organisasi.
3. Otoritas Proyek Manager.
4. Conflict Management.
5. Coordination.
6. Overcoming Resistance to Plan Implementation.
7. Winning and Sustaining the Enthusiastic Support of Project
Personnel.
8. Partnering.
Bagian Isi
Pengantar
1. Proyek dikelola oleh PM melalui suatu organisasi.
2. Tugas berat pengelolaan proyek adalah mengkoordinasikan staf
yang berasal dari berbagai disiplin dan juga sub-organisasi.
3. Bentuk organisasi proyek bisa bervariasi:
- dari ekstrim functional organizational, sampai ekstrim lain pure
project organization;
- kecenderungan organisasi modern: flat dan lean organization;
berbasiskan proses bukan lagi tugas;
- menjauh dari organisasi fungsi yang kental hirarki.
4. Pembentukan organisasi perlu mempertimbangkan karateristik
proyek.
5. Setelah organisasi dibentuk, staffing merupakan faktor penting:
- untuk melaksanakan tugas dan fungsi organisasi; perlu orang yang
tepat;
- agar Tim dapat bekerja efisien dan dalam harmoni.
 KARAKTERISTIK PROYEK - PILIHAN BENTUK
ORGANISASI (1)
1. Objectives:
- organisasi harus dapat menjamin proyek dapat mencapai
tujuan tanpa kompromi:
2. Schedule:
- lama pengerjaan dan jadwal penyelesaian harus tepat;
organisasi harus efisien.
3. Complexity:
- persyaratan teknologi ikut menentukan bentuk organisasi;
misalnya PLTN sangat spesifik dan sophisticated.
4. Size and Nature of the Task:
- proyek dengan ribuan pekerja dan multi years  organisasi
akan lebih kompleks.
5. Resources required:
- setiap proyek perlu material dan tenaga yang spesifik.
6. Information and Control System:
- level informasi dan kontrol juga spesifik.
Karakteristik – Bentuk Organisasi Proyek

SUPERVISOR
(1) SHOP
FOREMAN
OBJECTIVES PROJECT
PURE PROJECT SCHEDULE WORKER
ORGANIZATION
MANAGEMENT COMPLEXITY (2) LIAISON OFFICER
DERIVED FROM
ORGANIZATION SIZE & NATURE OF TASK
FUNCTIONAL (3) TASK FORCE
RESOURCES & CONTROL (4) STANDING COMMITTEE
SYSTEM ORGANIZATION
(5) PROJECT COORDINATOR
(6) PROJECT MANAGER
PROJECT (7) MATRIX ORGANIZATION
CHARACTERISTICS
KARAKTERISTIK PROYEK - PILIHAN BENTUK
ORGANISASI (2)
1. Perkembangan dimulai dari proyek yang kecil sampai
dengan kompleks:
- umumnya digunakan organisasi fungsional yang ada;
melibatkan fungsi-fungsi utama organisasi yang
diperlukan; misalnya Engineering, Project Control,
Purchasing, Construction, Finance.
2. Tergantung kompleksitas, untuk mengkoordinasi
kegiatan atau menjamin koordinasi horizontal dapat
dilakukan:
a. Dikerjakan langsung (supervisor  foremen  worker).
b. Mengangkat Liaison officer.
c. Membentuk Task force.
d. Standing Committee: pemimpinnya biasanya adalah
pimpinan unit fungsional yang paling berkaitan.
KARAKTERISTIK PROYEK - PILIHAN BENTUK
ORGANISASI (3)
3. Jika keputusan ternyata harus naik sampai eksekutif,
maka perlu dibuat proyek dengan alternatif sesuai
kompleksitas, mengangkat atau membentuk:
a. Project Coordinator.
b. Project Manager.
c. Matrix Organization.
4. Program diatur oleh Project Manager (PM), tetapi
anggaran berasal dan tetap mengunakan
aturan/sistem fungsional.
5. Matrix Organization:
- mempunyai dua pimpinan yaitu PM untuk program
(what to do) dan Functonal Manager (how to do);
- dapat juga dana unit fungsional dikelompokkan dalam 2
bagian; untuk keperluan unit fungsional dan untuk
melaksanakan proyek khusus tersebut;
KARAKTERISTIK PROYEK - PILIHAN BENTUK
ORGANISASI (4)
- PM punya kewenangan relatif lebih besar untuk
mengontrol proyek (dibanding butir 3 diatas), karena
kewenangannya setara dengan kewenangan Functional
Manager.
 Functional Matrix Management Organization

EXECUTIVE
MANAGEMENT

PROJECT
ENGINEERING PURCHASING CONSTRUCTION FINANCE
CONTROL

PROJECT MANAGER I

PROJECT MANAGER II

TASK FORCE
MEMBERS
KARAKTERISTIK PROYEK - PILIHAN BENTUK
ORGANISASI (4)
6. Pure Project Organization:
- Biasanya untuk projek yang besar dan kompleks;
- Sering menjadi permintaan dan persyaratan owner;
selain menjamin fokus kerja, juga supaya unit kerja
owner dapat langsung berkoordinasi dengan unit
proyek.
7. Ada keuntungan dan ada kerugian:
- mahal, organisasi harus dibentuk khusus;
- staf harus pilihan; perlu insentif khusus;
- loyalitas biasanya rendah; proyek sementara.
 Pure Project Management Organization

OWNER

PROJECT MANAGER

PROJECT
ENGINEERING PURCHASING CONSTRUCTION FINANCE
CONTROL
 OTORITAS PROJECT MANAGER (PM)

1. Otoritas dan tanggung-jawab PM berbeda untuk konteks

‘Pure Project Management Organization’ dan konteks
‘Matrix Organization (Functional Organization)’:
2. ‘Matrix organization’:
- Potensi konflik lebih besar;
- Functional Manager harus diyakinkan, bahwa koordinasi
dengan PM mutlak untuk memperlancar proyek;
- Dukungan eksekutif terhadap PM jangan sampai mengancam
otoritas dan mengurangi kewenangan dan peran Functional
Manager;
- Kewenangan yang diberikan Top Management kepada PM
harus jelas.
3. ‘Pure Project Management Organization’:
- kewenangan dan tanggung-jawab PM perlu total.
 CONFLICT MANAGEMENT

1. PM dalam organisasi matriks berhubungan dengan 3

kelompok dengan kepentingan yang berbeda-beda:
a. Top Management:
b. Functional Management;
c. Anggota Tim Kerja.
2. Dengan Top Management:
- Perlu support menerus dari Top Management kepada PM;
karena kewenangan PM disini lebih kecil dibandingkan dalam
‘Pure Project Management Organizaton’.
3. Dengan Functional Management;
- sumber konflik;
- hubungan harus harmonis; agar tidak selalu terjadi
ketegangan.
4. Dengan Anggota Tim Kerja:
- masing-masing pekerja punya 2 pimpinan;
- PM lebih punya power; sementara hubungan dengan
Functional Manager lebih bersifat majikan dengan karyawan;
- Harus jelas bertanggung-jawab kepada siapa dalam hal apa.
 COORDINATION (1)

1. Coordination is the function of orchestrating all the

skills so that every one cooperates to carry out the
project at hand most efficiently .
2. Langkah kunci PM mempersiapkan koordinasi:
a. Project Implementation Plan (PIP):
- PIP merumuskan tujuan, lingkup, jadwal, dan
rencana anggaran, serta organisasi yang diperlukan
untuk melaksanakan proyek;
- menerangkan keterlibatan organisasi fungsional
internal dan agency eksternal yang perlu
dikoordinasi.
b. Schedule and Cost Planning:
- dimulai dengan WBS  jadwal dan cost breakdown
structure  accurate estimate of work package;
- semua bagian harus memberikan kontribusi
experties-nya ; kesempatan melakukan Team
Building dan mengidentifikasi interface.
 COORDINATION (2)

c. Building the Project Organization:

- PM mempunyai otoritas penuh mengangkat staf untuk
pure project management organization;
- PM perlu berkonsultasi dengan Functional Manager
untuk matrix organization;
- Tupoksi harus disiapkan; menghindari konflik
memperjelas kedudukan, fungsi, tugas, kewenangan,
tanggung-jawab masing-masing unsur yang terlibat;
memfasilitasi koordinasi.
d. Procedures:
- Project Procedure Guide atau Standard Operating
Procedure (SOP) perlu disiapkan, untuk memfasilitasi
koordinasi kerja harian;
- Mencakup antara lain: Budget approval, Funds
appropriation and authorization procedure, Contract
award procedure; Change order authorization
procedure; Time-keeping methods;
 COORDINATION (3)

Priority determination methods; Accounting and

audit requirements and procedures; Required
reports and distribution; Formal reporting and
review procedures; Informal reporting and review
procedures; Procedure for drawing and vendor data
control.
e. Drawing and Vendor Data Control:
- Flow dari informasi dan dokumen perlu
diperhatikan; potensi menimbulkan keterlambatan;
- Mencakup gambar, spesifikasi, informasi dari
vendors (peralatan), dll.;
- Umumnya dokumen perlu diketahui beberapa
pihak; perlu persetujuan dan paraf;
- Dalam proyek tertentu, flow informasi dan gambar
perlu dikoordinasi oleh seorang penanggung-jawab
tertentu.
 COORDINATION (4)

f. Project Headquarters:
- perlu kantor tertentu untuk memudahkan kordinasi
internal dan eksternal;
- juga dapat meningkatkan kebersamaan, loyalty, dan
dedikasi.
 OVERCOMING RESISTANCE
TO PLAN IMPLEMENTATION (1)
1. Walaupun ada Plan, PM dan Planning/Scheduling
section, tidak ada jaminan staf akan bersemangat
mengikuti rencana kerja.
2. Planning/Scheduling section adalah bagian yang
bertanggung-jawab untuk merencanakan jadwal,
biaya dan juga melaporkannya.
3. Sering ada resistensi terutama dalam organisasi
matrik; ini harus diantisipasi.
4. Penyebab bisa macam-macam:
a. tidak tahu mengenai manfaat ‘plan”; tidak biasa;
misalnya pengawas, buruh, dll.; harus di ’indroktinasi’
melalui pelatihan.
b. tidak populer; tidak percaya; paper works, tambah
tanggung jawab, dll.  plan harus benar-benar simpel
dan bermanfaat.
 OVERCOMING RESISTANCE
TO PLAN IMPLEMENTATION (2)
c. ingin kebebasan kerja; tidak terikat jadwal dan metoda;
diketahui penggunaan dana, dll.
- perlu komitmen; libatkan dalam partisipatif planning;
- jika staf ganti; lakukan review; integrasikan gagasan
baru, dll.; selama sesuai dengan master plan;
- yakinkan ‘kebebasan’ itu ada; jalur kritis maksimum
hanya 20%;
- batasi kerumitan analisis network, kelayakan dan
optimasinya kepada kelompok planning dan scheduling;
bagian lain pakai barchart saja.
5. Ada kontraktor yang menolak menggunakan plan; biaya plan
biasanya dipikul oleh pemilik  kaitkan dengan pembayaran;
mengikat pengawas, pemilik dan kontraktor; memisahkan
kewenangan membayar dan pemegang uang dalam kasus in-
house.
6. Harus ada perhatian penuh dan menerus dari PM; PM harus
konsisten menggunakan plan dan menunjukkan manfaatnya.
 WINNING AND SUSTAINING THE
ENTHUSIASTIC SUPPORT OF PROJECT
PERSONNEL (1)
1. PM harus mampu memotivasi pekerja:
- menjamin komunikasi horizontal dan vertikal;
memaksimumkan koordinasi antar disiplin; menyelesaikan
masalah interpersonal dan konflik;
- team building, team discipline, dan prestasi akan meningkat;
2. Harus memahami ‘needs’ dari pekerja:
a. Psychological needs: makanan; rumah; istirahat/piknik; dan
latihan.
b. Safety and security needs: keamanan dari bahaya; ancaman.
c. Social needs: belonging; association; acceptance; and giving
and receiving of friendship.
d. Ego needs: self-esteem; self-confidence; independence;
pride; competence; reputation; status; recognition; respect;
and appreciation.
 WINNING AND SUSTAINING THE
ENTHUSIASTIC SUPPORT OF PROJECT
PERSONNEL (2)

e. Self-fulfillment: mendayagunakan potensi untuk

pengembangan menerus.
3. Dua pertama basic need; umumnya sudah dipenuhi.
4. Tiga terakhir secondary needs; harus diperhatikan oleh PM agar
tujuan masing-masing pekerja dapat diintergrasikan dengan
tujuan proyek.
5. Social needs:
a. Job satisfaction dan interpersonal relationship, 2 terpenting.
b. Leisure time activities (gathering) memperkuat hubungan
dan meningkatkan natural trust; trust dan confidence sangat
penting.
c. Pembentukan tim harus melalui masukan dari pekerja;
menjamin Team spirit.
d. Harus bisa melihat yang perform; mengkaji mengapa dan
menjadikan contoh/motivasi bagi yang lain.
 WINNING AND SUSTAINING THE
ENTHUSIASTIC SUPPORT OF PROJECT
PERSONNEL (3)
6. Ego needs:
a. Perlu diberikan tanggung jawab dan kewenangan
pengambilan keputusan; menunjukan peran dan penting.
b. Dapat meng-claim keberhasilannya.
c. Buat recognization dalam pada newsletter memberikan
kebanggaan dan tanggung-jawab.
d. Rencanakan insentif kalau berhasil.
e. Functional Manager dapat melihat secara personal staf di
bawahnya.
f. Penghargaan dari PM dengan disaksikan Functional Manager
akan memotivasi perkerja lebih berprestasi.
7. Self fulfillment needs:
a. Kepuasan diri dapat diperoleh dari keberhasilan, produktif
output, dan pekerjaan berkualitas tinggi.
b. Tugas manajemen untuk menjamin kelancaran pekerjaan
melalui penjadwalan, perencanaan, dan koordinasi yang baik.
 WINNING AND SUSTAINING THE
ENTHUSIASTIC SUPPORT OF PROJECT
PERSONNEL (4)
c. Selain itu juga perlu mengantisipasi dan menyelesaikan
permasalahan, konflik, dll. yang dapat menghambat
kontribusi maksimal semua pekerja.
d. Pekerja harus mempunyai kebanggaan dan kepuasan jika
pekerjaan berjalan lancar.
8. Peran PM:
a. Penanggung-jawab utama produktifitas anggota tim; kohesi
dan ko-operasi mesti dijaga.
b. Harus berperan sebagai leader: inspiring, motivating.
c. Harus mengerti basic managerial skill: planning, staffing,
directing, coordinating, controlling.
d. Harus honest dan punya integritas; memerlukan kepercayaan
yang tinggi semua pihak.
e. Harus punya kemampuan berkomunikasi atas bawah.
f. Harus sensitif, tegar, cepat mengambil keputusan, energik,
fleksibel; mampu mem-balance pro-kon; menjembatani
pandangan yang bertentangan.
 PARTNERING (1)

1. Tradional contracts:
- berbasiskan hak dan kewajiban; transaksi;
menimbulkan banyak ketegangan antara pihak yang
terlibat; banyak tuntutan; kontra produktif;
- sementara itu tantangan semakin berat; mutu dan
efisiensi; juga kompleksitas bisinis; inflasi, teknologi
baru; risiko tinggi; kompetisi luar negeri;
2. Modus baru; partnering:
- perilaku win-win di antara pelaku bisinis konstruksi;
- memerlukan komitmen total; jangka panjang; optimasi
keunggulan masing-masing pihak;
- harus mempunyai tujuan (visi) yang sama;
memberikan kontribusi bagi pencapaiannya;
 PARTNERING (2)

- sebenarnya bukan hal baru; bisnis lama hanya berbasis

kepercayaan; perkembangan selama ini telah
difokuskan pada aspek legal.
3. Elemen penting partnering:
a. Long term commitment:
- manfaat tidak diperoleh cepat; bertahap lesson learned;
- semua pihak harus sunguh-sungguh;
b. Trust (kepercayaan):
- menghindari permusuhan; sinisme;
- dapat membangun teamwork;
- pemahaman akan tujuan dan risiko dapat meningkatkan
trust; dan membangun siniergi;
- partnering memperkuat pelaku; mempermudah
pengambilan keputusan dan pemecahan masalah;
 PARTNERING (3)

c. Shared Vision:
- visi dan misi harus disepakati;
- harus terbuka; pertempuran gagasan; tujuan perlu
dirumuskan bersama;
d. Partnering dan TQM:
- partnering mendukung TQM; longterm commitment,
continuous improvement.
- kedua konsep sejalan dan perlu dikembangkan bersama.
e. Keuntungan partnering:
- untuk semua pihak yang terlibat; evaluasi periodik
diperlukan; harus formal dan tertulis; mencatat yang baik
dan yang buruk;
- Bisa pakai nilai: aspek komunikasi; pemecahan masalah;
prestasi kemajuan, dll.
 PARTNERING (4)

f. Manfaat menurut Construction Industri Institute (CIS):

- meningkatkan kemampuan merespons pasar bisnis yang
dinamik;
- meningkatkan kualitas serta keselamatan dan kesalahan
kerja;
- Menghemat biaya da wajtu; meningkatkan keuntungan;
- Menghemat penggunaan sumber daya.
Terima Kasih