Kelompok 2

BAB 3: ORGANISASI STRUKTUR,

BUDAYA DAN MENENTUKAN
PROYEK
BAB 4: MENENTUKAN PROYEK
 ANGGOTA KELOMPOK

Emanuel Altair P Benedikta Dara B Marcelline Veda S Benedictus Wahyu F

141180067 141180069 141180075 141180084
 Bab 3
Organisasi Struktur, Budaya
dan Menentukan Proyek
 01 Mengorganisasi Proyek dalam
Organisasi Fungsional

A. Struktur 02 Mengatur Proyek dengan

Tim Khusus

Manajemen 03 Mengatur Proyek dalam

Susunan Matriks

Proyek
Mengorganisasi Proyek Dalam
Organisasi Fungsional
Organisasi Fungsional
Mengorganisasi Proyek Dalam Tim
Khusus
Tim Proyek Khusus
 Mengatur Proyek dalam
Susunan Matriks
Manajemen matriks adalah bentuk organisasi dimana struktur
manajemen proyek horizontal “ditumpukkan” (overleid) pada hierarki
fungsional yang normal

Perusahaan menerapkan susunan matriks dalam berbagai cara yang berbeda.

Beberapa organisasi menjalankan sistem matriks temporer untuk proyek-
proyek spesifik, sedangkan di organisasi lain “matriks”mungkin menjadi alat
permanen.
 Matrix Management
Keuntungan Kerugian
• Efisien • Konflik Disfungsional
• Fokus Proyek yang Kuat • Pertikaian
• Easier Post-Project Transition • Stress
• Fleksibel • Lambat
 A. Weak Matrix

Bentuk Matriks
B. Balanced Matrix

C. Strong Matriks
 1. Pertimbangan Organisasi

Di tingkat organisasi, pertanyaan pertama

B. Memilih Struktur yang perlu diajukan adalah seberapa penting
manajemen proyek bagi sukses perusahaan? berapa
Manajemen Proyek persen pekerjaan inti melibatkan proyek? Jika lebih
dari 75 persen pekerjaan melibatkan proyek,
Yang Tepat organisasi perlu mempertimbangkan organisasi
proyek penuh. Jika organisasi memiliki produk dan
proyek standar, susunan matriks tampaknya lebih
sesuai. Jika organisasi memiliki sangat sedikit
proyek, susunan yang tidak begitu formal mungkin
diperlukan.
Matriks meningkatkan perlunya memakai secara bersama-sama
sumber daya untuk berbagai proyek dan area fungsional, sementara
pada waktu yang sama melegitimasi kepemimpinan proyek. Bagi
organisasi yang tidak bisa mengikat personel penting pada proyek
individual, maka sistem matriks tampaknya sesuai. alternatifnya
adalah menciptakan tim khusus, tetapi kerja proyek dilakukan
dengan cara outsourcing ketika sumber daya internal tidak tersedia.
 2. Pertimbangan Proyek

Ditingkat proyek, pertanyaannya adalah berapa banyak otonomi yang

dibutuhkan oleh proyek agar proyek berhasil diselesaikan. Hobbs dan menard
mengidentifikasi 7 faktor yang mempengaruhi pilihan struktur manajemen proyek :
a. Ukuran proyek
b. Arti penting strategis
c. Hal-hal baru dan kebutuhan untuk inovasi
d. Perlunya integrasi (jumlah departemen yang terlibat)
e. Kompleksitas lingkungan (jumlah antarmuka atau alat penghubung eksternal)
f. Batasan waktu dan anggaran
g. Stabilitas persyaratan sumber daya
Semakin tinggi tingkat 7 faktor tersebut, semakin besar otonomi dan otoritas yang
diperlukan oleh manajer proyek dan tim proyek agar berhasil.
 C. Budaya Organisasi

1. Apa yang Dimaksud dengan Budaya Organisasi?

Budaya organisasi mirip dengan budaya dari negara-

negara yang berbeda. Pikiran perbedaan tata letak fisik,
pakaian, dan cara berkomunikasi di bank lokal, departemen
store, atau klinik medis. Demikian juga, jika seseorang yang
telah bekerja di beberapa organisasi menghadapi perbedaan
penting dalam norma, nilai-nilai dan kebiasaan organisasi.
Riset menyatakan bahwa ada 10 karakteristik utama
yang secara bersama-sama menunjukkan esensi dari
budaya organisasi:

1. Identitas anggota.
2. Menekankan pada tim.
3. Focus manajemen.
4. Integrasi unit.
5. Kontrol.
6. Toleransi terhadap resiko.
7. Kriteria penghargaan.
8. Toleransi terhadap konflik.
9. Cara versus orientasi hasil akhir.
10.Fokus pada sistem terbuka.
 2. Mengidentifikasi Karakteristik Budaya

1. Mempelajari karakteristik fisik suatu organisasi.

2. Membaca berbagai tulisan tentang organisasi tersebut.
3. Mengamati bagaimana orang-orang berinteraksi.
4. Menginterpretasikan cerita dan riwayat yang beredar di
organisasi.
 Implikasi Budaya Organisasi
dalam Pengorganisasian
Proyek
Manajer proyek harus mampu beroperasi dalam beberapa budaya organisasi
yang berbeda. Pertama, mereka harus berinteraksi dengan budaya organisasi
induk dan subbudaya dari berbagai departemen. Kedua, mereka harus
berinteraksi dengan organisasi pelanggan atau klien proyek. Banyak dari
organisasi tersebut memiliki budaya yang berbeda sehingga manajer proyek
harus mampu membaca budaya tempat mereka sedang bekerja untuk
mengembangkan strategi, rencana, dan respons yang dapat dipahami dan
diterima.
Diperlukan wewenang dan sumber daya proyek yang lebih besar untuk
menyelesaikan proyek yang menghadapi masalah budaya yang kuat dan negatif.
Sebaliknya, diperlukan lebih sedikit wewenang resmi dan lebih sedikit sumber
daya untuk menyelesaikan proyek dimana budaya organisasi menghasilkan
kooperasi dan perilaku yang penting untuk sukses proyek
 Bab 4
Menentukan Proyek
Cara terbaik yang dapat digunakan dalam memenuhi kebutuhan
pelanggan dan stakeholder proyek pertama adalah

Menggunakan perencanaan proyek terintegrasi dan sistem

pengendalian yang memerlukan informasi selektif.

Manager proyek yang mengelola sebuah proyek kecil dapat

merencanakan dan menjadwalkan tugas-tugas proyek tanpa sistem
informasi dan perencanaan formal.
Bagaimana ketika manajer proyek harus
mengelola beberapa proyek kecil atau
sebuah proyek besar yang kompleks?

mengumpulkan informasi proyek

 1. Menentukan Cakupan Proyek

Definisi cakupan proyek adalah dokumen yang akan diterbitkan dan digunakan
oleh pemilik proyek untuk merencanakan dan mengukur sukses proyek.
Cakupan proyek anda perlu menggambarkan hasil yang hendak dicapai dalam
istilah yang spesifik, dapat dilihat dan terukur.

Tujuan utama adalah menentukan dengan sejelas mungkin deliverabel bagi

pemakai akhir dan untuk memfokuskan rencana proyek.
a. Menggunakan Daftar Cakupan Proyek
Daftar cakupan proyek meliputi :

1. Sasaran proyek.
Menggambarkan sasaran keseluruhan untuk memenuhi kebutuhan
pelanggan. Menjawab pertanyaan apa, kapan, dan berapa banyak
Deliverable
Menentukan deliverable utama, yaitu output yang diharapkan dari umur
hidup proyek
Milestone
Adalah suatu peristiwa penting didalam sebuah proyek yang terjadi pada
satu titik waktu yang hanya akan menunjukan segmen kerja utama.
Milestone adalah poin pengendalian dan harus mudah dikenali oleh semua
peserta proyek
a. Menggunakan Daftar Cakupan Proyek
Daftar cakupan proyek meliputi :

4. Persyaratan teknis.
Seringnya sebuah jasa atau produk akan mempunyai persyaratan teknis untuk memastikan
kinerja yang sesuai.
5. Batasan dan pengecualian.
Batasan dan pengecualian harus ditentukan, jika tidak harapan atas proyek dapat salah dan
perluasan sumber daya dan waktu dapat menimbulkan masalah.
6. Tinjauan ulang pada pelanggan.
Perhatian utama adalah persetujuan dan kesepakatan terhadap harapan dari proyek. Daftar
tersebut bersifat umum. Industri dan perusahaan yang berbeda akan mengembangkan
daftar dan template unik agar cocok dengan kebutuhan mereka dan jenis proyek spesifik.
Cakupan yang meluas dapat berdampak positif dan negatif.
 2. Menetapkan Prioritas Proyek

Kualitas dan sukses sebuah proyek umumnya ditentukan jika proyek

memenuhi dan melebihi harapan pelanggan dan atau manajemen
puncak dalam hal biaya (anggaran), waktu (jadwal), dan kinerja
(cakupan) proyek

Salah satu pekerjaan manajer proyek adalah mengelola imbal

balik antara waktu, biaya, dan kinerja. Untuk melakukannya,
manajer proyek harus menentukan dan memahami sifat alami
prioritas proyek.
Teknik yang bermanfaat untuk tujuan ini adalah melengkapi
matriks prioritas untuk proyek yang mengidentifikasi kriteria
mana yang dibatasi, yang perlu ditingkatkan, dan yang dapat
diterima:

a. Batasan kriteria.
Proyek harus memenuhi tanggal penyelesaian, cakupan dan spesifikasi proyek, atau
anggaran.
b. Peningkatan kriteria.
Dalam kaitannya dengan biaya dan waktu, ini umumnya berarti memanfaatkan peluang
entah untuk mengurangi biaya atau mempersingkat jadwal. Sebaliknya, berkaitan dengan
kinerja, meningkatnya peralatan yang dapat menambahkan nilai pada proyek
c. Kriteria yang diterima.
Kriteria mana yang dapat ditoleransi, dalam artian tidak memenuhi parameter awal?
Kapan imbal balik harus dibuat, apakah jadwal boleh bergeser, untuk mengurangi lingkup
dan kinerja proyek, atau untuk melebihi anggaran yang sudah ditetapkan?
 2. Menetapkan Prioritas Proyek

Matriks prioritas untuk pengembangan sebuah modem kabel. Karena waktu tiba di pasar
adalah penting bagi tenaga penjualan, manajer proyek diminta memanfaatkan setiap
peluang untuk mengurangi waktu penyelesaian. Dalam pelaksanaannya, keterlambatan bisa
meskipun tidak diinginkan. Akan tetapi, spesifikasi kinerja modem dan standar keandalan
tidak bisa dikompromi.
 A. Pengelompokan WBS

3. Membuat WBS
B. Bagaimana WBS Membantu
Manajer Proyek

C. Pengembangan WBS
A. Pengelompokan WBS

Pada dasarnya, WBS adalah garis besar proyek dengan tingkat

detail yang berbeda.

Membantu meyakinkan manajer proyek bahwa semua produk dan elemen

pekerjaan telah diidentifikasi, untuk mengintegrasikan proyek dengan
organisasi saat ini, dan untuk membangun basis pengendalian.
Hirarki
WBS
B. Bagaimana WBS Membantu
Manajer Proyek

WBS menggambarkan semua elemen proyek dalam sebuah kerangka

hierarkis dan menetapkan hubungan mereka dengan item akhir dari
proyek.

WBS juga menyediakan bagi manajemen informasi yang sesuai

bagi masing-masing tingkat manajemen.

WBS membantu membuat rencana, jadwal, dan anggaran. WBS

memberi suatu kerangka untuk menelusuri biaya dan kinerja.
C. Pengembangan WBS
C. Pengembangan WBS

Untuk mengkaji ulang, masing-masing paket kerja dalam WBS perlu :

1) Menentukan pekerjaan (apa)
2) Mengidentifikasi waktu untuk menyelesaikan sebuah paket kerja
(berapa lama)
3) Mengidentifikasi anggaran time-phased untuk menyelesaikan
sebuah paket kerja (biaya)
4) Mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk
menyelesaikan sebuah paket kerja (berapa banyak)
5) Mengidentifikasi satu orang yang bertanggung jawab untuk unit-
unit kerja (siapa) 6) Mengidentifikasi titik-titik monitoring untuk
mengukur kemajuan
D. Mengintegrasikan WBS dan OBS

Bagian integral dari WBS adalah menentukan

unit-unit organisasi yang bertanggung jawab
melakukan pekerjaan. Dalam praktik, hasil akhir dari
proses tersebut adalah organization breakdown
structure (OBS). OBS melukiskan bagaimana
perusahaan di organisasi untuk menentukan tanggung
jawab kerja. Tujuan OBS adalah menyediakan suatu
kerangka untuk meringkas kinerja unit organisasi,
mengidentifikasi unit organisasi yang bertanggung
jawab untuk paket kerja, dan mengikat unit organisasi
kepada akun pengendalian biaya.
E. Pengodean WBS untuk Sistem
Informasi

Mendapatkan kegunaan maksimal dari struktur kerusakan

bergantung pada sistem pengkodean. Kode digunakan untuk
menentukan level dan elemen di WBS, elemen organisasi, paket
kerja, dan informasi anggaran dan biaya. Kode memungkinkan
laporan untuk dikonsolidasikan di tingkat manapun dan struktur.
 Rollup Proyek
Paket kerja dan akun biaya bertindak
sebagai sebuah database dari mana
semua perencanaan, penjadwalan,
dan proses pengendalian lainnya
dikoordinasi. Akun biaya
memasukkan satu atau lebih paket
kerja, masing-masing memiliki waktu,
anggaran, tanggung jawab dan titik
kontrol yang dapat digunakan untuk
melacak kemajuan proyek.
 Struktur Uraian Proses
Daftar periksa (checklist) yang berisi tahap persyaratan keluar
(dari sebuah tahap) disusun untuk mengelola kemajuan proyek.
Daftar tersebut menyediakan alat-alat untuk mendukung tahap
walk-throughs dan tinjauan ulang.

Daftar periksa bervariasi tergantung pada proyek dan aktivitas-

aktivitas yang terlibat, tetapi secara umum meliputi detail
berikut ini :

a. Deliverabel yang diperlukan untuk keluar dari

(menyelesaikan) sebuah tahap dan memulai yang baru
b. Titik pemeriksaan kualitas untuk memastikan bahwa
deliverabel akurat dan lengkap
c. Persetujuan dari semua stakeholder yang bertanggung
jawab untuk menunjukkan bahwa tahap telah dengan sukses
diselesaikan dan bahwa proyek perlu bergerak ke tahap
berikutnya
Matriks Tanggung Jawab

Dalam banyak kasus, ukuran dan cakupan proyek

tidak menjamin WBS atau OBS yang rumit. Salah satu
alat yang banyak digunakan oleh manajer proyek dan
pimpinan gugus tugas proyek kecil adalah matriks
tanggung jawab (RM). RM (terkadang disebut bagan
tanggung jawab linier) meringkas tugas yang harus
diselesaikan dan siapa yang bertanggung jawab atas
apa yang ada dalam sebuah proyek. Dalam bentuk
yang paling sederhana, RM terdiri dari bagian yang
mencantumkan semua kegiatan proyek dan peserta
yang bertanggung jawab untuk setiap kegiatan.
Thank you!