Chapter 1 – Introduction to Management Project Management

1. Perkenalan
Keuntungan teknik project management dalam organisasi:
⮚ Kontrol yang lebih baik atas keuangan, fisik, dan sumber daya manusia
⮚ Meningkatkan hubungan pelanggan
⮚ Waktu pengembangan lebih singkat
⮚ Menurunkan biaya dan meningkatkan produktivitas
⮚ Kualitas lebih tinggi dan keandalan lebih tinggi
⮚ Margin keuntungan yang lebih tinggi
⮚ Koordinasi internal yang lebih baik
⮚ Dampak positif dalam memenuhi tujuan strategis
⮚ Moral pekerja yang lebih tinggi
2. Apa itu Project?
Proyek adalah “usaha sementara yang dilakukan untuk menciptakan produk, layanan,
atau
hasil. Salah satu karakteristik proyek adalah proyek berakhir ketika tujuannya telah
tercapai atau proyek telah dihentikan.
a) Contoh Project IT
Project IT berhubungan dengan penggunaan hardware, software, dan jaringan untuk
menciptakan produk, layanan, atau hasil. Teknologi Strategis di dalamnya meliputi:
⮚ Computing everywhere
⮚ The Internet of things
⮚ 3D Printing
⮚ Advanced, Pervasive, and Invisible Analytics
b) Atribut Project
❖ Tiap project memiliki tujuan khusus
❖ Bersifat temporer (selesai ketika hasil/ tujuan tercapai)
❖ Dapat dikembangkan menggunakan elaborasi progresif
❖ Memerlukan sumber daya dari berbagai area
❖ Memiliki kustomer primer atau sponsor primer
❖ Mengandung suatu ketidakpastian
c) Batasan Project
✔ Ruang Lingkup. Apa yang harus dikerjakan,
apa yang dihasilkan
✔ Waktu. Berapa lama Project akan
dilaksanakan
✔ Biaya. Apa yang harus dikorbankan untuk
menjalankan Project
Scope, time, cost
3. Apa itu Project Management (ProMan)
Manajemen proyek adalah “penerapan pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik
untuk memproyeksikan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan proyek
a) Pemangku Kepentingan Proyek
Yaitu orang-orang yang terlibat atau terpengaruh oleh kegiatan proyek, dan termasuk
sponsor proyek, tim proyek, staf pendukung, pelanggan, pengguna, pemasok, dan
bahkan lawan proyek
b) Area Pengetahuan ProMan

Kesepuluh lingkup area pengetahuan ProMan mendeskripsikan kompetensi kunci

yang harus dikembangkan oleh Project Manager (PM).
c) Alat dan Teknik ProMan
Digunakan untuk membantu PM dan tim mereka dalam melaksanakan pekerjaan di
semua 10 bidang pengetahuan.
 d) Faktor kesuksesan ProMan
Hal yang dapat membantu kesuksesan proyek diantaranya yaitu:
✔ Dukungan Eksekutif ✔ Keahlian Project Management
✔ Keterlibatan Pengguna ✔ Sumber Daya yang memiliki
✔ Tujuan Bisnis yang Jelas kemampuan
✔ Kematangan Emosional ✔ Eksekusi yang Baik
✔ Optimasi Scope ✔ Alat dan Infrastruktur yang memadai
✔ Proses yang Agile
4. Program dan Manajemen Portofolio Proyek
a) Program
Sebuah program adalah “sekelompok proyek terkait, subprogram, dan kegiatan
program yang dikelola dengan cara yang terkoordinasi untuk mendapatkan manfaat
dan kendali yang tidak tersedia dari pengelolaannya secara individu.
 Contoh program yang umum dalam bidang IT:
✔ IT Infrastructure
✔ Applications Development
✔ User Support
Seorang manajer program berperan untuk memberikan kepemimpinan dan arahan
bagi manajer proyek memimpin proyek-proyek dalam suatu program.
b) Manajemen Portofolio Proyek

Manajemen Portofolio memberikan menjawab pertanyaan dari investor contohnya

seperti "Apakah kita mengerjakan proyek yang tepat?", "Apakah kita berinvestasi di
area yang tepat?", Dan "Apakah kita memiliki sumber daya yang tepat untuk menjadi
kompetitif?”. Terdapat tiga kategori dasar dalam Portofolio Proyek bidang IT yaitu:
⮚ Venture, proyek dalam kategori ini membantu transformasi bisnis
⮚ Growth, proyek dalam kategori ini membantu perusahaan meningkatkan revenue
⮚ Core, proyek dalam kategori ini harus terselesaikan agar operasi bisnis berjalan
5. Peran Project Manager
Peran dan skill dari Project Manager dapat berbeda-beda tergantung dari karakteristik
perusahaan. Contohnya:
a) PM untuk Perusahaan Konsultan. Berperan dalam merencanakan, menjadwalkan,
dan mengendalikan aktivitas untuk memenuhi tujuan yang teridentifikasi dengan
menerapkan keterampilan teknis, teoretis, dan manajemen untuk memenuhi
persyaratan proyek. Mengkoordinasikan dan mengintegrasikan upaya individu dan
tim serta membangun hubungan profesional yang positif dengan klien dan rekan.
b) PM untuk Perusahaan Sistem Komputer. Bekerja secara mandiri di dalam praktik
yang ditetapkan untuk membantu dalam pengembangan dan implementasi proses
proyek yang melibatkan departemen, hubungan vendor, dan/atau tim lintas fungsi.
Berkoordinasi dengan klien internal/eksternal untuk berkumpul persyaratan bisnis
dan mengkoordinasikan rencana proyek. Memantau proyek dari inisiasi melalui
pengiriman memastikan penyelesaian proyek sesuai jadwal
c) PM untuk Perusahaan Konsultan Nonprofit. Be Tanggung jawab meliputi analisis
bisnis, pengumpulan persyaratan, perencanaan proyek, estimasi anggaran,
pengembangan, pengujian, dan implementasi. Bertanggung jawab untuk bekerja
dengan berbagai penyedia sumber daya untuk memastikan pembangunan selesai
tepat waktu, berkualitas tinggi, dan hemat biaya.
Skill yang dibutuhkan oleh PM agar untuk sukses dan bekerja efektif dalam memimpin
sebuah Project IT diantaranya:
✔ Berkepribadian yang terorganisir.
✔ Bertanggung jawab dan tahu cara memimpin.
✔ Menjadi komunikator yang efektif.
✔ Mengetahui bagaimana dan kapan harus bernegosiasi.
✔ Berorientasi pada detail.
✔ Mengenali masalah dan mampu menyelesaikan dengan cepat
✔ Memiliki keterampilan teknis yang diperlukan.
 Karier untuk Project Managers
Berikut sepuluh skill terlaris yang dicari dari seorang PM yaitu:

6. Profesi Manajemen Proyek

● Project Management Office (PMO) adalah kelompok organisasi yang bertanggung
jawab untuk mengkoordinasikan fungsi manajemen proyek di seluruh organisasi.
● Project Management Institute (PMI) adalah komunitas profesional internasional
bagi manajer proyek yang didirikan pada tahun 1969.
● Project Management Professional (PMP) merupakan sebuah sertifikasi yang
disediakan oleh PMI bagi manajer proyek yang telah memiliki pengalaman dan
pendidikan proyek yang memadai dan bersedia untuk mengikuti kode etik profesional
PMI serta menunjukkan tingkat pemahaman yang baik tentang manajemen proyek
dibuktikan dengan hasil kelulusan ujian komprehensif
Berikut merupakan software tools yang dapat dibagi menjadi tiga kategori umum
berdasarkan fungsi dan harga:
a) Low-end tools. Alat-alat ini menyediakan fitur manajemen proyek dasar dengan
harga kurang dari $200 per pengguna.
b) Midrange tools. Sebuah upgrade dari Low-end tools yang digunakan untuk
menangani proyek yang lebih besar, dengan jumlah pengguna dan proyek yang lebih
banyak. Alat ini dapat menghasilkan bagan Gantt dan diagram jaringan, dan dapat
membantu dalam jalur kritis analisis, alokasi sumber daya, pelacakan proyek, dan
pelaporan status. Harganya berkisar antara $200 hingga $1.000 per pengguna
c) High-end tools. Alat-alat ini terkadang disebut sebagai proyek perusahaan
perangkat lunak manajemen. Mereka memberikan kemampuan yang kuat untuk
menangani proyek yang sangat besar dan kelompok kerja yang tersebar, dan
mereka memiliki fungsi manajemen perusahaan dan portofolio yang meringkas dan
menggabungkan informasi proyek individu untuk memberikan pandangan
perusahaan terhadap semua proyek.
 Chapter 2 – The Project Management and Information Technology Context

⮚ Tujuan Manajemen Proyek dan IT adalah untuk memenuhi kebutuhan dan

memecahkan masalah organisasi
⮚ Sistem Model Manajemen

Three-sphere:
Business, organization, technology

⮚ 4 Frame Organisasi
o Structural frame : aturan, koordisani, control
o Political Frame : Koalisi, Power, Interest Group, Konflik
o Human Resources : Hubungan yang Harmoni
o Symbolic Frame : Cultural, Bahasa, seragam, jam kerja yang diharapkan
⮚ 3 Struktur Organisasi Dasar
o Fungsional : Manajer fungsional melapor ke CEO (Autoritynya paling rendah)
o Proyek : Manajer program melapor ke CEO (Autoritynya paling tinggi)
o Matriks : Di tengah antara Fungsional dan Proyek (melapor ke dua atau lebih
bos)
⮚ 10 Ciri Budaya Organisasi
o Identitas Anggota* o Reward’
o Penekanan Kelompok* o Open System Fokus’
o Intregasi Unit* o Kontrol
o Toleransi risiko’ o Focus people
o Toleransi konflik’ o Orientation mean-end
yang biru 3 komponen paling penting

⮚ Projek butuh dukungan dan komitmen top managament. Beberapa projek memiliki
senior manager yang disebut champion. Cara Top Manajemen membantu :
 o Menyediakan Sumber Daya
o Memberikan persetujuan dengan tepat waktu
o Kemudahan organisasi
o Mentoring dan coaching tentang kepemimpinan
⮚ Tata Kelola IT membahas terkait autority dan control di IT infrastruktur, IT use, dan
Project Manajemen
⮚ Kebutuhan Organisasi menggunakan teknologi informasi :
o Harus memiliki sifat yang positif terhadap IT
o Chief Information Officer lebih baik ada di level atas untuk membantu IT
Project
o Memasukkan non IT people kedalam IT Projek adalah sebuah komitmen
⮚ Kebutuhan Standar dapat menggunakan :
o Penggunaan standart form dan software
o Penggunaan guidelines untuk menuliskan rencana projek dan statusnya
o Penciptaan kantor project manajemen atau center
⮚ Project Life Cycle (memuat apa yang dikerjakan, apa yang diproduksi, siapa yang
bertanggung jawab, bagaimana mengontrol di setiap tahapan). Deliverable adalah
produk/jasa yang dihasilkan dari sebuah project.
⮚ Product Life Cycle : menggunakan Systems Development Life Cycle (SDLC)
yang merupakan framework untuk mendeskripsikan tahapan untuk mengembangkan
dan menjaga sistem informasi. Dikembangkan menjadi Predictive Life Cycle dan
Adaptive Software Development (ASD)
⮚ Predictive Life Cycle :
o Model Waterfall : memiliki tahapan linier yang terdefinisi dengan baik dari
pengembangan dan dukungan sistem
o Model spiral : menunjukkan bahwa perangkat lunak dikembangkan
menggunakan pendekatan spiral daripada pendekatan linier
o Model build incremental: menyediakan pengembangan perangkat lunak
operasional yang progresif
o Model prototipe: digunakan untuk mengembangkan prototipe untuk
mengklarifikasi kebutuhan pengguna
o Model Rapid Application Development (RAD): digunakan untuk menghasilkan
sistem dengan cepat tanpa mengorbankan kualitas
⮚ Pengembangan Agile Software dan Agile Project Management
Agile Software : Pendekatan berfokus pada kolaborasi erat antara tim
pemrograman dengan pakar bisnis. Agile PM : Mampu bergerak cepat dan mudah.
Dulu pake model waterfall saat masih simpel. Sekarang sudah kompleks dan butuh
kolaborasi
⮚ Manajer review juga disebut Phase Exits atau Kill point : dilakukan setelah setiap
tahapan telah mencapai progress yang diinginkan.
⮚ Trend IT Project : IT project bisa beragam (diverse)
dalam hal ukuran, produk, aplikasi,
o Globalisasi area, manajemen sd.
o Offshoring : Outsourcing dari negara lain
o Virtual team : virtual grup yang bekerja melampaui waktu dan tempat
menggunakan teknologi
o Agile PM
⮚ Scrum : Scrum merupakan suatu kerangka kerja yang menggunakan prinsip –
prinsip pendekatan agile dan digunakan dalam mengembangan produk yang
bersifat kompleks. Pertama menyusun prioritas, kedua menentukan sprint (Batasan
waktu yang digunakan), ketiga melakukan meeting berkala, keempat Hasil dari sprint
disesuaikan dengan product yang dilakukan dengan sprint review
⮚ Kanban : Teknik yang digunakan bersama Scrum. Menampilkan pekerjaan baru,
pekerjaan berjalan, pekerjaan yang telah diselesaikan
Proses: rangkaian aksi/tindakan yang diarahkan untuk tujuan tertentu

CHAPTER 3 - THE PROJECT MANAGEMENT PROCESS GROUPS: A CASE STUDY

Project management process groups dimulai dari initiating activities, planning activities,
executing activities, monitoring and controlling activities, dan closing activities.
● Initiating processes termasuk mendefinisikan dan mengotorisasi sebuah proyek atau
fase proyek. Initiating processes berlangsung selama setiap fase proyek.
● Planning processes termasuk merancang dan memelihara skema yang dapat
diterapkan untuk memastikan bahwa proyek memenuhi kebutuhan organisasi. Proyek
mencakup beberapa rencana, seperti the scope management plan, schedule
management plan, cost management plan, and procurement management plan.
● Executing processes termasuk mengoordinasikan orang dan sumber daya lain untuk
melaksanakan berbagai rencana dan menciptakan produk, layanan, atau hasil proyek
atau fase. (paling boros waktu dan sumber daya)
● Monitoring and controlling processes mencakup pengukuran dan pemantauan kemajuan
secara teratur untuk memastikan bahwa tim proyek memenuhi tujuan proyek. Manajer
proyek dan staf memantau dan mengukur kemajuan terhadap rencana dan mengambil
tindakan korektif bila diperlukan.
● Closing processes termasuk memformalkan penerimaan proyek atau fase proyek dan
mengakhirinya secara efisien.
 Project Management Process Group
Knowledge Area Monitoring &
Initiating Planning Executing Closing
controlling
1. Project Integration Membuat Membuat project management Mengarahkan dan Monitor & control Close
Management project charter plan mengelola project project work, perform project or
work integrated change phase
control
2. Project Scope - Merencanakan scope - Validasi scope,
Management management, - control scope
- mengumpulkan requirement,
- menentukan scope,
- membuat WBS

3. Project Time - Merencanakan schedule Control schedule

Management management
- menentukan aktivitas,
- mengurutkan aktivitas,
- memperkirakan sumber daya
aktivitas,
- memperkirakan durasi
aktivitas,
- mengembangkan schedule

4. Project Cost - Merencanakan cost Control cost

Management management,
- Mengestimasi cost,
- Membuat budget

5. Project Quality Merencanakan quality Perform quality Control quality

Management management assurance
6. Project Human Merencanakan human resource Membentuk tim
Resource management proyek, kembangkan
Management tim proyek, kelola tim
proyek
7. Project Merencanakan communications Manage Control
Communications management communication communication
Management

8. Project Risk - Merencanakan manajemen Control risk

Management risiko,
- mengidentifikasi risiko,
- melakukan analisis risiko
kualitatif,
- melakukan analisis risiko
kuantitatif,
- merencanakan respon risiko

9. Project Merencanakan procurement Mengadakan Control procurement Close

Procurement management pengadaan procurement
Management

10. Project Stakeholder Mengidentifikasi Merencanakan stakeholders Manage stakeholders Control stakeholders
Management stakeholders management engagement engagement
DEVELOPING AN IT PROJECT MANAGEMENT METHODOLOGY
● The PMBOK® Guide adalah standar yang menjelaskan praktik terbaik tentang apa yang
harus dilakukan untuk mengelola proyek. Metodologi menjelaskan bagaimana sesuatu
harus dilakukan, dan organisasi yang berbeda seringkali memiliki cara yang berbeda
dalam melakukan sesuatu.
● PRojects IN Controlled Environments (PRINCE2) mendefinisikan 45 subproses terpisah
dan mengaturnya menjadi delapan kelompok proses sebagai berikut:
1. Starting up a project
2. Planning
3. Initiating a project
4. Directing a project
5. Controlling a stage
6. Managing product delivery
7. Managing stage boundaries
8. Closing a project
● Agile methods: agile software development adalah bentuk pengembangan perangkat
lunak adaptif. Semua metode agile mencakup alur kerja berulang dan pengiriman
perangkat lunak secara bertahap dalam iterasi singkat.
● Rational Unified Process (RUP) framework:adalah proses pengembangan perangkat
lunak berulang yang berfokus pada produktivitas tim dan memungkinkan semua
anggota tim untuk memberikan praktik terbaik perangkat lunak kepada organisasi.
● Six Sigma methodologies: Dua metodologi utama digunakan pada proyek Six Sigma:
Define, Measure, Analyze, Improve, and Control (DMAIC) digunakan untuk
meningkatkan proses bisnis yang ada, dan Define, Measure, Analyze, Design, and
Verify (DMADV) digunakan untuk membuat desain produk atau proses baru untuk
mencapai kinerja yang dapat diprediksi dan bebas cacat.

CASE STUDY 1: PREDICTIVE APPROACH

1. Project Pre-Initiation and Initiation: Dalam manajemen proyek, inisiasi termasuk
mengenali dan memulai proyek baru. Sebuah organisasi harus menaruh banyak
pemikiran ke dalam pemilihan proyek untuk memastikan bahwa itu memulai jenis proyek
yang tepat untuk alasan yang tepat.
Pre-initiation tasks, including the following:
● Determine the scope, time, and cost constraints for the project.
● Identify the project sponsor.
● Select the project manager.
● Develop a business case for a project.
● Meet with the project manager to review the process and expectations for managing
the project.
● Determine if the project should be divided into two or more smaller projects.
Notice that the following information is included in this business case:
● Introduction/background
● Business objective
● Current situation and problem/opportunity statement
● Critical assumptions and constraints
● Analysis of options and recommendation
 ● Preliminary project requirements
● Budget estimate and financial analysis
● Schedule estimate
● Potential risks
● Exhibits
2. Initiating
Identifying Project Stakeholders
Analisis pemangku kepentingan adalah teknik yang dapat digunakan manajer proyek
untuk membantu memahami dan meningkatkan dukungan pemangku kepentingan di
seluruh proyek.
Drafting the Project Charter
Membuat Project Charter
Holding a Project Kick-Off Meeting
Kick-off meeting adalah pertemuan yang diadakan di awal proyek sehingga para
pemangku kepentingan dapat bertemu satu sama lain, meninjau tujuan proyek, dan
mendiskusikan rencana masa depan. Notice the main topics in an agenda:
● Meeting objective
● Agenda (lists in order the topics to be discussed)
● A section for documenting action items, who they are assigned to, and when each
person will complete the action
● A section to document the date and time of the next meeting
3. Project Planning
Perencanaan seringkali merupakan proses yang paling sulit dan tidak dihargai dalam
manajemen proyek. Karena perencanaan tidak selalu digunakan untuk memfasilitasi
tindakan, banyak orang memandang perencanaan secara negatif. Tujuan utama dari
rencana proyek adalah untuk memandu pelaksanaan proyek. Untuk memandu
pelaksanaan, rencana harus realistis dan berguna, sehingga cukup banyak waktu dan
usaha harus masuk ke dalam proses perencanaan. Dokumen perencanaan yang paling
penting untuk difokuskan adalah sebagai berikut:
● A team contract.
● A project scope statement
● A work breakdown structure (WBS), a key part of the scope baseline
● A project schedule, in the form of a Gantt chart with all dependencies and resources
entered
● A list of prioritized risks (part of a risk register)
4. Project Execution
Pelaksana proyek melibatkan mengambil tindakan yang diperlukan untuk
menyelesaikan kegiatan dalam rencana proyek. Produk proyek dibuat selama
pelaksanaan proyek, dan biasanya membutuhkan sumber daya paling banyak untuk
menyelesaikan proses ini.
5. Project Monitoring and Controlling
Pemantauan dan pengendalian adalah proses mengukur kemajuan menuju tujuan
proyek, memantau penyimpangan dari rencana saat ini, dan mengambil tindakan
korektif untuk mencocokkan kemajuan dengan rencana saat ini. Pemantauan dan
pengendalian dilakukan sepanjang umur proyek dan melibatkan 9 dari 10 bidang
pengetahuan manajemen proyek.
6. Project Closing
Proses penutupan melibatkan penerimaan pemangku kepentingan dan pelanggan dari
produk dan layanan akhir dan kemudian membawa proyek atau fase proyek ke akhir
yang teratur. Ini termasuk memverifikasi bahwa semua kiriman selesai, dan sering kali
mencakup laporan dan presentasi proyek akhir.
CASE STUDY 2: AGILE APPROACH
Pendekatan agile sering digunakan untuk proyek-proyek di mana tim bisnis tidak dapat
dengan jelas mengungkapkan ruang lingkup di awal siklus hidup produk, tetapi tim ingin
menyediakan produk yang berpotensi dapat dikirim lebih awal daripada nanti. Tim proyek
yang gesit biasanya menggunakan beberapa iterasi atau pengiriman perangkat lunak
alih-alih menunggu hingga akhir proyek untuk menyediakan satu produk.
Saat menggunakan teknik agile dan metodenya yang paling populer, Scrum, sebuah tim
menggunakan peran, artifak, dan ceremonies tertentu.
● Product owner: Orang yang bertanggung jawab atas nilai bisnis proyek dan untuk
memutuskan pekerjaan apa yang harus dilakukan dan dalam urutan apa, seperti
yang didokumentasikan dalam jaminan simpanan produk.
● ScrumMaster: Orang yang memastikan bahwa tim produktif, memfasilitasi Scrum
harian, memungkinkan kerjasama yang erat di semua peran dan fungsi, dan
menghilangkan hambatan yang mencegah tim menjadi efektif.
● Tim scrum atau tim pengembangan: Sebuah tim lintas fungsi yang terdiri dari lima
hingga sembilan orang yang mengatur diri mereka sendiri dan bekerja untuk
menghasilkan hasil yang diinginkan untuk setiap sprint.
Di Scrum, artefak adalah objek berguna yang dibuat oleh orang-orang. Artefak dapat disebut
deliverable dalam pendekatan manajemen proyek lainnya. Tiga artefak berikut dibuat
dengan Scrum:
● Product backlog: Daftar fitur yang diprioritaskan berdasarkan nilai bisnis. Item
dengan prioritas tertinggi harus dirinci secara cukup rinci agar tim dapat
memperkirakan upaya yang terlibat dalam mengembangkannya.
● Sprint backlog: Item dengan prioritas tertinggi dari product backlog yang harus
diselesaikan dalam sprint.
● Burndown chart: Menunjukkan pekerjaan kumulatif yang tersisa dalam sprint setiap
hari.
ScrumMaster memfasilitasi empat ceremonies atau meeting saat menggunakan metode
Scrum:
● Sprint planning session: Pertemuan dengan tim untuk memilih satu set pekerjaan
dari backlog produk untuk dikirimkan selama sprint.
● Daily Scrum: Pertemuan singkat bagi tim pengembangan untuk berbagi kemajuan
dan tantangan serta merencanakan pekerjaan untuk hari itu.
● Sprint reviews: Pertemuan di mana tim menunjukkan kepada pemilik produk apa
yang telah mereka selesaikan selama sprint.
● Sprint retrospectives: Pertemuan di mana tim mencari cara untuk meningkatkan
produk dan proses berdasarkan tinjauan kinerja aktual tim pengembangan.
1. Project Pre-Initiation and Initiation
Perbedaan utama antara pra-inisiasi dalam kasus ini dan kasus pertama adalah
menentukan peran dan memutuskan fungsionalitas apa yang akan diberikan sebagai
bagian dari setiap rilis, berapa banyak sprint yang diperlukan untuk menyelesaikan rilis,
dan berapa banyak rilis perangkat lunak yang akan dikirimkan.
2. Planning
Pernyataan lingkup awal untuk keseluruhan proyek masih bisa menjadi alat yang
berguna untuk perencanaan, meskipun tim tahu bahwa lebih banyak detail akan
ditambahkan dan perubahan akan dilakukan. Karena Scrum menyiratkan bahwa
anggota tim bekerja sebagai kelompok mandiri, dilatih oleh ScrumMaster, kontrak tim
tidak diperlukan.
3. Executing
Sebagian besar waktu dan uang harus dihabiskan untuk mengeksekusi, ketika rencana
diimplementasikan untuk menciptakan produk yang diinginkan. Pendekatan agile, tim
akan menghasilkan beberapa iterasi dari produk yang berpotensi dapat dikirim.
4. Monitoring and Controlling
Dua alat utama untuk memantau dan mengendalikan dalam kerangka Scrum adalah
Scrum harian dan tinjauan sprint. Scrum harian diadakan setiap pagi untuk
merencanakan dan mengkomunikasikan pekerjaan untuk hari itu dan mendiskusikan
risiko, masalah, atau penghalang apa pun.
5. Closing
Setelah sprint review, ScrumMaster memimpin sprint retrospective. Retrospektif sprint
dimaksudkan untuk menjawab dua pertanyaan mendasar:
● Apa yang berjalan dengan baik selama sprint terakhir yang harus terus kami
lakukan?
● Apa yang bisa kita lakukan secara berbeda untuk meningkatkan produk atau proses?
 Chapter 4 - Integrasi Proyek
⮚ Manajemen integrasi proyek melibatkan koordinasi semua bidang
pengetahuan lainnya sepanjang siklus hidup proyek
⮚ Manajemen Proses tahap Project Integration :
o Inisiasi :Dokumen yang mengotorisasi project dengan stakeholder
disebut charter
o Planning : mengkoordinasikan rencana dengan output Konsisten dan
koheren dokumen disebut : Project management plan
o Executing : mengarahkan projek outputnya project plan update
o Monitoring and Controlling
o Closing : menutup project / tahapan. Outputnya final product
⮚ Membutuhkan perencanaan strategis, kemudian mengidentifikasi SWOT,
pemilihan potensial project dan metode
⮚ Metode dalam memilih project :
o Fokus dengan kebutuhan (need, funds, and willingness)
o Mengkategorikan IT Project : problem, opportunity, directive
o Menganalisa Financial : NPV, ROI, Payback periode
o Menggunakan Weighted scoring model untuk menyediakan
sistematis proses untuk menyeleksi proyek dengan berbagai kriteria.
Semakin tinggi semakin bagus
o Menggunakan balanced scorecard : memilih, mengatur project agar
sesuai dengan strategi bisnis (metodologi yang mengubah komponen
value driver, seperti layanan pelanggan, inovasi, efisiensi operasional,
dan kinerja keuangan, menjadi serangkaian metrik)
⮚ Inisiasi : Mengembangkan Project Charter : dokumen formal yang berisikan
projek yang dipilih berisikan direction on objektif and manajemen. Ttd Charter
adalah kunci dari Project Integration Manajemen
⮚ Perencanaan bisa menggunakan SPMP -> Software Project Management
Plan. Berisikan overview, project organisasi, manajerial proses, technical
proses, supporting proses
⮚ Pemimpin perlu memberikan contoh terkait pentingnya perencanaan.
⮚ Budaya organisasi dapat membantu pelaksanaan proyek dengan cara
memberikan pedoman dan template; dan melacak kinerja berdasarkan
rencana
⮚ Tool dan Teknik Project Execution :
o Expert Judgment : Para expert membantu project manager untuk
pengambilan keputusan
o Meeting : develop relationship kemudian mengartikan body language,
suara, dan dialog untuk menyelesaikan permasalahan
o Project Management Information System :
⮚ Baseline adalah rencana manajemen proyek yang disetujui ditambah dengan
perubahan yang disetujui
⮚ Kontrol Perubahan dalam Project IT
o Former View : Melaksanakan apa yang telah dianggarkan dengan
tepat waktu dan sesuai anggaran
 o Problem : Stakeholder jarang menyetujui ruang lingkup proyek di awal,
biasanya waktu dan biaya tidak akurat
o Modern View : Manajemen Proyek adalah proses komunikasi dan
negosiasi yang konstan
o Solution : Perubahan sering kali bermanfaat dan tim proyek harus
merencanakannya
⮚ Change Control Board (CCB) : formal group yang bertanggung jawab untuk
menerima atau menolak perubahan
⮚ Output utama meliputi : Final produk, jasa atau perubahan hasil; serta aset
atas update proses organisasi
⮚ Manajemen Konfigurasi : memastikan bahwa deskripsi produk proyek
sudah lengkap dan benar
 CHAPTER 5 – PROJECT SCOPE MANAGEMENT

- Scope: aktivitas dan proses yang digunakan dalam membuat produk.

- Project scope management: proses menentukan dan mengontrol kegiatan apa yang
termasuk/tidak termasuk dalam suatu projek.
- Proses utama project scope management:
a. Perencanaan
b. Mengumpulkan requirement
c. Menentukan scope
d. Membuat WBS
e. Memvalidasi scope
f. Mengontrol scope
- Requirement management plan: Dokumen berisi bagaimana requirement dimanage.
- Cara untuk mengumpulkan requirement:
a. Interview (efektif, mahal, lama)
b. Focus group, workshop (lebih cepat, lebih murah)
c. Kuisioner, survey (efektif jika responden jujur)
d. Observation (untuk mengimprove proses dan prosedur)
e. Prototyping, document analysis (untuk software development)
f. Benchmarking
- Requirement traceability matrix (RTM) = matriks yang berisi daftar requirement, attribut,
dan status untuk memastikan bahwa semua requirement terpenuhi
- Work breakdown structure (WBS) = kumpulan beberapa aktivitas dalam suatu projek
yang menentukan total scope.
- WBS merupakan dokumen yang menjadi fondasi dalam project management
- WBS menyediakan basis untuk plan dan manage jadwal, biaya, sumber daya, dan
perubahan.
- Scope baseline:
a. Approved project scope statement
b. WBS
c. WBS dictionary
- Work packages = aktivitas pada level terbawah dalam WBS
- Aktivitas dalam WBS merepresentasikan pekerjaan yang harus diselesaikan untuk
menyelesaikan projek.
- Pendekatan dalam menyusun WBS:
a. Menggunakan guidelines, atau standar.
b. Pendekatan analogis, menggunakan projek sejenis untuk starting point
c. Pendekatan Top-down, dimulai dari item terbesar dari projek kemudian di
breakdown ke item yang lebih kecil
d. Pendekatan bottom-up, dimulai dari team member mengidentifikasi spesifik
task sebanyak mungkin, kemudian diagregasikan.
e. Mind mapping, menggunakan mind map dengan non linear format
- WBS dictionary = berisi informasi detail terkait setiap item yang ada di WBS.
- Scope creep = adanya tendensi bahwa project scope akan semakin besar karena
adanya perubahan
- Tujuan scope control:
a. Mengidentifikasi faktor yang menyebabkan perubahan scope
b. Memastikan perubahan diproses sesuai prosedur
c. Memanage perubahan yang terjadi
- Alat bantu scope control adalah menggunakan analisis varians.
-
 Chapter 6 – Project Time Management

1. Isu:
a. Manajer selalu tertantang menyelesaikan proyeknya tepat waktu
b. Waktu itu fleksibilitasnya tinggi, tetap berjalan entah bagaimanapun project berjalan
c. Masalah utama di proyek: penjadwalan

Proses
1. Plan Jadwal Management
⮚ Terdiri dari pengembangan model, metodologi penjadwalan, level akurasi dan unit
perhitungan, ambang kendali, peraturan pengukuran kinerja, format pelaporan,
deskripsi proses
2. Define Activities
⮚ Aktivitas atau tugas adalah elemen di WBS yang memiliki durasi, biaya, dan
persyaratan sumber daya
⮚ Melibatkan pengembangan WBS dan penjelasannya, untuk memahami apa saja
yang harus dikerjakan agar bisa membuat cost realistis dan estimasi durasi
⮚ Daftar aktivitas: tabulasi aktivitas dalam suatu proyek, include nama aktivitas,
identifier, dan deskripsi singkat
⮚ Atribut aktivitas provide: pendahulu, penerus, hubungan yang logis, lead and lag,
persyaratan sumber daya, kendala, tanggal dikenakan, asumsi
⮚ Milestone: event signifikan yg biasanya tidak berdurasi, biasanya membutuhkan
beberapa aktivitas

3. Sequence Activities
⮚ Review aktivitas dan penentuan dependensi
⮚ Dependensi/relationship: urutan kegiatan proyek atau tugas
⮚ Tiga dependensi: mandatory (melekat ke sifat pekerjaan), discretionary (ditentukan
tim proyek), external (hubungan proyek dan non proyek)
⮚ Network diagram: tampilan skematik dari hubungan logis antara atau urutan kegiatan
proyek. Jenis: arrow & precedence

4. Estimate Activity Durations

⮚ Harus paham resource yg akan diassign ke tiap aktivitas. Resource: orang,
peralatan, bahan
⮚ Isu penting: kesulitan melakukan aktivitas tertentu, sejarah organisasi, ketersediaan
resource
⮚ Resource breakdown structure: struktur hierarkis yg mengidentifikasikan sumber
daya
⮚ Duration: jumlah waktu riik dibutuhkan, effortday: jumlah workday atau workhours
⮚ Three-point estimates: penentuan estimasi dengan skema optimis, most likely, dan
pesimis

5. Develop Jadwal
⮚ Menentukan start and end date proyek
⮚ Tujuan utama: membuat skedul proyek yang realistis sebagai dasar monitoring
progres dalam dimensi waktu
⮚ Tools: Gantt chart, critical path analysis, critical chain scheduling, PERT
⮚ Gantt Chart: isinya informasi jadwal proyek beserta daftar aktivitas dan start-finish
date
⮚ SMART: milestone harus Specific, Measurable, Assignable, Realistic, Time-framed
⮚ CPM: diagram jaringan untuk memprediksi durasi proyek
⮚ Step CPM: membuat diagram yg baik, tambahkan estimasi durasi untuk semua
aktivitas, durasi terpanjang itu yang kritikal, jika ada aktivitas yang ngaret, seluruh
proyek akan ngaret
 ⮚ CPM untuk analisis trade off:
- Free slack/free float: batas maksimal penundaan waktu yang tidak mendelay
aktivitas selanjutnya
- Total slack/total float: batas maksimal penundaan waktu aktivitas, tanpa membuat
proyek ngaret
- Forward pass di diagram: menentukan tanggal terawal mulai dan selseai
- Backward pass di diagram: menentuka tanggal terngaret untuk mulai, dan selesai
⮚ Teknik mempersingkat jadwal
- Menambah resource atau mengubah scope
- Crashing: jumlah kompresi jadwal terbesar dengan biaya tambahan paling dikit
- Fast tracking: mengerjakan beberapa aktivitas sekaligus (tumpang tindih)
⮚ Pentingnya update critical path data: meet time goals. Critical path bisa berubah saat
tanggal proyek dimulai.
⮚ Critical chain scheduling:
- Metode scheduling yang mempertimbangkan sumber daya terbatas saat
membuat jadwal proyek dan mempertimbangkan kemungkinan jeda untuk
melindungi data penyelesaian proyek
- Theory of Constraints: sebuah filosofi manajemen
- Multitasking: sumber daya bekerja di lebih dari satu task
⮚ Buffering: tambahan waktu penyelesaian tugas.
- Project buffer: tambahan waktu sebelum due date
- Feeding buffer: tambahan waktu sebelum task di critical path
⮚ PERT: teknik untuk mengestimasi durasi proyek ketika ada ketidakpastian tentang
estimasi durasi aktivitas individual
⮚ Probabilistik time estimate: menggunakan three point estimate
⮚ Formula

6. Control Jadwal
⮚ Untuk mengetahui status jadwal, memengaruhi faktor yang mengubah jadwal,
menentukan kalau jadwal sudah berubah, mengelola perubahan tersebut.
⮚ Tools and technique: laporan progress, sistem kendali perubahan jadwal project
management software (gant chart), analisis varians, performance management
⮚ Reality check: pertama review draft jadwal atau estimasi tanggal penyelesaian, lalu
siapkan jadwal yang lebih detil, kemudian pastikan jadwal itu realistis dan bisa diikuti,
terakhir ingatkan top level management
⮚ Project managers harus menggunakan: pemberdayaan, insentif, disiplin, negosiasi
⮚ Software juga bisa dipakai untuk memfasilitasi komunikasi antar orang untuk
bertukar informasi seputar jadwal
⮚ Terkait project management software: kita harus dependen untuk menyesuaikan
jadwal dan menentukan critical path, kita harus masuk ke informasi jadwal aktual
untuk membandingkan progress yang planned dan aktual
 CHAPTER 7 - PROJECT COST MANAGEMENT

Materi Referensi Keterangan

- Manajemen biaya proyek Chapter 7 Halaman 293 - 321

(total 28 halaman)
- Prinsip manajemen biaya proyek Schwalbe K. (2016).
Information
- Prakiraan biaya proyek
technology project
management (8th
ed.). Cengage
Learning

Judul-tema:
1. Pentingnya project cost management
a. Apa itu cost?
b. Apa itu project cost management
2. Prinsip dasar cost management
3. Perencanaan cost management
4. Estimasi cost
a. Jenis estimasi
b. Alat estimasi
c. Permasalahan pada estimasi cost IT
d. Bagaimana membangun estimasi cost
5. Menentukan budget
6. Pengendalian cost
a. Earned value management
b. Project portfolio management
7. Menggunakan aplikasi (software) dalam project cost management

Opening Case
Intinya, seorang manajer proyek juga harus memiliki pengetahuan mengenai akuntansi dan
keuangan terutama untuk pendanaan projek.
1. Pentingnya project cost management
a. Biaya adalah sumber daya yang dikorbankan untuk mencapai tujuan tertentu.
Cost overrun adalah persentasi tambahan atau jumlah uang atas biaya sebenarnya
yang melebihi perkiraan. Pada kenyataannya, kebanyakan estimasi biaya untuk
proyek IT dinilai terlalu rendah, sehingga wajar jika menimbulkan cost overrun.
selain itu, cost overrun juga bisa terjadi karena adanya teknologi/proses bisnis baru
dalam proyek IT. Teknolog/proses bisnis baru tersebut belum teruji dan memiliki
risiko bawaan (inherent risk). Nah, ini lah mengapa ‘manajemen biaya proyek’ perlu
dilakukan. hehehe.
Mari kita ingat kembali chapter 1:)
TIGA aspek hambatan dalam manajemen proyek yaitu penyeimbangan scope, time, and
cost goals (lingkup, waktu, dan tujuan biaya).

b. Project cost management yaitu proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa
tim proyek menyelesaikan proyek sesuai dengan anggaran yang disetujui. Ada 4
proses dalam project cost management:
1. Planning cost management → proses penentuan prosedur dan dokumentasi,
outputnya yaitu management plan.
2. Estimating cost → proses penentuan estimasi biaya atas sumber daya yang
dibutuhkan. outputnya yaitu activity cost estimate, basis of estimate, dan project
documen updates.
3. Determining budget → mengalokasikan estimasi biaya ke tiap pekerjaan
sebagai standar pengukuran kinerja. outputnya yaitu cost baseline, funding
requirements.

4. Controlling cost → mengendalikan perubahan pada budget proyek. outputnya

cost forecast, change request, dll.

2. PRINSIP DASAR DARI COST MANAGEMENT

keywords: Profit, life cycle costing, cash flow analysis, tangible and intangible
costs/benefits, direct cost, sunk cost, learning curve theory, reserves.

● Profit → revenue dikurangi expense hehe.

● Profit Margin → rasio profit dibanding revenue
● life cycle costing →
● cash flow analysis → menentukan estimasi biaya tahunan dan benefit dari proyek dan
hasilnya pada annual cash flow. digunakan untuk menentukan NPV. tangible and
 intangible costs/ benefit → tangible biaya mudah diukur, intangible biaya sulit diukur
(contoh goodwill, dll).
● Direct cost → biaya yang dapat dihubungkan langsung dengan produk/layanan proyek.
● Indirect cost → kebalikan biaya direct.
● sunk cost → uang yang telah dihabiskan dimasa lalu. Sunk cost tidak boleh dijadikan
dasar untuk pengambilan keputusan apakah akan lanjut investasi di suatu proyek atau
tidak
● Learning curve theory → ketika banyak item diproduksi secara berulang, maka unit cost
item tersebut akan berkurang sesuai dengan produksi.
● Reserve → jumlah uang yang masuk ke estimasi biaya untuk memitigasi risiko masa
depan yang sulit diprediksi. dibagi menjadi 2 yaitu:
● Contingency reserves → masa depan yang partially planned (known unknowns), boleh
masuk ke cost baseline proyek.
● Management reserves → masa depan yang tidak bisa diprediksi (unknown unknows).
tidak boleh masuk ke cost baseline. contoh tiba-tiba manajer proyek sakit.

3. PLANNING COST MANAGEMENT

Cost management plan dapat berbentuk informal dan broad atau formal dan detail,
bergantung pada kebutuhan proyek. Berisi informasi:
Level of accuracy →
Units of Measure →
Organisational procedures links →
Control thresholds →
Rules of performance measurement →
Reporting formats →
Process descriptions →

4. ESTIMATING COSTS
a. Tiga jenis estimasi dasar yaitu:
- Rough order of magnitude (ROM) estimate → disebut juga ballpark
estimate, guesstimate, swag, broad gauge. estimasi ini selesai sebelum
proyek dilakukan. keakurataannya yaitu -50% sd +100%.
- Budgetary estimate → mengalokasikan uang ke anggaran organisasi.
keakurataannya yaitu -10% sd +25%.
- Definitive estimate → estimasi yang akurat untuk estimasi biaya.
keakuratannya -5% sd +10%.
 AACE membagi estimasi biaya menjadi 5 jenis yaitu: order of magnitude,
conceptual, preliminary, definitive, and control.
Dalam membuat estimasi biaya, dibutuhkan detail tambahan seperti ground rules,
asumsi yang digunakan, deskripsi proyek, detail dan teknik estimasi biaya. Dalam
menyiapkan estimasi biaya juga penting untuk memperhatikan labor cost.
b. Alat dan Teknik Estimasi biaya
keywords: expert judgment, analogous cost estimating, bottom-up estimating,
three-point estimating, parametric estimating, the cost of quality, project
management estimating software, vendor bid analysis, reserve analysis.
Analogous Estimate (top-down estimate) → menggunakan aktual biaya dari
proyek sebelumnya (proyek yang jenisnya sama).
Bottom-up estimates (ABC Costing) → mengestimasikan biaya tiap item lalu
menjumlahkannya untuk mendapatkan biaya total proyek.
life cycle costing →
Three-point estimate → mengestimasikan dengan cara memperhatikan most likely,
optimistik, dan pesimistik biaya item.
Parametric estimate → menggunakan paramater/ model matematik untuk
mengestimasikan biaya.
Cost of quality → Chapter 8
Vendor bid analysis → Chapter 12
c. Permasalahan estimasi biaya IT
Terdapat 4 penyebab ketidakakuratan estimasi biaya IT yaitu:
- estimasi dibuat dengan terlalu cepat (buru-buru), padahal kompleks. solusi:
perhatikan setiap tahapan proyek dalam melakukan estimasi.
- kurang berpengalaman. solusi: adakan training dan mentoring
- estimasi bersifat bias. solusi: review estimasi dan pastikan kembali
- manajemen membutuhkan keakuratan.
d. Cara membuat estimasi biaya

5. Determining the budget

meliputi pengalokasian estimasi biaya proyek ke tiap-tiap sumber daya material atau ke
work items. tujuannya adalah untuk memperoleh biaya produksi untuk mengukur kinerja
proyek dan menentukan kebutuhan dana.

6. Controlling cost
meliputi monitoring kinerja biaya, meyakinkan hanya perubahan proyek tertentu yang
diperbolehkan mengubah cost baseline, dan menginformasikan ke stakeholder apa saja
perubahan proyek yang mengakibatkan perubahan biaya.
a. Earned Value Management (EVM)
merupakan teknik pengukuran kinerja yang menggabungkan scope, tie, dan cost
data. 3 jenis EVM:
- planned value (PV) atau budget → porsi estimasi total biaya yang disetuju
untuk dihabiskan dalam periode tertentu.
 - actual cost (AC) → total direct dan indirect cost
- Earned Value (EV) → estimasi nilai pekerjaan fisik yang telah selesai. the
rate of permormance (RP) adalah rasio pekerjaan fisik dengan persetnaset
pekerjaan yang selesai dibandingkan wktu kontrak proyek.

b. Project Portfolio Management

Terdapat 5 level, dari yang tersimple hingga terkompleks:

7. menggunakan aplikasi atau software