BAB 2

MANAJEMEN PROYEK : KONTEKS DAN PROSES

Siklus Hidup Produk

Pengembangan sebuah produk pada dasarnya mengikuti tahapan yang disebut Siklus Hidup Produk
(Product Life Cycle). Perencanaan sebuah produk yang akan dibuat merupakan fase awal yang
dilakukan sebelum produk baru dibuat. Berdasarkan hasil perencanaan ini, fase berikutnya adalah
membuat analisa berkaitan dengan pengembangan produk baru. Kelemahan dan kekurangan dari
produk yang sekarang dan studi kelayakan pembuatan produk baru merupakan fokus dari fase
analisis. Apabila hasil analisis merekomendasikan kelayakan dikembangkannya produk baru, maka
fase kegiatan berikutnya adalah membuat desain produk baru tersebut dari berbagai aspek. Dengan
hasil desain ini, maka produk baru pada akhirnya dibuat. Kegiatan ini dapat dilakukan dalam fase
implementasi. Setelah produk jadi, fase evaluasi harus dilakukan dengan tujuan untuk melihat
apakah produk baru tersebut sesuai dengan perencanaan sebelumnya ataukah tidak. Hasil evaluasi
ini akan memungkinkan dilakukannya pengembangan-pengembangan produk yang baru lagi.

Apabila diperhatikan, siklus hidup produk ini sebenarnya tidak terlepas dari pendekatan Siklus Hidup
Pengembangan Sistem (Systems Development Life Cycle – SDLC), dengan fase-fase kegiatan :
 Perencanaan (Planning)
 Analisis (Analysis)
 Perancangan (Design)
 Implementasi (Implementation)
 Dukungan (Support)
Dalam penerapannya, beberapa model metodologi pengembangan sistem telah dikembangkan,
misalnya :
 Model Waterfall : Model ini terdefisinikan dengan baik dimana pengembangan dan support
sistem mempunyai jenjang/tahapan kegiatan secara linier.
 Model Spiral : Pada model ini, perangkat lunak dikembangkan menggunakan pendekatan
iteratif atau spiral yang dirasakan lebih baik dibandingkan pendekatan linier.
 Model Incremental Release :
 Model RAD (Rapid Application Development) : Digunakan untuk mengembangkan sistem
secara cepat tanpa mengabaikan kualitas.
 Model Prototyping : Digunakan dalam mengembangkan prototipe untuk memperjelas dan
memenuhi kebutuhan user.
Pembahasan lebih lanjut dari masing-masing model metodologi pengembangan sistem ini dapat
dibaca pada referensi-referensi mengenai analisis dan desain sistem.

Siklus Hidup Proyek

Pengembangan sebuah proyek sebenarnya juga tidak terlepas dari siklus hidup produk. Sebab
dalam lingkup yang lebih khusus, suatu proyek pada dasarnya dapat juga dilakukan dalam rangka
pengembangan sebuah produk. Jadi dalam hal ini, suatu proyek juga akan memiliki siklus hidup,
yang selanjutnya disebut Siklus Hidup Proyek (Project Life Cycle).

Siklus Hidup Proyek merupakan kumpulan dari fase-fase kegiatan dalam pelaksanaan proyek. Fase-
fase kegiatan dalam pengembangan sebuah proyek ini sangat bervariasi dan tergantung pada
karakteristik dari proyek itu sendiri atau organisasi yang mengembangkan proyek tersebut. Namun
secara umum, fase-fase ini kegiatan dalam siklus hidup proyek terdiri atas :
 Penyusunan Konsep (Concept)
Pada fase ini, manajemen merumuskan perencanaan proyek, persiapan tentang estimasi biaya
proyek dan menyusun aktivitas kegiatan dalam proyek.
 Pengembangan (Development)
Kegiatan dalam fase ini bertujuan uuntuk menyusun perencanaan proyek (project plan), estimasi
anggaran biaya dan menyusun aktivitas kegiatan dalam proyek secara lebih rinci.
 Pelaksanaan (Implementation)
Fase ini merupakan fase dimana aktivitas kegiatan yang sudah direncakan dalam proyek
dilaksanakan. Dalam fase ini juga dibuat estimasi biaya yang sebenarnya. Selain itu, laporan-
laporan kinerja dari pelaksanaan berbagai aktivitas dalam proyek juga disusun dalam fase ini.
 Penyerahan Proyek (Close-out)
Fase ini merupakan akhir penyelesaian dari seluruh aktivitas dalam proyek. Dalam fase ini juga
akan dipelajari berbagai aktivitas kegiatan yang sudah dilaksanakan, sebelum hasil proyek
diserahterimakan kembali kepada stakeholder atau kustomer dan selanjutnya dibubarkan.

Project Feasibility Project Acquisition

Concept
Concept Development
Development Implementation
Implementation Close-out
Close-out

Manajement Project Last work Completed

plan plan package work
Sample
deliverables
Preliminary Budgetary Delivery cost Lessons
for each
cost estimate cost estimate estimate learned
phase
3 level WBS 6+ level WBS Performance Customer
report acceptance

Bab 2 Pengelolaan Proyek Sistem Informasi 1

Berkaitan dengan siklus hidup produk dan siklus hidup proyek dapat disimpulkan bahwa :
 Siklus hidup proyek dapat diterapkan untuk semua proyek, baik pada proyek pengembangan
produk maupun bukan.
 Model siklus hidup produk sangat berbeda-beda tergantung pada sifat/karakteristik produk
yang akan dikembangkan.
 Produk IT sebagian besar dikembangkan sebagai deretan proyek.
 Manajemen Proyek pada dasarnya digunakan pada semua fase siklus hidup produk.

Memahami Kepentingan Stakeholder dan Struktur Organisasi Proyek

Sebuah proyek akan mencapai keberhasilan melalui tiap fase proyek yang kemudian dilanjutkan
pada fase berikutnya. Pertimbangan manajemen muncul dalam setiap fase untuk mengevaluasi
kemajuan proyek dan kemudian disesuaikan dengan sasaran organisasi.

Stakeholder proyek adalah orang-orang yang tergabung atau berkepentingan dalam aktivitas proyek.
Manajer proyek harus menyisihkan waktunya untuk mengidentifikasi, memahami dan mengelola
hubungan dengan stakeholder proyek. Dalam hal ini senior eksekutif merupakan stakeholder yang
sangat penting. Untuk membantu memahami kebutuhan dan harapan stakeholder, manajer proyek
dapat menggunakan 4 kerangka pemahaman organisasi, yaitu :
 Kerangka Struktural ; Pemahaman pada peran dan tanggungjawab, koordinasi dan kontrol.
 Kerangka Sumber Daya Manusia ; Pemahaman pada hubungan yang harmonis antara
kebutuhan organisasi dan kebutuhan sumber daya manusia.
 Kerangka Politis ; Pemahaman bahwa organisasi merupakan koalisi / gabungan dari orang-
orang atau kelompok-kelompok. Konflik dan kekuasaan merupakan issue utama dalam kerangka
ini.
 Kerangka Simbolik ; Pemahaman pada simbol dan arti berkaitan dengan suatu event. Kultur
(budaya) merupakan hal yang sangat penting dalam kerangka ini.

Sebagian besar organisasi memfokuskan pada kerangka struktural. Terdapat 3 macam bentuk
struktur organisasi yaitu :
 Struktur Organisasi Fungsional
Struktur organisasi yang berfokus pada garis tanggungjawab, koordinasi dan kontrol secara
bertingkat menurut fungsi-fungsi manajemen.

Fungsional CEO
CEO

VP
VP Engineering
Engineering VP
VP Manufacturing
Manufacturing VP
VP IT
IT VP
VP HR
HR

Staff
Staff Staff
Staff Staff
Staff Staff
Staff

 Struktur Organisasi Proyek

Struktur organisasi yang memandang fungsi-fungsi manajemen sebagai sebuah proyek, dimana
konsep manajemen proyek berlaku pada setiap area fungsi organisasi. Dan setiap proyek berada
di bawah tanggunngjawab langsung seorang pimpinan (Chief Executive Officer).

Proyek CEO
CEO

Project
Project AA Manager
Manager Project
Project BB Manager
Manager Project
Project CC Manager
Manager

Staff
Staff Staff
Staff Staff
Staff

 Struktur Organisasi Matriks

Struktur organisasi ini merupakan gabungan dari struktur organisasi fungsional dan struktur
organisasi proyek. Para manajer proyek berada di bawah tanggungjawab seorang manajer
program. Keterlibatan staf dalam suatu proyek tidak secara langsung di bawah tanggungjawab
manajer proyek tetapi di bawah manajer bagian masing-masing.

Matriks CEO
CEO

Program
Program Manager
Manager VP
VP Engineering
Engineering VP
VP Manufacturing
Manufacturing VP
VP IT
IT VP
VP HR
HR

Staff
Staff Staff
Staff Staff
Staff Staff
Staff Staff
Staff

Project
Project Manager
Manager A
A 22 Engineering
Engineering 11 Manufacturing
Manufacturing 3.5
3.5 IT
IT 0.5
0.5 HR
HR

Project
Project Manager
Manager BB 55 Engineering
Engineering 33 Manufacturing
Manufacturing 10
10 IT
IT 11 HR
HR

Project
Project Manager
Manager C
C 11 Engineering
Engineering 00 manufacturing
manufacturing 44 IT
IT 0.1
0.1 HR
HR

Bab 2 Pengelolaan Proyek Sistem Informasi 2

Perbedaan bentuk struktur organisasi tentunya akan mempunyai pengaruh pada pelaksanaan
proyek, khususnya penerapan manajemen proyek. Berikut ini tabel ringkasan bagaimana pengaruh
dari macam-macam bentuk struktur organisasi pada pelaksanaan sebuah proyek.

Organization Type Matrix

Functional Work Matrix Balanced Strong Project
Project Characteristics Matrix Matrix
Project Manager’s Authority Little or none Limited Low to Moderate to High to
Moderate High Almost Total
Percent of Performing Organization’s
Personnel Assigned Full Time to Project Virtually 0 – 29% 15 – 60% 50 – 99% 85 – 100%
Work None
Project Manager Role Part Time Part Time Part Time Full Time Full Time
Project Project Project Project Project
Common Title for Project Manager’s Role Coordinator/ Coordinator/ Manager/ Manager/ Manager/
Project Project Project Program Program
Leader Leader Officer Manager Manager
Project Management Administrative Staff Part Time Part Time Part Time Full Time Full Time

Kunci Keberhasilan Proyek IT

Menurut laporan Standish Group’s tahun 2001, item berikut akan sangat membantu keberhasilan
proyek IT :
 Dukungan eksekutif
 Keterlibatan user
 Pengalaman manajer proyek
 Sasaran bisnis yang jelas
 Scope yang minimal (bidang proyek tidak terlalu luas)
 Infrastruktur software
 Kebutuhan dasar perusahaan
 Metodologi formal
 Perkiraan yang baik (akurat)

Kebutuhan akan Komitmen Top Manajemen

Beberapa studi menyebutkan bahwa komitmen top manajemen merupakan salah satu faktor kunci
yang akan menentukan keberhasilan proyek. Top manajemen dapat membantu manajer proyek
dalam menjamin dipenuhinya kebutuhan sumberdaya, menggalang kerjasama dari berbagai bagian
dan belajar bagaimana menjadi pemimpin yang baik.

Kebutuhan akan Komitmen Organisasi pada IT

Komitmen organisasi terhadap IT sangat penting dan menentukan keberhasilan proyek IT. Sebab jika
organisasi mempunyai pandangan yang negatif dengan IT, maka akan berakibat pelaksanaan proyek
menjadi tidak terfokus dan motivasi pelaksana juga rendah. Organisasi yang memiliki CIO (Chief
Information Officer) sangat membantu kelancaran pelaksanaan proyek IT. Memperbantukan tenaga
non-IT pada proyek IT juga akan memperjelas seberapa jauh komitmen organisasi terhadap IT.

Kebutuhan akan Standar Organisasional

Organisasi yang sudah memiliki standar dan petunjuk (guidelines) kegiatan dalam organisasi akan
sangat membantu manajer proyek dalam mencapai efektifitas pekerjaan. Sebab berbagai aktifitas
pekerjaan akan dapat dilakukan secara sistematis dan menurut prosedur kegiatan yang berlaku.
Namun dalam kenyataannya, belum banyak organisasi yang menerapkan standar dan prosedur ini,
kecuali organisasi-organisasi atau perusahaan-perusahaan yang sudah besar dan mapan. Standar
organisasi ini dapat bersifat universal (berlaku untuk setiap organisasi)) maupun lokal (hanya berlaku
di dalam organisasi). Sertifikasi-sertifikasi manajemen, seperti SII, SNI, ISO dll, saat ini sudah banyak
dikeluarkan oleh asosiasi-asosiasi baik tingkat nasional maupun internasional.

Untuk membantu memudahkan pertanggungjawaban setiap aktifitas pekerjaan dalam proyek maka
Senior Manajemen dapat menggunakan software dan format standar organisasi untuk aktivitas
manajemen proyek, mengembangkan dan menggunakan petunjuk untuk menulis perencanaan
proyek atau menyediakan informasi, serta membuat kantor manajemen proyek supaya berbagai
pekerjaan koordinasi dan kontrol mudah dilakukan.

Pekerjaan Fungsional Manajemen Proyek

Pada dasarnya banyak sekali cakupan pekerjaan-pekerjaan fungsional manajemen proyek.
Pekerjaan-pekerjaan tersebut tentunya akan menyesuaikan karakteristik proyek dan sasaran dari
proyek itu sendiri. Northwest Center for Engineering Technologies memberikan gambaran tentang
garis besar pekerjaan fungsional manajemen proyek, meliputi :
 Mendefinisikan scope/lingkup proyek
 Identifikasi stakeholder, pembuat keputusan dan prosedur eskalasi (peningkatan)
 Mengembangkan detil daftar tugas (Work Breakdown Structures – WBS)
 Estimasi kebutuhan waktu
 Mengembangkan flow chart manajemen proyek
 Identifikasi kebutuhan sumber daya dan anggaran biaya
 Evaluasi kebutuhan/persyaratan proyek
 Identifikasi dan evaluasi resiko
Bab 2 Pengelolaan Proyek Sistem Informasi 3
 Identifikasi ketergantungan antar aktivitas
 Identifikasi dan menelusuri kegiatan kritis
 Berpartisipasi dalam menggambarkan fase proyek/mengkaji fase proyek
 Menjamin ketersediaan kebutuhan sumber daya
 Mengelola proses kontrol perubahan
 Membuat laporan kemajuan 9status) proyek

Keahlian yang Disarankan Bagi Manajer Proyek

 Keahlian Berkomunikasi : Kemampuan listening dan melakukan pendekatan (lobi).
 Keahlian Berorganisasi : Kemampuan membuat perencanaan (planning), merumuskan
sasaran (goal setting) dan melakukan analisis (analyzing).
 Keahlian Bekerja Tim : Memiliki empati/ketegasan, motivasi, semangat yang tinggi.
 Keahlian Memimpin : Energik, mempunyai visi, bersikap positif dan memiliki kemampuan
pendelegasian.
 Keahlian Menghadapi Masalah : Fleksibel, kreatif, sabar dan tekun.
 Keahlian Teknologi : Memiliki pengalaman dan pengetahuan proyek

Ciri-ciri Manajer Proyek

Manajer Proyek Yang Efektif Manajer Proyek Yang Tidak Efektif

 Memberikan contoh-contoh yang baik  Memberikan contoh-contoh yang jelek
dalam kepemimpinan dalam kepemimpinan
 Berpijak pada visi  Kurang mampu secara teknis
 Bekerja dengan keyakinan dan  Tidak percaya diri
kepastian  Tidak komunikatif
 Mampu secara teknis  Tidak mampu menjadi motivator
 Mampu berkomunikasi dengan baik
 Mampu menjadi motivator yang baik
 Koordinasi dengan manajemen tingkat
atas hanya bila dibutuhkan
 Selalu memberikan dukungan kepada
anggota tim
 Berani dan penuh dengan ide-ide baru

Gugus Proses Manajemen Proyek

Gugus proses manajemen proyek adalah kumpulan kegiatan yang merupakan penjabaran dari siklus
hidup proyek (project life cycle), meliputi :
 Proses inisialisasi (initiating)
 Proses perencanaan (planning)
 Proses pelaksanaan (executing)
 Proses pengawasan (controlling)
 Proses penyelesaian/penyerahan (closing)

Bab 2 Pengelolaan Proyek Sistem Informasi 4

Hubungan antara Gugus Proses dan Area Pengetahuan

Knowledge Project Process Groups

Area Initiating Planning Executing Controlling Closing
Integration Project plan development Project plan Integrated change
executing control
Scope Initiation Scope planning Scope verification
Scope definition Scope change
contrrol
Time Activity definition Schedule control
Activity sequencing
Activity duration estimating
Schedule development
Cost Resourcec planning Cost control
Cost estimating
Cost budgeting
Quality Quality planning Quality assurance Quality control
Human resources Organizational planning Team development
Staff acquisition
Communications Communications planning Information distribution Performance Administrative
reporting closure
Risk Risk management Risk monitoring
planning and control
Risk identification
Qualitative risk
analysis
Quantitative risk
analysis
Risk response
planning
Procurement Procurement planning Solicitation Contract
close-out
Solicitation planning Source selection

Bab 2 Pengelolaan Proyek Sistem Informasi 5