LECTURE NOTES

Project and Change Management

Session 3
Project Knowledge Areas: Cost,
Quality, Resource & Procurement

MGMT8046042 - Project and Change Management

 LEARNING OUTCOMES
 LO1: Analyse project management process
 LO2: Formulate project management plan

ISI MATERI

Project Cost Management

Project Cost Management menekankan kepada manajemen biaya proyek. Hal ini
terkait dengan estimasi biaya dalam kegiatan proyek. Teknik yang digunakan untuk
manajemen biaya antara lain adalah :
1) ROM
2) Budgetary
3) Definitive
Tools dan teknik yang biasanya digunakan untuk estimasi biaya adalah :
1) Analogous atau top-down estimates
2) Three-point estimates
3) Bottom-up estimates
4) Parametric modeling

Beberapa panduan untuk melakukan estimasi proyek ditunjukkan pda tabel 2

dibawah in :
Tabel 2. Panduan Estimasi Proyek

Tahapan Persentase Effort

Opportunity evaluation & project 5-10%
initiation
Analysis & design 50 - 60 %

MGMT8046042 - Project and Change Management

 Construction 30 - 40%
Implementation & evaluation 5 - 15%

Cost budgeting melibatkan pengalokasian estimasi biaya proyek untuk pekerjaan

perorangan dalam setiap waktu. Pekerjaan tersebut didasari pada WBS proyek yang
dikerjakan. Tujuan utama dari cost budgeting adalah untuk menghasilkan suatu cost
baseline untuk memastikan performa proyek dan pembiayaan kebutuhan proyek.
Suatu cost baseline adalah suatu tahapan waktu dari budget yang digunakan oleh project
manager untuk memastikan dan memantau penggunaan biaya. Cost budgeting juga
menyediakan informasi untuk pembiayaan kebutuhan.
Project cost control termasuk memantau penggunaan biaya, dan memastikan hanya
perubahan proyek yang sesuai yang dimasukkan dalam suatu cost baseline yang telah
ditinjau kembali dan menginformasikan stakeholder mengenai perubahan proyek yang
disahkan yang akan mempengaruhi biaya. Cost baseline, performance report,
perubahan yang diinginkan, dan pembiayaan kebutuhan proyek merupakan input untuk
proses cost control

Project Cost Management menekankan kepada manajemen biaya proyek. Hal ini terkait dengan
estimasi biaya dalam kegiatan proyek. Teknik yang digunakan untuk manajemen biaya antara
lain adalah :ROM, Budgetary, dan Definitive

Project Quality Management

Project quality management itu aktivitas untuk memastikan bahwa proyek akan
memenuhi kebutuhan yang dilakukan.
Prosesnya terdiri dari:
- Planning
- Managing
- Controlling

MGMT8046042 - Project and Change Management

Beberapa alat dan teknik tersedia untuk merencanakan manajemen mutu. Misalnya,
desain eksperimen adalah teknik yang membantu mengidentifikasi variabel mana
yang paling berpengaruh pada hasil keseluruhan suatu proses. Istilah Quality
assurance sering digunakan untuk menggambarkan kegiatan yang berkaitan dengan
pemenuhan standar kualitas yang relevan untuk suatu proyek. Mengelola kualitas
mencakup semua kegiatan jaminan kualitas ditambah desain produk dan perbaikan
proses. Masukan penting untuk mengelola kualitas adalah rencana manajemen mutu,
dokumen proyek, dan aset proses organisasi.

Keputusan penerimaan menentukan apakah produk atau jasa yang dihasilkan sebagai
bagian dari proyek akan diterima atau ditolak. Rework adalah tindakan yang diambil
untuk membawa barang yang ditolak agar sesuai dengan persyaratan produk,
spesifikasi, atau harapan pemangku kepentingan lainnya. Penyesuaian proses
memperbaiki atau mencegah masalah kualitas lebih lanjut berdasarkan pengukuran
kontrol kualitas.

Six sigma merupakan sistem yang komprehensif dan fleksibel untuk mencapai,
mempertahankan, dan memaksimalkan kesuksesan bisnis. Terdiri dari:
- Define
- Measure
- Analyze
- Improve
- Control

10 steps quality improvement dari Juran

- Membangun kesadaran akan kebutuhan dan kesempatan untuk perbaikan.
- Tetapkan tujuan untuk perbaikan.
- Berorganisasi untuk mencapai tujuan (membentuk dewan mutu,
mengidentifikasi masalah, memilih proyek, menunjuk tim, menunjuk
fasilitator).
- Memberikan pelatihan.

MGMT8046042 - Project and Change Management

 - Melaksanakan proyek untuk memecahkan masalah. 6. Laporkan kemajuan.
- Berikan pengakuan.
- Komunikasikan hasil.
- Pertahankan skor.
- Menjaga momentum dengan menjadikan perbaikan tahunan sebagai bagian dari
sistem dan proses reguler perusahaan.

Project Resources Management

Sumber daya manusia adalah asset organisasi/perusahaan. Jika dikaitkan dengan
keberhasilan proyek, peranan sumber daya manusia memiliki peran yang sangat
penting untuk mendukung kesuksesan proyek. SDM atau sumber daya manusia
berpengaruh secara signifikan atas kesuksesan dan kegaglan proyek. Project Human
Resources Management terdiri dari :
1) Management resource planning
2) Estimating activity resource
3) Acquiring the project team
4) Developing the project team
5) Managing the project team
6) Controlling resources
Kata kunci atau hal penting dalam mengelola SDM adalah : teori motivasi,
kemampuan mempengaruhi, dan memperhatikan efektifitas. Motivasi dapat dibagi
atas Intrinsic motivation dan Extrinsic motivation. Motivasi intrinsic adalah
motivasi dalam diri sendiri atau pribadi, sementara motivasi extrinsic adalah
motivasi yang dipengaruhi reward dan hukuman.

Human Resources Planning meliputi kegiatan untuk mengidentifikasi dan

mendokumentasikan role, tanggungjawab, dan ketarkaitan pelaporan. Output dari
fase ini adalah : Project organizational charts, Staffing management plan,
Responsibility assignment matrixes, dan Resource histograms.
Mengembangkan Tim Proyek adalah proses meningkatkan kompetensi, interaksi
tim, dan lingkungan tim secara keseluruhan untuk meningkatkan kinerja proyek.
Pengelola proyek harus memperoleh keterampilan untuk mengidentifikasi,

MGMT8046042 - Project and Change Management

 membangun, mempertahankan, memotivasi, memimpin, dan mengilhami tim
proyek untuk mencapai kinerja tim yang tinggi dan untuk memenuhi tujuan proyek.
Teamwork merupakan faktor penting untuk keberhasilan proyek, dan
mengembangkan tim proyek yang efektif adalah salah satu tanggung jawab utama
manajer proyek. Pengelola proyek harus menciptakan lingkungan yang
memfasilitasi kerja sama tim. Manajer proyek harus terus memotivasi tim mereka
dengan memberikan tantangan dan peluang, dengan memberikan umpan balik tepat
waktu dan dukungan yang diperlukan, dan dengan mengakui dan menghargai
kinerja yang baik. Kinerja tim yang tinggi dapat dicapai dengan menggunakan
komunikasi terbuka dan efektif, mengembangkan kepercayaan di antara anggota
tim, mengelola konflik secara konstruktif, kolaboratif dan mendorong pemecahan
masalah dan pengambilan keputusan.
Responsibility assignment matrix (RAM) adalah matriks yang memetakan kerja
dari proyek yang dijelaskan di WBS. RAM dapat dibuat dengan cara yang berbeda
untuk memenuhi kebutuhan proyek. RAM dapat dijelaskan pada gambar 1 dibawah
ini :

Gambar 1. Responsibility assignment matrix (sumber: Information Technology

Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007

R = responsibility, only one R per task

A = accountability
C = consultation
I = informed
Teknik dan tools yang digunakan untuk mengelola tim proyek adalah sebagai
berikut:

1) Observation and conversation

MGMT8046042 - Project and Change Management

 2) Project performance appraisals
3) Conflict management
4) Issue logs

Estimating Activity Resources:

- Seberapa sulitkah aktivitas spesifik dalam proyek ini?

- Apakah ada sesuatu yang unik dalam pernyataan ruang lingkup proyek yang
akan memengaruhi sumber daya?
- Bagaimana sejarah organisasi dalam melakukan kegiatan serupa? Memiliki
- organisasi melakukan tugas serupa sebelumnya? Apa tingkat personel yang
melakukannya?
- pekerjaan?
- Apakah organisasi memiliki orang, peralatan, dan bahan yang
- mampu dan tersedia untuk melakukan pekerjaan? Bisa organisasi apapun
- kebijakan mempengaruhi ketersediaan sumber daya?
- Apakah organisasi perlu memperoleh lebih banyak sumber daya untuk
menyelesaikan pekerjaan?
- Apakah masuk akal untuk melakukan outsourcing beberapa pekerjaan?
Apakah outsourcing akan menambah atau mengurangi jumlah sumber daya
yang dibutuhkan dan kapan akan tersedia?

Sumber daya adalah asset organisasi/perusahaan. Jika dikaitkan dengan keberhasilan proyek,
peranan sumber daya manusia memiliki peran yang sangat penting untuk mendukung
kesuksesan proyek. SDM atau sumber daya manusia berpengaruh secara signifikan atas
kesuksesan dan kegaglan proyek. Mendapatkan tim proyek berarti mendapatkan staf yang tepat
dan ditugaskan untuk dan bekerja pada proyek. Ini adalah masalah penting dalam lingkungan
kompetitif saat ini. Perusahaan harus menggunakan pendekatan inovatif untuk menemukan dan
mempertahankan staf teknologi informasi yang baik.

MGMT8046042 - Project and Change Management

Project Procurement Management
Procurement berarti memperoleh barang dan jasa dari sumber luar. Istilah pengadaan
banyak digunakan dalam pemerintahan; banyak perusahaan swasta menggunakan
istilah pembelian dan outsourcing. Organisasi atau individu yang menyediakan layanan
pengadaan disebut sebagai pemasok, vendor, kontraktor, subkontraktor, atau penjual;
istilah ini, pemasok adalah yang paling banyak digunakan. Banyak proyek TI
melibatkan penggunaan barang dan jasa dari luar organisasi. Proses meliputi:
- Planning: menentukan apa yang akan dibeli, kapan, dan bagaimana
- Conducting: mendapatkan tanggapan penjual, memilih penjual, dan
memberikan kontrak
- Controlling: mengelola hubungan dengan penjual, memantau kinerja kontrak,
membuat perubahan yang sesuai, dan menutup kontrak.

Jenis kontrak merupakan pertimbangan penting dalam manajemen pengadaan.

Berbagai jenis kontrak dapat digunakan dalam situasi yang berbeda. Tiga kategori besar
kontrak adalah harga tetap atau lump sum, biaya yang dapat diganti, dan waktu dan
material. Sebuah kontrak tunggal sebenarnya dapat mencakup ketiga kategori ini jika
masuk akal untuk pengadaan tertentu.

Procurement management plan

- Pedoman untuk jenis kontrak yang akan digunakan dalam situasi yang berbeda
- Dokumen atau template pengadaan standar yang akan digunakan, jika berlaku
- Pedoman untuk membuat struktur rincian pekerjaan kontrak, pernyataan
pekerjaan, dan dokumen pengadaan lainnya
- Peran dan tanggung jawab tim proyek dan departemen terkait, seperti: sebagai
departemen pembelian atau hukum
- Pedoman untuk menggunakan estimasi independen untuk mengevaluasi penjual
- Saran untuk mengelola beberapa penyedia

MGMT8046042 - Project and Change Management

 - Proses untuk mengoordinasikan keputusan pengadaan dengan area proyek
lainnya, seperti penjadwalan dan pelaporan kinerja
- Kendala dan asumsi terkait pembelian dan akuisisi
- Waktu tenggang untuk pembelian dan akuisisi
- Strategi mitigasi risiko untuk pembelian dan akuisisi, seperti asuransi kontrak
dan obligasi
- Pedoman untuk mengidentifikasi penjual prakualifikasi dan daftar organisasi
pra-penjual pilihan
- Metrik pengadaan untuk membantu mengevaluasi penjual dan mengelola
kontrak

Statement of Work (SOW) adalah deskripsi pekerjaan yang diperlukan untuk

pengadaan. Beberapa organisasi menggunakan istilah pernyataan kerja untuk dokumen
yang menggambarkan pekerjaan internal juga. Jika SOW digunakan untuk
menggambarkan hanya pekerjaan yang diperlukan untuk kontrak tertentu, itu disebut
pernyataan kontrak kerja. Kontrak SOW adalah jenis pernyataan ruang lingkup yang
menjelaskan pekerjaan secara cukup rinci untuk memungkinkan calon pemasok
menentukan apakah mereka dapat menyediakan barang dan jasa yang dibutuhkan dan
untuk menentukan harga yang sesuai. Kontrak SOW harus jelas, ringkas, dan selengkap
mungkin. Ini harus menjelaskan semua layanan yang diperlukan dan mencakup
pelaporan kinerja.

Setelah perencanaan manajemen pengadaan, proses selanjutnya meliputi memutuskan

siapa yang diminta untuk melakukan pekerjaan, mengirimkan dokumentasi yang sesuai
kepada

penjual potensial, memperoleh proposal atau penawaran, memilih penjual, dan

memberikan kontrak. Calon penjual melakukan beberapa pekerjaan dalam proses ini,
biasanya tanpa biaya kepada pembeli atau proyek. Organisasi pembeli bertanggung
jawab untuk mengiklankan pekerjaan, dan untuk pengadaan besar, organisasi sering
mengadakan semacam konferensi penawar untuk menjawab pertanyaan tentang

MGMT8046042 - Project and Change Management

pekerjaan itu. Dua keluaran utama dari proses ini adalah penjual dan kesepakatan yang
dipilih.

Mengontrol pengadaan memastikan bahwa kinerja penjual memenuhi persyaratan

kontrak. Hubungan kontraktual adalah hubungan hukum, yang berarti tunduk pada
undang-undang kontrak negara bagian dan federal. Sangat penting bahwa profesional
hukum dan kontrak yang sesuai terlibat dalam penulisan dan administrasi kontrak.

DAFTAR PUSTAKA

Kathy Schwalbe. (2019). Information Technology Project Management. 9th edition. Course
Technology Boston. ISBN: 978-1-337-10135-6

Palmer, I., Dunford, R., & Buchanan, D. A. (2017). Managing organizational change: A multiple
perspectives approach. New York: McGraw-Hill Education.

Project Management Institute. (2021). A Guide to the Project Management Body of Knowledge
(PMBOK Guide) and The Standard for Project Management Seventh Edition. Project
Management Institute.

Project Management Institute. (2017). A Guide to the Project Management Body of Knowledge
(PMBOK Guide) and The Standard for Project Management Sixth Edition. Project
Management Institute.

Project Management Institute. (2017). Agile Practice Guide. United States: Project Management
Institute.

Project Management Institute. (2013). Managing Change in Organizations: A Practice Guide.

United States: Project Management Institute.

Harrington, H. J. (2018). Innovative Change Management (ICM): Preparing Your Organization for
the New Innovative Culture. United Kingdom: Taylor & Francis.

Jeston, J. (2018). Business Process Management: Practical Guidelines to Successful

Implementations. United Kingdom: Taylor & Francis.

MGMT8046042 - Project and Change Management