MANAJEMEN BIAYA PROYEK

Pentingnya Manajemen Biaya Proyek

 Proyek IT mempunyai track record yang buruk dalam hal penggunaan biaya untuk mencapai
sasaran proyek
 Hasil studi yang dilakukan oleh CHAOS menjelaskan bahwa sejak tahun 1995, rata-rata
penggunaan biaya mencapai 189% diatas perkiraan biaya asli 189%, namun mengalami
peningkatan hingga 45% pada studi yang dilakukan pada tahun 2001.
 Pada tahun 1995, proyek IT yang tertunda (dibatalkan) mencapai $81 milyar.

Biaya dan Manajemen Biaya Proyek

 Biaya adalah suatu sumber daya yang dikeluarkan untuk mencapai suatu sasaran yang
bersifat khusus
 Biaya-biaya biasanya diukur dengan satuan uang seperti rupiah, dolar atau mata uang
lainnya.
 Manajemen Biaya Proyek adalah suatu proses atau kegiatan yang diperlukan untuk
memastikan bahwa proyek akan dapat diselesaikan dalam suatu anggaran yang telah disetujui.

Proses dalam Manajemen Biaya Proyek

Proses yang dilakukan dalam manajemen biaya proyek meliputi :
 Perencanaan sumber daya : menentukan sumber daya apa saja yang digunakan dan
berapa jumlahnya.
 Estimasi Biaya : menyusun suatu perkiraan biaya-biaya dan sumber daya yang diperlukan
untuk menyelesaikan suatu proyek.
 Penganggaran Biaya : membuat suatu alokasi perkiraan biaya secara menyeluruh ke dalam
rincian pekerjaan untuk menetapkan suatu baseline sebagai ukuran kinerja.
 Pengendalian Biaya : melakukan pengendalian terhadap perubahan-perubahan pada
anggaran proyek

Prinsip Dasar dalam Manajemen Biaya Proyek

CEO (Chief Executive Officer) atau manajer eksekutif perusahaan sebagai salah satu stakeholder
proyek yang sangat penting perannya, biasanya mengetahui lebih banyak tentang keuangan
perusahaan, namun sedikit mengetahui tentang IT. Sehingga manajer proyek IT harus dapat
menjembatani antara kebutuhan biaya proyek dengan keuangan perusahaan dalam bahasa mereka.
Prinsip yang paling mendasar untuk dapat dipahami oleh seorang manajer proyek antara lain
berkaitan dengan :
 Laba : Pendapatan dikurangi biaya
 Siklus Hidup Biaya : Taksiran biaya proyek secara menyeluruh selama umur proyek
 Analisis Arus Kas : Ditunjukkan dengan estimasi aliran-aliran biaya dan manfaatnya untuk
suatu proyek
 Biaya dan Manfaat dapat terukur (tangible) dan tidak terukur (intangible), langsung (direct)
maupun tidak langsung (indirect)
 Biaya yang dikeluarkan tidak harus selalu menjadi criteria dalam memilih/seleksi proyek

Perencanaan Sumber Daya

Sifat alami dari suatu proyek atau organisasi akan mempengaruhi perencanaan sumber daya.
Perencanaan sumber daya ini pada prinsipnya membuat rencana kebutuhan berbagai sumber daya
(khususnya material, SDM, biaya dll) berdasarkan aktivitas pekerjaan dalam suatu proyek. Beberapa
hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain :
 Bagaimana tingkat kesulitan pekerjaan dalam proyek tersebut ?
 Apakah terdapat statemen khusus tentang lingkup (scope) proyek yang akan mempengaruhi
penggunaan sumber daya?
 Apakah organisasi tersebut pernah melakukan kegiatan atau proyek yang serupa, sehingga
dapat dipakai untuk acuan penggunaan sumber daya ?
 Apakah organisasi mempunyai orang-orang, peralatan, dan material yang tersedia dan
mampu untuk melakukan pekerjaan di dalam proyek ?

Estimasi Biaya
 Salah satu keluaran dari manajemen biaya proyek yang paling penting adalah suatu
perkiraan (estimasi) biaya.
 Ada beberapa jenis perkiraan biaya dan alat bantu (tool) serta teknik yang dapat digunakan
untuk membantu menyusun estimasi biaya.
 Adalah penting juga untuk disusun suatu rencana manajemen biaya yang menguraikan
bagaimana variasi pengaturan biaya atas suatu proyek.
Jenis-jenis Estimasi Biaya :

Tool dan Teknik Estimasi Biaya

1. Pendekatan atas-bawah : menggunakan harga riil proyek sejenis yang sebelumnya
pernah dikerjakan untuk perkiraan biaya yang baru.
2. Pendekatan bawah-atas : menaksir materi pekerjaan secara rinci dan menjumlahkan
secara keseluruhan untuk menentukan biaya total proyek.
3. Pendeekatan parametrrik : membuat perkiraan biaya proyek dengan menggunakan
model matematika berdasarkan variabel atau karakteristik proyek.
Contoh Tool :
COCOMO (Constructive Cost Model) yang dikembangkan oleh Barry Boehm : software yang
digunakan untuk menyusun estimasi biaya proyek

Jenis-jenis Masalah Yang Berkaitan dengan Estimasi Biaya

 Menyusun estimasi untuk suatu proyek yang sangat besar adalah tugas yang sangat
kompleks dimana estimasi harus dilakukan pada berbagai langkah-langkah atau aktivitas
pekerjaan dalam proyek.
 Banyak orang yang melakukan estimasi hanya mempunyai sedikit pengalaman
sebelumnya. Untuk menghindari hal tersebut, mungkin perlu dilakukan pelatihan dan
pembimbingan penyusunan anggaran.
 Banyak orang cenderung meremehkan kegiatan estimasi ini sehingga pada akhirnya
banyak perkiraan yang bias/menyimpang. Penyimpangan ini dapat dihindari dengan
melakukan review/tinjauan/presentasi anggaran biaya atau dengan pendapat untuk
meyakinkan bahwa anggaran biaya tidak menyimpang.
 Pihak manajemen biasanya menginginkan informasi jumlah biaya proyek dan bukan
estimasi riil atas suatu proyek. Manajer proyek harus melakukan negosiasi dengan pihak
sponsor proyek untuk menentukan biaya proyek yang realistis.
 Contoh Estimasi Biaya

Deskripsi Proyek : Penggantian Sistem Bisnis

Analisis Arus Kas : Proyek Penggantian Sistem Bisnis

Penganggaran Biaya
 Salah satu keluaran dari manajemen biaya proyek yang paling penting adalah suatu
perkiraan anggaran biaya melibatkan alokasi perkiraan biaya proyek ke item-item materi
pekerjaan dan menyediakan suatu pedoman pembiayaan.
 Sebagai contoh : Pada proyek penggantian system bisnis di atas, total anggaran biaya
untuk pengadaan hardware dan maintenance pada tahun 97 (FY97) sebesar $270,000,
pemeliharaan software sebesar $250,000 dan sebagainya.

Pengendalian Biaya
Pengendalian biaya proyek meliputi :
 Monitoring penggunaan biaya ;
 Memastikan bahwa perubahan biaya proyek sudah tercakup dalam anggaran biaya yang
direvisi dalam pedoman anggaran biaya ;
 Memberikan informasi kepada stakeholder proyek terhadap perubahan-perubahan yang
mempengaruhi biaya proyek

MANAJEMEN MUTU PROYEK

Menurut organisasi internasional untuk standarisasi, ISO, mutu didefinisikan sebagai keseluruhan
karakteristik dari suatu kesatuan yang membawa kepada kemampuan pencapaian standar
kebutuhan yang disyaratkan. Manajemen mutu proyek merupakan suatu proses untuk memberikan
jaminan bahwa hasil-hasil dari suatu proyek sesuai dengan standar atau sasaran yang telah
ditetapkan.

Proses Manajemen Mutu

Proses dalam suatu manajemen mutu proyek terdiri atas :
 Perencanaan Mutu : mengidentifikasi standar mutu yang berkait dengan proyek dan
bagaimana cara pencapaiannya.
 Jaminan Mutu : mengevaluasi keseluruhan pencapaian proyek untuk memastikan proyek
tersebut sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan.
 Pengendalian mutu : monitoring proyek secara khusus untuk memastikan bahwa
pelaksanaan proyek telah memenuhi standar mutu serta uuntuk mengidentifikasi cara
meningkatkan mutu secara keseluruhan.

Manajemen Mutu Modern

 Menitikberatkan pada kepuasan pelanggan/stakeholder
 Menyukai pencegahan ke pemeriksaan
 Mengenali tanggung jawab manajemen untuk mutu
Beberapa konsep manajemen mutu modedrn dikembangkan oleh pakar-pakar manajemen mutu
seperti Deming, Juran, Crosby, Ishikawa, Taguchi, dan Feigenbaum.

Perencanaan Mutu
 Salah satu kegiatan penting dalam manajemen mutu adalah merancang mutu dan
mengkomunikasikan factor-faktor penting yang secara langsung berperan untuk memenuhi
kebutuhan kustomer/stakeholder.
 Perancangan berdasarkan eksperimen akan membantu mengidentifikasi variabel yang
mempunyai pengaruh pada keseluruhan hasil suatu proses dalam suatu proyek.
 Banyak aspek yang mempengaruhi perancangan mutu seperti kemampuan, corak, keluaran
sistem, pencapaian, keandalan, dan sebagainya.

Jaminan Mutu
 Jaminan mutu meliputi semua aktivitas yang berhubungan dengan bagaimana standar mutu
uuntuk suatu proyek dapat dicapai.
 Sasaran dari jaminan mutu ini adalah adanya peningkatan mutu yang berkelanjutan.
 Benchmarking dapat digunakan untuk menghasilkan gagasan untuk peningkatan berkwalitas.
 Audit mutu dapat digunakan untuk membantu mengidentifikasi bagaimana cara
meningkatkan pencapaian atas proyek pada masa depan atau sekarang.

Pengendalian Mutu
Keluaran dari proses pengendalian mutu yang utama adalah :
 Pengambilan keputusan
 Pengerjaan ulang
 Penyesuaian proses
Beberapa tool dan teknik dalam pengendalian mutu antara lain :
 analisa pareto
 statistik sampling
 diagram kendali mutu (diagram : p, c, R, s, x dll)  Baca buku statistika/manajemen mutu
 pengujian
Upaya Peningkatan Mutu Proyek IT
Beberapa usul untuk meningkatkan mutu proyek IT meliputi :
 Kepemimpinan yang memperhatikan/peduli akan mutu
 Pemahaman ongkos mutu
 Memusatkan pada faktor tempat kerja dan pengaruh organisatoris yang mempengaruhi mutu
 Mengikuti perkembangan model-model untuk meningkatkan mutu

MANAJEMEN SDM PROYEK

tingnya MSDM
SDM menentukan keberhasilan dan kegagalan organisasi dan proyek. Hasil studi yang dilakukan
oleh ITAA menemukan bahwa terdapat lebih dari 844.000 lowongan untuk pekerjaan IT pada tahun
2000. Dan dari hasil survei dinyatakan bahwa 1 dari 14 orang pekerja di Amerika, bekerja di bidang
IT. Selain itu, dari 47% angakatan kerja wanita, 29% diantaranya bekerja di bidang IT.

Beberapa permasalahan yang berkaitan dengan SDM IT :

Beberapa profesional IT bekerja dalam waktu yang panjang dan harus selalu mengikuti
perkembangan dan perubahan-perubahan yang terjadi dalam bidang IT.
karena alasan yang klasik, banyak pekerja yang akhirnya meninggalkan karirnya di bidang IT.
kebutuhan untuk meningkatkan manfaat, memperbaiki jam kerja dan insentif, dan menyediakan
sumber daya manusia yang lebih baik.

Apakah Manajemen SDM Proyek itu ??

Manajemen SDM proyek meliputi semua proses/kegiatan yang diperlukan untuk mengefektifkan
orang–orang yang terlibat dalam proyek. Proses tersebut meliputi :
o Perencanaan organisasi
o Pengadaan staff
o Pembentukan tim

Pedoman untuk memanajemen orang/SDM :

Ilmu psikologi dan teori manajemen sudah banyak mengasilkan riset dan pemikiran tentang
bagaimana cara memanage orang saat bekerja.
Area penting yang berhubungan dengan manajemen proyek meliputi :
o motivasi
o pengaruh dan kekuasaan
o efektifitas

FAKTOR MOTIVASI
 Abraham Maslow mengembangkan hirarki dari kebutuhan untuk menggambarkan teorinya
bahwa perilaku masyarakat/orang berpedoman pada suatu urutan atau hirarki kebutuhan. Hirarki
Kebutuhan Maslow meliputi :
 Kebutuhan Fisiologis ; bahwa orang akan bekerja dalam upaya untuk memenuhi berbagai
fisiologis seperti berbagai kebutuhan primer (sandang, pangan, papan), kebutuhan biologis dan
lainnya.
 Kebutuhan Rasa Aman ; bahwa dalam melakukan pekerjaan, orang membutuhkan adanya
rasa aman dan nyaman tanpa mempunyai beban atau tekanan dari orang lain termasuk
perasaan cemas, takut dan sebagainya. Terpenuhinya kebutuhan ini akan meningkatkan kinerja
dan produktivitas seorang pekerja.
 Kebutuhan Sosial ; bahwa setiap orang (khususnya sebagai makhluk sosial) tidak akan
terlepas dari interaksi dengan orang lain. Kerjasama dengan orang lain atau tim work dalam
sebuah lingkungan pekerjaan merupakan salah satu wujud kebutuhan sosial dalam rangka untuk
memenuhi kebutuhan ini..
 Kebutuhan Harga Diri ; Kebutuhan ini menyangkut penghargaan seseorang, termasuk
didalamnya unsur harga diri dan kekuasaan. Selain itu perasaan untuk diperhatikan dan
memperhatikan juga merupakan salah satu kunci keberhasilan seseorang dalam melakukan
pekerjaan.
 Kebutuhan Aktualisasi Diri ; bahwa setiap orang pada dasarnya suatu saat akan berusaha
untuk menunjukkan jati dirinya. Biasanya orang akan berusaha untuk meraih prestasi-prestasi
terbaik dalam bidangnya.

Kebutuhan-kebutuhan tersebut di atas dapat dilihat secara hirarki dimana kebutuhan fisiologis
merupakan kebutuhan yang paling mendasar dan menuntut untuk dipenuhi terlebih dahulu. Setelah
kebutuhan ini terpenuhi, kebutuhan orang akan meningkat ke jenjang kebutuhan yang lebih tinggi
yaitu kebutuhan akan rasa aman. Kemudian akan meningkat lagi pada kebutuhan sosial dan
kebutuhan harga diri. Dan akhirnya dengan terpenuhinya kebutuhan tersebut maka orang akan lebih
mudah melakukan atau memenuhi kebutuhan aktualisasi diri. Kebutuhan ini akan memacu
seseorang untuk berprestasi. Maslow berpendapat bahwa manusia mempunyai kualitias yang unik
yang memungkinkannya untuk membuat pilihan sendiri, dengan begitu memberikan pada mereka
sebuah kendali untuk tujuan mereka.

Teori X dan Y McGregor

Douglas McGregor mempopulerkan teori hubungan antar manusia dalam pendekatan manajemen
pada tahun 1960 an.
 Teori X : mengasumsikan apabila para pekerja tidak menyukai dan menghindari pekerjaan,
maka para manajer harus menggunakan paksaan, ancaman dan berbagai rencana
kendali bagi para pekerja untuk mencapai sasaran.
 Teori Y : mengasumsikan individu mempertimbangkan pekerjaan sebagai sesuatu yang
alami sebagaimana layaknya sebuah permainan, dimana ia akan melakukannya
dengan santai dan menikmati kepuasan atas kebutuhan penghargaan dan
perwujudan diri.
 Teori Z : diperkenalkan pada tahun 1981 oleh Wiliam Ouchi (Jepang), merupakan
pendekatan untuk memotivasi pekerja, menekankan kepercayaan, pengambilan
keputusan bersama dan menekankan pada nilai-nilai budaya.

FAKTOR PENGARUH DAN KEKUASAAN

Unsur-unsur Keberhasilan dari Thamhain dan Wilemon
 Otoritas : adanya hirarki yang jelas dan pasti akan
 Penugasan : manajer proyek harus mampu untuk
 Anggaran : manajer proyek harus mampu untuk mengatur dan memberikan hak penggunaan
dana pada orang lain
 Promosi : Manajer harus mampu mempromosikan pekerja pada jenjang posisi tertentu
 Uang : kemampuan untuk menaikkan upah pekerja
 Sanksi : Manajer harus mampu memberikan hukuman/sanksi atas kesalahan pekerja
 Tantangan Pekerjaan : Manajer harus mampu uuntuk menugaskan pekerja dengan
tantangan yang lebih besar pada pekerjaan tertentu
 Keahlian : Manajer harus mampu mengenali kemampuan/keahlian orang lain
 Kebersamaan : Manajer harus mampu menjalin kebersamaan dan hubungan personal
dengan pekerja dalam lingkungan proyek

Proyek biasanya akan sukses apabila manajer proyek sangat memperhatikan akan unsur keahlian
dan tantangan pekerjaan. Sebaliknya akan cenderung gagal apabila manajer proyek lebih
berorientasi pada otoritas, uang dan sanksi.

KEKUASAAN
Kekuasaan adalah kemampuan manajer untuk mempengaruhi lingkungan agar pekerja betul-betul
mengerjakan apa yang harus dikerjakan dan tidak mengerjakan apa yang seharusnya tidak
dikerjakan. Bentuk-bentuk kekuasaan ini haruslah bersifat memaksa, resmi, sesuai keahlian,
mengandung imbal balik/penghargaan dan terdapat referensi.

EFEKTIVITAS
7 Upaya Covey untuk meningkatkan Efektivitas :
 Be proactive
 Begin with the end in mind
 Put first things first
 Think win/win
 Seek first to understand then to be uunderstood
 Synergize
 Sharpen the saw

Manajer proyek yang baik adalah pendengar yang serius dan tegas dalam sebuah komunikasi.
Mereka mendengarkan dengan seksama untuk memahami sesuatu. Profesional IT hendaknya
meningkatkan relasi baik dengan pekerja maupun dengan stakeholder proyek.

PERENCANAAN ORGANISASI
 Perencanaan organisasi terdiri dari proses identifikasi, dokumentasi dan penugasan posisi
proyek, penanggungjawab dan pelaporan.
 Output dan proses meliputi :
o bagan struktur organisasi proyek
Contoh
 o definisi proyek dan penugasan proses
Contoh

o matriks penanggungjawab penugasan

Contoh

o histogram sumber daya.

Contoh

PENGADAAN STAFF
 Perencanaan dan prosedur perekrutan staf merupakan hal yang sangat penting.
 Beberapa perusahaan memberikan upah karyawan untuk tiap orang yang membantu bekerja
(dipekerjakan) dalam proyek.
 Beberapa organisasi juga mengijinkan orang-orang bekerja dari rumah, tergantung jenis
pekerjaannya.
 Faktor-faktor yang menyebabkan pekerja meninggalkan pekerjaannya mungkin disebabkan oleh
tidak adanya penghargaan yang jelas atas bidang pekerjaannya, rendahnya upah, tidak dapat
bekerja sama baik dengan atasan atau rekan pekerja, kurangnya motivasi dan hanya sekedar
mencari uang dan lain-lain.
Pengaturan Sumber Daya
 Pengaturan Sumber Daya adalah suatu teknik untuk memecahkan konflik sumber daya dengan
melakukan penundaan tugas.
 Tujuan utama pengaturan sumber daya adalah untuk menciptakan suatu distribusi/alokasi
pemakaian sumber daya yang lebih fleksibel sesuai beban pekerjaan dan mengurangi over
alokasi.

Contoh

PEMBENTUKAN TIM PROYEK

 Tim pelaksana proyek merupakan sekumpulan orang yang saling bekerja sama untuk
pencapaian keberhasilan proyek.
 Pelatihan dalam tim pelaksana proyek akan membantu pemahaman dan rasa saling kerjasama
antara satu dengan yang lain.
 Faktor yang erlu diperhatikan dalam pembentukan timproyek diantaranya adalah perhatian
terhadap berbagai tantangan fisik maupun psikologis dalam bidang pekerjaan.