PERENCANAAN

PROYEK (PENGEMBANGAN
SISTEM DAN KOMPONENNYA)
Dr.Ir.Albert Eddy Husin, MT.

Understanding Organizations
2

Structural frame: Focuses

on roles and responsibilities,
coordination and control.
Organizational charts help
define this frame.

Human resources frame:

Focuses on providing
harmony between needs of
the organization and needs of
people.

Political frame: Assumes

organizations are coalitions
composed of varied
individuals and interest
groups. Conflict and power
are key issues.

Symbolic frame: Focuses

on symbols and meanings
related to events. Culture is
important.

PENGEMBANGAN SISTEM DAN KOMPONENNYA

1/11/17

Struktur Organisasi
3

Organisasi Fungsional
Organisasi Projectized
Organisasi Matriks

PENGEMBANGAN SISTEM DAN KOMPONENNYA

1/11/17

Organisasi Fungsional
4

anggota staf di kelompokkan

berdasarkan spesialisasi atau
fungsinya

PENGEMBANGAN SISTEM DAN KOMPONENNYA

1/11/17

Organisasi Projectized
5

Staf disusun berdasarkan adanya sebuah

proyek

PENGEMBANGAN SISTEM DAN KOMPONENNYA

1/11/17

Organisasi Matriks
6

Weak matrix, mengelola beberapa dari

karakteristik organisasi fungsional dan peran PM
sebagai koordinator atau yang membelanjakan
untuk proyek
Balanced matrix, mengenal tentang kebutuhan
PM, tetapi tidak ada wewenang penuh di seluruh
proyek dan pembiayaan proyek
Strong matrix, memiliki beberapa karakteristik
dari organisasi projectized dan PM punya waktu
tak terbatas dengan banyak wewenang dan staf
administrasi proyek yang full-time

PENGEMBANGAN SISTEM DAN KOMPONENNYA

1/11/17

Organisasi Weak Matrix

7

(Kotak yang terarsir menunjukkan staf yang terlibat dalam proyek)

PENGEMBANGAN SISTEM DAN KOMPONENNYA

1/11/17

Organisasi Balanced Matrix

8

(Kotak yang terarsir menunjukkan staf yang terlibat dalam proyek)

PENGEMBANGAN SISTEM DAN KOMPONENNYA

1/11/17

Organisasi Strong Matrix

9

(Kotak yang terarsir menunjukkan staf yang terlibat dalam proyek)

PENGEMBANGAN SISTEM DAN KOMPONENNYA

1/11/17

Struktur Organisasi mempengaruhi proyek

10

Tipe
Organisasi
Karakteristik Proyek

Matrik
Fungsional

Weak matrix

Balance Matrix

Strong Matrix

Projectized

Wewenang Manajer Proyek

Kecil atau
Tidak ada

Terbatas

Sedikit s/d
Moderat

Moderat s/d
Besar

Besar s/d
Hampir total

Persentase personel yang

ditunjuk organisasi untuk
berkerja dalam proyek
secara full-time

Senyatanya
tidak ada

0-25%

15-60%

50-95%

85-100%

Peran Manajer Proyek

Paruh waktu

Paruh waktu

Full-time

Full-time

Full-time

Koordinator
Proyek/Project
Leader

Koordinator
Proyek/Project
Leader

Manajer
Proyek/Project
officer

Paruh waktu

Paruh waktu

Paruh waktu

Nama yang sesuai dengan

Peran Manajer Proyek
Staff Administrasi
Manajemen Proyek

PENGEMBANGAN SISTEM DAN KOMPONENNYA

Manajer
Manajer
Proyek/Manajer Proyek/Manajer
Program
Program
Full-time

1/11/17

Full-time

Diskusi
11

Sebutkan struktur organisasi yang

diterapkan pada kasus-kasus berikut

Fungsional
Matriks
Projectized

PENGEMBANGAN SISTEM DAN KOMPONENNYA

1/11/17

Case 1
12

Were looking for someone who can work with our

development manager to deliver our products on
time. We have a good programming team; they
just need a little encouragement to meet their
deadlines. Youll be expected to keep really good
status meeting notes. If you run into any trouble
with the team, just kick it back to the
Development Manager, and shell address the
problem
Fungsional

PENGEMBANGAN SISTEM DAN KOMPONENNYA

1/11/17

Case 2
13

We need someone who can manage the

whole effort, start to finish. Youll need to
work with the client to establish goals,
choose the team, estimate time and
cost, manage and track all of your
decisions, and make sure you keep
everybody in the loop on whats going
on. We expect the project to last six
months
Projectized

PENGEMBANGAN SISTEM DAN KOMPONENNYA

1/11/17

Case 3
14

We have a project coming up thats needed by

our customer service team. The project is a real
technical challenge for us, so weve assembled a
team of top-notch programmers to come up with
a good solution. We need a project manager to
work with the programming manager on this one.
You would be responsible for the schedule, the
budget, and managing the deliverables. The
programming manager would have the personnel
responsibilities
Matriks

PENGEMBANGAN SISTEM DAN KOMPONENNYA

1/11/17

Case 4
15

Most of the work youll be doing is contract work.

Youll put together three different teams of
software engineers, and youll need to make sure
that they build everything our customer needs.
And dont forget: youve got to stay within
budget, and its got to be done on time! Its a big
job, and its your neck on the line if things go
wrong. Can you handle that?
Projectized

PENGEMBANGAN SISTEM DAN KOMPONENNYA

1/11/17

16

Project Management Office

(PMO)

Dalam struktur organisasi (fungsional, matrik,

projectized), PMO seharusnya berada diantara
tingkat projek manajer dan tingkat chief
executive, atau kata lain manajer dari manajer
proyek
Fungsi PMO di organisasi berkisar tentang
pemberian pertimbangan yang berpengaruh,
pembatasan untuk rekomendasi kebijakan dan
prosedur yang spesifik pada proyek tertentu, dan
pemformalan wewenang manajer proyek tertentu

PENGEMBANGAN SISTEM DAN KOMPONENNYA

1/11/17

Siklus Hidup Proyek (Project Life Cycle)

17

Siklus hidup proyek didefinisikan sebagai tahapan yang hubungan

dari awal sampai akhir proyek

Perolehan dari setiap tahap di review kelengkapan dan

kebenarannya serta mendapatkan persetujuan sebelum memulai
pekerjaan tahap berikutnya

PENGEMBANGAN SISTEM DAN KOMPONENNYA

1/11/17

Urutan Tahapan dalam Siklus Hidup

Proyek
18

PENGEMBANGAN SISTEM DAN KOMPONENNYA

1/11/17

Standar Manajemen Proyek

19

PRINCE 2
StepWise
PMBOK
Microsoft Solution Framework (MSF)

PENGEMBANGAN SISTEM DAN KOMPONENNYA

1/11/17

Kerangka Kerja Manajemen Proyek

20

PENGEMBANGAN SISTEM DAN KOMPONENNYA

1/11/17

Stakeholder Proyek
21

Stakeholder adalah individu atau organisasi yang

aktif terlibat dalam proyek, atau siapa saja yang
bisa dipengaruhi oleh hasil penyelesaian proyek
atau eksekusi proyek
Stakeholder meliputi:

Manajer Proyek
Pelanggan/pengguna
Organisasi Pelaksana
Anggota tim proyek
Tim manajemen proyek
Sponsor
Influencer (orang-orang yang berpengaruh)
Kantor manajemen proyek

PENGEMBANGAN SISTEM DAN KOMPONENNYA

1/11/17

9 Area Pengetahuan (9 Knowledge Area)

22

Knowledge areas describe the key

competencies that project managers
must develop

4 core knowledge areas lead to specific

project objectives (scope, time, cost, and
quality)
4 facilitating knowledge areas are the
means through which the project objectives
are achieved (human resources,
communication, risk, and procurement
management)
1 knowledge area (project integration
PENGEMBANGAN
SISTEM DAN KOMPONENNYA
1/11/17
management)
affects and is affected
by all

Teknik dan sarana manajemen proyek

23

Teknik dan sarana manajemen

proyek membantu manajer proyek
dan timnya dalam berbagai aspek
manajemen proyek
Beberapa contoh yang spesifik
seperti

Project Charter dan template WBS (scope)

Gantt chart, network diagram, critical path
analysis, PERT (time)
Cost estimates dan earned value
PENGEMBANGAN SISTEM DAN KOMPONENNYA
1/11/17
management/analisis performance proyek

Tahapan Manajemen Proyek

24

Proses inisialisasi (Initiating process)

Proses perencanaan (Planning process)
Proses eksekusi (Executing process)
Proses pengawasan dan pengontrolan
(Monitoring and controlling process)
Proses penutupan (Closing process)

PENGEMBANGAN SISTEM DAN KOMPONENNYA

1/11/17

25

Interaksi Antar Kelompok

Proses

PENGEMBANGAN SISTEM DAN KOMPONENNYA

1/11/17

Overlapping kelompok proses

26

PENGEMBANGAN SISTEM DAN KOMPONENNYA

1/11/17

Hubungan antara kelompok proses dengan

area pengetahuan
27

PENGEMBANGAN SISTEM DAN KOMPONENNYA

1/11/17

28

Proses Inisiasi (Project

Initiation)

Memberikan gambaran global suatu

proyek
Tujuan:

Menunjuk atau menetapkan manajer proyek

Menentukan tujuan proyek secara rinci
Mengidentifikasi stakeholder
Menentukan kriteria keberhasilan proyek
Menentukan ruang lingkup, jadwal, kebutuhan
sumber daya, asumsi, dan batasan proyek

Output berupa project charter

PENGEMBANGAN SISTEM DAN KOMPONENNYA

1/11/17

Proses Perencanaan (Project Planning)

29

Deskripsi detail dari definisi proyek yang sudah

dibuat pada proses inisiasi
Tujuan:

Mendefinisikan ruang lingkup proyek

Membuat detail jadwal pelaksanaan proyek

Menentukan dana yang dibutuhkan proyek

Menentukan prosedur dan mekanisme pengontrolan proyek

Menentukan peran, kualisfikasi, tanggung jawab serta jumlah

personil untuk pelaksanaan proyek

Mengidentifikasi resiko dan tindakan penanggulangannya

Membuat perencanaan komunikasi selama pelaksanaan proyek

Menentukakan dan menyetujui baseline yang akan menjadi

acuan proyek

PENGEMBANGAN SISTEM DAN KOMPONENNYA

1/11/17

Proses Eksekusi/Pelaksanaan (Project

Execution)
30

Tindak lanjut dari proses perencanaan

yang sudah didokumetasikan
Tujuan:

Merealisasikan perencanaan proyek

Mengkoordinasikan kinerja tim proyek dan
juga mengoptimalkan sumber daya yang
ada
Merealisasikan perubahan perencanaan
proyek

PENGEMBANGAN SISTEM DAN KOMPONENNYA

1/11/17

Proses Pengontrolan (Project Controlling)

31

Mengontrol setiap langkah pelaksanaan

proyek apakah sudah sesuai dengan
yang telah ditentukan
Tujuan:

Memastikan pencapaian tujuan proyek

sesuai dengan target yang telah ditentukan
Mengontrol pelaksanaan proyek agar
sesuai dengan estimasi dan rencana awal

PENGEMBANGAN SISTEM DAN KOMPONENNYA

1/11/17

Proses Penutupan (Project Closure)

32

Memberikan laporan hasil yang diperoleh

dari aktivitas-aktivitas proyek yang
sudah dilaksanakan
Tujuan:

Mengakhiri proyek dengan semua yang

terlibat secara formal
Mengakhiri penugasan anggota tim proyek

PENGEMBANGAN SISTEM DAN KOMPONENNYA

1/11/17

15 Pekerjaan pada Manajemen Proyek

33

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.

Menentukan lingkup proyek

Mendifinisikan stakeholder, pengambil keputusan, dan prosedur
pengembangan
Membangun daftar detail pekerjaan (Work Breakdown
Structures WBS)
Mengestimasi kebutuhan waktu
Membangun inisialisasi bagan alir manajemen proyek
Mengidentifikasi kebutuhan sumberdaya dan anggaran
Mengevaluasi kebutuhan proyek
Mengidentifikasi dan mengevaluasi resiko
Menyiapkan rencana kontigensi
Mengidentifikasi ketergantungan
Mengidentifikasi dan menelusuri milestones yang critical
Berpartisipasi dalam review tahapan proyek
Mengamankan sumberdaya yang dibutuhkan
Mengelola proses pengontrolan perubahan
Melaporkan status proyek

PENGEMBANGAN SISTEM DAN KOMPONENNYA

1/11/17

Skill Manajer Proyek yang Diusulkan

34

Ketrampilan manajemen umum: planning, organizing,

staffing, executing, controlling the project

Ketrampilan interpersonal: mengatur atau mengelola

hubungan antar personal, termasuk:

Komunikasi yang efektif: tukar-menukar informasi

Berpengaruh di organisasi: berkemampuan untuk
menyelesaikan segala sesuatu
Kepemimpinan: pengembangan visi, strategi dan memotivasi
orang-orang untuk mencapai visi dan strategis tersebut
Motivator: memberi energi kepada orang-orang agar
kinerjanya mencapai tingkat tertinggi dan mengatasi berbagai
penghalang untuk berubah.
Manajemen negosiasi dan konflik: bermusyawarah dengan
yang lain untuk menyelesaikan masalah atau untuk mencapai
kesepakatan
Problem solving: sebuah kombinasi dari pendefinisian
masalah, pengidentifikasian dan analisis alternatif serta
pengambilan keputusan

PENGEMBANGAN SISTEM DAN KOMPONENNYA

1/11/17

Karakteristik Utama dari Manajer Proyek

yang Efektif dan yang Tidak Efektif
35

MP yang Efektif

MP yang Tidak Efektif

Kepemimpinan berdasar
contoh
Visionary
Secara teknis trampil
Bisa memutuskan pada saat
yang tepat
Baik dalam berkomunikasi
Motivator yang ulung
Berani menghadapi
manajemen yang lebih tinggi
ketika diperlukan
Mendukung anggota tim
Mendorong idea baru

Mengambil contoh yang salah

Tidak yakin dengan dirinya
sendiri
Kurang keahlian teknis
Jelek dalam berkomunikasi
Tidak mampu memotivasi

PENGEMBANGAN SISTEM DAN KOMPONENNYA

1/11/17

Latihan
36

Kelompokkan kegiatan-kegiatan berikut ini sesuai dengan

masing-masing tahapan proyek
1.

Penutupan proyek

7.

Memonitor dan mengontrol

pekerjaan proyek

2.

Mengidentifikasi resiko

3.

Mengidentifikasi
stakeholder

8.

Mendefinisikan kualitas proyek

9.

Mengontrol jadwal

4.

Kontrol ruang lingkup

10.

Pembuatan project charter

5.

Mendistribusikan informasi

11.

6.

Memperkirakan durasi
aktivitas

Pembuatan dokumen project

management plan

12.

Mengarahkan dan mengatur

pelaksanaan proyek

Inisiasi

Perencana
an

Eksekusi

PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

Monitoring Penutupan
1/11/17