PERENCANAAN PROYEK

1
 Pendahuluan
Hal penting dalam manajemen proyek adalah
Ketepatan memilih bentuk organisasi (tim)
Memilih manajer proyek yang tepat
Aktifitas integrasi dan koordinasi yang baik

Diluar hal tsb diperlukan :

Apa yang akan dikerjakan?  Planning
Bagaimana pengendaliannya?  Control

2
 Perlunya Perencanaan
Menghilangkan atau mengurangi ketidakpastian

Memperbaiki efisiensi operasi

Mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang

tujuan proyek

Memberikan dasar bagi pekerjaan monitoring dan

pengendalian

3
 Lingkup pekerjaan
Perencanaan dan pengendalian :
Sebelum proyek dimulai
Selama proyek berlangsung
Koreksi pada saat terjadi perbedaan antara rencana dan
pelaksanaan

Ditujukan untuk mengurangi ketidakpastian

tentang apa yang akan dihasilkan dari pengerjaan
proyek

4
 Tahap Perencanaan Proyek
Aktifitas ini dikerjakan setelah proyek ditanda tangani
1. Menentukan tujuan proyek dan kebutuhannva.
Dalam hal ini perlu ditentukan hasil akhir proyek, waktu,
biava dan performansi yang ditargetkan.

2. Menguraikan pekerjaan‐pekerjaan apa saja yang

diperlukan
untuk mencapai tujuan proyek.

3. Merancang Organisasi proyek

untuk menentukan departemen‐departemen yang ada,
subkontraktor yang diperlukan dan manajer manajer yang
bertanggungjawab terhadap aktivitas pekerjaan yang ada.

5
 4. Membuat Jadwal untuk setiap aktivitas
pekerjaan
memperlihatkan waktu tiap aktivitas, batas selesai dan
milestone.

5. Mempersiapkan rencana anggaran dan

sumberdaya yang dibutuhkan.
Rencana ini akan memberikan informasi mengenai jumlah
sumberdaya dan waktu untuk setiap aktivitas pekerjaan.

 Membuat Estimasi waktu, biaya dan performansi

penyelesaian proyek.

6
 Permasalahan dalam Perencanaan
Area permasalahan yang biasanya muncul antara lain :

 Tujuan dan sasaran proyek tidak bisa disetujui oleh semua

pihak

 Tujuan proyek terlalu kaku sehingga kurang bisa

mengakomodasi perubahan

 Tidak cukup untuk menentukan tujuan secara baik

 Tujuan tidak cukup terkuantifikasi atau terukur

7
 Rencana Induk Proyek
Tujuan pembuatan rencana adalah :
 untuk memberikan petunjuk kepada manajer dan tim
proyek selama siklus hidup proyek;
 untuk memberitahukan mengenai sumberdaya apa yang
diperlukan, kapan dan berapa besar biaya yang
dikeluarkan, dan
 memungkinkan mereka mengukur kemajuan yang telah
dibuat dan keterlambatan yang terjadi, selanjutnya
 Apa yang perlu dilakukan untuk mengejar
ketertinggalan itu.

8
 Isi Rencana Proyek (RIP)
Terdapat kemiripan dengan proposal proyek, harus
lebih detail dan luas, ditujukan untuk kepentingan
anggota tim proyek (internal).
Deskripsi proyek
Manajemen dan Organisasi
Bagian teknis
Alat‐alat perencanaan

9
 Deskripsi Proyek
Deskripsi singkat mengenai asal ‐usul dan latar
belakang lahirnya proyek. Termasuk disini
penjelasan singkat tentang proyek, tujuan,
kebutuhan, kendala, masalah yang ada (dan
bagaimana akan diatasi), jadwal induk yang
memperlihatkan kejadian dan milestone yang ada.

10
 Manajemen dan Organisasi
Ringkasan mengenai organisasi dan personel yang
dibutuhkan. Isinya meliputi :
1.Manajemen proyek dan organisasi.
Detail mengenai bagaimana proyek akan dikelola dan
identifikasi mengenai personel kunci dan hubungan
kewenangan yang ada.

2.Kebutuhan orang.
Estimasi kebutuhan orang berikut ketrampilan, kepakaran
dan cara penempatan serta rekruitingnya.

3.Training dan pengembangan.

Ringkasan mengenai pengembangan eksekutif dan training
personel yang perlu diberikan untuk mendukung proyek.

11
 Bagian Teknis
Ringkasan mengenai aktivitas utama proyek, waktu dan biaya.
Termasuk dalam bagian ini adalah:

1.Rincian pekerjaan (statement of work).

Pekerjaan yang ada diuraikan.
2.Jadwal proyek.
Jadwal proyek berhubungan dengan kejadian, termasuk
Milestone, jaringan kerja proyek, diagram CPM/ PERT.
3.Anggaran dan dukungan keuangan.
Estimasi mengenai pengeluaran, kapan waktunya, untuk biaya
tenaga kerja, bahan dan fasilitas.
4.Testing.
Daftar semua yang perlu diuji, termasuk prosedur, waktu dan
orang yang bertanggungjawab.
5.Dokumentasi.
Dokumen‐dokumen yang akan dihasilkan dan bagaimana dokumen
ini akan diorganisasikan dan disimpan.
12
 6. Implementasi.
Bahasan dan petunjuk mengenai bagaimana pelanggan
menjalankan hasil proyek.
7. Rencana peninjauan pekerjaan.
Prosedur mengenai peninjauan pekerjaan secara
periodik, catatan apa yang perlu ditinjau, kapan, oleh
siapa dan menurut standar apa.
8. Justifikasi ekonomi.
Ringkasan alternatif yang mungkin dalam mencapai
tujuan proyek memperlihatkan tradeoff antara biaya
dan jadwal.

13
 Alat‐alat Perencanaan
 Banyak metoda yang digunakan dalam perencanaan
antara lain:
 Work breakdown structure (WBS) ‐ untuk menentukan
pekerjaan pekerjaan yang ada dalam proyek.
 Matriks tanggungjawab ‐ untuk menentukan organisasi
proyek, orang‐orang kunci dan tanggungjawabnya.
 Gantt charts ‐ digunakan untuk menunjukkan jadwal
induk
proyek, dan jadwal pekerjaan secara detail.
 Jaringan kerja (network) ‐ untuk memperlihatkan urutan
pekerjaan, kapan dimuiai, kapan selesai, kapan proyek
secara keseluruhan selesai.

14
 Estimasi
Pilihan dalam estimasi :
Menunda estimasi sampai akhir proyek
Mendasarkan pada proyek yg mirip
Menggunakan teknik dekomposisi
Model empiris

15
 Pendefinisian Pekerjaan
Utk proyek dalam skala besar diperlukan metode
untuk menentukan elemen‐elemen proyek dalam
bagian yang lebih detail.
Dapat diketahui keterkaitan antar aktifitas,
urutan waktu dan personilnya.
Work Breakdown Structure (WBS)

16
 WBS (Work Breakdown Structure)
WBS : Pemecahan pekerjaan besar menjadi elemen
pekerjaan yang lebih kecil

Manfaat dari WBS :

Dalam tahap analisis WBS dapat digunakan untuk
memastikan akurasi dan kelengkapan dari semua
personil proyek
Dijadikan sebagai dasar penganggaran dan
penjadwalan
Sebagai alat kontrol pelaksanaan proyek

17
 Tidak ada pedoman baku dalam WBS
Dikatakan memadai selama
Pekerjaan sudah cukup mudah dilaksanakan
Dapat ditentukan waktu penyelesaiannya
Bisa diukur kemajuannya
Sumberdaya dan biaya yang diperlukan dapat dihitung

Tingkat pemecahan adalah sbb:

Tingkat Deskripsi
1 Proyek
2 Tugas
3 Sub-Tugas
4 Paket Pekerjaan
18
 WBS untuk pembuatan rumah

19
20
 Organizational Breakdown
Structure (OBS)
 OBS adalah proses hierarkis yang melukiskan
bagaimana perusahaan dikelola sebagai suatu
organisasi untuk menentukan tanggung jawab
kerja.
 Tujuan OBS adalah:
 Menyediakan suatu kerangka untuk meringkas kerja unit
organisasi,
 Mengidentifikasi unit organisasi yang bertanggung jawab
untuk paket kerja,
 dan mengikat unit organisasi kepada akun pengendalian
biaya.

21
 Integrasi WBS dengan
organisasi proyek

B C D G
E F H

22
23
 Responsibility Assignment
Matriks (RAM)
RAM merupakan matrik yang menggambarkan
hubungan antara WBS dan OBS.
Dalam RAM setiap unit organisasi dalam OBS
ditugaskan kepada tiap aktivitas yang terdapat
dalam WBS.

24
 RAM  Matriks Tanggungjawab
Pekerjaan Adi (MP) Budi Dedi Edi (QA)
(controller) (acc)
A R,A R A
B S A N A
C R N R
D A N A
E S R,A N

Keterangan :
R = Responsible
S = Support
A = Approve
N = Notice
25