3.

Proses Manajemen Proyek

Manajemen proyek adalah penerapan pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik untuk
kegiatan proyek untuk memenuhi persyaratan proyek. Aplikasi pengetahuan ini
membutuhkan manajemen yang efektif dari proses manajemen proyek. Suatu proses adalah
serangkaian tindakan dan kegiatan yang saling terkait yang dilakukan untuk membuat
produk, layanan, atau hasil yang ditentukan sebelumnya.
Agar proyek berhasil, tim proyek harus:

 Pilih proses yang sesuai yang diperlukan untuk memenuhi tujuan proyek;
 Gunakan pendekatan yang ditentukan yang dapat diadaptasi untuk memenuhi
persyaratan;
 Membangun dan memelihara komunikasi dan keterlibatan yang tepat dengan para
pemangku kepentingan;
 Mematuhi persyaratan untuk memenuhi kebutuhan dan harapan pemangku
kepentingan;
 Seimbangkan hambatan ruang lingkup, jadwal, anggaran, kualitas, sumber daya, dan
risiko untuk menghasilkan produk, layanan, atau hasil yang ditentukan.
Proses proyek dilakukan oleh tim proyek dengan interaksi pemangku kepentingan dan
umumnya masuk dalam salah satu dari dua kategori utama:
A. Proses Manajemen proyek, Proses-proses ini memastikan aliran proyek yang efektif
sepanjang siklus hidupnya.
B. Proses yang berorientasi pada produk, Proses ini menentukan dan membuat produk
proyek.
Manajer Proyek, bekerja sama dengan tim proyek, selalu bertanggung jawab untuk
menentukan proses mana yang sesuai, dan tingkat kekakuan yang sesuai untuk setiap
proses. Interaksi proses ini sering kali memerlukan pengorbanan di antara persyaratan dan
tujuan proyek, dan pengorbanan kinerja spesifik akan bervariasi dari proyek ke proyek dan
organisasi ke organisasi. Proses Manajemen Proyek dikelompokkan ke dalam lima kategori
yang dikenal sebagai Grup Proses Manajemen Proyek (atau Grup Proses):
• Memulai Grup Proses
• Kelompok Proses Perencanaan
• Kelompok Proses Pelaksana
• Kelompok Proses Pemantauan dan Pengendalian
• Kelompok Proses Penutupan
3.1 Interaksi Proses Manajemen Proyek Umum
Sifat integratif manajemen proyek membutuhkan Kelompok Proses Pemantauan dan
Pengendalian untuk berinteraksi dengan Kelompok Proses lainnya. Proses pemantauan dan
pengendalian terjadi pada saat yang sama dengan proses yang terdapat dalam Grup Proses
lainnya. Grup Proses Manajemen Proyek dihubungkan oleh output yang dihasilkan. Hasil
kerja di tingkat sub proyek atau proyek dapat disebut hasil tambahan. Kelompok Proses
Perencanaan memberikan Kelompok Proses Eksekusi dengan rencana manajemen proyek
dan dokumen proyek.

Contoh interaksi ini (Figure 3-2) adalah keluar dari fase desain, yang membutuhkan
penerimaan sponsor dari dokumen desain. Setelah tersedia, dokumen desain memberikan
deskripsi produk untuk Kelompok Proses Perencanaan dan Eksekusi dalam satu atau lebih
banyak fase selanjutnya. Dalam proyek multifase, proses diulang dalam setiap fase sampai
kriteria untuk penyelesaian fase telah dipenuhi.
3.2 Grup Proses Manajemen Proyek
Bagian berikut mengidentifikasi dan menjelaskan lima Grup Proses Manajemen
Proyek yang diperlukan untuk setiap proyek. Kelima Grup Proses ini memiliki
ketergantungan yang jelas dan biasanya dilakukan di setiap proyek dan sangat berinteraksi
satu sama lain. Proses manajemen proyek dihubungkan oleh input dan output spesifik di
mana hasil atau hasil dari satu proses menjadi input untuk proses lain tetapi tidak harus
dalam Kelompok Proses yang sama. Diagram alur proses (Figure v3-3) memberikan
ringkasan keseluruhan dari aliran dasar dan interaksi antara Kelompok Proses dan
pemangku kepentingan tertentu.

3.3 Memulai Grup Proses

Dalam Proses Memulai, ruang lingkup awal didefinisikan dan sumber daya keuangan
awal berkomitmen. Tujuan utama dari Kelompok Proses ini adalah untuk menyelaraskan
harapan para pemangku
kepentingan dengan
tujuan proyek, memberi
mereka visibilitas tentang
ruang lingkup dan tujuan,
menunjukkan bagaimana
 partisipasi mereka dalam proyek dan fase yang terkait dapat memastikan bahwa
harapan mereka tercapai.
Dalam proyek-proyek semacam itu, proses-proses Inisiasi dilakukan selama fase-fase
berikutnya untuk memvalidasi keputusan-keputusan yang dibuat selama Menyusun Piagam
Proyek asli dan mengidentifikasi proses-proses Stakeholder. Kriteria keberhasilan
diverifikasi, dan pengaruh, pendorong dan tujuan pemangku kepentingan proyek ditinjau.
Keputusan kemudian dibuat, apakah proyek harus dilanjutkan, ditunda, atau dihentikan.
3.4 Grup Proses Perencanaan
Group Proses Perencanaan terdiri dari proses-proses yang dilakukan untuk menetapkan
ruang lingkup total upaya, menentukan dan memperbaiki tujuan, dan mengembangkan
tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Manfaatnya adalah untuk
menggambarkan strategi dan taktik serta tindakan atau jalur untuk berhasil menyelesaikan
proyek. Rencana manajemen proyek dan dokumen proyek yang dikembangkan sebagai hasil
dari Group Proses Perencanaan akan mengeksplorasi semua aspek dari ruang lingkup,
waktu, biaya, kualitas, komunikasi, sumber daya manusia, risiko, pengadaan, dan
keterlibatan pemangku kepentingan.
3.5 Group Proses Pelaksana
Group Proses Pelaksana terdiri dari proses-proses yang dilakukan untuk menyelesaikan
pekerjaan yang didefinisikan dalam rencana manajemen proyek untuk memenuhi spesifikasi
proyek. Selama pelaksanaan proyek, hasil mungkin memerlukan pembaruan perencanaan.
Hasil analisis dapat memicu permintaan perubahan yang, jika disetujui, dapat memodifikasi
rencana manajemen proyek atau dokumen proyek lainnya.
3.6 Group Proses Pemantauan dan Pengendalian
Group Proses Pemantauan dan Pengendalian terdiri dari proses-proses yang diperlukan
untuk melacak, meninjau, dan mengatur kemajuan dan kinerja proyek, mengidentifikasi
bidang-bidang di mana perubahan terhadap rencana diperlukan dan memulai perubahan
yang sesuai. Kelompok Proses Pengawasan dan Pengendalian juga melibatkan:
• Mengontrol perubahan dan merekomendasikan tindakan korektif atau preventif untuk
mengantisipasi kemungkinan masalah,
• Memantau kegiatan proyek yang sedang berlangsung terhadap rencana manajemen
proyek dan baseline pengukuran kinerja proyek, dan
• Mempengaruhi faktor-faktor yang dapat menghindari kendali perubahan terintegrasi atau
manajemen konfigurasi sehingga hanya perubahan yang disetujui yang diterapkan.
Kelompok Proses Pengawasan dan Pengendalian tidak hanya memantau dan mengontrol
pekerjaan yang dilakukan dalam Kelompok Proses, tetapi juga memantau dan
mengendalikan seluruh upaya proyek. Dalam proyek multifase, Kelompok Proses
Pengawasan dan Pengendalian mengoordinasikan fase-fase proyek untuk
mengimplementasikan tindakan korektif atau preventif untuk membawa proyek agar sesuai
dengan rencana manajemen proyek.
3.7 Kelompok Proses Penutupan
Kelompok Proses Penutupan terdiri dari proses-proses yang dilakukan untuk menyimpulkan
semua kegiatan di semua Grup Manajemen Proyek untuk secara resmi menyelesaikan
proyek, fase, atau kewajiban kotraktual. Kelompok Proses ini juga secara formal
menetapkan penutupan dini proyek. Proyek yang ditutup sebelum waktunya dapat
mencakup, misalnya: proyek yang dibatalkan, proyek yang dibatalkan, dan proyek yang
mengalami situasi kritis. Pada penutupan proyek atau fase, berikut ini dapat terjadi:
• Mendapatkan penerimaan oleh pelanggan atau sponsor untuk secara resmi menutup
proyek atau fase,
• Melakukan tinjauan pasca proyek atau tahap akhir,
• Catat dampak penyesuaian terhadap proses apa pun,
• Mendokumentasikan pelajaran yang didapat,
• Menerapkan pembaruan yang sesuai untuk aset proses organisasi,
• Arsipkan semua dokumen proyek yang relevan dalam Sistem Informasi Manajemen Proyek
(PMIS) untuk digunakan sebagai data historis,
• Tutup semua kegiatan pengadaan untuk memastikan penghentian semua perjanjian yang
relevan, dan
• Lakukan penilaian anggota tim dan lepaskan sumber daya proyek.

3.8 Informasi Proyek

Sepanjang siklus hidup proyek, sejumlah besar data dan informasi dikumpulkan, dianalisis,
diubah, dan didistribusikan dalam berbagai format kepada anggota tim proyek dan
pemangku kepentingan lainnya. Data proyek dikumpulkan sebagai hasil dari berbagai proses
Eksekusi dan dibagikan dalam tim proyek. Data yang dikumpulkan dianalisis dalam konteks,
dan dikumpulkan dan diubah menjadi informasi proyek selama berbagai proses
Pengendalian. Pedoman berikut membantu meminimalkan miskomunikasi dan membantu
tim proyek menggunakan terminologi yang sesuai:
• Data kinerja pekerjaan, Pengamatan mentah dan pengukuran diidentifikasi selama
kegiatan dilakukan untuk melaksanakan pekerjaan proyek.
• Informasi kinerja pekerjaan, Data kinerja dikumpulkan dari berbagai proses pengendalian,
dianalisis dalam konteks dan terintegrasi berdasarkan hubungan antar wilayah.
• Laporan kinerja kerja, Representasi fisik atau elektronik dari informasi kinerja kerja yang
disusun dalam dokumen proyek, dimaksudkan untuk menghasilkan keputusan atau
mengangkat masalah, tindakan, atau kesadaran.
3.9 Peran Bidang Pengetahuan
Area Pengetahuan adalah: Manajemen Integrasi Proyek, Manajemen Lingkup Proyek,
Manajemen Waktu Proyek, Manajemen Kualitas Proyek, Manajemen Sumber Daya Manusia
Proyek, Manajemen Komunikasi Proyek, Manajemen Risiko Proyek, Manajemen Pengadaan
Proyek dan Manajemen Stakeholder Proyek.
47 proses manajemen proyek yang diidentifikasi dalam PMBOK ® Panduan selanjutnya
dikelompokkan menjadi sepuluh Bidang Pengetahuan terpisah. Area Pengetahuan mewakili
serangkaian konsep, istilah, dan aktivitas lengkap yang membentuk bidang profesional,
bidang manajemen proyek, atau bidang spesialisasi. Sepuluh Bidang Pengetahuan ini paling
sering digunakan di sebagian besar proyek. Tim proyek harus memanfaatkan kesepuluh
Area Pengetahuan ini dan Area Pengetahuan lainnya, jika sesuai, untuk proyek spesifik
mereka. Diagram alir data adalah penggambaran level ringkasan dari input proses dan
output proses yang mengalir melalui semua proses dalam Area Pengetahuan tertentu (lihat
Gambar 3-6 untuk legenda diagram aliran data)