Pertemuan III

Manajemen Integrasi Proyek

 Manajemen Integrasi Proyek

Kumpulan aktivitas dan proses yang diperlukan

untuk mengidentifikasi, mendefinisi,
mengombinasi, menyatukan dan mengoordinasi
berbagai proses dan aktivitas manajemen
proyek dalam suatu proses yang
berkesinambungan di dalam group Proses
Manajemen Proyek.
1. Manajemen Integrasi Proyek adalah tiang penyangga yang
mempengaruhi & dipengaruhi oleh seluruh knowledge area
dalam manajemen proyek.
2. Manajemen Integrasi Proyek melibatkan koordinasi seluruh
knowledge area dalam project life cycle.
3. Salah satu kompetensi yang harus dimiliki oleh manajer
proyek sebagai kunci koordinasi SDM, rencana dan
pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan selama proyek
berlangsung serta pintu komunikasi antara proyek dengan
top manajemen.
Menurut kalian kenapa diperlukan
“Manajemen Integrasi” di dalam
perencanaan proyek?
 Proses utama dalam manajemen integrasi
proyek

1. Pengembangan Perencanaan Proyek : mengambil hasil

dari proses perencanaan lain dan menempatkan
mereka kedalam konsisten, dokumen yang
berhubungan / koheren rencana proyek.
2. Pelaksanaan perencanaan proyek : melaksanakan
rencana proyek
3. Kontrol perubahan yang terintegrasi: koordinasi
perubahan di seluruh proyek
 Kunci keberhasilan Manajemen Integrasi
Proyek

1. Manajer Proyek harus mengkoordinasikan semua

bidang pengetahuan lain sepanjang sebuah siklus
hidup proyek.
2. Banyak manajer proyek baru mengalami kesulitan
melihat "gambaran besar“ dan ingin fokus pada terlalu
banyak detail.
3. Manajemen integrasi proyek tidak sama seperti
integrasi perangkatl unak.
 Pengembangan perencanaan proyek

1. Sebuah rencana proyek adalah dokumen yang

digunakan untuk mengkoordinasikan semua dokumen
perencanaan proyek
2. Tujuan utamanya adalah untuk memandu pelaksanaan
proyek
3. Rencana proyek membantu manajer proyek dalam
memimpin tim proyek dan menilai status proyek
4. Kinerja proyek harus diukur terhadap rencana proyek
awal
Input, Tools &
Techniques, Outputs
(ITTO) – Project
Integration
Management
Manajemen Integrasi Proyek terdiri dari:
1. Develop Project Charter: proses pembuatan dokumen
yang secara formal menyatakan bahwa project berjalan
dan memberikan wewenang kepada Project Manager
untuk menjalankan proyek. Dokumen project charter
berisi informasi penting yang mencakup penjelasan
ringkas dari sebuah proyek yang akan dijalankan.

2. Develop Project Management Plan: proses

mendefinisikan, menyiapkan dan mengoordinasikan, dan
mengintegrasikan rencana proyek ke dalam rencana
manajemen proyek (Project Management Plan).
3. Direct and manage Project Work: proses memimpin
(leading) dan menjalankan (performing) seluruh rencana
yang sudah dibuat di dalam project management plan
dan melaksanakan perubahan yang diperlukan untuk
mencapai tujuan proyek.

4. Monitor and Control Project Work: proses pelacakan

(tracking), meninjau (reviewing), dan pelaporan
(reporting) kemajuan proyek terhadap kinerja yang
ditetapkan dalam rencana manajemen proyek.
5. Perform Integrated Change Control: proses review
semua Change Request*, menyetujui Change
Request, dan mengelola Change Request terhadap
rencana manajemen proyek.

6. Close Project or Phase: proses finalisasi semua

aktivitas proyek untuk mendapatkan formal
acceptance* bahwa proyek telah selesai.

* Jelaskan apa yang dimaksud dengan Change Request

& formal acceptance
 Proses Manajemen Proyek
1. Mengarahkan dan memanajemen eksekusi proyek:
menjalankan rencana manajemen proyek dgn
melaksanakan aktivitas-aktivitas yg tercakup di
dalamnya
2. Memonitor dan mengendalikan pekerjaan proyek:
memantau pekerjaan proyek utk menjaga kinerjanya
tetap pd tujuan proyek
3. Melaksanakan kendali perubahan terintegrasi:
mengkoordinir perubahan yg mempengaruhi hasil-hasil
proyek dan aset-aset proses organisasional
4. Menutup proyek: mengakhiri semua aktivitas proyek
untuk scr formal menutup proyek
 Mengidentifikasi proyek
potensial
1. Beberapa organisasi mengikuti proses perencanaan untuk
memilih atau menyeleksi proyek-proyek IT
2. Sangat penting untuk menyelaraskan proyek IT dengan
strategi bisnis
3. Penelitian menunjukkan bahwa:
– Dukungan terhadap tujuan bisnis yang nyata
merupakan alasan utama yang dipakai untuk
investasi dalam proyek IT
– Perusahaan dengan operasi IT terkonsolidasi
mempunyai biaya operasional per user end 24%
lebih rendah
– Penggunaan IT yang standar menurunkan biaya
pengembangan aplikasi (41% per user)
Proses Perencanaan Teknologi
Informasi
Tingkatan
Perencanaan
IT

Strategi IT menuju misi

Rencana dan visi organisasi.
Strategis Identifikasi area bisnis
IT pokok

Dokumentasi proses
Analisis area
bisnis pokok yg dpt
bisnis
diperoleh dr IT
Mendefinisikan proyek-
proyek potensial.
Rencana
Mendefinisikan lingkup
proyek
proyek, kelebihan dan
kendalanya
Memilih proyek IT.
Alokasi Mengalokasikan
sumber daya sumber daya
 Metode Seleksi Proyek

1. Biasanya tidak tersedia cukup banyak waktu dan

sumberdaya untuk mengimplementasikan semua
proyek
2. Metode untuk seleksi proyek mencakup:
– Fokus pada kebutuhan organisasi secara
meluas
– Membuat kategori proyek-proyek IT
– Melakukan net present value atau analisis
finansial yang lain
– Menggunakan model penilaian dengan
pembobotan
– Menggunakan penilaian berimbang
 Fokus pada kebutuhan organisasi

1. Seringkali sangat sulit untuk menilai beberapa proyek

IT, namun biasanya semua orang menyetujui bahwa
proyek tsb memiliki nilai yang tinggi
2. Tiga kriteria penting untuk sebuah proyek:
– Bahwa proyek tersebut memang dibutuhkan
– Bahwa ada dana tersedia untuk proyek
tersebut
– Bahwa ada keinginan kuat untuk membuat
proyek tersebut sukses
 Kategorisasi Proyek IT

1. Salah satu kategorisasi adalah bagaimana

proyek memberikan respon pada:
– Problem atau masalah
– Peluang
– Pengarahan (directive)
2. Kategorisasi yang lain berdasar pada waktu yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek atau
tanggal penyelesaian proyek
3. Kategorisasi juga bisa berdasar prioritas proyek
secara keseluruhan

17
 Analisis Finansial Proyek

1. Pertimbangan finansial biasanya merupakan

aspek penting dalam proses seleksi proyek
2. Tiga metode untuk menentukan nilai finansial
proyek:
– Analisis NPV (Net Present Value)
– ROI (Return on Investment)
– Analisis payback

18
 Analisis Net Present Value

1000 rupiah sekarang lebih berharga dibandingkan

dengan 1000 rupiah lima tahun lagi
Analisis Net Present Value (NPV) adalah metode
untuk menghitung laba atau rugi secara moneter dari
sebuah proyek dengan tanpa memperhitungkan
cash inflows and outflows di masa mendatang
Proyek dengan NPV positif dapat dipertimbangkan
jika nilai finansial merupakan kriteria utama
Semakin tinggi NPV maka akan semakin baik

19
 Analisis Net Present Value
1. Present Value (PV)
– Nilai sekarang dari penerimaan (uang) yang akan
didapat pada tahun mendatang
2. Net Present Value (NPV)
– Selisih antara penerimaan dan pengeluaran per
tahun
3. Discount Rate
– Bilangan yang dipergunakan untuk mendiscount
penerimaan yang akan didapat pada tahun
mendatang menjadi nilai sekarang.
– Discount rate dapat dilihat dari tabel discount rate
yang telah ditentukan oleh tingkat suku bunga (i)
dan tahun (t)
 Analisis Net Present Value

Untuk menghitung discount rate :

Rumus :

d = discount rate
i = interest rate d=1/(1+i) t
t = tahun

Contoh: discount rate pada tahun ke-5 dengan

interest rate 10% = 0.621
 Analisis Net Present Value
Metode Nilai sekarang bersih :
Metode ini memperhatikan nilai waktu dari uang, menggunakan suku bunga
diskon yg akan mempengaruhi proceed atau arus dari uangnya.
Net Present Value dapat dihitung dari selisih nilai proyek pada awal tahun
dikurangi dengan total proceed tiap tiap tahun yg dinilai uangkan ke tahun awal
dengan tingkat bunga diskon.
Rumus :
NPV = - nilai proyek + Proceed1/ ( 1 + i )  1 + Proceed2 / ( 1 + i ) 2
+ …… Proceed n / ( 1+i )  2 .
Keterangan :
NPV = net present value
i = tingkat bunga diskonto diperhitungkan
n = umur proyek investasi
bila NPV bernilai lebih besar dari nol, berarti invest menguntungkan
dan dapat diterima.
Soal contoh :
Umur investasi adalah 4 tahun
nilai investasi adalah Rp 173.000.000,-
Proceed tahun ke 1 : Rp 55.800.000,-
Proceed tahun ke 2 : Rp 74.500.000,-
Proceed tahun ke 3 : Rp. 97.200.000,-
Proceed tahun ke 4 : Rp. 108.845.000 ,-
Hitunglah besarnya nilai NPV dengan tingkat bunga diskon yg diperhitung
Kan 18 % per annum. Besarnya NPV adalah :
NPV = -173.000.000 + 55.800.000 / ( 1 + 0,18)  1
+ 74.500.000/ (1+0,18) 2 + 97.200.000/
(1+0,18) 3
+ 108.450.000 / ( 1 + 0,18 )  4

= -173.000.000 + 215889098,6
= Rp 42889098,6
 ROI (Return on Investment)
1. ROI dihitung dengan mengurangi biaya proyek
dari keuntungan kemudian dibagi dengan biaya
ROI = (keuntungan – biaya proyek)/biaya
proyek
Semakin tinggi ROI maka proyek makin baik
2. Banyak organisasi menentukan ROI minimum
bagi proyek-proyek yg akan didanainya
3. IRR (Internal Rate of Return) dpt dihitung dgn
membuat NPV = nol

24
 Analisis Payback

1. Periode Payback adalah waktu yang dibutuhkan

untuk pengembalian modal (investasi) dalam
sebuah proyek
2. Payback terjadi jika kumulatif keuntungan atau
laba dan biaya adalah lebih besar daripad nol
3. Baynak organisasi menginginkan supaya proyek-
proyek IT mempunyai periode payback yg cukup
pendek

25
METODE PENGEMBALIAN INVESTASI ( Return on Investment)
Untuk mengukur prosentase manfaat yg dihasilkan oleh proyek
dibandingkan dengan biaya yg dikeluarkannya. ROI dari suatu proyek
investasi dapat dihitung dengan rumus :
ROI = Total manfaat – total biaya / total biaya.
Contoh :
manfaat tahun ke 1 = Rp 68.000.000,-
manfaat tahun ke 2 = Rp 88.000.000,-
manfaat tahun ke 3 = Rp 113.000.000,-
manfaat tahun ke 4 = Rp 125.500.000,-
____________________ +
Total manfaat = Rp 394.500.000,-
Sedangkan total biaya yang dikeluarkan adalah :
biaya tahun ke 0 = Rp 173.000.000,-
biaya tahun ke 1 = Rp 12.200.000,-
biaya tahun ke 2 = Rp 13.500.000,-
biaya tahun ke 3 = Rp 15.800.000,-
biaya tahun ke 4 = Rp 17.050.000,-
___________________ +
Total biaya Rp 231.550.000,-

ROI = (394.500.000 – 231.550.000 / 231.550.000) * 100 % =

70,373 %

Suatu proyek investasi yg mempunyai ROI lebih besar dari 0 adalah

proyek yg dapat diterima. ROI sebesar 70,373% = 0,70373 , maka
proyek diterima karena memberikan keuntungan sebesar 70,373 %
dari biaya investasi.
Contoh Grafik Periode Payback

28
 Model Weighted Scoring

1. Model weighted scoring adalah tools yang

menyediakan proses sistematis untuk memilih proyek
berdasar beberapa kriteria
2. Langkah-langkah dalam identifikasi:
– Identifikasi kriteris penting untuk proses seleksi
– Menentukan bobot (persentase) utk setiap kriteria
shg totalnya 100%
– Menentukan nilai (skor) untuk setiap kriteria utk
setiap proyek
– Mengalikan skor dgn bobot utk memperoleh bobot-
skor total
3. Semakin tinggi bobot-skor, maka proyek semakin baik 29
Contoh Model Weighted Scoring

30
 Implementasi Balanced Scorecard

1. Dibangun untuk membantu memilih dan

memanajemen proyek yg selaras dengan strategi
bisnis
2. Balanced Scorecard adalah metodologi yang
mengubah penggerak (drivers) organisasi seperti
layanan konsumen, inovasi, efisiensi operasional,
dan kinerja finansial menjadi besaran-besaran yang
terukur (defined metrics)
3. Akses www.balancedscorecard.org

31
 Project Charter

1. Project charter adalah dokumen yang secara

formal memperkenalkan eksistensi (keberadaan)
suatu proyek serta menentukan arah dan
manajemen proyek
2. Para stakeholder kunci harus menandatangani
project charter sehingga mengetahui perjanjian
terkait kebutuhan dan tujuan proyek
3. Project charter yang telah ditandatangani
merupakan keluaran pokok manajemen integrasi
proyek
 Pernyataan Lingkup Awal

1. Pernyataan lingkup adalah dokumen yang

digunakan untuk membuat dan memastikan
pengertian lingkup proyek
2. Sangat penting untuk mencegah scope creep
yaitu suatu kecenderungan lingkup proyek yg
semakin membesar
3. Biasanya dibuat pernyataan lingkup awal selama
inisiasi proyek dan kemudian membuat detail
lingkupnya sejalan dengan perkembangan proyek
 Isi Pernyataan Lingkup Awal
1. Tujuan proyek
2. Karakteristik dan ketentuan produk atau jasa
3. Batasan proyek
4. Deliverables (hasil setiap tahap dlm proyek)
5. Kriteria produk yg diterima
6. Asumsi dan hal-hal yg menjadi rintangan proyek
7. Struktur organisasi proyek
8. Daftar resiko awal
9. Ringkasan jadwal proyek
10. Gambaran kasar besarnya estimasi biaya
11. Konfigurasi manajemen yg dikehendaki
12. Deskripsi persetujuan yg dikehendaki

34
 Rencana Manajemen Proyek

1. Rencana manajemen proyek adalah dokumen

yang digunakan untuk mengkoordinasi seluruh
dokumen perencanaan proyek dan untuk
membantu dalam memandu pelaksanaan dan
pengendalian proyek
2. Rencana-rencana yang dibuat dalam knowledge
area yg lain merupakan bagian dari rencana
manajemen proyek secara keseluruhan
 Sifat-sifat Rencana Proyek
1. Proyek adalah unik sehingga rencananya juga
unik
2. Rencana proyek harus
– Dinamis
– Fleksibel
– Diperbaharui sejalan dgn perubahan yg terjadi
3. Rencana proyek akan memandu eksekusi proyek
karena akan membantu manajer proyek dalam
memimpin tim dan juga dalam hal mengetahui
status proyek
 Elemen-elemen Umum Rencana
Manajemen Proyek

1. Pendahuluan atau gambaran umum proyek

2. Deskripsi bagaimana proyek akan
diorganisasikan
3. Proses-proses manajemen dan teknis yang akan
digunakan
4. Pekerjaan yang akan dilakukan, jadwal, dan
informasi anggaran

37
 Analisis Stakeholder

Analisis stakeholder adalah dokumen penting mengenai

informasi tentang stakeholder (bahkan kadang
merupakan informasi yg sensitif), misalnya tentang:
– Nama dan organisasi stakeholder
– Peran stakeholder dalam proyek
– Fakta-fakta unik mengenai setiap stakeholder
– Tingkat pengaruh stakeholder pada proyek
– Ketertarikan stakeholder pada proyek
– Saran-saran untuk membina hubungan dengan
setiap stakeholder
 Contoh Analisis Stakeholder

Nama Stakeholder
Ahmed Susan Erik Mark David
Organisasi Internal Senior Tim Proyek Tim Proyek Vendor perangkat Manajer proyek
Management keras utk proyek
internal yg
lain

Peran dlm Sponsor proyek dan Ahli DNA Programmer senior Supplier utk bbrp Saingan dlm hal
proyek salah satu pendiri Sequencing instrument memperoleh
perusahaan perangkat sumber daya
keras dr
perusahaan

Fakta-fakta Pendiam, banyak Ph.D dlm Biologi, Sangat pandai, Pimpinan pendiri Pria yg baik, salah
unik kemauan, suka mudah programmer perusahaan, satu yg tertua
pada detail, fokus bekerja yg terbaik yg dia tahu dlm
pd bisnis, sama, mpy saya tahu, bahwa dia perusahaan,
lulusan Stanford (MBA) anak kecil mpy rasa bisa kaya mpy tiga
usia balita humor yg jika proyek anak yg sdg
aneh ini berhasil kuliah

39
 Contoh Analisis Stakeholder

Nama Stakeholder
Ahmed Susan Erik Mark David
Tingkat Sangat tinggi Sangat tinggi Tinggi Sangat tinggi Rendah hingga
ketertarikan pd medium
proyek
Tingkat pengaruh Sangat tinggi; dpt Ahli dlm hal yg Tinggi; sangat Rendah; banyak Rendah hingga
pd proyek membatalkan proyek sangat penting sulit mencari vendor lain yg medium
dlm proyek; penggantinya bisa dipakai
sangat
berpengaruh pd
kesuksesan proyek

Saran utk Sll beri informasi, Pastikan dia Buat dia senang Beri cukup Dia tahu
membina biarkan dia memimpin melihat shg tetap mau waktu utk proyeknya adl
hubungan pembicaraan, kerjakan spesifikasinya dan bekerja dlm mengirim saingan dari
sesuai apa katanya dan pastikan dia yang proyek; pastikan perangkat keras proyek ini,
cepat memimpin tes; dia ada banyak namun saya bisa
bisa mengerjakan makanan belajar banyak
tugasnya dari Meksiko dari dia
rumah

40
 Eksekusi Proyek

1. Eksekusi proyek mencakup pengaturan dan

pelaksanaan pekerjaan yang telah dideskripsikan
dalam rencana manajemen proyek
2. Sebagian besar waktu dan biaya biasanya
digunakan dalam proses ini
3. Wilayah penerapan (aplikasi) proyek
berpengaruh secara langsung pada pelaksanaan
proyek karen produk proyek dihasilkan selama
pelaksanaan proyek
 Koordinasi Perencanaan dan
Pelaksanaan
1. Perencanaan dan pelaksanaan proyek
merupakan dua hal yang sangat berkaitan dan
tidak dapat dipisahkan
2. Pihak-pihak yang akan mengerjakan pekerjaan
harus membantu membuat rencana
3. Manajer proyek harus memperoleh input dari tim
proyek utk dapat membuat rencana yang realistis

42
 Kepemimpinan dan Budaya yang
Mendukung
1. Manajer proyek harus memimpin dengan contoh
yang memperlihatkan bagaimana pentingnya
membuat rencana yg baik kemudia
melaksanakan pekerjaan sesuai rencana tersebut
2. Budaya organisasi dapat membantu pelaksanaan
proyek dengan cara:
– Menyediakan panduan
– Tracking kinerja berdasarkan rencana
3. Manajer proyek mungkin harus “melanggar
aturan” untuk mencapai tujuan, manajer senior
harus mendukung jika memang hal ini terpaksa
dilakukan
Skills Penting untuk Pelaksanaan
Proyek
1. Skills manajemen secara umum seperti :
– Kepemimpinan
– Komunikasi
– Skills politis
2. Pengetahuan dan skills dalam hal produk, bisnis,
dan wilayah aplikasi
3. Menggunakan tools dan teknik khusus

44
 Tools dan Teknik Pelaksanaan
Proyek
1. Metodologi manajemen proyek. Para manajer
proyek yg telah berpengalaman percaya bahwa
cara yg paling efektif untuk memperbaiki
manajemen proyek adalah dengan mengikuti
metodologi yg menggambarkan apa yg harus
dilakukan dalam menjalankan proyek dan
bagaimana cara melakukannya
2. Sistem informasi manajemen proyek. Ratusan
produk perangkat lunak untuk manajemen proyek
ada di pasaran bahkan yang dpt di akses via
internet
 Memantau dan Mengendalikan
Pekerjaan Proyek

1. Perubahan adalah suatu hal yg pasti dlm proyek

sehingga sangat penting untuk membuat dan
mengikuti proses untuk memantau dan
mengendalikan perubahan tersebut
2. Memantau pekerjaan proyek mencakup
mengumpulkan, mengukur, dan menyebar-
luaskan informasi kinerjanya
3. Dua keluaran penting dari proses pemantauan
dan pengendalian pekerjaan proyek mencakup
rekomendasi tindakan koreksi dan tindakan
prevenntif
46
 Kendali Perubahan Terintegrasi

Tujuan:
– Mempengaruhi faktor-faktor yang
menyebabkan perubahan untuk
memastikan perubahan tersebut
menguntungkan
– Memastikan bahwa perubahan memang
terjadi
– Mengatur perubahan itu sendiri
Sebuah baseline adalah rencana manajemen proyek
yang telah disetujui ditambah dengan perubahan-
perubahan yg juga telah disetujui
47
 Kendali Perubahan pd Proyek IT

1. Pandangan kuno: Tim proyek harus berusaha

keras untuk melakukan pekerjaan tepat seperti
rencana, tepat waktu, dan sesuai anggaran
2. Permasalahan: Stakeholder jarang sekali
menyetujui secara langsung mengenai lingkup
proyeknya, estimasi waktu dan biaya tidak akurat
3. Pandangan modern: Manajemen proyek
merupaka suatu proses komunikasi dan
negosiasi secara berkelanjutan
4. Penyelesaian: Perubahan seringkali
menguntungkan, dan tim proyek harus
merencanakannya
 Sistem Kendali Perubahan

1. Sebuah proses yang terdokumentasi secara

formal yang menggambarkan kapan dan
bagaimana dokumen-dokumen dan pekerjaan
proyek berubah
2. Mendiskripsikan siapa yang berwenang untuk
membuat perubahan dan bagaimana caranya
 Change Control Boards (CCBs)

1. Sekelompok orang yang secara formal

bertanggung jawab untuk menyetujui atau
menolak perubahan dalam suatu proyek
2. CCBs menyediakan panduan untuk
mempersiapkan permintaan perubahan,
mengevaluasi permintaan perubahan, dan
mengatur implementasi dari perubahan yg telah
disetujui
3. CCBs mencakup stakeholder dari seluruh
organisasi

50
 Change Control Boards (CCBs)

1. CCBs dapat melakukan pertemuan, jika CCBs

jarang melakukan pertemuan maka perubahan
dpt memakan waktu yang lama
2. Peraturan lain yang biasa digunakan:
– Aturan 48 jam: tim proyek membuat keputusan
untuk perubahan dan mempunyai waktu 48 jam
untuk mendapatkan persetujuan dari
manajemen tertinggi.
– Aturan lain mendelegasikan perubahan kepada
level manajemen paling bawah

51
 Menutup Proyek
1. Utk menutup proyek maka semua aktivitas harus
diselesaikan, mentransfer pekerjaan (baik yang
terselesaikan maupun yang dibatalkan) kepada
pihak yang sesuai atau berwenang
2. Keluaran meliputi:
– Prosedur penutupan secara administrasi
– Prosedur kontrak penutupan
– Produk atau jasa akhir atau hasil akhir
– Update asset organisasi

52
 Menggunakan Software dlm
Manajemen Integrasi Proyek
Beberapa tipe sofware yang dapat digunakan:
1. Word processing untuk membuat
dokumen
2. Presentation software untuk membuat
presentasi
3. Spreadsheets atau databases
4. Communication software untuk
memfasilitasi komunikasi misalnya
melalui email
5. Project manajemen software
53