Rapat Evaluasi LDKM 2017

3 R (Rencana, Realisasi, Rekomendasi)

1. Ketua Pelaksana
Rencana
 Mengawasi kinerja seluruh divisi
 Mengontrol kinerja divisi sesuai dengan timeline
 Kordinasi dengan dospem
 Pendekatan dengan Panitia
Realiasi dan Permasalahan
 Kinerja divisi berjalan lancar namun ada beberapa yang terkendala karena masalah
fiksasi tempat
 Divisi bekerja sesuai timeline
 Kordinasi dengan dospem lancar namun ada beberapa kendala pasca kegiatan
 Panitia semua terangkul
Rekomendasi
 Berbanyak kordinasi dengan dospem

2. Sekretaris
Rencana
 Mendampingi ketua pelaksana,
 Menggantikan ketua pelaksana jika berhalangan hadir,
 Menyusun proposal kegiatan sesuai target
 Menentukan jadwal rapat.
 Membuat hand out untuk setiap rapat
 Mencatat hasil rapat dan mengiformasikannya kepada seluruh anggota serta mem-
follow up setiap divisi untuk penugasan.
 Menyusun Laporan Pertanggung Jawaban
Realisasi
 Kurang intensif dalam mendampingi ketua pelaksana
 Belum mampu mem-back up ketua pelaksana
 Proposal diselesaikan namun tidak sesuai target
 Sudah menentukan jadwal rapat bersama ketua pelaksana, namun terkadang ada
jadwal rapat dibuat secara mendadak karena disesuaikan dengan kondisi dan
kebutuhan
 Hand out untuk setiap rapat tidak terlaksana, hanya ada di rapat umum 2 saja, karena
pada rapat-rapat selanjutnya menggunakan timeline.
 Dalam mencatat hasil rapat masih terdapat informasi rapat yang tidak tercantum
dalam notulensi rapat dan belum maksimal dalam mem-follow up progress dari tiap
divisi.
 Laporan Pertanggung Jawaban ditargetkan selesai seminggu setelah kegiatan,
namun tidak terlaksana karena rapat evaluasi yang belum dilaksanakan.
Rekomendasi
 Sekretaris harus lebih intensif dalam mendampingi ketua pelaksana, termasuk
mendampingi ketua ketika bertemu dengan dosen pembimbing
 Harus siap untuk menggantikan ketua jika ketua berhalangan hadir
 Dalam penyusunan proposal, sekretaris harus rajin mem-follow up divisi yang
terkait dalam penyusunan proposal, seperti bendahara untuk RAB kegiatan dan
divisi acara untuk Rundown Kegiatan.
  Dalam mendampingi ketua pelaksana, sekretaris juga harus membantu dalam
pengontrolan progress dari setiap divisi.
 LPJ kegiatan tersendat salah satunya karena rapat evaluasi yang belum
dilaksanakan. Maka untuk kedepannya, rapat evaluasi harus segera dilaksanakan,
bukan saja untuk kebutuhan LPJ kegiatan, tetapi juga untuk perbaikan di
kepanitiaan-kepanitiaan selanjutnya.

3. Bendahara
o Rencana
Di awal Bendahara merencakan beberapa hal yang akan dilakukan, di antaranya:
 Pengumpulan rancangan anggaran setiap divisi.
 Melakukan audit terhadap rancangan yang diajukan.
 Melakukan permohonan dana kepada BP KMA-KRIDAYA.
 Mengingatkan setiap divisi perihal yang harus dilakukan jika mau melakukan
transaksi apapun terkait kegiatan.
 Pengumpulan nota-nota belanja tiap divisi.
 Mengontrol divisi danus
 Rincian perencanaan anggaran:
Pemasukan
1. BP KMA KRIDAYA Rp 1200.000,-
2. Dana Usaha Rp 671.600,-
3. Dana Pinjaman BP KMA KRIDAYA Rp 700.000,-
TOTAL Rp 2.571.600,-
o Realisasi
 Terdapat beberapa kebutuhan yang dibeli tidak tercantum dalam RAB
 Selalu dilakukan audit RAB apabila terdapat kebutuhan divisi yang
meningkat/bertambah.
 Kurangnya pengontrolan divisi danus secara berkala.
Pengeluaran
SEKRETARIS Rp 229,500
ACARA Rp 219,800
KESEKRETARIATAN Rp 78,500
LOGISTIK Rp 135,000
PDD Rp 244,000
KOSUMSI Rp 1,274,725
MEDIS Rp 150,000
TOTAL Rp 2,331,525
Pemasukan
BP KMA KRIDAYA Rp. 1200.000,-
Dana Usaha Rp. 671.600,-
Dana Pinjaman BP KMA-KRIDAYA Rp. 700.000,-
Total Pemasukan Rp. 2.571.600,-
Sisa Pengeluaran
 Pemasukan Rp. 2.571.600,-
Pengeluaran Rp. 2.331.525,-
Sisa Pemasukan Rp. 240.075,-
o Rekomendasi
 Setiap divisi harus lebih jeli lagi mengenai kebutuhan tiap divisinya, sehingga tidak
ada pembelian barang yang tidak ada dalam RAB.

4. Divisi Kesekretariatan
Rencana
 Pembuatan surat, diantaranya :
 Izin tempat rapat
 Undangan rapat
 Peminjaman barang
 Permohonan pemateri
 Pemberitahuan dan permohonan izin
 Izin kegiatan ke departemen, fakultas dan dirmawa
 Izin tempat di SDIT At-Taqwa
 Permohonan latihan P3K
 Undangan kegiatan hari H
 Presensi rapat panitia
 Asistensi surat
 Mendata peserta
 Notulensi saat rapat
Realisasi
 Terlaksana semua
 Sering terjadi kesalahan dalam pembuatan surat
Rekomendasi
 Cek lagi surat sebelum di-print
 Follow up ketuplak, sekretaris dan divisi lainnya
 Pelajari SOP

5. Divisi Hubungan Masyarakat

Rencana
 Anggota perwakilan dari setiap prodi
 Saling bantu antar anggota
 Jobdesk sesuai Time Line
 Pembagian bobot tugas merata setiap anggota
 Koordinasi lancar
 Setiap anggota memiliki rasa mempunyai acara
Realisasi & Permasalahan
 Anggota perwakilan tiap prodi
 Anggota saling membantu
 Beberapa jobdesk tidak sesuai Time Line
 Koordinasi tidak lancar
 Bobot jobdesk tiap anggota tidak merata
 Tidak semua anggota merasa memiliki acara
Rekomendasi
  Rekruitment anggota tanpa pemaksaan, sehingga memiliki rasa tanggung jawab
akan tugasnya
 Ada perwakilan anggota dari setiap prodi / kelas min. 2 orang
 Mentoring mengenai Jobdesk dan progress
 Progres sesuai dg Time Line
 Koordinasi dg anggota lancer
 Pembagian Bobot jobdesk merata

6. Divisi Konsumsi
Rencana
 Menyediakan konsumsi rapat
 Menyediakan konsumsi peserta, panitia, dan tamu pada hari H
Realisasi
 Menyediakan konsumsi rapat tidak terealisasi
 Menyediakan konsumsi peserta, panitia, dan tamu pada hari H terealisasi
Rekomendasi
 Anggaran konsumsi rapat kalo bisa ada
 Kordinasi dengan logistik mengenai peralatan masak yang dipinjam oleh logistik
dipastikan tidak rusak dan bermasalah.
7. Divisi Logistik
Rencana
 Rapat divisi
 Mentoring
 Pendataan barang
 Pengadaan barang
 Pengembalian barang
Realisasi
 Rapat divisi terlaksana satu dari dua
 Mentoring terlaksana 1 kali dari 1
 Pendataan barang dari divisi acara, konsumsi, medis, dan komdis sudah terlaksana
 Pengadaan barang sebelum hari pelaksanaan : 70%
 Pengadaan barang di hari pelaksanaan : 30%
 Pengembalian barang : barang yang sudah di kembalikan baru 70%, sisa nya masih
di sekre pkm.
Rekomendasi
 Kordinasi dalam divisi diperbaiki
 Kordinasi dengan divisi lain di perbaiki
 Kerja harus sesuai dengan timeline
 Sesama anggota saling mengingatkan
 Pengadaan barang di lakukan dari jauh-jauh hari sebelum hari pelaksanaan.
 Pendataan barang dirapihkan
 Barang-barang pinjaman segera dikembalikan sesuai dengan jadwal.

8. Divisi Publikasi dan Dokumentasi

Rencana
 Mendokumentasi kegiatan dari persiapan hinggal acara selesai.
 Live report acara
 Memberikan seritifikat
  Cadangan kamera 3
Realisasi
 Mendokumentasikan semua kegiatan
 Memberikan sertifikat
 Kamera kurang
 Live report selama acara
Rekomendasi
 Briefing dengan anggota divisi untuk pembagian ploting lebih jelas karena ada yang
tidak hadir
 Mengecek kamera yang akan digunakan
 Untuk live report kurang maksimal karena pdd harus menghubungin humas bp
terlebih dahulu

9. Divisi Medis
Rencana
 Wawancara semua peserta
 Menandai peserta yang sakitnya perlu diperhatikan pake pita
Realisasi
 Ada satu peserta yang tbtb baru bilang pas LDKM
 Ada satu peserta yanh penyakitnya kambuh, tapi engga ada di daftar penyakit buat
wawancara
 Terlalu ngemanja peserta, pas evaluasi banyak yang tumbang
 Ketika evaluasi komdis, pita peserta tertutup jaket. Jadi bingung mana yang harus
diperhatikan
Rekomendasi
 Wawancaranya lebih intensif lagi
 Koordinasi sama anak acara dan divisi lain yang langsung terlibat sama peserta

10. Divisi Koordinator Lapangan

Rencana
 Mengondisikan peserta
 Membuat alur dari SDIT ke FPTK
 Membuat layout SDIT
 Mengukur ruangan
 Membuat estimasi waktu perjalanan dari SDIT ke FPTK
 Moving peserta
 Border
 Mengantar peserta ke WC
Realisasi
 Semua terealisasi, namun untuk border sedikit kewalahan karena korlap kurang
sehingga mengambil dari divisi lain
 Ada beberapa angggota divisi korlap yang tidak hadir full sehingga ada waktu
dimana korlap cukup kewalahan
Rekomendasi
 Mau tidak mau, suka tidak suka. harus di akui korlap perlu lebih banyak orang.
terlebih banyak moving dan kegiatan 2 hari. sehigga tenaga korlap cukup terkuras.
 Semoga semua anggota bisa hadir full
11. Divisi Komisi Disiplin
Rencana
 Mengawasi panitia dan peserta menjaga jalannya acara, kontrak belajar, time
keeper, evaluasi
 Plotting
Realisasi
 Mengawasi panitia dan peserta
Untuk panitia masih kurang terealisasi karenamasih adapanitia yang melanggr tatib
Peserta, Hanya di game sign age masih tidak terawasi (saat dalam gedung)
 Plotting, terlaksana walaupun adda pergantian anggota
 Kontrak belajar, terlaksana namun ada sedikit kindisi dimana tensi awak kurang
karena genjring sepi
 Time keeper, awalnya terlaksana dengan baik namun setelahnya ngaret karena
kondisi
Rekomendasi
 Perbanyak briefing
 Koordinasi antar divisi
 Komitmen terhadap waktu

12. Divisi Dana Usaha

Rencana
 Berjualan:
 Makanan berat
 Makanan ringan
 Wall art
 Peralatan kosan
 Sticker
 Pin
 Menjual makanan/barang pada saat rapat
 Target hasil jualan yaitu Rp. 1.500.000,-
 Makanan berat Jual : 10.000 & 12.000
Untung
Bersih : 5.000
Jual 50 buah
Total: 5.000 x 50 = 250.000
 Makanan ringan Jual : 2.000
Uber : 1.000
1 dus : 25 buah
Target per hari = 25.000/kelas
Jual di:
2014: 2 kelas
2015: 2 kelas
2016: 2 kelas
2017: 3 kelas
Jumlah keseluruhan kelas : 9 kelas
Untung : 9 kelas x 25.000 x 8 hari
= 1.800.000,-
  Wall art Jual 5 buah
Uber 10.000
Total : 5 x 10.000 = 50.000,-
 Lampu Tidur 75.000,-
 Sticker Jumlah 40 buah
Jual : 2.000
Untung : 1.750 x 40 buah
= 70.000,-
 Pin 40.000,-

Total keseluruhan Rp. 2.285.000,- (Ekspektasi)

Realisasi
 Kurang oordinasi dengan anggota divisi
 Sulitnya komunikasi kepada anggota
 Adanya hari libur (jadwal kosong) di salah satu kelas
Rekomendasi
 Harus punya motivasi yang kuat agar danus lancer
 Perkuat komunikasi agar distribusi jualan lancer

13. Divisi Acara

Rencana
 Menjalankan kegiatan sesuai rundown
 Membuat flowchart
 Mengapresiasi peserta yang ikut LDKM
 Mencari pemateri
 Membuat list tempat kegiatan
Realisasi
 Pada hari H terlaksana. Akan tetapi ada keterlambatan pada hari kedua pada konten
Sidang karena sebelum sidang dimulai ada briefing panitia. Selain itu peserta
banyak yang membawa barang yang tidak diinstruksikan sehingga pada saat pulang
banyak memakan waktu untuk mengembalikan barang.
 Kurangnya pemahaman tentang flowchart, sehingga flowchart selesai waktu hari H
 Sudah terlaksana pemberian reward kepada peserta. Untuk peserta yang aktif.
Peserta dengan essay terbaik. Teamwork terbaik pada saat games. Serta pemberian
plakat kepada ketua inaugurasi 2018
 Pemberian materi terlaksana dengan baik serta tidak ada pemateri yang berhalangan
hadir.
 Tempat kegiatan sudah didapat akan tetapi ada tempat yang d butuhkan akan tetapi
lupa untuk membuat surat izin
Rekomendasi
 Briefing harus dilaksanakan sebelum kegiatan agar pada saat acara tidak perlu
briefing kembali. Peserta juga ditekankan agar tidak membawa barang yang tidak
diinstruksikan.
 Menanyakan kepada yang lebih paham tentang flowchart.
 Untuk tempat seharusnya di list lebih awal agar perizinan bisa sekaligus diajukan.