TATA ORGANISASI
PERMATA GBKP
ANUGERAH SEMBIRING,S.T
Pengurus Klasis PERMATA GBKP Medan Delitua
2017-2020
BAB I
KELENGKAPAN ORGANISASI
Nama Organisasi :
“PERMATA GBKP”
Lambang :
Panji/ Bendera :
- Paripurna II :
1. Pembacaan LPJ
2. Pembahasan LPJ
3. Pandangan Umum dan Pengesahan LPJ
4. Pembagian Sidang Komisi
Lanjutan…
- Sidang Komisi
- Paripurna III :
1. Pembahasan Hasil Sidang Komisi
2. Pengesahan Hasil Sidang Komisi
3. Penyerahan Hasil Sidang Komisi
- Paripurna V :
1. Penyerahan Program Kerja
2. Pemberhentian Pemimpin Sidang
3. Penutupan Persidangan
BAB III
SURAT MENYURAT DAN ADMINISTRASI
Model dan Komponen Surat
2. Leher Surat
- Tempat dan tanggal surat
- Nomor
- Lampiran
- Hal
- Alamat yang dituju
3. Badan Surat
- Salam pembuka
- Kalimat pembuka
- Isi surat
- Kalimat penutup
Lanjutan …
4. Kaki Surat
- Nama Kepengurusan
- Tanda tangan
- Nama & jabatan
- Stempel
- Tembusan
Keterangan:
* : Kode Bidang yang mengeluarkan surat keluar, yaitu:
A: Umum
B: Bidang Pembinaan
C: Bidang Konsolidasi
D: Bidang Partisipasi
E: Bidang Keuangan
** : Inisial Nama Klasis
*** : Bulan (dalam angka romawi )
Stempel
Catatan : Setiap surat yang dibuat dan dikeluarkan haruslah dibubuhi stempel.
Bentuk stempel berbentuk oval dan berwarna violet, dan stempel
dibubuhkan/ terletak disebelah kiri tanda tangan.
BAB IV
SISTEMATIKA PENULISAN LAPORAN
Penulisan laporan dapat dibuat dalam 2 bentuk/model penulisan yang
berbeda. Setiap Klasis, Runggun ataupun Sektor dapat memilih bentuk/model
penulisan sesuai dengan yang dibutuhkan. Dua bentuk/model penulisan
tersebut antara lain :
Model Narasi
Model Tabel
- BAB I PENDAHULUAN
1. Realitas keberadaan Pengurus
2. Hubungan Kerja
Note : penjelasan akan laporan umum.
B. Bidang Pembinaan
1. Realisasi Program Kerja
2. Laporan Tim/Badan/Biro (bila ada)
3. Lampiran (opsional)
C. Bidang Konsolidasi
Seperti penjelesan sebelumnya
D. Bidang Partisipasi
Seperti penjelesan sebelumnya
E. Bidang Keuangan
Seperti penjelesan sebelumnya
Lanjutan
2. Saran
Evaluasi yang didapatkan selama menjalankan program kerja.
- BAB IV PENUTUP
Ucapan terima kasih dan kalimat penutup.
Contoh LPJ Tabel
Hasil
No. Kegiatan Tujuan Tempat Waktu Target Fisik Kendala Solusi Keterangan
Kuantitas Kualitas
Model Tabel
PELAKSANAAN
BIDANG NAMA KEGIATAN TUJUAN TANGGAL KETERANGAN
BULAN
MINGGU
Contoh Bahan Rakor
BAB V
PENGUKUHAN DAN PERGANTIAN PENGURUS
Pengukuhan Pengurus
Pergantian Pengurus
- Penyisipan Pengurus
- Reposisi Pengurus
Surat Peringatan
Pengukuhan Pengurus
Teknis Penyisipan:
▪ Dibicarakan pada Rapat Pengurus
▪ Ditanya kesediaan yang bersangkutan (sebaiknya melalui surat resmi)
▪ Diminta rekomendasi tertulis dari pengurus PERMATA GBKP tempat asal calon
Pengurus
▪ Diberi undangan untuk menghadiri rapat/kegiatan
▪ Diberikan SK Pengurus
- Reposisi Pengurus
Reposisi dalam kepengurusan dapat terjadi dalam kepengurusan pada
tingkat pelayanan masing-masing. Reposisi Pengurus dibahas dan diputuskan
dalam Rapat Pengurus. Hal tersebut dapat terjadi karena beberapa alasan
antara lain: kekosongan pada salah satu bidang dan/atau tidak tepatnya
posisi seorang Pengurus pada bidang yang sedang dijabatnya. Hasil reposisi
dilaporkan pada BP Majelis setingkatnya agar dikeluarkannya SK reposisi dan
Pengurus setingkat diatasnya.
Surat Peringatan
Pengurus memiliki wewenang untuk membicarakan dan menanyakan
Pengurus yang tidak aktif sesuai P3RT Pasal 14:3a. Wewenang tersebut dapat
dituangkan melalui Surat Peringatan yang diberikan kepada Pengurus yang
tidak aktif. Pemberian Surat Peringatan berpedoman pada Petunjuk
Pelaksana Pelayaan yang dibuat oleh Kepengurusan tersebut dan tidak
bertentangan dengan P3RT PERMATA GBKP. Surat Peringatan yang tidak
diindahkan selama 2 (dua) bulan berturut (Pasal 18: 1g) ditindaklanjuti
dengan pemberhetian pengurus tersebut dari jabatannya.
- Syarat Peringatan
1. Tidak menghadiri rapat
2. Tidak menghadiri kegiatan PERMATA GBKP
3. Tidak melaksanakan tugas yang diberikan kepadanya atau tidak dapat
dipertanggungjawabkannya
- Tata Cara
1. Tidak hadir tanpa pemberitahuan pada kegiatan-kegiatan yang
dilaksanakan atau undangan selama kurun waktu 1 (satu) bulan maka
Surat Peringatan I diterbitkan.
2. SP diberikan sebanyak 3 kali yaitu 1 (satu) bulan tanpa keikutsertaan,
kemudian 2 (dua) pekan selanjutnya dan 2 (dua) pekan berikutnya. Surat
Peringatan ketiga juga dapat sebagai Surat Pemberhentian.
- Isi Surat Peringatan
1. Diberikan Peringatan/teguran
2. Diberikan risalah rapat dan/atau jadwal kegiatan terdekat
3. Diberi tenggat waktu untuk mengindahkan Surat Peringatan dengan
ketentuan sebagai berikut:
a. Selama dikenai Peringatan, yang bersangkutan wajib mengikuti segala
kegiatan PERMATA di lingkungan pelayanannya minimal 25 % dari seluruh
kegiatan dalam 2 pekan terhitung semenjak SP I dikeluarkan.
b. Selama dikenai Peringatan, yang bersangkutan wajib dikunjungi/bertemu
dengan pengurus lainnya.
c. Jika SP I dindahkan oleh yang bersangkutan maka SP I dianulir secara
otomatis dan yang bersangkutan kembali sebagai Pengurus aktif.
d. Jika SP I tidak diindahkan oleh yang bersangkutan maka yang
bersangkutan dikenakan SP II dengan syarat yang sama dengan SP I.
Demikian seterusnya sampai dengan SP III.
e. SP III juga dapat berlaku sebagai Surat Pemberhentian.
Note : dapat disesuaikan dengan keadaan di Runggun/Klasis/Pusat dan tidak bertentangan dengan
P3RT PERMATA GBKP
BAB VI
URAIAN TUGAS PENGURUS
Seluruh Pengurus PERMATA GBKP adalah satu kesatuan tubuh Kristus yang
bertanggungjawab menjalankan roda organisasi dan program PERMATA
GBKP secara kolektif.