[PESAN SINGKAT KOMISI PENGAWASAN]

Haloo...
Sebelumnya, selamat yaa untuk kalian yang sudah terpilih menjadi bagian dari senator
Senat Mahasiswa FEB Undip 2022. Perjalanan panjang kalian sebagai senator akan segera
dimulai, oleh karena itu kami dari senator pengawasan (Komisi 3, 4, dan 5) tahun 2021
membuat dokumen ini sebagai bekal awal kalian untuk dapat memahami terkait fungsi
pengawasan yang ada di lingkup FEB Undip. Mungkin isi dokumen ini belum terlalu lengkap
dalam menjelaskan alur dan teknis pengawasan serta penilaian. Oleh karena itu kami
berharap kalian dapat mengeksplor lebih jauh dan lebih dalam terkait fungsi pengawasan
ini.
Sekian pesan singkat dari kami, semangat untuk mengemban amanah sebagai seorang
senator. Semoga kepengurusan tahun ini dapat berjalan dengan lancar dan semakin
membawa kebermanfaatan bagi mahasiswa FEB Undip secara umum dan bagi Senat
Mahasiswa FEB Undip secara khusus.

~~ Titip yaa untuk senat tahun ini, Semangat kalian ~~

Big love,

Komisi Pengawasan 2021

Penjelasan Fungsi Pengawasan
Fungsi pengawasan merupakan salah satu peran SM FEB dalam mengawasi kegiatan yang
diselenggarakan oleh lembaga pelaksana kegiatan untuk memastikan agar kegiatan yang
dilaksanakan sesuai dengan PPO dan/atau GBHK.
Komisi pengawasan memiliki tugas dan fungsi :
 Melakukan pengawasan terhadap ormawa yang ada di FEB UNDIP
 Melakukan pengawalan kebijakan ormawa di FEB UNDIP
 Membuat produk hukum dalam lingkup pengawasan
 Membuat hasil penilaian akhir ormawa
Apa saja yang harus diawasi:
1. Program kerja
2. Pembuatan PKM
3. Perlombaan
4. Penyelenggaraan pentas (UKM F Mikat & Seni)
5. Seminar/Webinar(UKM F Mikat & Seni)
6. Keanggotaan organisasi
7. Penerbitan kajian tertulis
8. Penerbitan produk lembaga pers
9. Pengiriman tulisan ke media massa
10. Pengarsipan proposal dan LPJ

Program kerja yang diawasi Program kerja yang dinilai

Menggunakan dana kemahasiswaan
dan/atau menggunakan fasilitas fakultas Menggunakan dana kemahasiswaan
Mengundang pihak dari luar fakultas
Menyerahkan proposal kepada SM FEB
Note:
 Jika ada ormawa yang tidak mengajukan dana kemahasiswaan sama sekali dalam satu
tahun kepengurusan, maka pengawasan dan penilaian dilakukan untuk proker yang
bersifat eksternal dari ormawa yang bersangkutan
 Program kerja yang bersifat internal ormawa tidak wajib untuk diawasi

Alur Pengawasan
1. Pengajuan dan pengecekan proposal
2. Revisi proposal (opsional) Pra Acara
3. Ormawa mengirim undangan ke SM FEB
4. SM FEB melakukan pengawasan di hari H Hari H Acara
5. Pengiriman dan pengecekan LPJ
6. Revisi LPJ (opsional) Pasca Acara
7. Evaluasi & penilaian proker
Pra-Acara
Proposal
 Cek proposal masuk di email pengawasan.smfebundip@gmail.com
 Bandingkan proposal dengan format yg ada (SOP dari sekjen)
 Apabila ada yg harus direvisi : lapor revisi proposal ke email yg bersangkutan
 Apabila semua sudah sesuai SOP : kirimkan memo kemahasiswaan (format body email
ada di draft)
 Buat kuesioner penilaian https://bit.ly/FormatKuesionerGengs
 Kirimkan kuesioner bersamaan dengan memo/apabila surat undangan sudah dikirimkan

Surat undangan
 Surat undangan dan link acara maksimal H-4 dikirimkan
 Jika lebih dari H-4 ormawa belum mengirimkan surat undangan dan link acara, senator
harus follup ke panitia/sekretaris proker
 Pengiriman surat2 harus melalui email pengawasan, lain dari itu ada pengurangan nilai
 Konfirmasi ke BKSAP H-3 untuk live report

Hari-H
 Hadir 15-30 menit sebelum acara dimulai (1 senator & 1 staff ahli)
 Buat live report (foto & caption), lalu dikirimkan ke bagian BKSAP
 Pantau acara sampai akhir
 Bagikan kuesioner saat acara sudah mau berakhir (offline), link kuesioner dishare ke
panitia beberapa hari sebelum/saat pengiriman memo (online)
 Jangan lupa reminder panitia untuk share link kuesioner
 catat hal-hal yg penting yg bisa dijadikan feedback (ketepatan waktu, jumlah peserta
terbanyak, kinerja panitia, kondusif acara) dan sebagai catatan untuk penilaian ormawa

SOP barang yg dibawa saat pengawasan (kondisi offline):

1. PDH Senat
2. ID card
3. Proposal proker (apabila ada)
4. Undangan untuk senat dari ormawa (apabila ada)
*untuk pengawasan online boleh memakai PDH Senat atau kemeja yang sopan dan rapi. Jika
memungkinkan, pengawas juga bisa oncam selama acara berlangsung

Untuk pengawasan jarak jauh (jika offline) :

1. Bisa minta tolongl sama senator cowo lainnya (untuk barengan)
2. (semisal berhalangan dan gaada yg bisa ganti) Bisa minta tolong panitia/temen yg
ada di proker tersebut untuk difotokan dan di follow up perkembangannya
3. Bisa ikut setengah hari untuk mengawas/ikut full
Pasca-Acara
LPJ
 Cek LPJ masuk di email
 Sesuaikan dengan format yg berlaku
 Apabila ada yg harus direvisi : lapor revisi LPJ ke email yg bersangkutan
 Apabila semua sudah sesuai SOP : kirimkan memo kemahasiswaan
 Setelah semua selesai, buat penilaian ormawa (pastikan ormawa sudah mengirimkan
arsip proposal dan LPJ)

Hal-hal yg harus diketahui :

 memo yg menerbitkan adalah senat, seperti paraf/bentuk approval senat sudah
mengecek format proposal agar sesuai, dan mempermudah dekanat untuk
melakukan pengecekan & acc dokumen
 memo ada (yang dipakai selama online) : a. memo keuangan, b. memo UPA, c.
memo kemahasiswaan
 Proposal dan LPJ disini adalah administrasi untuk pengadaan Proker
ormawa/Program kerja
 Program kerja yang menggunakan dana dekanat, membutuhkan memo keuangan
dari komisi 2
 Program kerja (online) yang menggunakan dana dekanat & mengundang pihak
eksternal wajib mengundang senat/membuat surat undangan ke senat
 Program kerja (online) yang membutuhkan legalitas dokumen, silakan membuat
proposal
 Memo

MEMO KEUANGAN MEMO KEMAHASISWAAN

Sesuai dengan PPO, GBHK dan Timeline Organisasi Sesuai dengan PPO, GBHK dan Timeline Organisasi
Mahasiswa. Mahasiswa.

Nama Acara : ...……………………………............. Nama Acara : ...…………………………….............

…..…………………………….......... …………… (Proposal/Sertifikat/LPJ)
Nama Ormawa : …..…………………………….......... Nama Ormawa : …..……………………………..........
Tanggal Acara : ……………………………................ Tanggal Acara : ……………………………................
Dana
Kemahasiawaan : ………………………………………
Semarang,...............
Semarang,...............
Pimpinan Komisi ....
Pimpinan Komisi .... SM FEB UNDIP 2022 ................................
SM FEB UNDIP 2022 ................................

(Nama Ketua Senat) (Nama Ketua Komisi) (Nama Ketua Senat) (Nama Ketua Komisi)

MEMO UPA

Sesuai dengan PPO, GBHK dan Timeline Organisasi

Mahasiswa.

Nama Ormawa : ...…………………………….............

Nama Acara : …..……………………………..........
Tanggal Acara : ……………………………................
Tempat Acara : ………………………………………

Semarang,...............

Pimpinan Komisi ....

SM FEB UNDIP 2020 ................................

(Nama Ketua Senat) (Nama Ketua Komisi)

Pencatatan Email Masuk
Setiap ada email yang masuk harus dicatat di spreadsheet database email masuk masing-
masing komisi agar memudahkan dalam pengelolaannya. Format tabel bisa dilihat pada
https://bit.ly/DatabaseEmailMasukKomisi4

Kuesioner
Kuesioner dibuat untuk melakukan penilaian terhadap program kerja ormawa. Format
kuesioner dapat diakses di Google Drive Komisi Pengawasan:
1. Masuk Google Drive pengawasan
2. Pilih drive saya
3. Pilih file Pengawasan 2021 (format kuesioner ada di sini)
Atau bisa klik link ini https://bit.ly/FormatKuesionerGengs
*Lalu jika ingin membuat kuesioner penilaian bisa menyalin terlebih dahulu format
kuesioner yang ada, setelah itu salinan kuesioner diedit dan disesuaikan dengan kebutuhan
program kerja ormawa.

Hasil Kuesioner Penilaian

Kuesioner penilaian memuat 3 aspek, yaitu:
1. Data Responden
Data responden ini dapat digunakan sebagai bukti pengisian kuesioner dan jika
diperlukan, data ini dapat juga digunakan untuk konfirmasi terhadap penilaian
program kerja oleh responden yang bersangkutan.
 2. Indikator Penilaian Kualitatif
Indikator kualitatif ini terdiri dari 7 aspek (mulai dari ketepatan waktu sampai
publikasi) dan setiap aspek memiliki nilai maksimal 4 poin

3. Indikator Penilaian Output Program

Output program dapat dilihat dan disesuaikan dengan proposal program kerja yang
dikirim oleh ormawa. Banyaknya jumlah output juga ditentukan oleh masing-masing
ormawa.

Penilaian Ormawa
Penilaian ormawa mengacu pada SK tentang Pedoman Penilaian Ormawa. Masing-masing
ormawa memiliki indikator penilaian dan bobot penilaian yang berbeda, disesuaikan dengan
setiap klaster yang ada. Berikut contoh tabel indikator dan bobot penilaian berdasarkan SK
No 5 Tahun 2021 tentang Pedoman Penilaian Ormawa.

Typo, harusnya
“Pengarsipan”

Ini juga,
harusnya “Minat
Bakat Lainnya”

*Minta tolong untuk diperbaiki di tahun ini^^

Penilaian Ormawa
Penilaian ormawa dibagi menjadi 2 tahapan, yaitu penilaian terhadap program kerja dan
penilaian akhir ormawa.
1. Penilaian program kerja
Penilaian terhadap program kerja dilakukan untuk menilai program kerja ormawa
yang menggunakan dana dekanat dan dilakukan pada tengah tahun dan akhir tahun.
Untuk format tabel semua ormawa sama, tetapi untuk bobot nilai berbeda
(disesuaikan dengan lampiran bobot nilai pada SK Pedoman penilaian di atas).
Format tabel penilaian juga dapat dilihat di Google Drive pengawasan.

Tabel Penilaian Ormawa (format excel terdiri dari semua program kerja yang
menggunakan dana dekanat)

Tabel penilaian untuk menghitung indikator kualitatif & kuantitatif

(kualitatif: berdasarkan kuesioner yang telah diisi oleh peserta, kuantitatif: berdasarkan
perbandingan antara jumlah target peserta dengan jumlah peserta dihari H)
 Tabel penilaian program kerja dalam bentuk
word untuk menyalin hasil perhitungan dari
penilaian yang ada di excel, dan dilakukan
untuk masing-masing program kerja.
Tabel ini juga harus diisi saran dari pengawas
terhadap keberjalanan program kerja lalu
dimintakan tanda tangan ketua pelaksana.

Setelah selesai, penilaian dikirimkan ke email masing-masing ormawa pada tengah tahun dan akhir
tahun yang berisi (rekap hasil kuesioner, tabel penilaian masing-masing proker dalam bentuk word,
dan tabel keseluruhan proker dalam bentuk excel.
2. Penilaian Akhir
Tabel penilaian akhir ini dibuat hanya di akhir tahun sebagai nilai akhir dari ormawa selama
satu periode kepengurusan. Dalam tabel ini juga memuat rata-rata penilaian program kerja
yang telah dibuat pada tengah tahun dan akhir tahun.

Tabel penilaian akhir ini ditandatangani oleh

ketua komisi dan dimintakan tandatangan
ketua ormawa setelah LPJ AT/Penilaian akhir
ormawa sudah dipublish.
Pedoman Pengawasan dan Pedoman Penilaian

Dalam pedoman penilaian tahun ini ada beberapa evaluasi yang mungkin bisa disesuaikan
lagi untuk tahun ini, yaitu:
Penilaian poin d) bentuk dan konsep, dan e) Tujuan dan sasaran adalah penilaian yang
cenderug subjektif, silahkan jika ingin mengganti poin penilaian tersebut dengan poin
penilaian yang objektif (ada data real dan bukan berdasarkan kira2).
Saran dari komisi 2 (anggaran) adalah penambahan/pengubahan poin penilaian pada poin
g) Sumber dana terkait seberapa besar persentase penyerapan dana dekanat yang mereka
ajukan di tiap prokernya agar mereka terdorong untuk mengahabiskan seluruh dana yang
diajukan. Kemudian, ada typo dibagian lampiran pedoman penilaiannya, ada double poin
penilaian, harap diperbaiki
Evaluasi pada GBHK Tahun ini
1) Di GBHK tepatnya gambar di bawah ini, ketiga ormawa tidak bisa memenuhi indikator
keberhasilannya dikarenakan kondisi pandemi sehingga penilaian ormawa menurun
drastis. Untuk kedepannya bisa diganti sesuai dengan kemampuan mereka seperti
menyelenggarakan lomba, mengadakan webinar, dll.

2) Di gambar GBHK di bawah ini, masing2 UKM telah mengadakan webinar tetapi target
peserta tidak memenuhi target yang mempengaruhi penilaian. Untuk kedepannya
bisa disesuaikan lagi menurut kemampuan masing2 UKM.
 3) Masih pembahasan GBHK, Indikator keberhasilan LPM Edents lebih baik diganti yang
semula mencetak 40 wartawan kampus menjadi target produk pers yang mereka
targetkan (seperti majalah, koran, artikel media massa, bulletin dll dengan jumlah
yang disesuaikan dengan kemampuan mereka.

Laporan Pertanggungjawaban Tengah Tahun (LPJ TT)

1. Cari tanggal sekitar bulan Juni/disesuaikan dengan kalender akademik
2. Delegasi ormawa (Ketua, Sekretaris, Bendahara) atau menyesuaikan
3. Undangan ormawa dikirim sekitar H-1 bulan acara
4. Usahakan penilaian proker per-tengah tahun sudah selesai
5. Transparansi nilai sementara ormawa (tidak dipublikasikan di medsos senat)
6. Hasil penilaian proker (kuesioner, tabel penilaian,spreadsheet penilaian) dikirim ke
email masing masing ormawa untuk minta TTD ketua pelaksana
Laporan Pertanggungjawaban Akhir Tahun
1. Sekitar bulan Desember/menyesuaikan setelah pemira
2. Delegasi ormawa (Ketua, Sekretaris, Bendahara) +Ketua baru
3. Undangan ormawa dikirim sekitar H-1 bulan acara
4. Pastikan data data untuk penilaian sudah lengkap
5. Penilaian dilakukan untuk semua indikator penilaian (Sesuai SK)
6. Transparansi dilakukan di medsos SM FEB
7. Hasil penilaian proker (kuesioner, tabel penilaian,spreadsheet penilaian) dikirim ke
email masing masing ormawa untuk minta TTD ketua pelaksana
Evaluasi dan saran dari senator pengawasan
 Selalu koordinasi dengan sekjen & komisi anggaran
 Tingkatkan komunikasi & koordinasi dengan ormawa
 Pastikan email pengawasan dicek setiap hari
 Untuk email pengawasan dipertimbangkan lagi apakah mau tetap dijadikan satu atau
dipisah per komisi. Karena banyaknya penitia dari 20+ ormawa yang mengajukan
berkas kedalam satu email, ada beberapa yang terlewat sehingga tidak dicek sampai
berhari hari. Hal ini berimbas pada ormawa yang mengajukan sehingga prosedur
administrasi terhambat.
 Saran untuk masing2 ormawa, sebaiknya jangan mengadakan proker di awal2 tahun
karena masih ada beberapa hal yang harus dilakukan terkait reorganisasi, seperti
lingkar bendahara & sekretaris, pembuatan sop dll. Sehingga ormawa cenderung
belum siap karna belum mengetahui keseluruhan prosedur dan akhirnya proker
tersebut yang semula mengajukan dana dekanat berubah menjadi tidak
menggunakan dana dekanat dengan alasan belum siap dan waktunya mepet
 Usahakan semua ormawa mengajukan minimal 1 proker yang menggunakan dana
dekanat .
 Jangan menunda-nunda dalam mengecek email ntar lupa tiba2 H+10 belum dicek.
 Selalu libatkan staff ahli dalam hal apapun
 Note:

 EMAIL PENGAWASAN
Email : Pengawasan.smfebundip@gmail.com
Pass : komisipengawasan
 Narahubung proker (Line/Whatsapp):
- Pelantikan senator
- Pansus ODM Anzelika (azlcnt / 083147033069)
- Senat Day

- Tata Kelola Pengawasan

- Pansus LKMMPD Petrus (petrusseto_ / 089647805798)
- LPJ AT

- LPJ TT Nopii (shafiranopi / 085868708353)

- Pra TLU Ucup (maulana_yusuf_22 / 081225829862)

- TLF Alma (almakamiliaa / 085713404717)

Link lainnya yang mungkin dibutuhkan:

 Feedback Komisi Pengawasan https://bit.ly/FeedbackKomisiPengawasan
 Link komisi 5 https://bit.ly/Komisi5
 Ceklis proker https://CeklisProker
 Tatakelola Pengawasan https://TataKelolaPengawasan2021
 LPJ TT https://bit.ly/LPJTTSMFEBUndip
 Dokumen komisi 4 https://bit.ly/DokumenKomisi4

~~ TERIMA KASIH ~~