Transfer

Learning
Pengawasan
Komisi Pengawasan SM FEB Undip 2021

Senat Mahasiswa FEB Undip @skb1849e senatfebundip smfebundip

APA ITU PENGAWASAN?
Fungsi pengawasan merupakan salah satu peran SM FEB Undip dalam mengawasi
kegiatan yang diselenggarakan oleh lembaga pelaksana kegiatan untuk memastikan
agar kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan PPO dan/atau GBHK.

Senat Mahasiswa FEB Undip @skb1849e senatfebundip smfebundip

PENGAWASAN NGAPAIN AJA?
• Melakukan pengawasan terhadap ormawa yang ada di FEB UNDIP
• Melakukan pengawalan kebijakan ormawa di FEB UNDIP
• Membuat produk hukum dalam lingkup pengawasan
• Membuat hasil penilaian akhir ormawa

Senat Mahasiswa FEB Undip @skb1849e senatfebundip smfebundip

APA SAJA YANG DIAWASI?
1. Program kerja 6. Keanggotaan organisasi
2. Pembuatan PKM 7. Penerbitan kajian tertulis
3. Perlombaan 8. Penerbitan produk lembaga pers
4. Penyelenggaraan pentas 9. Pengiriman tulisan ke media massa
5. Seminar/Webinar 10. Pengarsipan proposal dan LPJ

Senat Mahasiswa FEB Undip @skb1849e senatfebundip smfebundip

 Program kerja yang diawasi Program kerja yang dinilai
Menggunakan dana kemahasiswaan dan/atau
menggunakan fasilitas fakultas
Mengundang pihak dari luar fakultas Menggunakan dana kemahasiswaan
Menyerahkan proposal kepada SM FEB

* Jika ada ormawa yang tidak mengajukan dana kemahasiswaan sama sekali dalam
satu tahun kepengurusan, maka pengawasan dan penilaian dilakukan untuk proker
yang bersifat eksternal dari ormawa yang bersangkutan

Senat Mahasiswa FEB Undip @skb1849e senatfebundip smfebundip

ALUR PENGAWASAN
Pengajuan dan pengecekan proposal

Revisi proposal (opsional) Pra Acara

Ormawa mengirim undangan ke SM FEB

SM FEB melakukan pengawasan di hari H Hari H Acara

Pengiriman dan pengecekan LPJ

Revisi LPJ (opsional) Pasca Acara

Evaluasi & penilaian proker
Senat Mahasiswa FEB Undip @skb1849e senatfebundip smfebundip
PRA ACARA
Proposal
1. Cek proposal masuk di email
2. Bandingkan proposal dengan format yg ada
3. Jika ada yg harus direvisi : lapor revisi proposal ke email yg bersangkutan
4. Jika semua sudah sesuai SOP : kirimkan memo kemahasiswaan (format body
email di draft)
5. Buat kuesioner penilaian
6. Kirimkan kuesioner apabila ormawa sudah mengirim surat undangan
pengawasan

Senat Mahasiswa FEB Undip @skb1849e senatfebundip smfebundip

PRA ACARA
Surat undangan
1. Surat undangan dan link acara maksimal H-4 dikirimkan
2. Jika lebih dari H-4 ormawa belum mengirimkan surat undangan dan link acara,
senator harus follow up ke panitia/sekretaris proker
3. Pengiriman surat2 harus melalui email pengawasan, lain dari itu ada
pengurangan nilai
4. Konfirmasi ke BKSAP H-3 untuk live report

Senat Mahasiswa FEB Undip @skb1849e senatfebundip smfebundip

HARI H ACARA
1. Hadir 15-30 menit sebelum acara dimulai
2. Buat live report (foto & caption), lalu dikirimkan ke bagian BKSAP
3. Pantau acara sampai akhir
4. Bagikan kuesioner saat acara sudah mau berakhir (offline), link kuesioner
dishare ke panitia beberapa hari sebelum/saat pengiriman memo (online)
5. catat hal-hal yg penting yg bisa dijadikan feedback (ketepatan waktu, jumlah
peserta, kinerja panitia, kondusif acara) dan sebagai catatan untuk penilaian
ormawa

Senat Mahasiswa FEB Undip @skb1849e senatfebundip smfebundip

PASCA ACARA
LPJ
1. Cek LPJ masuk di email
2. Sesuaikan dengan format yg berlaku
3. Apabila ada yg harus direvisi : lapor revisi LPJ ke email yg bersangkutan
4. Apabila semua sudah sesuai SOP : kirimkan memo kemahasiswaan
5. Setelah semua selesai, buat penilaian ormawa

*Pastikan ormawa mengirimkan arsip proposal & LPJ

Senat Mahasiswa FEB Undip @skb1849e senatfebundip smfebundip

MEMO

Memo Keuangan Memo Kemahasiswaan Memo UPA

Senat Mahasiswa FEB Undip @skb1849e senatfebundip smfebundip
PENCATATAN EMAIL MASUK

Bit.ly/DatabaseEmailMasukKomisi4
Senat Mahasiswa FEB Undip @skb1849e senatfebundip smfebundip
KUESIONER
Data Diri

Penilaian
Kualitatif

Output
Program
Bit.ly/FormatKuesionerGengs
Senat Mahasiswa FEB Undip @skb1849e senatfebundip smfebundip
PENILAIAN ORMAWA
Penilaian ormawa harus
mengacu pada SK
Pedoman Penilaian

typo, harusnya “Pengarsipan”

Ini juga, harusnya “Minat bakat lainnya”

Senat Mahasiswa FEB Undip @skb1849e senatfebundip smfebundip

PENILAIAN PROKER

Senat Mahasiswa FEB Undip @skb1849e senatfebundip smfebundip

PENILAIAN PROKER

Senat Mahasiswa FEB Undip @skb1849e senatfebundip smfebundip

PENILAIAN PROKER

Senat Mahasiswa FEB Undip @skb1849e senatfebundip smfebundip

PENILAIAN AKHIR

Senat Mahasiswa FEB Undip @skb1849e senatfebundip smfebundip

PEDOMAN PENGAWASAN & PENILAIAN

Senat Mahasiswa FEB Undip @skb1849e senatfebundip smfebundip

PEDOMAN PENGAWASAN & PENILAIAN

Senat Mahasiswa FEB Undip @skb1849e senatfebundip smfebundip

PEDOMAN PENGAWASAN & PENILAIAN

Senat Mahasiswa FEB Undip @skb1849e senatfebundip smfebundip

PEDOMAN PENGAWASAN & PENILAIAN

Senat Mahasiswa FEB Undip @skb1849e senatfebundip smfebundip

PEDOMAN PENGAWASAN & PENILAIAN

Senat Mahasiswa FEB Undip @skb1849e senatfebundip smfebundip

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
Kegiatan pelaporan pertanggungjawaban dari program kerja dan kegiatan
yang telah dilaksanakan oleh seluruh ormawa FEB Undip dalam setengah
periode kepengurusan dan di akhir kepengurusan guna memperoleh feedback
dari SM FEB dan transparansi penilaian sebagai output dari program kerja dan
kegiatan yang telah dilaksanakan

Senat Mahasiswa FEB Undip @skb1849e senatfebundip smfebundip

 Laporan Pertanggungjawaban Tengah Tahun
Cari tanggal sekitar bulan Juni/disesuaikan dengan
kalender akademik
Delegasi ormawa (Ketua, Sekretaris, Bendahara) atau
menyesuaikan
Undangan ormawa dikirim sekitar H-1 bulan acara
Usahakan penilaian proker per-tengah tahun sudah
selesai
Transparansi nilai sementara ormawa (tidak
dipublikasikan di medsos senat)
Hasil penilaian proker (kuesioner, tabel
penilaian,spreadsheet penilaian) dikirim ke email
masing masing ormawa untuk minta TTD ketua
pelaksana
Senat Mahasiswa FEB Undip
Laporan Pertanggungjawaban Akhir Tahun
Sekitar bulan Desember/menyesuaikan setelah
pemira
Delegasi ormawa (Ketua, Sekretaris, Bendahara)
+Ketua baru
Undangan ormawa dikirim sekitar H-1 bulan acara
Pastikan data data untuk penilaian sudah lengkap
Penilaian dilakukan untuk semua indikator
penilaian (Sesuai SK)
Hasil penilaian proker (kuesioner, tabel
penilaian,spreadsheet penilaian) dikirim ke email
masing masing ormawa untuk minta TTD ketua
pelaksana
Transparansi dilakukan di medsos SM FEB
@skb1849e senatfebundip smfebundip
EVALUASI & SARAN
• Selalu koordinasi dengan sekjen & komisi anggaran
• Tingkatkan komunikasi & koordinasi dengan ormawa
• Pastikan email pengawasan dicek setiap hari
• Untuk email pengawasan dipertimbangkan lagi apakah mau tetap dijadikan
satu atau dipisah per komisi
• Saran untuk masing2 ormawa, sebaiknya jangan mengadakan proker di awal
tahun karena masih ada beberapa hal yang harus dilakukan terkait
reorganisasi, seperti lingkar bendahara & sekretaris, pembuatan sop dll.
• Usahakan untuk semua ormawa harus mengambil dana kemahasiswaan
• Selalu libatkan staff ahli dalam hal apapun
Senat Mahasiswa FEB Undip @skb1849e senatfebundip smfebundip
 Terima Kasih
~~ Titip ya untuk senat tahun ini, semangat kalian ~~

Anzel : azlcnt / 083147033069

Petrus : petrusseto_ / 089647805798
Ucup : maulana_yusuf_22 / 081225829862
*Kalau ada yang mau ditanyain, kontak aja via line/wa yaa, jangan pakai telepati. Maacih
Senat Mahasiswa FEB Undip @skb1849e senatfebundip smfebundip