STANDART OPERATIONAL PROSEDUR

PENGADAAN TENAGA/STAF UPK

PENDAHULUAN
Salah satu faktor yang berpengaruh terhadap tumbuh dan berkembangnya
sebuah organisasi khususnya UPK adalah apabila kinerja organisasi tersebut
baik, sementara kinerja organesai bisa baik apabila salah satunya didukung
oleh tenaga-tenaga yang mampu melakukan tugas-tugasnya secara profesional
yang mempunyai kemampuan, ketrampilan dan komitmen serta motivasi yang
tinggi.
Untuk memperoleh tenaga-tenaga yang handal seperti yang disebutkan diatas
tentu sejak dini yaitu mulai perekrutan harus dilakukan secara profesional
juga. Oleh karena itu dalam rukruting perlu disusun standart operasional
prosedur baku sebagai pedoman :
Maksud dan Tujuan
Yang dimaksud pengadaan tenaga/staf UPK adalah tenaga yang akan
mengelola dana perguliran secara profesional penuh waktu
Tujuan pengadaan Tenaga/staf UPK adalah Tenaga/staf sebagai Pengganti atau
penambahan sesuai kebutuhan
Persyaratan Pengadaan staf
a)Untuk Penambahan staf : Berdasarkan kebutuhan UPKdengan
memperhatikan kemampuan operasional UPT Ratio Biaya Operational,
pertuumbuhan modal,dll, Jumalah kelompok yang dilayanai mengajukan
kepada Forum MAD/BKAD
b)Untuk Penggantian Personil UPK : Berdasarkan Penilaian kinerja perlu
salah satu personil diganti atau personil melakukan pelanggaran,
penyalahgunaan wewenang, penyelewengan, maka BP-UPK mengusulkan
kepada Forum MAD/BKAD
Kemudian setelah dilakukan pengkajian, penelitian secara cermat dan
mendalam dan pada akhirnya Forum MAD/BKAD menyetujui adanya
Penambahan dan atau Penggantian salah satu Pengelola maka Forum
MAD/BKAD membentuk Tim Rekruting serta melakukan seleksi
Anggota Tim Seleksi
Anggota Tim adalah terdiri dari orang-orang yang memilki kemampuan dan
keahlian dalam bidang Sumber Daya Manusia. Yang berasal dari unsur paling
Tidak Camat Kepala Wilayah atau yang ditunjuk oleh Camat, Tokoh
Masyarakat atau orang lain yang disewa
Masa Kerja Tim
Masa Kerja Tim adalah bekerja sejak proses perekrutan yaitu
menginformasikan-seleksi sampai menetapkan personil yang akan diajukan
pada Forum MAD/BKAD memakan waktu maksimal 2 (dua) bulan sejak Tim
ditetapkan, secara rinci lama waktu tersebut adalah :
Dari Penetapan sampai terbit Surat Keputusan Camat : 7 hari
Proses Pengumuman tentang adanya lowongan : 14 hari
Seleksi Administrasi calon Tenaga/staf UPK : 7 hari
Pemanggilan untuk seleksi : 7 hari
Seleksi/tes : 7 hari
Penetapan oleh Forum MAD/BKAD : 14 hari
Legalitas Tim
Tim terbentuk disertai dengan Berita Acara, dan dalam melakukan tugas
Pengadaan Staf UPK, Tim yang telah ditunjuk oleh Forum MAD/BKAD
ditetapkan dengan SURAT KEPUTUSAN CAMAT
TAHAPAN PEREKRUTAN
Tahap Informasi kepada Masyarakat
a) Tim yang telah ditunjuk, melalui Camat mengirim surat yang isinya
menginformasikan kepada seluruh masyarakat kecamatan melalui Kepala
Desa tentang adanya lowongan Tenaga Pengelola harian UPK.
b) Kepala Desa menginformasikan lowongan tersebut dengan cara menempel
pada tempat-tempat strategis (papan pengumuman, tempat-tempat ibadah
dan lain-lain)
c) Tim memastikan bahwa informasi tentang lowongan tenaga UPK telah
terpasang, dengan disertai :
Posisi lowongan
Tingkat Pendidikan
Latar belakang Pendidikan
Tempat melamar
Batas waktu lamaran
Dan informasi lain sesuai kebutuhan
TAHAP SELEKSI
Seleksi Administrasi
Maksimal 5 hari setelah batas waktu lowongan ditutup maka Tim melakukan
seleksi Administrasi seperti yang disutkan dalam pengumuman lowongan
seperti Tingkat pendidikan, latar belakang pendidikan dan persyaratan lainnya.
Hasil Seleksi Administrasi
Hasil seleksi Administrasi Tim membuat berita acara tentang calon yang lolos
maupun yang tidak lolos seleksi administrasi
Materi Tes Seleksi
Setelah Tim menentukan Calon yang lolos seleksi Administrasi, maka Tim
mendiskusikan penyusunan Bahan/materi yang akan dipakai sebagai materi
Tes bagi calon yang dinyatakan lolos seleksi administrasi
Rahasia materi Tes
Untuk menjaga agar terjadi obyektivitas, serta memperoleh calon tenaga yang
berkualitas maka setelah bahan/materi tes disusun maka materi ini
dimasukkan kedalam amplop tertutup agar tidak bocor
Materi Tes
Agar diperoleh calon tenaga yang memiliki kompetensi sesuai harapan maka
materi Tes paling tidak meliputi aspek :
a) Pengetahuan ; yaitu pengetahuan tentang Pengembangan Masyarakat
(community development)/pemberdayaan masyarakat serta program
perkreditan, pengetahuan tentang usaha kecil-mikro
b) Keterampilan; misalnya keterampilan mengopersionalkan komputer Micro
sof word, Exel, keterampilan akutansi, keterampilan pendampingan
masyarakat dan lain sebaginya
c) Sikap; meliputi komitmen, motivasi dan kejujuran dan lain sebagainya
Metode Tes
Seleksi aktip yaitu melakukan tes kepada pelamar yang lolos seleksi
administrasi, tes dilakukan dengan cara :
Tes tertulis
Tes pengopersionalan komputer
Tes Wawancara
Atau bisa dimodifkasi Tes tertulis sekaligus mengopersionalkan komputer
Focus Group Discusion (FGD
Persiapan Tes Seleksi
Setelah materi tes telah siap, maka selanjutnya Tim melakukan pertemuan
guna mempersiapkan metode seleksi, waktu, strategi pelaksanaan tes calon
tenaga
Pemanggilan
Setelah pasal 13 dan 14 siap maka proses selanjutnya adalah pemanggilan
pelamar yang dinyatakan lolos seleksi administrasi untuk mengikuti
seleksi/tes baik tertulis maupun wawancara
Pelaksanaan Seleksi Aktif
a) Pada saat pelaksanaan Tes, maka Tim membagi diri menjadi beberapa tim
kecil yang memiliki tugas : Melakukan Wawancara dan mengawasi Tes
tertulis maupun pengoperasionalan komputer
b) Besar kecilnya anggota Tim tergantung dari jumlahpeserta yang di tes,
semakin banyak maka jumlah anggota tim kecil akan semakin banyak
pula. Namun jumlah anggota tim kecil minimal 2 (dua) orang
c) Untuk menghemat waktu dan keterbatasan sarana seperti komputer,
maka tim bekerja secara bersamaan
d) Sebagian peserta tes melakukan wawancara dan sebagian lagi melakukan
tes tertulis. Peserta yang selesai wawancara kemudian melakukan tes
tertulis, sebaliknya peserta yang tadinya tes tertulis kemudian melakukan
tes wawancara
e) Focus Group Discution (FGD), yaitu peserta diminta mendiskusikan
sesuatu topik, dan Tim mengamati jalannya diskusi. Peserta yang banyak
mengutarakan pendapat dan pendapat ini masuk akal (mampu
memecahkan persoalan) peserta yang bersangkutan memperoleh nilai
tertinggi
Hasil Seleksi Aktif
a) Setelah semua peserta selesai mengikuti tes, maka tim hari itu juga harus
menyelesaikan tugasnya yaitu menilai dan merangkum nilai dari masing-
masing peserta tes
b) Hasil rangkuman adalah merupakan jumlah nilai tes semua spek
(wawancara, tertulis dan pengoperasionalan komputer) dan diberi urutan
rangking dari hasil nilai tes tertinggi kemudian diikuti nilai dibawahnya.
Jumlah peserta tes yang dinyatakan lolos tergantung dari jumlah seluruh
peserta tes, yaitu :
Apabila peserta tes dibawah 10 orang maka diambil 3 (tiga) besar
yaitu rangking 1 (satu) sampai 3 (tiga)
Apabila peserta lebih dari 10 (sepuluh) sampai 20 (dua) puluh orang
maka diambil 5 (lima) besar dari nilai tertinggi sampai ke lima
Apabila peserta tes lebih dari 20 (dua puluh) maka diambil 7 (tujuh)
besar mulai dari nilai yang tertinggi sampai ke 7 (tujuh)
c) Hasil perengkingan pada pasal 18 ayat b, kemudian disimpan dalam
amplop tertutup dan dibawa oleh ketua Tim untuk kemudian hari
diserahkan kepada Forum MAD/BKAD untuk dipilih dan ditetapkan
d) Hasil kerja berupa kertas jawaban dari masing-masing peserta tes
disimpan secara baik menjadi dokumen penting, disimpan di UPK
PENETAPAN TENAGA UPK
Forum MAD/BKAD Pemilihan dan Penetapan Pengurus dan staf UPK
Forum MAD/BKAD dalam rangka pemilihan dan penetapan Pengurus/Staf
UPK bisa ditambah agenda lain sesuai kebutuhan. Dalam Forum ini Tim
Seleksi Pengelola UPK melaporkan hasil kerja sekaligus membacakan pelamar
yang dinyatakan lolos seleksi dengan disertai jumlah nilai dan urutan
rangking.
Proses Penetapan Tenaga/staf Pengelola UPK
Tahap I (pertama)
Pelamar yang dinyatakan lolos seleksi oleh Tim Seleksi di dalam Forum
MAD/BKAD dimulai dari urutan nilai terendah diberi kesempatan untuk
Presentasi dihadapan forum dengan materi Visi-Misi-komitmen jika di terima
menjadi salah satu tenaga pengelola UPK. Masing-masing orang diberi alokasi
waktu untuk presentasi selama maksimal 15 menit.
Tahap II (kedua)
Peserta Musyawarah MAD/BKAD melakukan pemungutan suara untuk
memilih pelamar yang sudah dinyatakan lolos seleksi dengan
mempertimbangkan Nilai hasil Tes seleksi serta presentasi masing-masing
peserta tes/pelamar.
Tahap III (ketiga)
Peserta/pelamar yang memperoleh suara terbanyak dari hasil pemungutan
suara adalah yang terpilih menjadi salah satu pengelola harian UPK. Hasil ini
kemudian dibuat Berita Acara
STATUS KEPEGAWAIAN
Masa Percobaan
Pelamar yang sudah dinyatakan diterima, maka status kepegawaiannya selama
3 (tiga) bulan pertama merupakan masa percobaan, untuk itu honor yang
diterima oleh tenaga pengelola baru selama 3 (tiga) bulan dibayar 80 %. Apabila
selama 3 (tiga) bulan dan hasil evaluasi menunjukkan kinerja yang baik, maka
bisa dinaikkan statusnya kekaryawanannya menjadi Tenaga Pelatihan selama
1 (satu) tahun, dan honor mereka diterimakan sebesar 100 %.
Masa Pelatihan
Yang dimaksud tenaga Pelatihan adalah Tenaga ini selama1 (satu) tahun
statusnya masih dalam taraf pelatihan dalam mengenal fungsi-peran dan tugas
secara baik. Masa ini tenaga ini masih banyak belajar, berlatih dan untuk itu
pelatihan/training bagi tenaga ini sangat dibutuhkan. Bila selama 1 (satu)
tahun dan setelah melalui evaluasi ternyata menunjukkan kinerja yang baik
maka Forum MAD/BKAD bisa mengangakat sesuai dengan aturan yang
disepakati. Sebaliknya bila kinerja Tenaga ini tidak baik maka Forum
MAD/BKAD bisa memutus hubungan kerja.