Menerapan Penggunaan Arsip

dan Prosedur Penggunaan Arsip

Kelas X AP

Kearsipan

SMK USWATUN HASANAH

 A. Pengertian Penggunaan Arsip
Penilaian arsip menurut parah ahli :

1. Betty R Ricks (1920) berpendapat bahwa penilaian arsip (records appraisal) adalah suatu pengujian
terhadap sekelompok arsip melalui daftar arsip dalam menentukan nilai guna setiap seri nilai guna
arsip.
2. F. Gerald Ham (1993 : 51)penilaian (apprasial) diartikansesuatu proses yang dilakukan oleh arsiparis
untuk mengevaluasi seberapa jauh arsip tertentu dapat memberi kontribusi terhadap tujuan kebijakan
organisasi.

3. Keputusan kepala ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) No.07 tahun 2001 tentang Penilaian
Arsip bagi instansi Pemerintah Badan Usaha dan Swasta, penilaian arsip adalah proses menentukan
jangka simpan yang terakhir dilihat dari aspek, fungsi, dan substansi informasinya, serta karakteristik
fisik yang dilakukan melalui langkah langkah teknis pengaturan secara sistematis dalam unit-unit
informasi.
 Untuk melakukan penilaian arsip, harus menggunakan

Angka Pemakaian = x 100%

 Suatu arsip dinilai baik, apabila :

a) Persentase angka pemakaian arsip tinggi (Minimum 15%)

b) Warkat yang disimpan dalam arsip masih mempunyai manfaat (bernilai)

c) Masih aktif membantu jalannya perusahaan

 Penilaian arsip dapat menggunakan kriteria penilaian
ALFRED

1. Administrative Value (Nilai Adminitrasi)

2. Legal Value (Nilai Hukum)

3. Financial Value (Nilai Uang)

4. Research Value (Nilai Penelitian)

5. Education Value (Nilai Pendidikan)

6. Documentary Value (Nilai Dokumentasi)

 Nilai ALFRED Berkisar 1-100
a) Pergolongan Arsip Vital (90-100%), Arsip ini sangat penting bagi kehidupan organisasi bisnis dan

tidak dapat digantikan apabila hilang ini contohnya adalah apa pendirian perusahaan.

b) Arsip Penting (50 89%). Arsip ini melengkapi bisnis rutin dan dapat diganti dengan biaya yang tinggi

dan lama Arsip ini disimpan dalam file aktif selama lima tahun dan inaktif selama 25 tahun ini

contohnya adalah bukti - bukti keuangan (bukti transaksi)

c) Arsip Berguna (10-49%). Arsip ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah.

kemudian disimpanc) dalam file aktif selama dua tahun dan file inaktif selama 10 tahun . Ini

Contohnya adalah surat pesanan

d) Arsip tidak berguna (0-10%). Arsip ini dapat dimusnahkan sesudah dipakai kemudian Arsip ini paling

lama disimpan tiga bulan di file aktif. Kemudian selebihnya dari itu kita dihilangkan atau di

musnahkan Contoh dari arsip tidak berguna adalah undangan rapat

  
Contoh :

Jumlah arsip 90 eksemplar. Jumlah permintaan arsip sebanyak 58 permintaan. Jadi,

penghitungan Persentase penggunaan arsip adalah sebagai berikut :

Angka penggunaan = x 100

= x 100%

64,44
 Penemuan arsip (finding, retrieval)


•
 Penyimpanan arsip yang efektif artinya arsip dapat ditemukan dengan capat dan

tepat sewaktu-waktu pada saat diperlukan. Untuk mengukur keefetifan tersebut

dapat diukur dari rasio penemuan sebagai berikut :

Rasio Penemuan = x 100%

 Kriteria rasio penemuan yang di gunakan adalah sebagai
berikut

a. Jika rasio > 99,5%, berarti arsip disimpan dengan baik

b. Jika rasio penemuan antara 97-99,5%, berarti arsip disimpan dalam kondisi

memuaskan.

c. Jika rasio < 97%, berarti teknik penyimpanan perlu dibenahi

 Kecepatan dan ketepatan penemuan arsip sangat berkaitan
dengan beberapa hal, di antaranya

1. Kejelasan Materi Yang Diminta

2. Ketepatan Klasifikasi Yang Dipakai

3. Ketepatan Dan Kemantapan Sistem Indeks, Serta

4. Tersedianya Tenaga Yang Dimiliki Pengetahuan Dan Keterampilan Yang

Memadai
  
Contoh :

Dari 90 arsip yang dicari, ditemukan 88 arsip. Besar rasio penemuannya adalah :

Rasio Penemuan = x100%

= x 100%

= 97,7%
 Berdasarkan hasil perhitungan, dapat dikatakan teknik penyimpanan
arsip tersebut dalam kondisi memuaskan (cukup efektif)

Terdapat beberapa faktor penyebab ketidakefektifan teknik penyimpanan arsip, yaitu

sebagai berikut :

1. Pemberian kata tangkap, indeks, dan klasifikasi yang kurang tepat

2. Prosedur penyimpanan tidak efektif dan tidak sesuai dengan sistem penyimpanan

arsip

3. Prosedur peminjaman kurang diimplementasikan

4. Adanya penumpukan arsip dalam satu map

Terimakasih