LAPORAN OBSERVASI

PENGAWASAN ADMINISTRASI PERKANTORAN DAN TATA NIAGA

Di PT YATAMA AIR CARGO
Tugas Mata Kuliah Administrasi Perkantoran dan Tata Niaga
Dosen Pengampu : Trisni Handayani, M.Pd

Disusun Oleh :
Kelompok 2
Ami Susanti 1701085002
Fauziah Rahmah 1701085027
M. Rizky Fajar 1701085070
Putri Rahma Utami 1701085054
Kelas 4B

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN EKONOMI

FALKUTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PROF. DR. HAMKA
JAKARTA
2019

1
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI.............................................................................................................................2
BAB I PENDAHULUAN.........................................................................................................1
A. Latar Belakang..............................................................................................................1
B. Rumusan Masalah.........................................................................................................1
C. Tujuan Observasi..........................................................................................................1
BAB II PEMBAHASAN......................................................................................................2
A. Pelaksanaan Observasi.................................................................................................2
B. Hasil Observasi..............................................................................................................2
BAB III PENUTUP..................................................................................................................5
A. Kesimpulan....................................................................................................................5
B. Saran...............................................................................................................................5

i
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Pengawasan atau yang sering disebut dengan pengendalian merupakan salah satu
fungsi dalam manajemen suatu organisasi, dimana memiliki arti suatu proses
mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan. Pengawasan dikatakan penting karena
tanpa danya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang
memuaskan, baik bagi organisasi itu sendiri maupun bagi para pekerjanya.
Pelaksanaan pekerjaan akan berjalan dengan baik apabila tenaga kerja yang
diberikan paham, arti, makna dan ruang lingkup dari pekerjaan yang akan
dilaksanakan. Setiap karyawan memiliki alasan untuk bekerja dengan baik dan penuh
tanggungjawab. Sikap ini tidak terlepas dari pengendalian oleh organisasi yang
membuatnya bersemangat dalam bekerja.
Dengan dilakukan pengendalian tenaga kerja, maka perusahaan dapat mengetahui
perkembangan karyawannya lebih dekat, sehingga dapat dijadikan sebagai acuan
dalam menentukan pengembangan karier karyawan.

Dari penjelasan diatas, kami melakukan observasi dan wawancara tentang

pengawasan Administrasi Perkantoran dan Tata Niaga.

B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian dari pengawasan?
2. Bagaimana proses yang dialkukan dalam mengawasi kegiatan administrasi dan
tata niaga?
3. Usaha apa yang dilakukan perusahan untuk meningkatkan kemampuan pengawas
agar dapat mengawasi kegiatan dengan lebih baik?
4. Pendekatan apa yang dipakai oleh pengawas?

C. Tujuan Observasi
1. Untuk mengetahui pengertian dari pengawasan
2. Untuk mengetahui proses yang dialkukan dalam mengawasi kegiatan administrasi
dan tata niaga

1
 3. Untuk mengetahui apa yang dilakukan perusahan untuk meningkatkan
kemampuan pengawas agar dapat mengawasi kegiatan dengan lebih baik
4. Untuk mengetahui pendekatan apa yang dipakai oleh pengawas.
BAB II
PEMBAHASAN

A. Pelaksanaan Observasi
Hari, tanggal : Jumat, 17 Mei 2019
Waktu : 08.39 s.d 10.20 WIB
Tempat : PT Yatama Air Cargo
Alamat : Jl. Tanah Merdeka, RT/RW 09/05, Susukan Kecamatan Ciracas,
Jakarta Timur

B. Hasil Observasi
PT Yatama Air Cargo merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa,
dimana kegiatan jasa tersebut dilakukan oleh Customer Service, baik via laut, darat,
maupun udara. Jasa yang mereka berikan ada 9 jasa, yakni perjalanan lintas udara,
darat, laut, tracking, kulir, prioritas (express), internasional, padati express
(pengiriman makanan dan minuman dengan cepat), city kulir (melakukan transaksi
tanpa ke tempat kantor), dan shoping online yang bekerja sama dengan shopee. Dalam
lintar udara, mereka bekerja sama dengan PT Garuda Indonesia.

Narasumber I : Pak Dwi Putra (HRD PT Yatama Air Cargo)

1. Pengawasan administrasi
Pengawasan secara administrasi Merupakan kegiatan dimana pengawas
melakukan pengawasan secara administrasi mengenai data karyawan yang
dilakukan dengan mengumpulkan data karyawan yang kemudian di serahkan ke
pihak HRD, absensi karyawan menggunakan fingerprint, data lembur dilapangan
menggunakan jam kerja dan resi dengan tujuan untuk menyesuaikan dengan surat
jalan dan barang yang dikirim.
a. Proses pengawasan
Proses pengawasan dilakukan melalui dua pendekatan, yakni setiap
pendekatan langsung dan tidak langsung. Pendekatan langsung yakni HRD
terjun langsung ke lapangan melihat pekerjaan karyawannya. Sementara

2
 pendekatan tidak langsung dilihat dari data absensi karyawan via fingerprint
yang dapat diketahui melalui sistem. Di PT ini, pengawas sangat ketat dalam
disipilin kinerja karyawannya, disana karyawan yang telat jam kerja akan
diberikan surat teguran dan diberikan sanksi.
b. Hal yang terjadi ketika proses pengawasan tidak baik
Jika pengawasan tidak baik, maka beberapa karyawan akan berubah
kedisiplinannya, seperti akan jarang karyawan yang masuk, kerjanya santai,
dan datang sesuka hatinya saja.
c. Jadwal pelaksanaan pengawas
Pengawasan dilakukan setiap hari oleh HRD, karena jika tidak dilakukan
setiap hari hasil kerjanya tidak akan optimal.
d. Usaha yang dilakukan perusahaan untuk meningkatkan kepengawasan
Usaha yang dilakukan seperti melaksanakan briefing seminggu sekali pada
hari Senin, yang didalamnya melakukan evaluasi yang dihadapi karyawan dan
juga memberikan motivasi kepada karyawannya. Selain itu, pihak HRD
memberikan penekanan terhadap karyawan yang mengalami permasalahan
seperti karyawan yan terlambat, tidak masuk tanpa keterangan dan lain-lain.
Selain itu, pengawas juga melakukan pendekatan langsung (face to face), ini
dilakukan apabila karyawan yang telah diberikan surat teguran, mengulagi
kesalahannya kembali. Memberikan surat teguran dan pemberian sanksi
berupa pemotongan gaji. Dan juga pekerjaan karyawan harus sesuai dengan
Standar Operasional Prosedur (SOP) yang ada.
e. Yang menjadi dasar dalam pemilihan pengawas
Mempunyai wawasan, memiliki tanggungjawab, menjadi suri tauladan, dan
memberikan penilaian berdasarkan data dan fakta serta tau langsung
permasalahan yang terjadi.
f. Pengembangan yang dilakukan pengawas terhadap kinerja karyawan
Memberikan penilaian prestasi terhadap karyawannya, dan memberikan
reward / bonus kepada karyawannya yang berprestasi.

Narasumber II : Ibu Dania (Customer Service) beliau bekerja sebagai CS yang

tugasnya lebih kepada menerima kompainan dari customer, mengecek isi barang serta
resinya apakah barang tersebut sesuai dengan resi atau tidak.

3
2. Pengawas Tata Niaga
Pengawasan secara Tata Niaga Merupakan kegiatan dimana pengawas melakukan
pengawasan yang berhubungan dengan kegiatan pengiriman maupun penerimaan
barang.
a. Proses pengawasan
Dibandingkan dengan proses pengawasan di Administrasi Perkantoran, di
bagian Tata Niaga sama dengan Administrasi Perkantoran, hanya yang
membedakan adalah kegiatannya, jika pengawas Tata Niaga mengawasi
kegiatan pengiriman maupun penerimaan barang, dan pengawas Administrasi
Perkantoran mengawasi kegiatan yang berhubungan dengan data karyawan.
b. Hal yang terjadi ketika proses pengawasan tidak baik
Jika pengawasan tidak baik, maka beberapa karyawan akan berubah
kedisiplinannya, seperti akan jarang karyawan yang masuk, kerjanya santai,
dan datang sesuka hatinya saja.
c. Jadwal pelaksanaan pengawas
Pengawasan dilakukan setiap hari oleh HRD, karena jika tidak dilakukan
setiap hari hasil kerjanya tidak akan optimal.
d. Usaha yang dilakukan perusahaan untuk meningkatkan kepengawasan
Usaha yang dilakukan seperti melaksanakan briefing seminggu sekali pada
hari Senin, yang didalamnya melakukan evaluasi yang dihadapi karyawan dan
juga memberikan motivasi kepada karyawannya. Selain itu, pihak HRD
memberikan penekanan terhadap karyawan yang mengalami permasalahan
seperti karyawan yan terlambat, tidak masuk tanpa keterangan dan lain-lain.
Selain itu, pengawas juga melakukan pendekatan langsung (face to face), ini
dilakukan apabila karyawan yang telah diberikan surat teguran, mengulagi
kesalahannya kembali. Memberikan surat teguran dan pemberian sanksi
berupa pemotongan gaji. Dan juga pekerjaan karyawan harus sesuai dengan
Standar Operasional Prosedur (SOP) yang ada.
e. Yang menjadi dasar dalam pemilihan pengawas?

4
 Mempunyai wawasan, memiliki tanggungjawab, menjadi suri tauladan, dan
memberikan penilaian berdasarkan data dan fakta serta tau langsung
permasalahan yang terjadi.

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan
Pengawasan merupakan suatu usaha sistematis untuk menetapkan standar tujuan
dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi, dan membandingkan
kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan
mengukur penyimpangan serta mengambil tindakan usaha perbaikan yang dilakukan.
Di PT YATAMA AIR CARGO dalam kegiatan pengawasan di bagian
Administrasi Perkantoran dan Tata Niaga sama, yang membedakan hanya kegiatan
pengawasannya, kalau di bagian Administrasi, HRD mengawasi kegiatan yang
berkaitan dengan data karyawan mulai dari data lengkap, absen kehadiran, dan data
lembur karyawan. Sedangkan dibagian Tata Niaga dilakukan pengawasan yang
berkaitan dengan barang, mulai dari pengiriman maupun penerimaan barang.

B. Saran
Diharapkan PT YATAMA AIR CARGO dapat meningkatkan pengawasan yang ada
agar perusahaan dapat menjadi lebih baik, sehingga customer yang datang bertambah
dan menambah keuntungan bagi PT YATAMA AIR CARGO.

5
LAMPIRAN-LAMPIRAN

6
7