Nama : Rindiani

Hasana
Kelas : XI.AP.1
BAB 2
MEMILIH PERALATAN KANTOR
Peralatan perkantoran yang baik mendukung pekerjaan-pekerjaan di kantor. Karena itu,
pengetahuan akan berbagai peralatan kantor yang baik perlu dimiliki oleh instansi atau
perusahaan-perusahaan. Dalam bab 2 ini akan dijelaskan cara atau criteria yang tepat saat
memilih barang untuk kepentingan perkantoran.
2.1.

Pentingnya Peralatan dan Mesin-Mesin Kantor

Seiring perkembangan zaman dan kemajuan teknologi, kita menyadari bahwa laju

peradaban bergerak begitu cepat. Selangkah saja kita tertinggal, maka kita seolah menjadi
manusia purba yang tidak tahu apa-apa.
Sejalan dengan hal itu, kebutuhan manusia semakin meningkat. Dengan sendirinya,
kemampuan berbagai pihak penyedia barang dan jasa (produsen) harus mampu mengimbangi
permintaan pasar yang tentu saja membludak. Logikanya, pihak produsen tidak mungkin akan
mengecewakan konsumen, yang note bene adalah sumber pemasukan atau financial.
Perimbangannya juga jelas. Pihak produsen harus mampu meningkatkan produktivitas barang
atau jasa yang dihasilkan. Konsekuensinya, segala sarana dan prasarana, struktur maupun
infrastruktur harus tersedia maksimal.
Disinilah pentingnya kejelian dalam memilih sarana dan prasarana berupa peralatan
maupun perabotan kantor yang berhasil guna. Selain itu kecerdasan dan kemampuan sumber
daya manusia juga perlu terus ditingkatkan.
2.2.

Fungsi peralatan Kantor

Penemuan-penemuan mesin-mesin kantor memungkinkan adanya mesin-mesin kantor

yang lebih canggih dan lebih hebat. Akibatnya, pekerjaan-pekerjaan perkantoran dapat dilakukan
dengan kecepatan-kecepatan yang fantastis, dan pekerjaan-pekerjaan rutin tersebut dapat diambil
alih oleh mesin, sehingga hasilnya bias lebih maksimal.
Mesin-mesin di kantor dapat mempercepat pelaksanaan teknik-teknik perkantoran yang
baru. Hal ini dapat dilihat dari adanya sebuah mesin bacayang dapat memeriksa bahan tulisan
dengan kecepatan hamper 2000 kata per menit dan merekam kata-kata tersebut ke dalam sebuah
pita. Sebaliknya, pita menjalankan sebuah mesin secara otomatis untuk mengirimkan beritaberita jarak jauh. Contoh lain adalah mesin yang mensortir cek dari bank, membuat perhitungan
debet dan kredit dari deposito-deposito, dan membuat laporan-laporan bulanan, misalnya mesin

pencatat pos-pos dari daftar barang yang dijual, pos-pos yang harus diganti, volume dari daftar
barang dan jumlah yang ada pada setiap bagian.
Manajer perusahaan kini membutuhkan banyak data untuk membantu membuat
keputusan-keputusan yang efektif. Oleh karena itu, para manajer kantor memerlukan informasi
yang cepat dan tepat, yang hanya dapat diperoleh dari data yang dihasilkan oleh mesin.
Kejadian-kejadian yang menyangkut perusahaan terjadi dengan cepat dan banyak sekali
keputusan yang harus memperhitungkan kejadian-kejadian tersebut.
Keadaan semacam ini memerlukan pemrosesan dan pembagian data secepatnya. Mesin
dapat melakukannya dalam beberapa jam saja. Sementara, bila menggunakan perhitungan
manual (menggunakan tenaga dan pikiran manusia) akan dibutuhkan waktu berjam-jam dan
bahkan bertahun-tahun lamanya.
Tuntutan mengenai laporan-laporan pekerjaan akan berubah sesuai dengan pembaharuan
mesin. Demikian pula, volumepekerjaan akan berubah sehubungan dengan waktu pemrosesan.
Hal ini disebabkan karena adanya pemilikan mesin-mesin.
Tidak dipungkiri lagi bahwa pemakaian mesin-mesin, yang dilakukan secara efektif, bias
meningkatkan laju produktivitas yang berdaya guna. Tingkat kecepatan yang tak terbatas,
hubungan atau komunikasi yang lancer, dan ketepatan dalam berbagai perhitungan angka-angka
akan sangat membantu kelancaran pekerjaan dalam tugas-tugas bisnis.
Karena itulah, sebagai langkah awal untuk mencapai tingkat produktivitas yang tinggi,
diperlukan kejelian dan kecermatan dalam memilih (membeli) mesin-mesin kantor maupun
perobatan-perobatan kantor lainnya.
2.3.

Berbagai pertimbangan Sebelum Membeli Mesin-Mesin Kantor

Ada beberapa factor yang harus dipertimbangkan dengan baik dan benar dalam pembelian
mesin-mesin kantor sehingga memberikan hasil yang memuaskan bagi setiap pekerjaan kantor.
A. Sifat pekerjaan kantor
Pembelian mesin-mesin kantor ini harus disesuaikan dengan sifat pekerjaan kantor yang
dilakukan agar mesin yang dipakai dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya. Sebaiknya kita
juga mempunyai pengetahuan yang cukup tentang kemungkinan untuk melakukan pekerjaan
dengan menggunakan mesin yang lain. Kita harus berhati-hati dalam membeli mesin-mesin
kantor, baik itu dari jenis/model mesin, ukuran mesin, dan merek mesin sehingga memberikan
hasil yang memuaskan.
B. Benar dibutuhkan
Penggunaan sebuah mesin kantor tertentu harus didasarkan atas suatu kebutuhan dan
keperluan. Apabila seorang manajer melakukan pembelian mesin-mesin kantor yang tidak

didasarkan atas kebutuhan dan keperluan kantor melainkan hanya berdasarkan pada mode, maka
dapat dikatakan bahwa manajer itu tidak efisien.
C. Jumlah dan nilai waktu yang dihemat
Ketika melakukan pembelian mesin-mesin kantor maka harus dipertimbangkan
mengenai jumlah dan nilai waktu yang dihemat. Biasanya mesin-mesin kantor yang baru dibeli
dapat mempercepat penyelenggaraan pekerjaan dan dapat bekerja secara penuh sehingga seluruh
waktu dapat dihemat, baik dalam jumlah maupun nilainya. Agar menghasilkan suatu keuntungan,
maka waktu yang dihemat dapat digunakan untuk pekerjaan kantor lain yang lebih produktif.
Apabila waktu yang dihemat tidak digunakan pada tugas lain yang lebih produktif, pembelian
mesin kantor ini merupakan pemborosan.
D. Fleksibilitas penggunaan
Pertimbangan di dalam melakukan pembelian mesin-mesin kantor harus didasarkan atas
fleksibilitas penggunaan mesin kantor dalam melakukan suatu pekerjaan kantor. Apabila menurut
pertimbangan mesin itu dapat dioperasikan secara efektif untuk melakukan beberapa jenis
pekerjaan kantor, maka alas an pembelian itu menjadi lebih kuat.
E. Harga dan investasi
Sebelum melakukan pembelian mesin-mesin kantor, kita harus mempertimbangkan harga
dari mesin kantor itu sendiri. Maksud dari harga disini adalah bukan persoalan mahal atau
tidaknya pembelian suatu mesin kantor, tetapi juga manfaat yang akan diperoleh dari mesin itu.
Dengan kata lain, pertimbangan jasa yang akan diperoleh dari harga yang harus dibayarkan.
Ada beberapa pertimbangan lain yang juga harus dipertimbangkan sebelum melakukan
pembelian mesin-mesin kantor, antara lain :
1. Harga keseluruhan yang dibayar termasuk instalasi dan penyerahan,
2. Jika adanya penggantian bagaimana harga pasar yang berlaku,
3. Taksiran persentasi pemakaian mesin itu,
4. Rentabilitas penanaman.
F. Kapasitas mesin
Sebagai seorang manajer yang efisien hendaknya juga mempertimbangkan kemampuan
mesin terutama mengenai mutu, daya tahan, kapasitas serta kemungkinan dalam menyelesaikan
suatu pekerjaan kantor secara efektif dan efisien. Hal ini dapat kita peroleh dari pemakai
terdahulu, pihak diluar kantor maupun pengusaha pabrik mesin itu sendiri. Sebelum membeli
mesin-mesin kantor hendaknya diadakan suatu tes atau percobaan seperlunya dari mesin tersebut
agar kita dapat memperoleh pengalaman yang cukup dari mesin yang akan kita beli.

G. Nilai keindahan
Pembelian mesin-mesin kantor juga akan menambah nilai keindahan dari suatu kantor.
Nilai keindahan dari mesin kantor itu dapat dilihat dari bentuk dan warna mesin yang
disesuaikan dengan ruangan tertentu dari suatu kantor.
Oleh karena itu, kita sebagai seorang manajer harus mempertimbangkan nilai keindahan
dari pembelian suatu mesin kantor dan juga harus menyeleksi suatu mesin kantor sebelum
membelinya.
Hal ini sangat penting karena akan membawa keuntungan-keuntungan tersendiri bagi
keseluruhan kantor tersebut. Pembelian suatu mesin jangan hanya dipandang sebagai suatu alat
fisik untuk membantu para karyawan didalam menyelesaikan suatu pekerjaan kantor, tetapi juga
sebagai suatu motivasi mental yang dapat mendorong para karyawan bersikap positif dan
kooperatif didalam melaksanakan tugasnya.
H. Preferensi karyawan
Pembelian mesin-mesin kantor juga harus disesuaikan dengan manusianya. Hal ini
dikarenakan unsure manusia memegang peranan penting dalam menentukan apakah mesin itu
dioperasikan dengan baik dan teratur atau sebaliknya. Apabila karyawan kantor itu tidak
menyadari atau mengerti benar untuk apa mesin itu didatangkan, maka kemungkinan
penggunaan mesin itu tidak akan memberikan hasil seperti yang diharapkan.
Oleh karena itu, seorang manajer yang bijaksana perlu menanamkan pengertian dan
pemahaman terhadap karyawan mengenai kehadiran mesin tersebut, sehingga dapat membantu
meringankan pekerjaan mereka dan bukannya untuk membebaskan mereka dari tugasnya.
Kehadiran mesin disuatu kantor janganlah dianggap sebagai suatu saingan, tetapi merupakan
teman baik yang dapat disuruh tanpa membantah. Oleh karena itu, dengan menanamkan rasa
bersahabat dan rasa memiliki maka akan menimbulkan gairah para karyawan dalam
menggunakan alat tersebut dengan semaksimal mungkin dengan melakukan pemeliharaan yang
baik.
I. Pengaruh atas kebutuhan karyawan
Sebelum membeli mesin-mesin kantor, seorang manajer harus mempertimbangkan
jumlah karyawan dan tingkat keahlian mereka. Jangan sampai pembelian mesin-mesin kantor
mengakibatkan pemborosan keuangan perusahaan.
J. Ramalan dan volume pekerjaan
Seorang manajer perlu melakukan ramalan keperluan mesin-mesin kantor. Jangan sampai
pembelian mesin-mesin kantor hanya didasarkan pada kebutuhan yang mendesak pada suatu saat
tertentu, tetapi juga kemungkinan keperluan tambahan volume pekerjaan pada masa yang akan
datang volume pekerjaan menjadi berkurang, maka akan diapakan mesin itu, dijual kembali,

disewakan, disimpan saja atau ditukar tambah. Apabila kita tidak melakukan ramalan keperluan,
maka akan mengakibatkan pemborosan keuangan perusahaan.
K. Mutu pekerjaan
Pembelian mesin-mesin kantor akan membawa pengaruh yang banyak sekali terhadap
mutu pekerjaan itu sendiri. Misalnya masalah ketelitian, kerapian, kecepatan kerja, dan
mengurangi kesalahan dalam melakukan suatu pekerjaan kantor.
L. Kebutuhan akan tembusan
Adanya mesin-mesin kantor akan mempermudah pemenuhan kebutuhan akan tembusantembusan sejumlah dokumen. Tembusan-tembusan dokumen itu memerlukan duplikasi-duplikasi
yang hanya bias diperoleh dengan menggunakan mesin dan tidak bias dilakukan oleh tangan
manusia. Dengan menggunakan mesin akan didapatkan duplikasi langsung dengan kertas dan
format yang sama.
Sementara itu, Oliver Standingford, Geoffrey Mills, dan Robert C. Appleby
memberikan kriteria umum dalam memilih perabot dan peralatan lain. Ketiganya member
panduan dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan di bawah ini.
1. Apakah wilayah kerja memadai?
Perhatian harus ditujukan pada wilayah yang diperlukan bukan hanya untuk melakukan
pekerjaan, tetapi juga untuk menyimpan barang baru, barang yang sudah selesai dikerjakan,
dan suplai alat tulis, formulir kosong, dan sebagainya.
2. Dapatkah juru tulis bekerja dengan nyaman?
Semua peralatan dan formulir yang diperlukan untuk pekerjaan harus berada dalam
jangkauan yang mudah dicapai. Formulir yang berhubungan harus disimpan berdekatan, dan
formulir yang paling banyak digunakan harus berada paling dekat dengan tangan.
3. Apakah juru tulis dapat menggunakan kedua tangannya?
Pekerjaan harus ditata sedemikian rupa sehingga juru tulis didorong untuk menggunakan
kedua tangannya secara serentak.
4. Dapatkah pekerjaan diselia?
Penyeliaan harus dapat melihat keadaan pekerjaan setiap juru tulis. Posisi harus diatur untuk
pekerjaan yang belum selesai dan yang sudah selesai. Lebih baik apabila semua pekerjaan
tersebut mudah terlihat sepanjang hari sehingga tidak ada yang terlewatkan.
5. Apakah pekerjaannya terlindung secara memadai
Peraltan, alat tulis, dan formulir harus dilindungi dengan baik sepanjang siang dan malam
hari dari debu, kehilangan, kerusakan, atau akses yang tidak sah. Dalam beberapa hal, hal ini
mungkin memerlukan pemindahan barang ke dalam wadah untuk disimpan pada malam hari
di dalam lemari besi tahan api.

6. Apakah ada tempat penyimpanan yang cocok untuk barang milik pribadi juru tulis?
Tidak bijaksana untuk memaksa juru tulis meninggalkan tas tangan dan barang milik pribadi
lain yang berharga di ruangan penitipan, dimana barang tersebut mungkin dicuri. Penyediaan
laci pribadi atau lemari kecil di meja dihargai oleh staf dan membantu menjamin kerapian di
kantor.
7. Dapatkah wilayah kerja dibersihkan?
Meja kerja yang ditinggalkan pada akhir jam kerja dan penuh dengan kertas lepas di atasnya
tidak dapat dibereskan. Idealnya, ketika petugas kebersihan tiba, mereka harus dapat
membersihkan lantai dan semua perabot tanpa kesulitan karena semua pekerjaan telah
disimpan di temp at yang semestinya.
Mills menambahkan pokok-pokok yang harus diingat sewaktu membeli perabot, yaitu :
a. Staf harus dilibatkan sedapat mungkin dalam pemilihan,
b. Pilihan antara kayu dan baja tidak penting sekarang karena biasanya kedua bahan
tersebut digunakan bersama,
c. Beberapa sistem memiliki pilihan warna,
d. Plastic tidak dapat diperbaiki, tetapi kuat untuk bagian dalam laci,
e. Tidak boleh ada tepi atau sudut yang tajam atau bergerigi,
f. Kunci harus terbenam atau rata dengan permukaan,
g. Tirai harus mudah dipasang atau dilepas,
h. Meja kerja atau meja biasa harus dapat disetel ketinggiannya,
i. Unit peraga visual (UPV) harus dapat disetel dan harus tersedia fasilitas untuk memutar
UPV tersebut menjauhi garis pandangan langsung, dan
j. Bagian atas meja dapat dibuat dengan beberapa bagian yang dapat dimiringkan dari 1
derajat hingga 20 derajat, agar beberapa tugas dapat dikerjakan dengan lebih mudah.
Mesin harus datar, sedangkan dokumen dapat ditaruh pada bagian meja yang miring
untuk memberikan kemudahan dan efisiensi yang lebih besar.
2.3.1. Memilih UPV (Unit Peraga Visual)
Riset menunjukkan bahwa meja kerja kantor tradisional pegawai mengerjakan banyak
kegiatan fisik. Hal itu berarti bahwa kelemahan ergonomic tidak mungkin menyebabkan
gangguan fisik. Sebaliknya, pegawai di stasiun kerja UPV lebih rentan terhadap kekurangan
ergonomic. Karenanya, dalam pemilihan UPV diperlukan adanya berbagai pertimbangan
termasuk dalam mendesain tempat kerja, diantaranya sebagai berikut.
1. Berapa banyak waktu yang dihabiskan di depan UPV?
2. Bagaimanakah lampu penerangan? Apabila operator lebih banyak menggunakan layar
daripada papan tombol, maka lampu dan ketersediaan ruang harus disesuaikan dengan hal
ini.
3. Apakah operator sering mengacu pada buku pedoman?

4. Apakah buku pedoman digunakan dalam hubungan dengan UPV?

5. Pemanfaatan apa yang diambil dari fasilitas lain seperti telepon, kalkulator, indeks kartu,
mesin ketik?
6. Berapa sering operator perlu berkomunikasi dengan orang lain?
7. Apakah ada hubungan antara pemakaian UPV dan peralatan peripheral seperti pencetak?
Dalam memilih UPV, menurut G. Mills, kita harus memperhatiakan beberapa hal berikut ini.
1. Citra pada layar harus didesain dengan baik dan stabil untuk mencegah ketegangan pada
mata.
2. Operator harus dapat memilih dari pelbagai jajaran penyetelan kontras dan keterangan,
untuk memenuhi selera pribadi dan juga variasi dalam penerangan sekeliling.
3. Refleksi pada layar sering menimbulkan masalah bagi operator. Hal ini bias diakali dengan
pengaturan lampu secara cermat.
4. Kemudahan pemakaian, yakni bila mesin dapat dianggukkan pada poros horizontal dan
diputar melalui poros vertical sehingga memungkinkan operator menyetel unit sesuai
kesukaan mereka.
5. Papan tombol yang baik bias dilepas dan mempunyai tombol cekung yang menerima bentuk
ujung jari dengan cukup alamiah.
2.3.2. Memilih Mesin Fotokopi
Sebagai salah satu alat reprografi, mesin fotokopi berperan penting dalam melancakan tugastugas atau pekerjaan kantor. Karena itu, pemilihan mesin fotokopi secara cermat merupakan
bentuk tindakan bijaksana. Berikut ini criteria umum dalam memilih mesin fotokopi:
1. Proses tekanan panas atau dingin
Kebanayakan mesin fotokopi menggunakan proses panas untuk mengikat toner pada kertas.
2. Penyatuan dengan tekanan dingin (cold-pressure fusing)
Suatu metode dimana bubuk toner ditekan melalui suatu rol penekanan ke atas kertas, bukan
dilelehkan atau dipanggang. Hal ini bertujuan untuk mengurangi waktu pemanasan,
mengurangi kebisingan, dan lebih sedikit menghabiskan listrik. Namun, metode ini
menghasilkan kopi yang berkilap. Sebagian besar pemakai tidak menyukai kopi yang seperti
ini.
3. Jenis toner
Toner kering memberikan hasil yang baik hamper pada segala macam kertas; toner basah
menghasilkan kopi yang lumayan bagus pada jenis kertas khusus yang mengkilap dan halus.
Model mutakhir telah meningkatkan mutu kopinya. Pemakaian metode toner basah mungkin
berakhir dalam waktu dekat dan digantikan dengan toner kering.

4. Pengecilan dan pembesaran

Banyak mesin memiliki fasilitas pengecilan dan pembesaran sebagai standar, tetapi fasilitas
ini agak mahal dan jarang diperlukan. Model yang memiliki fasilitas pengecilan mungkin 30
persen lebih mahal. Mungkin ada penghematan pada kertas dan ruang dengan membuat kopi
yang dibuat dengan karbon ada mesin yang memiliki beberapa rasio pengecilan.
5. Kecepatan pengopian
Mesin yang lebih murah dapat mengopi dengan kecepatan 10-14 kopi per menit (KPM).
Mesin yang lebih mahal menghasilkan kecepatan hingga 40 kpm. Pemakaian yang banyak
(lebih dari 15.000 kopi per bulan) memerlukan kecepatan yang lebih besar.
6. Waktu pemanasan
Mesin dengan toner kering memerlukan hingga empat menit untuk pemanasan. Mesin
dengan toner basah dan penyatuan tekanan dingin hampir tidak memerlukan waktu
pemanasan. Waktu yang diperlukan untuk membuat kopi pertama dapat bervariasi, dari 5
hingga 15 detik. Hal ini penting bila banyak kopi yang dibuat secara satuan.
7. Praseleksi
Tombol tekan praseleksi tersedia dari 1-20 atau 1-999 kopi.
8. Fasilitas lain
Ada mesin yang memungkinkan penginterupsian untuk membuat beberapa kopi dengan
cepat, lalu mesinpun kembali kepekerjaan yang semula. Diagnostik mengacu pada lampu
peringatan yang member informasi tentang kebutuhan akan tambahan toner dan sebagainya.
Pemilihan kertas dimungkinkan dengan pelbagai ukuran kertas yang diperlukan. Terdapat
pula seleksi otomatis dimana ukuran lembaran asli dicatat oleh mesin. Pengumpulan
dokumen dan alat penyusun lembaran serta pengumpan formulir computer tersedia pada
model yang lebih mahal.
2.3.3. Memilih Komputer
Dalam memilih perangkat komputer. Anda harus memperhatikan hal-hal berikut ini.
1. Definisikan pekerjaan inti
Periksalah jenis-jenis pekerjaan apa saja yang menggunakan fasilitas komputer, seperti
menyusun data, mengetik naskah, mencatat faktur, membuat grafik, dan sebagainya.
2. Definisikan pekerjaan plasma
Plasma artinya sekitar, setelah jenis pekerjaan inti ditemukan, cobalah untuk membuat daftar
pekerjaan di sekitar pekerjaan inti, yang nantinya akan mendukung pekerjaan inti tersebut.
3. Definisikan pekerjaan perifer
Berikutnya adalah menentukan jenis pekerjaan perifer (kulit, tepi), dimana jenis pekerjaan
tersebut akan mendukung pekerjaan plasma, misalnya untuk membuat jadwal dibutuhkan
data karyawan, table waktu kerja, dan sebagainya.

4. Definisikan lingkungan pekerjaan

Setelah menentukan ketiga tugas di atas kemudian tentukanlah area atau lingkungan yang
mendukung pekerjaan tersebut. Misalnya bila pekerjaan itu menulis e-mail berarti hubungan
atau lingkungan penunjangnya adalah internet; data dan table berarti hubungan dengan
database, dan seterusnya.
Berikutnya kita akan lebih cermat memilih komputer berdasarkan criteria teknis, saat kita
membeli komputer. Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah :
A. Kecepatan (speed)
Kecepatan kerja komputer ditentukan oleh komponen berikut ini, yaitu :
1. Prosesor
Semakin tinggi serinya, berarti makin cepat pula kinerjanya. Missal Pentium VI lebih tinggi
dibandingkan Pentium V, dan seterusnya.
2. Memory
Makin besar jumlah memory, makin cepat kerja komputer, karena instruksi dan data dapat
dimuat dari disk ke dalam memory dan langsung diakses prosesor. Untuk komputer jenis
Personal Computer (PC) minimal 64 MB (megabyte), tetapi jika makin bertambah
aplikasinya, maka paling aman adalah 256 MB.
3. Disk
Disk yang signifikan ikut menentukan kecepatan adalah fixed disk atau hard disk merupakan
perangkat keras yang berfungsi untuk menyimpan data dan instruksi.