MESIN KANTOR

By
Poni Sukaesih Kurniati, S.IP., M.Si.
Mesin kantor merupakan salah satu alat
penunjang untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan dengan efisien. Dewasa ini di
kalangan dunia usaha, banyak perusahaan, baik
pemerintah maupun swasta yang dalam
usahanya, semakin mengandalkan mesin kantor
guna memungkinkan didapatkan hasil yang
optimal.
Hal-hal yang harus diperhatikan untuk
memutuskan perlu tidaknya mesin kantor

1. Mesin-mesin yang akan dipakai harus benar-benar

diperlukan.
2. Jenis mesin hendaknya praktiis
3. Mesin tersebut dapat mengurangi biaya
pelaksanaan pekerjaan
4. Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan
5. Mutu mesin harus baik
6. Mesin tersebut dapat digunakan untuk bermacam-
macam pekerjaan
7. Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah
8. Mesin tersebut dapat disesuaikan dengan
kemampuan pegawai
9. Mesin harus sesuai dengan pekerjaan yang akan
dilakukan
10. Perlu disediakan ruangan yang memungkinkan
untuk meletakkan mesin tersebut.
Jenis pekerjaan yang dapat dilakukan dengan
mesin

 Harus dikerjakan dengan berulang-ulang dalam

jumlah yang cukup banyak dan dalam bentuk serta
ukuran yang sama.
 Sifat dan jenis pekerjaan terlalu berat bagi tenaga
manusia.
 Akan terlalu lambat apabila dikerjakan dengan
tangan.
 Harus ada formalitas
 Memerlukan ketelitian yang sempurna
3 Jenis mesin

 Mesin untuk menghemat fisik , tenaga dan

pikiran manusia disebut sebagai Labour
saving Machine.
 Mesin untuk menghemat pengeluaran uang,

disebut Money saving Machine

 Mesin untuk memanfaatkan penggunaan

waktu disebut Time saving machine

Keuntungan pengggunaan mesin kantor

 Dapat menghemat biaya, tenaga dan waktu

 Pengendalian atas ketelitian dan ketepatan lebih
mudah dilaksanakan
 Memudahkan pengawasan
 Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan
rapi
 Keterangan yang dimuat dapat lebih banyak
 Dapat mengurangi rasa bosan
 Dapat mengurangi kelelahan pegawai
Kerugian pengggunaan mesin kantor

 Tingkat penyusutan dari beberapa jenis mesin

tertentu adalah tinggi
 Mesin-mesin tertentu memerlukan biaya tinggi untuk
pengadaan danpemeliharaannya
 Sulit mendapatkan operator mesin yang cakap dan
perlu adanya biaya untuk melatih mereka
 Fleksibilitas dari beberapa metode mesin sulit
didapatkan dan diterapkan
 Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan mesin –
mesin tertentu bila terjadi kerusakan
 Faktor yang harus diperhatikan dalam
pemeliharaan dan peningkatan penggunaan
mesin kantor
 Pemeliharaan
Perawatan terhadap perlengkapan materil dengan
tujuan agar perlengkapan itu dapat lebih awet.
 Reparasi
Yaitu perbaikan terhadap perlengkapan materil agar
dapat berfungsi lagi sebagaimana mestinya.
 Peningkatan
Yaitu mengusahakan perlengkapan materil pada
kondisi yang lebih baik lagi sehingga umurnya dan
nilainya juga bertambah.
 Penggantian
Yaitu mengganti perlengkapan yang telah ada dengan
perlengkapan lain yang lebih cocok.
 Penambahan
yaitu menambah jumlah perlengkapan yang fungsinya
sama, sehingga nilainya bertambah.
Mesin yang digunakan dalam menunjang tugas
perkantoran

 Computer (komputer)
 Typewriter (mesin tik)
 Memorywriter (mesin tik elektronik)
 Photocopy Machine (mesin fotocopy)
 Telecopier (facsimile)
 Shredder (mesin penghancur kertas)
 Transcribbing Machine (mesin penyalin dikte)
 Teleprinter Exchange (telex)
 Mesin penjumlahan, dll