TEKNOLOGI PERKANTORAN

definisi Perkantoran ?

Manfaatnya?

Tujuannya ?
Pengertian Teknologi Perkantoran
• Kata teknologi berasal dari bahasa
Perancis, La Teknique yang artinya
semua proses yang dilaksanakan
dalam upaya untuk mewujudkan
sesuatu secara rasional.
• Teknologi”adalah ilmu yang
mempelajari tentang keterampilan
yang dapat mewujudkan sesuatu yang
rasional
 Menurut Para Ilmuwan
• Menurut Iskandar Alisyahbana (1980 : 1),
“Teknologi adalah cara melakukan sesuatu
untuk memenuhi kebutuhan manusia dengan
bantuan alat dan akal sehingga seakan – akan
memperpanjang, memperkuat atau membuat
lebih ampuh anggota tubuh, panca indera, dan
otak manusia”.
 Definisi Teknologi Perkantoran
 mencatat,
menghimpun,
mengolah,
 memperbanyak,
mengirim, dan
menyimpan bahan – bahan keterangan secara
efisien dengan menggunakan mesin – mesin
kantor
 Manfaat Teknologi Perkantoran
• Menyelesaikan pekerjaan kantor menjadi lebih
cepat
• Mengurangi kebutuhan staff dalam jumlah
besar
• Hanya memerlukan sedikit tempat
menyimpan data
• Data yang disimpan dapat di organisir dengan
baik
 Peranan M. TEKPER:
• pelayanan perolehan informasi,
• perekaman dan penganalisasian informasi,
• pelayanan perencanaan, dan
• pelayanan komunikasi harus digunakan
untuk memacu urusan perkantoran.
 Tujuan Teknologi Perkantoran
• Pemanfaatan yang seefisien mungkin atas
uang, tenaga kerja, material, waktu dan mesin
– mesin atau alat – alat kerja
• Pemeliharaan kecepatan dan ketepatan
prosedur kerja
• Meningkatkan produksi
• Sifat dari Mesin Teknologi, yaitu:

• Elektronis,
membantu secara Multifungsi, misalnya
mesin scanner printer mesin
pengganda (fotocopy)
• Pengoperasiannya : mudah dan simpel
energi listrik
menggunakan mudah
• Tenaga listrik yang digunakan kecil, menghemat
penggunaan energi
• Harga relatif murah
• Kemampuan dan kecanggihan mesin semakin
tinggi, sesuai dengan perkembangan mempunyai
kecanggihan dalam menyelesaikan pekerjaan kantor
• Cara kerjanya otomatis, digunakan tanpa
menggunakan tenaga manusia.
 Dampak Positif

1. Sumber Daya Manusia

 Peningkatan mutu kerja
Meningkatkan kedisiplinan kerja dan
penghasilan pegawai
Meringankan tenaga dan pikiran
pegawai
2. PROSEDUR KERJA

 Mempercepat dan mempermudah

penyelesaian pekerjaan
Mempelancar pekerjaan
Menyederhanakan prdosedur kerja yang
sudah ada
3. Hasil Kerjanya
Meningkatkan kualitas dan mutu hasil
pekerjaan kantor
Memperoleh bentuk, ukuran, dan jenis
hasil pekerjaan kantor yang sama
Mempertinggi jumlah hasil pekerjaan
Dampak Negatif
Keterbatasan sumber daya manusia (SDM) yang
dapat mengakibatkan penggangguran
Pemelihara mesin yang memerlukan biaya
Menimbulkan rasa ketergantungan terhadap mesin
Mengganti dan merubah metode yang sudah ada
Kesulitan untuk mencari tenaga kerja yang
memiliki keterampilan tertentu
 PERTEMUAN KE TIGA (3)
• Jenis-jenis teknologi perkantoran
 Menurut Tenaga Penggeraknya
• Mesin manual, yaitu mesin – mesin yang
digerakkan oleh tenaga manusia.
• Mesin listrik, yaitu mesin – mesin yang
digerakkan oleh listrik atau baterai.
 Menurut Cara Kerja dan Komponen
Mesinnya
Mesin mekanik, yaitu mesin – mesin yang
rangkaian komponennya tampak bergerak
dalam operasinya.
 Mesin elektronik, yaitu mesin – mesin dengan
rangkaian komponen elektrik.
 Menurut Fungsinya
• Mesin untuk mencatat
Mesin tulis
Mesin dikte
Mesin penomor
Asahan pensil
Mesin pencetak perangko
Stempel
Mesin pencatat uang kas
Mesin pencatat waktu
(Time Recorder)

 Mesin perekan gambar / suara

Scanner
Mesin penulis nominal cek
Mesin pencatat kehadiran
Alat penghitung
 MESIN UNTUK MENGHIMPUN

• PEMBUKA SURAT
Mesin penjilid
Hechtmachine
Pemotong kertas
Stepler
Perforator
Stapler remover
 MESIN UNTUK MENGOLAH
• Mesin Jumlah
Mesin hitung
Mesin penghitung uang
Mesin validasi keaslian uang
Timbangan elektronik
Mesin timbangan surat
Komputer
 MESIN UNTUK MENGGANDAKAN

• Mesin stensil (Stencil Duplicator)

 Mesin stensil spiritus (Spirit Duplicator)
Mesin fotocopy
Risograph
Mesin perekam sheet
Mesin cetak (Offset)
Printer
 Electronik copy board
 MESIN UNTUK MENGIRIM
•TELEPON

Interphone

Teleprinter

Faxsimile / telecopier

Modem (modulator demodulator)

Mesin presentasi (OHP, LCD, Slide Proyektor, Film Strip)

Telefoto

Handy Talky (HT)

PMBX / PABX (Switch Board)

Handphone
 MESIN UNTUK MENYIMPAN
•MIKROFILM
Mesin penghancur kertas
Pelubang ketas (perforator)

Fire Proof Safe (penyimpan dokumen tahan api)

Mobile Filling System

Flopy disk

Hard disk

Compact disk

Flash disk

Komputer
 Kelompok Mesin Pengaman Dan Mesin
Penyaman, Sebagai Berikut:
• Mesin Pengaman

 CCTV (Close Circuit Television)

 Pengaman data
 Mesin penyimpan uang (brankas)
 Peti uang (Cash box)
 Micro film
 Mesin laminating
 Alarm
 ATM
MESIN PENYAMAN
• Kipas Angin (FAN)

 Air Conditioner (AC)

Loudspeaker
Electronic Air Cleaner (penyaring udara elektronik)
Air Curtain (Tirai Udara)
Vacum Cleaner
PERTEMUAN KE EMPAT (4)
KLASIFIKASI PERALATAN
DAN
PERLENGKAPAN KANTOR
• Perlengkapan kantor bermacam-macam
bentuknya, antara lain meliputi :
1. Alat tulis kantor,
2. Perabot kantor dan
3. Mesin-mesin kantor.
 PERLENGKAPAN KANTOR
BERBENTUK LEMBARAN:

 Kertas AVS polos

 Kertas folio bergaris
 Kertas berupa formulir
 Kertas hisap
 Aneka Map
 PERLENGKAPAN KANTOR
BERBENTUK BUKU:
• Buku agenda
• Buku pedoman organisasi
• Kamus
• Buku telepon
• Buku tahunan
PERLENGKAPAN KANTOR BERBENTUK
NON LEMBARAN:
a. kalender
b. tempat surat
c. kotak kartu nama
d. gunting
e. tempat penyimpanan pensil
 PERLENGKAPAN KANTOR
BERBENTUK MESIN-MESIN:
A. Mesin Komputer
B. Mesin Printer
C. Mesin Foto Copy
D. Mesin Faximile
E. Telepon
PERLENGKAPAN KANTOR BERBENTUK
PERABOT KANTOR:
A. Meja
B. Kursi
C. Lemari
D. Filing Kabinet
E. Partisi Dsb
BARANG BERGERAK DIBAGI MENJADI
DUA JENIS, YAITU:
a. Barang habis pakai (satu kali pakai),
Misalnya : Kertas,
Karet Penghapus,
Pensil,
Karbon,
Map (Stopmap),
Tinta,
Blangko Surat,
2. Barang Tidak Habis Pakai (Tahan Lama)
Misalnya: Mesin
Kertas,
Gunting,
Hecter,
Pesawat Telepon,
Lemari,
Arsip,
OHP (Over head projector),
Keuntungan-keuntungan Penggunaan Mesin-
mesin Kantor

a. Menghemat tenaga kerja

b. Menghemat waktu
c. Meningkatkan ketelitian dan
memperbaiki mutu pekerjaan
d. Mengurangi rasa bosan jika
dibandingkan dengan metoda tertulis;
e. Pekerjaan tampak lebih baik

f. Mencegah penggelapan

g. Mengurangi kelebihan karyawan

h. Memberikan informasi yang lebih cepat dan

lebih banyak kepada pemimpin jika
dibandingkan dengan waktu sebelumnya.
 Kerugian-kerugian Penggunaan Mesin
Kantor
a.Mesin tidak dapat menyelesaikan pekerjaan yang
memerlukan kecerdasan yang tinggi
b.Tingkat penyusutan dari beberapa mesin tinggi
c.Sulit mendapatkan operator-operator mesin yang
terlatih, atau biaya untuk melatih terlalu tinggi;
d.Pengaruhnya terhadap sistem-sistem perkantoran
e.Keluwesan dari beberapa metoda mesin ternyata
kurang;
 Lebih mudah memindahkan karyawan-
karyawan dari bagian yang satu ke bagian
yang lain, dari pada memindahkan beberapa
mesin tertentu;
 Membuat suara gaduh dalam kantor, kecuali
apabila mesin-mesin dipisahkan tempatnya
dari karyawan-karyawan;
 Beberapa mesin harganya sangat mahal;
 Kesulitan dalam pemeliharaan mesin.
PERTEMUAN KE LIMA (5)
PERALATAN KANTOR
 KEGUNAAN DAN FUNGSI
ALAT/PERLENGKAPAN KANTOR NON
MESIN
1.Baki surat (desk tray)
Kegunaannya: alat untuk menyimpan surat agar
surat tidak berantakkan.
2. Kalender meja (desk calendar)
3. Mistar (ruler)
4. Pena (pens) (membantu proses tulis menulis)
5. Tangkai pena (pens holder)
6. Pensil (pencil)
Pensil warna (colored pencil)
Penghapus pensil (eraser)
Kertas isap (blotter)
Gunting
Stapler
Bak untuk jarum
Bak untuk karet gelang
Jepitan berkas (binder)
Cap tanggalan (band dater)
Bantalan cap
Formulir permintaan keperluan tulis menulis
Cabinet Filling.
 KEGUNAAN DAN FUNGSI
Macam-macam peralatan yang termasuk mesin-
mesin kantor yaitu:
a. Mesin kartu berulang (punched card machines)
b. Mesin jumlah (adding machines)
c. Mesin hitung (calculating machines
d. Mesin tulis (typewriter)
e. Mesin label (labeling machines)
f. Mesin pembuka sampul surat (letter openers)
e. Mesin penomor (numbering machines)
f. Mesin penghimpun lembar stensil
(collator)
g. Mesin pelipat surat dan pemasuk
sampul (folding machine and mail
inserter)
h. Mesin perekam (tape recorder,
dictaphone, transcriber)
i. OHP (over head Projector)
• Mesin pengganda (reproducing machines)
Mesin stensil suatu mesin di dalam kantor
untuk mencetak dalam jumlah banyak dengan
tingkat efisiensi dan efektifitas yang tinggi.
contohnya :untuk memperbanyak formulir,
brosur, selebaran, kertas ujian, dan lain-lain
 Fungsi mesin pengganda surat :

1. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen,

untuk pimpinan demi kelancaran tugas rutin
2. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen,
untuk bagian-bagian lainnya
3. Memberikan pelayanan memperbesar atau
memperkecil tulisan atau gambar, dari dokumen,
sesuai keinginan pimpinan
4. Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah
dipercayakan pimpinan kepadanya
5. Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara
optimal
 Mesin fotokopi.
• Merupakan suatu alat penggandaan secara
praktis karena setiap saat bisa di perlukan dan
dapat di lakukan penggandaan menjadi
sejumlah yang diinginkan dalam waktu yang
relative singkat sesuai dengan kebutuhan ,
tanpa merusak bahan aslinya.
PERTEMUAN KE ENAM (6)
 PENGERTIAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN
KOMUNIKASI
Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK), Istilah
Dalam bahasa Inggris : Information and
Communication Technologies (ICT),

payung besar terminologi yang mencakup

seluruh peralatan teknis untuk memproses
dan menyampaikan informasi
segalasesuatu yang
berkaitan dengan
penggunaan alat
bantu untuk
memproses dan
mentransfer data
dari perangkat
yang satuke
lainnya
TIK adalah proses penyampaian informasi
melalui pengolahan data yang melibatkan
pengirim dan penerima informasi dengan
menggunakan simbol tertentu.

Pengertian secara Luas Teknologi

Informasi dan Komunikasi yaitu : segala
kegiatan yang terkait dengan pemrosesan,
manipulasi, pengelolaan, pemindahan
informasi antar media
Manfaat Dan Kegunaan TIK, yaitu:
Manfaat: Memberikan kesempatan kepada
setiap pembelajar untuk mengakses materi
pembelajaran yang disajikan dalam bentuk
interaktif melalui jaringan Komputer.
Kegunaan : berguna untuk pemanfaatan
berbagai bidang sosial, ekonomi, budaya dan
tentunya pendidikan
 DATA
DAN
INFORMASI
 PENGERTIAN PERALATAN TEKNOLOGI
INFORMASI

Adalah peralatan yang digunakan untuk

mendapatkan suatu informasi yang dibutuhkan
melalui media elektronik maupun cetak.
 Fungsi
peralatan teknolOgi Informasi
Cash Register fungsinya: alat yang digunakan untuk
memperoleh informasi pembayaran di kasir.

Kalkulator fungsinya : alat yang digunakan untuk

memperoleh informasi hasil perhitungan angka.

Komputer Fungsinya: alat berupa hardware dan

software (mengolah data, dan menyimpan data)
Laptop/Netbook fungsinya = komputer, (lebih praktis,
difasilitasi battry dicharger dan mudah dibawa kemana-
mana)

Deskbook Fungsinya : peralatan sejenis komputer

yang bentuknya praktis yaitu CPU menyatu dengan
Monitor sehingga mudah diletakan diatas meja tanpa
memakan banyak tempat tetapi masih harus
menggunakan listrik langsung. (tanpa Battry Charger).
Personal Digital Assistant (PDA) / Komputer
genggam:peralatan sejenis komputer tetapi
bentuknya sangat mini sehingga dapat dimasukan
saku,
Manfaatnya: sama dengan komputer dan Handphone.
• Kamus Elektperlatan: elektronik yang digunakan
untuk menterjemahkan antar bahasaronik
• MP4 Player :peralatan yang digunakan sebagai media
penyimpanan data sekaligus sebagai alat pemutar
video dan music serta game.
• Kamera digital : perlatan yang digunakan untuk
menyimpan gambar atau video dengan menggunakan
metode penyimpanan secara digital atau disk.
• Alqur’an Digital :Perlatan yang digunakan untuk
menyimpan data berisi Alqur’an yang dapat
mengeluarkan tulisan dan suara.
• Flash disk : media penyimpanan data yang berbentuk
Universal Serial Bus tetapi dapat menyimpan data
dalam jumlah banyak.
• MP3 Player : Perlatan yang dapat menyimpan data
sekaligus dapat digunakan untuk memutar music dan
mendengarkan radio.
• Televisi : peralatan teknologi yang digunakan untuk
menyampaikan informasi dalam bentuk gambar
bergerak / video secara langsung.
• Radio : Perlatan elektronik yang digunakan untuk
menyampaikan Informasi berupa suara dari station
pemancar melalui frekuensi yang telah ditetapkan.
• Koran : media cetak yang digunakan untuk
menyampaikan informasi yang berupa tulisan
dan gambar yang terbit setiap hari.
• Majalah : media cetak yang digunakan untuk
menyampaikan informasi yang berupa tulisan
dan gambar yang terbit secara rutin setiap
minggu atau bulanan.
PERALATAN TEKNOLOGI KOMUNIKASI

1. Telephone : Peralatan teknologi yang

digunakan untuk berkomunikasi antara dua
orang dengan menggunakan suara.
• Fixphone (deskphone) : alat komunikasi yang
berbentuk Pesawat Sambungan Tekan Nomor
dengan menggunakan kabel yang sifatnya
permanen yang tidak bisa dipindah ketempat
yang tidak ada kabel jaringannya. Contoh jenis
telphone ini adalah telpone yang dipakai
dirumah-rumah atau kantor menggunakan
kabel telkom.
• Phone Celluler : alat komunikasi tanpa kabel
yang berupa pesawat celuler yang bentuknya
cukup kecil yang dapat dibawa pergi sampai
keluar kota. Menggunakan kartu/disebut
Handphone.
• Fixphone celluler (wirless deskphone)
:perlatan komunikasi yang berbentuk telphone
duduk tanpa kabel yang dapat dipindah
ketempat lain (CDMA).
 2. Faximile(fotocopy jarak jauh)
• Yaitu perlatan komunikasi yang digunakan
untuk mengirim tulisan kepada sesama alaat
tersebut melalui sambungan telephone.
• Contohnya merk: Brother: Canon, HP, Epson.
3. Telegraph perlatan komunikasi yang
digunakan untuk mengirim sandi melalui
jaringan telephone. (cikal bakal alat modern).
4. Pager (Penyeranta): perlatan komunikasi yang
digunakan untuk menerima pesan teks melalui
jaringan tanpa kabel.
5. Walky talky : peralatan komunikasi antara dua
orang menggunakan pesawat khusus (HT) tanpa
kabel menggunakan gelombang 11 meter atau 2
meter. (tidak memerlukan biaya).
6. Internet Mesenger : komunikasi antara satu orang
dengan orang lain menggunakan teks, suara atau video
dengan komputer, komunikasi jenis ini dapat dilakukan
dengan satu orang atau beberapa orang sekaligus
(confenece)
7. Email : Media komunikasi yang digunakan
untuk berkirim surat atau data melalui internet.
8. Surat POS : Media pengiriman surat biasa
melalui jasa pengiriman paket pos, biasanya
pengiriman pos memakan waktu yang lebih
lama, karena pengirim harus mengetahui alamat
surat dengan jelas.
 PERTEMUAN KE 7

MESIN PENGHITUNG,

MESIN PENGGANDA

MESIN PENGHIMPUN DAN

MESIN PEMISAH
 MESIN PENGHITUNG

Mesin penghitung merupakan alat yang sangat

dibutuhkan oleh manusia apalagi pada zaman
modern saat ini yang sangat serba canggih dan
instan.
Alat hitung juga mengalami perkembangan dari
masa ke masa dari alat hitung tradisional sampai
alat hitung modern, seperti kalkulator yang
cepat, mudah dan akurat.
MESIN PENGGANDA
• Mesin pengganda dokumen merupakan mesin
yang digunakan untuk membuat,
memperbanyak atau menggandakan suatu
dokumen sesuai dengan jumlah kebutuhan.

• Adapun dokumen yang diperbanyak tersebuat

ialah dokumen-dokumen yang berupa naskah,
tulisan, surat undangan, gambar, foto dan
dokumen dokumen lainnya.
 Jenis-Jenis Mesin Pengganda
• Fotocopy merupakan mesin pengganda yang
paling banyak digunakan saat ini. Mesin ini
berfungsi untuk menyalin kembali suatu dokumen
asli yang akan diperbanyak dengan bantuan
cahaya, panas, bahan kimia (tinta), dan muatan
listrik statis yang menghasilkan salinan baru.

Mesin fotocopy mampu menyalin hingga 25

lembar permenit, tergantung tipe.
Mesin Stensil/Duplikator

Mesin stensil merupakan

mesin pengganda yang
umum digunakan di
kantor-kantor karena
biaya operasionalnya
murah
MESIN PENGHIMPUN
dan
MESIN PEMISAH
1. Pembuka Surat(letter Oppener)

Mesin ini berfungsi untuk membuka sampul

surat dengan cara memotong bagian pinggir

sampul agar terlihat rapi.

 Ditinjau dari penggunaan
komponennya, pembuka surat dibagi
menjadi dua
1. Pembuka surat listrik (elektrik letter opener)
Alat ini digerakkan dengan menggunakan
tenaga listrik dan komponen mesinnya
bersifat mekanis.
2. Pembuka surat elektronik (electronic letter
opener) , Alat ini digerakkan menggunakan
tenaga baterai dan komponen mesinnya
bersifat elektronis.
 2. Mesin Jilid (Binding Machine)

Mesin jilid digunakan untuk

menjilid buku, diktat, kalender
meja, boolet, dan sebagainya.
Berdasarkan Jenisnya, Mesin Penjilid Dibagi
Menjadi Dua Yaitu:

1. Mesin penjilid buku

2. Mesin penjilid laporan (menggunakan kawat

spiral/wire ring)
 Berdasarkan Tenaga Penggeraknya, Mesin
Penjilid Dibagi Dua Yaitu:

1. Mesin penjilid manual (digerakkan dengan

tenaga manusia)

2. Mesin penjilid listrik (digerakkan dengan

tenaga listrik)
 3. Stapler (Hecht Machine Stapler)
• Berdasarkan bentuk dan kemampuannya, penjepret
kertas dibedakan menjadi tiga, yaitu:

1. Penjepret kertas kecil (kemampuan maksimal bisa

menjepret kertas 10 lembar)

2. Penjepret kertas sedang (mampu menjepret kertas 10-20

lembar)

3. Penjepret kertas besar (mampu menjepret kertas 20-150

lembar)
 4. Pembuka Isi Stapler (Stapler Remover)

• Pembuka isi stapler ada dua jenis, yaitu:

1. model tarik dan

2. model tekan
 5. Pelubang Kertas (Punched Card
Machine/Perforator)
•Berdasarkan fungsi Pelubang Kertas, yaitu:

1.Pelubang kartu, memiliki satu buah lubang dan dipergunakan untuk melubangi

kartu nama, kartu perpustakaan dan lain-lain.

2.Pelubang kertas, memiliki dua lubang dan dipergunakan untuk melubangi

kertas yang akan disimpan dalam map snelhechter.

3.Pelubang kertas pajang, memiliki lima buah lubang dan dipergunakan untuk

melubangi kertas yang akan dimasukkan dalam binders ring.

 6. Mesin Pemotong Kertas (Paper
Cuter/Guillotine)
• Ada dua jenis pemotong kertas ,yaitu:
1. Guillotine, ukurannya lebih besar dibandingkan
paper cutter dan berfungsi untuk memotong
rata pinggir dari diktat, buku atau laporan
dengan tebal maksimal 6 cm.
2. Paper cutter, ukurannya lebih kecil
dibandingkan guillotine dan berfungsi untuk
memotong kertas maksimum 15 lembar, plastic
sheet, aluminium foil, kulit dan offset plate.
7. Mesin Penghancur Dokumen (Shredder)

• Penghancur Dokumen Dibedakan Menjadi Dua

Macam Yaitu:

1. Penghancur kertas (Paper shredder), digunakan

untuk menghancurkan dokumen berupa kertas,
seperti urat, arsip, laporan dan lain-lain.

2. Penghancur microfilm (Microfilm shredder),

digunakan untuk menghancurkan dokumen dalam
bentuk microfilm
 PERTEMUAN KE 8

PENGADAAN PERALATAN KANTOR

 1. Pengertian Pengadaan?
2. Hal-Hal yang Harus Diperhatikan Dalam
Pengadaan!
3. Langkah-Langkah Pengadaan!
4. Langkah-Langkah Pengadaan Barang Tidak
Habis Pakai
5. Kegiatan yang harus Dilakukan Dalam
Pengadaan
• Pengadaan adalah setiap kegiatan yang
bertujuan untuk menyediakan kebutuhan
perlengkapan kantor untuk menunjang
pelaksanaan pekerjaan kantor.
 Hal-Hal yang Harus Diperhatikan Dalam
Pengadaan:
1.Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan.
2.Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang
diperlukan.
3.Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor
dalam kegiatan operasional.
4.Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang
berlaku.
5.Menyimpan dan memelihara perlengkapan.
6.Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor.
7.Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat
digunakan sesuai prosedur.
 Langkah-Langkah Pengadaan:
• Pengajuan surat permohonan ke gudang
• Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas.
• Jika ada barang diberikan dengan dengan bon pengelluaran.
• Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan
dari buku induk.
• Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara
permohonan dan ketersedian biaya.
• Bendahara meminta persertujuan ppimpinan.
• Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan.
• Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas.
• Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima
barang.
• Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk
didistribusikan.
 Langkah-Langkah Pengadaan Barang Tidak
Habis Pakai
• Menyusun analisis dan menganalisis keperluan
perlengkapan sesuai
dengan rencana kegiatan.
• memperhatikan barang yang masih layak pakai.
• Melakukan perkiraan biaya yang diperlukan
sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
• Menetapkan skala prioritas menurut dana,
urgensi kebutuhan dan menyusun rencana
pengadaan tahunan.
 Kegiatan yang harus Dilakukan Dalam
Pengadaan

• Penyimpanan perlu diperhatikan karena

dengan penyimpanan yang baik maka
efisiensi dan efektifitas kerja dapat
ditingkatkan.
 Hal- hal yang harus memperhatikan dalam
kegiatan penyimpanan :

 Persediaan alat-alat pemelihara yang

diperlukan.
 Memenuhi syarat penyimpanan barang.
 Memperhatikan sifat barang yang disimpan.
 Memperhatikan jangka waktu penyimpanan.
 Memperhatikan tenaga yang diperlukan dan
biaya yang harus dikeluarkan.
 1. Pemeliharaan:

Pemeliharaan merupakan kegiatan terus

menerus agar barang tetap dalam kondisi
baik setiap waktu akan digunakan. Pemilharaan
harus dilakukan sesuai
jadwal yang telah dilaksanakan.
 2. Pemeliharaan

Pemeliharaan merupakan kegiatan terus

menerus agar barang tetap dalam kondisi
baik setiap waktu akan digunakan. Pemilharaan
harus dilakukan sesuai
jadwal yang telah dilaksanakan.
 3. Adminstrasi perlengkapan
• Administrasi perlengkapan dimulai
dengan pencatatan secara teratur tiap-
tiap barang.
Bertujuan untuk mendata barang
perlengkapan yang dimiliki oleh
suatu kantor dan kegiatan penghapusan
atau penyusutan
PEMELIHARAAN MESIN –MESIN KANTOR
 Pengertian Pemeliharaan ?
Tujuan Pemeliharaan?
Jenis-jenis Pemeliharaan !
Faktor-faktor Pemeliharaan !
 Pengertian Pemeliharaan
Pemeliharaan adalah suatu kegiatan menjaga peralatan
atau mesinmesin yang digunakan dalam aktivitas kantor
yang dilakukan secara terus menerus agar peralatan atau
mesin-mesin kantor tersebut tetap dalam keadaan baik
dan siap dipakai kapan saja sehingga menunjang
kelancaran penyelesaian suatu tugas. Kegiatan
pemeliharaan sangat penting dilakukan agar aktivitas
kantor dapat berjalan dengan efektif dan efisien dalam
pemakaian atau penggunaan mesin-mesin/peralatan
kantor.
 Tujuan Pemeliharaan
Untuk memperpanjang umur mesinmesin
kantor tersebut dan mencegah terjadinya
kerusakan dalam waktu yang relatif cepat.
 JENIS-JENIS PEMELIHARAAN
Menurut Daryus A, (2008) dalam bukunya
Manajemen Pemeliharaan Mesin membagi
pemeliharaan menjadi:
a. Pemeliharaan pencegahan (Preventive
Maintenance). adalah pemeliharaan yang
dibertujuan untuk mencegah terjadinya
kerusakan, atau cara pemeliharaan yang
direncanakan untuk pencegahan.
b.Pemeliharaan korektif(Corrective Maintenance).
adalah pekerjaan pemeliharaan yang dilakukan
untuk memperbaiki dan meningkatkan kondisi
fasilitas/peralatan sehingga mencapai standar yang
dapat di terima.
c. Pemeliharaan berjalan (Running Maintenance)
Pemeliharaan berjalan dilakukan ketika fasilitas
atau peralatan dalam keadaan bekerja
d. Pemeliharaan prediktif (Predictive
Maintenance) Pemeliharaan prediktif ini dilakukan
untuk mengetahui terjadinya perubahan atau
kelainan dalam kondisi fisik maupun fungsi dari
system peralatan. (Panca indera dan alat-alat
monitor canggih).
e. Pemeliharaan setelah terjadi kerusakan (Breakdown
Maintenance) Pekerjaan pemeliharaan ini dilakukan
ketika terjadinya kerusakan pada peralatan, dan untuk
memperbaikinya harus disiapkan suku cadang, alat-alat
dan tenaga kerjanya.
f.Pemeliharaan Darurat (Emergency Maintenance).

adalah pekerjaan pemeliharaan yang harus segera

dilakukan karena terjadi kemacetan atau kerusakan yang
tidak terduga.
g. Pemeliharaan berhenti (shutdown maintenance)
Pemeliharaan berhenti adalah pemeliharaan yang
hanya dilakukan selama mesin tersebut berhenti
beroperasi.
h. Pemeliharaan rutin (routine maintenance).
adalah pemeliharaan yang dilaksanakan secara rutin
atau terus-menerus
 Faktor-Faktor Pemeliharaan
faktor yang perlu diperhatikan dalam rangka
memelihara dan meningkatkan penggunaan mesin-
mesin kantor menurut Sedarmayanti (2009: 53),
yaitu:
1. Pemeliharaan (Maintenance) lebih awet
2. Reparasi (Repair) berfungsi lagi
3. Peningkatan (Betterment) lebih baik lagi
sehingga umur dan nilai guna mesin akan
bertambah.
4. Penggantian (Replacement) mengganti
dengan yang baru

5. Penambahan (Addition) Menambah jumlah

perlengkapan yang fungsinya sama, sehingga nilai guna
dari perlengkapan yang sejenis dapat bertambah.
 PERTEMUAN KE 9
PENGENALAN PENGGUNAAN MESIN KANTOR
MODERN

• Teori dasar mesin tik elektronik

DAN
mesin hitung modern
 Pengertian Mesin Kantor
• Menurut The Liang Gie (2007:229) mesin
perkantoran (office machine) adalah “Segenap
alat yang dipergunakan untuk mencatat,
mengirim, mengganda, dan mengelola bahan
keterangan yang bekerja secara mekanis,
elektris, magnetic, atau secara kimiawi”
• Kesimpulannya mesin kantor adalah segenap alat
penunjang yang digunakan untuk menyelesaikan
suatu pekerjaan secara efisien serta memperoleh
hasil yang seoptimal mungkin sehingga tujuan
perusahaan dapat tercapai dengan baik
 MESIN TIK

TENAGA TENAGA
MANUSIA LISTRIK
 CIRI-CIRI MESIN TIK
 Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga
listrik
 Komponen dan cara kerja mesinnya mekanis
 Tuts-tutsnya seperti yang terdapat pada
mesin tik manual ditambah saklar (on-off
switch)
 Mesin ketik elektrik dilengkapi dengan pita
penghapus yang dapat menghapus jika ada
kesalahan
 Mesin ketik elektrik memilih lebih dari satu
tipe huruf
 Gandaran pada mesin ketik elektrik tidak
bergerak
 Mesin ketik elektrik tidak menggunakan
pangkal huruf
 Tenaga penggeraknya menggunakan bantuan
listrik yang pasti membedakan dengan mesin
ketik manual
 Mesin ketik elektrik tidak mampu
menyimpan data
 Mesin ketik elektrik tidak bisa digabungkan
dengan komputer
 Keuntungan dan kekurangan mesin
ketik listrik
KEUNGGULAN KELEMAHAN
Menggunakan sedikit + 1/5 Apabila terjadi padam
tenaga manusia dibandingkan aliran listrik, maka cara
dengan mesin tik manual kerja mesin tik tidak dapat
Hasil ketikan lebih rapih
Penambahan jumlah ketikan dilakukan, karena sumber
tidak perlu menambah tenaga utamanya adalah tenaga
manusia listrik
Tidak menggunakan entakan,
tetapi cukup dengan sentuhan
 Mesin tik listrik sistem
Batang Huruf (Letter Stick)
 Alat pencetak sama seperti
pada, yaitu berupa balok huruf
pada bagian ujung batang huruf.
 Setiap tuts dirangkaikan dengan
satu batang balok huruf, angka
dan tanda baca lainnya.
 Jika tuts ditekan, maka balok
huruf akan menekan pita,
 hingga pada kertas akan tampak
bekasnya sebagai hasil ketikan
 dan akan menggerakan
gandaran ke kiri satu spasi.
Mesin Tik Listrik Sistim
Bola Huruf
Alat pencetaknya (tipyng
elemen) berbentuk bola.
Setiap huruf, angka dan
tanda baca lainnya terletak
pada permukaan bola huruf.
Jika tuts ditekan, maka bola
huruf akan berputar sambil
memukul pita mesin.
Pada setiap bola huruf
terdapat satu tiper huruf
dan hurufnya tidak
diletakkan pada batang
yang memantul, tetapi pada
bola huruf.
 Cara penggunaannya :
a. Hubungkan kabel dengan stopcontak
b. Setelah mesin menyala masukkan selembar
kertas dan mulailah mengetik.
c. Tulisan akan tersimpan di memori
d. dan setelah kita yakin untuk di cetak di atas
kertas cukup tekan tombol Enter
e. untuk gandaran/papan tombol yang
bergerak dapat kita posisikan seperti semula
dengan menggesernya ke posisi awal.
 Perawatan Mesin TIK
 Letakkan dalam wadah ato Masukkan kembali ke
tas penyimpananya jika telah selesai digunakan,
agar debu tidak masuk ketika lama tidak digunakan.
 Bersihkan bedu yang berada di sela-sela tuts dengan
menggunakan tisu/kain (tanpa air).
 Hindari dari Cipratan air, karena sedikit ato banyak
air yang terciprat dapat menimbulkan karat.
 Periksa pita tintanya, jangan sampai pitanya
tertekuk ato malah sobek, karena dapat
mengganggu pekerjaan.
 Letakkan ditempat yang tidak mudah dijangkau oleh
anak-anak.
 Periksa kabel (mesin ketik listrik) jika ada yang lecet
ato sobek
ELECTRONIC CALCULATING MACHINE
(Mesin Hitung Elektronik)

• memiliki fungsi yang sama seperti mesin

hitung manual/listrik, juga dapat melakukan
perhitungan-perhitungan lainnya (khusus)
dalam bidang matematika, statistika maupun
perhitungan-perhitungan bisnis.
 Ciri-Ciri:
 Tenaga penggerakannya menggunakan
sinar matahari, baterai dan listrik.
 Komponen dan cara kerja mesinnya
elektronik.
 Hasil perhitungan (output) cepat dan
mudah dilakukan.
 Bentuk kecil dan ringan.
 Jenis-Jenis Mesin Hitung Elektronik:

• Berdasarkan Tenaga Penggerakannya

1) Solar powered calculator.
2) Solar/battery powered calculator.
3) Battery powered calculator.
4) Battery/electric powered calculator.
5) Electric powered calculator.
 Berdasarkan Bentuk dan Ukurannya:

1. Card calculator
2. Wallet calculator
3. Hand calculator
4. Semi desktop calculator
5. Desktop calculator
PERTEMUAN KE 10
Jenis Mesin Ketik :
• Mesin ketik portable - Ukuran mesin ketik kecil dan
ringan sehingga dapat dibawa kemana saja. Mesin jenis
ini dilengkapi dengan satu buah tutup yang
menyerupai tas kecil.
• Mesin ketik semi standar - Ukuran mesin ketik
sedang dan memiliki komponen yang lebih lengkap
dari jenis mesin ketik portable.
• Mesin ketik standar - Ukuran mesin ketik besar dan
berat sehingga sulit dipindahkan. Mesin jenis ini
mempunyai perlengkapan yang lebih sempurna dari
kedua jenis mesin ketik lainnya.
 BERDASARKAN UKURAN HURUF:
• Mesin ketik huruf Pica (Pica type) - Mesin ketik
ini biasanya digunakan untuk menulis karya
ilmiah. Huruf Picaadalah jenis huruf ukuran
besar, setiap satu inci ketikan menempati
sepuluh hentakan.
• Mesin ketik huruf Elite (Elite type) - Mesin ketik
ini digunakan untuk mengetik huruf elite, yang
ukurannya lebih kecil dari huruf Pica. Setiap
satu inci ketikan memuat dua belas hentakan.
 Berdasarkan tenaga penggerak:
• Mesin ketik manual (manual typewriter) -
Jenis mesin ketik ini sering disebut dengan
mesin ketik tangan, karena digerakkan oleh
tangan manusia yang meliputi memencet
tombol, menggeser gindaran, dan sebagainya.
• Mesin ketik listrik (electric typewriter) - Mesin
ketik ini digerakkan oleh tenaga listrik. Dalam
pengoperasiannya, manusia berperan sebagai
pengendali.
 Beberapa kata yang masih berlaku
dari era mesin ketik hingga era
komputer pribadi:

• Backspace – tombol yang memindahkan

kursor mundur satu posisi. Tombol ini dapat
berfungsi untuk menggabungkan karakter
tertentu seperti titik, tanda seru, dan karakter
yang hilang, atau untuk mengoreksi karakter
yang sudah diketik.
• Carbon Copy (CC) – istilah untuk membuat
salinan sebuah pesan elektronik (pada
faktanya tidak membutuhkan kertas karbon
secara harfiah).
• Carriage Return (CR) – mengindikasikan akhir
baris dan kembali ke kolom pertama dari teks.
• Cursor – sebuah penanda yang
mengindikasikan lokasi sebuah karakter yang
akan diketik.
• Cut and Paste – istilah untuk ’mengambil’ teks,
tabel, atau gambar dan kemudian menyalinnya
di tempat atau dokumen lain.
• Line Feed (LF) atau newline – memindahkan
kursor pada layar berikutnya pada teks dalam
dokumen yang memproses kata-kata.
• Shif – sebuah tombol yang memodifikasi
karakter tertentu, misalnya membuat huruf
cetak biasa menjadi kapital.
• Tty – singkatan dari teletypewriter, biasa
digunakan untuk sistem operasi mirip Unix
untuk menunjukkan perhentian.
• Mesin tik elektronik (electronic typewriter)
adalah mesin tik yang bekerja secara
elektronis dengan mempergunakan sumber
tenaga (power source) dari battery atau AC
adaptor.
 Ciri-Ciri Mesin tik elektronik (electronic
typewriter) :
1. Mesin ketik elektronik dilengkapi dengan
pita penghapus yang dapat menghapus jika
ada kesalahan.
2. Mesin ketik elektronik memiliki lebih dari
satu tipe huruf.
3. Gandaran pada mesin ketik elektronik tidak
bergerak.
4. Mesin ketik elektronik tidak menggunakan
pangkal huruf.
4. Tenaga penggeraknya menggunakan
bantuan listrik yang pasti
membedakan dengan mesin ketik
manual.
5. Tenaga kerja mesin ketik elektronik
bekerja secara mekanis.
6. Mesin ketik elektronik terdapat saklar
on atau off switch pada bawah
tuts-tuts huruf di keyboard.
 Cara Kerja:
Hidupkan Mesin Tik.
Putar ke atas pemandu kertas dan menempatkan
selembar kertas belakang roller.
Gulung kertas ke tempatnya.
Tekan tombol di ujung roller untuk membebaskan
kertas untuk penyesuaian kecil.
Sesuaikan kertas dan tekan tombol lagi untuk
mengencangkan roller.
Mengatur spasi baris dengan tuas kunci di atas
mesin tik atau belakang roller.
Tempatkan tangan Anda pada tombol, dengan jari
telunjuk Anda pada tombol F dan J dan jari kelingking
Anda pada tombol A dan titik koma.
Ketik tepat dan sengaja sampai Anda mendengar bel
marjin (jika ada).
Dorong tuas carriage return dari kiri ke kanan, atau
tekan Enter pada mesin tik listrik, dan mulai mengetik
lagi.
Lanjutkan sampai Anda mencapai bagian bawah kertas.
Jika Anda membuat kesalahan, gunakan cairan koreksi
atau menghapusnya (jika Anda menggunakan kertas
dihapus) dan jenis atas kesalahan.
Ulangi dengan selembar kertas baru.
 PERTEMUAN KE 11

PERKEMBANGAN ALAT DAN

TEKNOLOGI PERKANTORAN
 Alat komunikasi kantor merupakan salah
satu peralatan yang sangat dibutuhkan pada
saat ini. Peralatan ini memudahkan tiap
pegawai berkomunikasi dengan pegawai
lainnya. Karena vitalnya fungsi alat
komunikasi ini, sering sekali kantor memiliki
lebih dari satu jenis alat komunikasi, karena
perusahaan tidak ingin kehilangan
pelanggan hanya karena komunikasi tidak
lancar. Begitu juga pimpinan terhadap para
karyawan.