MENGELOLA PERALATAN KANTOR

N.821100.074.02

1
 A. PENILAIAN TEORI

TES ESAI

Instruksi : Jawablah soal di bawah ini

Waktu Penyelesaian : 30 menit

1. Jelaskan yang dimaksud dengan perabot kantor?

Jawaban

- semua barang yang bersifat menunjang pekerjaan kantor yang biasanya berkaitan
dengan tulis menulis dan penyimpanan hasil pekerjaan
kantor..................................................................................................
........

- Contoh perabot kantor, antara lain : meja, kursi, lemari, dan rak
dokumen...........................................................................................
................

2. Sebutkan contoh dari perlengkapan kantor?

Jawaban

- Contoh barang habis pakai antara lain kertas, tinta, spidol white board, dan
amplop................................................................................................
..........

- Contoh barang tahan lama, antara lain : gunting, stapler, dan

stempel..............................................................................................
.............

3. Sebutkan macam-macam mesin kantor?

Jawaban

- komputer, mesin fotocopy dan mesin

scanner.............................................................................................
............

- ..........................................................................................................

4. Jelaskan macam-macam alat komunikasi kantor?

Jawaban :

- interkom, telepon, telepon seluler, dan

2
 faksimile............................................................................................
..............

- .........................................................................................................

5. Berikan contoh macam-macam interior kantor?

Jawaban :

- jam dinding, lukisan, dan vas

bunga................................................................................................
..........

- ..........................................................................................................

6. Bagaimanakah langkah-langkah untuk pengadaan peralatan kantor?

Jawaban :
- Membuat surat permohonan atau daftar permintaan ke gudang

- Petugas memeriksa stock barang di gudang

- Surat diserahkan kepada bendahara

- Meminta persetujuan kepada pimpinan

- Apabila disetujui, serahkan pada bagian logistic untuk dibeli

- Periksa barang sebelum diterima

- Terima menggunakan buku serah terima

- Selesai dicatat simpan barang tersebut di

gudang..............................................................................................
...........

- ..........................................................................................................

7. Bagaimanakah prosedur pengadaan barang yang habis pakai?

Jawaban :

- Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan

dari rencana kegiatan

- Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan

barang tersebut tiap bulan

- Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana

triwulan dan kemudian menjadi rencana
tahunan............................................................................................

3
 .............

- ..........................................................................................................

8. Bagaimanakah prosedur pengadaan barang yang tidak habis pakai?

Jawaban :

- Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai

dengan rencana kegiatan serta memperhatikan perlengkapan yang
masih ada dan masih dapat dipakai

- Memperkirakan biaya perlengkapan yang direncanakan dengan

memperhatikan standar yang telah ditentukan

- Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi

kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan
tahunan............................................................................................
.............

- .......................................................................................................

9. Bagaimana langkah-langkah menggandakan dokumen dengan mesin

fotocopy?

Jawaban :

- Hidupkan mesin fotocopy dengan menekan tombol

- on.

- Letakkan lembaran asli pada kaca dengan posisi menghadap ke

bawah dan bagian tepi menempel pada garis skala hingga tepat di
tengah.

- Tekan tombol nominal untuk mengatur hasil penggandaan yang

dilanjutkan dengan menekan tombol start.

- Apabila penggandaan telah selesai, matikan mesin fotocopy dengan

menekan tombol
off......................................................................................................
.....

- ..........................................................................................................

10. Bagaimana langkah-langkah mengoperasikan mesin penghancur

4
 kertas?

Jawaban :

- Siapkan kertas yang akan dihancurkan dengan memastikan bahwa

kertas bebas dari klip atau staples.

- Memasukkan kertas dalam mesin kemudian tekan tombol on.

- Tekan tombol off jika proses penghancuran dokumen telah selesai.

- Ambil potongan-potongan kertas pada mesin dan buang di tempat

sampah.............................................................................................
..............

- ..........................................................................................................

11. Bagaimana langkah-langkah mengoperasikan mesin laminating?

Jawaban :

- Hidupkan mesin dengan menghubungkan steker dengan stopkontak

- Tunggu beberapa saat sampai mesin terasa panas

- Lapisi dokumen yang akan delaminating dengan plastic khusus

- Lapisipula dengan kertas agar plastik tidak

menempel pada rol mesin

- Ulangi beberapa kali hingga plastic bener-bener menempel pada

dokumen...........................................................................................
...............

- .......................................................................................................
12. Bagaimana cara merawat mesin fotocopy?
Jawaban :

- Bersihkan badan mesin fotokopi dari debu menggunakan kain halus

- Bersihkan kaca pada mesin menggunakan alcohol

- Periksalah kertas dan tinta secara berkala agar tidak kehabisan

pada saat menggandakan dokumen

- Bersihkan transfer bawah

- Tidak diperbolehkan mencabut lampu mesin fotokopi untuk

selamanya, kecuali pada saat perpindahan tempat dalam waktu
kurang dari 2 kali 24
5
 jam....................................................................................................
......

- .......................................................................................................

13. Bagaimana cara merawat mesin perekam?

- Gunakan mesin perekam sesuai dengan prosedur pemakaian.

- Jangan memaksa mesin untuk beroperasi jika mesin macet atau

ada kelainan. Apabila terjadi hal demikian, lebih baik hentikan
terlebih dahulu dan adakan pemeriksaan

- Apabila terjadi kerusakan, jangan memperbaiki atau membongkar

mesin tana memiliki keahlian. Perbaikilah mesin di tempat yang ahli

- Bersihkan mesin dari debu menggunkan kain halus

- Apabila mesin tidak dipakai, simpan mesin di rak atau

lemari................................................................................................
..........

- .......................................................................................................

14. Bagaimana cara merawat komputer?

- Perawatan komputer dari luar

- Langkah-langkah merawat komputer dari luar (Hadware), antara

lain bersihkan motherboard dan peripheral setiap enam bulan
sekali, gunakan UPS atau stavolt untuk mengantisipasi listrik mati
secara tiba-tiba yang dapat merusak harddisk, berikan ventilasi
yang cukup, serta jauhkan medan magnet dari computer.

- Merawat computer dari dalam (Software)

- Langkah-langkah merawat computer dari dalam (software), antara

lain deffrag harrdisk secara berkala, aktifkan screensaver, tutup
program yang tidak digunakan, bersihkan recycle bin secara teratur,
instal program antivirus, dan hapus program yang tidak
terpakai.............................................................................................
..............

6
 - .......................................................................................................

15. Menurut Bagaimana cara merawat mesin penghancur kertas?

- bersihkan bagian pisaunya dari kotoran berupa sisa-sisa kertas
yang tertinggal di sela-sela gerigi.

- Selain itu, bersihkan badan mesin penghancur dokumen dari debu

dan kotoran lainnya menggunakan kain
halus.................................................................................................
..........

- ........................................................................................................

Notes:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

Penilaian Catatan :
Memenuhi/Belum Memenuhi
Capaian Kompetensi
Peserta Instruktur

Nama/Tandatangan/tgl Nama/Tandatangan/tgl

7
 TES PILIHAN GANDA

Instruksi : Jawablah soal di bawah ini

Waktu Penyelesaian : 20 menit

1. Dibawah ini yang bukan termasuk perabot kantor adalah?

a. Meja c. Kursi
b. Lemari d. Tape Recorder
2. Yang merupakan perlengkapan kantor adalah?
a. Gunting c. Dictaphone
b. Mesin fotocopy d. Vas bunga
3. Dibawah ini yang merupakan alat komunikasi adalah, Kecuali..
a. Interkom c. Telepon
b. Transcriber d. Faksimile
4. Berikut ini langkah-langkah pengadaan peralatan kantor, kecuali..
a. Membuat surat permohonan atau daftar permintaan ke gudang
b. Petugas memeriksa stock barang di gudang
c. Langsung membeli ke toko ATK
d. Surat diserahkan kepada bendahara

5. Dibawah ini merupakan contoh dari mesin pengganda dokumen?

a. Mesin Fotocopy c. Tape Recorder
b. Transcriber d. Mesin laminating
6. Berikut ini macam-macam peralatan kantor untuk presentasi,
kecuali…
a. Liquid Crystal display Projector
b. Laptop
c. Over Head Projektor
d. Faximile
7. Yang manakah dibawah ini yang merupakan mesin untuk merekam
suara,kecuali…
a. Tape recorder c. Dictaphone
b. Transcriber d. Intercom

8. Apa saja peralatan kantor yang habis pakai, kecuali?

a. Kertas c. Gunting
b. Tinta d. Lem
9. Peralatan kantor apa saja yang bisa membuat suatu
dokumen/surat?(Kecuali)
a. Komputer c. LCD
b. Mesin Tik d. Laptop

8
 10.Bagaimana cara merawat komputer dari dalam (software)?
(Kecuali)
a. Defrag hardisk secara berkala
b. Aktifkan screensever
c. Tutup program yang tidak digunakan
d. Membiarkan recycle bin penuh

11.Apakah ada prosedur yang diberlakukan untuk berkomunikasi

dengan departemen lain, terutama pada saat terjadi masalah di
salah satu departemen:
a. Mengisi formulir work order
b. Menelpon departemen engineering
c. Melakukan pengecekan langsung
d.Jawaban a,b,c semua benar

12. Langkah apa yang akan dilakukan pada saat Anda harus
melakukan pendataan semua-barang-barang milik perusahaan?
a. Mengisi formulir inventory
b. Memiliki catatan semua peralatan yang dimiliki perusahaan
c. Melakukan pencatatan unuk semua pembelian barang
d. Jawaban a,b,c semua benar

TES WAWANCARA

TAHAPAN
MENGGUNAKAN PERALATAN KANTOR
Sebutkan jenis-jenis peralatan
kantor?
Apakah yang dimaksud dengan
peralatan kantor?
MEMFASILITASI PERALATAN KANTOR
Bagaimana langkah-langkah
cara mengoperasikan mesin
PENILAIAN
JAWABAN YANG DIHARAPKAN
Benar Salah
   
peralatan kantor dapat
dibedakan menjadi lima macam,
yaitu perabot kantor,
perlengkapan kantor, mesin
kantor, alat komunikasi kantor,
interior kantor.    
Alat-alat yg dipakai dalam
kantor guna kelancaran
perusahaan dalam
melakukan/melaksanakan
kegiatan-kegiatan
administrasinya.    
1) Siapkan kertas yang akan
dihancurkan dengan

9
 memastikan bahwa kertas
bebas dari klip atau staples.
2) Memasukkan kertas dalam
mesin kemudian tekan tombol
on.
penghancur kertas? 3) Tekan tombol off jika proses
penghancuran dokumen telah
selesai.
4) Ambil potongan-potongan
kertas pada mesin dan buang di
tempat sampah.
Bagaimana langkah-langkah 1)Mesin absensi manual dengan
cara mengoperasikan mesin kartu absensi membutuhkan
absensi? kartu absensi sebagai media
pencatatannya.
Kartu absensi biasanya telah
dibuat khusus.
Kartu absensi umumnya
diletakkan pada tempat yang
jauh dari mesin absensi.
Karyawan cukup mengambil
kartu absensi sesuai namanya
dan memasukkannya ke dalam
mesin tersebut.
Mesin secara otomatis akan
mencetak tanggal dan waktu
sesuai dengan jam analog yang
menunjukkan waktu pada saat
itu.
2) Mesin absensi dengan ID
card membutuhkan alat bantu
ID card atau tanda pengenal.
Cara pengoperasiaanya yaitu,
karyawan tinggal menggesekkan
ID card tersebut pada mesin.
Mesin akan membacanya
melalui pita magnetic yang
terdapat pada ID card tersebut
kemudian secara otomatis data
akan dikirim ke computer untuk
diproses.
3) Mesin absensi dengan sidik
jari lebih praktis dibanding
dengan mesin absensi yang lain.
Setiap karyawan tinggal
10

MEMELIHARA PERALATAN KANTOR
Bagaimana cara memelihara
mesin laminating?
Bagaimana cara memelihara
mesin perekam suara?
HASIL WAWANCARA
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
menempelkan salah satu jari
tangannya ke layar, maka
secara otomatis data waktu
kehadiran dan pulang akan
terkirim ke computer untuk
diproses.
1)Bersihkan secara berkala
2)Hindari pengunaan cairan
pembersih saat membersihkan
mesin
3)Jauhkan roller dari benda
tajam
4)Matikan mesin saat tidak
digunakan
5)Lakukan pengecekan mesin
secara berkala
1) Gunakan mesin perekam
sesuai dengan prosedur
pemakaian.
2) Jangan memaksa mesin
untuk beroperasi jika mesin
macet atau ada kelainan.
Apabila terjadi hal demikian,
lebih baik hentikan terlebih
dahulu dan adakan
pemeriksaan
3) Apabila terjadi kerusakan,
jangan memperbaiki atau
membongkar mesin tana
memiliki keahlian. Perbaikilah
mesin di tempat yang ahli
4) Bersihkan mesin dari debu
menggunkan kain halus
5) Apabila mesin tidak dipakai,
simpan mesin di rak atau lemari
11
 Penilaian Catatan :
Memenuhi/Belum Memenuhi
Capaian Kompetensi
Peserta Instruktur

Nama/Tandatangan/tgl Nama/Tandatangan/tgl

12