Disusun Sebagai Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3
Oleh CHYNTIA CHRISTINA DEWI SITORUS NIM 1005092091
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN
MEDAN 2013
KATA PENGANTAR Puji Syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala berkat karuniaNya sehingga penulis dapat menyelesaikan penyelesaian Tugas Akhir ini dengan baik. Kepada beberapa pihak yang telah memberikan bantuan dalam penulisan tugas akhir ini baik langsung ataupun tidak langsung penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada: 1. Bapak M. Syahruddin, Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Ibu Nursiah Fitri, Ketua J urusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 3. Bapak Edy Sahputra Sitepu, Sekretaris J urusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 4. Bapak Safaruddin, Ketua Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan. 5. Bapak Parenta Ritonga, Dosen Pembimbing satu yang telah bersedia meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan dalam proses penyelesaian Tugas Akhir ini. 6. Ibu Dra. Ratna Dewi, Dosen Pembimbing dua yang telah bersedia meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan dalam proses penyampaian Tugas Akhir ini. 7. Terima kasih kepada Wali kelas AB-6F Bapak Drs. Suriyadi, atas bimbingannya. 8. Seluruh Bapak/Ibu Dosen dan Staf Administrasi Program Studi Administrasi Bisnis. 9. Terima kasih kepada Bapak Sudjadi Prianoto selaku Seksi Penagihan pada Kantor Pelayanan Pajak Medan Barat. 10. Bapak Kasubag Kantor Pelayanan Pajak Pratama Medan Barat dan seluruh karyawan Kantor Pelayanan Pajak Pratama Medan Barat. 11. Teman seperjuangan di kampus Politeknik Negeri Medan stambuk 2010 dan keluarga besar kelas AB-6F stambuk 2010 yang saling mendukung keberhasilan bersama. Teristimewa kepada Orang tua penulis yaitu L. br Sirait dan R. Sitorus yang selalu mendoakan dan memberi dukungannya kepada penulis, dan juga adik penulis Sony Margaretha dan J onathan Valentino yang memberi dukungan dan bantuannya kepada penulis. Penulisan tugas akhir ini masih jauh sempurna, sehingga penulis mengharapkan saran dan kritik dari pembaca demi kesempurnaan tugas akhir ini. Akhirnya dengan kerendahan hati penulis mengharapkan semoga tugas akhir ini dapat memberikan manfaat bagi kita semua, khususnya bagi para mahasiswa J urusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan.
Medan, J uli 2013 Penulis,
Chyntia Christina Dewi Sitorus NIM 1005092091
ABSTRAK
Setiap Perusahaan atau organisasi baik pemerintahan maupun swasta menjalankan kegiatan kesekretariatan atau ketatausahaan ,perusahaan atau organisasi didalam menjalankan kegiatannya akan menghasilkan arsip-arsip atau dokumen. Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar atau bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subjek atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat, sedangkan kearsipan yaitu suatu proses pengaturan dan penyimpanan arsip atau dokumen didalam perusahaan.
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini adalah metode penelitian lapangan dan studi kepustakaan. J enis sumber data yang digunakan yaitu data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh dari observasi dan wawancara sedangkan data sekunder diperoleh dari dokumentasi perusahaan. Teknik analisis yang digunakan adalah analisis deskriptif.
Simpulan dari pembahasan yang dilakukan yaitu bahwa prosedur yang digunakan Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Medan Barat. Dalam kegiatan kearsipan adalah mengumpulkan, memeriksa, mengelompokkan, memberi kode, menyortir dan menyimpan. Sistem arsip yang digunakan yaitu sistem nomor dengan menggunakan arsip elektronik melalui komputer. Alat alat penyimpanan arsip pada perusahaan berupa Rumah Berkas Kerja (RBK), Ordner, dan filing kabinet. Pemeliharaan arsip yang dilakukan perusahaan adalah dengan menyediakan sarana dan prasarana yang memadai seperti ruangan arsip, Ruang Berkas Kerja (RBK), dan ordner. Azas yang digunakan adalah azas desentralisasi.
Kata kunci: Arsip, Sistem kearsipan
ABSTRACT
Every company or organization both government and private run secretarial or administrative activity, corporation or organization in carrying out its activities will result in the archives or documents. Archives are any written records in the form of pictures or a chart listing the particulars of a subject or event that made people to help memory, while archiving is a process of arrangement and storage of records or documents within the company.
Data collection method used in this thesis is method field research and library research. Sources of data used are primary data and secondary data. Primary data were obtained from observation and interview, while secondary data obtained from company documentation. The analysis technique used is descriptive analysis.
Conclusion of the discussion conducted the procedure used is that the Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Medan Barat. In files activities are to collect, examine, classify, code, sort and store. File system used is a number system using electronic records via computer. Files storage of tools in the form of company Home Work Files (RBK), Ordner, and a filing cabinet. Maintenance records of the company is to provide adequate facilities and infrastructure such as archive space, Space Working File (RBK), and ordner. The principle used is the principle of decentralization.
Keywords: File, Filling System
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR ............................................................................................ i ABSTRAK .......................................................................................................... iii ABSTRACT ........................................................................................................ iv DAFTAR ISI ........................................................................................................ v DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... vi DAFTAR LAMPIRAN ....................................................................................... viii BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan J udul ......................................................... 1 1.2 Rumusan Masalah ............................................................................. 2 1.3 Tujuan Penulisan Tugas Akhir ........................................................... 3 1.4 Manfaat Penulisan Tugas Akhir .......................................................... 3 1.5 Sistematika Penulisan Tugas Akhir ..................................................... 3
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan ........................................................ 6 2.2 Peranan Kearsipan ............................................................................ 8 2.3 Fungsi Arsip ........................................................................................ 8 2.4 Tujuan Kearsipan .............................................................................. 9 2.5 J enis-jenis Arsip .............................................................................. 10 2.6 Sistem Kearsipan ............................................................................. 11 2.7 Peralatan Arsip ................................................................................ 24
BAB 3 METODOLOGI PENGUMPULAN DATA 3.1 Cara Pengumpulan Data ................................................................. 27 3.2 J enis dan Sumber Data ................................................................... 28 3.3 Teknik Analisis Data ......................................................................... 29
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambaran Umum Perusahaan ......................................................... 30 4.1.1 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas ................................... 31 4.1.2 Makna Logo Perusahaan ....................................................... 36 4.1.3 Visi dan Misi Perusahaan ....................................................... 38 4.2 Tinjauan Terhadap Sistem Kearsipan Pada Seksi Penagihan Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Medan Barat .................... 38 4.2.1 Prosedur Penyimpanan Arsip ................................................. 39 4.2.2 Peralatan yang Digunakan dalam Mengarsip ......................... 42
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan ........................................................................................... 45 5.2 Saran ................................................................................................. 45
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 46 LAMPIRAN
DAFTAR GAMBAR
No. J udul Gambar Halaman 1. Contoh kartu indeks 20
sistem perihal
2. Contoh kartu indeks 22 sistem nomor
3. Contoh Kartu Indeks 23 sistem tanggal
4. Contoh kartu indeks 24 sistem wilayah
5. Peralatan arsip 26 6. Ordner 26 7. Logo KPP Pratama Medan Barat 37 8. Rumah Berkas Kerja (RBK) pada 43 seksi penagihan KPP Pratama Medan Barat
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1: Struktur Organisasi Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Medan Barat Lampiran 2: Surat Teguran Lampiran 3: Surat Lembar Pengawasan Arus Dokumen Lampiran 4: Surat Penghapusan Sanksi Administrasi Lampiran 5: Surat Laporan Pelaksanaan Surat Paksa Lampiran 6: Surat Paksa Lampiran 7: Daftar Wawancara Lampiran 8: Kartu Bimbingan Mahasiswa