REKAP DATA BUKU AGENDA SURAT MASUK DAN KELUAR DI

KANTOR KECAMATAN MARGADANA BAGIAN SEKRETARIAT

KOTA TEGAL

LAPORAN KERJA PRAKTEK

Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Mengambil Mata Kuliah Tugas Akhir Program

Studi DIII Teknik Komputer

Oleh:

Nama : Inti Rafiqa Ayu Millena

NIM : 18041147

PROGRAM STUDI DIII TEKNIK KOMPUTER

POLITEKNIK HARAPAN BERSAMA TEGAL

2020

i
HALAMAN PENGESAHAN

ii
 HALAMAN MOTTO

MOTTO :

1. Sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan. Maka apabila

kamu telah selesai (dari suatu urusan), kerjakanlah dengan sungguh-

sungguh (urusan) yang lain. (Q.S Al-Insyirah 7-8).

2. Ilmu Pengetahuan adalah penawar yang baik untuk antusiasme dan

takhayul- Adam Smith.

3. Ilmu itu ada dua macam: apa yang diserap dan didengar. Dan yang

didengar tidak akan memberikan manfaat jika tidak diserap-Ali bin

Abi Thalib.

4. “Jika kau tak mampu terbang, larilah. Jika kau tak mampu berlari,

berjalanlah. Jika kau tak mampu berjalan, merangkaklah. Bergerak

maju dengan merangkak setidaknya”-BTS-Not Today.

iii
 HALAMAN PERSEMBAHAN

PERSEMBAHAN:

1. Tuhan YME, yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya

sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan ini dengan baik.

2. Kedua orang tua yang telah mendoakan, membiayai, mendukung dan

memberikan semangat sampai selesainya pelaksanaan Kerja Praktek.

3. Camat Kecamatan Margadana yang telah mengizinkan untuk

melaksanakan Kerja Praktek di Kantor Kecamatan Margadana.

4. Dosen Pembimbing Kerja Praktek.

5. Pembimbing Instansi dan seluruh karyawan Kantor Kecamatan

Margadana.

6. Teman-teman seperjuangan.

7. Serta para pembaca yang telah membaca laporan saya ini.

iv
 KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT, Tuhan yang

Maha Pengasih dan Maha Penyayang yang telah melimpahkan segala rahmat,

hidayah dan inayah-Nya hingga terselesaikannya Kerja Praktek yang disusun

sebagai laporan Kerja Praktek dengan judul “REKAP DATA BUKU AGENDA

SURAT MASUK DAN KELUAR DI KANTOR KECAMATAN

MARGADANA BAGIAN SEKRETARIAT KOTA TEGAL”.

Kerja Praktek merupakan satu kewajiban yang harus dilaksanakan untuk

memenuhi sebagian persyaratan dalam mengambil mata kuliah Tugas Akhir pada

Program Studi DIII Teknik Komputer Politeknik Harapan Bersama Tegal. Selama

melaksanakan Kerja Praktek dan kemudian disusun dalam laporan Kerja Praktek

ini, banyak pihak yang telah memberikan bantuan, dukungan dan bimbingannya.

Pada kesempatan ini, tidak lupa diucapkan terima kasih yang sebesar-

besarnya kepada:

1. Bapak Moch. Chambali, M.Kom selaku Direktur Politeknik Harapan

Bersama.

2. Bapak Rais, S.Pd., M.Kom selaku Ketua Program Studi DIII Teknik

Komputer Politeknik Harapan Bersama Tegal.

3. Bapak Ahmad Maulana, S.Kom selaku Dosen pembimbing Kerja Praktek.

4. Bapak Drs.Moh.Ali Rosyidi,M.Pd selaku Camat Kecamatan Margadana Kota

Tegal.

5. Bapak Umarudin selaku pembimbing pada Kantor Kecamatan Margadana

Kota Tegal.

v
6. Semua pihak yang telah mendukung, membantu serta mendoakan

penyelesaian penelitian ini.

Semoga laporan kerja praktek ini dapat memberikan sumbangan untuk

pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.

Tegal, Maret 2020

vi
 DAFTAR ISI

JUDUL ..................................................................................................................... i
HALAMAN PENGESAHAN................................................................................. ii
HALAMAN MOTTO ............................................................................................ iii
HALAMAN PERSEMBAHAN ............................................................................ iv
KATA PENGANTAR ............................................................................................ v
DAFTAR ISI ......................................................................................................... vii
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... viii
DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................................... ix
BAB I PENDAHULUAN................................................................................ 1
1.1 Latar Belakang ............................................................................ 1
1.2 Tujuan dan Manfaat .................................................................... 2
1.3 Waktu dan Tempat Pelaksanaan ................................................. 3
BAB II PEMBAHASAN .................................................................................. 4
2.1 Gambaran Umum........................................................................ 4
2.2 Visi dan Misi............................................................................... 4
2.3 Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Margadana Kota Tegal 5
2.4 Bidang Usaha .............................................................................. 7
2.5 Kegiatan Kantor Kecamatan Margadana .................................. 12
BAB III RINCIAN KEGIATAN...................................................................... 14
3.1 Bidang Kerja atau Bagian Tempat Kerja Praktek ..................... 14
3.2 Tugas Umum ............................................................................ 14
3.3 Tugas Khusus............................................................................ 15
BAB IV PENUTUP .......................................................................................... 18
4.1 Kesimpulan ............................................................................... 18
4.2 Saran ......................................................................................... 18
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 20

vii
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.3 Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Margadana Kota Tegal...6

Gambar 3.3.1 Rekap Data Surat Masuk Undangan............................................15

Gambar 3.3.2 Rekap Data Surat Keluar.............................................................17

viii
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Kesediaan Membimbing KP............................................A-1

Lampiran 2 Surat Balasan Instansi................................................................B-1

Lampiran 3 Form Absensi dan Kegiatan Kerja Praktek................................C-1

Lampiran 4 Lembar Penilaian Mahasiswa Kerja Praktek.............................D-1

Lampiran 5 Foto Dokumentasi Kegiatan Kerja Praktek................................E-1

ix
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kerja Praktek adalah kegiatan mahasiswa yang wajib dilakukan di

Program Studi D3 Teknik Komputer Politeknik Harapan Bersama Kota

Tegal yang dapat diambil pada semester IV. Kerja Praktek (KP)

merupakan sarana penerapan teori-teori Teknik Komputer yang telah

diperoleh dari kegiatan perkuliahan untuk membantu memecahkan

masalah yang terdapat pada perusahaan/instansi.

Pada era globalisasi teknologi komputer memegang peranan yang

sangat penting untuk membantu proses aktivitas kerja di instansi maupun

di perkantoran baik dari lembaga pemerintah maupun swasta.

Perekapan data Surat Masuk dan Keluar ini dibuat untuk

mempermudah dalam pengelolaan dan penyimpanan data serta pembuatan

database maka dapat menghasilkan suatu informasi yang tepat dan akurat.

Adanya perekapan data yang tepat dan akurat dapat mengurangi terjadinya

kesalahan yang tidak diinginkan sehingga dapat meningkatkan kinerja

yang lebih efisien dan kecepatan operasional instansi.

Pada kantor kecamatan khususnya Margadana terdapat bagian

Sekretariat. Bagian sekretariat ini mempunyai tugas pokok perencanaan

perumusan dan pelaksanaan kebijakan, pengoordinasikan, pemantauan,

evaluasi, pelaporan dibidang program, keuangan, umum dan kepegawaian.

1
 2

Untuk saat ini, kegiatan surat menyurat pada kantor kecamatan ini

masih dilakukan secara manual dengan berpedoman pada prosedur yang

ditetapkan.

Dalam proses surat menyurat khususnya surat masuk, setelah surat

diterima maka bagian ini harus mengagendakan surat dan kemudian dibuat

surat disposisi. Agenda surat masuk maupun keluar ini dilakukan

menggunakan buku besar dan ditulis secara manual. Masalah yang ada

pada bagian sekretariat ini adalah bagian ini sering kehilangan bukti fisik

surat karena penyimpanannya masih sederhana. Masih banyak kekurangan

yang harus diperbaiki untuk memperoleh hasil yang diinginkan dan untuk

mempermudah pengelolaan menggunakan Microsoft Excel. Oleh karena

itu dibuatlah suatu "REKAP DATA BUKU AGENDA SURAT MASUK

DAN KELUAR DI KANTOR KECAMATAN MARGADANA BAGIAN

SEKRETARIAT KOTA TEGAL".

1.2 Tujuan dan Manfaat

Dari beberapa uraian di atas saya mempunyai beberapa tujuan

antara lain:

1.2.1 Tujuan

Mengetahui dan mempelajari situasi kondisi kerja di dalam

Kantor Kecamatan Margadana Kota Tegal, serta sebagai salah satu

syarat untuk mengambil mata kuliah tugas akhir Program Studi

DIII Teknik Komputer.

 3

1.2.2 Manfaat

1. Menyesuaikan dan menyiapkan diri dalam menghadapi

lingkungan kerja.

2. Mengetahui atau melihat secara langsung penggunaan atau

peranan teknologi informasi dan komunikasi di tempat kerja

praktek.

3. Mempersiapkan diri sebelum menempuh mata kuliah Tugas

Akhir.

4. Menggunakan hasil atau data-data KP untuk dikembangkan

menjadi Tugas Akhir.

1.3 Waktu dan Tempat Pelaksanaan

1.3.1 Waktu Pelaksanaan

Mulai : 27 Januari 2020 – 29 Februari 2020

Hari : Senin – Jumat

Pukul : 07.30 – 15.00 WIB

1.3.2 Tempat Pelaksanaan

Instansi : Kantor Kecamatan Margadana Kota Tegal

Alamat : Jalan Cipto Mangunkusumo No. 457, Krandon,

Margadana, Kota Tegal, Jawa Tengah 52146

 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Gambaran Umum

Kantor Kecamatan Margadana adalah lembaga yang merupakan

bagian dari Pemerintahan Kota Tegal dan memiliki fungsi untuk

meningkatkan koordinasi penyelenggaraan pemerintahan, pelayanan

publik dan pemberdayaaan masyarakat desa atau kelurahan. Kantor

Kecamatan Margadana berlokasikan di Jalan Cipto Mangunkusumo

No.457, Krandon, Margadana, Kota Tegal, Jawa Tengah 52146.

Secara administrasi, Kecamatan Margadana terdiri dari 7

Kelurahan, Kelurahan Kaligangsa dan Margadana dengan wilayah terluas

dibanding dengan 5 kelurahan lainnya yaitu Kelurahan Krandon,

Kelurahan Cabawan, Kelurahan Sumurpanggang, Kelurahan Kalinyamat

Kulon dan Kelurahan Pesurungan Lor. Organisasi di Kecamatan

Margadana terdapat pegawai yang bekerja di Kantor Kecamatan

Margadana dan pegawai yang bekerja di kantor kelurahan yang dibawahi.

2.2 Visi dan Misi

2.2.1 Visi Kecamatan Margadana

Visi Kecamatan Margadana adalah "Terwujudnya

Manajemen Pelayanan Pemerintahan yang Efektif dan

Efisien", makna dari visi ini adalah Mewujudkan manajemen

4
 5

pelayanan pemerintahan yang efektif dan efisien, mengandung arti

bahwa kondisi yang diharapkan adalah bahwa jalannya roda

pemerintahan, pembangunan dan sosial kemasyarakatan di

Kecamatan Margadana akan berjalan lebih baik, tepat guna tepat

sasaran dengan memberikan pelayanan prima bagi masyarakat

yang mengacu pada Standar Operating Prosedur (SOP) yang telah

ditetapkan dalam upaya menciptakan kepuasan bagi masyarakat

yang pada akhirnya mampu mendorong dinamika aktifitas

masyarakat.

2.2.2 Misi Kecamatan Margadana

1. Meningkatkan kinerja aparat Kecamatan dalam upaya

meningkatkan pelayanan prima.

2. Mendayagunakan sarana dan prasarana yang tersedia dalam

meningkatkan mutu pelayanan bagi masyarakat.

3. Mengoptimalkan peran serta masyarakat dalam kegiatan

pembangunan, pemerintahan dan sosial kemasyarakatan.

2.3 Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Margadana Kota Tegal

Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Margadana Kota Tegal

sesuai dengan Peraturan Walikota Tegal Nomor 20 Tahun 2016 tentang

Susunan Organisasi, Kedudukan, Tugas, Fungsi dan Tata Kerja

Kecamatan Kota Tegal adalah sebagai berikut:

1. Camat.
 6

2. Sekretariat, terdiri dari :

a) Subbagian Program dan Keuangan;

b) Subbagian Umum dan Kepegawaian.

3. Seksi Pemerintahan;

4. Seksi Pemberdayaan Masyarakat;

5. Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum;

6. Seksi Pelayanan Masyarakat;

7. Kelompok Jabatan Fungsional;

Gambar 2.3 Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Margadana Kota Tegal

 7

2.4 Bidang Usaha

Kecamatan dipimpin oleh seorang Camat yang mempunyai tugas

pokok. Kecamatan mempunyai tugas meningkatkan koordinasi

penyelenggaraan pemerintahan, pelayanan publik dan pemberdayaan

masyarakat kelurahan serta melaksanakan tugas yang dilimpahkan oleh

Walikota untuk melaksanakan sebagian Urusan Pemerintahan yang

menjadi kewenangan Daerah.

1. Camat membawahi :

a. Sekretariat

b. Seksi Pemerintahan

c. Seksi Pemberdayaan Masyarakat

d. Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum

e. Seksi Pelayanan Masyarakat

f. Kelompok Jabatan Fungsional

2. Dalam melaksanakan tugas kecamatan menyelenggarakan fungsi:

a. Penyelenggaraan Urusan Pemerintahan Umum;

b. Pengkoordinasian kegiatan pemberdayaan masyarakat;

c. Pengkoordinasian upaya penyelenggaraan kententraman dan

ketertiban umum;

d. dst

3. Uraian tugas Camat, sebagai berikut :

 8

a. Melaksanakan kewenangan pemerintahan yang dilimpahkan oleh

Walikota untuk menangani sebagai urusan otonomi daerah dan

menyelenggarakan tugas umum pemerintahan.

2.4.1 Sekretariat Kecamatan

Sekretariat mempunyai tugas perencanaan perumusan dan

pelaksanaan kebijakan, pengoordinasikan, pemantauan, evaluasi,

pelaporan di bidang program, keuangan, umum dan kepegawaian

Uraian tugas Sekretariat Kecamatan sebagai berikut:

a. Pembinaan ketatausahaan, hukum, keuangan, pengelolaan

barang milik daerah, kerumahtanggaan, kerjasama.

b. Kearsiapan, dokumen, keorganisasian dan ketatalaksanaan,

kehumasan, kepegawaian.

c. Pelayanan administrasi di lingkungan Kecamatan.

Sekretariat membawahi:

a. Subbagian Program dan Keuangan.

b. Subbagian Umum dan Kepegawaian.

2.4.2 Kepala Seksi Pemerintahan

Seksi Pemerintahan mempunyai tugas penyiapan bahan

perumusan, pengoordinasian, pelaksanaan, pemantauan, evaluasi

serta pelaporan di bidang pemerintahan.

Uraian tugas Seksi Pemerintahan sebagai berikut:

a. Penelaahan data/informasi sebagai bahan penyusunan rencana

kerja di bidang pemerintahan tingkat kecamatan.

 9

b. Pelaksanaan penyelenggaraan kegiatan pemerintahan di tingkat

kecamatan.

c. Pembinaan dan pengawasan pengawasan penyelenggaraan

kegiatan pemerintahan kelurahan.

d. Pengoordinasian pelaksanaan kegiatan baik di tingkat internal

kecamatan maupun dengan pihak terkait dan pelaksanaan

kewenangan pemerintah yang dilimpahkan oleh Walikota

kepada Camat dan sebagian urusan otonomi daerah di bidang

pemerintahan.

2.4.3 Kepala Seksi Pemberdayaan Masyarakat

Seksi Pemberdayaan Masyarakat mempunyai tugas

penyiapan bahan perumusan, pengoordinasian, pelaksanaan,

pemantauan evaluasi serta pelaporan di bidang pemberdayaan

masyarakat.

Uraian tugas Seksi Pemberdayaan Masyarakat meliputi:

a. Penelaahan data/informasi sebagai bahan penyusunan rencana

kerja di bidang pemberdayaan masyarakat tingkat kecamatan.

b. Pelaksanaan penyelenggaraan kegiatan pemberdayaan

masyarakat di tingkat kecamatan.

c. Pembinaan dan pengawasan penyelenggaraan kegiatan

pemberdayaan masyarakat kelurahan.

d. Pengoordinasian pelaksanaan kegiatan baik di tingkat internal

kecamatan maupun dengan pihak terkait dan pelaksanaan

 10

kewenangan pemerintah yang dilimpahkan oleh Walikota

kepada Camat dan sebagian urusan otonomi daerah di bidang

pemberdayaan masyarakat.

2.4.4 Kepala Seksi Kententraman dan Ketertiban Umum

Seksi Kententraman dan Ketertiban Umum mempunyai

tugas penyiapan bahan perumusan, pengoordinasian, pelaksanaan,

pemantauan, evaluasi serta pelaporan dibidang ketentraman dan

ketertiban umum.

Uraian tugas Seksi Kententraman dan Ketertiban Umum

meliputi:

a. Penelaahan data/informasi sebagai bahan penyusunan rencana

kerja di bidang ketentraman dan ketertiban umum bidang

kecamatan.

b. Pelaksanaan penyelenggaraan kegiatan ketentraman dan

ketertiban umum di tingkat kecamatan.

c. Pengoordinasian penerapan dan penegakan Peraturan Daerah

dan Peraturan Walikota.

d. Pembinaan dan pengawasan penyelenggaraan kegiatan

penyelenggaraan kegiatan ketentraman dan ketertiban umum

kelurahan.

e. Pengoordinasian pelaksanaan kegiatan baik di tingkat internal

kecamatan maupun dengan pihak terkait dan pelaksanaan

kewenangan pemerintah yang dilimpahkan oleh Walikota

 11

kepada Camat dan sebagian urusan otonomi daerah di bidang

ketentraman dan ketertiban umum.

2.4.5 Kepala Seksi Pelayanan Masyarakat

Seksi Pelayanan Masyarakat mempunyai tugas penyiapan

bahan perumusan, pengoordinasian, pelaksanaan, pemantauan,

evaluasi serta pelaporan di bidang pelayanan masyarakat.

Uraian tugas Seksi Pelayanan Masyarakat meliputi:

a. Penelaahan data/informasi sebagai bahan penyusunan rencana

kerja di bidang pelayanan masyarakat tingkat kecamatan.

b. Pelaksanaan penyelenggaraan kegiatan pelayanan masyarakat

di tingkat kecamatan.

c. Pembinaan dan pengawasan penyelenggaraan kegiatan

pelayanan masyarakat kelurahan.

d. Pemeliharaan saranan dan prasarana serta fasilitas pelayanan

umum.

e. Pengoordinasian pelaksanaan kegiatan baik di tingkat internal

kecamatan mapun dengan pihak terkait dan pelaksanaan

kewenangan pemerintah yang dilimpahkan oleh Walikota

kepada Camat dan sebagian urusan otonomi daerah di bidang

pelayanan masyarakat.
 12

2.5 Kegiatan Kantor Kecamatan Margadana

2.5.1 Pelayanan Kecamatan

Pelayanan Administrasi Terpadu Kecamatan (PATEN)

sesuai dengan amanat Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 4

Tahun 2010 tentang Pedoman Pelayanan Administrasi Tingkat

Kecamatan, bahwa Jenis Pelayanan meliputi ruang lingkup

pelayanan rekomendasi Perizinan dan Non Perizinan, serta

perizinan.

2.5.1.1 Rekomendasi Perizinan dan Non Perizinan, terdiri dari:

a. Rekomendasi Pembuatan / Perubahan Data/

Perpanjangan/ pergantian KTP

b. Rekomendasi Pembuatan/Perubahan/Pergantian Kartu

Keluarga (KK)

c. Rekomendasi Pembuatan Akta Kelahiran

d. Rekomendasi Pembuatan Akta Kematian

e. Rekomendasi Pembuatan SKCK (Surat Keterangan

Catatan Kepolisian)

f. Rekomendasi Ijin Khajatan

g. Rekomendasi IMB

h. Rekomendasi Surat Pindah

i. Rekomendasi Surat Pindah Datang

j. Rekomendasi Surat Kehilangan

k. Dsb
 13

2.5.2.1 Perizinan

Perizinan yang dilakukan di PATEN Kecamatan

yaitu Pelayanan Izin Usaha Mikro dan Kecil (IUMK).

IUMK adalah tanda legalitas kepada seseorang atau pelaku

usaha/kegiatan tertentu dalam bentuk IUMK dalam bentuk

satu lembar dan akan mendapatkan kartu IUMK yang

dikeluarkan oleh pihak BANK yang telah ditunjuk.

2.5.2 Kegiatan Kemasyarakatan

PKK (Pemberdayaan dan Kesejahteraan Keluarga)

merupakan organisasi masyarakat yang terorganisir dari tingkat

pusat sampai dasa wisma yang dikenal dengan 10 program pokok-

nya antara lain:

1. Penghayatan dan Pengalaman Pancasila

2. Gotong royong

3. Pangan

4. Sandang

5. Perumahan dan tata laksana rumah tangga

6. Pendidikan dan keterampilan

7. Kesehatan

8. Pengembangan kehidupan berkoperasi

9. Kelestarian lingkungan hidup

10. Perencanaan Sehat

 BAB III

RINCIAN KEGIATAN

3.1 Bidang Kerja atau Bagian Tempat Kerja Praktek

Dengan rencana kegiatan Kerja Praktek (KP) di Kantor Kecamatan

Margadana Kota Tegal mencakup enam unit kerja yaitu Sekretariat, Seksi

Pemerintahan, Seksi Pemberdayaan Masyarakat, Seksi Ketentraman Dan

Ketertiban Umum, Seksi Pelayanan Masyarakat, dan Kelompok Jabatan

Fungsional yang hanya ditempatkan pada bagian Sekretariat yang masing-

masing memiliki tugas umum dan tugas khusus yang berbeda tetapi saling

berkaitan satu sama lain yaitu melakukan koordinasi penyelenggaraan

pemerintahan, pelayanan publik dan pemberdayaan masyarakat kelurahan

serta melaksanakan tugas yang dilimpahkan oleh Walikota untuk

melaksanakan sebagian Urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangan

Daerah.

3.2 Tugas Umum

Berikut ini adalah tugas umum yang dikerjakan di Kantor

Kecamatan Margadana Kota Tegal:

1. Menangani surat masuk,keluar dan surat ahli waris.

2. Mengarsipkan surat masuk dan keluar di Map Snelhecter.

3. Membantu menyelesaikan pekerjaan pegawai kantor

14
 15

3.3 Tugas Khusus

Tugas khusus yang diberikan selama kerja praktek di Kantor

Kecamatan Margadana Bagian Sekretariat Kota Tegal adalah membuat

rekap data buku agenda surat masuk dan keluar menggunakan microsoft

excel.

Contoh Rekap Data Surat Masuk Undangan adalah sebagai berikut:

Gambar 3.1 Rekap Data Surat Masuk Undangan

 16

• No_Surat adalah nomor urut surat yang dikeluarkan instansi.

Format: Kode nomor surat/Nomor urut surat yang

dikeluarkan/Nama badan atau departemen yang mengeluarkan

surat/Romawi(bulan dikeluarkannya surat)/Tahun dikeluarkannya

surat.

• Tgl_Surat adalah tanggal surat tersebut di keluarkan.

• Tgl_Diterima adalah tanggal surat masuk diterima.

• Perihal adalah bagian surat yang berfungsi untuk mengetahui isi atau

inti pokok masalah pada surat yang dikirimkan, tanpa harus membaca

surat tersebut secara keseluruhan.

• Pelaksanaan adalah tanggal dan waktu acara tersebut dilaksanakan.

Terdiri dari tanggal pelaksanaan, jam dan tempat berlangsungnya

acara.

• Surat_Dari adalah nama instansi yang mengirimkan surat. Bagian ini

terdapat pada kop surat atau bagian paling atas surat.

• Disposisi adalah catatan beupa tanggapan, saran, atau instruksi setelah

surat tersebut dibaca oleh pimpinan. Disposisi ditulis pada lembaran

disposisi/lembaran tersendiri. Surat disposisi harus memiliki tanda

tangan atau paraf asli dan juga harus memiliki tanggal waktu di

bawahnya.
 17

Contoh Rekap Data Surat Keluar adalah sebagai berikut:

Gambar 3.2 Rekap Data Surat Keluar

• No_Surat adalah nomor yang ditulis berdasarkan no urut pada buku

agenda sebelum dikirimkan ke instansi/masyarakat.

Format:Kode nomor surat/No urut buku agenda/Romawi(bulan

dikeluarkannya surat)/Tahun dikeluarkannya surat.

• Tgl_Surat adalah tanggal surat tersebut di keluarkan.

• Kepada adalah kepada siapa surat keluar tersebut ditujukan. Penerima

bisa instansi, kepala instasi, ataupun masyarakat.

• Perihal adalah bagian surat yang berfungsi untuk mengetahui isi atau

inti pokok masalah pada surat yang dikirimkan, tanpa harus membaca

surat tersebut secara keseluruhan.

 BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Dalam pembahasan ini, dapat disimpulkan bahwa dengan adanya

rekap data Buku Agenda Surat Masuk Dan Keluar dapat membantu

mempermudah pengolahan data berbasis komputer yang sistematis dan

terarah, sehingga mampu membantu kinerja Bagian Sekretariat Kantor

Kecamatan Margadana Kota Tegal menjadi lebih cepat, efektif dan efisien.

Disamping itu dengan adanya sistem rekap data Buku Agenda Surat

Masuk Dan Keluar mengubah sistem data Buku Agenda Surat Masuk Dan

Keluar dari manual menjadi sistem terkomputerisasi. Dengan demikian

maka pengolahan dan penyimpanan data Buku Agenda Surat Masuk Dan

Keluar menjadi lebih mudah dan akurat.

4.2 Saran

Saran yang dapat disampaikan sebagai acuan untuk menjadi lebih

baik kedepannya kepada Instansi, Politeknik Harapan Bersama Tegal dan

tempat Kerja Praktek adalah sebagai berikut:

18
 19

 Bagi mahasiswa-mahasiswi yang akan melaksanakan Kerja Praktek

hendaknya dapat bersikap baik terhadap pegawai-pegawai di instansi

agar nama baik dari kampus kita Politeknik Harapan Bersama Tegal

dapat terjaga.

 Mengadakan lebih banyak pengarahan khusus mengenai pelaksanaan

Kerja Praktek yang akan dilaksanakan mahasiswa-mahasiswi agar

pelaksanaan Kerja Praktek dapat berjalan dengan baik.

 Menyusun atau membuat rancangan kegiatan yang akan dilaksanakan

mahasiswa-mahasiswi yang melaksanakan Kerja Praktek

 Mempersiapkan surat-surat atau informasi yang diperlukan oleh

mahasiswa-mahasiswi yang melaksanakan Kerja Praktek agar

nantinya jika dibutuhkan akan segera bisa diberikan kepada

mahasiswa-mahasiswi.
 DAFTAR PUSTAKA

Perpustakaan Politeknik Harapan Bersama Tegal. 2019. “Contoh Buku Laporan

Kerja Praktek (KP)”. Tegal: Politeknik Harapan Bersama.

Tim Dosen Politeknik Harapan Bersama Tegal. 2019. “Buku Bimbingan Kerja

Praktek (KP)”. Tegal: Politeknik Harapan Bersama.

Kecamatan Margadana Kota Tegal. 2017. “Buku Profil KECAMATAN

MARGADANA TAHUN 2017”. Tegal: Kecamatan Margadana.

Ginting, Mellyana Santri BR. 2014. "LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

PADA KANTOR CAMAT MEDAN TUNTUNGAN". Medan: POLITEKNIK

UNGGUL LP3M

20
LAMPIRAN

21
A-1
B-1
C-1
D-1
E-1
E-1