LAPORAN

PRAKTIK KERJA LAPANGAN (PKL)

PENGGUNAAN APLIKASI E-OFFICE DESA DI DINAS

KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA CIAMIS

DISUSUN OLEH :
YESI MULYANINGSIH
NIS. 21221001754

SMK NEGERI 1 RAJADESA

JALAN KUBANG ATAS NO. 05 DESA SIRNABAYA
KECAMATAN RAJADESA KABUPATEN CIAMIS 46254 TLP  (0265)
2795934

TAHUN 2023
 LEMBAR PENGESAHAN
Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL)

Menyetujui,

Pembimbing Sekolah Pembimbing Du/Di

Imam Fahruroji,S.T. Dadan Anwar Sadat

NIP. - NIP. -

Ketua Pemimpin Perusahaan

Program keahlian

Dadan Hamdani,S.Kom Tino Armyanto Lukman S.

NIP. 1984060420222 1 006 NIP.

Mengesahkan
Kepala Sekolah

LEMBAR PERSETUJUAN
Saidun,M.M.Pd.
NIP. 19700920 199402 1 002
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah dikaruniakan oleh Tuhan
Yang Maha Esa atas terselesaikan nya laporan yang berjudul “Penggunaan
Aplikasi E-Office Desa ”. kami ucapkan terimakasih yang sebesar besar nya atas
bantuan pihak - pihak yang telah berkontribusi baik secara langsung ataupun
tidak langsung. Penyusun mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Saidun M.M.Pd sebagai kepala sekolah SMK Negeri 1 Rajadesa.
2. Bapak Dadan Hamdani S,Kom sebagai ketua kompetensi keahlian Teknik
Komputer dan Jaringan.
3. Bapak Tino Armyanto Lukman S sebagai pimpinan perusahaan kantor
Dinas Komunikasi Dan Informatika
4. Bapak Imam Pahruroji , sebagai pembimbing Praktik Kerja Lapangan.
5. Ibu Peni Rahayu S.T , sebagai wali kelas XI TKJ 2.
Laporan ini ditulis untuk salah satu syarat memenuhi nilai mata pelajaran
Teknik Komputer Dan Jaringan. Selain itu, laporan ini ditulis untuk menambah
pengetahuan dan wawasan bagi pembaca.
Karena keterbatasan pengetahuan dan pengalaman penyusun yakin bahwa
laporan ini memiliki banyak kekurangan. Oleh karena itu, saya sangat berharap
para pembaca dapat memberikan kritik dan saran yang membangun untuk
perbaikan di masa yang akan datang.
Akhir kata, semoga artikel ini dapat bermanfaat bagi pembaca.

Rajadesa, …. Mei 2023

Penyusun
 DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN
KATA PENGANTAR ................................................................................... i
DAFTAR ISI .................................................................................................. ii
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang .................................................................................... 1
1.2. Maksud dan Tujuan ............................................................................ 1
1.3. Metodelogi .......................................................................................... 2
1.4. Sistematika Laporan ........................................................................... 2
BAB II PROFIL PERUSAHAAN
1.
2.
2.1. Sejarah Berdirinya Perusahaan ........................................................... 4
2.2. Kedudukan dan letak Diskominfo Ciamis........................................... 4
2.3. Data Administrasi Kegiatan ................................................................ 5
2.4. Data Teknik Kegiatan ......................................................................... 5
2.5. Lingkup Pekerjaan .............................................................................. 5
BAB III LANDASAN TEORI
3.
3.1. E-Office .............................................................................................. 6
3.2. Fitur – Fitur E - Office ........................................................................ 6
3.3. Otomatisasi Kantor ............................................................................. 7
3.4. E – Government .................................................................................. 7
3.5. Budaya dan Organisasi ....................................................................... 8
3.6. Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) ............................................. 9
BAB IV PRAKTIK KERJA DAN PEMBAHASAN
1.
2.
3.
4.
4.1. Panduan Aplikasi E – Office .............................................................. 10
A. Login ........................................................................................... 10
B. Beranda ....................................................................................... 10
C. Surat Masuk ................................................................................ 10
D. Surat Keluar ................................................................................ 11
E. Verifikasi Surat ........................................................................... 12
F. Tanda Tangan ............................................................................. 13
G. Penomoran .................................................................................. 15
H. Surat Disposisi ............................................................................ 17
I. Kegiatan ...................................................................................... 17
J. Kop Surat .................................................................................... 18
K. Daftar Personil ............................................................................ 19
L. Sampah ....................................................................................... 19
M. Perbup Tata Naskah .................................................................... 19
BAB V PENUTUP
5.
5.1. Kesimpulan ......................................................................................... 21
5.2. Masukan dan Saran ............................................................................. 21
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

PKL adalah kepanjangan dari Praktik Kerja Lapangan, di dalam misi
Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) yaitu membentuk manusia pembangun yang
mampu berperan sebagai tenaga terampil tingkat menengah yang layak kerja dan
mandiri dalam berbagai kemampuan. Dalam pelaksanaan PKL di dasarkan pada
ketentuan-ketentuan yang tertuang dalam UU No.20 Tahun 2003 tentang
SISDIKNAS, Kepmen Pendidikan dan Kebudayaan No. 323/U/1997 tentang
penyelenggaraan PKL SMK, PP No. 20 tahun 1990 tentang Pendidikan, Kepmen
Pendidikan dan Kebudayaan No. 080/U/1993 tentang kurikulum SMK. Dengan
demikian, setiap siswa – siswi wajib mengikuti program ini, sebab PKL
merupakan realisasi dan pelaksanaan kurikulum SMK secara menyeluruh.
1.2. Maksud dan Tujuan
Maksud Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini merupakan salah satu program
yang ditentukan oleh Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) sebagai salah satu
syarat menyelesaikan tingkat pendidikan di tengah menengah kejuruan. Tujuan
antara lain sebagai berikut :
1. Untuk memenuhi tugas akhir dari penilaian Praktik Kerja Lapangan
(PKL).
 2. Untuk menghasilkan tenaga kerja yang memiliki keahlian profesional
dengan pengetahuan, keterampilan, dan etos kerja sesuatu dengan tuntutan
dunia kerja.
3. Memperkokoh keserasian dan kesepadanan antara dunia kerja dan Sekolah
Menengah Kejuruan.
4. Meningkatkan skill atau kemampuan yang dimiliki dari praktik dikantor
pemerintah.
5. Memberikan pengakuan dan penghargaan terhadap pengalaman kerja yang
juga merupakan bagian dari proses pendidikan.

1.3. Metodelogi
Metode yang digunakan dalam pelaksanaan kegiatan Praktik Kerja
Lapangan (PKL) ini adalah melakukan observasi / pengamatan semua objek yang
ada di lokasi kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) dan senantiasa aktif dalam
semua aktivitas perusahaan dan interview kepada setiap karyawan untuk
memperoleh informasi yang lebih detail kemudian disusun dan dibuat menjadi
laporan Praktik Kerja Lapangan
1.4. Sistematika Laporan
Untuk Sistematika Laporan Praktik Kerja Lapangan terdiri dari beberapa bagian
antara lain :
A. BAGIAN AWAL
- Kata pengantar
- Daftar Isi
- Lembar Pengesahan
- Lembar persetujuan sekolah
- Lembar persetujuan instansi/toko
- Lembar persetujuan pimpinan perusahaan
- Lembar persetujuan kepala SMKN 1 Rajadesa
B. BAGIAN BAB I PENDAHULUAN
- Latar Belakang
( Latar belakang ataupun alasan mengapa dilaksanakan kegiatan PKL )
 - Maksud dan Tujuan
( Maksud dan tujuan dilaksanakan kegiatan PKL, apa manfaat bagi
siswa, hal apa yang menjadi tujuan utama program PKL)
- Metodelogi
(Metode pengumpulan atau memperoleh data yang dilakukan peserta
prakerin)
- Sistematika Laporan
(Ketentuan dan format penyusunan laporan)

C. BAGIAN BAB II DESKRIPSI KEGIATAN

- Sejarah Dinas dan Kedudukan
- Data Administrasi Kegiatan
- Data Teknik Kegiatan
- Lingkup Pekerjaan
D. BAB III LANDASAN TEORI
(Landasan atau ketentuan dilaksanakan program Pendidikan Praktik Kerja
Lapangan, Dasar serta tujuan program PKL)
E. BAB IV TINJAUAN PELAKSANAAN KONSTRUKSI
- Sejarah Dinas Komunikasi dan Informatika
- Kedudukan dan Letak Diskominfo Ciamis
- Pengendalian dan Pengawasan Kegiatan Pekerjaan
- Evaluasi Kegiatan
F. BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
G. DAFTAR PUSTAKA
 BAB II
PROFIL PERUSAHAAN

2.
2.1. Sejarah Berdirinya Perusahaan
Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO) Pemerintah
Kabupaten Ciamis adalah instansi yang berada di bawah naungan Pemerintah
Kabupaten Ciamis. Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO) yang
merupakan perangkat daerah yang menyelenggarakan urusan pemerintahan
bidang komunikasi dan informatika, bidang persandian dan bidang statistik yang
menjadi kewenangan daerah serta tugas pembantuan yang diberikan kepada
daerah sesuai bidang tugasnya.
DISKOMINFO Kabupaten Ciamis merupakan Lembaga Teknis Daerah
dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Ciamis Nomor 8 Tahun 2016,
Tanggal 4 Oktober 2016 dan Peraturan Bupati Ciamis Nomor : 49 tahun 2016
tentang Tugas, Fungsi Dan Tata Kerja Unsur Organisasi Dinas Komunikasi Dan
Informatika serta merupakan lembaga atau Satuan Kerja Pemerintah Daerah
(SKPD) di lingkungan Pemerintah Kabupaten Ciamis yang berdiri sendiri yang
sebelumnya bagian bidang dari Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika.
Dengan demikian Diskominfo Kabupaten Ciamis berdiri sejak diberlakukannya
Perda Nomor 8 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah
Kabupaten Ciamis. Dengan diterbitkan dan berlakunya Perda Kabupaten Ciamis
 Nomor : 8 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah
Kabupaten Ciamis Tanggal 4 Oktober 2016, maka Dinas Komunikasi dan
Informatika (DISKOMINFO) mulai berdiri terhitung mulai tanggal 01 Januari
2017.
2.2 Kedudukan dan Letak Diskominfo Ciamis
Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO) Kabupaten Ciamis
terletak di Ciamis. Perusahaan ini bekerja di industri berikut: Administrasi Publik.
Nama: Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO)
Kabupaten Ciamis
Terlibat dalam: Administrasi Publik
Sektor: Komunitas & Pemerintah : Administrasi Publik
Industri: Kegiatan administrasi publik umum
Kode ISIC 8411
Hubungi Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO)
Kabupaten Ciamis
Telepon: (0265) 773000
Situs Web: diskominfo.ciamiskab.go.id
Alamat :
Jl. Jend. Sudirman No.220, Sindangrasa, Kec. Ciamis, Kabupaten Ciamis,
Jawa Barat 46215, Indonesia
Kegiatan ini dilaksanakan di bidang bagian umum, Waktu pelaksanaan
kegiatan Praktik Kerja Lapangan ini dimulai pada tanggal 16 Januari s.d 14 April
2023 atau selama 65 hari efektif.
2.3 Data Administrasi Kegiatan
Dalam bidang administrasi pekerjaan yang dilakukan antara lain membuat
surat masuk, mengirim surat, dan mengarsipkan surat. Dalam bidang ini biasanya
terdapat dalam tugas bagian Sekertariat dan Sekertariat ini juga dibagi menjadi
beberapa Sub antara lain :
- Sub Bagian Keuangan, Perencanaan dan Evaluasi
- Sub bagian Umum dan kepegawaian
2.4 Data Teknik Kegiatan
 Dalam bidang teknik atau IT ( Ilmu Teknologi ) pekerjaan yang dilakukan
antara lain menyusun dan melaksanakan program, pedoman serta kebijakan teknis
di bidang komunikasi. Bidang teknik / komunikasi ini terdiri dari tiga sub antara
lain Sub Media Massa, Sub Dokumentasi dan Publikasi, serta Pelayanan
Informasi.
2.5 Lingkup Pekerjaan
Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO) Pemerintah
Kabupaten Ciamis adalah instansi yang berada di bawah naungan Pemerintah
Kabupaten Ciamis. Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO) yang
merupakan perangkat daerah yang menyelenggarakan urusan pemerintahan
bidang komunikasi dan informatika, bidang persandian dan bidang statistik yang
menjadi kewenangan daerah serta tugas pembantuan yang diberikan kepada
daerah sesuai bidang tugasnya.
Dinas Komunikasi dan Informatika ( DISKOMINFO ) bertugas di bidang
antara lain :
- Bidang Informasi Komunikasi dan Statistik.
- Bidang Aplikasi Informatika.
- Bidang Kegiatan Kesekretariatan.
 BAB III
LANDASAN TEORI

3.1 E – Office
E – Office adalah aplikasi terintegrasi dengan konsep (Single Sign On) dan
(One Stop Services) untuk Aparatatur Desa di Lingkungan Kabupaten Ciamis.
Dapat menerima surat, mengirim surat, mendisposisi surat, mengarispkan surat
dimanapun dan kapanpun selama terhubung ke jaringan Internet. Saat ini e-office
desa terus dikembangkan dengan menambahkan fitur- fitur sesuai kebutuhan
perangkat desa.
Fitur e - sakip Desa, fitur usulan pengajuan dana desa, fitur desa cantik
(desa cinta statistic yang beririsan dengan SDGs), Website Desa, Manajemen
Kinerja Perangkat Desa. E-office desa juga sudah terintegrasi dengan data
kependudukan dan BSrE untuk proses TTE
3.2 Fitur – Fitur E – Office

Beberapa fitur E – Office antara lain sebagai berikut :

- Persuratan, fitur seputar manajemen tata naskah surat dinas berbasis
elektronik yang sudah terhubung dengan semua perangkat daerah.
- Sakip Desa, pengisian VISI, MISI, RPJMD, RKP, Desa sesuai amanat
Perbup Sakip Desa.
 - Desa Cantik Simpatik, Desa Cinta Statistik dan Sistem Informasi
Perencanaan Desa Berbasis Statistik.
- Kinerja Aparatur Desa, Absensi dengan android dan laporan kinerja harian.
- Simedok, Fitur ini terkait dengan pengajuan anggaran dari desa kepada
Pemda Ciamis.
- Layanan Masyarakat, layanan terkait kebutuhan administrasi yang
dibutuhkan masyarakat dengan menggunakan whatsapp seperti keterangan
dan terintegrasi dengan Whatsapp BOT.
- Website Desa, layanan integrasi untuk menampilkan informasi ke public
dan sebagai media promosi.

3.3 Otomatisasi Kantor

Sejak permulaan pengolahan kata (word processing), teknologi - teknologi
lain telah diterapkan untuk pekerjaan kantor, dan semuanya dikenal sebagai
otomatisasi kantor. Otomatisasi kantor (office automation) atau OA, mencakup
semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan
komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun di luar
perusahaan.
Awalnya, OA dimaksudkan untuk membantu pekerja sekretarial dan
administratif (clerical), tetapi kemampuannya untuk memudahkan komunikasi
formal dan informal dengan orang - orang didalam dan diluar perusahaan menarik
para manajer dan profesional sebagai pemakai. Semua pemakai ini menggunakan
OA untuk meningkatkan produktivitas. OA dapat disesuaikan untuk kebutuhan
komunikasi tiap manajer. Kombinasi OA seorang manajer dipengaruhi oleh jenis
organisasi, pilihan pribadi manajer, dan sumber daya OA yang tersedia. Produk
OA memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih banyak dokumen secara
lebih cepat dan lebih baik.
OA digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada
dasarnya ada empat kategori pemakai – manajer, profesional, sekretaris, dan
pegawai administratif.
 Manajer adalah orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber
daya perusahaan, terutama sumber daya manusia. Professional tidak mengelola
orang lain tetapi menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dari
sekretaris dan pegawai administratif. Sekretaris biasanya ditugaskan pada pekerja
terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani
korespondensi, mengatur jadwal pertemuan. Pegawai administratif melaksanakan
tugas-tugas untuk sekretaris, seperti menyusun dokumen, menyimpan dokumen
dan mengirimkan surat.
3.4 E – Government
Pemerintahan elektronik atau e-government (berasal dari kata Bahasa
Inggris electronics government, juga disebut e-gov, digital government, online
government atau dalam konteks tertentu transformational government) adalah
penggunaan teknologi informasi oleh pemerintah untuk memberikan informasi
dan pelayanan bagi warganya, urusan bisnis, serta hal-hal lain yang berkenaan
dengan pemerintahan.
Kementerian Komunikasi dan Informasi, berpendapat bahwa: “electronic
government adalah aplikasi teknologi informasi yang berbasis internet dan
perangkat lainnya yang dikelola oleh pemerintah untuk keperluan penyampaian
informasi dari pemerintah kepada masyarakat, mitra bisnisnya, dan lembaga -
lembaga lain secara online ”.
Inisiatif electronic government di Indonesia telah diperkenalkan melalui
Instruksi Presiden No. 6/2001 tgl. 24 April 2001 tentang Telematika
(Telekomunikasi, Media dan Informatika) yang menyatakan bahwa apparat
pemerintah harus menggunakan teknologi telematika untuk mendukung good
governance dan mempercepat proses demokrasi. Lebih jauh lagi, electronic
government wajib diperkenalkan untuk tujuan yang berbeda di kantor - kantor
pemerintahan.
Menurut Inpres No 3/2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional
Pengembangan E-Government: “Pengembangan E-Government merupakan upaya
untuk mengembangkan penyelenggaraan kepemerintahan yang berbasis
 (menggunakan) elektronik dalam rangka meningkatkan kualitas layanan publik
secara efektif dan efisien”.
3.5 Budaya dan Organisasi
Budaya atau kebudayaan berasal dari bahasa Sanskerta yaitu buddhayah,
yang merupakan bentuk jamak dari buddhi (budi atau akal) diartikan sebagai hal -
hal yang berkaitan dengan budi dan akal manusia. Didalam bahasa inggris, budaya
disebut culture, colore dalam bahasa Latin yaitu mengolah atau mengerjakan.
Secara harfiah budaya diartikan sebagai pikiran, akal budi, atau sejumlah
pola
sikap, keyakinan dan perasaan tertentu yang mendasari, mengarahkan, dan
memberi arti pada tingkah laku seseorang dalam suatu masyarakat (Kamus Besar
Bahasa Indonesia)
Organisasi (organization) adalah dua orang atau lebih yang bekerja sama
dalam cara yang terstruktur untuk mencapai sasaran spesifik atau sejumlah
sasaran (Stoner dalam Nugraha, 2009). Organisasi sebagai unit sosial yang dengan
sengaja diatur, terdiri atas dua orang atau lebih, yang berfungsi secara relatif terus
menerus untuk mencapai sasaran atau serangkaian sasaran bersama (Robbins,
2006).
Menurut Robbins (dalam Handayani), definisi budaya organisasi yaitu
sistem makna bersama yang dianut oleh anggota-anggota yang membedakan
organisasi tersebut dengan organisasi-organisasi lain. Budaya organisasi adalah
norma, nilai-nilai, asumsi, kepercayaan, filsafat, kebiasaan organisasi, dan
sebagainya yang dikembangkan dalam waktu yang lama oleh pendiri, pemimpin,
dan anggota organisasi yang disosialisasikan dan diajarkan kepada anggota baru
serta diterapkan dalam aktivitas organisasi sehingga mempengaruhi pola pikir,
sikap, dan perilaku anggota organisasi dalam memproduksi produk, melayani para
konsumen dan mencapai tujuan organisasi (Wirawan dalam Umartias, 2014)
3.6 Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE)
Tanda tangan digital adalah stempel autentikasi elektronik yang dienkripsi
pada informasi digital seperti pesan email, atau dokumen elektronik. Tanda
 tangan mengonfirmasi bahwa informasi berasal dari penanda tangan dan belum
diubah.
Fitur Tata Naskah Dinas Elektronik antara lain :
- Surat Layanan Masyarakat, Surat yang transaksinya dikhususkan untuk
penerbitan surat keterangan-keterangan dan diintegrasikan dengan Layanan
Whatsapp BOT
- Surat External, Surat yang transaksinya untuk keluar Desa, misalnya ke
Perangkat Daerah Ke Kecamatan, Ke Kemenetrian atau Ke Instansi Swasta
Fitur Tata Naskah Dinas Elektronik terkait persuratan antara lain :
- Surat masuk, E – Office desa dapat menerima surat dari luar.
- Surat keluar, fitur untuk mengirim surat ke luar lingkungan kantor desa.
- Surat Disposisi, surat dapat disposikan kepada bawahan berserta
intruksinya.
- Surat Tembusan, fitur untuk mengirimkan tembusan surat ke alamat yang
dituju.
- Monitoring Surat, fitur untuk melihat posisi perjalanan surat, apakah surat
masih berproses ataukah sudah sampai ke tujuan.
- Laporan Surat, fitur untuk membuat rekapitulasi surat – surat dalam kurun
waktu tertentu.
BAB IV
PRAKTIK KERJA DAN PEMBAHASAN

4.1 Panduan Aplikasi E - Office

A. Login
 - Silahkan Buka aplikasi melalui sebuah aplikasi E – Office atau melalui
tautan
- Silahkan isi username dan password anda, kemudian kode captca
- Kemudian, silahkan tekan tombol “ Login “
B. Beranda

Setelah Anda berhasil melakukan Login, sistem akan menampilkan

dashboard aplikasi atau halaman awal yang memberikan informasi
mengenai aplikasi.
C. Surat Masuk
Surat masuk adalah halaman untuk menampilkan surat yang masuk
atau balasan surat dari pihak yang dituju kepada kita. Berikut cara melihat
surat masuk :
- Silahkan buka menu “ Surat masuk “ yang terdapat di bagian
Dashboard.
- Sistem akan menampilkan data surat yang masuk aplikasi.

D. Surat Keluar
 Surat Keluar adalah halaman untuk membuat surat baru dan
menampilkan semua hasil surat yang telah kita buat,selain itu halaman ini
juga bisa untuk mengedit, preview, menghapus, print, refresh dan melihat
timeline status surat kita. Berikut cara melihat surat keluar :
1. Silahkan buka menu “Surat Keluar” pada bagian dashboard
2. Sistem akan menampilkan data surat yang keluar

 Tombol edit (icon pensil berwarna hijau) : untuk mengedit

surat yang sudah dibuat.
 Tombol preview (icon search berwarna kuning) : untuk
melihat hasil surat yang sudah dibuat.
 Tombol hapus (icon tempat sampah berwarna merah) : untuk
menghapus surat
 Tombol timeline status (icon jam berwarna biru) : untuk
melihat status dari surat yang sudah dibuat.
 Tombol print (icon print berwarna biru) : untuk mencetak
surat.
 Tombol refresh (icon refresh berwarna kuning) : untuk
merefresh surat yang sudah dibuat
E. Verifikasi Surat
Alur Verifikasi Surat
1. Alur verifikasi pertama yaitu mendapat tanda tangan dari nama /
jabatan yang terisi di field “Paraf/Validator” yang diisi di pada saat
pembuatan surat. Pada contoh surat sekarang Paraf/Validator terisi
 nama Angga Surasendana S.Kom.,M.Si selaku Kepala Seksi
Pengembangan Aplikasi Diskominfo.
2. Kemudian, silahkan tekan menu “Verifikasi Surat”.
3. Sistem akan menampilkan daftar surat yang membutuhkan verifikasi.

4. Kemudian, tekan tombol “Ceklis” pada surat yang akan di verifikasi.

5. Sistem akan menampilkan halaman untuk memberikan paraf oleh

Kepala Seksi yang membuat surat.

6. Silahkan isi form yang tersedia.

• Tabel catatan koreksi/tolak/paraf: tabel ini di isi apabila ada ada
kesalahan dalam isi surat dan dikirim kembali kepada pembuat
surat.
• Tombol paraf/verifikasi surat : tombol ini berfungsi apabila surat
sudah di verifikasi dan layak untuk masuk ke tahap selanjutnya.
 • Tombol koreksi surat : tombol ini berfungsi apabila didalam surat
terdapat kesalahan dan akan dikirim kembali kepada pembuat
surat.
• Tombol tolak surat : tombol ini berfungsi apabila surat akan
ditolak.
• Tombol perbaiki surat : tombol ini berfungsi apabila
paraf/validator akan memperbaiki sendiri isi dalam surat tersebut
dan tidak akan dikirim kembali kepada pembuat surat.
• Tombol close : tombol ini berfungsi untuk menutup halaman.
7. Kemudian, silahkan tekan tombol “Paraf/Verifikasi surat” untuk
memberikan paraf pada surat.

8. Silahkan tekan tombol “OK” pada pesan konfirmasi yang muncul.

F. Tanda Tangan
Alur Tanda tangan :
1. Alur verifikasi selanjutnya adalah verifikasi dari nama / jabatan yang
terisi di field “Penandatangan” pada pembuatan surat. Pada contoh
surat sekarang field “Penandatangan” terisi nama Drs. H. Yudi
Abdurahman, M.Si selaku Kepala Diskominfo
2. Kemudian, silahkan buka Menu Tanda Tangan.
3. Sistem akan menampilkan surat yang membutuhkan paraf .
4. Silahkan tekan tombol warna hijau tua yang terdapat di bagian action.

5. Sistem akan menampilkan surat yang dipilih untuk diberikan pa

6. Silahkan isi tabel yang tersedia.

• Tabel NIK : tabel ini di isi dengan NIK penanda tangan surat.
• Tabel Passphrase : tabel ini di isi dengan password BSRE (Badan
Sandi Negara) penanda tangan. Untuk mendapatkan password
tersebut,harus mendaftar ke bidang keamanan DISKOMINFO.
• Tabel Catatan Koreksi/Tolak/Paraf : tabel ini di isi apabila ada
ada kesalahan dalam isi surat dan dikirim kembali kepada
pembuat surat.
7. Setelah itu tekan tombol “ Cek TTE”.Apabila kita tidak mengklik
tombol ini, maka tombol “Tandatangan Surat”,tidak akan muncul.
 8. Silahkan tekan tombol “Tandatangan Surat” .
9. Silahkan tekan tombol “OK” pada pesan konfirmasi yang muncul
G. Penomoran
1. Alur verifikasi selanjutnya adalah penomoran yang dilakukan oleh
nama / jabatan yang terisi pada field “Pengelola Dokumentasi” pada
saat pembuatan surat. Penomoran surat pada contoh surat sekarang
dilakukan oleh Pak Aam Jamaludin selaku Pengelola Situs/Web
Diskominfo.
2. Silahkan buka Menu Penomoran.
3. Sistem akan menampilkan daftar surat yang membutuhkan penomoran
4. Silahkan tekan tombol dengan simbol “Kunci berwarna hijau tua”.
 5. Kemudian, sistem akan menampilkan surat yang membutuhkan
penomoran
6. Kemudian isi semua field yang tersedia.
• Table Klarifikasi Surat
• Table No.Surat : tabel ini di isi nomor surat untuk penomoran pada
surat yang tertera.
• Tanggal Surat : tabel ini di isi untuk menentukan tanggal penomoran
surat.
• Table Catatan Koreksi/Tolak/Paraf: tabel ini di isi apabila ada ada
kesalahan dalam isi surat dan dikirim kembali kepada pembuat surat.

7. Silahkan tekan tombol “Penomoran Surat” setelah mengisi semua

field.
8. Silahkan tekan tombol “OK” pada pesan konfirmasi yang muncul .

H. Surat Disposisi
Cara Melihat Surat Disposisi
1. Silahkan buka Menu Surat Disposisi yang terdapat di dashboard
2. Sistem akan menampilkan daftar surat disposisi
I. Kegiatan
Cara Melihat Kegiatan
1. Silahkan buka Menu Kegiatan yang terdapat di dashboard.
2. Sistem akan menampilkan daftar kegiatan.

J. Kop Surat
Cara melihat kop surat
1. Silahkan buka menu kop surat yang terdapat di dashboard.
2. System akan menampilkan daftar kop surat.
 3. Jika anda ingin mengedit surat yang berada di dalam kop surat,tekan
tombol “Edit”,maka sistem akan menampilkan halaman seperti gambar
dibawah ini.

4. Isi semua table yang tersedia kemudian tekan tombol “ Save “

K. Daftar Personil
Cara melihat Daftar Personil
1. Buka Menu Daftar Personil di dashboard.
2. Sistem akan menampilkan daftar data personil
 L. Sampah
Cara melihat Daftar Sampah
1. Buka Menu Sampah di dashboard.
2. Sistem akan menampilkan daftar sampah

M. Perbup Tata Naskah

Cara Menyimpan Surat Perbup Tata Naskah
1. Silahkan buka Menu Perbup Tata Naskah yang terdapat di dashboard.
2. Sistem akan menampilkan lampiran Surat
3. Silahkan tekan tombol dengan simbol “Download” yang terletak di
pojok kanan atas
 4. Kemudian anda dapat mengatur lokasi dan nama file yang akan
tersimpan di computer anda.
5. Kemudian pilih tombol “ Save “

BAB V
PENUTUP

5.1 Kesimpulan
Setelah melaksanakan PKL (Praktik Kerja Lapangan) di Bagian Umum
Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Ciamis, penyusun mengetahui
 yang sebenarnya atas hasil yang diperoleh dari sekolah, serta memperoleh
pengetahuan tentang teori-teori, praktek dan kegiatan-kegiatan yang belum pernah
di pelajari di sekolah. Selain itu, penyusun banyak mendapatkan pengetahuan,
pengalaman dan semua yang terkait dalam dunia kerja.
Di samping itu juga penyusun dapat mengetahui bagaimana pengalaman
bekerja dikantor. Dengan hal tersebut, penyusun menjadi dewasa dan lebih
menghormati kerja keras orang tua. Karena mencari nafkah untuk keluarga
memanglah tidak mudah, butuh banyak pengorbanan.
5.2 Masukan dan Saran
Kepada staf/pegawai Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Ciamis,
agar tidak bosan-bosannya untuk terus memberikan bimbingan dan arahan khusus
kepada penyusun umumnya kepada siswa/i peserta PKL selanjutnya. Penyusun
juga berharap pembimbing memperkenalkan, menjelaskan, dan mengarahkan
berbagai jenis kegiatan dalam lingkungan praktik sehingga peserta PKL dapat
belajar dengan maksimal dalam ruang lingkup prakrik.
 DAFTAR PUSTAKA
https://bahan%20laporan%20yesi/BAB%20II.pdf
https://bahan%20laporan%20yesi/Dokumentasi_aplikasi_e-
office_website_new.pdf
https://kominfo.kulonprogokab.go.id/detil/1317/ruang-lingkup-kegiatan
https://diskominfo.jepara.go.id/tugas-pokok-dan-fungi-diskominfo/
https://kominfo.blitarkab.go.id/bidang-kominfo/
http://repository.uin-suska.ac.id/3074/3/BAB%20II.pdf
file:///C:/Users/TKJ%201/Downloads/Dokumentasi_aplikasi_e-
office_website_new.pdf
diskominfo.ciamiskab.go.id
 LAMPIRAN

A. Foto Kegiatan Pada Saat Melaksanakan Pekerjaan di Dinas

Komunikasi dan Informatika

1) Membuat PPT E - Office

2) Foto Bersama semua staf dan pimpinan perusahaan