LAPORAN OBSERVASI

KEARSIPAN PUSKESMAS PEMANCUNGAN

DOSEN:

Gustina Erlianti, S.Hum., M.Ip.

DI SUSUN OLEH :

1. Annisa Hilmy (17026094)

2. Fella Tri Putri Arif (17026028)
3. Honesty Akmal (17026034)

PRODI INFORMASI PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN

JURUSAN BAHASA DAN SASTRA INDONESIA DAN DAERAH

FAKULTAS BAHASA DAN SENI

UNIVERSITAS NEGERI PADANG

2018
 KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur kita panjatkan ke hadirat Allah SWT, Rabbiul’Izzah yang telah
melimpahkan taufiq dan hidayahNya kepada kita dengan di utusnya para rasul untuk
membimbing manusia ke jalan yang benar sebagai wujud nyata kesempurnaan kasih sayangNya
atas para hamba.

Di era zaman ini banyak sekali instansi kantor ataupun organisasi memilki pandangan
yang sangat keliru tentang kearsipan, dengan memandang kearsipan adalah hal yang mudah dan
tidak sukar untuk di lakukan tetapi nyatanya banyak di dunia kerja saat ini yang memiliki banyak
kendala – kendala berkaitan dengan kearsipan karena menyerahkan urusan kearsipan pada orang
– orang yang kurang tepat dan kurang paham kearsipan itu sendiri.

Demikian laporan ini kami susun guna mengetahui bagaimana kearsipan yang baik dan
benar dan guna untuk memenuhi tugas perkuliahan mata kuliah manajemen kearsipan, semoga
memberi manfaat dan berguna bagi pembaca dan penilai sehingga di harapkan dengan sangat
mampu memberikan kritik dan saran yang membangun guna perbaikan di tugas – tugas yang
akan datang.

Padang, 22 September 2018

Penyusun
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ........................................................................................................ i

DAFTAR ISI...................................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN ................................................................................................. 1

A. Latar Belakang ............................................................................................... 2

B. Profil Puskesmas Pemancungan ..................................................................... 3

BAB II PEMBAHASAN ................................................................................................... 4

A. Hasil Observasi .............................................................................................. 5

BAB IV PENUTUP ........................................................................................................... 6

A. Kesimpulan .................................................................................................... 7

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................................ 8

LAMPIRAN ....................................................................................................................... 9
 BAB I

LATAR BELAKANG

A. Latar Belakang Masalah

Di zaman yang moderen dan serba maju ini banyak sekali instansi kantor ataupun
organisasi memilki pandangan yang sangat keliru tentang kearsipan, dengan
memandang kearsipan adalah hal yang mudah dan tidak sukar untuk di lakukan tetapi
nyatanya banyak di dunia kerja saat ini yang memiliki banyak kendala – kendala
berkaitan dengan kearsipan karena menyerahkan urusan kearsipan pada orang – orang
yang kurang tepat dan kurang paham kearsipan itu sendiri.
George R. Terry dalam bukunya “Office Management and Control” mengatakan
kearsipan (Filing) penempatan kertas – kertas dalam tempat – tempat penyimpanan yang
baik dan menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa
sehingga setiap kertas (Surat) apabila diperlukan dapat di temukan kembali dengan
mudah dan cepat. Dan sebenarnya ada istilah untuk “Arsip” yang sudah merupakan
istilah Indonesia yaitu “Partinggal” yang berarti berkas – berkas yang di simpan sebagai
bahan pengingat dan lembar catatan atau dalam wujud lain yang disimpan untuk
pengingatn apabila diperlukan. Dan makna dari “Partinggal” ini adalah lembaran atau
berkas yang terdapat di dalam simpananbarang tersebut sudah di simpan menurut tata
cara yang benar dan sudah berlaku.
Dari penjelasan di atas dapat kita ketahui betapa pentingnya arsip dan kearsipan
ini, oleh karena itu kearsipan ini membutuhkan tenaga hli atau SDM yang paham akan
kearsipan guna melaksanakan tugas – tugas dalam pengarsipan baik prosedur, cara
penyimpanan, pemeliharaan, retensi dan pemusnahan, serta peralatan dan perlengkapan
dalam kearsipan tersebut agar terciptanya sistem administrasi yang baik dan benar dari
segi kearsipan.
 BAB II

HASIL OBSERVASI

A. Profil Puskesmas Pamancungan

1. Gambaran Umum
Puskesmas bertanggung jawab atas wilayah kerja yang ditetapkan dalam bentuk
kegiatan terdiri dari:
a. Upaya Kesehatan Wajib, meliputi :
1) Upaya Promosi Kesehatan.
2) Upaya Kesehatan Lingkungan
3) Upaya Kesehatan Ibu dan Anak serta Keluarga Berencana
4) Upaya Perbaikan Gizi
5) Upaya Pencegahan dan Pemberantasan Penyakit Menular
6) Upaya Pengobatan
b. Upaya Kesehatan Pengembangan
1) Upaya Kesehatan Sekolah
2) Upaya Kesehatan Masyarakat
3) Upaya Kesehatan Gigi dan Mulut
4) Upaya Kesehatan Jiwa
5) Upaya Kesehatan Mata
6) Upaya Kesehatan Usia Lanjut
7) Upaya Pembinaan Pengobatan Tradisional

Upaya kesehatan pengembangan puskesmas dapat bersifat upaya inovasi, yakni

upaya lain di luar upaya puskesmas tersebut di atas yang sesuai dengan kebutuhan.
Pengembangan dan pelaksanaan upaya inovasi ini adalah dalam rangka mempercepat
tercapainya visi puskesmas.
 2. Visi dan Misi
a. Visi
Adalah “Menjadikan Puskesmas Dambaan Masyarakat”
b. Misi
1) Mengutamakan Pelayanan kepada masyarakat.
2) Melibatkan peran aktif masyarakat
3) Mengoptimalkan kinerja untuk menjadikan SDM yang profesional dalam
memberikan pelayanan prima
B. Masalah Kearsipan di Puskesmas Pemancungan
1. Kendala apa yang sering terjadi di kearsipan Puskesmas Pemancungan?
Kendala SIG (sistem informasi gesh) jika SIG ini tidak berfungsi dikarenakan
gangguan jaringan ataupun tekhnis lainnya maka digunakan buku panduan dan
agenda manual, tetapi cara manual menghabiskan waktu yang cukup lama dan
memperlabat antrian dan pelayanan kesehatan.
2. Apa saja kekurangan dalam sistem kearsipan sampai saat ini?
Sistem pemyimpananan yang masih belum dikatakan baik karena keterbatasan
SDM (sumber daya manusia), dan juga penataan arsip yang belum teratur dengan
baik. Serta kurang tanggapnya petugas menanggapi surat masuk/ keluar untuk
membuat lembar disposisi (surat masuk)
3. Bagaimana bentuk system kearsipan di Puskesmas Pemancungan?
System yang digunakan di Puskesmas Pemancungan menggunakan system
nomor.
4. Kendala apa saja yang dialami saat mengarsip,misalnya saat mengarsip surat-
menyurat?
Terjadinya Miskomunikasi antara ruangan yang mengeluarkan surat baik dari segi
tata letak logo, kop surat, dan juga margin yang berbeda setia ruangan.
5. Puskesmas Pemancungan apa sudah memilik tempat khusus kearsipan misalkan
ruang kearsipan tersendiri?
Ruang khusus kearsipan belum ada di Puskesmas Pemancungan dan untuk saat ini
Arsip di tempatkan pada Meja dan lemari kerja petugas yang bertanggung jawab.
6. Apakah system menyimpanan yang digunakan dapat diterapkan pada setiap
organisasi dan mengikuti perkembangan?
Lebih mudah menggunakan Kode angka guna mengefektifkan dan tingkat
efisiensi yang lebih. Dan bisa atau tidak bisanya diterapkan di suatu organisasi lain
tergantung organisasi tersebut.
7. Bagaimana pengawasan dalam bidang kearsipan ?
Pegawasan karsipan di limpahkan penuh kepada penanggung jawab arsip atau
ruangan tersebut.
8. Bagaimana pemeliharaan system arsip di Puskesmas Pemancungan?
Sistem pemeliharaan arsip di limpahkan penuh kepada penanggung jawab arsip
atau ruangan tersebut dan menjadi tanggung jawab masing – masing dan inilah yang
membuat terbengkalainya arsip dan banyak kerusakan dan kehilangan arsip karena
minimnya SDM.
9. Bagaimana pemusnahan arsip masuk yang sudah tidak digunakan ?
Pemusnahan arsip inaktif yang sudah lama 5 tahun sekali baru dikeluarkan dan
dipisahkan dari arsip aktif. Dan biasanya di kilokan.karena belum bisa melaksanakan
pemusnahan arsip.
10. Bagaimana penyusunan arsip masuk? Contohnya ada surat baru masuk dan
dimasukan kedalam arsip, letaknya didepan atau dibelakang?
Kurangnya SDM sehinggsa menumpuknya arsip untuk di disposisi dan semakin
lama untuk di tindak lanjuti dan untuk penyimpanan arsip dalam ordner semakin
lama dan akan terus tertundan sehingga terjadi penumpukan arsip.
11. Dimana penyimpanan surat masuk dan surat keluar sebelum dimasukan kesistem
arsip?
Puskesmas Pemancungan sudah memiliki lemari, sebelum masuk lemari arsip,
Puskesmas Pemancungan menggunakan Map bantu untuk persinggahan sementara
surat tersebut setelah di disposisi dan di tindak lanjuti.
12. Bagaimana strategi dalam penyimpananya di dalam rak ?
Strategi yang digunakan sebenarnya sama dengan instansi/ Organisasi lain yang
menggunakan sistem nomor, dengan mengelompokkan berdasarkan kode nomor yang
sudah di sepakati di Puskesmas Pemancungan dan adanya buku agenda surat masuk
 dan keluar sebagai dokumentasi perjalanan/ riwayat surat yang masuk dan keluar dari
Puskesmas Pemancungan..
13. Sebelum pemusnahan arsip yang sudah tidak di pergunakan arsip tersebut disimpan
dimana ?
Puskesmas Pemancungan sudah memiliki tempat untuk menyimpan arsip inaktif
yang akan di musnahkan, dan masih berada dalam satu rak penyimpanan dengan arsip
aktif, tetapi terpisah dan tidak menumpuk menjadi satu tumpukan.
14. Bagaimana Sistem pemusnahan Kearsipan/ Arsip di puskesemas ini ?
Adanya pembuatan berita acara, kemudian diapatkan/ dimusyaarahkan dengan
penanggung jawab arsip dan juga dengan petugas lainnya, serta pemilahan kembali
arsip – arsip yang di anggap masih penting dan masih di gunakan sebelum dilakukan
pemusnahan.
15. Bagaimana Solusi mekanisme dari pemindahan, pemusnahan dan penyerahan arsip
yang berlaku di puskesmas ini ?
Perlu di tambahnya jumlah personil/ SDM guna mendukung kegiatan kearsipan di
Puskesmas Pemancungan, dan melaksanakan tugas sesuai JUKLAK ( petunjuk
pelaksanaan) dan JUKNIS (petunjuk teknis) dan juga AD/ART Puskesmas
Pemancungan.
C. Prosedur Surat masuk dan keluar di Puskesmas Pemancungan
Surat masuk:
a. Tata usaha menerima surat dan mencatat di buku agenda surat masuk
b. Surat dibuatkan lembar disposisi dan diserahkan ke kepala puskesma
c. Kepala puskesmas menelaah isi surat untuk selanjutnya didisposisikan ke
pengelola program dan dikembalikan ke bagian umum
d. Bagian umum mencatat isi disposisi dan melanjutkan sesuai isi disposisi
e. Pemegang program menerima dan melanjutkan isi surat sesuai dengan
disposisi dan mengembalikan surat kebagian umum jika sudah selesai
diproses untuk diarsipkan
Surat keluar:

a. Pembuatan konsep surat

b. Persetujuan konsep dari pihak yang bertanggung jawab terhadap surat tersebut
c. Menyerahkan konsep surat ke operator komputer untuk dilakukan pengetikan
d. Operator menyerahkan ke bagian umum setelah selesai pengetikan sebanyak 2
rangkap
e. Bagian umum menyerahkan ke kepala puskesmas untuk penanda tanganan
setelah di beri paraf salah satu surat sebagai arsip
f. Kepala puskesmas mengembalikan ke bagian umum setelah ditanda tangani
g. Bagian umum memeberikan penomoran, cap dan mencatat di buku agenda
surat keluar
h. Pengarsipan surat keluar
i. Pengamplopan
j. Pengiriman
 BAB III

PEMBAHASAN

A. Pembahasan Hasil Observasi dan Teori Kearsipan

1. Kendala apa yang sering terjadi dalam RM khususnya di kearsipan Dan Pertimbangan
Teori
Kendala SIG (system informasi gesh) jika SIG ini tidak berfungsi dikarenakan
gangguan jaringan ataupun tekhnis lainnya maka digunakan buku panduan dan agenda
manual, tetapi cara manual menghabiskan waktu yang cukup lama dan memperlabat
antrian dan pelayanan kesehatan. Puskesmas II juga menggunakan sistem penyimpanan
Rekama medis dengan sistem Nomor langsung tepatnyaStraight Numeric. Kendala yang
berkaitan dengan SIG merupakan masalah yang bisa di tanggulangi dengan sebuah
jaringan yang bagus atau memperbaiki jaringan dan puskesmas pasti memiliki
pencatatan manual guna mengantisipasi tersebut sepeti di Puskesmas Pemancungan
sehingga itu teratasi.
Puskesmas Pemancungan juga menggunakan sistem Straight numerisehingga
muncul masalah – masalah seperti Misfile , menurut teori menjelaskan memang sistem
ini memiliki kekurangan dan kerugian, Kerugian salah satunya adalah misfile.
2. Apa saja kekurangan dalam sitem kearsipan sampai saat ini dan Pertimbangan Teori.
Sistem pemyimpananan yang masih belum dikatakan baik karena keterbatasan
SDM (sumber daya manusia), dan juga penataan arsip yang belum teratur dengan baik.
Serta kurang tanggapnya petugas menanggapi surat masuk/ keluar untuk membuat
lembar disposisi (surat masuk).
SDM yang kurang tanggap adalah masalah klasik dalam dunia kerja karena dalam
tubuh manusia memiliki sifat – sifat, salah satunya sifat malas/ pemalas sehingga
melalaikan tugasnya. Untuk menghindari hal ini perlu di lakukan kegiatan perencanaan
SDM.
Ada bebera kegiatan perencanaan SDM, yaitu :
a. Penentuan kebutuhan jabatan yang diisi.
b. Pemahaman pasar tenaga kerja yang ada, dimana ada calon karyawan yang potensial.
 c. Pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan
Kegiatan di atas perlu dilakukan karena akan membantu perencanaan SDM yang
efektif.
3. Bagaimana bentuk system kearsipan di Puskesmas Pemancungan
Sistem yang digunakan di Puskesmas Pemancungan menggunakan system nomor.
Dan teori menjelaskan bahwasanya sistem kearsipan dengan sistem nomor Merupakan
penyimpanan arsip yang akan disimpan diberi nomor kode dengan angka – angaka.
Berarti dalam pengkodean surat digunakanlah pengkodean dengan nomor – nomor yang
disepakati oleh instansi tepatnya oleh Puskesmas Pemancungan.
4. Kendala apa saja yang dialami saat mengarsip,misalnya saat mengarsip surat-menyurat.
Terjadinya Miskomunikasi antara ruangan yang mengeluarkan surat baik dari segi
tata letak logo, kop surat, dan juga margin yang berbeda setia ruangan. Hal ini
dikarenakan prosedur yang tidak berurutan atau dari segi administrasi urutan
penanganan surat yang keluar dari Puskesmas Pemancungan ini tidak ada pengecekan
konsep surat sehingga terjadi miskomunikasi antara petugas padahal dalam teorinya
prosedur penanganan surat keluar yang baik adalah sebagai berikut :
a. Pembuatan konsep
b.Persetujuan konsep
c. Pencatatan Surat
d.Pengetikan Konsep Surat
e. Pemeriksaan Pengetikan
f. Penandatanganan Surat
g.Pemberian Cap Dinas
h.Melipat surat dan Penyampulan surat (dengan Kop dan nomor surat).
i. Pengiriman surat.
j. Penyimpanan arsip surat.
Ketika prosedur ini mampu dijalankan atau di aplikasikan insyallah
miskomunikasi yang terjadi akan diminimalisir.
5. Puskesmas apa sudah memilik tempat khusus kearsipan misalkan ruang kearsipan
tersendiri.
 Ruang khusus kearsipan belum ada di Puskesmas Pemancungan dan untuk saat ini
Arsip menempel atau di tempatkan pada Meja dan lemari penanggung jawab. Hal ini
akan menyebabkan kerusakan arsip yang ada karena pengaturan ruangan yang belum
menjadi pertimbangan pihak Puskesmas Pemancungan sedangkan Pengaturan ruangan
dalam kearsipan merupakan salah satu cara pemeliharaan arsip secara fisik. Adapun
cara pemeliharaan arsip secara fisik menurut teori aalah sebagai berikut :
a. Pengaturan ruangan.
b. Pemeliharaan tempat penyimpanan.
c. Penggunaan bahan – bahan pencegah.
d. Larangan – larangan yang tidak boleh di langgar.
e. Kebersihan.
6. Apakah system menyimpanan yang digunakan dapat diterapkan pada setiap organisasi
dan mengikuti perkembangan.
Lebih mudah menggunakan Kode angka guna mengefektifkan dan tingkat
efisiensi yang lebih. Dan bisa atau tidak bisanya diterapkan di suatu organisasi lain
tergantung organisasi tersebut.
Dikatakan demikian karena Sistem nomor adalah sistem yang menerapkan sistem
kode dengan menggunakan nomor/ angka dimana yang kita ketahui bahwa sistem
penomoran juga digunakan dalam arsip rekam medis sehingga berguna untuk
menyelaraskan arsip di instansi Puskesmas Pemancungan. Dan sistem penomoran ini
mudah dipahami karena sudah melekat dari pertama Puskesmas ini berdiri.
7. Bagaimana pengawasan dalam bidang kearsipan.
Pengawasan kearsipan di limpahkan penuh kepada penanggung jawab arsip atau
ruangan tersebut dan menjadi tanggung jawab masing – masing. Hal ini sangat bagus
karena petugas yang bertanggung jawab adalah petugas yang tau persis keadaan
arsipnya dan mengetahui keseluruhan mengenai arsip tersebut.
Petugas/ penanggung jawab arsip diberikan tanggung jawab penuh untuk
mengawasi arsipnya sangat bagus karena akan melahirkan larangan –larangan secara
tidak langsung agar orang lain tidak mengganggu dan mengusik arsipnya, sesuai
dengan teori cara pemeliharaan arsip secara fisik, yang salah satunya, yaitu larangan –
larangan yang tidak boleh di langgar.
8. Bagaimana pemeliharaan sistem arsip di Puskesmas Pemancungan.
Sistem pemeliharaan arsip di limpahkan penuh kepada penanggung jawab arsip
atau ruangan tersebut dan menjadi tanggung jawab masing – masing dan inilah yang
membuat terbengkalainya arsip dan banyak kerusakan dan kehilangan arsip karena
minimnya SDM.
Dan sebenarnya atau seharusnya arsip memang harus diletakkan atau disimpan di
ruangan penyimpanan arsip sehingga tidak terjadi kerusakan arsip, dan apabila
berkaitan dengan SDM yang terbatas. Maka boleh dilakukan/ Pelatihan guna
pengembangan karyawan untuk memperbaiki efektifitas dan efesiensi kerja karyawan
dalam mencapai hasil kerjan yang telah ditetapkan.
9. Bagaimana penyusunan arsip masuk.
Kurangnya SDM sehingga menumpuknya arsip untuk di disposisi dan semakin
lama untuk di tindak lanjuti dan untuk penyimpanan arsip dalam ordner semakin lama
dan akan terus tertundan sehingga terjadi penumpukan arsip. SDM merupakan hal yang
masih klasik karena memiliki dan memelihara sifat pemalas. Dan kurangnya training
sehingga terjadi Pendisposisian surat/arsip. Padahal di dalam teorinya menjelaskan
training diperlukan karena untuk memperbaiki efektifitas dan efesiensi kerja karyawan
dalam mencapai hasil kerja yang telah ditetapkan. Dan juga dari sisi instansi puskesmas
harus memikirkan kembali perencanaan SDM dengan baik dan benar.
10. Bagaimana strategi dalam penyimpananya arsip.
Strategi yang digunaka sebenarnya sama dengan instansi/ Organisasi lain yang
menggunakan sistem nomor, dengan mengelompokkan berdasarkan kode nomor yang
sudah di sepakati di Puskesmas Pemancungan dan adanya buku agenda surat masuk
dan keluar sebagai dokumentasi perjalanan/ riwayat surat yang masuk dan keluar dari
Puskesmas Pemancungan.
Puskesmas Pemancungan belum memiliki tempat atau ruangan untuk menyimpan
arsip inaktif yang akan di musnahkan, dan masih berada dalam satu rak penyimpanan
dengan arsip aktif, tetapi terpisah dan tidak menumpuk menjadi satu tumpukan.
Bagaimana Sistem pemusnahan Kearsipan/ Arsip di puskesemas Pemancungan
dan pertimbangan Teori.
 Adanya pembuatan berita acara, kemudian diapatkan/ dimusyaarahkan dengan
penanggung jawab arsip dan juga dengan petugas lainnya, serta pemilahan kembali
arsip – arsip yang di anggap masih penting dan masih di gunakan sebelum dilakukan
pemusnahan. Hal ini merupakan masih rencana yang dipaparkan oleh pihak Puskesmas
Pemancungan karena keterbatasan dalam pembiayaan sehingga ini masih rencana yang
insyallah akan dilaksanakan ketika semuanya terpenuhi sehingga terciptanya sistem
kearsipan yang baik.
Pemusnahan arsip umumnya dilakukan 5 tahun sekali (file inaktif), selum
dilakukan pemusnahan arsip ada baiknya di buatkan Mikrofilmnya (Arsip direkam pada
film) terutama arsip penting. Pemusnahan dilaksanakan oleh penanggung jawab
kearsipan dan 2 orang saksi dari unit lain.prosedur pemusnahan umumnya terdiri dari
langkah – langkah sbb :
a. Seleksi arsip
b. Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan (Daftar pertelaan).
c. Pembuatan berita acara pemusnahan.
d. Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi – saksi .
11. Pemenuhan Peralatan dan Perlengkapan Serta Ruangan pendukung Kearsipan.
Peralatan dan perlengkapan adalah sesuatu yang sangat membantu sistem
kearsipan karena peralatan dan perlengkapan kearsipan yang sesuai kriteria berguna
untuk dapat menata arsip dengan kecepatan tinggi dan sedikit kesalahan di perlukan
peralatan dan perlengkapan yang sanggup menjalankan fungsi setiap sistem dan metode
dengan sebaik – baiknya.
Peralatan dan perlengkapan kearsipan saja tidak akan cukup apabila ruangan yang
pendukung dalam sistem kearsipan karena dalam sistem kearsipan dibutuhkan ruangan
– ruangan yang mendukungnya agar tidak mempengaruhi atau bahkan merusak dari
segi sistem dan fisik serta fungsi arsip itu sendiri.
- Menentukan Klasifikasi Sistem arsip di Puskesmas Pemancungan.
Penentuan sistem kelasifikasi yang digunakan instansi/ Puskesmas
Pemancungandengan menggunakan “SISTEM NOMOR” karena
menyelaraskan dengan sistem arsip Rekam Medis.
 Merupakan penyimpanan arsip yang akan disimpan diberi nomor kode
dengan angka – angaka
12. Penanganan Surat masuk dan keluar dengan penggunaan buku agenda
Penanganan surat masuk dan keluar merupakan proses administrasi sistem
kearsipan yang harus dipatuhi oleh SDM/petugas Puskesmas Pemancungan dan harus
sesuai prosedur, baik surat masuk dan keluar sehingga tercipta sistem kearsipan yang
terstruktural dan baik.

Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut:

a. Penerimaan surat.
b. Penyortiran surat.
c. Pencatatan surat.
d. Pengarahan surat.
e. Penyampaian surat.
f. Penyimpanan arsip surat.

Prosedur penanganan surat keluar sistem buku agenda adalah sebagai berikut :

a. Pembuatan konsep.
b. Persetujuan konsep
c. Pencatatan Surat.
d. Pengetikan Konsep Surat.
e. Pemeriksaan Pengetikan.
f. Penandatanganan Surat.
g. Pemberian Cap Dinas.
h. Melipat surat dan Penyampulan surat (dengan Kop dan nomor surat).
i. Pengiriman surat.
j. Penyimpanan arsip surat.

13. Membuat Standar atau Cara Penemuan kembali Arsip

 Menemukan kembali arsip merupakan sesuatu yang harus di perbaiki dalam
manajemen sistem kearsipan karena akan membantu dalam akreditasi Puskesmas
Pemancungan oleh karenanya standarisasi penemuan kembali arsip harus dibuat agar
sesuai dengan prosedur,ketentuan, dan juga teori tentang penemuan kembali arsip.
Seperti teori penemuan kembali arsip ini, antara lain sebagai berikut :
a. Menentukan pokok masalah yang akan dicari.
b. Setelah pokok masalah tersebut diketahui, diteruskan dengan mencocokkan
pokok masalah pada kartu kendali, jika kartu kendali tidak ditemukan dapat
dilihat pada kartu tunjuk silang atau lembar peminjaman arsip.
c. Kemudian dilanjutkan dengan mengetahui kode arsip yang dicari dengan
melihat kartu indeks.
d. Dengan mengetahui kode arsip tersebut, selanjutnya dapat diketahui dalam
laci
14. Pemeliharaan Arsip
Setelah sistem kearsipan tadi dudah terpenuhi dan terstandarisasi dengan baik
maka perlu di fikirkan dan ditindaklanjuti proses pemeliharaannnya karena dalam
pemeliharaan arsip akan menentukan usia arsip sebelum masuk masa inaktifnya karena
sebelum memasuki masa inaktifnya arsip tidak menutup kemungkinan
digunakan/diperlukan kembali. Dan yang lebih penting adalah pemenuhan ruangan
pendukung tempat khusus ruangan arsip guna untuk perawatan dengan baik dan
terperinci dan terjadwal.
Setelah hal tersebut terpenuhi maka standarisasi prosedur dan cara pemeliharaan
arsip dengan baik dan benar menurut teori pemeliharaan dimulai dari keamanannya,
baik segi kuantitas (tidak ada yang tercecer), kualitas (tidak mengalami kerusakan),
informalitas (kerahasiaannya).
Pemeliharaan arsip secara fisik dengan cara :
a. Pengaturan ruangan.
b. Pemeliharaan tempat penyimpanan.
c. Penggunaan bahan – bahan pencegah.
d. Larangan – larangan yang tidak boleh di langgar. Dan kebersihan
 BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan
Puskesmas merupakan instansi yang sangat mengandalkan tenaga medis dan non
medis, tetapi sering kali dalam manajemen SDMnya menempatkan sembarang orang/
petugas dalam hal dan sesuatu yang sepele tanpa mempertimbangkan skill dan
kemampuannya seperti layaknya dalam kearsipan Rekam medis dan juga Kearsipan
Arsip lainnya selalu menempatkan sembarang orang karena menganggap manajemen
kearsipan itu adalah hal yang mudah, tetapi pada kenyataannya ketika SDM itu di
tugaskan akan merusak sistem manajemen kearsipan.

Dan dalam perencanaan SDM perlu dilakukan rekrutmen dengan kriteria –

kriteria yang sesuai kebutuhan puskesmas sehingga mampu mendukung aktivitas civitas
Puskesmas. Dari permasalahan SDM yang tidak dipertimbangkan dalam
penempatannya sehingga terjadi masalah – masalah baik masalah tentang kinerja
SDMnya dan manajemen kearsipan yang dihasilkan SDM tersebut dan sering terjadi
miskomunikasi antar unit kerja yang berdampak pada arsip yang di kelolah, tidak hanya
SDM tetapi sistem yang salah dan tidak sesuai teori akan menimbulkan banyak masalah
dan kendala dalam manajemen kearsipan.

Hal ini tidak dilakukan karena minimnya ruangan dan keterbatasan dalam
anggaran di Puskesmas Pemancungan dalam membiayai proses pemusnahan. Dan
keterbatasan peralatan dan perlengkapan, serta ruangan membuat proses kearsipan tidak
berjalan dengan baik dan benar diluar kemampuan SDM yang di beri wewenang.
DOKUMENTASI