Pelaksanaan Penyusutan Arsip di PT Taspen Kantor Cabang Utama

Kota Bandung

LAPORAN JOB TRAINING

Diajukan untuk Memenuhi Nilai Job Training

Disusun Oleh :

Wrahaspati Jati Zaelani

NPM : 210210140122

DEPARTEMEN ILMU INFORMASI DAN PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI

UNIVERSITAS PADJADJARAN

JATINANGOR
 DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN JOB TRAINING …………………………………… 4

ABSTRAK ..……………………………………………………………………………………… 6

KATA PENGANTAR …………………………………………………………………………… 8

BAB I ……………………………………………………………………………………………... 9

PENDAHULUAN………………………………………………………………………………… 9

1.1 Latar Belakang ………………………………………………………………………………. 9

1.2 Tujuan Penulisan …………………………………………………………………………….. 12

1.3 Kegunaan Penulisan ………………………………………………………………………… 12

1.3.1 Kegunaan Teoritis .………………………………………………………………………… 12

1.3.2 Kegunaan Praktis ………………………………………………………………………….. 12

1.4 Waktu dan Tempat Pelaksanaan ..…………………………………………………………… 12

BAB II .…………………………………………………………………………………………. 13

TINJAUAN PUSTAKA .……………………………………………………………………… 13

2.1 Arsip…………………………………………………………………………………………. 14

2.2 Manajemen Arsip …………………………………………………………………………… 14

2.3 Fungsi Arsip ………………………………………………………………………………… 14

2.4 Penyusutan Arsip …………………………………………………………………………… 17

BAB III .………………………………………………………………………………………… 23

GAMBARAN UMUM PT TASPEN .………………………………………………………… 23

3.1 Gambaran Umum PT Taspen ….………..….……………………………….……………… 23

3.1.1 Sejarah PT Taspen ..……………………………………………………………………… 23

3.1.2 Visi Misi PT. Taspen ..…………………………………………………………………… 25

3.1.3 Lima Nilai Utama Taspen ……………………………………………………………… 27

3.1.4 Produk PT Taspen ……………………………………………………………….……… 29

2
3.1.5 Stuktur Organisasi PT. Taspen …………………………………………………………. 30

BAB IV.……………………………….……………………………………………………… 32

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN..………………………………………… 32

4.1 Proses Pemindahan Arsip Inaktif ………………………………………………………… 32

4.1.1 Penyeleksian Arsip Inaktif ……………………………………………………………… 32

4.1.2 Pembuatan Daftar Arsip Inaktif……………………………………………………….… 33

4.1.3 Penataan Arsip Inaktif ………………………………………………………….……… 33

4.2 Proses Pemusnahan Arsip ...………………………………………………….…………… 35

4.2.1 Pembentukan Panitia Penilaian Arsip ..……………………………………….………… 35

4.2.2 Penyeleksian Arsip..………………………………………………………….…………. 35

4.2.3 Daftar Pertelaan…………………………………………………………………….…… 36

4.2.4 Pembuatan Berita Acara .…………………………………………………………..…… 37

4.2.5 Pemusnahan Arsip………………………………………………………………….…… 37

4.3 Proses Penyerahan Arsip Statis…………………………………………………………… 37

BAB V………………………………………………………………………………………… 40

KESIMPULAN DAN SARAN…………………………………………………………...… 40

5.1 Kesimpulan……………………………………………………………………………….. 40

5.2 Saran………………………………………………………………….…………………… 41

3
4
Surat Laporan Evaluasi Praktik Kerja

5
 ABSTRAK

Arsip sebagai rekaman informasi kegiatan yang dilaksanakan oleh setiap instansi, volumenya
akan selalu bertambah seiring dengan banyak sedikitnya kegiatan yang dilaksanakan. Semakin
besar tugas pokok dan fungsi instansi semakin banyak kegiatan yang dilakukan maka akan
semakin banyak pula arsip yang tercipta. Semakin banyak arsip yang harus dikelola maka akan
semakin besar biaya, waktu, tenaga, tempat, dan sarana yang diperlukan. Hal ini menjadi
permasalahan di berbagai instansi, untuk itu upaya yang bisa dilakukan untuk memaksimalkan
ruang dan anggaran diperlukan pemeliharaan dan penyusutan pada arsip-arsip yang sudah tidak
berguna dan habis masa retensinya. Kegiatan penyusutan ini dilakukan berdasarkan Undang-
Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan peraturan pelaksanaanya yang di tetapkan
dengan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2009 mewajibkan pencipta arsip untuk
melaksanakan pemusnahan arsip. Praktek kerja lapangan ini bertujuan untuk mengetahui
pengolahan arsip di PT Taspen KCU Bandung. Pelaksanaan praktek kerja lapangan pada tanggal
15 Januari 2018 sampai dengan 15 Februari 2018 di Divisi Arsip PT Taspen KCU Bandung.
Metode dasar yang digunakan dalam praktek kerja lapangan ini adalah observasi, wawancara, dan
studi pustaka. Pengolahan arsip di PT Taspen KCU Bandung berpedoman pada Peraturan
Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip Pasal 7 sampai dengan Pasal 10
tentang Pemusnahan Arsip. Pemusnahan arsip termasuk dalam kegiatan penyusutan arsip yang
bertujuan untuk mengurangi volume arsip. pemusnahan dilakukan sesuai jadwal retensi arsip
yaitu 10 tahun.

Kata kunci : Arsip, Manajemen Arsip, Pengolahan Arsip, Penyusutan Arsip.

6
 ABSTRACT

Archive as a recording of information activities carried out by each agency, the volume will
always increase along with the few activities carried out. The larger the main tasks and functions
of the agency the more activities carried out, the more archives will be created. The more archives
that must be managed, the greater the cost, time, effort, place, and means required. This is a
problem in various agencies, therefore efforts can be made to maximize the space and budget
required maintenance and shrinkage of archives that are no longer useful and out of retention
period. This depreciation activity is carried out based on Law No. 43 of 2009 concerning
Archival regulations of its implementation stipulated by Government Regulation No. 28 of 2009
requiring the creators of archives to carry out the destruction of archives. This field work practice
aims to find out the processing of archives at PT Taspen KCU Bandung. Implementation of field
work practices from January 15, 2018 to February 15, 2018 in the Archive Division of PT Taspen
KCU Bandung. The basic methods used in this fieldwork practice are observation, interview, and
library study. The processing of archives at PT Taspen KCU Bandung is guided by Government
Regulation No. 34 of 1979 concerning The Shrinkage of Archives Article 7 to Article 10 on The
Destruction of Archives. The destruction of archives is included in the shrinking activities of
archives aimed at reducing the volume of archives. destruction is carried out according to the
archive retention schedule of 10 years.

Keyword : Archives, Archives Management, Archives Destruction

7
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah subhaanahu Wa Ta’alaa, atas rahmat dan karunia-
nya, penulis dapat menyelesaikan laporan praktek kerja laporan (Job training) Pelaksanaan
penyusutan Arsip di PT Taspen KCU Bandung”. Penulisan laporan ini disusun dan diajukan
untuk menyelesaikan mata kuliah Job Training di jurusan Ilmu Informasi Dan Perpustakaan,
Fakultas Ilmu Komunikasi, Universitas Padjajaran. Penulisan laporan ini dapat diselesaikan
karena penulis menerima banyak bantuan. Untuk itu penulis mengucapkan terimakasih yang
sebesar besar nmya kepada :

1. Ibu Dr. Ute Lies Siti Khadijah, S.Sos.,M.si sebagai ketua program studi Ilmu Informasi
dan Perpustakaan Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran

2. Bapak Rully khairul Anwar, S.AG., M.Si. sebagai wali dosen.

3. Pembimbing utama penulis yaitu : Bapak Encang Saepudin, S.S.,M. Si.

4. Bapak Iwan Hermawan selaku kepala bagian SDM dan Bapak Yuyun

Ruhiyat. sebagai pembimbing lapangan, yang telah bersedia meluangkan

waktu, pikiran, dan tenaga dalam membimbing serta memberikan berbagai

saran dan arahan kepada penulis.

5. Seluruh pegawai di divisi arsip PT Taspen KCU Bandung

8
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk
dari sebuah lembaga, organisasi maupun individu dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip
dapat berupa surat, akta, warkat, piagam, buku, dengan seiring berkembangnya teknologi arsip
dapat berbentuk audio video dan juga digital pada intinya arsip tersebut merupakan bukti dari
suatu tindakan dan keputusan. Daalam fungsinya sebagai rekaman kegiatan maka jumlah arsip
yang dihasilkan akan terus bertambah seiring dengan berjalanya kegiatan dari pencipta arsip
tersebut, dengan ini tumbuhlah persoalan dalam hal menyimpan, memelihara, tenaga, peralatan
dan juga sistem untuk temu kembali.

Meningat masalah ini tumbuh dari berkembangnya jumlah arsip yang dibuat oleh lembaga,
organisasi, badan, maupun individu maka dibutuhkan manajemen pengelolaan arsip yang
baik.Upaya yang dapat dilakukan adalah dengan program penyusutan arsip. Maksudnya adalah
melakukan tindakan pengurangan arsip baik dengan cara pemindahan, pemusnahan, maupun
penyerahan arsip secara kontinyu.

Segala kegiatan dan pekerjaan perusahaan ataupun organisasi membutuhkan data dan
informasi. Salah satu sumber data adalah arsip. Arsip bukan hanya hasil dari kegiatan organisasi,
kan tetapi arsip diciptakan dan diterima oleh perusahaan dalam eangka pelaksanaan kegiatan dan
disimpan sebagai bukti kebijakan dan aktifitas dari perusahaan. Undang - undang Nomor 43
tahun 2009 menjelaskan Arsip sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi pemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal
40 ayat 2 huruf c dilaksanakan oleh pencipta arsip. Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta bumn dan atau BUMD

9
dilaksanakan berdasarkan JRA dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta
kepentingan masyarakat, namgsa dan negara.

Secara garis besar, kegiatan penyusutan arsip terbagi menjadi tiga yaitu pemindahan arsip
dari unit pengelolaan ke unit kearsipan dengan tujuan agar arsip yang dihasilkan dari berbagai
kegiatan di satuan kerja tersebut tidak menumpuk di ruangan kerja dan juga mempermudah untuk
melakukan tem kembali arsip yang dibutuhkan. Program penyusutan arsip sangat berfungsi dalam
hal meningkatkan efisiensi penyimpanan arsip serta yang paling penting adalah mencegah resiko
pemusnahan arsip yang memiliki nilai guna baik bagi pencipta arsip maupun Nasional. Karena
arsip yang memiliki nilai guna bagi sang pencipta arsip merupakan sebuah asset penting yang
memang harus selalu dijaga terutama arsip yang mengandung identitas dan juga rekam jejak
perkembangan sang pencipta arsip.

Pemusnahan arsip masih menjadi permsalahan di banyak organisasi, mungkin karena

anggaran kearsipan belum ada atu Sumber Daya Manusia yang belum tersedia, padahal dokumen
yang tidak musnah perlu pemeliharaan. Apabila tidak dilakukan pemusnahan arsip maka arsip
akan menumpuk sehingga menghambat proses seleksi dan penilaian, apabila hal ini tetap
dibiarkan maka akan menimbulkan banyak masalah, diantaranya dibutuhkan ruangan banyak
untuk menyimpan arsip, anggaran banyak, sehingga penggunaan ruang dan anggaran tidak
efektif, karena arsip-arsip yang sudah tidak berguna dan habis masa retensinya masih disimpan di
tempat menyimpanan arsip.

Dalam kearsipan terdapat tahapan pemusnahan arsip yang bertujuan untuk mengurangi
penumpukan berkas. Pemusnahan adalah suatu tindakan yang diambil berhubungan dengan
habisnya masa simpan arsip yang telah ditentikan oleh perundang-undangan, peraturan atau
prosedur administratif. Tindakan ini harus dilakukan untuk mengatasi penumpukan arsip yang
dpat menghambat system teu kembali arsip. Dengan demikian pemusnahan arsip diperlukan
untuk menghemat ruangan dan tempat, dan memudahkan penemuan kembali arsip tersebut ketika
diperlukan.

PT Taspen merupakan perusahan Badan Usaha Milik Negara yang diberikan wewenang oleh
pemerintah untuk mengelola program Asuransi Sosial bagi Pegawai Negri Sipil (PNS) yang
terdiri dari program dana pensiun, tabungan hari tua, jaminan kecelakaan dan jaminan kematian.
Sampai saat ini PT Taspen telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai jenis media. Arsip
yang tercipta pada umumnya masih tersimpan di berbagai unit kerja di lingkungan PT Taspen.
Salah satu kegiatan pengolahan arsip di PT Taspen adalah melakukan pemusnahan arsip.

10
 Untuk memenuhi matakuliah Job Training, saya selaku mahasiswa program studi Ilmu
Informasi dan perpustakaan memutuskan untuk menyelesaikan praktek kerja lapangan di Bidang
Arsip PT. Taspen. Untuk belajar dan membantu perkembangan dan kemajuan administrasi arsip
di PT Taspen KCU Bandung.

11
1.2 Tujuan Penulisan

1. Untuk mengetahui proses pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan atau dari
file aktif ke file in aktif
2. Untuk mengetahui proses pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna.
3. Untuk mengetahui proses penyerahan arsip statis kepad ANRI

1.3 Kegunaan Penulisan

1.3.1 Kegunaan Teoritis

Penulisan ini diharapkan dapat menjadi subangan pengetahuan bagi ilmu informasi dan
perpustakaan spesifiknya di bidang ke arsipan. Penelitian ini juga diharapkan dapat memberikan
tambahan pengetahuan dan referensi kepada pelaksanaan Job Training selanjutnya.

1.3.2 Kegunaan Praktis

Secara praktis, penulisan ini memberikan gambaran tentang proses pemusnahan dan penyusutan
arsip di PT. TASPEN KCU Bandung, dari penulisan laporan ini diharapkan dapat menjadi
referensi dan masukan kepada PT. TASPEN KCU Bandung terutama divis arsip dalam kegiatan
pengelolaan arsip kedepanya.

1.4 Waktu dan Tempat Pelaksanaan

Waktu Prakek : Praktek Kerja Lapangan dilaksanakan dari tanggal 15 Januari 2018

sampai dengan 15 Februari 2018 dari mulai pukul 07:00 – 16.30.

Tempat Praktek : Kator Cabang Utama PT TASPEN (Persero) JL. PH. Mustapa No.

78 Bandung, 40124 – Indonesia

12
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Arsip

Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, arsip adalah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Menurut The Liang Gie dlam buku Sugiarto (2005:4) dalam bukunya Administrasi
Perkantoran Modern arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpulkan secara sistematis
karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan
kembali.

Sedangkan menurut Wursanto (1991:19), Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan
diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah, maupun nsakah-naskah yang
dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan perorangan, dalam bentuk corak apapun baik
dalam keadaaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan
dalam pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Berdasarkan pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa arsip adalah dokumen tertulis,
lisan atau bergambar dari waktu yang lampau, disimpan dalam media elektronik atau non
elektronik yang dibuat oleh Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah atas kejadian-
kejadian dari masa yang telah lampau.

Terdapat dua jenis arsip yang diciptakan organisasi yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip
dinamis kemudian juga dibagi menjadi dua, yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif.
Arsip dinamis adalah arsip yang frekuensi penggunaanya sudah menurun (Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009), arsip ini nantinya akan disimpan di ruang tersendiri yaitu unit kearsipan
melalui proses pemindahan arsip.

13
2.2 Manajemen Arsip

Dalam manajemen arsip dibahas mengenai pengendalian rekord/dokumen/arsip sehingga benar-

benar akan membantu terciptanya tujuan dari usaha menajemen, meliputi masalah perencanaan,
pemberian jasa pelayanan arsip, pemeliharaan melalui sistem penataan, penyimpanan,
pemindahan, dan pemusnahan serta pengawasan penggunaan arsip.

Manajemen kearsipan (Records Management) adalah seni pengendalian doklumen berupa

pengendalian penggunaanya, pemeliharaan, perlindungan serta penyimpanan arsip. Pengendalian
arsip dengan perencanaan pembuatan, pemeliharaan sesuai dengan kepentingan arsip, pemberi
jasa pelayanan bagi yang membutuhkan arsip, selanjutnya pemilihan arsip yang perlu
dimusnahkan ataupun dilestarikan.

Manajemen kearsipan adalah pekerjaan menyimpan surat atau dokumen-dokumen. Kegiatan-

kegiatan yang termasuk dalam kearsipan antara lain adalah penerimaan, pencatatan, pengiriman,
penyingkiran maupun pemusnahan arsip. Pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan
penggunaan arsip disebut manajemen kearsipan.

Menurut Frank B. Evan Css yang dikutip oleh Boedi Martono menyatakan, Manajemen
Kearsipan adalah the area of general administrative management concerned with achieving
economy and efficiency in the creation, maintenance, use and disposition of records. Artinya
manajemen arsip pada umumnya meliputi peningkatan, penghematan dan efisiensi dalam rangka
penciptaan, pemeliharaan, penggunaan, dan penyusutan arsip.

2.3 Fungsi Arsip

Menurut Barthos (2007: 11), fungsi arsip dibedakan atas dua: arsip dinamis dan arsip statis.
Arsip dinamis adlah arsip yang masih secara langsung digunakan dalam kegiatan-kegiatan atau
aktivitas organisasi, baik sejak perencanaan, pelaksanaan dan juga evaluasi. Arsip statis aadalah
arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan
untuk kepentingan pendidikan dan penelitian.Arsip Statis merupakan arsip yang memiliki nilai
guna berkelanjutan ( continuing value). Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunanya
dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis
aktif berarti arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan di dalam

14
penyelenggaraaan administrasi. Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip yang
frekuansi penggunaanya unutk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.

Sulistyo-Basuki (2003) menjelaskan arsip dinamis memiliki beberapa fungsi,

diantarannya:

a. Merupakan memori atau ingatan badan korporasi

Arsip dinamis merupakan memori badan korporasi, organisasi, lembaga, dan

sebagainya. Arsip diperlukan karena karyawan dari sebuah badan korporasi memiliki
ingatan yang terbatas. Apabila terjadi sebuah peristiwa, hasil ingatan karyawan akan
berbeda walaupun menghadapi peristiwa yang sama. Untuk mencegah adanya
memori yang sukar untuk dipahami dan mungkin saling bertentangan, badan
korporasi mengandalkan informasi terekam sebagai dasar pengembangan padamasa
mendatang. Rekaman atau arsip dinamis merupakan sumber daya badan korporasi
sekaligus aset badan korporasi. Sebagai sumber daya, arsip dinamis menyediakan
informasi, sedangkan aset menyediakan dokumentasi.

b. Pengambilan keputusan manajemen

Untuk mengambil keputusan yang tepat, manajer harus memperoleh informasi yang
tepat, karena keputusan akan baik jika informasi yang diterima juga baik. Sebagian
besar informasi yang digunakan untuk pengambilan keputusan bersumber pada arsip
dinamis. Proses pengambilan keputusan meliputi penentuan masalah.
Mengembangkan alternatif, menilai alternatif, memilih dan menerapkan pemecahan
yang terbaik, serta menilai keputusan yang sudah diambil. Untuk mengambil
keputusan profesional, manajer harus memiliki informasi latar belakang
(dokumentasi yang disajikan oleh arsip dinamis), dasar untuk menilai alternatif
(ramalan, pengalaman masa lampau, konsekuensi keputusan yang diambil oleh badan
korporasi lain, semuanya disediakan oleh arsip dinamis), dan alat untuk menilai
keputusan (balikan dan mekanisme kontrol yang disediakan oleh arsip dinamis).

c. Menunjang ligitasi

15
 Dengan semakin banyaknya orang, badan korporasi yang mengadukan atau menuntut
badan korporasi akan membuat manajemen arsipdinamis semakin diperlukan.
Litigasi artinya tuntutan hukum. Apabila sebuah badan korporasi menggugat badan
korporasi lain, arsip dinamis menyediakan dokumentasi yang diperlukan untuk
digunakan di pengadilan. Dokumentasi yang jelas dari maksud dan tindakan sebuah
badan korporasi merupakan pengaman dan pelindung terhadap litigasi. Oleh karena
itu, diperlukan sistem arsip dinamis.

d. Mengurangi biaya dan volume penggunaan kertas

Banyak manajer menjadi pusing akibat bertambahnya volume kertas yang diperlukan
serta meningkatnya biaya yang berkaitan dengan penciptaan, penggunaan,
penyimpanan,dan pemusnahan arsipndinamis. Oleh sebab itu, perlu perhatian
terhadap meningkatnya volume kertas yang digunakan yang berimbas pada biaya
pemeliharaanya. Untuk itu, dibutuhkan rancangan sistematis terhadap konsep arsip
dinamis secara total, mulai dari penciptaan sampai dengan pemusnahan dalam upaya
mengendalikan volume kertas yang meningkat dan biaya penciptaan, penggunaan,
pemeliharaan, dan pemusnahan arsip dinamis yang semakin meningkat.

e. Efisiensi badan korporasi

Badan korporasi akan mengalami inefisiensi jika informasi yang diperlukan tidak
segera tersedia. Rancangan yang sistematis terhadap manajemen arsip dinamis
menyediakan sarana temu balik informasi guna meningkatkan efisiensi karyawan dan
akhirnya juga badan korporasi.

f. Ketentuan hukum
Banyak badan korporasi yang memperoleh kontrak kerja dan pesanan dari
pemerintah sehingga badan korporasi tersebut haris beroperasi sesuai dengan
kebijakan dan prosedur pemerintah. Arsip dinamis yang ada di badan korporasi
tersebut yang ada kaitanya dengan pemerintah tunduk pada retensi dan kriteria
pemusnahan arsip inaktif, disamping juga tunduk pada ketentuan badan korporasi.
Apabila ada pemeriksaan, badan korporasi yang memperoleh kontrak kerja atau
pesanan dari pemerintah harus mampu menyediakan dokumentasi atas permintaan
pemeriksa.

16
 g. Rujukan historis

Arsip yang merekam informasi masa lalu, dan menyediakan informasi untuk di masa
yang akan datang, sehingga arsip dapat digunakan sebagai lat bantu untuk
mengetahui perkembangan sejarah atau dinamika perkembangan sejarah dan kegiatan
organisasi.

2.4 Penyusutan Arsip

ICA (International Council of Archives), menyebutkan bahwa penyusutan arsip cenderung

disamakan dengan penghancuran, yaitu tindakan yang diambil berkenaan dengan waktu
berakhirnya masa retensi karena ditetapkan oleh perundang-undangan atau peraturan atau
prosedur administrative (Sudjono,2007).

Fungsi dari dilakukannnya penyusutan arsip adalah meningkatkan efektivitas tempat

penyimpanan arsip, menyelamatkan arsip yang memiliki nilai guna, dan mencegah terjadinya
penumpukan arsip di tempat penyimpanan arsip. Drs. Boedi Martono mengemukakan bahwa
penyusutan arsip sendiri berarti

pengurangan arsip dengan cara:

1. Memindahkan arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan atau dari file aktif ke file inaktif

Berdasarkan kebijakan Pemerintah Republik Indonesia No. 34 Tahun 1979 tentang kearsipan.
Pemindahan arsip inaktif adalah kegiatan memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan dalam satu pencipta arsip yang jadwal retensi arsipnya dibawah sepuluh tahun.
Tujuanya untuk efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip, menjamin ketersediaan arsip yang
benar-benar bernilai guna, menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban sosial dan
memenuhi persyaratan hukum.

2. Memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna berdasarkan peraturan yang berlaku

Berdasarkan peraturan pemerintah Republik Indonesia No. 34 Tahun 1979 tentang penyusutan
arsip pasal 7 pemusnahan arsip yang berisikan “Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan
pemerintahan dapat melakukan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan

17
telah melampaui jangka waktu penyimpanan sebagaimana tercantum dalam jadwal retensi arsip
masing-masing.

3. Menyerahkan arsip statis kepada ANRI

Dari penjabaran diatas penyusutan arsip secara garis besar adalah sebuah cara yang digunakan
untuk mengurangi volume arsip yang ada di tempat penyimpanan arsip agar tidak terjadi
penumpukan arsip melalui tiga cara yaitu pemindahan, pemusnahan dan penyerahan. Dari ketiga
cara tersebut masing-masing memiliki prosedurnya masing-masing sesuai yang telah diatur oleh
Undang-undang.

Tata cara dalam melakukan program penyusutan arsip telah diatur dalam UU. No 43 Tahun
2009 tentang kearsipan diantaranya adalah:

1. Pemindahan Arsip Inaktif

Pemindahan arsip inaktif diatur dalam UU. No. 43 Tahun 2009 Pasal 57 yang

berbunyi:

1. Pemindahan arsip Inaktif dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk dan media arsip.

2. Pemindahan arsip inaktif sebagaimana diatur pada ayat (1) dilaksanakan melalui
kegiatan:

a. Penyeleksian arsip inaktif

b. Pembuatan daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan; dan

c. Penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan

Dan untuk pelaksanaan pemindahan arsip inaktif dalam UU. No. 43 Tahun 2009 diatur sesuai
dengan tingkatan lembaga tersebut. Dalam hal ini Bank Indonesia yang termasuk dalam Lembaga
Negara non kementerian maka dalam pelaksanaannya diatur dalam Pasal 58 yang berbunyi.
“Pemindahan arsip inaktif di lingkungan lembaga negara dilaksanakan dari unti pengolahan ke
unit kearsipan sesuai jenjang unit kearsipan yang ada dilingkungan lembaga Negara tersebut.
Secara umum Pemusnahan Arsip adalah aktivitas menghancurkan arsip yang sudah telah habis
guna. Pengertian Pemusnahan Arsip menurut Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 yaitu
tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta

18
tidak memiliki nilai guna secara total dengan cara membakar habis, dicacah atau dengan cara lain
sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi atau bentuknya.

2. Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip diatur dalam UU.No.43 Tahun 2009 Pasal 65 yang berbunyi:

1. Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 56 huruf b, menjadi tanggung jawab
pimpinan pencipta arsip.

2. Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap arsip yang :

a. Tidak memiliki nilai guna;

b. Telah habis masa retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA.

c. Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang dan

d. Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

1. Dalam hal arsip belum memenuhi semua ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat
(2), retensinya ditentukan kembali oleh pimpinan arsip.

Untuk Prosedur pemusnahan arsip sesuai dengan UU. No. 43 Tahun 2009 diatur pada Pasal 66
yang berbunyi:

Prosedur pemusnahan arsip berlaku ketentuan sebagai berikut : (rincikan)

A. Pembentukan panitia penilai arsip

Untuk menjaga obyektivitas dalam kegiatan pemusnahan arsip ini perlu dibentuk
panitia/tim penilaian arsip. Dalam pembentukan panitia penilaian arsip ini terdiri dari
orang-orang yang mengetahui tugas dan fungsi organisasi dengan aspeknya serta
memahami manajemen kearsipan. Di PT.Taspen panitia penilaian arsip ini terdiri dari
ketua unit kearsipan sebagai ketua panitia penilaian merangkap sebagai anggota dan
arsiparis lain sebagai anggota.

B. Penyeleksian arsip berdasarkan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam

19
Pasal 57 ayat (2) huruf a;

A. Pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis di unit kearsipan;

Tim penilai arsip mencari arsip yang sudah tidak memiliki nilaiguna atau masa
retensinya sudah habis, berdasarkan JRA.

B. Penilaian oleh panitia penilai arsip;

Penyeleksian arsip yang dilakukan PT. Taspen berdasarkan pada Jadwal retensi arsip.
Jadwal retensi arsip adalah suatu daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu
penyimpanan atau referensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi
tentang penempatan suatu jenis arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali, atau di
permanenkan, yang digunakan sebagai dasar dalam penyusutan dan penyelamatan
arsip.

C.. Permintaan persetujuan dari pimpinan pencipta arsip;

Persetujuan harus dilakukan dan ditandatangani oleh ketua/pejabat unit kerja dan unit
kearsipan.alam proses pemusnahan hal yang pertama harus dilakukan adalah membuat
berita acara pemusnahan beserta daftar arsip musnah yang di buat dengan rangkap 2,
berita acara dan daftar arsip musnah tersebut harus sudah di tandatangani oleh
pimpinan unit kearsipan.

D.. Penetapan arsip yang akan dimusnahkan;

Jadwal retensi arsip di PT. Taspen berpedoman pada perarturan pemerintah Nomor 34
Tahun 1979 tentang penyusutan Arsip Pasal 7 sampai dengan Pasal 10 tentang
pemusnahan Arsip. Jadwal retensi arsip di PT. Taspen lamanya adalah 10 tahun.
Setelah arsip berusia 10 tahun dapat dinyatakan arsip tidak memiliki nilai guna dan
dapat dimusnahkan

E. Pelaksanaan pemusnahan:

1. Dilaksanakan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan tidak dapat
dikenali

20
 2. Disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit hokum dan/atau
pengawasan dari lingkungan pencipta arsip yang bersangkutan; dan

3. Disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip yang dimusnahkan.

Dalam hal pembentukan panitia penilaian arsip telah diatur pula dalam UU. No. 43 Tahun
2009 Pasal 67 yang berbunyi:

1. Pembentukan panitia penilaian arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 66

huruf a, ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip.

2. Panitia penilai arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bertugas untuk

melakukan penilaian arsip yang akan dimusnahkan.

3. Panitia penilai arsip sekurang-kurangnya memenuhi unsur :

a. Pimpinan unit kearsipan sebagai ketua merangkap anggota;

b. Pimpinan unit pengolahan yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai

anggota; dan

c. Arsiparis sebagai anggota

Penetapan pelaksanaan pemusnahan arsip dalam hal ini di lingkungan Bank Indonesia yang
masuk dalam jajaran Lembaga Negara diatur juga pada pasal 68 yang berbunyi:

1. Pemusnahan arsip dilingkungan lembaga negara ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara
setelah mendapat:

a. Pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan

b. Persetujuan tertulis dari kepala ANRI.

2. Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan lembaga negara sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) menjadi tanggung jawab unit kearsipan di lingkungan lembaga negara. Dari proses
pemusnahan arsip tersebut secara otomatis juga akan tercipta arsip baru dan untuk arsip tersebut
telah diatur pula dalam Pasal 78:

21
 1. Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan pemusnahan arsip wajib disimpan

oleh pencipta arsip.

2. Arsip yang tercipta sebagaimana yang dimaksud pada ayat (1) meliputi:

a. Keputusan pembentukan panitia pemusnahan arsip;

b. Notulen rapat panitia pemusnahan arsip pada saat melakukan penilaian;

c. Surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan pencipta

arsip yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan musnah dan telah

memenuhi syarat untuk dimusnahkan;

d. Surat persetujuan dari pimpinan pencipta arsip;Surat persetujuan dari

kepala ANRI untuk pemusnahan arsip yang memiliki rentensi

sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun;

a. Keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan

pelaksanaan pemusnahan arsip;

b. Berita acara pemusnahan arsip; dan

c. Daftar arsip yang dimusnahkan.

3. Arsip sebagaimana yang dimaksudkan pada ayat (2) diperlakukan sebagai

arsip vital.

4. Berita acara dan daftar arsip yang dimusnahkan ditembuskan kepada kepala

ANRI.

22
 BAB III

GAMBARAN UMUM PT TASPEN

3.1 Gambaran Umum PT Taspen

3.1.1 Sejarah PT Taspen

Sejarah perjalanan panjang PT Taspen bisa diruntut sejak masa sebelum kolonialisme
Belanda. Pada tahun 1887 pemerintah Belanda menerbitkan peraturan pertama tentang pemberian
pensiun bagi semua pegawai gubernemen yang berkebangsaan Indonesia. Peraturan mengenai
pemberian dana pensiun (onderstand) terus diperbaiki seiring dengan kondisi pada masa-masa itu.
Memasuki masa pendudukan Jepang, pegawai negeri yang diberhentikan atau pensiun juga diberi
Onyokin atau “uang karunia”. Begitu pula semasa pasca kemerdekaan, pemerintah telah
memberikan perhatian bagi kesejahteraan (pensiun) pegawai negeri.

Bermula dari konferensi kesejahteraan pegawai negeri, yang berlangsung di Jakarta, pada 25-26
Juli 1960. Dalam konferensi tersebut, para peserta konferensi menyadari bahwa Pegawai Negeri
Sipil (PNS) sebagai aparatur pensiun dan abdi masyarakat dipandang penting dalam
melaksanakan tugas-tugas pemerintahan, guna tercapainya tujuan pembangunan nasional. Karena
itu, peningkatan kesejahteraan pegawai negeri sipil sangatlah penting, baik dalam masa aktif kerja
maupun ketika pensiun. Hasil konferensi tersebut kemudian dituangkan ke dalam Keputusan
Menteri Pertama RI Nomor 380/MP/1960 tanggal 25 Agustus 1960. Isinya, antara lain,
menetapkan perlunya pembentukan Jaminan Sosial sebagai bekal bagi pegawai negeri sipil dan
keluarganya di saat mengakhiri pengabdiannya kepada pensiun.

Selanjutnya, pemerintah menerbitkan Peraturan Pemerintah No 9 tahun 1963 tentang

Pembelanjaan Pegawai Negeri, Peraturan Pemerintah No 10 tahun 1963 tentang Tabungan
Asuransi dan Pegawai Negeri serta berdasarkan Peraturan Pemerintah No 15 tahun 1963 tentang

23
Dana Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri. Tindak lanjut atas peraturan-peraturan tersebut,
pada tanggal 17 April 1963 didirikanlah Perusahaan Negara Dana Tabungan dan Asuransi
Pegawai Negeri (PN Taspen). Tanggal 17 April dikenal sebagai “Hari Ulang Tahun” PN
(sekarang) PT Taspen.

Pada tanggal 17 November 1970 status hukum PN Taspen disesuaikan menjadi Perum Taspen
berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia No 749/MK/11/1970. Mulai tahun
1971, pegawai militer dan PNS yang berada di lingkungan Hankam, asuransi sosialnya dikelola
oleh ASABRI. Perpindahan peserta ini sempat menurunkan peserta program Taspen sebesar
5,7%. Perum Taspen pun fokus pada usaha asuransi pensiun bagi PNS saja. Selanjutnya, di tahun
1975 Perum Taspen memulai program Asuransi Tenaga Kerja (Astek). Usaha ini didukung oleh
pemerintah dengan diterbitkannya Peraturan Presiden No 33 tahun 1977, yang menetapkan
peraturan tentang Asuransi Tenaga Kerja, di mana pesertanya berhak atas jaminan kecelakaan
kerja, jaminan hari tua dan asuransi kematian.

Untuk memperjelas apa saja kewajiban peserta program pensiun pegawai negeri sipil,
Pemerintah mengeluarkan Keputusan Presiden Nomor 8 Tahun 1977 Tentang Gaji Pegawai
Negeri Sipil dalam Peraturan Pemerintah Nomor 25 Tahun 1981. Bahwa para pegawai negeri
sipil wajib membayar iuran yang dipotongsebesar 4,75 persen dari penghasilan yang telah mereka
terima setiap bulan. Ini merupakan salah satu sumber pendanaan program pensiun pegawai
negeri sipil.

Pada tanggal 30 Juli 1981 pemerintah mengubah bentuk usaha Taspen dari Perum menjadi
Perseroan Terbatas (PT). Keputusan ini dituangkan dalam Keputusan Presiden melalui Peraturan
Pemerintah No 26 tahun 1981. Sebagai pelaksanaan dari PP No 25 tahun 1981 tentang Asuransi
Sosial Pegawai Negeri Sipil, PT Taspen merupakan BUMN yang ditugaskan oleh pemerintah
untuk menyelenggarakan Program Asuransi Sosial Pegawai Negeri Sipil, yang terdiri dari
Program Tabungan Hari Tua (THT) dan pensiun bagi pegawai negeri sipil. Perubahan itu juga
berlaku dalam Anggaran Dasar PT Taspen (Persero) Nomor 3 tahun 1982 yang telah mengalami
beberapa kali perubahan.

Berdasarkan ketetapan dan keputusan yang ditetapkan oleh Pemerintah Republik Indonesia,
maka secara garis besar dasar 34ensi dari PT Taspen (Persero) adalah:

a. Peraturan Pemerintah No. 09 Tahun 1963 dan Peraturan Pemerintah No. 10

24
 Tahun 1963 yang keduanya berlaku sejak 1 Juli 1966.

b. Peraturan Pemerintah No. 25 Tahun 1981 Tanggal 30 Juli 1981 tentang

Asuransi Sosial Pegawai Negeri Sipil.

c. Peraturan Pemerintah No. 26 Tahun 1981 tanggal 30 Juli 1981 tentang

Pengalihan Bentuk Perusahaan Umum dan Tabungan Asuransi Pegawai

Negeri Sipil (Perum Taspen) menjadi bentuk PT Taspen (Persero).

3.1.2 Visi Misi PT. Taspen

1. Visi

“Menjadi pengelola Dana Pensiun dan THT serta jaminan sosial lainnya

yang terpercaya”

Makna Visi :

a. “Menjadi pengelola Dana Pensiun dan THT serta jaminan sosial lainnya”

Ruang lingkup usaha Taspen adalah menyelenggarakan program Tabungan

Hari Tua (termasuk asuransi kematian), Dana Pensiun (termasuk Uang

Duka Wafat), program kesejahteraan PNS serta program jaminan sosial

lainnya.

b. “Terpercaya"

Taspen menjadi pilihan peserta dan stakeholder lainnya dengan kinerja yang

bersih dan sehat.

c. “Bersih”

Taspen beroperasi dengan menerapkan tata kelola perusahaan yang baik

(Good Corporate Governance).

25
d. “Sehat”

Adanya peningkatan kinerja yang berkesinambungan pada bidang keuangan

maupun non keuangan.

2. Misi

“Mewujudkan manfaat dan pelayanan yang semakin baik bagi

peserta dan stakeholder lainnya secara Profesional dan Akuntabel

berlandaskan Integritas dan Etika yang tinggi”

Makna Misi

a. "Manfaat dan pelayanan yang semakin baik"

Untuk memenuhi harapan peserta yang semakin tinggi, Taspen berupaya

meningkatkan nilai manfaat dan pelayanan secara optimal.

b. "Profesional"

Taspen bekerja dengan terampil dan mampu memberikan solusi dengan

lima tepat (tepat orang, tepat waktu, tepat jumlah, tepat tempat dan tepat

administrasi) didukung dengan SDM yang memiliki integritas dan

kompetensi yang tinggi.

c. "Akuntabel"

Taspen dalam melaksanakan pekerjaan berdasarkan sistem dan prosedur

kerja yang dapat dipertanggungjawabkan.

d. "Integritas"

Taspen senantiasa konsisten dalam memegang amanah, jujur dan

melaksanakan janji sesuai visi dan misi perusahaan.

26
 e. "Etika"

Taspen melayani peserta dan keluarganya dengan ramah, rendah hati,

santun, sabar dan manusiawi.

3.1.3 Lima Nilai Utama PT. TASPEN

1) Tumbuh :

a. Menumbuh kembangkan perusahaan sesuai dengan Visi dan Misi

TASPEN.

b. Mengembangkan diri dan mampu mengikuti tuntutan perubahan

yang terjadi baik karena tuntutan lingkungan internal maupun

eksternal.

c. Berpikir positif dan konstruktif serta bertindak produktif tanpa

keinginan untuk berbuat yang kontra produktif.

d. Senantiasa meningkatkan kesejahteraan dan pelayanan kepada

peserta.

2) Etika :

a. Menjunjung standar etika yang tinggi dalam berinteraksi antara

sesama rekan kerja maupun dalam memberikan pelayanan kepada

peserta.

b. Ramah dan rendah hati .

27
c. Menjaga rahasia dan citra perusahaan.

d. Menghargai dan menghormati sesama rekan kerja maupun peserta.

3) Profesional :

a. Mengatakan yang salah itu salah dan yang benar itu benar.

b. Mengerjakan dan mengelola pekerjaanya serta melayani peserta

TASPEN dengan lima Tepat.

c. Menyelesaikan setiap masalah dengan memberikan solusi yang

tepat berdasarkan kompetensinya.

d. Mampu melaksanakan komunikasi lisan maupun tertulis secara baik

dan benar.

4) Akuntabilitas :

a. Setiap pekerjaan dapat ditelusuri prosesnya berdasarkan sistem dan

prosedur kerja.

b. Dapat dipercaya

c. Bertanggung jawab dan tidak melemparkan kesalahannya kepada

orang lain.

d. Tuntas dalam melaksanakan semua pekerjaan dan tugasnya secara

baik dan benar.

5) Integritas :

a. Jujur (tidak bohong)

b. Konsisten dalam apa yang diucapkan dan apa yang dijalankan.

c. Disiplin dan taat dengan semua ketentuan dan peraturan TASPEN.

28
 d. Dedikasi kepada tugas dan kewajiban serta loyal kepada TASPEN

sebagai perusahaan pengelola Dana Pensiun dan THT.

3.1.4 Produk PT TASPEN

a. Program Pensiun

Program Pensiun adalah jaminan hari tua dan sebagai penghargaan atas jasa Pegawai Negeri
Sipil selama bertahun-tahun bekerja dalam dinas Pemerintah. Program Pensiun diadakan
berdasarkan undang-undang Nomor 11 tahun 1969 tentang pensiun pegawai dan Pensiun Janda
atau Duda Pegawai. Orang yang berhak menerima pensiun adalah penerima pensiun PNSP/DO,
penerima pensiun Pejabat Negara, Penerima Tunjangan Veteran, penerima Tunjangan
PKRI/KNIP, Penerima Uang Tunggu Pensiun PNSP/DO, Penerima Pensiun ABRI yang
pensiunnya dilaksanakan sebelum 1 April 1989.

Jenis pembayaran yang dapat diterima meliputi pembayaran Pensiun

Pegawai/Janda/Duda/Yatim-Piatu, pembayaran Pensiun Lanjutan, pembayaran Uang Duka
Wafat, pembayaran Pensiun tiga bulan berturut-turut tidak diambil, pembayaran uang kekurangan
pensiun. Tujuan Program Pensiun, yaitu: 1) Untuk memberikan jaminan hari tua bagi pegawai
negeri/peserta Taspen pada saat mencapai usia pensiun, 2) sebagai penghargaan atas jasa-jasa
pegawai negeri/peserta setelah yang bersangkutan memberikan pengabdian kepada Negara.

1. Tabungan Hari Tua (THT)

Program THT merupakan program asuransi yang meliputi Asuransi Dwiguna yang terkait
dengan usia pensiun dan Asuransi Kematian (Askem). Asuransi Dwiguna adalah suatu jenis
asuransi yang memberikan jaminan keuangan bagi peserta Taspen pada saat yang bersangkutan
mencapai usia pensiun atau bagi ahli warisnya apabila peserta meninggal dunia sebelum
mencapai usia pensiun. Asuransi Kematian (Askem) adalah asuransi yang memberikan jaminan

29
keuangan kepada peserta Taspen bila istri/suami/anak meninggal dunia atau kepada ahli warisnya
bila peserta meninggal dunia. Asuransi Kematian tergolong asuransi jiwa seumur hidup bagi PNS
peserta Taspen dan istri atau suaminya kecuali bagi janda atau duda PNS yang menikah lagi. Bagi
anak PNS, Asuransi Kematian merupakan asuransi berjangka yang dibatasi usia anak hingga
dengan usia 25 tahun (maksimal berusia 25 tahun).

Peserta Program THT meliputi pegawai negeri sipil, tidak termasuk PNS Departemen Hankam,
Pejabat Negara, pegawai BUMN/BUMD. Kewajiban Peserta Program THT meliputi membayar
iuran wajib peserta (IWP/premi) sebesar 3,25 persen dari penghasilannya setiap bulan selama
masa aktif, memberikan keterangan mengenai data diri dan keluarganya, menyampaikan
perubahan data penghasilan, perubahan data diri dan keluarganya. Tujuan Program THT adalah
untuk meningkatkan kesejahteraan Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan keluarganya dengan
memberikan jaminan keuangan pada waktu mencapai usia pensiun atau bagi ahli warisnya
(suami/istri/anak/orang tua) pada waktu peserta meninggal dunia sebelum usia pensiun.

3.1.5 Stuktur Organisasi

30
 (Sumber: PT Taspen KCU Bandung, 2018)

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

4.1 Proses Pemindahan Arsip Inaktif Ke Unit Kearsipan

31
 Pemindahan Arsip Inaktif ke unit kearsipan yang dilakukan PT. Taspen KCU Bandung
berpedoman kepada PERKA ANRI Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip
Pasal 5 dan 6 tentang pemindahan Arsip meliputi :

1.Penyeleksian Arsip Inaktif

2.Pembuatan daftar Arsip Inaktif yang akan dipindahkan

3.Penataan Arsip Inaktif yang akan dipindahkan

4.1.1 Penyeleksian Arsip Inaktif

Daftar Arsip Inaktif adalah aftar yang berisi informasi arsip yang frekuensi penggunaanya sudah
menurun, daftar ini digunakan sebagai acuan pemindahan arsip. Pencipta Arsip menyusun daftar
Arsip Inaktif yang dipindahkan dan ditandangani oleh pimpinan unit kerja selaku yang
memindahkan Arsip dan Unit Kearsipan selaku penerima arsip atau pejabat yang memberi
kewenangan. Daftar Arsip Inaktif di PT. Taspen KCU Bandung berisikan :

1.Pencipta Arsip

2.Unit Pengolah

3.Nomor Arsip

4.Kode Klasifikasi

5.Uraian Informasi Arsip

6.Kurung Waktu

7.Jumlah

8.Keterangan

4.1.2 Pembuatan Daftar Arsip Inaktif Yang Akan Dipindahkan

Unit Pengolah :

NO KODE URAIAN TAHUN JUMLAH TINGKAT NO KET

KLASIFIKASI INFORMASI PERKEMBANGAN BUKU

32
 Keterangan :

1.Nomor : Berisi nomor urut jenis arsip

2.Kode Klasifikasi : Berisi tanda pengenal arsip yang dapat membedakan antara masalah
yang satu dengan masalah yang lain.

3.Uraian Informasi : Berisi uraian informasi yang terkandung dalam arsip

4.Tahun : Berisi tahun terciptanya arsip

5.Jumlah : Berisi jumlah arsip dalam setiap jenis arsip (eksemplar/folder/books)

6.Tingkat Perkembangan : Berisi tingkat perkembangan arsip (asli/copy/tembusan), bilaterdiri dari

beberapa tingkat perkembangan seluruhnya diisi nomor yang membuat
lokasi pada boks berapa jenis arsip disimpan

7.Nomor Boks : Berisi nomor yang memuat lokasi pada boks berapa jenis arsip disimpan

8.Keterangan : Berisi kekhususan arsip (kertas rapuh/berkas tidak lengkap/lampiran

tidak ada)

4.1.3 Penataan Arsip Inaktif Yang Akan Dipindahkan

Prosedur penataan Arsip Inaktif yang akan dipindahkan di PT. Taspen KCU Bandung meliputi

1.Penerimaan

33
 Penataan arsip inaktif mencakup kegiatan mengolah dan menata informasi serta fisik arsip
inaktif melalui proses identifikasi, pemilihan, pendeskripsian isi informasi arsip, penyusunan
skema pengaturan arsip, pemberkasan/pengelompokan arsip dan pembuatan jalan masuk.

2.Pemberkasan.

Pemberkasan ulang arsip dilaksanakan jika pada waktu arsip inaktif dalam kondisi tidak teratur.

3.Pendeskripsian Arsip

Pendeskripsian arsip dilakukan setiap jenis/seri arsip, oleh karena itu sebelum dilakukan
pendeskripsian, terlebih dahulu dilaksanakan pemberkasan arsip.Pendeskripsian terhadap setiap
lembaran arsip hanya dilakukan terhadap arsip yang benar-benar sudah terpisah dan tidak dapat
dikelompokan menjadi file atau jenis arsip.

Pendeskripsian arsip merekam dan mencatat informasi pada arsip ke dalam kartu deskripsiukuran
15 x 10cm yang meliputi :

a. Bentuk Redaksi
b. Isi Ringkas
c. Tahun
d. Tingkat Perkembangan
e. Jumlah Arsip
f. Keterangan

4.Pembuatan Skema Penataan Arsip

Pembuatan skema penataan arsip merupakan kerangka pedoman pengelompokan kartu deskripsi
arsip secara sistematis dan logis berdasarkan data arsip, fungsi organisasi atau klasifikasi arsip.
Pengelompokan kartu sesuai skema dan diberi nomor yang tetap, dilanjutkan dengan menyatukan
fisik arsip ke dalam satu map dan diberi nomor tetap sesuai pada kartu deskripsi.

5.Memasukan Arsip Ke dalam Boks dan Pelebelan

Penataan arsip dalam boks memperhtikan penataan arsip ketika masih aktif dengan prinsip
original order. Pelabelaan da pelabelan boks sesuai dengan nomor urut, kode, dan lokasi
penyimpanan. Sedangkan sistem penomoran boks arsip sangat tergantung pada ruang dan rak.

Sarana Penyimpanan Arsip di PT. Taspen KCU Bandung

34
4.2. Proses Pemusnahan Arsip

Salah satu bagian dari penyusutan Arsip adalah Pemusnahan Arsip. PT. Taspen KCU Bandung
berpedoman kepada PERKA ANRI Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip

35
Pasal 7 sampai dengan Pasal 9 tentang Pemusnahan Arsip. Langkah-langkah pemusnahan arsip
meliputi :

1. Pembentukan Panitia Penilaian Arsip

2. Penyeleksian Arsip

3. Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah

4. Pembuatan Berita Acara

5. Pelaksanaan Pemusnahan Arsip

4.2.1 Pembentukan Panitia Penilaian Arsip

Untuk menjaga obyektivitas dalam kegiatan pemusnahan arsip ini perlu dibentuk panitia/tim
penilaian arsip. Dalam pembentukan panitia penilaian arsip ini terdiri dari orang-orang yang
mengetahui tugas dan fungsi organisasi dengan aspeknya serta memahami manajemen kearsipan.
Di PT.Taspen panitia penilaian arsip ini terdiri dari ketua unit kearsipan sebagai ketua panitia
penilaian merangkap sebagai anggota dan arsiparis lain sebagai anggota.

Tugas panitia penilaian ini adalah sebagai berikut:

1. Meneliti arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna atau sudah habis masa retensinya
berdasarkan ketetapan JRA.

2. Menyiapkan daftar usul musnah arsip yang retensinya 10 tahun atau lebih.

3. Membuat berita acara pemusnahan arsip.

4. Melaksanakan pemusnahan arsip.

4.2.2 Penyeleksian Arsip

Penyeleksian arsip dilakukan oleh panitia penilaian arsip, proses penyeleksian arsip yang
dilakukan PT. Taspen berdasarkan pada Jadwal retensi arsip. Jadwal retensi arsip adalah suatu
daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau referensi, jenis arsip dan
keterangan yang berisi rekomendasi tentang penempatan suatu jenis arsip yang dimusnahkan,
dinilai kembali, atau di permanenkan, yang digunakan sebagai dasar dalam penyusutan dan

36
penyelamatan arsip. Jadwal retensi arsip di PT. Taspen berpedoman pada perarturan pemerintah
Nomor 34 Tahun 1979 tentang penyusutan Arsip Pasal 7 sampai dengan Pasal 10 tentang
pemusnahan Arsip. Jadwal retensi arsip di PT. Taspen lamanya adalah 10 tahun. Setelah arsip
berusia 10 tahun dapat dinyatakan arsip tidak memiliki nilai guna dan dapat dimusnahkan.

Arsip yang sudah di seleksi kemudian dipisahkan untuk dibuatkan daftar pemusnahan atau biasa
dikenal dengan daftan pertelaan arsip. Serdangkan arsip yang masih memilki nilai guna atau
memiliki masa retensi akan disimpan kembali di unit kearsipan dan untuk arsip yang menjadi
penting akan dipindahkan ke Arsip Nasional.

4.2.3 Daftar Pertelaan

Daftar Pertelaan Arsip atau yang dikenal dengan DPA ini merupakan daftar arsip-arsip yang
telah di atur menurut permasalahan dan sistem kearsipan yang digunakan kemudian akan
disuslkan musnah. Daftar pertelaan ini berisi : Nomor Klasifikasi, jenis arsip, tahun, jumlah,
tingkat perkembangan.

Daftar Pertelaan (Dafar Arsip Musnah)

No Jenis Arsip Tahun Jumlah Tingkat Keterangan

Perkembangan

Keterangan :

1. Nomor : Berisi Nomor Urut

2. Jenis Arsip : Jenis Arsip

3. Tahun : Berisi Tahun Pembuatan Arsip

4. Tingkat Perkembangan : Berisi Tingkat Keaslian Arsip

5. Keterangan : Berisi Informasi Tentang Kondisi Arsip (rusak, tidak lengkap)

4.2.4 Pembuatan Berita Acara

37
 Setelah pencatatan arsip dalam daftar pertelaan dilakukan, selanjutnya adalah pembuatan berita
acara pemusnahan. Berita acara yang dibuat berisi tentang golongan arsip yang akan di
musnahkan, jumlah, dan penanggung jawab kepala bagian dan pejabat yang lebih tinggi.
Persetujuan pemusnahan dilakukan dengan penandatanganan daftar arsip musnah oleh pejabat.

4.2.5 Pemusnahan Arsip

Pelaksanaan pemusnahan arsip memperhatikan ketentuan sebagai berikut:

1. Dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan tidak dapat dikenali.

2. Disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 pejabat dari unit kerja bidang hukum dan unit kerja
pengawasan dari lingkungan pencipta arsip yang bersangkutan.

Dalam proses pemusnahan hal yang pertama harus dilakukan adalah membuat berita acara
pemusnahan beserta daftar arsip musnah yang di buat dengan rangkap 2, berita acara dan daftar
arsip musnah tersebut harus sudah di tandatangani oleh pimpinan unit kearsipan. Di tahap inilah
pemusnahan arsip dilakukan setelah melakukan langkah-langkah yang telah disebutkan diatas.
Cara yang dilakukan PT. Taspen dalam tahap ini adalah pembuburan dan dilakukan oleh pihak
ketiga, agar arsip benar-benar musnah dan tidak dapat di gunakan kembali sehingga tidak dikenal
baik isi maupun bentuknya, serta disaksikan oleh dua orang pejabat dri bidang hukum atau bidang
pengawasan dari lembaga-lembaga yang bersangkutan.

4.3 Proses Penyerahan Arsip Statis

Proses penyerahan arsip statis yang dilakukan PT. Taspen KCU Bandung berpedoman kepada
PERKA ANRI Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip Pasal 10 dan 11
tentang penyerahan arsip statis. Langkah-langkah penyerahan arsip statis meliputi :

1. Monitoring
Pemeriksaan atau monitoring terhadap fisik arsip dan daftar arsip statis yaitu peneriksaan
oleh ANRI apakah arsip statis yang akan diserahkan cocok dengan data yang ada dalam
daftar arsip yang dibuat oleh PT.Taspen . Penyeleksian dan pembuatan daftar arsip siap
usul oleh arsiparis di unit kearsipan berdasarkan seleksi JRA.

2. Verifikasi

38
 Melakukan verivikasi terhadap daftar arsip statis oleh ANRI yaitu menilai arsip statis
yang akan diserahkan oleh PT.Taspen, apakah arsip tersebut mempunyai nilai
kesejarahan dan kebuktian apa tidak, apakah arsip tersebut mempunyai retensi permanen
atau tidak.

3. Menetapkan Status Arsip Statis

ANRI menetapkan apakah akan menerima arsip yang akan diserahkan atau tidak, jika iya
maka ANRI akan segera membuat daftar arsip statis yang akan diakuisisi, jika tidak
makan akan dikembalikan kepada PT. Taspen.

4. Persetujuan
Membuat berita acara serah terima arsip statis, verifikasi dan persetujuan dari kepala
ANRI sesuai dengan wilayah Kewenanganya. Memberikan pernyataan bahwa arsip yang
diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan.

5. Penetapan Arsip Statis Yang Diserahkan

Menandatangani berita acara serah terima arsip statis, verifikasi dan persetujuan dari UPT
Arsip. Arsip statis yang diserahkan ditata rapih dalam box arsip yang sudah diberi nomor
berkas sesuai dengan nomor pada daftar arsip statis.

6. Pelaksanaan Serah Terima

Berita acara serah terima arsip statis ditanda tangani oleh ANRi dan pimpinan PT.
Taspen. Berita acara serah terima arsipdibut rangkap dua, yang diserahkan kepada ANRI
dan disimpan oleh PT. Taspen.
Berita acara serah terima arsip berisi :
1.Waktu serah terima
2.Tempat
3.Jumlah Arsip
4.tanggung jawab dan kewajiban kedua pihak yaitu PT. Taspen dan ANRI.
5.Tanda tangan kedua pihak yaitu PT. Taspen dan ANRI.

7. Daftar Arsip Statis

39
 Daftar arsip statis yang diserahkan dibuat menjadi dua rangkap. Diberikan kepada kedua
belah pihak. Daftar arsip statis disusun oleh PT. Taspen memuat :

1. Nama Pencipta Arsip

2. Nomor Arsip
3. Kode Klasifikasi
4. Uraian Informasi Arsip
5. Kurun Waktu
6. Jumlah Arsip
7. Keterangan

Daftar Arsip Statis Yang Diserahkan

Unit Kerja :

Alamat :

Telepon :

NOMOR JENIS ARSIP TAHUN JUMLAH NO. BOKS

BAB V

40
 KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Pelaksanaan kerja Lapangan yang dilaksanakan adalah melakukan scanning dokumen,

mencetak dokumen, menerima dokumen ataupun barang yang masuk ke perusahaan, menginput
data voucher THT, menginput data-data pensiunan, membuat label file box, menerima telfon
masuk, dan tugas tugas kecil lainya. Fokus proses praktek kerja yang dilakukan selama di PT.
Taspen KCU Bandung adalah pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan,
pemusnahan arsip, dan penyerahan arsip statis ke ANRI.

1. Pemindahan Arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan. Dalam melakukan pemindahan
Arsip Inaktif ke unit kearsipan yang dilakukan PT. Taspen KCU Bandung berpedoman kepada
PERKA ANRI Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip Pasal 5 dan 6 tentang
pemindahan Arsip. Langkah- langkah yang dilakukan antara lain adalah penyeleksian arsip
inaktif , pembuatan daftar Arsip Inaktif yang akan dipindahkan, Penataan Arsip Inaktif yang akan
dipindahkan.

2. Pemusnahan Arsip merupakan salah satu bagian dari penyusutan arsip. Dalam melakukan
pemusnahan arsip PT. Taspen KCU Bandung berpedoman kepada PERKA ANRI Nomor 37
Tahun 2016 Tentang Pedoman Penyusutan Arsip Pasal 7 sampai dengan pasal 9. Langkah-
langkah yang dilakukan antara lain adalah : Pembentukan Kepanitiaan Penilaian Arsip,
Penyeleksian Arsip, Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah, Pembuatan Berita Acara, dan
Pelaksanaan Pemusnahan Arsip. Metode penyusutan arsip yang dilakukan PT.Taspen adalah
pembuburan yang dilakukan oleh pihak ketiga.

3. Penyerahan Arsip Statis. Dalam melakukan penyerahan arsip statis PT. Taspen KCU Bandung
berpedoman kepada PERKA ANRI Nomor 37 Tahun 2016 Tentang Pedoman penyusutan Arsip
Pasal 10 dan 11 tentang penyerahan Arsip Statis. Langkah-langkah yang dilakukan antara lain
adalah Monitoring, Verifikasi, Menetapkan Status Arsip Statis, Persetujuan ANRI, Penetapan
Arsip Statis Yang Diserahkan, Pelaksanaan Serah Terima, Daftar Arsip Statis.

5.2 Saran

41
 Dari seluruh rangkaian Kerja Lapangan yang saya jalani di Unit Arsip PT. Taspen saya
mendapatkan banyak pembelajaran yang saya dapat dari mulai melakukan scanning dokumen,
mencetak dokumen, menerima dokumen ataupun barang yang masuk ke perusahaan, menginput
data voucher THT, menginput data-data pensiunan, membuat label file box, menerima telfon
masuk, dan tugas tugas kecil lainya

Pelaksanaan penyusutan arsip yang dilakukan oleh PT.Taspen dengan pemusnahan Arsip
sudah dilakukan dengan baik, namun masih ada beberapa hal yang perlu di tingkatkan demi
menjaga dan mengefektifkan waktu. Saran yang dapat penulis berikan antara lain adalah :

1. PT. Taspen KCU Bandung membutuhkan ruangan arsip yang lebih strategis dan baik,
permasalahan yang saya dapatkan adalah tempat penyimpanan arsip di PT. Taspen terletak di
basement atau di lantai yang paling bawah dikhawatirkan arsip-arsip akan mudah terkena
gangguan bencana alam seperti banjir dan gempa. Berposisikan di lantai paling bawah pun
membuat ruangan mudah lembab, mungkin PT. Taspen perlu perlahan memindahkan ruangan
arsip dan menambahkan thermohydrometer untuk menjaga suhu di ruangan arsip agar suhu
ruangan tetap stabil yang diharapkan dapat memperpanjang umur dari arsip-arsip yang ada.

2. PT Taspen KCU Bandung perlu menambah fasilitas dan SDM di Unit Arsip. Selama
penulis menjalankan kerja lapangan di sana penulis melihat bahwa sebagian besar kegiatan
dikerjakan oleh murid dan mahasiswa magang, terutama pada saat pelaksanaan penyusutan Arsip.
Jumlah anggota Unit Arsip adalah 2 orang, fasilitas komputer yang dapat digunakan adalah 1 dan
scanner pun hanya ada 1 , sehingga pengerjaan penyusuran dan scanning dokumen agak lambat.
Diharapkan dengan bertambahnya SDM dan fasilitas di Unit Arsip PT.Taspen akan membantu
keefektivasan pekerjaan.

DAFTAR PUSAKA

42
Arsip Nasional Republik Indonesia, 2001. Keputusan Kepala Arsip Nasional

Republik Indonesia Nomor 09 Tahun 2000 tentang Pedoman Penyusutan

Arsip Pada Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan, Jakarta.

Republik Indonesia. 2012. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28

Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009

Tentang Kearsipan. Jakarta: Arsip Nasional Republik Indonesia

Martono, Boedi. Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam

Manajemen Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan. 1994.

Amsyah.zulkifli. Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta: Gava Media, 2005.

Sugiarto, Agus. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. Gramedia pusaka Utama, 2005.

INDONESIA, A. N. 2016. PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK

INDONESIA NOMOR 37 TAHUN 2016 TENTANG PEDOMAN

PENYUSUTAN ARSIP. Jakarta: ANRI.

INDONESIA, P. R. 1979. PERATURAN PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA

NOMOR 34 TAHUN 1979 TENTANG PENYUSUTAN ARSIP . Jakarta.

43
LAMPIRAN

44
45
46
47
.

48
49