Dukungan Sarana Prasarana dan Anggaran

Untuk Menunjang Kegiatan Perpustakaan

Pada Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi
Kota Bontang
28 Oktober 2015

Disusun Oleh
Kelompok II (Dua)

Tugas Akhir
Pendidikan dan Pelatihan Pola 110 Jam
Badan Perpustakaan Provinsi Kalimantan Timur
Kerjasama Perpustakaan Nasional RI
Makalah Hasil Observasi Lapangan Diklat Pola 110 Jam Tahun 2015

Nama Peserta, Pembagian Tugas dan Asal Instansi

Kelompok II

Syaifullah, S.Pd

: Ketua

Asal Instansi

: SMP Negeri 9 Samarinda

Rachmawati

: Membuat Makalah

Asal Instansi

: SD Islam Bunga Bangsa

Tiwuk Lina Lestari, SE

: Moderator

Asal Instansi

: SMA Negeri 1 Tanah Grogot, Kabupaten Paser

Umi, S.Sos

: Penyaji Materi

Asal Instansi

: Kantor Perpustakaan dan Arsip Kab. Penajam Paser Utara

Mentari Indra Sari, S.Pd

: Operator dan Membuat Slide

Asal Instansi

: SDN 005 Penajam Kabupaten Penajam Paser Utara

Dody Arbadiansyah

: Dokumentasi

Asal Instansi

: Perpustakaan PT. Kideco Jaya Agung Kabupaten Paser

Asan, S.Pd

: Dokumentasi

Asal Instansi

: SMA Negeri 3 Samarinda

Fitri Andayani, S.Pd

: Reporter

Asal Instansi

: SMA Negeri 14 Samarinda

Pembimbing OL

: Drs. Agustinus TR, M.Si

Makalah Hasil Observasi Lapangan Diklat Pola 110 Jam Tahun 2015

ii

MOTTO

Man Jadda Wa Jada

Siapa yang bersungguh-sungguh akan berhasil

Man Shobaru Zafiro

Siapa yang bersabar akan beruntung
Man Saaro alaa Darbi Washola
Siapa Yang berjalan di jalur-Nya akan Sampai

Makalah Hasil Observasi Lapangan Diklat Pola 110 Jam Tahun 2015

iii

KATA PENGANTAR

Puji syukur alhamdulillah penyusun mengucapkan kehadirat Allah SWT yang telah
melimpahkan rahmat, karunia dan hidayah-Nya, sehingga penyusun dapat menyelesaikan
makalah yang berjudul Sarana Prasarana dan Anggaran Perpustakaan pada Kantor
Perpustakaan dan Arsip Daerah Bontang. Penyusunan makalah ini digunakan untuk memenuhi
tugas akhir Diklat Pola 110 jam pada Badan Perpustakaan Daerah Provinsi Kalimantan Timur
bekerjasama dengan Perpustakaan Nasional RI.

Ketersediaan Sarana Prasarandi perpustakaan perlu ditangani dengan sebaik-baiknya oleh

pengelola perpustakaan untuk memudahkan para pemustakaa menggunakan sumber-sumber
informasi

tersebut.

Ketrampilan

yang memadai

dari pengelola

perpustakaan dalam

mengorganisasi Sarana Prasaran dan layanan perpustakaan perlu diasah dengan cara mengikuti
berbagai diklat maupun studi banding.

Kegiatan diklat yang dilaksanakan di Badan Perpustakaan Provinsi Kailmantan Timur

bertujuan untuk membekali para pengelola perpustakaan dengan ketrampilan-ketrampilan dasar
dalam mengelola Sarana Prasaran dan layanan perpustakaan. Untuk itu ucapan terima kasih yang
setinggi-tingginya disampaikan pada penyelenggara diklat atas penyampaian ilmu yang sangat
bermanfaat.

Ucapan Terima Kasih Penyusun sampaikan kepada KPAD Umum Tingkat II Bontang
dan Panitia Pelaksana yang telah menyelenggarakan kegiatan Orientasi Lapangan pada Diklat
Pola 110 Jam, guna menambah wawasan pengetahuan penyusun mengenai pengelolaan sebuah
perpustakaan.

Semoga

tugas ini sesuai dengan apa yang diharapkan dan dapat bermanfaaat bagi yang

membacanya.

Samarinda, 29 Oktober 2015

TIM Penyusun
Makalah Hasil Observasi Lapangan Diklat Pola 110 Jam Tahun 2015

iv

DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ..

DAFTAR NAMA KELOMPOK DUA DAN TUGAS PESERTA ..

ii

HALAMAN MOTTO

iii

KATA PENGANTAR

iv

DAFTAR ISI ...

vi

DAFTAR PUSTAKA ..

vii

BAB I PENDAHULUAN ..

A. Latar belakang ..

B. Maksud dan Tujuan .

C. Waktu dan Tempat Pelaksanaan ..

BAB II KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DOKUMENTASI BONTANG

A. Kondisi Umum Perpustakaan ..

1. Sejarah Singkat ..

2. Struktur Organisasi

3. Visi Misi

B. Fasilitas Sarana Prasarana dan Anggaran Perpustakaan .

1. Sarana Prasarana

Ruang Layanan ..

Sarana Penelusuran Informasi

Fasilitas Lainnya

2. Anggaran

Pengertian Anggaran .

Manfaat Anggaran .

BAB III. HASIL OBSERVASI

1. Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana Perpustakaan di Perpustakaan 9

2. Pendistribusian Sarana dan Prasarana ..

11

3. Menginventarisasi sarana dan prasarana

12

Makalah Hasil Observasi Lapangan Diklat Pola 110 Jam Tahun 2015

4. Pembuatan Kode Barang ...

13

5. Pelaporan Perlengkapan Sekolah .

13

6. Penghapusan Sarana dan Prasarana ..

13

7. Syarat-syarat penghapusan

14

8. Prosedur penghapusan ..

14

BAB IV. ANALISIS DAN PEMECAHAN MASALAH

A. Hambatan .

16

B. Pemecahan Masalah

16

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan .

17

B. Saran

17

Makalah Hasil Observasi Lapangan Diklat Pola 110 Jam Tahun 2015

vi

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Perpustakaan sebagai jantung sebuah Perpustakaan atau sebuah instansi merupakan

jantung dari suatu lembaga yang keberadaannya sangat diperlukan sebagai pusat informasi dan
ilmu, untuk menunjang aktifitas sebuah perpustakaan sangat diperlukan sarana dan prasarana
Perpustakaan yang memadai. Sarana dan prasarana yang dimaksud di sini antara lain berupa
bangunan, perabot dan alat peraga. Keberadaan sarana dan prasarana tersebut dapat
mempermudah pustakawan dalam mengelola membaca, sehingga dapat dengan mudah
mengembangkan pengetahuan, daya cipta, dan disiplin ilmu pengguna atau pemustaka.

Keberadaan sarana dan prasarana di Perpustakaan harus dikelola atau diadministrasikan

dengan sebaik-baiknya, sehingga keberadaannya selalu dalam kondisi siap pakai. Tanpa dikelola
dan diadministrasikan dengan sebaik-baiknya, maka keberadaan sarana dan prasarana yang
dimiiliki Perpustakaan tidak akan banyak bermanfaat bagi pencapaian tujuan dari Perpustakaan
itu sendiri. Dalam hubungannya dengan pengelolaan atau administrasi sarana dan prasarana
sekolah, maka makalah ini akan membahas mengenai pengertian sarana dan prasarana
Perpustakaan, jenis sarana dan prasarana Perpustakaan, tujuan administrasi sarana dan prasarana
Perpustakaan, prinsip administrasi sarana dan prasarana Perpustakaan dan kegiatan administrasi
sarana dan prasarana di Perpustakaan.

B. Maksud dan Tujuan

Maksud diadakan Observasi lapangan ini sangat diharapkan agar para peserta dapat :
1. Mengetahui kondisi perpustakaan yag meliputi sarana-prasarana organisasi dan
manajemen perpustakaan yang dikunjungi
2. Memahami kebijakan, strategi, visi dan misi perpustakaan yang dikunjungi
3. Memahami kegiatan substantive perpustakaan/pengadaan sarana prasarana penunjang

Makalah Hasil Observasi Lapangan Diklat Pola 110 Jam Tahun 2015

4. Memperoleh informasi yang positif bagi penyelenggaraan perpustakaan diperpustakaan

masing-masing peserta orientasi.

Tujuan untuk memperoleh pengetahaun dan wawasan tentang penyelenggaraan perpustakaan

dengan berbagai aspeknya, membandingkan antara teori yang telah dipelajari dengan praktik di
lapangan, sehingga dapat menambah pemahaman dalam penyelenggaraan perpustakaan.

C. Tempat, Waktu dan Tanggal Pelaksanaan

Tempat Pelaksanaan

: KPAD Bontang

Waktu Pelaksanaan

: 13.30 Wita

Tanggal Pelaksanaan

: Rabu, 28 ktober 2015

Makalah Hasil Observasi Lapangan Diklat Pola 110 Jam Tahun 2015

BAB II
KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DOKUMENTASI BONTANG

A. Kondisi Umum Perpustakaan

1. Sejarah Singkat Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kota Bontang.

Berdasarkan Surat Keputusan Walikota Bontang Nomor 13 Tahun 2005 tanggal

12 Desember 2005, cikal bakal Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota
Bontang yang ada saat ini diawali dengan dibentuknya Perpustakaan Umum Kota
Bontang dengan sebutan Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) Perpustakaan Umum
Kota Bontang. Perpustakaan ini bertanggung jawab langsung kepada Sekretaris Daerah
melalui Kepala Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Bontang. Struktur
organisasinya adalah Kepala UPTD setingkat eselon IVa dan 2 orang koordinator tanpa
eselon yaitu koordinator administrasi dan koordinator teknis serta kelompok jabatan
fungsional.

Kemudian tahun 2008 sesuai dengan Peraturan Daerah Kota Bontang No 7 Tahun
2008 tanggal 03 Maret 2008 Perpustakaan Umum Kota Bontang berubah statusnya
menjadi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Bontang setingkat eselon
III/a dengan komposisi Struktur organisasi adalah Kepala Kantor, Kepala Sub Bagian
Tata Usaha,Kepala Seksi Perpustakaan, dan Kepala Seksi Arsip dan Dokumentasi serta
kelompok Jabatan fungsional.

Makalah Hasil Observasi Lapangan Diklat Pola 110 Jam Tahun 2015

2. Struktur Organisasi
Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Bontang merupakan unsur pelaksana
Pemerintah Kota Bontang yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala
Daerah melalui Sekretaris Daerah.

Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Bontang merupakan unsur pelaksana
Pemerintah Kota Bontang yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala
Daerah melalui Sekretaris Daerah.

Dasar pembentukan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Bontang adalah
Peraturan Daerah Nomor 7 tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat,
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah.
Struktur Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Bontang sesuai Peraturan
Daerah Kota Bontang Nomor 7 tahun 2008 terdiri dari :
a. Kepala Kantor
b. Kepala Sub Bagian Tata Usaha
c. Kepala Seksi Perpustakaan
d. Kepala Seksi Arsip dan Dokumentasi
e. Kelompok Jabatan Fungsional

Adapun Saat Ini terdapat 16 PNS yang bekerja diperpustakaan kota bontang, dibantu 12
tenaga Non PNS dan 4 cleaning Servis

Makalah Hasil Observasi Lapangan Diklat Pola 110 Jam Tahun 2015
4
3

STRUKTUR ORGANISASI DAN TATA KERJA

KANTOR PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI KOTA BONTANG

3. Visi Misi KPAD Bontang

VISI
Mewujudnya Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Sebagai Pusat Ilmu Pengetahuan
dan Informasi Data yang Akurat, Maju serta Berbudi Luhur

MISI
1. Mengembangkan dan memperluas akses penyelenggaraan perpustakaan;
2. Meningkatkan minat / budaya baca pemustaka, masyarakat yang maju dan berbudi
luhur;
3. Meningkatkan pelestarian dan pemberdayaan arsip dan dokumentasi daerah;
4. Mewujudkan Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi secara Modern;
5. Mewujudkan Kesadaran Masyarakat Akan Pentingnya Kesadaran Arsip dan
Dokumentasi;
6. Meningkatkan kualitas Aparatur yang Berakhlak Mulia dan Profesional
Makalah Hasil Observasi Lapangan Diklat Pola 110 Jam Tahun 2015

B. Fasilitas Sarana Prasarana dan Anggaran Perpustakaan KPAD Bontang

1. Sarana Prasarana
Sarana dan prasarana Perpustakaan merupakan dua jenis barang yang biasa
disebut dengan fasilitas Perpustakaan di sebuah lembaga Perpustakaan. Sarana
Perpustakaan adalah semua perangkat peralatan, bahan dan perabot yang secara
langsung digunakan dalam proses Perpustakaan. Beberapa contoh dari sarana di
lembaga Perpustakaan adalah meja dan kursi siswa, papan tulis dan berbagai macam alat
peraga, serta meja dan kursi guru dan lemari kelas.
Sedangkan prasarana Perpustakaan adalah semua perangkat kelengkapan dasar
yang secara tidak langsung menunjang pelaksanaan proses Perpustakaan. Beberapa
contoh prasarana Perpustakaan di lembaga Perpustakaan adalah halaman sekolah, pagar
sekolah, ruang perpustakaan, ruang teori, dan ruang kantor sekolah.
Sarana dan prasaran Perpustakaan yang sangat diperlukan bagi Perpustakaan
banyak sekali. Menurut Departemen Perpustakaan dan Kebudayaan (1992), sarana dan
prasarana Perpustakaan mencakup bangunan, perabotan, alat peraga/alat pelajaran dan
media Perpustakaan.
Ruang Layanan yang Representatip :
1. Ruang Layanan Koleksi Anak-Anak
2. Ruang Layanan Koleksi Digital dan Layanan IT
- Koleksi CD/DVD
- Layanan akses internet
- Layanan database on-line
3. Ruang layanan koleksi umum
4. Ruang layanan koleksi rujukan (referensi)
5. Ruang layanan koleksi deposit Kaltim
6. Ruang layanan terbitan berkala (majalah, surat kabar, jurnal dll)
7. Ruang audio visual untuk pemutaran film, CD dan DVD
8. Ruang diskusi/seminar
Makalah Hasil Observasi Lapangan Diklat Pola 110 Jam Tahun 2015

Sarana Penelusuran Informasi

1. Katalog on-line (OPAC = On-Line Public Access catalogue)
2. Bibliografi Nasional dan Daerah
3. Katalog Induk Nasional dan Daerah
4. Abstrak (sari karangan)

Fasilitas Lainnya
1.

Computer client dan hotspot : untuk akses internet dan akses koleksi CD/DVD

2.

Armada Mobil Perpustakaan Keliling

3.

Foto Copy : Melalui fasilitas ini koleksi yang dimiliki oleh Badan Perpustakaan
Prov. Kaltim dapat dicopy sesuai dengan ketentuan UU Hak Cipta dan peraturan
yang berlaku pada Badan Perpustakaan Prov. Kaltim.

4.

Klinik Pustakawan : Fasilitas ini merupakan sarana komunikasi dan informasi

kepustakawanan

5.

Ruang display buku baru

6.

Mushola, kantin, toko koperasi, dan toilet

2. Anggaran

a. Pengertian Anggaran
Anggaran merupakan suatu rencana yang disusun secara sistematis dalam
bentuk angka dan dinyatakan dalam unit moneter yang meliputi seluruh kegiatan
perusahaan untuk jangka waktu ( periode) tertentu di masa yang akan datang. Oleh
karena rencana yang disusun dinyatakan dalam bentuk unit moneter, maka anggaran
seringkali disebut juga dengan rencana keuangan. Dalam anggaran, satuan kegiatan
dan satuan uang menempati posisi penting dalam arti segala kegiatan akan
dikuantifikasikan dalam satuan uang, sehingga dapat diukur pencapaian efisiensi dan
efektivitas dari kegiatan yang dilakukan.

Penganggaran merupakan komitmen resmi manajemen yang terkait dengan

Makalah Hasil Observasi Lapangan Diklat Pola 110 Jam Tahun 2015

harapan manajemen tentang pendapatan, biaya dan beragam transaksi keuangan

dalam jangka waktu tertentu di masa yang akan datang.

b.

Manfaat Anggaran

Dengan penyusunan anggaran usaha-usaha perusahaan akan lebih banyak

berhasil apabila ditunjang oleh kebijaksanaan-kebijaksanaan yang terarah dan
dibantu

oleh

perencanaan-perencanaan

yang

matang.

Perusahaan

yang

berkecenderungan memandang ke depan, akan selalu memikirkan apa yang mungkin

dilakukannya pada masa yang akan dating. Sehingga dalam pelaksanaannya,
perusahaan-perusahaan ini tinggal berpegangan pada semua rencana yang telah
disusun sebelumnya. Di mana, bagaimana, mengapa, kapan, adalah pertanyaanpertanyaan yang selalu mereka kembangkan dalam kegiatan sehari-hari. Apabila
pada suatu kesempatan hal ini ditanyakan kepada seorang General Manager yang
sukses, maka sering didapatkan jawaban bahwa ide-ide untuk kegiatan pada waktu
mendatang pada umumnya didasarkan pada jawaban atas pertanyaan-pertanyaan
diatas. Dalam perusahaan-perusahaan manufatktur ( pabrik) kegiatan akan dilakukan
dengan lebih efisien dan tingkat keuntungan akan lebih besar apabila management
memperhatikan rencana untuk aktivitas-aktivitasnya di masa depan. Karena itu
Heckerts dan Wilson mengatakan bahwa manfaat utama daripada business budgeting
adalah dapat ditentukannya kegiatan-kegiatan yang paling profitable yang akan
dilakukan.

Makalah Hasil Observasi Lapangan Diklat Pola 110 Jam Tahun 2015

BAB III. HASIL OBSERVASI

Pengadaan sarana dan prasarana Perpustakaan di Perpustakaan seharusnya terlebih

dahulu melalui perencanaan pengadaan sarana dan prasarana Perpustakaan yang cermat.
Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana Perpustakaan adalah proses pemikian dan
penetapan program pengadaan fasilitas dimasa yang akan datang. Dengan perencanaan terlebih
dahulu, diharapkan semua pengadaan yang sedang tidak berlebihan atau sesuai dengan
kebutuhan sarana dan prasarana lembaga. Demikian pulan dengan pengadaan yang direncanakan
terlebih dahulu secara seksama, diharapkan menghasilkan sarana dan prasarana yang berkualitas
baik dengan dana yang sangat efisien.

Ada beberapa cara yang dapat ditempuh dalam pengadaan sarana dan prasarana
Perpustakaan Perpustakaan, antara lain dengan cara membeli melalui Anggaran, mendapatkan
hadiah atau minta sumbangan, tukar menukar, dan meminjam.

1.

Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana Perpustakaan di Perpustakaan

Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana Perpustakaan di Perpustakaan dilakukan

dengan cara membentuk panitia, menetapkan Anggaran untuk memnuhi kebutuhan
perlengkapan, menetapkan spesifikasi kebutuhan perlengkapan, menetapkan harga satuan
perlengkapan, menguji segala kemungkinan, dan meminta persetujuan, dan juga menilai
kembali. Apabila menggunakan cara tersebut, maka perencanaan pengadaan sarana dan
prasarana Perpustakaan di Perpustakaan melalui langkah-langkah sebagai berikut:

Kepala Perpustakaan membentuk panitia sarana dan prasarana.

Panitia pengadaan yang telah dibentuk menginventarisasi perabot, alat pelajaran dan media
Perpustakaan yang dibutuhkan.

Panitia menetapkan spesifikasi perabot, alat pelajaran dan media yang dibutuhkan. Seperti
tipe, merek, tahun rakitan, besar, warna dan jumlahnya.

Makalah Hasil Observasi Lapangan Diklat Pola 110 Jam Tahun 2015

Panitia menetapkan harga satuan setiap perabot, alat peraga dan media Perpustakaan yang
dibutuhkan. Dalam rangka itu, panitia harus tahu satuannya masing-masing yang sedang
berlaku di pasar, toko atau pabriknya.

Panitia menetapkan anggaran dan memperkirakan kemungkinan-kemungkinan yang akan

terjadi di masa yang akan datang, seperti kemungkinan adanya kenaikan harga barang di
masa yang akan datang.

Penitia meminta persetujuan resmi dari pihak tertentu, seperti pengesahan oleh Kepala
Perpustakaanatau ketua yayasan yang menaunginya.

Panitia melakukan penilaian terhadap hasil perencanaan begitu selesai dilakukan

pengadaannya.

Demikian langkah-langkah perencanaan pengadaan sarana Perpustakaan Perpustakaan.

Berikutnya adalah pengadaan sarana dan prasarana Perpustakaan.

Pengadaan sarana dan prasarana Perpustakaan pada dasarnya merealisasikan rencana pengadaan
yang telah dibuat itu.

Kadang-kadang Perpustakaan mendapatkan bantuan sarana dan prasarana Perpustakaan dari

pemerintah. Beberapa jenis alat peraga di Perpustakaan biasanya merupakan dropping dari
pemerintah. Perpustakaan juga kadang-kadang mendapatkan bantuan sarana dari lembaga atau
yayasan yang menaunginya. Namun bantuan tersebut sangat terbatas dan sering kalo tidak
memenuhi

kebutuhan

sehingga

Perpustakaan

yang

bersangkutan

dituntut

untuk

mengusahakannya sendiri.

Makalah Hasil Observasi Lapangan Diklat Pola 110 Jam Tahun 2015

10

2.

Pendistribusian Sarana dan Prasarana

Sebagai kegiatan kedua dalam administrasi sarana dan prasarana Perpustakaan di Perpustakaan
adalah pendistribusian. Pendistribusian sarana dan prasarana Perpustakaan merupakan kegiatan
pemindahan barang dari seseorang kepada orang lain. Dalam hal ini, pendistribusian berarti
pemindahan perlengkapan dari panitia pengadaan ke unit-unit, kelas-kelas, atau orang-orang
yang membutuhkan perlengkapan.

Ada dua kegiatan yang dapat dilakukan dalam pendistribusian sarana dan prasarana
Perpustakaan di Perpustakaan, antara lain:
1.

Menyusun alokasi pendistribusian perlengkapan yang akan didistribusikan. Dengan

terlebih dahulu dilakukan penyusunan alokasi perlengkapan dapat disalutkan sesuai
dengan kebutuhan setiap unit, kelas dan orang yang pada sekolah. Dalam penyusunan
alokasi ini, ada empat hal yang ditetapkan, yaitu:
a)

Penerima perlengkapan
Penerima perlengkapan yaitu orang yang menerima barang dan sekaligus
mempertanggungjawabkannya sesuai dengan daftar yang diterima.

b)

Waktu penyaluran perlengkapan

Waktu penyaluran harus disesuaikan dengan kebutuhan barang tersebut, terutama
yang berhubungan dengan proses belajar mengajar.

c)

Jenis perlengkapan yang akan disalurkan

Untuk mempermudah pengelolaan perlengkapan di Perpustakaanada beberapa cara
dalam membedakan jenis perlengkapan yang ada di sekolah, misalnya dengan
melihat penggunaan barang tersebut.

d)

Jumlah perlengkapan yang akan disalurkan. Dalam pendistribusian, agar keadaan

barang yang sudah disalurkan dapat diketahui secara pasti dan dapat dikontrol, perlu
ada ketegasan jumlah barang yang disalurkan.

2. Penyaluran perlengkapan berdasarkan alokasi pendistribusian yang telah disusun

sebelumnya. Dalam penyalurannya, ada empat asas yang harus dipegang teguh, yaitu asa
ketepatan waktu, asas kecepatan, asas keamanan dan asas ekonomi.
Makalah Hasil Observasi Lapangan Diklat Pola 110 Jam Tahun 2015

11

3.

Menginventarisasi sarana dan prasarana

Ada beberapa langkah yang dapat ditempuh dalam menginventarisasi sarana dan prasarana
Perpustakaan di Perpustakaan. Langkah-langkah sebagai berikut:
a.

Setiap ada sarana dan prasarana baru dicatat ke dalam buku penerimaan.

b.

Setelah semuanya dicatat di dalam buku penerimaan, mulailah sarana dan prasarana
tersebut dikelompok-kelompokkan menjadi dua kelompok, yaitu kelompok barang
inventaris dan kelompok barang bukan inventaris. Barang inventaris adalah keseluruhan
sarana dan prasarana Perpustakaan yang dapat digunakan secara terus menerus dalam
waktu yang relatif lama.Seperti meja, bangku, papan tulis, buku perpustakaan, perabot dan
gedung. Pengadaan barang sepenuhnya atau sebagian besar dari anggaran negara atau
bantuan dari pihak-pihak tertentu. Sedangkan barang bukan inventaris adalah semua barang
habis pakai, seperti kapur tulis karbon, kertas, pita mesin ketik, tinta printer, dan barangbarang yang statusnya tidak jelas.

c.

Setelah dikelompok-kelompokkan, lalu semua sarana dan prasarana Perpustakaan yang

dikelompok-kelompokkan sebagai barang inventaris di catat dalam Buku Induk Inventaris.
Sedangkan sarana dan prasarana Perpustakaan yang tergolong sebagai barang bukan
inventaris di catat dalam Buku Bukan Inventaris.

d.

Selanjutnya sarana dan prasarana dikelompokkan sebagai barang inventaris dicatat di

dalam buku Golongan Inventaris. Meja dan kursi anak misalnya, karena tergolong sebagai
barang inventaris yang bergerak, di catat di dalam Buku Golongan Inventaris untuk barang
bergerak Sedangkan sarana dan prasarana yang bukan inventaris dicatat di dalam Buku
(Kartu) Stok Barang. Buku dan kartu ini nantinya diletakkan berdekatan dengan tempat
penyimpanan barangnya.

e.

Khusus sarana dan prasarana Perpustakaan yang dibeli sendiri oleh Perpustakaan perlu di
catat juga di dalam buku pembelian.

Demikian langkah-langkah inventarisasi sarana dan prasarana Perpustakaan di Perpustakaan.

Dengan demikian dalam upaya untuk menginventarisasi sarana dan prasarana Perpustakaan di
Perpustakaan diperlukan beberapa buku inventaris, yaitu Buku Penerimaan Barang, Buku
Pembelian Barang, Buku Induk Inventaris, Buku Golongan Inventaris, Buku Bukan Inventaris,
dan Buku (Kartu) Stok Barang.
Makalah Hasil Observasi Lapangan Diklat Pola 110 Jam Tahun 2015

12

4.

Pembuatan Kode Barang

Kegiatan lainnya yang berkaitan dengan inventarisasi sarana dan prasarana Perpustakaan
di Perpustakaan adalah pembuatan kode barang dan menuliskannya pada semua sarana dan
prasarana yang termasuk barang inventaris yang dimiliki sekolah. Tujuannya untuk
mempermudah semua pihak dalam mengenal kembali semua sarana dan prasarana Perpustakaan
di sekolah, baik ditinjau dari kepemilikan, penanggungjawab, maupun jenis dan golongannya.
Kode barang adalah sebuah tanda yang biasanya berbentuk angka atau nomerik yang
menunjukkan pemilikan barang. Ukurannya disesuaikan dengan besar kecilnya sarana dan
prasarana yang akan diberi kode. Warnanya sebaiknya berbeda dengan warna dasar barang
sehingga memudahkan untuk dibaca. Kode tersebut ditulis di badan barang sehingga mudah
untuk dibaca.

5.

Pelaporan Perlengkapan Perpustakaan

Semua perlengkapan Perpustakaan di Perpustakaanatau barang invevtaris Perpustakaan

harus dilaporkan, termasuk perlengkapan baru kepada pemerintah, yaitu departemennya.
Sekolah-Perpustakaanswasta wajib melaporkannya kepada yayasannya. Laporan tersebut sering
kali disebut dngan istilah laporan mutasi barang. Pelaporan tersebut seringkali dilakukan sekali
dalam setiap triwulan.

6.

Penghapusan Sarana dan Prasarana

Penghapusan sarana dan prasarana Perpustakaan adalah kegiatan meniadakan sarana dan
prasarana yang berlebihan, telah rusak berat dan tidak bisa diperbaiki lagi, atau karena lainlainnya. Terdapat beberapa tujuan kegiatan penghapusan sarana dan prasarana Perpustakaan di
Perpustakaan yaitu mencegah terjadinya kerugian yang lebih besar sebagai akibat dari
pengeluaran dana untuk pemeliharaan dan perbaikan sarana dan prasarana yang rusak atau tidak
berguna; membebaskan lembaga dari tanggung jawab pemeliharaan dan pengamanan dan
meringankan beban inventarisasi. Dengan demikian, manfaat penghapusan sarana dan prasarana
Perpustakaan di Perpustakaan adalah efisiensi tenaga dan dana.
Makalah Hasil Observasi Lapangan Diklat Pola 110 Jam Tahun 2015

13

7.

Syarat-syarat penghapusan

Barang-barang perlengapan Perpustakaan di Perpustakaanyang memenuhi syarat

penghapusan adalah barang-barang :
a. dalam keadaan rusak berat sehingga tidak dimanfaatkan lagi
b. tidak sesuai dengan kebutuhan
c. kuno yang penggunaannya tidak sesuai lagi
d. terkena larangan
e. mengalami penyusutan di luar kekuasaan pengurus barang
f. yang biaya pemeliharaannya tidak seimbang dengan kegunaannya
g. berlebihan, yang tidak digunakan lagi
h. dicuri
i. diselewengkan
j. terbakar atau musnah terkena bencana alam

8.

Prosedur penghapusan
Sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia, langkah-

langkah penghapusan perlengkapan Perpustakaan, adalah sebagai berikut :

1.

Kepala Perpustakaan(bisa dengan menunjuk seseorang) mengelompokkan perlengkapan

yang akan dihapus dan meletakkannya di tempat yang aman namun tetap di dalam lokasi
sekolah

2.

Menginventarisasi perlengkapan yang akan dihapus tersebut dengen cara mencatat jenis,
jumlah, dan tahun pembuatan perlengkapan tersebut

3.

Kepala Perpustakaanmengajukan usulan penghapusan barang dan pembentukan panitia

penghapusan,yang dilampiri dengan data barang yang rusak (yang akan dihapusnya) ke
kantor P dan K

4.

Setelah SK penghapusan dari kantor dinas Perpustakaan nasional kota atau kabupaten
terbit, selanjutnya panitia penghapusan segera bertugas yaitu memeriksa kembali barang
yang rusak berat, biasanya dengan membuat berita acara pemeriksaan

Makalah Hasil Observasi Lapangan Diklat Pola 110 Jam Tahun 2015

14

5.

Begitu selesai melakukan pemeriksaan, panitia mengusulkan penghapusan barang-barang

yang terdaftar didalam berita acara pemeriksaan. Dalam rangka itu, biasanya perlu adanya
pengantar dari kepala sekolahnya. Usulan itu lalu diteruskan ke kantor pusat Jakarta.

6.

akhirnya begitu surat keputusan penghapusan dari Jakarta datang, bisa segera dilakukan
penghapusan terhadap barang-barang tersebut. Ada dua kemungkinan penghapusan
perlengkapan sekolah, yaitu di musnahkan dan dilelangkan. Apabila melalui lelang, yang
berhak melelang adalah kantor lelang setempat. Sedangkan hasil lelangnya menjadi milik
Negara.

Makalah Hasil Observasi Lapangan Diklat Pola 110 Jam Tahun 2015

15

BAB III
ANALISIS DAN PEMECAHAN MASALAH

A. ANALISIS MASALAH

1. Sarana Prasarana
-

Dengan semakin meningkatnya jumlah pemustaka maka secara otomatis jumlah

koleksi dan jumlah Komputer perlu diadakan penambahan

2. Anggaran
Keterlambatan dan pengurangan nilai anggaran dari anggaran yang diajukan pihak
pemerintah dalam mengucurkan dana bantuan kepada Kantor Perpustakaan Arsip dan
Dokumentasi Bontang

B. PEMECAHAN MASALAH

1. Sarana Prasarana
KPAD sebaiknya melakukan pendekatan yang lebih intensif kepada Pemerintah
Propinsi dan Nasional

bagian Keuangan agar ditahun mendatang KPAD dapat

meningkatkan jumlah koleksi dan sarana prasarana yang dibutuhkan

2. Anggaran
-

Membuat usulan APBD dan APBN untuk penambahan jumlah Anggaran ditahun
yang akan datang

Dengan bertambahnya jumlah anggaran maka kebutuhan akan sarana prasarana

dapat terpenuhi

Pemerintah Daerah harus menfasilitasi dan tidak mengurangi nilai setiap

pengusulan anggaran tersebut.

Makalah Hasil Observasi Lapangan Diklat Pola 110 Jam Tahun 2015

16

BAB IV
SIMPULAN DAN SARAN

A. SIMPULAN
Dengan keterbatasan yang ada baik Sarana Prasarana maupun dana anggaran di KPAD
Bontang masih mampu melayani pemustaka secara maksimal dengan meminimalisasi
kekurangan-kekurangan yang ada dengan cara yang professional

B. SARAN
Dari keterbatasan yang ada KPAD Bontang perlu menempuh beberapa cara guna
meminimalisasi kekurangan-kekurangan ditahun depan dengan cara :
1. Meningkatkan Jumlah Anggaran yang diusulkan
2. Meningkatkan fasilitas penunjang dengan menambah sarana umum.
3. Meningkatkan interior ruang agar tercipta kondisi peprustakaan yang asri
4. Meningkatkan jumlah koleksi baik buku, DVD dan lainnya

Makalah Hasil Observasi Lapangan Diklat Pola 110 Jam Tahun 2015

17

DAFTAR PUSTAKA

___________, 2014 Laporan Observasi Lapangan dikantor Perpustakaan dan Arsip Ksbupsten
Sidoarjo Provinsi Jawa Timur.Samarinda : Perpustakaan Umum Prov. Kalimantan
Timur. Naskah Tidak Diterbitkan.

http://perpus-arsip-bontang.or.id/profiles/view/sejarah, diakses pada tanggal 27 Oktober 2015,

Pukul 20.45 Wita

http://perpus-arsip-bontang.or.id/profiles/view/visimisi, diakses pada tanggal 27 Oktober 2015,

Pukul 20.45 Wita

http://perpus-arsip-bontang.or.id/profiles/view/fasilitas, diakses pada tanggal 27 Oktober 2015,

Pukul 20.45 Wita

http://perpus-arsip-bontang.or.id/profiles/view/struktur, diakses pada tanggal 27 Oktober 2015,

Pukul 20.45 Wita

Makalah Hasil Observasi Lapangan Diklat Pola 110 Jam Tahun 2015

vii

Lampiran-Lampiran

Makalah Hasil Observasi Lapangan Diklat Pola 110 Jam Tahun 2015

Makalah Hasil Observasi Lapangan Diklat Pola 110 Jam Tahun 2015

Makalah Hasil Observasi Lapangan Diklat Pola 110 Jam Tahun 2015