KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa,
karena atas berkat dan rahnat-nya dapat menyelesaikan laporan kerja praktek
yang dilakukan di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota
Kupang selama 2 bulan dengan mengambil judul “Perancangan Sistem Buku
Agenda berbasis Web pada kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Kota Kupang”
Penulis menyadari bahwa dalam penyelesaian penulisan laporan kerja
praktek ini melalui suatu proses yang panjang dan dapat terlaksanakan oleh
karena bantuan dari berbagai pihak. Oleh kerna itu melalui kesempatan ini
penulis ingin mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada :
1. Ibu Nonce Farida Tuati SE.,M.si selaku Direktur Politeknik
Negeri Kupang.
2. Bapak Jemsrado Sine,ST,M.Eng selaku Ketua Jurusan Teknik
Elektro Politeknik Negeri Kupang.
3. Bapak Fredrich Noach selaku Ketua Program Studi Teknik
Komputer dan Jaringan Politeknik Negeri Kupang.
4. Bapak Daniel Kase, S.Kom., M.Eng selaku dosen pembimbing
yang telah membantu saya dalam menyelesaikan laporan ini.
5. Bapak Drs. Agus Ririmase, AP,M,Si selaku Kepala Dinas Kepe
ndudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Kupang Selaku
pembimbing lapangan.
6. Semua Staf dan pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil Kota Kupang.
7. Orang tua dan saudara/i yang selalu memberikan dukungan dan
doa dalam menyelesaikan laporan ini.
8. Serta teman-teman yang telah memberikan ide-ide untuk
membuat laporan ini.

Penulis menyadari bahwa penyusunan laporan kerja lapangan (PKL) ini

masih banyak kekurangan. Oleh karena itu, saran dan kritik yang

i
membangun sangat diharapkan sebagai bahan pertimbagan dimasa yang
akan datang. Semoga laporan praktek kerja lapangan (PKL) ini dapat
bermanfaat bagi penulis khusunya dapat dipergunakan serta dijadikan bahan
referensi bagi semua pihak yang berkepentingan.
Kupang, Juli 2021

Penulis

ii
 DAFTAR ISI
JUDUL
HALAMAN PENGESAHAN
KATA PENGANTAR...................................................................................................i
DAFTAR ISI.................................................................................................................iii
DAFTAR GAMBAR.....................................................................................................iv
DAFTAR TABEL.........................................................................................................v
BAB 1 PENDAHULUAN.............................................................................................1
1.1. Latar Belakang........................................................................................................1
1.2. Rumusan Masalah..................................................................................................2
1.3. Batasan Masalah.....................................................................................................2
1.4. Tujuan dari Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL)......................................2
1.5. Maksud dari Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan(PKL)......................................3
1.6 Metode Penulisan..................................................................................................3
BAB 2 TINJAUAN ORGANISASI....................................................................................4
2.1. Sejarah ...................................................................................................................4
2.2. Visi Misi.................................................................................................................5
2.3.1 Visi................................................................................................................5
2.3.2 Misi................................................................................................................5
2.3. Struktur Organisasi.................................................................................................6
BAB 3 DASAR TEORI.......................................................................................................7
3.1. Konsep Dasar Sistem Informasi.............................................................................7
3.1.1 Pengertian Sistem...........................................................................................7
3.1.2 Karakteristik Sistem.......................................................................................8
3.1.3 Pengertian Informasi.......................................................................................9
3.1.4 Sistem Informasi ............................................................................................10
3.2. Web.........................................................................................................................10
3.3. Basis Data..............................................................................................................11
BAB 4 PEMBAHASAN...............................................................................................15
4.1 Perancangan Sistem.......................................................................................15
4.1.1 Diagram Konteks..........................................................................................15

iii
 4.1.2 Data Flow Diagram (DFD)...........................................................................16
4.1.3 Entity Relationship Diagram (ERD).............................................................17
4.2 Struktur File...................................................................................................18
BAB 5 PENUTUP..........................................................................................................25
5.1 Kesimpulan..........................................................................................................25
5.2 Saran....................................................................................................................25
DAFTAR PUSTAKA....................................................................................................27
LAMPIRAN

iv
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam rangka meningkatkan mutu pendidikan bagi mahasiswa maka diadakan
suatu kegiatan yang telah disusun dengan kurikulum sebagai syarat- syarat untuk
menyelesaikan pendidikan Diploma III (D3) jurusan teknik elektro program studi
teknik komputer dan jaringan (TKJ) yaitu dengan mengikuti dan melaksanakan
Praktik Kerja Lapangan (PKL). Hal ini bertujuan untuk menjembatani antara
dunia pendidikan dengan dunia kerja yang sesungguhnya.
Praktik Kerja Lapangan (PKL) adalah suatu bentuk pendidikan dengan cara
memberikan pengalaman belajar bagi mahasiswa untuk berpartisipasi secara
langsung di Perusahaan Swasta ataupun Instansi Pemerintahan setempat. Praktik
Kerja Lapangan (PKL) memberi kesempatan kepada mahasiswa untuk
menerapkan ilmu-ilmu yang telah diperoleh di kampus. Praktik Kerja Lapangan
(PKL) merupakan wujud relevansi antara teori yang didapat selama di perkuliahan
dengan praktik yang ditemui baik dalam dunia usaha swasta maupun pemerintah.
Praktik Kerja Lapangan dipandang perlu karena melihat pertumbuhan dan
perkembangan ekonomi yang cepat berubah. Praktik Kerja Lapangan (PKL) akan
menambah kemampuan mahasiswa untuk mengamati, mengkaji serta menilai
antara teori dengan kenyataan yang terjadi di lapangan yang pada akhirnya dapat
meningkatkan kualitas managerial mahasiswa dalam mengamati permasalahan
dan persoalan, baik dalam bentuk aplikasi teori maupun kenyataan yang
sebenarnya.
Jurusan Teknik Elektro Program Studi Teknik Komputer Dan Jaringan (TKJ)
Politeknik Negeri Kupang mewajibkan kepada para mahasiswa dan mahasiswi
untuk melakukan Praktik Kerja Lapangan. Sehingga, diharapkan para
mahasiswanya dapat mengaplikasikan ilmu yang telah diperoleh di dunia kerja.
Selain itu, diharapkan para mahasiswa akan memperoleh pengalaman dan ilmu–
ilmu baru yang tidak diperoleh di bangku kuliah. Dengan mengikuti PKL
mahasiswa tidak akan merasa asing dengan dunia kerja setelah menyelesaikan

1
 pendidikan di kampus. Selain itu, kegiatan PKL ini akan membuka wawasan
mahasiswa mengenai kemampuan apa saja yang dibutuhkan di duniakerja.
Politeknik Negeri Kupang sebagai Lembaga Pendidikan Tinggi memiliki
tanggung jawab untuk menghasilkan lulusan yang mampu bersaing dan bertahan
di dunia kerja, dan pelaksanaan PKL ini adalah salah satu cara untuk
meningkatkan kualitas para lulusannya.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan, maka rumusan masalah
dalam laporan PKL ini adalah :
1. Adanya kesulitan pada saat pengagendaan surat masuk yang diterima dan
keluar yang akan dikirimkan, yaitu penomoran surat karena semua jenis
masalah surat dicatat pada buku agenda yang sama.
2. Pengarsipan dokumen fisik belum optimal, terutama dalam pencarian berkas
arsip surat membutuhkan waktu yang cukup lama karena posisi penyimpanan
arsip surat bercampur dan tidak memiliki pengkodean khusus

1.3 Batasan Masalah

1. Objek penelitian di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Kupang
berbasis Web
2. Bagaimana mempermudah dalam mencari dan mengarsipkan surat masuk dan
keluar pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Kupang

1.4 Tujuan dari Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL)

1) Mendapatkan pengalaman dan keterampilan kerja dari dunia kerja yang
sesungguhnya.
2) Membandingkan ilmu yang telah praktikan miliki dengan keadaan di dunia
kerja sesungguhnya.
3) Menerapkan ilmu yang telah diperoleh selama perkuliahan.
4) Melatih diri untuk lebih disiplin dan bertanggung jawab dalam melaksanakan

2
 1.5 Maksud dari Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL)
1. Sebagai salah satu persyaratan untuk kelulusan bagi mahasiswa (D3) Jurusan
Teknik Elektro Program Studi Teknik Komputer Dan Jaringan (TKJ).

2. Mengimplementasikan pengetahuan akademis yang telah diperoleh selama

perkuliahan, terutama mengenai dunia kerja di bidang pemerintahan.

3. Menambah pengetahuan, wawasan dan keterampilan mahasiswa di dunia kerja

yang sesungguhnya.

4. Melatih dan mengembangkan softskill yang telah dipelajari selama perkuliahan.

5. Melatih kemampuan fisik dan mental untuk bisa menghadapi dunia kerja di
masa mendatang.

1.6 Metode Penulisan

1. Observasi
Metode yang digunakan dalam peninjauan langsung ke lapangan untuk
memperoleh data-data nyata dan berhubungan dengan Perancangan Sistem Buku
Agenda ditempat Pkl.
2. Wawancara
Tanya jawab langsung dengan pendamping di lapangan, dengan berpedoman
pada judul yang diambil.
3. Kepustakaan
Penulis mendapat referensi dari buku buku yang berhubungan dengan objek
yang diteliti.
4. Perancangan Sistem
Perancangan sistem yang merupakan tahap pembangunan prosedur dari sistem
yang ada untuk menghasilkan model baru yang akan dibuat. Tujuan dari
perancangan ini adalah memberikan gambaran secara umum kepada pemakai
tentang sistem yang baru.

3
 BAB II
TINJAUAN ORGANISASI

2.1 Sejarah Organisasi

Sebelum Otonomi Daerah diberlakukan atau sejak Kota Kupang berdiri
pada tahun 1996, terbentuklah instansi vertikal yaitu Kantor Catatan Sipil Kota
Kupang yang menangani penerbitan akta-akta catatan sipil, pada waktu itu
penerbitan Kartu Tanda Penduduk (KTP) masih ditangani oleh bagian tata
pemerintahan pada sekretariat Kantor Walikota Kupang, kemudian dibentuklah
Dinas Pendaftaran Penduduk Kota Kupang untuk melaksanakan tugas dibidang
tersebut (penerbitan kartu keluarga dan kartu tanda penduduk) yang terbentuk
berdasarkan Peraturan Pemerintah Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II
Kupang Nomor 1 tahun 2000. Dalam perkembangan selanjutnya peraturan
tersebut ditinjau kembali dan ditetapkan Peraturan Daerah Kota Kupang
Nomor 16 tahun 2000 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Dinas-
Dinas Daerah dan Lembaga Teknis Daerah yang mulai berlaku sejak 1 Januari
2001.
Setelah diadakan evaluasi terhadap peraturan daerah kota kupang nomor
16 tahun 2000, maka dengan persetujuan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah
(DPRD) Kota Kupang pada tahun 2002 ditetapkan perubahan nomenklatur
nama dinas yakni Dinas Pendaftaran Penduduk Kota Kupang berubah menjadi
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Kupang yang mempunyai tugas
pokok membantu walikota dalam melaksanakan otonomi daerah dibidang
Kependudukan dan Pencatatan sipil. Untuk melaksanakan tugas pokok
dimaksud, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil mempunyai fungsi untuk
mendaftarkan dan menerbitkan kartu keluarga, kartu tanda penduduk, serta
berbagai akta catatan sipil maupun perpindahan penduduk dan pengolahan
data penduduk. Alasan dari perubahan nomenklatur Dinas Pendaftaran
Penduduk Kota Kupang menjadi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota
Kupang adalah karena akta-akta yang diterbitkan oleh Dinas Pendaftaran
Penduduk Kota Kupang tidak berlaku internasional dan hanya berlaku
diwilayah Indonesia saja, disebabkan nama catatan sipil tidak tercantum dalam

4
 akta tersebut. Oleh karena itu berdasarkan Peraturan Daerah Kota Kupang
Nomor 30 tahun 2002 Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Kupang
terbentuk.
Pemberlakuan Undang-Undang Nomor 23 tahun 2006 tentang
Administrasi Kependudukan dan penataan kelembagaan di daerah, baik daerah
propinsi maupun kabupaten/kota yang berpedoman pada Peraturan Pemerintah
Republik Indonesia Nomor 41 tahun 2007 Tentang Organisasi Perangkat
Daerah maka dilakukan penyesuaian nomenklatur Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil Kota Kupang serta penyesuaian struktur organisasi dinas yang
juga sesuai dengan amanat undang-undang nomor 23 tahun 2006 sehingga,
nomenklatur dinas berubah menjadi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Kota Kupang melalui pemberlakuan Peraturan Daerah Kota Kupang nomor 6
tahun 2008 tentang organisasi dan tata kerja dinas daerah kota kupang.
2.2 Visi Misi Dukcapil
21. Visi
“Terwujudnya Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan di Kota
Kupang Dengan Semangat GO DILAN (Go Digital Melayani) ”
22. Misi
1. Meningkatkan pelayanan berbasis digital dengan berorientasi pada
kepuasan masyarakat.
2. Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia Aparat yang berjiwa
melayani.
3. Menciptakan suasana pelayanan yang kondusif, nyaman, cepat,
tepat dan berkuatalitas.
4. Mengedukasi masyarakat tentang pentingnya administrasi
kependudukan.

5
2.3 Struktur Organisasi

Sum
ber. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil KP 2021

6
 BAB III
DASAR TEORI

3.1. Konsep Dasar Sistem Informasi

Berikut ini adalah pembahasan mengenai konsep dasar suatu sistem
informasi.
3.1.1. Pengertian Sistem
Terdapat beberapa pengertian dari sistem. Menurut Azhar Susanto
(2013:22) di dalam bukunya, “Bahwa sistem adalah kumpulan atau grup dari
sub sistem/bagian/komponen atau apapun baik fisik ataupun non fisik yang
saling berhubungan satu sama lain dan dapat bekerja sama untuk mencapai
satu tujuan tertentu. Kemudian, dalam bukunya, Sutarman (2009:5)
menjelaskan bahwa sistem adalah kumpulan elemen yang saling berinteraksi
dalam kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian suatu tujuan
utama. Sedangkan menurut Jogiyanto (2009:34) dalam bukunya yang berjudul
Analisis dan Desain Sistem Informasi bahwa sistem dapat juga didefinisikan
dengan pendekatan prosedur dan komponen. Sistem dan prosedur adalah suatu
kesatuan yang tidak bias dipisahkan satu dengan yang lain. Suatu sistem baru
dapat terbentuk jika didalamnya ada beberapa prosedur yang mengikutinya”.
Menurut Mulyadi (2010:5) dalam bukunya yang berjudul pelayanan
pendaftaran akta kelahiran berbasis web menjelaskan “Bahwa system
merupakan jaringan prosedur yang dibuat menurut pattern atau pola yang
terpadu untuk melakukan kegiatan utama dari perusahaan atau organisasi,
sedangkan prosedur adalah urutan kegiatan klerikal, umumnya melibatkan
orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat sedemikian rupa untuk
menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi
secara berulang-ulang.
3.1.2. Karakteristik Sistem
Dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Konsep dan
Aplikasi, Mulyanto (2009:2) menjelaskan karakteristik sistem yang
memiliki beberapa komponen yang mendukung sistem, antara lain:
1. Komponen sistim (system components)
Suatu sistem tidak mungkin ada dalam lingkungan yang kosong,
tetapi suatu sistem ada dan memiliki fungsi di dalam lingkungan
yang berisi sistem lainnya. Suatu sistem terdiri dari beberapa
bagian yang saling berinteraksi satu sama lain dan melakukan kerja
sama dalam membentuk satu kesatuan. Jika sebuah sistem
merupakan salah satu dari bagian dari sistem lain yang lebih besar,
maka sebuah sistem tersebut akan disebut dengan subsistem,
sedangkan sistem lain yang lebih besar tersebut merupakan
lingkungannya.
2. Batasan Sistem (System Boundary)
Batas dari suatu sistem adalah pemisah atau pembatas antara sistem
tersebut dengan sistem lain atau dengan lingkungan luarnya.
3. Lingkungan (Environment)
Lingkungan adalah “apapun di luar batas dari sebuah sistem yang
dapat mempengaruhi operasi dari sistem tersebut, baik pengaruh
yang merugikan ataupun yang menguntungkan. Pengaruh yang
merugikanini tentunya harus ditahan dan dikendalikan sehingga
tidak mengganggu keberlangsungan sistem. Sedangkan lingkungan
yang menguntungkan harus dijaga agar dapat mendukung
keberlangsungan operasi dari sistem tersebut.”
4. Penghubung antar Komponen (Interface)
Penghubungan antar komponen adalah medium antara suatu
subsistem dengan subsistem yang lainnya. Interface inilah yang
akan menjadi medium yang digunakan input (masukkan) hingga
output (keluaran). Dengan subsistem yang lain membentuk satu
kesatuan.
5. Masukan (Input)

8
 Masukan atau data input adalah data yang dimasukkan ke dalam
suatu sistem. Masukan tersebut dapat berupa masukan perawatan
(maintenance input), yaitu bahan yang dimasukkan agar sistem
tersebut dapat beroperasi dan masukkan sinyal (signal input), yang
merupakan masukan yang diproses untuk mendapatkan keluaran.
6. Pengolahan (processing)
Pengolahan (processing) adalah bagian dari suatu sistem yang
melakukan perubahan dari input untuk menjadi output yang sesuai
dengan tujuan dari sistem.
7. Tujuan (Goal) dan Sasaran (Objective)
Sebuah “Sistem pasti mempunyai sasaran (objective) atau tujuan
(goal). Jika suatu sistem tidak mempunyai tujuan, maka operasi
dari sistem tersebut tidak akan ada gunanya. Tujuan inilah yang
mengarahkan kemanasuatu sistemtersebut berjalan. Tanpa adanya
tujuan yang mengarahkan sistem, maka suatu sistem menjadi tidak
terarah dan tidak terkendali.
8. Keluaran (Output)
Keluaran (output) adalah “hasil dari pemrosesan suatu sistem.
Outputdapat berupa informasi untuk selanjutnya digunakan sebagai
masukan pada sistem lain atau hanya sebagai keluaran akhir.”
9. Umpan Balik (Feedback)
3.1.3. Pengertian Informasi
Menurut (McLeod, 2004) informasi adalah data yang diolah
menjadi bentuk lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
informasi juga disebut data yang diproses atau data yang memiliki arti.
Informasi merupakan data yang telah diproses sedemikian rupa,
sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan.
Para pembuat keputusan memahami bahwa informasi menjadi faktor
kritis dalam menentukan kesuksesan atau kegagalan dalam suatu
bidang usaha, system apapun tanpa ada informasi tidak akan
berguna,karena system tersebut akan mengalami kemacetan, dan

9
 akhirnya berhenti, informasi dapat berupa data mentah, data tersusun,
kapasitas sebuah saluran informasi, dan sebagainya.
3.1.4. Sistem Informasi
Terdapat (Anon n.d.) beberapa pengertian dari sistem. Menurut
Azhar Susanto (2013:22) di dalam bukunya, “bahwa sistem adalah
kumpulan atau grup dari sub sistem/bagian/komponen atau apapun baik
fisik ataupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan
dapat bekerja sama untuk mencapai satu tujuan tertentu. Kemudian,
dalam bukunya, Sutarman (2009:5) menjelaskan bahwa sistem adalah
kumpulan elemen yang saling berinteraksi dalam kesatuan untuk
menjalankan suatu proses pencapaian suatu tujuan utama. Sedangkan
menurut Jogiyanto (2009:34) dalam bukunya yang berjudul Analisis
dan Desain Sistem Informasi bahwa sistem dapat juga didefinisikan
dengan pendekatan prosedur dan komponen. Sistem dan prosedur
adalah suatu kesatuan yang tidak bisa dipisahkan satu dengan yang lain.
Suatu sistem baru dapat terbentuk jika di dalamnya ada beberapa
prosedur yang mengikutinya. ”Menurut Mulyadi (2010:5) dalam
bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi, menjelaskan “bahwa sistem
merupakan jaringan prosedur yang dibuat menurut pattern atau pola
yang terpadu untuk melakukan kegiatan utama dari perusahaan atau
organisasi, sedangkan prosedur adalah urutan kegiatan klerikal,
umumnya melibatkan orang dalam satu departemen atau lebih yang
dibuat sedemikian rupa untuk menjamin penanganan secara seragam
transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang.

3.2. Web
Website (Anon n.d.) adalah halaman informasi yang disediakan
melalui jalur internet sehingga bisa diakses di seluruh dunia selama
terkoneksi dengan jaringan internet. 14 Website merupakan komponen
atau kumpulan komponen yang terdiri dari teks, gambar, suara animasi
sehingga lebih merupakan media informasi yang menarik untuk
dikunjungi. (Darma, Jarot, & Shenia, 2009)

10
3.3. Basis Data
Basis data adalah suatu kumpulan data terhubung yang tersimpan
secara bersama-sama pada suatu media, tanpa adanya suatu keterangan
data, sehingga mudah untuk digunakan kembali, dapat digunakan oleh
suatu atau lebih program aplikasi secara optimal. System Basis Data
merupakan system yang terdiri atas kumpulan table atau file yang saling
berhubungan dalam sebuah basis data dan sekumpulan program berupa
DBMS yang memungkinkan beberapa pemakai untuk program lain untuk
mengakses dan memanipulasi table-tabel, komponen dasar pada Sistem
Basis Data yaitu, sebagai berikut:
1. Komponen (Anon n.d.) Dasar Sistem Basis Data
Defenisi dari Sistem Basis Data secara umum, yakni sebuah tatanan
(keterpaduan) yang terdiri atas sejumlah komponen fungsional
(dengan satuan fungsi/tugas tertentu) yang saling berhubungan dan
secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses atau
pekerjaan tertentu, yakni :
a. Hardware
Biasanya berupa perangkat computer standar, media
penyimpanan sekunder dan media komunikasi untuk system
jaringan.
b. Operating System
Operating System merupakan perangkat lunak yang
memfungsikan, mengendalikan seluruh sumber daya dan
melakukan operasi dasar dalam sistem komputer. Harus sesuai
dengan DBMS yang digunakan.
c. Database
Database adalah basis data yang mewakili system tertentu untuk
dikelola. Sebuah sistem basis data biasa terdiri dari lebih dari
suatu basis data.

11
 d. DBMS (Database Management System)
Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola basis data.
Contoh kelas sederhana : dBase, Foxbase, Rbase, MS. Access,
MS. Foxpro, Borland Paradox. Contoh kelas kompleks :
BORLAND-INTERBASE, MS.SQL Server, Oracle, Informix,
Sybase.
e. User (Pengguna Sistem Basis Data)
Orang-orang yang berinteraksi dengan sistem basis data, mulai
dari yang merancang sampai yang menggunakan di tingkat
akhir.
f. Optional Software
Perangkat lunak pelengkap yang mendukung. Bersifat
perasional
2. Pengerian Context Diagram, DFD dan ERD
1. Context Diagram
Diagram konteks merupakan tingkatan tertinggi dalam
diagram aliran data dan hanya memuat satu proses,
menunjukkan sistem secara keseluruhan. Proses tersebut diberi
nomor nol. Diagram tersebut tidak memuat penyimpanan data
dan tampak sederhana untuk diciptakan, begitu entitas-entitas
eksternal serta aliran data-aliran data menuju dan dari sistem
diketahui penganalisis dari wawancara dengan user dan sebagai
hasil analisis dokumen. (Ilham, 2004)
Simbol Arti Contoh

Terminator Pemohon

Aliran Data Fl
ow

12
 Proses

Gambar 3.1 Simbol-simbol Diagram konteks

2. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram merupakan gambaran keseluruhan
kerja sistem secara garis besar. Data Flow Diagram yaitu
diagram yang menggambarkan proses keseluruhan sampai
proses terkecil, aliran data dan penyimpanan data. Data Flow
Diagram dapat juga didefinisikan sebagai model logis yang
menjelaskan sistem sebagai jaringan kerja (sub system) dari
proses yang dihubungkan saru dengan yang lainnya dan atau
dihubungkan dengan tempat penyimpanan data.

Simbol Nama Keterangan

Orang danorganisasi yang mengirim data

C Sumberdantujuan data
danmenerima data darisistem.

Proses yang mentransformasi

Proses Transformasi
data dari inputkeoutput.

Penyimpanan data Tempatpenyimpanan data

Arus data masukatau

Arus data
keluardarisuatu proses.

Gambar 3.2 Simbol Data Flow Diagram (DFD)

3. Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu model data
yang dikembangkan berdasarkan objek. Entity Relationship
Diagram digunakan untuk menjelaskan hubungan antar data

13
dalam basis data kepada pemakai secara logika dalam bentuk
diagram. ERD menggambarkan relasi dari dua file atau dua
tabel yang dapat digolongkan ke dalam tiga bentuk relasi, yaitu
satu-satu (one to one), satu-banyak (one to many), banyak-
banyak (many to many). Entity Relationship Diagram dasar
untuk pengembangan kamus data. Setiap atribut pada ERD
dapat didokumentasikan dengan suatu entry kamus elemen.

Simbol Arti

Entitas

Relasi

Atribut

Gambar 3.3 Simbol Entity Relationship Diagram (ERD)

14
 BAB IV
PEMBAHASAN

4.1 Perancangan Sistem

Berdasarkan hasil analisi sistem yang telah dilakukan, maka tahap
selanjutnya melakukan proses perancangan sistem yang meliputi diagram
konteks, Data Flow Diagram(DFD), Entity Relationship Diagram(ERD),
Struktur File.
4.1.1 Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan diagram dengan level tertinggi yang
menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan sekitarnya. Pada
diagram konteks terdapat terminator-terminator yang melakukan kegiatan
mengelolah maupun menerima informasi. Diagram ini terdapat tiga
terminator yaitu , Admin dan Pengarsipan.

Gambar 4.1 Diagram konteks

Berdasarkan gambar Gambar 4.1 Diagram Konteks yang diusulkan dapat

dijelaskan sebagai berikut:
1. Admin dapat menginput data surat masuk, data surat keluar dan data
disposisi.

15
2. Sistem meneruskan data disposisi ke Pegawai.
3. Sistem meneruskan data surat keluar ke instansi yang ditujukan.
4. Sistem meneruskan surat masuk ke Pimpinan agar di tindak lanjuti.
4.1.2 Data Flow Diagram (DFD)
Pada DFD Level 1 ini lebih terlihat jelas Alur data dari masing-
masing entitas yang memberi maupun menerima data dari masing-
masing proses yang telah dipecahkan menjadi masing – masing
bagian.

Gambar 4.2 Data Flow Diagram (DFD)

16
Adapun penjelasan dari DFD diatas sebagai berikut:
1. Proses data user melakukan proses input data dan disimpan kedalam tabel
user.
2. Proses data surat masuk bersumber entitas Admin selanjutnya dari tabel
user dan disimpan kedalam tabel surat masuk dan hasil pengolahan berupa
informasi surat masuk yang akan menjadi informasi bagi entitas Pimpinan.
3. Proses data surat keluar bersumber dari entitas Admin dan disimpan
kedalam tabel surat keluar dan hasil pengolahan berupa informasi surat
keluar yang akan menjadi informasi bagi entitas Instansi.
4. Proses data disposisi bersumber dari entitas Admin dan disimpan kedalam
tabel disposisi dan hasil pengelolahan berupa informasi disposisi yang
akan menjadi informasi bagi entitas Pegawai.

4.1.3 Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD merupakan diagram yang menggambarkan hubungan atau relasi antar
dua entity atau lebih.Berikut gambar ERD:

Gambar 4.3 Entity Relationship Diagram (ERD)

17
 4.2 StrukturFile
Program ini menggunakan media penyimpanan tabel sebagai data storage
dan menggunakan 5 database. Tabel tersebut digunakan untuk menyimpan
data sesuai dengan input data yang dilakukan.
1. Tabel Surat Masuk
Primery Key : No_surat

Tabel 4.1 Surat Masuk

No Nama Field Type Keterangan

1 No_Surat Varchar(20) Primary Key untuk Field nomor surat

2 No_agenda Int Field untuk nomor agenda

3 Tgl_berkas Date Field untuk Tanggal berkas surat

4 Alamat_Pengirim Varchar(30) Field untuk alamat pengirim

5 Tgl_surat Date Field untuk tanggal surat

6 Perihal Varchar(100) Field untuk perihal

2. Tabel User
Primery Key : Id_user
Tabel 4.2 User
No Nama Field Type Keterangan

1. Id_user Integer Primary Key untuk id user

2. User Varchar(20) Field untuk user
3. Password Varchar(5) Field untuk password
4. Jabatan Varchar(30) Field untuk jabatan

18
 3. Tabel Surat Keluar
Primery Key : Id_surat
Tabel 4.3 Surat Keluar
No Nama Field Type Keterangan

1. Id_surat Int Primary Key untuk field id surat

2. Alamat_penerima Varchar(50) Field untuk alamat penerima
3. Tgl_surat Date Field untuk tanggal surat
4. Perihal Varchar(200) Field untuk perihal

4. Tabel Disposisi
Primery Key : No_agenda
Tabel 4.4 Disposisi

No Nama Field Type Keterangan

Primary Key untuk
1 No_agenda Int
nomor agenda
2 No_surat Varchar(20) Field untuk nomor surat

3 Sifat_surat Enum Field untuk sifat surat

Field untuk tanggal
4 Tgl_surat Date
surat
5 Asal_surat Varchar(30) Field untuk asal surat
Field untuk tangal
6. Tgl_terima Date
terima
7. Perihal Varchar(200) Field untuk perihal

8 NIP Varchar(30) Field untuk Nip

5. Tabel Pegawai
Tabel 4.5 Tabel Pegawai
No Nama Field Type Keterangan
1 NIP Varchar(30) Primary key untuk field Nip
2 Jabatan Varchar(20) Field untuk Jabatan

19
4.3 Perancangan Interface
4.3.1 Tampilan Login

Gambar4.4 Halaman Form Login

4.3.2 Halaman Menu Utama

Gambar 4.5 Halaman menu utama

20
4.3.3 Halaman dari Pegawai

Gambar 4.6 Halaman dari Pegawai

4.3.4 Halaman Surat Masuk

Gambar 4.7 Tampilan Surat Masuk

4.3.5 Halaman Surat Keluar

Gambar 4.8 Halaman Surat Keluar

21
4.3.6 Halaman Pengarsipan Surat Masuk

Gamba
r 4.9 Halaman pengarsipan surat masuk

4.3.7 Halaman Pengarsipan Disposisi

Gambar 4.10 Halaman Pengarsip Disposisi

22
4.3.8 Halaman Pengarsipan Surat Keluar

Gam
bar 4.11 Halaman Pengarsip surat keluar

4.3.9 Halaman Laporan Surat Masuk

Ga
mbar 4.12 Laporan Surat Masuk

23
4.3.10 Halaman Laporan Surat Keluar

G
ambar 4.13 Halaman Laporan Surat Keluar

4.3.11 Halaman Tambahan Surat Masuk Pengarsipan

Gambar 4.14 Halaman Tambah Surat Masuk Pengarsipan

24
 BAB V
PENUTUP

5.1 Kesimpulan
Dengan adanya “Perancangan Sistem Buku Agenda berbasis Web
pada kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota
Kupang”dapat mempermudah bagi pegawai dalam mengelola arsip surat dari
tahun ke tahun dengan mudah dan terhindar dari kerusakan arsip. Adanya
sistem ini dapat mempermudah dalam hal pencarian arsip surat dengan akurat,
mudah dan efisien.
5.2 Saran
Melalui Laporan Praktik Kerja Lapangan ini, Praktikan bermaksud untuk
memberikan beberapa saran yang diharapkan dapat berguna bagi peningkatan
kualitas untuk perusahaan, universitas, maupun mahasiswa :
1. Bagi Mahasiswa yang akan melakukan PKL di Instansi Pemerintah
b) Semakin membekali diri dengan keahlian-keahlian sesuai dengan latar
pendidikan, khususnya Mahasiswa Jurusan Elektro agar dapat diterapkan
dalam dunia kerja yang sesungguhnya.
c) Melatih kemampuan adaptasi agar dapat berkomunikasi dengan baik dan
mengerti cara berkomunikasi antar rekan kerja.
d) Agar mencari tahu terlebih dahulu dan memahami bidang kerja yang akan
dijalani selama melaksanakan PKL agar tidak merasa bingung nantinya
ketika diberikan pekerjaan oleh pembimbing.

2. Bagi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Kupang

a) Semakin terbuka dan menyerap banyak mahasiswa praktikan kerja
lapangan terutama yang berasal dari Politeknik, sehingga semakin
meningkatkan kualitas lembaga.

25
 b) Sebaiknya menyediakan sarana kantorsesuai dengan jumlah yang
dibutuhkanagar dalam melaksanakan pekerjaan tidak terhambat dengan
adanya sarana kantor.
3. Bagi Jurusan Elektro Politeknik Negeri Kupang
a) Diharapkan pihak Jurusan Elektro Politeknik Negeri Kupangmenjalin
kerjasama dengan pihak perusahaan ataupun instansi, baik negeri maupun
swasta. Hal tersebut agar memudahkan mahasiswa pada saat akan
melaksanakan Praktik Kerja Lapangan di perusahaan.
b) Jurusan Elektro Politeknik Negeri Kupangmembeerikan pengarahan
terhadap seluruh mahasiswa sebelum melakukan Praktik Kerja Lapangan
c) Jurusan Elektro Politeknik Negeri Kupangmemantau mahasiswa pada saat
pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan berlangsung dengan cara berkunjung
ke perusahaan tempat mahasiswa Praktik Kerja Lapangan untuk menjamin
kinerja dan pengawasan terhadap mahasiswa.

26
 DAFTAR PUSTAKA
Anon. n.d. “Pembangunan Sistem Informasi Akta Kelahiran Dinas Kependudukan
Dan Pencatatan Sipil Sragen | Agus Suripto | IJNS - Indonesian Journal on
NetworkingandSecurity.”Diambil14Juni2021a
(http://ijns.org/journal/index.php/ijns/article/view/403).

Afyenni, R. (2014) “Perancangan Data Flow Diagram untuk Sistem Informasi

Sekolah (Studi Kasus Pada SMA Pembangunan Laboratorium UNP),”
Teknoif, 2(1), hal. 35–39.

Anon. n.d. “Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Berbasis Web Desa

Sawahan | . | Indonesian Journal on Software Engineering (IJSE).” Diambil
14Juni2021c
(https://ejournal.bsi.ac.id/ejurnal/index.php/ijse/article/view/2980).

Februariyanti, H. (2012). Rancang Bangun Sistem Perpustakaan untuk Jurnal

Elektronik. 17(2), 124–132.

Ayu, F. dan Permatasari, N. (2018) “Perancangan Sistem Informasi Pengolahan

Data Praktek Kerja Lapangan (Pkl) Pada Devisi Humas Pt. Pegadaian,”
Intra-Tech, 2(2), hal. 12–26.

Diponegoro, U. (2012) “Pembangunan Sistem Informasi Alumni Berbasis Web

Pada Program Studi Teknik Informatika Universitas Diponegoro,”
1(1), hal. 72–84.

27