PERANCANGAN E-ARSIP

PADA BADAN KEUAN GAN DAERAH DI BIDANG

KEPEGAWAIAN DAN UMUM
PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

ELIS PASCHIANA SONIA ILLU

NIM. 1823735182

PROGRAM STUDI TEKNIK KOMPUTER DAN JARINGAN

JENJANG PENDIDIKAN DIPLOMA III
JURUSAN TEKNIK ELEKTRO
POLITEKNIK NEGERI KUPANG

2021
 LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

”E-Arsip pada Badan Keuangan Daerah Provinsi Nusa Tenggara Timur di

Bidang Kepegawaian dan Umum”

Data Mahasiswa :
Nama : Elis Paschiana Sonia Illu
Nim : 1823735182
Jurusan/Prodi : Teknik Elektro/Teknik Komputer dan Jaringan
Semester : VI (Enam)
Tempat Pelaksanaan Praktek :
Nama Perusahaan/Instansi : Badan Keuangan Daerah Provinsi Nusa Tenggara
Timur
Alamat : jln El Tari No. 52 Kupang
Tanggal Praktek – Selesai : 29 Maret 2020 – 29 Mei 2020

Kupang, 18 Juni 2021

Menyetujui
Dosen Pembimbing Pembimbing Lapangan

Deddy Barnabas Lasfeto, ST., MT. Dedy Paulus L. Sodak, S.Pi

NIP. 19800628 200312 1 003 NIP. 19750227 200604 1 015

Mengetahui,
Ketua Jurusan Teknik Elektro
Politeknik Negeri Kupang

Jemsrado Sine, ST., M,Eng

NIP. 19770519 200212 1 002

i
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpahkan
rahmat dan hidayah-Nya kepada kita semua. Sehingga penyusun dapat membuat
Laporan Kerja Lapangan (PKL) ini.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan Laporan Praktek Kerja
Lapangan ini tidak lepas dari dukungan berbagai pihak, oleh karena itu pada
kesempatan ini Penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada :

1. Ibu Nonce Farida Tuati, SE.,M.si. selaku Direktur Politeknik Negeri

Kupang
2. Bapak Jemsrado Sine, ST.,M.Eng. selaku Ketua Jurusan Teknik
Elektro Politeknik Negeri Kupang
3. Bapak Deddy Barnabas Lasfeto, ST.,MT. selaku Dosen Pembimbing
PKL penulis, yang bersedia meluangkan waktu dalam mendiskusikan
laporan PKL ini
4. DRS. Zakarias Moruk, MM. selaku Kepala Badan Keuangan Daerah
NTT
5. Bapak Paulus Laurenst Sodak, S.PI. Kasubid Kepegawaian Dan
Umum yang telah memberikan ijin bagi penulis untuk melakukan
Praktek Kerja Lapangan dan pengambilan data.
6. Kedua orang tua saya Papa sama Mama.
7. Sahabat-sahabat Jesika, Dewy, Cici, Misye, Lucia, dan Fivi yang telah
membantu dan menyemangati penulis dalam proses pengerjaan
laporan PKL. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam
penyusunan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini masih banyak
kekurangan, karena keterbatasan pengetahuan dan kemampuan, untuk
itu kritik dan saran yang membangun dari pembaca sangat diharapkan
demi kesempurnaan Laporan ini.

Penyusun

Elis P.S Illu

ii
 DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN......................................................................................i
KATA PENGANTAR.............................................................................................ii
DAFTAR ISI..........................................................................................................iii
DAFTAR TABEL....................................................................................................v
DAFTAR GAMBAR..............................................................................................vi

BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang......................................................................................7
1.2 Tujuan...................................................................................................8
1.3 Metode Penulisan..................................................................................9

BAB II PROFIL KANTOR

2.1 Gambaran Umum................................................................................10
2.2 Nama daan Alamat Kantor..................................................................10
2.3 Visi dan Misi.......................................................................................10
2.4 Tugas Pokon dan Fungsi.....................................................................11
2.5 Struktur Organisasi..............................................................................12
2.6 Uraian Tugas Jabatan Struktural.........................................................13

BAB III DASAR TEORI

3.1 Pengertian Aplikasi.............................................................................15
3.2 Pengarsipan.........................................................................................15
3.3 Pengertian Database...........................................................................15
3.4 Data Flow Digram..............................................................................16
3.5 Entity Relationship Diagram (DFD)...................................................17
3.6 Metode Waterfall................................................................................18

BAB IV PEMBAHASAN
4.1 Kebutuhan Sistem...............................................................................21
4.2 Gambaran Sistem................................................................................23

iii
 4.3 Diagram Konteks................................................................................23
4.4 Data Flow Diagram (DVD Level 0)......................................................1
4.5 Entity Relationship Diagram (ERD).....................................................2
4.6 Kamus Data...........................................................................................4
4.7 Interface................................................................................................5

BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan...........................................................................................9
5.2 Saran......................................................................................................9

DAFTAR PUSTAKA............................................................................................10

LAMPIRAN

iv
 DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Data Flow Diagram...............................................................................16

Tabel 3.2 ERD (Entity Relathioship Diagram)......................................................17

Tabel 4.1 Tabel user 4

Tabel 4.2 Tabel surat masuk....................................................................................5
Tabel 4.3 Tabel surat keluar.....................................................................................6

v
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.5 Struktur Organisasi Badan Keuangan Daerah prov NTT..................12

Gambar 4.1. Diagaram konteks 24

Gambar 4.2 Data Flow Diagram..............................................................................1
Gambar 4.3 Entity Relationship Diagram................................................................3

vi
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kesenjangan antara hasil pendidikan kejuruan dengan tuntutan

kebutuhan masyarakat terlihat dari tingkat pengetahuan dan penguasaan
ketrampilan lulusan yang masih belum sepadan dengan bidang-bidang pekerjaan
yang dibutuhkan dunia kerja. Masalah tersebut menjadi sebab meningkatkanya
jumlah lulusan yang menganggur dan mengalami kesulitan mendapatkan
pekerjaan sesuai dengan ijazah kejuruannya. Sehingga salah satu usaha dalam
menyiapkan dan mengembangkan peserta didik yang berkualitas adalah
dilakukannya program Praktek Kerja Lapangan (PKL) (Sudana, 2017).

Praktik kerja lapangan bertujuan untuk mempersiapkan dan membina

tenaga kerja baik struktural maupun fungsional yang memiliki kemampuan
melaksanakan loyalitas, kemampuan melaksanakan dedikasi dan kemampuan
berdisiplin yang baik (Hamalik,2001).

Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) Politeknik Negeri Kupang

diberlakukan pada mahasiswa semester akhir yaitu semester VI (enam) dengan
jenjang pendidikan Diploma III (tiga) dan semester VIII (delapan) pada jenjang
pendidikan Sarjana terapan. Oleh karena itu, penulis sebagai salah satu mahasiswa
dengan jenjang pendidikan Diploma III (tiga) Teknik Komputer dan Jaringan pada
Politeknik Negeri Kupang telah melaksanakkan Praktek Kerja lapangan selama 2
(dua) bulan pada Badan Keuangan Daerah Provinsi Nusa Tenggara Timur.

Badan Keuangan Daerah Provinsi NTT adalah Bidang yang memilki

tugas untuk membantu Gubernur dalam menyusun kebijakan pemerintah daerah
di bidang keuangan.

Saat ini sistem penyuratan atau kearsipan masih menggunakan cara

manual. Surat menyurat sering kali digunakan sebagai sarana untuk

7
menyampaikan informasi dalam suatu Instansi/bidang. Surat yang digunakan atau
lebih dikenal dengan arsip merupakan data yang sangat penting dan harus diingat
letaknya sehingga akan sulit melakukan pencarian surat masuk dan surat keluar
dengan cepat serta rekapitulasi tidak terstruktur karna masih menggunakan cara
manual. Kendala dalam pengarsipan surat juga dihadapi oleh Program Studi
Teknik Komputer Jaringan, seperti sulitnya melakukan pencarian surat masuk dan
surat keluar dengan cepat dan rekapitulasi surat dengan cara manual.

Melihat kondisi penyuratan/kearsipan yang masih manual, maka penulis

ingin membuat suatu aplikasi E-Arsip berbasis web yaitu “Perancangan E-Arsip
Surat Keluar Surat Masuk Badan Keuangan Daerah Provinsi NTT Berbasis Web”,
yang akan lebih mempermudah pegawai/staff untuk menginput surat apapun itu
sudah terlihat mudah di gunakan karena sifat website yang lebih fleksibel yang
dapat diakses darimanapun.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka rumusan masalah

dalam penelitian ini yaitu :
a. Bagaimana konsep pengolahan sistem kearsipan yang diterapkan
Badan Keuangan Daerah Provinsi NTT di Bidang Kepegawaian dan
Umum.
b. Permasalahan yang dihadapi instansi dalam pengelolahan surat.

c. Bagaimana merancang dan mengimplementasikan aplikasi berbasis

komputerisasi yang dapat menangani kearsipan surat dengan baik,
efektif dan efisien.

1.3 Tujuan

Tujuan penulisan Laporan Praktek Kerja Lapangan adalah :

1. Memenuhi kurikulum pendidikan Politeknik Negeri Kupang

8
2. Mengaplikasikan pengetahuan yang telah diperoleh selama perkuliahan pada
dunia kerja.
3. Mempersiapkan mental sebagai calon pekerja.

1.4 Metode Penulisan

Dalam mengumpulkan data dan informasi yang dibutuhkan untuk

penyusunan Laporan Kerja Lapangan (PKL) ini, penulis menggunakan 3 metode
yaitu :

1. Studi literatur
Studi literatur diperlukan untuk mengetahui dasar teori yang menjadi
acuan dalam pembuatan E-Arsip pada Badan Keuangan Daerah Provinsi
Nusa Tenggara Timur.
2. Observasi (pengamatan langsung)
Penulis melakukan pengamatan langsung ke tempat objek pembahasan
yang ingin diperoleh yaitu bagian-bagian penting dalam pengambilan data.
Pengambilan data ini dilakukan di Badan Keuangan Daerah Provinsi Nusa
Tenggara Timur.
3. Interview (wawancara)
Penulis melakukan wawancara untuk mendapatkan penjelasan-penjelasan
terkait dengan perrmasalahan yang diambil. Wawancara ini dilakukan kepada
setiap bidang yang membutuhkan E-Arsip pada Badan Keuangan Daerah
Provinsi Nusa Tenggara Timur.

9
 BAB II
PROFIL KANTOR

2.1 Gambaran Umum

Badan Keuangan Daerah provinsi Nusa Tenggara Timur sebelumnya di

namakan BPPKAD (BADAN PENDAPATAN, PENGELOLAAN
KEUANGAN DAN ASET DAERAH) PROVINSI NUSA TENGGARA
TIMUR, kemudian pisah dan dibentuklah BKEUDA (BADAN KEUANGAN
DAERAH ) pada tanggal 1 maret 2019 berdasarkan peraturan daerah provinsi
NTT nomor 1 tahun 2019 tentang perubahan atas peraturan daerah provinsi NTT
nomor 9 2016 tentang pembentukan dan susuna perangkat daerah provinsi NTT,
peraturan gubernur NTT nomor 27 tahun 2019 tentang kedudukan organisasi
tugas dan fungsi serta tata kerja Badan Keuangan Daerah Provinsi NTT,
peraturan Gubernur NTT nomor 65 tahun 2019 tentang uraian tugas jabatan
struktual pada perangkat daerah provinsi NTT.

2.2 Nama daan Alamat Kantor

Nama : Badan Keuangan Daerah Provinsi Nusa Tenggara TImur

Alamat : Jln. El Tari No. 52 Kupang
Telepon/fax :  (0380) 833111 – 833247 Fax 821520
Email :  b.keudantt@gmail.com
Website : www.keuda.nttprov.go.id /

2.3 Visi dan Misi

1. Visi

VISI :
"Terwujudnya Pengelolaan Keuangan Keuangan Daerah yang Berkualitas,
Trasnparant, Represif dan Akutanbel"

MISI :

10
 1. Mewujudkan Masyarakat Sejahtera, Mandiri dan Adil

2. Membangun NTT Sebagai Salah Satu Gerbang dan Pusat Pengembangan

Periwisata Nasional (Ring of Beauty)

3. Meningkatkan Ketersediaan dan Kualitas Infrastruktur untuk

Mempercepat  Pembangunan

4. Meningkatkan Kualitas SDM, dan

5. Mewujudkan Reformasi Birokrasi Pemerintahan untuk Meningkatkan

Kualitas Pelayanan Publik.

2.4 Tugas Pokok dan Fungsi

1. Tugas Pokok Badan Keuangan Daerah Provinsi NTT pada bagian Sub
Bidang Kepegawaian Dan Umum
Badan keuangan daerah merupakan unsur teknis Pemerintah Daerah yang di
pimpin oleh seorang Kepala Badan yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada sekretaris daerah melalui Asisten Administrasi Umum
Badan Keuangan Daerah mempunyai tugas membantu Gubernur dalam
menyusun kebijakan pemerintahan daerah di bidang keuangan.
2. Fungsi Badan Keuangan Daerah Provinsi NTT pada bagian Sub Bidang
Kepegawaian Dan Umum :
Berdasarkan Tugas Pokok diatas, Badan Keuangan Daerah pada bagian Sub
Bidang Kepegawaian dan Umum memiliki Fungsi :
1. Merencanakan dan melaksanakan kegiatan kepegawaian dan umum
melalui penyiapan bahan urusan kepegawaian, ketatausahaan,
perlengkapan, serta urusan rumah tangga dan perjalanan dinas
berdasarkan ketentuan dan prosedur yang berlaku agar terwujudnya
pentaan personalia yang kompeten sesuai perkembangan demi
terwujudnya pengelolaan administrasi yang tepat dan akurat.

11
 KEPALA BADAN
KEUANGAN
(DRS. ZAKARIAS MORUK, MM)
2.5 Struktur Organisasi
SEKRETARIS(Drs. OKTOV HEND SEM
TABELAK)

KELOMPOK JAB. KASUBAG PDE(REMMY CH. KASUBAG KASUBAG KEPEG &

FUNGSIONAL PAH, S.STP, M.Si) KEUANGAN( BANNI B. UMUM( DEDY P. L. SODAK,
GADA, SE) S.Pi)
………………………

KABID ANGGARAN KABID KABID. AKNTNSI & KABID PEMBINAAN KEU

PERBENDAHARAAN PELPORAN KAB/KOTA( DRS. BENHARD
(ENDANG S. LERRICH, SE, M.Si)
( SIDIN, SE, M.Si ) MENOH, MT)
(DANI P. F. OEYS.Sos, M.Si)
KASUBID PNYUSUNAN KASUBID PMBYRAN BID. PEM. KASUBID AKUN. PNDPATAN,
ANGGARAN BID. PEM & KESRA & ADM. UMUM PIUTANG & PEMBIAYAAN KASUBID PEMBINAAN &
KESRA (HILARIUS B.C. da SILVA, SE, EVALUASI WIL. I(PEM A.
(LISA S. P. DAVIDZ, Sp,M.Sc) (IVONE S. MEOK, SE) M.Ec.Dev) GASPERZ, S.SOS)

KASUBID PNYUSUNAN ANGG.

……………………
BID. PEREKONOMIAN &
KASUBID PMBYRAN BID.
PREKONOMIAN & PMBNGUNAN
KASUBID AKUN. BELANJA, KASUBID PEMBINAAN &
ASET, HUTANG & EVALUASI WIL. II(FLORENTINUS
PMBNGUNAN PENGELUARAN K APAUT, SH)
(ROBIN J. PUNUF, S.STP, M.PPEP) (SANY HELDRINA TETMILAY, SE, PMBIAYAAN(ERIKH B. MELLA )
M.Acc)

KASUBID PNYUSUNAN KASUBID AKUN. PNYUSNAN KASUBID PEMBINAAN &

KASUBID PENGELOLAAN KAS DAN
LAPORAN EVALUASI WIL. III(Dra. YENNY
ANGGARAN. BID. ADM. PEMBINAAN BENDAHARA
C. M. IZAAC, M.Si)
KEUANGAN(YAKOBIS DANO,
UMUM
(HELENA W. Y. LEMA, SE) SE)
(MARIANUS YANCELINUS, SE,
MM)

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Badan Keuangan Daerah Provinsi NTT

12
2.6 Uraian Tugas Jabatan Struktural

Dalam melaksanakan tugasnya Kepala Badan Keuangan Daerah Provinsi

NTT dibantu oleh Sekretaris dan 4 (Empat) Kepala Bidang, yaitu Kepala Bidang
Anggaran; Kepala Bidang Pembendaharaan, Kepala Bidang Akutansi dan
Pelaporan, Kepala Bidang Pembinaan Keuangan Kabupaten/Kota.

Pelaksanaan tugas Badan Keuangan Daerah provinsi NTT oleh satuan-

satuan organisasi tersebut diatas, yaitu:

1. Sekretaris mempunyai tugas merencanakan operasional, mengendalikan,

dan mengavaluasi kegiatan program data dan evaluasi, keuangan dan umum
berdasarkan ketentuan dan prosedur yang berlaku agar terwujudnya
pelayanan administrasi yang cepat, tepat dan lancar. Sekretaris,
membawahi 3 (tiga) sub bagian :
a. Kepala Sub Bagian Program data, dan Evaluasi;
b. Kepala Sub Bagian Keuangan ; dan
c. Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Umum.
2. Kepala Bidang Anggaran adalah merencanakan kegiatan operasional,
mengendalikan dan mengevaluasi kegiatan penyusunan anggaran bidang
perekonomian dan pembangunan serta penyusunan anggaran bidang
administrasi umum berdasarkan ketentuan dan prosedur yang berlaku agar
tersedianya anggaran yang berbasis kinerja. Kepala Bidang Anggaran
membawahi :
a. Kepala Sub Bidang Penyusunan Anggaran Bidang Pemerintahan dan
Kesejahteraan Rakyat;
b. Kepala Sub Bidang Penyusunan Anggaran Bidang Perekonomian dan
Pembangunan;
c. Kepala Sub Bidang Penyusun Anggaran Bidang Administrasi Umum
3. Kepala Bidang Pembendaharaan merencanakan operasional, mengendalikan
dan mengevaluasi kegiatan pembendaharaan meliputi pembayaran bidang
perekonomian dan pembangunan serta pengelolaan kas dan pembinaan

13
 bendahara berdasarkan ketentuan dan prosedur yang berlaku agar tersedia
dana bagi pembiayaan program dan kegiatan. Pembendaharaan
membawahi :
a. Kepala Sub Bidang Pembayaran Bidang Pemerintah, Kesejahteraan
Rakyat dan Administrasi Umum;
b. Kepala Sub Bidang Pembayaran Bidang perekonomian dan
Pembangunan
c. Kepala Sub Bidang Pengelolaan Kas dan Pembinaan Bendahara .
4. Kepala Bidang Akutansi dan Pelaporan merencanakan dan melaksanakan
operasional, mengendalikan, dan mengevaluasi kegiatan perbendarahaan
meliputi akutansi pendapatan, piutang dan penerimaan pembiayaan,
akutansi belanja, aset hutang dan pengeluaran, pembiyaan serta akutansi
penyusunan laporan keuangan berdasarkan ketentuan dan prosedur yang
berlaku untuk memenuhi prinsip transparasi dan akuntabilitas pengelolaan
keuangan daerah. Bidang Akutansi dan Pelaporan membawahi :
a. Kepala Sub Bidang Akutansi Pendapatanm Piutang, Penerimaan
Pembiyaan;
b. Kepala Sub Bidang Akutansi Belanja, Aset Hutang, dan Pengeluaraan
Pembiyaan;
c. Kepala Sub Bidang Akutansi Penyusunan Laporan Keungan .
5. Kepala Bidang Pembinaan Keuangan Kabupaten/Kota merencakan
operasional, mengendalikan, dan mengevaluasi kegiatan pembendaharaan
meliputi pembinaan dan evaluasi wilayah I, pembinaan dan evaluasi
wilayah II serta pembinaan dan evaluasi wilayah III. Pembinaan keuangan
kab/kota membawahi :
a. Kepala Sub Bidang Pembinaan dan Evaluasi Wilayah I;
b. Kepala Sub Bidang Pembinaan dan Evaluasi Wilayah II;
c. Kepala Sub Bidang Pembinaan dan Evaluasi Wilayah II.

14
 BAB III
DASAR TEORI

3.1 Pengertian Aplikasi

Aplikasi adalah salah satu unit perangkat lunak yang diciptakan guna
melayani kebutuhan akan beberapa aktifitas atau pekerjaan dan melakukan suatu
tugas yang diinginkan oleh penggunannya(Malelak, 2019).

3.2 Pengarsipan

Pengarsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan,

pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan, dan perawatan serta
penyiapan arsip menurut sistem tertentu (Badri, 2007). Pengarsipan adalah surat
pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak di lakukan oleh setiap
badan usaha baik dalam pemerintahan maupun usaha swasta (Surojo, 2006). Jadi,
pengarsipan adalah proses menyimpan dan mengelola dokumen arsip menurut
sistem pengarsipan tertentu (Fitria, 2013)

3.3 Pengertian Database

Menurut Fathansyah (2015), Basis Data terdiri atas 2 kata, yaitu basis
dan data. Basis kurang lebih dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat
bersarang/berkumpul. Sedangkan data adalah representasi fakta dunia nyata yang
mewakili suatu objek seperti (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang,
hewan, peristiwa, konsep, keadaan, dan sebagainya yang diwujudkan dalam
bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya.

Sebagai satu kesatuan istilah basis data sendiri dapat didefinisikan dalam
sejumlah sudut pandang salah satunya adalah himpunan kelompok data (arsip)
yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat
dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah (Fathansyah, 2015).

15
3.4 Data Flow Digram

DFD adalah sebuah model logika data atau proses yang dibuat untuk
menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang akan keluar
dari system, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut
dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data
tersebut.

Tabel 3.1 Data Flow Diagram

Symbol Nama Fungsi

Kesatuan luar adalah kesatuan
lingkungan luar system yang dapat
Symbol Kesatuan
berubah organisasi atau sistem lainnya
Luar (External
yang akan memberikan input,
Entity) pada DFD.
menerima output dari sistem. Symbol
digambar dengan bujur sangkar
Merupakan Data yang mengalir
diantara proses, simpan data, dan
kesatuan luar. Arus data diberi
Arus Data
nama yang jelas dan mempunyai
arti, dimana nama dari arus data
ditulis disamping anak panahmya.
Proses adalah suatu kegiatan atau
kinerja yang dilakukan oleh orang,
mesin atau komputer. Proses
Proses
berfumgsi untuk mengolah arus data.
Suatu proses digambarkan dengan
simbol lingkaran.
Merupakan komponen yang
berfungsi unuk mengimpan data
atau file database pada system
Simpanan data
komputer, arsip atau catatan
(Data Store)
manual, kotak tempat data, table
acuan manual atau suatu agenda
(buku).

16
3.5 Entity Relationship Diagram (DFD)

ERD merupakan diagram yang menggambarkan hubungan antara file

yang direlasikan agar berfungsi secara optimal. Komponen ERD antara lain
sebagai berikut :
Tabel 3.2 ERD (Entity Relathioship Diagram)

Simbol Arti
Entity merupakan suatu obyek yang dapat
didefinisikan dalam lingkungan pemakai dalam
konteks sistem yang telah dibuat. Entity digunakan
atau digambarkan persegi empat.
Hubungan ini dinamakan relationship atau relasi.
Hubungan harus dibedakan antara hubungan
bentuk dengan entity dari isi hubungan ini sendiri.
Relasi menunjukkan adanya hubungan diantara
sejumlah entitas yang berasal dari himpunan
entitas yang berbeda.Hubungan digambarkan
dengan simbol ketupat.
Atribut merupakan pendeskripsian karakteristik
dari entitas. Atribut digambarkan dalam bentuk
lingkaran atau elips. Atribut yang menjadi kunci
entitas atau key diberi garis bawah.

3.6 Metode Waterfall

Model pengembangan software yang diperkenalkan oleh Winston Royce

pada tahun 70-an ini merupakan model klasik yang sederhana dengan aliran
sistem yang linier — keluaran dari tahap sebelumnya merupakan masukan untuk
tahap berikutnya. Pengembangan dengan model ini adalah hasil adaptasi dari
pengembangan perangkat keras, karena pada waktu itu belum terdapat metodologi
pengembangan perangkat lunak yang lain. Proses pengembangan yang sangat
terstruktur ini membuat potensi kerugian akibat kesalahan pada proses

17
sebelumnya sangat besar dan acap kali mahal karena membengkaknya biaya
pengembangan ulang (Tristianto, 2018).

Gambar 2.1 Metode Watefall

Metode Waterfall adalah suatu proses pengembangan perangkat lunak

berurutan, di mana kemajuan dipandang sebagai terus mengalir ke bawah (seperti
air terjun) melewati fase-fase perencanaan, pemodelan, implementasi (konstruksi),
dan pengujian. Dalam pengembangannya metode waterfall memiliki beberapa
tahapan yang runtut: requirement (analisis kebutuhan), design sistem (system
design), Coding & Testing, Penerapan Program, pemeliharaan.

1. Requirement (analisis kebutuhan).

Dalam langakah ini merupakan analisa terhadap kebutuhan sistem.
Pengumpulan data dalam tahap ini bisa melakukan sebuah penelitian,
wawancara atau study literatur. Seseorang system analisis akan menggali
informasi sebanyak-banyaknya dari user sehingga akan tercipta sebuah
sistem komputer yang bisa melakukan tugas-tugas yang diinginkan oleh
user tersebut. Tahapan ini akan menghasilkan dokumen user requirement
atau bisa dikatakan sebagai data yang berhubungan dengan keinginan user
dalam pembuatan sistem. Dokumen inilah yang akan menjadi acuan system
analisis untuk menterjemahkan kedalam bahasa pemrograman.
2. Design System (design sistem)
Proses design akan menterjemahkan syarat kebutuhan kesebuah
perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuat
koding. Proses ini berfokus pada : struktur data, arsitektur perangkat lunak,

18
 representasi interface, dan detail (algoritma) prosedural. Tahapan ini akan
menghasilkan dokumen yang disebut software requirement. Dokumen inilah
yang akan digunakan programmer untuk melakukan aktivitas pembuatan
sistemnya.
3. Coding & Testing (penulisan sinkode program / implemention)
Coding merupakan penerjemahan design dalam bahasa yang bisa dikenali
oleh komputer. Dilakukan oleh programmer yang akan meterjemahkan
transaksi yang diminta oleh user. Tahapan inilah yang merupakan tahapan
secara nyata dalam mengerjakan suatu sistem. Dalam artian penggunaan
computer akan dimaksimalkan dalam tahapan ini. Setelah pengkodean
selesai maka akan dilakukan testing terhadap sistem yang telah dibuat tadi.
Tujuan testing adalah menemukan kesalahan- kesalahan terhadap system
tersebut dan kemudian bisa diperbaiki.
4. Penerapan / Pengujian Program (Integration & Testing) Tahapan ini bisa
dikatakan final dalam pembuatan sebuah sistem. Setelah melakukan analisa,
design dan pengkodean maka sistem yang sudah jadikan digunakan oleh
user.
5. Pemeliharaan (Operation & Maintenance) Perangkat lunak yang susah
disampaikan kepada pelanggan pasti akan mengalami perubahan. Perubahan
tersebut bisa karena mengalami kesalahan karena perangkat lunak harus
menyesuaikan dengan lingkungan (periperal atau system operasi baru) baru,
atau karena pelanggan membutuhkan perkembangan fungsional.

19
 BAB IV
PEMBAHASAN

4.1 Kebutuhan Sistem

Kebutuhan sistem yang akan digunakan terdiri dari :

1. Input
Pada analisa input, data-data yang akan diinput adalah :
a) Data surat masuk,
b) Data surat keluar,
c) Data surat SK,
d) Data surat disposisi
e) Data pegawai
f) Laporan bulanan
2. Proses
Proses yang diperlukan pada pembuatan aplikasi pengarsipan Badan
Keuangan Daerah Provinsi NTT berbasis web adalah : proses pengolahan
surat masuk dan keluar.
a) Proses Data surat masuk
b) Proses data surat keluar
c) Proses data SK
d) Proses data surat disposisi
e) Proses data pegawai
f) Proses data laporan bulanan
3. Output
Kebutuhan output yang akan dihasilkan dari aplikasi pengarsipan
Badan Keuangan Daerah adalah :
a) Informasi data surat masuk
b) Informasi data surat keluar
c) Informasi data SK
d) Informasi data surat disposisi
e) Informasi data pegawai

20
 f) Informasi data laporan bulanan

Kebutuhan perangkat keras dan perangkat lunak :

1. Perangkat Keras
a) Pc atau laptop adalah kebutuhan paling dasar dalam pembuatan aplikasi
pelayanan publik ini.
b) Processor intel core i5 adalah prosesor yang banyak digunakan oleh laptop
low-end dengan harga yang lebih murah namun kinerja yang cukup baik
untuk memalukan pemograman terutama pemograman web.
c) Hardisk 1000gb adalah besar kapasitas yang sudah sangat memadai untuk
menyimpan semua data yang diperlukan. Besar kapasitas hardisk ini juga
digunakan karena disesuaikan dengan spesifikasi laptop penulis.
d) RAM 4gb dipilih untuk digunakan tidak hanya karena sesuai dengan
spesifikasi laptop penulis tapi juga cukup baik untuk memenuhi kebutuhan
pembuatan aplikasi perlayanan publik BKPSDM Kabupaten Alor.
e) Keyboard dan mouse standar. Kedua alat input dengan spesifikasi standar
saja juga sudah sangat mampu untuk menyelesaikan aplikasi.

2. Perangkat Lunak
a) System operasi windows 10 64bit adalah sistem operasi terbaru yang
dimiliki oleh Microsoft. Sistem operasi ini sangat mudah digunakan terlebih
dengan kemampuan multitaskingnya yang baik.
b) Xampp 5.6, aplikasi ini akan digunakan ketika membuat back-end dari
sebuah website. aplikasi yang dibuttuhkan untuk membuat back-end yaitu
apache sebagai web-server dan MysQl sebagai DBMS-nya. namun dengan
menggunakan Xampp, maka tidak perlu lagi untuk menginstall keduanya
secara terpisah karena Xampp sudah memilikinya.
c) Visual Studio Code adalah text editor yang akan digunakan selama proses
ngoding. text editor ini memiliki kelebihan yaitu dapat menginstall berbagai
macam plugin yang akan sanggat membantu mempercepat dan
mempermudah proses ngoding salah satunya adalah plugin emmet. Visual
studio code juga memiliki fitur visual dari warna yang dipilih bahkan bisa
menganti warna sesuai keinginan tanpa perlu menghafal kode hexanya.

21
d) Web browser Chrome adalah web browser yang digunakan oleh penulis
karna sangat ringan dan tidak mudah terkena masalah pada aplikasinya.

4.2 Gambaran Sistem

Pembuatan aplikasi Pengarsipan di kantor Badan Keungan Daerah

pada Bidang Kepegawaian dan Umum bertujuan untuk membantu pegawai atau
staff mencari atau menulis surat tidak manual lagi sehingga bisa di gunakan
lebih digitalisasi.

Dengan kendala yang ada, penulis mengajukan untuk Pembuatan

Aplikasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar untuk menanggulangi

kendala yang ada sehingga sistem dapat berjalan secara cepat, tepat,

efektif dan efisien.

4.3 Diagram Konteks

Dalam aplikasi pengarsipan ini terdapat seorang user yang terlibat

yaitu salah satu pegawai sekretaris Kepegawaian dan Umum.

Berikut ini merupakan diagram konteks dari aplikasi pengarsipan

surat masuk dan surat keluar:

Login

input data surat masuk

input data surat keluar
input data SK G
input surat disposisi
user input data pegawai
input laporan Aplikasi
pengarsipan

Informasi data surat masuk

Informasi data surat keluar
Informasi data SK
Informasi surat disposisi
Informasi data pegawai
Informasi
Laporan laporan
surat masuk
Laporan surat keluar
Laporan data SK
Laporan surat disposisi
Laporan pegawai
Laporan bulanan 22
 Gambar 4.1 Diagram konteks

a. DFD Level 0
Pada level ini terdapat empat proses utama yaitu
proses login, proses surat masuk, proses surat
keluar dan proses laporan.
1. Login, proses ini adalah proses login yang
dilakukan oleh user dengan menginput
username dan password sehingga user dapat
mengelola aplikasi.
2. Surat masuk, proses ini adalah proses
pendataan yang dilakukan oleh user terhadap
data dari surat masuk dengan diarsipkan
untuk keperluan tertentu.
3. Surat keluar, proses ini adalah proses
pendataan yang dilakukan oleh user terhadap
data dari surat yang akan keluar dengan
diarsipkan untuk keperluan tertentu.
4. Laporan, proses ini adalah proses mencetak
data yang dilakukan oleh user terhadap data
surat masuk dan data surat keluar yang telah
di input sebagai laporan untuk keperluan
tertentu.

23
 Input username
dan password 1.0 verifikasi
Login User

Input data data surat

2.0 masuk
surat masuk
Surat Masuk
Surat Masuk

User
Input data data surat
surat keluar 3.0 keluar
Surat Keluar
Surat Keluar

laporan surat masuk 4.0 data surat masuk

Laporan
laporan surat keluar data surat keluar

Gambar 4.1 DFD level 0 aplikasi

pengarsipan surat masuk dan surat keluar

b. DFD level 1 proses 2 pengarsipan

Input data surat masuk 2.1 Simpan data surat masuk

Scan
Info data surat masuk Data surat masuk

Edit surat masuk 2.2 Simpan surat masuk

Edit
Info data surat masuk Data surat masuk
Hapus surat masuk
Hapus surat masuk
User 2.3
Surat Masuk Data surat masuk
Hapus
Info data surat
masuk

Lihat surat masuk2.4 Lihat surat masuk

Lihat
Info detail surat masuk Detail surat masuk 1

Input pencarian no.agenda2.5 Cari no.agenda surat masuk

Cari
4.4 Entity Relationship Diagram (ERD)

jenis_surat
tgl_terima pengirim

tgl_surat pengolah

no_surat keterangan

Surat Masuk
no_agenda* file_surat
M
menginput
1

Username*
Username* user password

1
Menginput
M

Surat keluar

No_agenda* File_surat

Kd_surat
keterangan

Tgl_surat

dari
Jenis_surat
Tujuan 2
 Gambar 4.2 Entity Relationship Diagram
1. Hubungan antar entitas unit kerja dan golongan adalah one to many. Dengan
demikian ketika Pegawai ingin melihat data Surat lengkap dengan nomor
agenda. Pegawai juga dapat mengakses data hanya berdasarkan nomor surat
atau nama surat.
2. Hubungan antara setiap penyuratan surat masuk keluar adalah many to one.
dengan hubungan one to many ini dapat memungkinkan pegawai untuk
mengakses setiap surat, sehingga pegawai dapat mengelolah surat hanya
dengan mengakses tabel nomor agenda.
3. Hubungan relasi antara entitas status permohonan dan entitas permohonan
adalah one to many. Dengan setiap nomor agenda dimiliki oleh banyak surat
yang masuk. Contohnya pegawai mengakses detail surat dan memberikan
status terhadapat surat yang dishare/dicari.
4. Hubungan antara entitas surat masuk dan surat keluar adalah one to many.

4.5 Kamus Data

Kamus data merupakan sebuah daftar catalog fakta yang tersusun dari
elemen yang berhubungan dengan system. Kamus data dibuat berdasarkan arus
data yang tergambar pada ERD atau relasi. Kamus yang berdasarkan
penggambaran tabel relasi dari aplikasi yang dirancang dan diusulkan adalah
sebagai berikut :

1. Tabel User

Nama tabel : tbuser

Primary key : usename

Field Name Type Size

Username Varchar 50
Password Varchar 50
Tabel 4.1 Tabel user

3
2. Tabel Surat Masuk
Nama tabel : tbsurat_masuk
Primary Key : no_agenda

Field Name Type Size

tgl_terima Date -
no_agenda varchar 20
Pengirim varchar 100
no_surat varchar 50
tgl_surat Date -
jenis_surat varchar 20
Pengolah varchar 30
Keterangan varchar 200
file_surat varchar 30

Tabel 4.2 Tabel surat masuk

3. Table surat Keluar

Nama table : tbsurat_keluar
Primary key : no_agenda

Field Name Type Size

tgl_surat Date -
no_agenda Varchar 20
kd_surat Varchar 20
jenis_surat Varchar 20
Tujuan Varchar 100
Dari Varchar 30
Keterangan Varchar 200
file_surat Varchar 30
Tabel 4.3 Tabel surat keluar
4
4.6 Interface

1. Halaman beranda
Halaman home adalaha halaman yang akan pertama kali diakses oleh
user ketika masuk pada aplikasi
pengarsipan. Halaman ini bisa diakses oleh semua orang atau user
sekretariat.

2. Perancangan user

E-ARSIP SURAT BKEUDA

USERNAME PASSWORD

LOGIN

Table gambar 4.4 peracangan user

3. perancangan surat masuk

Surat masuk
No agenda :
No surat :
Tanggal :
Jenis surat :

Pengirim :
Pengolah :
Keterangan :
5

File surat :
 BAB V

Choose file Scan file

simpan cancel

Table gambar 4.5 perancangan surat masuk

4. perancangan surat keluar

Surat Keluar

No agenda :
No surat :
Tanggal :
Jenis surat :

Tujuan :
Dari :
Keterangan :

File surat :
Choose file Scan file

simpan cancel

6
 PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Hasil Perancangan Aplikasi Pengarsipan surat masuk dan surat keluar di

Badan Keuangan Daerah Provinsi NTT, dapat diambil beberapa kesimpulan :

1. Dengan adanya aplikasi pengarsipan surat menyurat ini , pegawai sekretariat

dapat dengan mudah mencari atau mendaptkan surat yang di cari atau yang
di perlukan.

5.2 Saran

Berdasarkan penulisan ini makan penulis menyarankan agar :

1. Mengadakan aplikasi pengarsipan di Badan Keuangan Daerah Provinsi NTT

bagian Kepegawaian dan Umum seperti yang telah dijelaskan dalam
Laporan Praktek Lapangan ini untuk mempermudah menyimpan file surat
pada Badan Keuangan Daerah Provinsi NTT.

7
 DAFTAR PUSTAKA

Fathansyah. (2015). Basis Data. Informatika Bandung.

Malelak, A. V. (2019). Laporan PKL “Perancangan Aplikasi E-Reporting
Berbasis Android.”
Sudana, I. M. (2017). Journal of Vocational and Career Education Keefektifan
Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan Berbasis Industri pada Kompetensi
Keahlian Teknik Audio Video. 2(2).
Tristianto, C. (2018). PENGGUNAAN METODE WATERFALL UNTUK
PENGEMBANGAN SISTEM MONITORING DAN EVALUASI
PEMBANGUNAN PEDESAAN. XII(01), 8–22.

8
9